GUIDE D UTILISATION DE LA PLATEFORME DE SAISIE DES CDD Vous souhaitez établir un contrat à durée déterminée (CDD)? La plateforme de saisie des CDD mise en ligne par Kappa sur son site Internet va vous permettre de créer et imprimer vos CDD de façon professionnalisée et sécurisée. 1) CONNEXION A LA PLATEFORME DES CDD Pour cela, il vous suffit de vous connecter sur le site www.kappasud.com. Sur la page d accueil du site, vous trouverez un lien nommé «extranet» permettant l accès à l interface de saisie des CDD. Il conviendra alors de saisir le nom d utilisateur et le mot de passe qui vous a été communiqué. Une fois la saisie de vos identifiants effectuée, cliquez sur «Identifiez-vous» et vous accèderez directement à la plateforme de saisie des CDD. 2) CREATION D UN SALARIE Tout d abord, il y aura lieu de cliquer sur l icône «Créer un salarié» si le salarié que vous souhaitez embaucher en CDD n est pas encore créé sur la base. Vous sélectionnerez alors la Société concernée par la création de ce contrat (pour les utilisateurs pouvant créer des CDD sur plusieurs Sociétés. A défaut, vous ne rentrerez, en tapant vos codes utilisateurs, qu à la Société pour laquelle Kappa vous a attribué des droits). Vous remplirez ensuite les informations du salarié à embaucher en CDD dans les cases prévues à cet effet. Vous devrez notamment indiquer, en bas du questionnaire salarié, si de l ancienneté doit être reprise pour la paie de ce dernier, et dans l affirmative, le nombre d années et/ou de mois d ancienneté devant être repris (cf. mémo juridique 1)). Une fois toutes les informations concernant le salarié à embaucher sous CDD saisies correctement (les saisies incorrectes s affichent avec une croix rouge sur le côté), notamment l ancienneté à reprendre uniquement destinée à notre service paie (information non reprise dans la rédaction des CDD car non obligatoire), cliquez sur «Enregistrer». Un récapitulatif des informations saisies s affiche alors, que vous pourrez relire afin de valider les informations enregistrées. Si vous vous êtes trompés dans la saisie d un ou plusieurs renseignements, cliquez sur «modifiez le salarié», et vous pouvez alors corriger la ou les mauvaises informations saisies. Scan du dossier administratif du salarié, afin que Kappa puisse aussi y avoir accès : En cliquant sur l icône «Gestion des documents», vous devrez scanner le dossier administratif du salarié, notamment sa DUE, ses précédents certificats de travail et/ou diplômes (en cliquant sur
parcourir et en pouvant alors insérer un document enregistré sur votre ordinateur). De cette manière, Kappa pourra aussi y avoir accès. En retournant dans la liste des salariés, vous pourrez constater que votre salarié a bien été créé, et pourrez filtrer les salariés par société, pour plus de lisibilité et rapidité. Les noms des salariés créés s afficheront ensuite dans l ordre alphabétique. 3) CREATION D UN CONTRAT Une fois votre salarié créé dans la plateforme, ou si vous aviez déjà créé ce salarié dans la plateforme à l occasion d un précédent contrat, cliquez, à gauche de la page d accueil, sur l icône créer un contrat. Sélection de la Société concernée : Sélectionnez la Société pour laquelle le CDD doit être créé et cliquez en bas de l écran sur l icône «Passer à l étape suivante». Un récapitulatif des informations saisies par Kappa concernant la Société s affichera et vous pourrez alors vérifier que ces informations sont correctes et sont toujours à jour. Si des éléments sont à modifier (caisses de prévoyance ou de retraite par exemple, numéro SIRET, adresse, etc), merci de contacter le cabinet, par téléphone ou mail, afin que nous puissions réaliser les modifications à effectuer. Si tous les renseignements sont corrects, cliquez en bas sur l icône «Passer à l étape suivante». Sélection de la trame de CDD vous intéressant : Vous entrez alors sur la page de création des contrats. Il y aura lieu que vous y cochiez la trame de CDD qui correspond à votre cas de figure, étant précisé qu une fois le type de contrat sélectionné, vous n avez plus la possibilité d en changer, sauf à devoir tout recommencer. Attention : ces trames ne visent pas : - les CDI (contrats à durée indéterminée) il va de soi, - les CDD destinés aux cadres, - les CDD à terme imprécis (par exemple, CDD conclu jusqu au retour du salarié remplacé, sans date précise de fin) - les CDD conclus pour départ définitif d un salarié sous CDI avant suppression de son poste, - les CDD conclus en l attente de l entrée en service du nouveau titulaire du poste, - les CDD saisonniers ou d usage (pas applicables en l espèce),
- les CDD conclus dans le cadre de la politique de l emploi (pour formation des jeunes ou réinsertion chômeurs), - les avenants de renouvellement de CDD (un seul renouvellement possible par contrat). - les CDD de remplacement en cascade (CDD consistant à affecter le salarié en CDD à un poste autre que celui occupé par le salarié absent, le poste de ce dernier étant occupé provisoirement par un autre salarié de l'entreprise). Dans tous ces cas de figure, il y aura lieu de nous consulter afin que notre service juridique et paie vous rédige le contrat en question. Les 12 trames principales de CDD, les plus souvent utilisées par vos structures, sont ainsi disponibles, et vous avez la possibilité, pour plus de rapidité et lisibilité, de sélectionner plus rapidement la trame qui vous intéresse dans la partie «Filtrer les résultats» en milieu de page. Vous pouvez alors sélectionner les CDD de remplacement ou de surcroît temporaire et exceptionnel d activité, les CDD à temps plein ou à temps partiel, les CDD avec ou sans période d essai (cf. mémo juridique 2.)). Une fois la trame vous concernant sélectionnée, cliquez en bas sur l icône «Passer à l étape suivante». Sélection du salarié concerné : S affiche alors la liste des salariés de votre structure ayant été créés. Sélectionnez le salarié concerné puis cliquez sur «Passer l étape suivante». Les informations saisies concernant ce salarié s affichent alors et vous pouvez les vérifier. Si une des informations saisies a changé (adresse par exemple), cliquez sur «Modifier le salarié». A défaut, si tout est correct, cliquez sur «Passer à l étape suivante». Si toutefois vous avez oublié de créer votre salarié, cliquez sur le bouton «Créer un salarié» (cf. explications au 2) ci-dessus). Saisies des renseignements nécessaires à la création du contrat : Une fois le salarié créé, sélectionné, et pour lequel vous avez validé les informations saisies, vous arrivez sur la page de saisie des renseignements nécessaires à la création du contrat. Complétez alors les renseignements demandés, étant précisé que pour les contrats avec période d essai, la durée de la période d essai se calculera automatiquement en fonction de la durée du contrat saisie. Merci de vous référer au mémo juridique 3). Pour la qualification à octroyer au salarié en CDD, et au salarié remplacé, vous avez la possibilité, outre de vous référer aux contrats ou paies précédentes des intéressés, de télécharger un mémo «Classification et Rémunération», en cliquant sur le lien afférent.
