Signexpert LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE Outil de performance pour le cabinet
Sommaire Contexte Qu est-ce que la signature électronique? Signexpert Paraph Rappel du bouquet de services
CONTEXTE
Nouvelles règles avec les NTICs 1/3 L arrivée et la démocratisation des nouveautés technologiques bouleversent la Profession et son organisation Emergence de nouveaux espaces de partage SaaS avec les clients, l importante croissance du travail collaboratif entre collaborateurs et experts L invasion des réseaux sociaux et de la «contamination» vie professionnelle/ vie privée
Nouvelles règles avec les NTICs 2/3 Tout ce que je produis sous forme numérique peut-être copié et réutilisé.. voire déformé, transformé sans que quiconque puisse le voire, l empêcher, ni même le freiner!!! «Si je veux protéger ma production, je dois :» «Signer» mes documents pour en marquer l origine, «Sceller» ma production pour empêcher toutes modifications
Nouvelles règles avec les NTICs 3/3 Dans ce nouveau cadre, Signexpert permet de : S inscrire dans le cadre de la loi de mars 2000 donnant équivalence à l Original papier sous réserve d être signé avec une signature électronique Empêcher toute modification sur le document numérique Garantir l identité de l Expert-Comptable dans la durée
QU EST-CE QU UNE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE?
La signature électronique Une signature électronique c est : un processus mathématique de protection du document (algorithme de cryptage) ; indissociable du document signé ; vérifiable à chaque ouverture du document. C est la présence du certificat électronique, vérifié en temps réel, qui donne une valeur certaine à la signature électronique. Une signature numérique nécessite : un certificat électronique (identité numérique) ; un logiciel permettant de signer électroniquement.
Signature manuscrite = Signature électronique Signature manuscrite La CNI, identité de la personne vérifiée par les empreintes digitales contrôlées par la Préfecture de Police. Signature électronique Un certificat électronique, unique à la personne, contrôlé par une Autorité de certification. Un original papier portant la griffe du signataire. Ne peut être modifié. Un original électronique, verrouillé par un certificat. Ne peut être modifié. Un stylo, support permettant de réaliser la signature. Un certificat électronique, support permettant de réaliser la signature. Une griffe unique à la personne, vérifiable par la CNI. Un code secret, que seul le signataire détient.
Fonctions de la signature électronique 3 grandes fonctions selon la loi de mars 2000 repris dans le règlement européen de juillet 2014 (e-idas) Intégrité : garantie d intégrité du document (Algorithme mathématique de cryptage avec la clé privée du signataire) ; toute modification «casse» la signature ou le document. Authenticité : identité et document sont liés et ne peuvent être séparés. Document certifié par une personne identifiée Non répudiation : le signataire ne peut nier avoir signé le document ; engagement au contenu du document. Clé accessible uniquement par son propriétaire
Caractéristiques d un document signé
Fonctions spécifiques à Signexpert 3 grandes fonctions spécifiques à Signexpert Identifier & authentifier l Expert-Comptable vis à vis de ses interlocuteurs (clients, banques, partenaires commerciaux, institutions ) Protéger la production de l Expert-Comptable contre toute modification Et donner une valeur légale aux documents numériques Faciliter la mobilité en permettant validation & signature en mode nomade (chez le client, en déplacement )
UN LOGICIEL POUR VOTRE SIGNATURE
Logiciel de signature électronique Signexpert Paraph est un automate de signature électronique : Il permet de sécuriser tous types de documents ou fichiers numériques Il effectue un traitement à l unité ou par lot Il peut aussi fonctionner en tache de fond Le traitement peut atteindre jusqu à 3 000 docs/h soit 1 signature toutes les 1 à 2 s Paramétrage souple pour s adapter à divers type d organisations. Licence exclusivement réservée aux porteurs Signexpert Fonctionne en local ou en mode TSE Peut fonctionner en Cloud dans certains cas
Processus dématérialisés dans le cabinet Collaborateur Prépare les comptes à partir du logiciel métier GED ou serveur du cabinet Dossier «En instance de validation» Dossier «Client» Secrétariat Envoie au client : Par mail Par courrier Via la GED Via l espace client Via le coffre numérique Démarrage de Signexpert Paraph Expert-Comptable Vérifie et valide des documents
Principes de fonctionnement de
Principes généraux 1. Zones de traitement 2. Zones des fichiers 3. Zones des options et de déclaration des identités numériques
Le principe des profils Fonctions : Signexpert Paraph permet de définir des profils spécifiques. Ce principe de profil vous permet d appliquer des traitements différenciés pour chaque type de document. Vous pouvez créer autant de profils que nécessaire. Chaque profil a son propre paramétrage. Exemple : Votre collaborateur crée les bulletins de paie qui arrivent dans un répertoire spécifique. Lorsque vous sélectionnez le profil «Bulletin de paie», le logiciel appliquera le traitement uniquement sur les documents de ce répertoire (préalablement spécifié).
