Cahier des charges. Fonds de Professionnalisation et de Solidarité des artistes et techniciens du spectacle GROUPE AUDIENS AGEPRO

Cahier des charges Fonds de Professionnalisation et de Solidarité des artistes et techniciens du spectacle GROUPE AUDIENS AGEPRO Plateforme de gestion et de pilotage de l activité 1

SOMMAIRE 1 CONTEXTE GENERAL 6 1.1 Le Fonds de Professionnalisation 6 1.1.1 Généralités 6 1.1.2 Audiens et le Fonds de Professionnalisation 6 1.1.3 Les principaux acteurs 6 1.2 Présentation du dispositif géré par Audiens 7 1.2.1 Le dispositif du fonds de professionnalisation 7 1.2.2 L entrée dans le dispositif du fonds de professionnalisation 8 1.2.3 L accompagnement EMS ou EVP 8 1.2.4 L attribution d aides financières pour la réalisation du projet 9 1.2.5 L attribution d aides financières pour le financement des frais de soin de santé 9 1.2.6 L évaluation de l accompagnement 10 1.3 La gestion de l activité du volet professionnel et social du fonds de professionnalisation 10 2 LE PROJET 11 2.1 Définition du projet 11 2.2 Périmètre du projet 11 2.3 Acteurs et utilisateurs 11 2.3.1 Les acteurs du projet 11 2.3.2 Les utilisateurs 12 3 SCHEMA APPLICATIF SYSTEME CIBLE ET INTERFACES 13 3.1 Descriptions de l existant 13 3.2 Descriptions des applications cibles 14 3.2.1 Hypothèse 1 14 3.2.2 Hypothèse 2 15 4 PRINCIPALES FONCTIONNALITES ATTENDUES DE L OUTIL DE GESTION 16 4.1 Les principales fonctionnalités attendues 16 4.2 Les contraintes générales 16 4.2.1 Evolutivité 16 4.2.2 Charte graphique 16 4.2.3 Ergonomie 16 2

5 DETAILS DES FONCTIONNALITES ATTENDUES 17 5.1 La gestion des dossiers des bénéficiaires du FPS 17 5.2 La gestion des contacts et des entretiens avec les bénéficiaires 18 5.3 La gestion des parcours d accompagnement (EMS et EVP) 19 5.3.1 Etape 1 La réalisation de l entretien professionnel 21 5.3.2 Etape 2 La préparation de l entretien conseil 22 5.3.3 Etape 3 La réalisation de l entretien conseil 23 5.3.4 Etape 4 La réalisation de l entretien de suivi de projet 24 5.3.5 Besoins transverses 25 5.4 La gestion et le suivi des aides financières pour la réalisation du projet 26 5.4.1 Etape 1. Préconisation d aides financières pour la réalisation du projet 28 5.4.2 Etape 2. Validation d aides financières préconisées 29 5.4.3 Etape 3. Instruction du dossier 29 5.4.4 Etape 4. Attribution d une aide 30 5.4.5 Etape 5. Paiement de l aide 31 5.5 L attribution et la gestion des aides «frais de soin de santé» 32 5.6 L évaluation du dispositif 33 5.6.1 Types d évaluation 33 5.6.2 Les besoins liées aux évaluations 34 5.7 Le suivi des dépenses engagées 34 5.7.1 Nature des dépenses à suivre 34 5.7.2 Principe de paiement des aides et des prestations 34 5.7.3 Les besoins 35 5.8 Les campagnes mailing 37 5.8.1 Objectifs du mailing 37 5.8.2 Les étapes de la campagne d information 37 5.8.3 Les étapes des enquêtes de satisfaction 39 5.9 Le suivi et le pilotage de l activité 39 5.10 La gestion du référentiel des utilisateurs 40 5.10.1 Typologie des utilisateurs 40 5.10.2 Lien entre les profils 41 6 BESOINS TRANSVERSES 41 6.1 Reprise des données existantes 41 6.2 Editions 41 6.3 Déclaration CNIL 42 6.4 Appel de données externes issues du SICAP 42 3

7 BESOINS ET FONCTIONS DE SECURITE 42 7.1 Identification et authentification 42 7.2 Autorisation 42 7.3 Traçabilité 42 8 BESOINS TECHNIQUES 43 8.1 Eléments de volumétrie 43 8.1.1 Volumétrie utilisateurs 43 8.1.2 Volumétrie des données 43 8.2 Eléments de performance 43 8.3 Contraintes techniques 43 8.4 Cas d une solution hébergée par le prestataire 43 8.4.1 Plan de Continuité d activité 43 8.5 Plan de Réversibilité 44 9 BESOINS DE DEPLOIEMENT 44 9.1 Besoins de communication 44 9.1.1 Communication liée au projet 44 9.2 Besoins de documentation 44 9.2.1 Mise en œuvre de la documentation 44 9.3 Besoins de formation 45 9.4 PLANNING CIBLE 45 9.4.1 Démarrage du projet 45 10 PRESTATIONS ATTENDUES 45 10.1 Prestation attendue en mode projet 45 10.2 Les prestations de service attendues en exploitation de la solution 46 11 ANNEXES 47 11.1 Fiche d identité d un bénéficiaire 47 11.2 Cinématique des écrans 48 11.3 Compte rendu d entretien professionnel 48 4

