La mise en place de la GBCP au CNRS Forum des gestionnaires 1 er décembre 2015 1
Sommaire Propos introductifs 1 - Les impacts sur l allocation des ressources 2 - Les impacts sur les actes de gestion de la dépense 3 - Les impacts sur la gestion des contrats de recherche 4 - Les impacts dans le processus de la recette 5 - Les évolutions à venir dans une V2 6 - La bascule GBCP 2015-2016 7 - L accompagnement du changement 2
Propos introductifs Amélioration du pilotage budgétaire dans l esprit de la LOLF (Loi Organique relative aux Finances) Le décret du 7 Novembre 2012 relatif à la Gestion budgétaire et Comptable Publique (GBCP): nouveau décret qui remplace le décret du 29 Décembre 1962 portant Règlement sur la comptabilité Publique (RGCP) Entrée en vigueur au CNRS du volet budgétaire de la GBCP prévue dans le décret: 1 er janvier 2016 Objectif principal d améliorer le pilotage budgétaire des opérateurs de l Etat, par la mise en œuvre d une réforme d envergure en accord avec les principes de la LOLF du 1 er août 2001 (développement de la programmation, amélioration de l information financière, responsabilisation des décideurs en contrepartie des plus grandes marges d actions, etc) 3
Propos introductifs Quelques grands principes du décret du 7 novembre 2012 portant GBCP: Conforte les trois grands chantiers de modernisation menés récemment par le CNRS: La dématérialisation de la chaîne de la dépense La création d un service central de la dépense La mise en œuvre d un contrôle interne comptable et financier pertinent assurant la maîtrise des risques et des enjeux Prévoit la réduction des délais de clôture pour répondre aux exigences de la Cour des Comptes dans le cadre de la certification des comptes de l Etat Permet l amélioration du pilotage budgétaire des opérateurs, notamment en introduisant une obligation plus forte de programmation pluriannuelle Renforce la comptabilité générale notamment avec la notion de certification du service fait qui permet de constater la charge : c est le fait générateur de la dépense et du produit à la naissance des droits Crée une comptabilité budgétaire distincte Mise en place d un budget de caisse: encaissements et décaissements Notion d AE à portée pluriannuelle et de CP annuels Notion d enveloppe budgétaire globale Un enjeu très important dans les EPST: ressources propres (programmation et exécution) 4
Propos introductifs: définitions L AE (Autorisation d Engagement) constitue la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées sur l année. Elle est consommé par les engagements passés dans l année par l unité (signature d une commande d un contrat... ) mais qui peuvent entrainer le paiement des dépenses correspondantes sur plusieurs exercices ultérieurs. Les CP (Crédits de Paiement ) constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être payées pendant l année pour couvrir des engagements contractés. Ils sont consommés au moment du décaissement effectué par l organisme c est-à-dire au moment du paiement de la dépense. 5
1 - Les impacts sur l allocation des ressources 6
1- Les impacts sur l allocation des ressources Pour les unités L instauration d une autorisation globale de dépense (AGD) Autorisation donnée à l unité, dès la signature du contrat de recherche, de dépenser dans la limite du montant prévu au contrat pour la durée totale du contrat Le laboratoire n est plus dépendant d un plafond annuel Fin des difficultés actuelles liées au régime de mise en place des crédits En contrepartie, une programmation prévisionnelle à fournir à l initialisation du contrat et une reprogrammation pour les changements majeurs Se consomme au fil de l exécution du contrat au rythme des engagements fermes passés dans l année. Les AE (qui correspondent aux tranches annuelles de l AGD définies par la programmation annuelle du laboratoire) sont gérées par la DR 7
1- Les impacts sur l allocation des ressources Pour les unités Pour simplifier la vie des laboratoires: Une enveloppe annuelle pour la SE= pas de changement dans le processus actuel, mais une modification de la terminologie Geslab (enveloppe financière au lieu de AE) Une enveloppe financière globale pour les RP banalisées hors contrat de recherche, notifiée à l unité (encaissement et non plus prise en charge des titres de recette) Pour les contrats de recherche : une enveloppe financière pluriannuelle pour chaque contrat suivi individuellement = AGD individualisée Le périmètre: les contrats pluri-annuels, annuels à justifier ou tout contrat suivi individuellement. une enveloppe financière pluriannuelle globale et unique = AGD globalisée - pour l ensemble des contrats non suivis en AGD individualisée - et contenant aussi la part des actuelles RP banalisées issue des contrats suivis en AGD-I (over-heads par exemple) La prise en compte des nouveaux évènements de gestion: C est l encaissement et le paiement qui impactent le budget Impact pour la mise en place des ressources budgétaires pour les recettes contractuelles 8