Attention : à la case «Rémunération», il y aura lieu de compléter le salaire mensuel brut total à octroyer au salarié, S IL AVAIT TRAVAILLE A TEMPS COMPLET TOUT LE MOIS, et ce pour plus de facilité d utilisation pour vous et afin d éviter au maximum les erreurs de calculs. A la case «salaire mensuel brut (total, ID éventuelle comprise)», vous indiquerez le salaire global, indemnité différentielle éventuelle comprise. En dessous, vous détaillerez le montant du salaire de base, et le montant de l indemnité différentielle, le tout exprimé pour un mois entier de travail à temps complet. Dans le corps des contrats sera ensuite fait mention de la réduction de cette rémunération au prorata temporis et en fonction de la durée du contrat. Là encore, en cas de remplacement total, ou si le salarié en question est déjà intervenu dans le passé, vous aurez la possibilité, pour vous aider, de vous référer aux fiches de paie déjà établies les mois précédents. Enregistrement, impression et validation des contrats : Une fois ces informations saisies, cliquez sur «Enregistrer». Un récapitulatif des informations saisies s affiche alors, qu il conviendra de bien relire afin de valider que tous les renseignements indiqués sont corrects. Une fois cette vérification faite, cliquez sur «Enregistrer le contrat» que vous pouvez alors relire et imprimer. Les informations saisies se seront en effet directement incrémentées dans la trame de contrat choisie, rédigée par Kappa. Si toutefois vous constater une erreur, cliquez sur «Modifiez le contrat» et vous aurez alors la possibilité de changer l une ou l autre des informations saisies. Attention : vous pouvez imprimer le contrat sans l avoir validé, juste en l ayant enregistré. D ailleurs, nous vous demandons de ne valider le contrat que lorsqu il a signé des intéressés, dans la mesure où la validation d'un contrat est définitive, et où, en cas de modification ultérieure, le contrat devra être ressaisi dans son intégralité. Vous devrez retourner dans la plateforme une fois le contrat signé afin de le valider, et ce dans les 15 jours de sa création, en cliquant sur liste de contrats et après avoir sélectionné le contrat qui vous intéresse, cliquez sur la case «Valider le contrat» à droite de l écran. A défaut, le contrat sera supprimé dans la plateforme et ni vous, ni Kappa ne pourrez y ré-avoir accès, d où l importance de cette validation une fois le contrat signé, et impérativement sous 15 jours (pour rappel, le contrat, lui, doit être signé par le salarié dans les 2 jours de son embauche (jour d embauche non compris), et en tout état de cause, avant son départ de votre structure). Une fois les contrats créés, et à condition qu ils aient été validés sous 15 jours, vous pourrez à tout moment les retrouver dans la plateforme, en cliquant sur l icône «Liste des contrats», en ayant la possibilité de filtrer les sociétés et les salariés, pour plus de lisibilité. Dans cette liste des contrats, vous pourrez, pour chaque contrat créé, le visualiser, l imprimer, le valider et le modifier (tant que la validation n aura pas été effectuée), en cliquant sur les icônes afférents à droite de l écran et sur la ligne du contrat correspondante.
Veillez à ne pas créer de CDD dans des CDD existants avec la même personne. Pour cela, les dates de début et de fin de CDD sont indiquées dans la liste des contrats conclu avec chaque salarié. Veillez aussi à ne pas utiliser le même motif de remplacement pour plusieurs CDD aux mêmes périodes. Attention également à penser à annexer à chaque contrat la fiche de poste afférente, détaillant les attributions de l intéressé. 4) KAPPA A VOTRE DISPOSITION EN CAS DE SOUCI Le service juridique et paie de Kappa restera bien entendu à votre disposition, par téléphone ou par mail, pour toute question que vous vous poseriez pour établir ces contrats. Vous aurez d ailleurs la possibilité de cliquer sur le lien «Contacter le cabinet» (en haut à droite de la page d accueil) directement sur la plateforme où vous pourrez directement envoyer votre question par mail au service juridique et paie de Kappa, qui vous répondra dans ses meilleurs délais. En vous souhaitant une bonne saisie de contrats!