11.4 Maquette «dossier de préparation» 49 11.5 Mail de relance bénéficiaire pour remplir le dossier de préparation 49 11.6 Maquette «dossier de restitution» 50 11.7 Maquette «entretien de suivi de développement projet» 50 11.8 Critères d extractions pour le mailing 50 11.9 Mailing invitation FPS 51 5

1 CONTEXTE GENERAL 1.1 Le Fonds de Professionnalisation 1.1.1 Généralités Le Fonds de professionnalisation et de solidarité des artistes et techniciens du spectacle a été créé le 1 er avril 2007, il traduit la volonté du gouvernement de proposer des solutions pérennes aux artistes et techniciens du spectacle en difficulté. Il comporte deux volets Un volet «indemnisation» géré par Pôle Emploi, Un volet «professionnel et social». Ce volet vise à assurer un accompagnement aux artistes et techniciens fragilisés, afin qu ils puissent poursuivre ou renouer avec une carrière professionnelle. Depuis sa création, le Fonds de Professionnalisation a pris en charge 11 536 professionnels (chiffre au 31 juillet 2012) 1.1.2 Audiens et le Fonds de Professionnalisation Dans le cadre de sa mission auprès des professionnels qu il protège, Audiens a reçu le soutien financier du ministère de la Culture et de la Communication pour la gestion du volet professionnel et social ainsi que la communication du Fonds de professionnalisation et de solidarité des artistes et techniciens du spectacle. Les équipes de l Action Sociale Audiens assurent la gestion du volet professionnel. A ce titre, elles s appuient sur plusieurs cabinets de Conseil en charge de l accompagnement des artistes et techniciens. 1.1.3 Les principaux acteurs Le dispositif d accompagnement du Fonds de Professionnalisation fait intervenir différents acteurs : Les Artistes et techniciens du spectacle : les bénéficiaires du dispositif Les Conseillères et Conseillers du Fonds de Professionnalisation pour la réalisation des entretiens professionnels et l évaluation de l accompagnement (EMS ou EVP) des bénéficiaires par les consultants Les Délégués de l Action sociale Audiens pour l attribution et le suivi des aides financières Les cabinets de consultants pour la réalisation des entretiens en face à face avec les bénéficiaires (Entretien Conseil EMS ou EVP, Entretien de Suivi) 6

Les Responsables de l Action Sociale pour la production du reporting auprès du Ministère Afin de donner une meilleure visibilité à l accompagnement proposé aux Artistes et techniciens du Spectacle, un site-vitrine a été mis en place. http://www.artistesettechniciensduspectacle.fr/ 1.2 Présentation du dispositif géré par Audiens 1.2.1 Le dispositif du fonds de professionnalisation L accompagnement du fonds de professionnalisation s adresse aux personnes respectant les critères suivants : être un artiste ou technicien du spectacle ; être un professionnel confirmé (c est-à-dire pouvant justifier de 5 années d ancienneté - de façon continue ou discontinue - au titre des annexes VIII et/ou X) ; avoir un projet professionnel formalisé Le dispositif du fonds de professionnalisation géré par Audiens revêt plusieurs volets : un accompagnement à la réalisation d un projet professionnel (EMS ou EVP) et éventuellement un accompagnement financier pour la réalisation de ce projet et/ou un accompagnement financier pour le financement de frais de soins de santé nécessaires à l exercice du métier Schéma du dispositif d accompagnement du Fonds de Professionnalisation 7

1.2.2 L entrée dans le dispositif du fonds de professionnalisation Les intermittents entrent dans le dispositif d accompagnement du fonds de professionnalisation, soit à l issue d une campagne d information menée par l Action Sociale Audiens soit de manière spontanée (via bouche à oreille, ) Leur entrée dans le dispositif est formalisée par un entretien (Professionnel et/ou Santé, selon leur besoin et projet). 1.2.3 L accompagnement EMS ou EVP Selon son projet professionnel, le bénéficiaire pourra suivre l un des deux parcours d accompagnement suivants : - Parcours EMS avec la réalisation d Entretiens de Mise en situation (EMS) - Parcours EVP avec la réalisation d Entretiens de validation de projet (EVP) Cet accompagnement est réalisé par des consultants, en présentiel ou au téléphone avec le bénéficiaire, en une ou plusieurs fois. A l issue de l accompagnement, le consultant rédige une synthèse permettant de valider ou non le projet du bénéficiaire. L accompagnement se déroule en 4 étapes dont les 3 premières sont obligatoires pour valider le parcours d accompagnement du fonds de professionnalisation. Il s agit de : 1. L entretien professionnel, (obligatoire) 2. La rédaction du dossier de préparation par le bénéficiaire, via un questionnaire en ligne disponible sur un espace sécurisé (obligatoire) 3. La réalisation d un entretien conseil (obligatoire) 4. La réalisation d un entretien de suivi (à la demande du bénéficiaire) Schéma d un parcours EMS ou EVP 8

