NotaBene.fr ANNEXE : Construction des synthèses de brevet Export Notanet Edition 9/05/2016
TABLES DES MATIERES Construction des synthèses de brevet et Exportation vers Notanet... 3 Liaison Nota Bene Notanet... 3 1 Affectation des matières aux épreuves... 3 1.1 Pour affecter une matière à une épreuve... 3 1.2 Pour annuler l affectation d une matière à une épreuve... 4 2 Construction des synthèses de brevet... 4 2.1 Sélection des classes... 4 2.2 Affectation des séries aux classes sélectionnées... 5 3 Les synthèses de brevet... 5 3.1 Description des synthèses de brevet... 5 3.2 Fiche scolaire du brevet... 7 3.3 Actualiser les notes et/ou les appréciations... 8 3.4 Audit brevet... 9 4 Export vers Notanet... 9 5 Les impressions... 10
Construction des synthèses de brevet et Exportation vers Notanet Liaison Nota Bene Notanet Objectif : transférer les notes saisies dans Nota Bene dans le logiciel Notanet. Pour chaque élève, Nota Bene transmet à l application Notanet les informations suivantes : L identifiant national de l élève (numéro INE). Le code épreuve : il correspond au code de la matière. Il dépend de la série de l élève (exemple : 105 = Physique Chimie pour Série Option LV2, 105 = Vie sociale et professionnelle pour la série Professionnelle). Note de l épreuve. Le nombre d épreuves varie selon la série de l élève. Toutes les épreuves des élèves doivent être exportées que l élève ait une note ou une mention. Afin d aboutir à une exportation vers Notanet, vous allez travailler dans des «synthèses de brevet». Une synthèse de brevet est similaire à une synthèse. Elle est composée de 2 périodes fixes : «Troisième» et «Contrôle continu». L export des notes des élèves s effectue en plusieurs étapes : 1. Affectation des matières aux épreuves 2. Construction des synthèses de brevet 3. Ajustement des synthèses de brevet 4. Export vers Notanet 1 Affectation des matières aux épreuves Accès : Choisissez Dossier - Dossiers des synthèses puis Dossier - Brevet - Affectation Matières/Epreuves. Objectif : établir la correspondance entre les matières définies dans Nota Bene et les épreuves des séries du brevet. Vous devez faire la correspondance des matières avant de lancer la construction des synthèses de brevet. Pour récupérer les notes d une épreuve, il faut nécessairement que la matière soit rattachée à cette épreuve sinon la colonne est vide dans la synthèse de brevet. 1.1 Pour affecter une matière à une épreuve 1. Choisissez Dossier - Dossiers des synthèses puis Dossier - Brevet - Affectation Matières/Epreuves. 2. Cliquez sur l onglet de la série : générale ou professionnelle. 3. Cliquez sur le nom de l épreuve. Le curseur change de forme. 4. Sélectionnez les matières à rattacher à cette épreuve dans la liste des matières (seules les matières principales doivent être sélectionnées et non les sous matières). 5. Enregistrez vos sélections.