1- Les impacts sur l allocation des ressources Pour les délégations régionales Un pilotage des crédits au niveau des DR Les DR se voient notifier les AE et CP votés au budget pour la dotation globale de fonctionnement 2 enveloppes globales d AE: Une pour la SE dont le montant est déterminé par le dialogue de gestion Une pour les RP déterminée à partir des éléments de programmation pluriannuelle Les enveloppes sont consommées au fur et à mesure des engagements juridiques de l année 2 enveloppes de CP qui sont consommées au moment du paiement des dépenses concernées Les AE et CP sont mutualisés au niveau des DR Les équilibres sont pilotés au niveau de chaque DR, qui doit pouvoir vérifier les écarts entre la programmation et la réalisation Les DR suivent l évolution des engagements et les comparent avec la prévision, pour réajuster si besoin La DSFIM pilote au niveau national et surveille l exécution du budget 9
2 - Les impacts sur les actes de gestion de dépense 10
2- Les impacts sur les actes de gestion en dépense La modification des impacts budgétaires des évènements de gestion conduit à structurer trois schémas d exécution de la dépense Flux n 1 : processus standard de la dépense Application : cas normal d exécution de la dépense Répond au principe de fin de l engagement comptable Engagement juridique qui consomme AGD dans GESLAB et AE dans BFC (L Autorisation d Engagement constitue la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées sur l année. Elle est consommé par les engagements passés dans l année par l unité (signature d une commande d un contrat... ) mais qui peuvent entrainer le paiement des dépenses correspondantes sur plusieurs exercices ultérieurs.) Service fait : comptable, non budgétaire Paiement : comptable et budgétaire (consommation des CP = Les Crédits de Paiement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être payées pendant l année pour couvrir des engagements contractés. Ils sont consommés au moment du décaissement effectué par l organisme c est-à-dire au moment du paiement de la dépense.) Flux n 2 : variante du processus standard de la dépense Application : carte logée Consommation d enveloppe et service fait sont concomitants dans GESLAB Flux n 4 : variante du processus standard de la dépense Engagement juridique Service Fait Demande de paiement Paiement Application : flux dérogatoire : traitement des remboursements de frais de mission, des dépenses de fluides, des dépenses payées avec carte achat La création de «réservations de crédits» dans GESLAB au préalable, puis consommation de l enveloppe et service fait au moment du paiement 11
2- Les impacts sur les actes de gestion en dépense Des consommations budgétaires différentes suivant les flux Disparition de la notion «d engagement comptable» L engagement juridique entraîne la consommation des AE Deux notions nouvelles pour remplacer les actuelles commandes standard/prévisionnelles: Les commandes (flux1 et 2), qui consomment les enveloppes financières Les «réservations» (une partie du flux4), qui impactent aussi les enveloppes de l unité (mais sans impact budgétaire dans BFC) dont les CDD (et la PPE) 12
2- Processus standard et dérogations 13
2- Les impacts sur les actes de gestion en dépense Illustration des impacts pour les CDD sur contrat de recherche Embauche d un CDD (contrat de trois ans par exemple) sur contrat (AGD) : L engagement individuel est créé dans BFC pour le montant annuel de l année N Dans GESLAB, l EI est intégré en tant que commande avec le montant qui consomme l AGD Il faudra compléter en réservant (réservation d enveloppe dans GESLAB) le montant du coût CDD pour les années N+1 et N+2 Afin de garantir la disponibilité du montant total prévu pour le CDD Afin de mettre à jour le disponible réel sur AGD 14
3 - Les impacts sur la gestion des contrats de recherche 15