1.2.4 L attribution d aides financières pour la réalisation du projet Dans le cadre de son parcours le bénéficiaire pourra bénéficier d une aide financière pour couvrir certains frais liés à la réalisation de son projet professionnel. Cette aide est octroyée à partir de critères financiers et peut être attribuée à différents moment du parcours (à l issue de l entretien conseil ou à l issue de l entretien de suivi). L attribution d aide financière dans le cadre du parcours EMS ou EVP 1.2.5 L attribution d aides financières pour le financement des frais de soin de santé Le bénéficiaire pourra bénéficier d une aide financière pour couvrir des frais de soins de santé nécessaires à l exercice de son métier. exemple : une actrice devant faire soigner ses dents. Cette aide est indépendante du parcours d accompagnement EMS ou EVP et peut être préconisée - Soit dans le cadre du parcours EMS ou EVP - Soit hors parcours EMS ou EVP par les délégués de l Action Sociale L attribution d aide financière pour le financement des frais de soin de santé 9

1.2.6 L évaluation de l accompagnement Afin de mesurer les apports de l accompagnement et d améliorer le dispositif du Fonds de Professionnalisation, des évaluations sont réalisées auprès des bénéficiaires. La première est réalisée auprès des bénéficiaires à l issue de l entretien conseil pour évaluer les prestations d accompagnement du consultant La seconde est réalisée 6 mois après avoir terminé le parcours d accompagnement c'est-à-dire lorsque l entretien conseil est terminé et pour lequel les aides éventuellement attribuées à la réalisation du projet ont été entièrement versées par Audiens De nouvelles évaluations seront mises en place au cours des prochains mois (évaluation à un an pour les bénéficiaires dont le projet n a pas été validé, pour les bénéficiaires dont l accompagnement est terminé et dont la demande d aides a été rejetée). 1.3 La gestion de l activité du volet professionnel et social du fonds de professionnalisation Chaque année, suite à des campagnes d informations menée par Audiens, environ 2000 nouveaux Artistes et techniciens du spectacle bénéficient d un accompagnement du Fonds de Professionnalisation, sur le plan professionnel. Des outils accessibles depuis le site internet du fonds de professionnalisation sont disponibles afin de faciliter, de préparer et de tracer le travail d accompagnement réalisé par les consultants au profit des bénéficiaires, tout au long de leur parcours. http://parcourspro.artistesettechniciensduspectacle.pro/. Au regard du nombre croissant de bénéficiaires, il apparait désormais indispensable de doter les équipes Audiens d un outil de gestion afin de faciliter le pilotage, le suivi et la gestion de leur activité, pour non seulement maintenir un niveau d accompagnement et de suivi de qualité auprès des Artistes et techniciens, mais aussi pour assurer une bonne coordination entre les équipes de consultants, du Fonds de Professionnalisation et de l Action Sociale d Audiens. Cet outil sera un moyen pour les équipes du Fonds de Professionnalisation et de l Action Sociale de faciliter et de réduire le temps passé à la saisie d information et à la réalisation de tâches administratives pour se consacrer davantage à leur métier de Conseil et d Accompagnement des personnes fragilisées. 10

2 LE PROJET 2.1 Définition du projet Le projet vise à mettre en place une solution pour la gestion, le suivi et le pilotage de l activité du fonds de professionnalisation gérée par l Action sociale Audiens. Accessible à distance via un portail web, cette solution pourra être proposée : en mode Saas ou bien être hébergée auprès de notre partenaire ProBTP, en charge de l exploitation de notre système d information. La solution pourra être entièrement développée ou bien être proposée en mode progiciel à adapter pour couvrir l ensemble de nos besoins spécifiques. En cas de proposition d un progiciel, le détail des adaptations à réaliser sera précisé et chiffré. 2.2 Périmètre du projet Le projet couvrira le périmètre suivant : La réalisation ou l acquisition d une solution de gestion clé en main couvrant les besoins décrit dans le cahier des charges Son intégration avec le système d information Audiens, La formation des équipes métier à l utilisation de la solution L assistance au démarrage La maintenance de la solution. L hébergement (dans le cas d une solution Saas). 2.3 Acteurs et utilisateurs 2.3.1 Les acteurs du projet Le Pôle Social assurera la Direction métier du Projet Audiens et la DSI sera responsable des choix et orientations techniques qui seront proposés en cohérence avec la Politique SI Audiens. Les équipes concernées par ce projet seront issues des différentes directions d Audiens, Les Conseillères et Conseillers du Fonds de Professionnalisation (réalisation des entretiens professionnels, suivi de l accompagnement EMS ou EVP des bénéficiaires par les consultants) Les Délégués de l Action sociale Audiens (attribution et suivi des aides financières) Les Responsables de l Action Sociale (production du reporting auprès du Ministère) Les équipes Statistiques et Pilotage (ciblage des bénéficiaires dans le cadre des campagnes d information) 11

Les équipes Marketing (mailing destiné à l évaluation du dispositif d accompagnement du fonds de Professionnalisation par les bénéficiaires) La DSI Audiens Des équipes externes ci-dessous sont également partie prenante du projet Les Consultants pour la réalisation des entretiens face à face avec les bénéficiaires Un cabinet de communication en charge de l hébergement et de la maintenance du site internet du fonds de professionnalisation (espace sécurisé et espace public) 2.3.2 Les utilisateurs Les utilisateurs de la future solution de gestion seront : Les Conseillères et Conseillers du Fonds de Professionnalisation au sein de l Action sociale Audiens Les Délégués de l Action sociale Audiens Les Responsables de l Action Sociale Les cabinets de consultants intervenant dans l accompagnement des bénéficiaires Les bénéficiaires (environ 2000 intermittents du spectacle par an) via l interface web Un administrateur fonctionnel de la solution. 12