1.2 Pour annuler l affectation d une matière à une épreuve 1. Choisissez Dossier - Dossiers des synthèses puis Dossier - Brevet - Affectation Matières/Epreuves. 2. Cliquez sur l onglet de la série. 3. Cliquez sur le nom de l épreuve et cliquez sur le nom de la matière à dissocier de l épreuve. Un bouton permet d attribuer automatiquement les matières aux épreuves. Le principe de cette attribution automatique est d associer les matières de Nota Bene aux épreuves du brevet en se basant sur les nomenclatures des matières de STS-Web. Remarques L attribution automatique des matières s effectue sur la série sélectionnée. Il n est pas possible d annuler une attribution automatique. Mais, vous pouvez retirer l attribution d une matière à une épreuve en sélectionnant l épreuve puis en cliquant sur la matière à retirer : penser à retirer les sous matières qui auraient été sélectionnées automatiquement. 2 Construction des synthèses de brevet La construction s effectue en deux phases : 1. La sélection des classes. 2. L indication des séries de chaque classe. Une fois ces deux phases réalisées, Nota Bene construit les synthèses de brevet dans un dossier «Brevet» dédié. Remarques Epreuve Education civique pour les séries Collège : si l épreuve ne contient pas de notes à l ouverture de la synthèse de brevet, Nota bene récupère les notes saisies dans l épreuve Histoire-Géographie. De la même manière, lors de la construction et du rafraichissement des notes, si l épreuve Education civique n est pas associée à une matière, Nota Bene récupère les notes de l épreuve Histoire-géographie. Si l élève n a pas de notes dans les matières associées à l épreuve option facultative, Nota Bene met une croix par défaut. 2.1 Sélection des classes Accès : Choisissez Dossier - Dossiers des synthèses puis Dossier - Brevet Construction des synthèses de brevet. C est lors de cette phase que vous déterminez les classes, et par conséquent les élèves, qui seront exportés vers Notanet. Pour sélectionner les classes 1. Choisissez Dossier - Dossiers des synthèses 2. Choisissez Dossier - Brevet - Construction des synthèses de brevet 3. Sélectionnez les synthèses en cliquant deux fois sur chaque synthèse dans la liste de gauche ou en sélectionnant la synthèse puis en cliquant sur le bouton. 4. Cliquez sur le bouton «Suivant».
2.2 Affectation des séries aux classes sélectionnées Cette phase consiste à déterminer la ou les série(s) à affecter pour chaque classe. Une classe peut être rattachée à 3 séries maximum. Remarque Le bouton «Construire» n est accessible que lorsque vous avez renseigné au moins la série 1 de TOUTES les synthèses. Pour Affecter les séries aux synthèses Procédez ainsi A gauche de la fenêtre sélectionnez la case à l intersection de la synthèse et de la série puis à droite de la fenêtre cliquez deux fois sur le nom de la série à affecter. Une fois que toutes les séries sont renseignées, cliquez sur le bouton «Construire». Supprimer une série affectée à une synthèse Sélectionnez la case comportant la série à supprimer dans la liste des synthèses sélectionnées. Appuyez sur la touche «Suppr» du clavier. Consulter les épreuves d une série Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la série à consulter dans la liste des séries du brevet à droite de la fenêtre. Choisissez «Voir le détail des épreuves». Si vous avez affecté plusieurs séries à une classe, vous devrez indiquer la série de chaque élève lors de la construction des synthèses de brevet : mettez une croix en face de chaque élève dans la colonne de la série à laquelle il appartient et cliquez sur le bouton «Continuer». 3 Les synthèses de brevet 3.1 Description des synthèses de brevet Accès : Choisissez Dossier - Dossiers des synthèses, sélectionnez le dossier Brevet et ouvrez la synthèse de brevet de la classe désirée. La précision des moyennes de l onglet «Troisième» des synthèses de brevet est identique à la précision des notes attribuée à la synthèse de la classe lors de la construction. Vous pouvez modifier la précision des notes mais elle aura un impact uniquement visuel (affichage des synthèses de brevet et impression des fiches scolaires de brevet). Le calcul du contrôle continu est arrondi au demi-point supérieur conformément au texte du B.O. Pour modifier la précision de l onglet «Troisième» 1. Ouvrez la synthèse de brevet. 2. Sélectionnez l onglet «Troisième». 3. Choisissez Synthèse - Options et réglez la précision.