Démarrer/ Arrêter 1. Pour lancer le logiciel, il faut cliquer sur le menu démarrer représenté par la flèche verte 2. Le logiciel vous demande 1 fois votre code PIN et lance l automate. Pour arrêter le logiciel, cliquez sur la flèche verte. 3. Il est possible d ajuster la signature visible sur le 1 er document et de la généraliser à l ensemble des documents en cliquant sur «Signer tout»
Fonctionnement de l automate Les documents du dossier «A-Signer» disparaissent et se retrouvent dans le dossier «Docs Signés» Fonctions : 1. Travail en tache de fond tant qu il n y a pas d arrêt volontaire 2. Le démarrage n est pas lié à l ouverture de Windows et requiert une action volontaire 3. Signe tout type de fichiers
Mise en place d une règle de nommage Fonctions : 1. Signexpert Paraph permet de faire une recherche suivant des règles de nommage définies. Par exemple, parmi tous les documents qui se trouvent dans le dossier «DEMO Paie Mai, seuls les documents «.A_Signer.pdf» seront scellés. 2. On peut programmer un changement de nom de fichier. Exemple : «Client-Annelaure-A-signer.pdf» devient «Client- Annelaure_Signé.pdf» Ainsi, le document signé est facilement identifiable immédiatement sans nécessité de l ouvrir.
Respect de l arborescence Fonction : Signexpert Paraph respecte votre arborescence : Ex : Votre arborescence comporte 1 dossier/client et différent sousdossiers. Après traitement, vous retrouvez la même arborescence avec tous les répertoires et sous répertoires.
Signature visible Fonctions : Signexpert Paraph permet d ajouter une signature visible sur les documents PDF ; Cette signature visible peut être composée d un logo, d un graph ou tout autre composition graphique. Seul le format image peut être utilisé pour une signature visible La signature visible est accompagnée d un texte paramétrable
Paramétrer
DÉCLARER VOTRE CERTIFICAT SIGNEXPERT
Déclarer votre certificat Signexpert 1/2 Pour fonctionner Signexpert Paraph nécessite que vous déclariez votre certificat Signexpert. Cette étape est nécessaire uniquement à la première utilisation. 1. Branchez votre Signexpert sur un port USB 2. Pour votre 1 ère utilisation, cliquez sur le bouton «Déclarer une identité numérique 3. Le panneau suivant s ouvre. Cliquez sur «Dispositif cryptographique PKCS#11, Puis cliquez sur Suivant
Déclarer votre certificat Signexpert 2/2 4. L écran suivant affiche votre signature électronique Signexpert. Cliquez sur votre nom pour la sélectionner et faites «Suivant». 5. Cet écran permet de nommer votre signature électronique et y associer une image, un logo Cliquez sur «Terminer» pour valider la déclaration de votre Signexpert. Cette fonction est intéressante pour différencier plusieurs certificats. Ces éléments graphiques pourront être utilisés comme signature visible sur les PDF.