3 SCHEMA APPLICATIF SYSTEME CIBLE ET INTERFACES 3.1 Descriptions de l existant La création et la saisie des dossiers EMS et EVP sont réalisées via un site internet. Une base Access avec une interface Excel de saisie est actuellement utilisée pour la gestion des dossiers des bénéficiaires. 13

3.2 Descriptions des applications cibles Deux hypothèses sont envisagées pour l application cible de gestion professionnalisation du Fonds de 3.2.1 Hypothèse 1 La 1 ère hypothèse consiste en la mise en place d une plateforme 100% intégrée gérant l ensemble des besoins des équipes. 14

3.2.2 Hypothèse 2 La 2 nde hypothèse consiste en la mise en place d une plateforme gérant les principales fonctionnalités attendues. Seront alors proposées en option les fonctionnalités suivantes Renseignement en automatique de l identifié du bénéficiaire à partir du SICAP synchronisation des agendas Lotus pour la prise de rendez-vous l externalisation des mailing pour les campagnes d évaluation. 15

4 PRINCIPALES FONCTIONNALITES ATTENDUES DE L OUTIL DE GESTION 4.1 Les principales fonctionnalités attendues L outil de gestion du Fonds de Professionnalisation (FPS) devra couvrir les principales fonctionnalités suivantes : la gestion de dossiers de bénéficiaires la prise et la gestion des rendez-vous la gestion de parcours d accompagnement via une interface Web la gestion d aides financières l évaluation du dispositif le suivi de la facturation des Cabinets de consultants la génération et le suivi de campagnes mailing le reporting le suivi des dépenses l administration : gestion des utilisateurs 4.2 Les contraintes générales 4.2.1 Evolutivité L offre et les termes de l accompagnement proposés par le Fonds de Professionnalisation sont susceptibles d évoluer chaque année, il est donc nécessaire de disposer d une solution de gestion évolutive, adaptable et paramétrable par les équipes Audiens. 4.2.2 Charte graphique Les interfaces de la solution de gestion devront respecter la charte graphique du Fonds de Professionnalisation. Elle sera communiquée lors du démarrage du projet. 4.2.3 Ergonomie La solution sera présentée sous forme d interface web. Afin de faciliter le suivi de l activité, la solution disposera d une page d accueil présentant un tableau de bord personnalisé en fonction du type d utilisateurs et présentant un état des stocks de dossiers à traiter. A titre d exemple, cette page d accueil affichera pour une Conseillère ou un Délégué des indicateurs de type : Nombre d entretiens professionnels à planifier Nombre d entretiens santé à planifier etc 16

5 DETAILS DES FONCTIONNALITES ATTENDUES 5.1 La gestion des dossiers des bénéficiaires du FPS La solution proposée permettra la gestion des dossiers des bénéficiaires du fonds de professionnalisation, à savoir la création, la modification, la clôture et la réouverture d un dossier d un bénéficiaire. Chaque dossier comporte : - les informations d identité du bénéficiaire (alimentées automatiquement depuis l outil de gestion Sicap 1 ou par saisie manuelle) sous forme de fiche signalétique. En cas d alimentation automatique des données, si certaines sont vides, un message d alerte devra être émis et indiquer les données à compléter (par surbrillance des champs à remplir en rouge par exemple). Les informations contenues dans la fiche d identité sont présentées en Annexe 11.1. Les bénéficiaires sont référencés à partir d une clé unique (identifiant Sicap ou numéro de Sécurité Sociale). Ces informations doivent pouvoir être actualisées à tout moment et sont utilisées pour préremplir les formulaires de saisies des différents entretiens suivis par le bénéficiaire (formulaire saisis via le site sécurisé sur Internet actuellement). - toute l activité du bénéficiaire et les dates des évènements associés avec le Fonds de Professionnalisation o origine de son entrée dans le fonds de professionnalisation o son éligibilité o les dates et compte rendu d entretien o les orientations proposées o les aides éventuellement préconisées et attribuées o son avancement dans le parcours o les contacts avec le fonds de professionnalisation o le nom du/de la conseiller/conseillère, du délégué et du consultant qui le suivent (avec historique en cas de changement). o le statut de son dossier d accompagnement : en cours, clos, suspendu, désistement o le statut de ses aides éventuelles 1 Ces données peuvent être récupérées directement du système de gestion SICAP à partir de macro VBA. 17