La période «Contrôle continu» comporte une colonne «Total points» située à la suite de toutes les épreuves de la synthèse. Cette colonne correspond à la somme des notes des épreuves du brevet. La moyenne n est présente dans la synthèse qu à titre indicatif. C est le total des points qui est réellement exporté vers Notanet. La période «Contrôle continu» est une période récapitulative. Elle n est donc pas modifiable. Toutefois, vous pouvez effectuer des modifications dans la période «Troisième». La saisie des notes dans les synthèses de brevet s effectue comme dans les synthèses. Lorsque vous ouvrez une synthèse de brevet, vous pouvez trouver une croix sur fond vert en guise de note lorsque la classe est associée à plusieurs séries. Cette croix signifie que l élève n a pas de note pour l épreuve car celle-ci ne fait pas partie de la série de l élève. Pour consulter les épreuves de la série, cliquez deux fois sur le nom de l épreuve. Nota Bene affiche la liste des épreuves de la série à laquelle appartient l épreuve. Notes particulières Dans la synthèse de brevet, en cliquant deux fois sur l intitulé d une épreuve, vous obtenez le détail des épreuves de sa série. Ce détail vous permet également de connaître pour chaque épreuve de la série les notes particulières que vous pouvez saisir dans la colonne de l épreuve. Exemple : Dans l épreuve Education musicale est acceptée une note sur 20 ou la mention AB signifiant «candidat absent». Cette mention n est à utiliser que si l élève a quitté l établissement mais est toujours présent dans votre base Nota Bene. Elle doit être affectée à toutes les épreuves de l élève. ou la mention DI signifiant «candidat dispensé» Cas particulier de l épreuve «Option facultative» Si l élève a suivi une option facultative, l épreuve accepte : les points supérieurs à 10 si l élève a été noté. Pour deux élèves ayant respectivement une moyenne annuelle de 14 et 8, les notes 4 et 0 doivent apparaître. Ou la mention AB pour un «candidat absent» (si l élève a quitté l établissement) Ou la mention DI pour un «candidat dispensé»
Si l élève n a pas suivi d option facultative, saisissez un X dans la colonne de l «Option facultative» Cas particulier de la série professionnelle sans option Seule l épreuve pour laquelle l élève est inscrit au brevet doit contenir une note. L autre épreuve doit contenir la lettre X. Nota Bene bloque l export vers Notanet si les deux épreuves contiennent une note. Cas particulier du socle B2i Dans cette série, seules les mentions suivantes sont acceptées : AB pour un «candidat absent». Cette mention n est à utiliser que si l élève a quitté l établissement mais est toujours présent dans votre base Nota Bene. MS pour un «candidat maitrisant le socle» ME pour un «candidat ne maitrisant que certains éléments du socle» MN pour un «candidat pour lequel la maitrise du socle n a pu être évaluée». Cas particulier du socle «Niveau A2 langue» Dans cette série, seules les mentions suivantes sont acceptées : AB pour un «candidat absent». Cette mention n est à utiliser que si l élève a quitté l établissement mais est toujours présent dans votre base Nota Bene. MS pour un «candidat maitrisant le socle» ME pour un «candidat ne maitrisant que certains éléments du socle» La note particulière MN n'est pas autorisée lors de l'intégration des fichiers dans Notanet mais elle est autorisée lors de la saisie des notes par le chef d'établissement. Lors de l'intégration du fichier, les candidats ayant la note MN seront rejetés et le chef d'établissement devra saisir la totalité de leurs notes directement dans Notanet. Cas particulier de la moyenne de l épreuve EPS Les professeurs d EPS indiquent dans leur tableau de notes quels sont les devoirs à prendre en compte pour l épreuve d EPS et sélectionnent pour chaque élève les 3 notes qui constituent leur moyenne à l épreuve. Pour se faire les professeurs d EPS peuvent se reporter au manuel d utilisation du portail professeur accessible par le? sur le site La-Vie-Scolaire.fr. Cas particulier des séries professionnelles En série professionnelle, les candidats sont inscrits en LV1 OU en Sciences Physiques. Pour les candidats inscrits en sciences physiques, aucun mouvement concernant le niveau A2 de langue ne sera généré. Brevet avec l'option Internationale Les séries internationales sont des séries Collège, option de série LV2, Section de langue internationale. Les spécificités de la section internationale concernent uniquement des épreuves ponctuelles qui ne sont pas prises en compte dans Notanet. Il faut donc respecter la description des épreuves de la série collège, option LV2 pour gérer les sections de langue internationale. 3.2 Fiche scolaire du brevet Accès : Ouvrez la synthèse de brevet et choisissez Edition - Fiche scolaire du brevet La fiche scolaire du brevet récapitule les moyennes et les appréciations par épreuve de l ensemble des notes de 3 ème ainsi que le total du contrôle continu. Lors de la construction de la synthèse de brevet, l entête de l établissement est affecté par défaut pour tous les élèves. Dans la fiche scolaire de l élève, Nota Bene attribue respectivement les options 1 et 2 de l élève dans les champs «Première langue vivante» et «Deuxième langue vivante». La dernière option de l élève est attribuée à l «Option facultative». Vous pouvez modifier ou saisir manuellement ces informations dans la fiche scolaire de brevet de l élève. Les appréciations annuelles des épreuves sont automatiquement récupérées lors de la construction des synthèses de brevet. Seule condition : les appréciations annuelles doivent être saisies dans la période «Année» des tableaux de notes des professeurs. Si ce n est pas le cas, le gestionnaire de Nota Bene peut saisir ces appréciations directement dans la fiche scolaire brevet de l élève ou indiquer aux professeurs de saisir leurs appréciations annuelles dans leurs tableaux de notes avant de lancer la commande d actualisation des notes et/ou les appréciations.