CRÉER UN PROFIL
Créer un profil 1/5 Par défaut, le logiciel est paramétré avec la création d un profil «Défaut». Ce profil comprend un paramétrage minimum. La création d un nouveau profil se fait à partir du paramétrage du profil «Défaut» et peut être enrichi de nombreux options. Pour créer un nouveau profil, allez dans la zone «Options». 1. Cliquez sur le bouton «Configurer le traitement»
Créer un profil 2/5 2. Dans la zone de profil, cliquez sur l icone «Ajouter un nouveau profil» 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre vous invitant à nommer votre nouveau profil Exemple : «Factures» 4. Cliquez sur OK pour valider la création du nouveau profil
Créer un profil 3/5 Spécifier les répertoires de votre nouveau profil «Factures» : Cliquez ici pour spécifier le répertoire dans lequel seront stockées les factures à signer. Vous aurez accès à votre arborescence. Il suffit de sélectionner le bon répertoire. Cliquez ici pour indiquer le répertoire dans lequel doivent être stockés les documents signés. Idem pour le répertoire des fichiers en erreurs et les fichiers de logs (pour la traçabilité) Focus sur les fonctions de chaque répertoire : Parcourir Ouvrir le répertoire Vider le répertoire
Créer un profil 4/5 Détail des boutons de la zone «Profils» Dans l ordre, de la droite vers la gauche, détail des différents icônes : Ajouter un nouveau profil : Supprimer le profil sélectionné Modifier le profil sélectionné Copier les paramètres à partir du profil : Permet de copier les paramètres du profil dans le pressepapier Coller les paramètres dans le profil : Permet de coller les paramètres précédemment copié dans le profil en cours. Importer un profil depuis un fichier : Permet d importer un profil Importer des paramètres depuis un fichier : Permet d importer les paramètres d un profil Recharger le profil : Permet de recharger le profil courant depuis son fichier de configuration vers l interface graphique. Enregistrer les modifications : Permet d enregistrer le profil courant dans son fichier de configuration Exporter le profil dans un fichier : Permet d enregistrer le profil courant dans un fichier. Exporter tous les profils dans un fichier : Permet d archiver et enregistrer l ensemble des profils dans un fichier.
Créer un profil 5/5 Différentes options peuvent être ajoutées à un nouveau profil : Ajout d une signature visible ou d un paraphe sur les documents PDF signés ; d un jeton d horodatage (qu il est possible d activer ou désactiver de façon ponctuelle); d une adresse de signature ; Exemple : «Signé à Paris, le», Un profil peut comporter plusieurs paramètres qui lui sont propres : Sélectionner les fichiers à traiter suivant une règle de nommage établie : Exemple : Dans le même répertoire contenant divers documents, seuls seront signés les documents.asigner.pdf. Changer le nom du fichier après signature Exemple : Lors de la signature le logiciel change..a-signer.pdf en Signé.pdf. De cette façon, il devient plus facile d identifier un document signé sans ouvrir le document. Démarrer le traitement au lancement de l application Arrêter le traitement une fois tous les fichiers traités Maintenir ou suppression des répertoires de l arborescence des documents traités Afficher une demande de confirmation avant ou après le traitement Paramétrer l utilisation d un assistant permettant de gérer les attribues de la signature ponctuellement.
AJOUT D UNE SIGNATURE VISIBLE SUR LE FORMAT PDF
Ajout d une signature visible 1/3 1. En premier lieu, sélectionnez le profil concerné. Dans notre exemple, nous sélectionnons le profil «Factures» 2. Dans la zone «Options» cliquez sur «Configurer le traitement»
Ajout d une signature visible 2/3 3. Cliquez sur le menu «Preuve» puis sur l onglet Format LP7» 4.Cliquez sur la ligne «PDF Signé» sur le bouton «Configurer»
Ajout d une signature visible 3/3 5. Pour ajouter une image à votre signature cochez la case «Signature visible» ; 6. Puis, cliquez sur «Fichier» pour associer l image de votre choix ; Lorsque le bouton «Fichier» est sélectionné, vous avez accès à votre arborescence pour sélectionner l image ou le fichier de votre choix à associer à la signature visible. Autre possibilité, c est de sélectionner l image du votre «Decorator» en cliquant ici 7. Cette zone permet d ajouter le texte qui apparaitra sur votre signature visible. Sélectionnez le texte de votre choix 8. Les 3 zones suivantes permettent de définir, La page sur laquelle apparaitra la signature visible, la dimension de la signature visible, la position de la signature sur la page. Terminez en cliquant sur OK.
AJOUT D UN PARAPHE SUR LE FORMAT PDF
Ajout d un paraphe 1/2 Il est possible de rajouter une image sur les PDF signés ayant la fonction de Paraphe. Dans la zone des options, cliquez sur «Preuve» puis sur l onglet «Contenu» Puis sur la ligne «Contenu PDF «Configurer»
Ajout d un paraphe 2/2 Cette nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquez sur «Ajouter une signature image aux fichiers PDF à signer» Deux options possibles : Ajouter l image du decorator Ajouter un fichier image Les menus suivants permettent de positionner la signature sur la page Cliquez sur OK pour valider votre choix.
AJOUT D UN JETON D HORODATAGE
Ajout d un jeton d horodatage Il est possible d ajouter un jeton d horodatage à chaque signature numérique. Ce jeton d horodatage donne une heure certaine incontestable. Par défaut, cette fonction est désactivée. Pour l activer, cliquez sur «Apposez une contremarque de temps à la signature» Et cliquez sur OK pour valider votre choix. A tout moment, il est possible de désactiver cette fonction.