Remarques 1. A tout moment, le bénéficiaire a la possibilité de sortir du dispositif d accompagnement et de revenir vers le fonds de professionnalisation. Il est dans ce cas nécessaire de conserver tout l historique de son dossier et des entretiens réalisés pour avoir une vision globale de la vie du bénéficiaire et éviter des doublons. Exemple : si un bénéficiaire suit un parcours d accompagnement (parcours EMS 1) et décide de sortir du dispositif sans terminer ce parcours, il pourra revenir dans le dispositif pour suivre un nouveau parcours (parcours EMS 2). Il sera en revanche nécessaire de tracer les raisons pour lesquelles le bénéficiaire est sorti du parcours (cause désistement, en emploi, etc.). 2. Tracer toutes les personnes qui sont entrées en contact avec le fonds de professionnalisation qu elles aient ou non bénéficié de l accompagnement ou d aides financières. 5.2 La gestion des contacts et des entretiens avec les bénéficiaires La solution de gestion permettra au Conseiller/Conseillère ou Délégué(e) Audiens ainsi qu aux Consultants de gérer les différents types d entretiens menés avec les bénéficiaires, à savoir : - entretiens professionnels - entretien de santé - entretiens conseil - entretien de suivi de projet - entretien téléphonique : prise de rendez-vous, point de situation, Ils pourront pour chaque entretien dans le dossier du bénéficiaire, - ajouter/modifier, annuler une date d entretien à partir d un calendrier - envoyer un mail et générer un courrier de confirmation de l entretien (si le bénéficiaire ne dispose pas de mail) ; Les dates des entretiens fixées par les consultants doivent pouvoir être consultables par les conseillers FPS et délégués Audiens, à partir du dossier du bénéficiaire. 18

Remarque - Le mail de confirmation sera envoyé depuis l adresse générique Lotus Notes du fonds de professionnalisation. Des tests et contrôles seront effectués sur les différentes messageries du marché (yahoo, gmail, ) pour éviter que les mails arrivent en spam. - Option : La prise de rendez-vous se fera à partir d une synchronisation de l agenda Lotus Notes des Conseillères et Conseillers du Fonds de Professionnalisation et délégués Audiens - Chaque entretien fait l objet d un compte rendu d entretien spécifique (maquette à définir) - Les entretiens téléphoniques devront pouvoir être assortis d un mini-compte rendu pour tracer les échanges avec les bénéficiaires (il sera notamment précisé l objet et la durée de l appel). 5.3 La gestion des parcours d accompagnement (EMS et EVP) Les deux parcours d accompagnement (EMS et EVP) suivent le même processus. L accompagnement se déroule en 4 étapes dont les 3 premières sont obligatoires pour valider le parcours d accompagnement du fonds de professionnalisation. Il s agit de : 1. La réalisation de l entretien professionnel 2. La préparation de l entretien conseil par le bénéficiaire 3. La réalisation de l entretien conseil 4. La réalisation de l entretien de suivi (facultatif, réalisé à la demande du bénéficiaire en cas de validation de son projet professionnel) Le passage d une étape à l autre nécessite une validation préalable par les conseillers du Fonds de professionnalisation. La saisie des dossiers de préparation, de restitution et de la synthèse de l entretien de suivi de projet est réalisée via un site web sécurisé. 19

L annexe 11.2 au cahier des charges «Cinématique des écrans du site sécurisé» présente les écrans de saisie. Remarque A tout moment, le bénéficiaire a la possibilité de sortir et d entrer dans le dispositif d accompagnement. Il est nécessaire de conserver l historique des entretiens déjà réalisés. En cas de sortie du dispositif et prévoir les scénarios suivants : - Sortie avant la fin de l entretien conseil, il devra repasser un entretien professionnel. - Sortie à l issue de l entretien conseil validé, o si son projet est inchangé, il passera l entretien de suivi de projet s il le souhaite o si son projet a changé, il devra repasser un entretien professionnel. - Sortie à l issue de l entretien conseil non validé, il devra repasser un entretien professionnel. Il sera nécessaire de tracer la date et la nature de cet évènement (désistement, reprise d activité, ) afin de produire des statistiques sur les entrées et sorties de parcours. 20

5.3.1 Etape 1 La réalisation de l entretien professionnel Etape 1 Obligatoire Objectif Pré-requis Qui Quand? Comment Support Durée Livrable Entretien professionnel Oui - vérifier l éligibilité de la demande du bénéficiaire - Procéder à l examen de fonds de la demande - Proposer une orientation - dossier du bénéficiaire créé - coupon réponse positive renvoyé par le bénéficiaire ou demande spontanée du bénéficiaire ou demande de contact remplie - Bénéficiaire - Conseiller du Fonds de Professionnalisation Dans les 15 jours suivant l arrivée du coupon réponse Ou dans la semaine qui suit - l appel spontané - ou le mail de demande d entretien reçu dans la boîte du FPS - ou la fiche liaison Pôle emploi Entretien par téléphone ou face à face Guide d entretien Entre 20 minute et 1h30 1. Compte rendu d entretien (cf annexe 11.3) précisant les orientations proposées au bénéficiaire - les soutiens (entretiens conseils EMS ou EVP) - orientation vers d autres organismes - orientation vers l entretien santé - vers d autres services Audiens : Action Sociale, Retraite, Prévoyance, Mutuelle 2. Si orientation EMS ou EVP, mail à destination du bénéficiaire avec login et mot de passe vers espace sécurisé du Fonds de Professionalisation 3. Si orientation Entretien santé, alimentation de la corbeille des délégués sociaux du Fonds de Professionalisation Besoin Informations concernant l identité du bénéficiaire pré-remplies à partir de la saisie de son numéro d identifiant (Muna ou numéro SS) préalablement renseignées dans son dossier Actualiser, saisir et tracer les informations recueillies lors de l entretien professionnel dans le dossier du bénéficiaire (cf annexe 11.3) 21