Cas particulier du socle «Niveau A2 langue» Lors de l impression de la fiche scolaire du brevet, on édite la langue évaluée pour le socle «Niveau A2 langue». Par défaut, Nota Bene propose la langue LV1 de l élève. Pour sélectionner la matière du socle «Niveau A2 langue» 1. Choisissez le menu Edition Fiche scolaire du brevet 2. Indiquez le choix de la langue pour chaque élève. Pour Procédez ainsi Saisir la première langue vivante, la Ouvrez la synthèse de brevet. deuxième langue vivante ou l option Sélectionnez l élève et choisissez Edition Fiche scolaire du brevet. facultative de l élève Cliquez sur l information à renseigner ou à modifier. Cliquez deux fois dans la liste déroutante sur la matière à associer. Saisir l appréciation annuelle d une épreuve directement dans la fiche scolaire du brevet Ouvrez la synthèse de brevet. Sélectionnez l élève et choisissez Edition Fiche scolaire du brevet. Sélectionnez la ligne de l épreuve dans le tableau «Appréciations annuelles des professeurs». Cliquez deux fois dans la colonne «Appréciations». Saisissez l appréciation. Cliquez sur le bouton «Suivant» si vous souhaitez saisir des appréciations pour le prochain élève ou cliquez sur le bouton «OK». N oubliez pas d enregistrer les modifications à la fermeture de la synthèse de brevet. Saisir l avis du chef d établissement Ouvrez la synthèse de brevet. Sélectionnez l élève et choisissez Edition Fiche scolaire du brevet. Sélectionnez le cadre de l avis du chef d établissement. Saisissez l avis du chef d établissement. 3.3 Actualiser les notes et/ou les appréciations Accès : Choisissez Dossier - Brevet - Actualiser les notes et/ou les appréciations. Cette commande est accessible quand la synthèse de brevet est ouverte. Elle permet de mettre à jour les moyennes et/ou les appréciations annuelles des épreuves par rapport aux synthèses. Si l élève n a pas de notes dans les matières associées à l épreuve option facultative, Nota Bene met une croix par défaut. La commande «Actualiser les notes et/ou les appréciations» est utilisée dans les cas suivants :
Si vous avez modifié des notes de la synthèse de brevet par erreur. Si des modifications ont été apportées dans les synthèses de 3 ème. Si des modifications ont été apportées dans la correspondance des matières aux épreuves du brevet. Si les appréciations annuelles des professeurs n étaient pas encore totalement renseignées lors de la construction des synthèses de brevet. Attention Si vous actualisez les notes et/ou appréciations, les modifications de notes et/ou d appréciations effectuées préalablement sur la période sélectionnée seront supprimées et remplacées par les notes et/ou appréciations récupérées. Pour actualiser les notes et/ou les appréciations 1. Ouvrez la synthèse de brevet. 2. Sélectionnez la période «Troisième». 3. Choisissez Dossier - Brevet - Actualiser les notes et/ou les appréciations. 4. Confirmez ou non l actualisation des notes. 5. Confirmez ou non l actualisation des appréciations. Pour annuler l actualisation des notes et/ou appréciations, il vous suffit de fermer la synthèse de brevet sans enregistrer les modifications. 