AJOUT UNE RÈGLE DE NOMMAGE
Ajout d une règle de nommage1/2 Signexpert Paraph permet de sélectionner les fichiers à traiter suivant une règle de nommage que vous définissez : Exemple : dans un dossier ou répertoire contenant un ensemble de documents, seuls ceux dont le suffixe contient.a-signer.pdf seront traités. Dans la zone «Configuration» Cliquez sur «Avancer» puis dans le menu «Filtre» Deux possibilités : 1. Appliquer un filtre sur les dossiers ; Dans ce cas, cliquez ici. Le filtre doit commencer par.* Exemple de dossier :.*Facture 2. Appliquer un filtre sur un type de documents Dans ce cas, le filtre doit commencer par.* suivi de son nom et terminer par.* Exemple : de documents.*a-signer.* Cliquez sur «OK pour valider.
Ajout d une règle de nommage 2/2 Signexpert Paraph permet changer le nom du fichier lors de la signature : Exemple : le document «. A-Signer.pdf», après signature devient «signé.pdf» Dans la zone «Configuration» Cliquez sur «Avancer» puis dans le menu «Nommage» Deux possibilités : 1. Rajouter un suffixe au document signé : Exemple : avant signature votre fichier se nomme..paie-mai.pdf. Après signature, il se nommera.paie-mai-signé.pdf. Cliquer sur «Activer» et rajouter le nom dans ce champ 2. Changer le nom du fichier après signature : Exemple : avant signature, le document se nomme.paie-mai-a-signer.pdf. Une fois signé, il se nommera.paie-mai-signé. Cliquez sur «Activer» et définissez ici votre règle de nommage puis «OK»
AJOUT D UN ASSISTANT DE SIGNATURE
Ajouter un assistant de signature 1/2 Signexpert Paraph permet d utiliser un assistant de signature. Il permet de : Ouvrir les documents 1 à 1 et le signer ou le rejeter Positionner une signature visible de façon ponctuelle Pour activer cet assistant, cliquez sur «Avancé» puis l onglet «Visualisation» Cet assistant permet de visualiser le document avant signature. Pour activer cette option, cochez la case «Afficher une demande de confirmation avant le traitement d un document» Vous pouvez également : Forcer la visualisation du document Afficher une demande de confirmation après le traitement. Valider le paramétrage en cliquant sur OK
Ajouter un assistant de signature 2/2 L assistant de signature permet : D ajuster la signature visible en cliquant sur le bouton «Ajuster» Visualiser le document à signer Arrêter le logiciel Après visualisation ou ajustement vous pouvez : Cliquer sur «Signer» : seulement le document visualisé sera signé et le suivant s ouvrira pour visualisation Cliquez sur «Signer tout» : tous les documents présents dans le répertoire seront signés sans être ouvert au préalables. Cliquer sur «Rejeter» si vous ne voulez pas signer le document Cliquer sur «Rejeter tout» si l ensemble du répertoire est à rejeter
DÉMARRER LE TRAITEMENT AU LANCEMENT DE L APPLICATION ARRÊTER LE TRAITEMENT LORSQUE TOUS LES FICHIERS TRAITÉS
Démarrer et arrêter le traitement Il est possible de paramétrer Signexpert Paraph pour : Lancer le traitement à l ouverture du logiciel Arrêter le logiciel à la fin du traitement. Dans ce cas, ne seront traités que les documents présents au lancement du logiciel. Si des documents sont rajoutés en cours de traitement, ils ne seront pas pris en compte. Pour activer cette option, cliquez sur «Avancé» puis l onglet «Traitement» Cliquez sur les différents boutons en fonction des paramètres souhaités; Puis cliquez sur «OK» pour valider vos options
COMMANDER SIGNEXPERT ET PARAMÉTRER MON POSTE
Utiliser le portail Signexpert.fr Commandes Signexpert et Cachet Cabinet en ligne : https://www.signexpert.fr/seec/login/auth Téléchargement des logiciels de signature : https://www.signexpert.fr/cms/index.php/presse- Actualites/Actu-Signexpert Références des textes juridiques : https://www.signexpert.fr/cms/index.php/cadrelegal/les-textes-de-loi Vidéos et supports de formation : https://www.signexpert.fr/cms/index.php/supports/ Guides-d-installation Les usages & les partenaires : https://www.signexpert.fr/cms/index.php/lespartenaires Hotline 0 890 46 16 16 (9h-18h)
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