5.3.2 Etape 2 La préparation de l entretien conseil Etape 2 Obligatoire Objectif Pré-requis Qui Quand? Comment Support Durée Livrable Préparation de l entretien conseil oui - faire un point de situation sur son parcours professionnel - présenter et décrire son projet professionnel -orientation EMS ou EVP validée par la conseillère FPS - identifiants de connexion reçus Bénéficiaire Conseiller Audiens si besoin d aide pour remplir le dossier Dès la réception des login et mot de passe, à l issue de l entretien professionnel lors de l orientation vers l entretien conseil. via internet (espace sécurisé du fonds de professionnalisation) Questionnaire disponible sur un espace sécurisé Illimitée Dossier de préparation présenté en Annexe 11.4 complété par le bénéficiaire et/ou la conseillère Audiens en cas de difficulté Une fois rempli, le dossier est envoyé automatiquement pour être visé par conseillère ou l administrateur. la - Si le dossier reçoit un visa «OK», il est affecté à un consultant - Si le dossier reçoit un visa «KO»,, le dispositif d accompagnement s arrête. Le bénéficiaire recevra dans 6 mois, un questionnaire d évaluation - Si le dossier est incomplet, il est retourné au bénéficiaire pour être complété. Besoin - Saisir les informations demandées pour la préparation de l entretien conseil - Workflow de validation du dossier avec mail d information au bénéficiaire - Génération de la synthèse de l entretien sous format pdf - Imprimer la synthèse - Afficher la liste des dossiers de préparation selon leur état : en cours, saisi, incomplet, à valider, - Enregistrer le dossier sans le valider. - Générer automatiquement un mail de relance à l issue d un mois si le dossier n a pas été rempli par le bénéficiaire (confere Annexe 11.5) - En tant que Conseiller et bénéficiaire, visualiser l avancement du bénéficiaire dans la saisie des éléments (% de saisie, ou 1 étapes sur 5 saisie) - Ajouter une pièce jointe, modifier une saisie tant que le questionnaire n est pas finalisé 22

5.3.3 Etape 3 La réalisation de l entretien conseil Etape 3 Obligatoire Objectif Pré-requis Qui Quand? Comment Support Durée Livrable Réalisation de l entretien conseil Oui Recueillir les informations concernant le projet du bénéficiaire afin de valider ou invalide son projet du bénéficiaire En cas de projet validé, préconiser des aides financières pour la réalisation de ce projet (confere 4.4 Gestion des aides financières) - dossier de préparation visé par la conseillère Audiens - affectation d un consultant et mail d information reçu Saisie par Consultant Bénéficiaire sur prise de RV avec le bénéficiaire dans les 15 jours après la validation du dossier de préparation Cet entretien peut se dérouler en plusieurs fois Entretien par téléphone ou face à face Questionnaire disponible sur un espace sécurisé 4h fractionnées en 1, 2, 3 ou 4 fois Dossier de restitution présenté en Annexe 11.6, complété par le consultant Courrier d information au bénéficiaire pour l informer de la validation de la suite du parcours et des éventuelles aides dont il peut bénéficier. Si le projet est validé, il peut être préconisé ou non des aides pour la réalisation du projet (maximum 2 aides) et/ou des aides de frais de santé (1). Si le projet n est pas validé, il n est pas possible de préconiser des aides et le parcours s arrête. A 6 mois, envoi d un questionnaire de satisfaction. Besoin - Saisir en une ou plusieurs fois les informations demandées lors de la réalisation de l entretien conseil - Génération de la synthèse «dossier de restitution» sous format pdf - Possibilité d imprimer la synthèse - Saisie du questionnaire en ligne avec une présentation de l avancement du questionnaire, des listes déroulantes, des aides et contrôles à la saisie - Double validation du projet à mettre en place : 1..validation du projet par le consultant 2. validation du projet par la conseillère - En cas de préconisation d aide, workflow vers les délégués pour l instruction de la demande d aide financières - Les aides préconisées par le consultant doivent pouvoir être modifiées ou annulées au moment de la validation du projet par Audiens - Afficher la liste des bénéficiaires en attente de rendez-vous avec un Consultant - Afficher les bénéficiaires dont le dossier a été validé il y a plus de 15 jours - Afficher la liste des dossiers conseil avec l état «en cours» ouvert depuis plus 23