3- Les impacts sur la gestion des contrats de recherche Un nouvel outil de gestion partagé : Webcontrat Initialisation budgétaire, suivi de tous les événements de la vie du contrat Vision partagée entre le SFC et le laboratoire Échanges via une «base d appel» permettant un suivi des demandes/réponses Possibilité de vision globale par laboratoire, par chercheur, par financeur, Suivi de l AGD 1 Contrats 2 AGD des contrats 3 Disponibles sur AGD (Dépenses) 4 - Facturations clients sur contrats 5 - Encaissements sur contrats 3 2 4 5 Flux de données existant Flux de données en V1 (01/01/16) 16
3- Les impacts sur le suivi des contrats de recherche Comment fonctionne l AGD? Quel est le montant de l AGD? AGD = montant HT du contrat (-) frais de gestion et ISFIC À quel moment l AGD est-elle ouverte? Dès que le SFC/SFAC a validé les données financières du contrat = ouverture du contrat Modification de l AGD uniquement en cas d avenant financier (ou de rectification d erreur) Comment se consomme l AGD? Consommation de l AGD dans Geslab à chaque bon de commande ou «réservation» Disponible sur AGD visible dans Geslab en temps réel et dans Webcontrat 17
4- Les impacts sur processus de la recette 18
4- Les impacts sur le processus de la recette Les principes généraux de l exécution de la recette En GBCP, les recettes budgétaires sont comptabilisées au moment de leur encaissement. Plus précisément, c est le rapprochement de l encaissement avec le titre de recette qui a un impact en comptabilité budgétaire, à la date du rapprochement. Par conséquent l impact n intervient plus au moment de la prise en charge du titre de recette (émission de la facture). Conséquence: si la recette n est pas recouvrée = pas de budget (sauf AGD) 19
5- Les impacts dans la gestion : plus tard en V2 Évolution du «Service fait» et des habilitations Introduction des notions de constatation du SF, ainsi que de la réception dans GESLAB Gestion des dates et de la «non certification» Commandes multi origines Extension du périmètre de gestion des contrats dans Webcontrat L autre partie des ressources propres banalisées (besoin de programmation budgétaire) Justification des contrats de recherche à partir de Webcontrat 20
6 La «bascule» 2015-2016 21
6 Bascule budgétaire 2015-2016 La bascule 2015-2016 correspond aux opérations à mener pour démarrer la nouvelle gestion GBCP au 1er janvier 2016 : Il s agit de reprendre les encours au 31/12/2015 à savoir: les recettes non recouvrées les dépenses non payées, suivant les nouveaux référentiels et les nouvelles règles de gestion. Les éléments à reprendre en dépense: Reprise des engagements juridiques sans consommation d AE en 2016, et que pour la part qui donner lieu à un paiement en 2016 Reprise des services faits enregistrés en 2015 pour lesquels le règlement interviendra en 2016 Les éléments à reprendre en recette : Les titres émis pour lesquels il existe des restes à recouvrer en 2016 Exclusivement pour les recettes destinées au CNRS 22
6 Bascule budgétaire 2015-2016 La «rupture budgétaire» Le passage d une compatibilité d exercice (en droits constatés) en 2015 à une comptabilité de caisse en 2016 entraine une rupture de cohérence entre les impacts budgétaires de 2015 et de 2016 Une même dépense ou une même recette peut être comptabilisée budgétairement en 2015 et en 2016 En dépenses Pour une dépense 2015 : le service fait consomme du crédit budgétaire (CP) 2015 Reprise de l EJ et du SF en 2016 : consommation du crédit budgétaire CP 2016 au moment du règlement de la dépense (paiement) En recettes Prise en charge en 2015 du titre de recettes (sans son encaissement) : comptabilisation de la recette budgétaire en 2015 Encaissement de la recette en 2016 : comptabilisation de la recette budgétaire en 2016 Double comptabilisation budgétaire en 2015 et en 2016 s expliquant par la mise en œuvre en 2016 des nouvelles règles budgétaires de la GBCP 23
6 Bascule budgétaire 2015-2016 Une migration très lourde à conduire au plan technique Travaux de transformation et reprise des données Qui nécessitent d importants travaux d apurement des données Et une forte anticipation Consignes aux SFC en DR pour procéder à des travaux de nettoyage/apurement des données Recettes encaissées non rapprochées avec le titre de recette Avances, acomptes reçus, sommes non identifiées (CIP) Engagements comptables en suspens Avances, acomptes versés Missions non liquidées Articulation de la bascule avec l ouverture de gestion 2016 Contrainte de réduction d un mois du vote du compte financier en CA (fin février) Clôture de l exercice 2015 dans un délai restreint Mise en production de la version GBCP de BFC, Geslab et Webcontrat 24