3.4 Audit brevet Accès : Ouvrez la synthèse de brevet et choisissez Dossier - Brevet - Audit brevet. L audit brevet vous indique si des informations incorrectes bloquent l export vers Notanet. Tant que l audit de toutes les classes n est pas correct, l export vers Notanet est impossible. L audit ne mentionne que les élèves de la classe pour lesquels il y a un problème. L audit vérifie que : Les élèves ont une note ou une mention pour toutes les épreuves de leur série. Les textes affectés aux élèves à la place des notes sont acceptés selon la série. Les notes ne dépassent pas la borne supérieure. Les élèves ont des notes uniquement pour leur série. Quand l audit de brevet de toutes les classes ne détecte plus aucune anomalie, vous pouvez procéder à l export vers Notanet. Remarque : Si un élève n a pas suivi d option facultative, il faut saisir un X dans la colonne de l épreuve de la synthèse de brevet. Pour afficher l audit de brevet 1. Choisissez Dossier - Dossiers des synthèses 2. Choisissez Dossier - Brevet - Audit brevet 4 Export vers Notanet L export vers Notanet s effectue en deux phases : 1. La création du fichier d export de Notanet depuis Nota Bene. 2. L intégration de vos données de brevet dans Notanet. Remarque Vous pouvez relancer l export vers Notanet autant de fois que vous le souhaitez. Si vous effectuez des modifications dans Nota Bene après un premier export, il suffit de reprendre les deux phases citées ci-dessus pour mettre à jour Notanet. La création du fichier d export de Notanet depuis Nota Bene Lorsque vous lancez l export vers Notanet depuis Nota Bene, vous pouvez être confronté à 3 situations :
Toutes vos données sont correctes : L export vers Notanet crée un fichier Notanet-«Année N»-«Année N+1».txt Exemple : Pour l année scolaire 2015/2016, le fichier d export se nommera «Notanet-2015-2016.txt» et sera enregistré dans le dossier de votre choix. Des anomalies bloquent votre export vers Notanet : Dans ce cas, l audit de brevet s affiche automatiquement afin de vous lister ces anomalies (cf. Audit de brevet dans l étape précédente «3 - Les synthèses de brevet». Vous devez corriger toutes ces anomalies pour que l export vers Notanet aboutisse. Pour créer le fichier d export vers Notanet 1. Choisissez Dossier - Dossiers des synthèses 2. Choisissez Dossier - Brevet - Export vers Notanet L intégration de vos données de brevet dans Notanet. Vous pourrez récupérer toutes les informations des classes exportées dans le service Etablissement de Notanet. Pour plus de renseignements sur cette étape, veuillez contacter votre rectorat. 5 Les impressions Vous avez le choix entre trois types de documents : Le bilan de conseil de classe. Il récapitule les moyennes par matières et par élève pour une période Le bulletin d examen d un élève. C est un document similaire au bulletin de notes. La fiche scolaire de brevet. Elle peut être éditée pour une classe entière, un élève ou à partir d un élève. Pour imprimer Procédez ainsi un bilan de conseil de classe Choisissez Fichier - Imprimer onglet «Bulletins». Sélectionnez le dossier Brevet et le type de document «Bilan de conseil de classe». un ou plusieurs bulletin(s) d examen une ou plusieurs fiche(s) scolaire(s) du brevet Choisissez Fichier - Imprimer. Choisissez l onglet «Bulletins». Sélectionnez le dossier Brevet. Sélectionnez «Bulletin» comme type de document à imprimer. Sélectionnez la période 2 correspondant à la période du contrôle continu. Choisissez Fichier - Imprimer. Choisissez l onglet «Bulletins». Sélectionnez le dossier Brevet. Sélectionnez «Fiche scolaire du brevet». Astuce Pour afficher rapidement la fiche Brevet d un élève lorsque vous êtes dans la synthèse Brevet de sa classe, faites un clic droit dans la grille de saisie sur la ligne de l élève et choisissez le menu «Fiche scolaire du Brevet».