de 3 mois et pouvoir les clôturer (prévoir la possibilité de clôturer tout ou partie de la liste des dossiers) - Courrier d information au bénéficiaire pour l informer de la validation de la suite du parcours et des éventuelles aides dont il peut bénéficier. - Générer l envoi du questionnaire d évaluation (solution automatisée et manuelle à prévoir) - En cas de préconisation d aides financières, alimenter la corbeille des délégués qu un nouveau dossier est à traiter 5.3.4 Etape 4 La réalisation de l entretien de suivi de projet Etape 4 Obligatoire Objectif Pré-requis Qui Quand? Comment Support Durée Réalisation de l entretien de suivi de projet Facultatif, à la demande du bénéficiaire Uniquement si son projet professionnel est validé Définir et saisir le plan d actions par le consultant Projet validé à l issue de l entretien conseil (validé par le consultant et par Audiens) Réception du coupon réponse ou mail de la part du bénéficiaire Bénéficiaire Consultant A l issue de l entretien conseil (EMS ou EVP) si le projet est validé Entretien par téléphone ou face à face Questionnaire disponible sur un espace sécurisé (cf espace sécurisé) 3h fractionnables en 1, 2, 3 fois Livrable Synthèse présentée en annexe 11.7 Eventuellement préconisation d aides Besoin - Saisir en une ou plusieurs fois les informations demandées lors de la réalisation de l entretien de suivi de projet - Génération de la synthèse de l entretien sous format pdf - Possibilité d imprimer la synthèse - Saisie du questionnaire en ligne avec une présentation de l avancement du questionnaire, des listes déroulantes, des aides et contrôles à la saisie - Pouvoir préconiser des aides financières avec un contrôle du nombre d aides qui ont été versées pour empêcher la préconisation de nouvelles aides si le seuil est atteint - Afficher les listes des dossiers selon leur statut et leur avancement 24

5.3.5 Besoins transverses Pour tous les entretiens - Disposer d un workflow de validation de l ensemble des entretiens réalisés. La validation d un entretien permet de passer à l étape suivante et permet de générer et d envoyer des mails d information et d alimenter le tableau de bord - Prévoir des relances mail par statut de dossiers (exemple : entretien professionnel en attente de validation, dossier de préparation non débuté après 1 mois après la communication des identifiants, etc ) (afficher la liste des dossiers à relancer et générer une relance) - Disposer de la date des différentes validations des entretiens par les Conseillères et les consultants - Disposer d une vue «en tant que conseillère», de l avancement dans le parcours, avec un zoom sur l avancement du remplissage du dossier (taux d avancement, à quelle étape) pour être en mesure de relancer le bénéficiaire s il reste bloqué sur une étape et éventuellement l accompagner - Pouvoir ajouter des pièces jointes dans les réponses - Alerte mail ou remontée dans le tableau de bord des dossiers à traiter (fin d une étape qui nécessite une validation ou une action pour passer à l étape suivante) - Conserver les synthèses des entretiens dans le dossier des bénéficiaires - Pouvoir afficher la liste des dossiers avec des filtres multiples (ex liste des dossiers pour un conseiller et dont le statut est en attente de validation) Pour l espace sécurisé - Mettre en place un espace sécurisé pour la saisie des réponses aux questionnaires lors des entretiens - Créer, mettre à jour des questionnaires spécifiques par dispositif - Créer et mettre à jour des questions à choix multiples, des réponses conditionnelles - Créer et mettre à jour des listes déroulantes dans les formulaires - Disposer depuis l outil de gestion de l état d avancement des entretiens - L interface web devra être compatible pour tous les navigateurs web et mobile 25

5.4 La gestion et le suivi des aides financières pour la réalisation du projet Dans le cadre de la réalisation de son projet, le bénéficiaire de l accompagnement EMS ou EVP peut bénéficier d une aide financière. Condition d attribution d une aide financière pour la réalisation du projet 1. le projet professionnel du bénéficiaire défini lors de l entretien Conseil et/ou lors de l entretien de suivi de développement de projet avec le Consultant doit être validé par la Conseillère Audiens 2. les aides financières proposées doivent être compatibles avec le profil et le projet du bénéficiaire 3. le bénéficiaire doit avoir retourné les pièces justificatives nécessaires à l instruction de sa demande d aide Remarque : Le nombre d aides financières dédiées à la réalisation du projet ne peut excéder deux pour la réalisation de son projet. Besoin : La solution proposée intégrera un contrôle permettant de vérifier que ces critères sont remplis Type d aide financière pour la réalisation du projet Les aides professionnelles sont au nombre de 5 : - L aide à l accession à l emploi, - L aide au déménagement, - L aide aux frais de déplacement, de location de véhicule, et d hébergement temporaire, - L aide alimentaire pendant la durée de la formation, - L aide aux dépenses de santé indispensables à l exercice du métier. Principe d attribution d une aide financière pour la réalisation du projet L aide est attribuée en fonction des ressources du foyer du bénéficiaire et permet de financer tout ou partie des dépenses à engager. Cela correspond au montant de la dépense restant à payer par le bénéficiaire après déductions des éventuelles aides versées par d autres organismes qui auraient pris en charge cette dépense. L aide peut-être payée en une ou plusieurs fois et ne peut être versée que sur production de facture. 26

Une fois l intégralité de l aide(s) payée(s), le bénéficiaire sort du dispositif du fonds de professionnalisation : son dossier est clos. Particularité des aides alimentaires versées pendant la formation Ces aides sont réglées en deux fois, à savoir - 50% à l entrée en formation sur production d une attestation d entrée en formation - 50% en fin de formation sur production d une attestation de présence et fin de formation Besoin : Prévoir la possibilité d insérer la date de fin de formation pour relancer (alerte) si la personne ne nous a pas renvoyé son attestation de présence et de fin de formation. Etapes pour l attribution d une aide financière pour la réalisation du projet Le schéma ci-dessous présente les étapes pour l attribution des aides liées à la réalisation du projet 27

5.4.1 Etape 1. Préconisation d aides financières pour la réalisation du projet Etape 1 Préconisation d aides financières Objectif Pré-requis Qui Quand? Comment Support Durée Livrable Proposer une aide financière pour aider le bénéficiaire à réaliser son projet Projet EMS ou EVP du bénéficiaire validé avec préconisation d aides financières pour la réalisation de son projet Conseiller(e) Sur instruction de la Conseillère Audiens, une fois le dossier de restitution validé Renseigner une fiche de liaison (sera dématérialisée dans l outil) fiche de liaison N/A Courrier de demande de pièces justificatives Dossier «en attente de pièces justificatives» Besoin - Prévoir la possibilité d ajouter des natures d aides supplémentaires - Reprendre les informations de la fiche d identité dans le dossier d aide - Mettre en place un contrôle pour vérifier les critères d attribution des aides - Editer un courrier/mail de demandes de pièces justificatives - Workflow pour informer pour informer le délégué qu une demande d aide est à instruire 28

5.4.2 Etape 2. Validation d aides financières préconisées Etape 2 Validation des aides préconisées Objectif Pré-requis Qui Quand? Comment Support Durée Livrable Besoin Vérifier que l aide préconisée est bien conforme au profil et à la réalisation du projet Projet du bénéficiaire validé avec préconisation d aides financières pour la réalisation de son projet Conseiller(e) Sur instruction de la Conseillère Audiens, une fois le dossier de restitution validé Via une fiche de liaison dématérialisée dans l outil N/A N/A Courrier de demande de pièces justificatives Dossier «en attente de pièces justificatives» Prévoir la possibilité d ajouter des natures d aides supplémentaires 5.4.3 Etape 3. Instruction du dossier Etape 3 Instruction du dossier Objectif Pré-requis Qui Quand? Comment Vérifier la présence de toutes les pièces justificatives pour calculer le montant à attribuer Faire une nouvelle demande de pièces justificatives si le dossier est incomplet Courrier d information envoyé précisant les pièces justificatives à fournir Réception des pièces par le délégué Délégué Audiens Une fois les pièces justificatives reçues Valider les pièces justificatives dans la liste des pièces demandées Support Durée Livrable Dossier complet pour calcul de l aide Besoin - Contrôler automatiquement le nombre d aides attribuées sur toute la durée du parcours - Editer un courrier ou mail pour demander des pièces complémentaires - Courrier de rejet = Clôture du dossier - Alerte pour relancer de manière automatique les pièces manquantes : délai paramétrable 29

5.4.4 Etape 4. Attribution d une aide Etape 4 Attribution de l aide Objectif Pré-requis Qui Quand? Comment Support Durée Calculer le montant de l aide qui sera attribuée au bénéficiaire Pièces justificatives reçues et contrôlées par le délégué = Dossier complet Délégué Audiens Une fois le dossier complet Saisie des ressources du foyer Saisie des dépenses à engagées par type d aides Saisie des aides éventuelles attribuées par les organismes extérieurs Calcul du reste à charge Affectation de l aide au budget concerné (plusieurs budgets ouverts en même temps) COMET sans changement N/A Livrable - Montant pouvant faire l objet d une prise en charge par Audiens, sous réserve de production de justificatif de dépenses (paramétrage des critères d aides par les délégués) - Notification d un accord - Courrier de notification du montant de l aide attribuée ou de rejet Besoin - Calculer le montant du reste à charge selon les critères de ressources et les dépenses prévisionnelles - Alerter si des aides ont déjà été attribuées lors du parcours - Affecter une aide sur un budget 30

5.4.5 Etape 5. Paiement de l aide Etape 5 Paiement de l aide Objectif Pré-requis Qui Quand? Comment Support Durée Livrable Calculer le montant à payer dans le SICAP Réception des pièces justificatives de paiement d une dépense prise en charge par Audiens Délégué Audiens A réception d une pièce justificative de paiement d une dépense prise en charge par Audiens Saisie du montant des dépenses engagées à partir des pièces justificatives reçues Calcul du montant à payer COMET SICAP N/A Montant à payer calculé automatiquement - Si le montant des dépenses réelles présentées sur les pièces justificatives est inférieur au montant du reste à charge pris en charge par Audiens : Dossier en cours de paiement - Si le montant des pièces réelles présentées sur les pièces justificatives est supérieur ou égal au montant du reste à charge pris en charge par Audiens : Dossier clos Besoin - Saisir le montant des dépenses réelles réalisées par le bénéficiaire - Afficher le solde du reste à payer une fois le paiement effectué - Tracer les dates de paiement des aides - Prévoir la possibilité de suspendre une aide - Prévoir la possibilité de clore une aide pour cause de désistement alors même que le montant total de l aide n a pas été entièrement payé - Permettre l édition de courriers ou mail de relance - Avoir une alerte ou une liste de dossiers dont le solde de l aide n est pas consommé au bout de XXX mois (durée à définir) pour éviter que l aide reste active et permettre la clôture du dossier - Alimenter le tableau de suivi des aides engagées, payées, annulées par année - Clôturer l aide en automatique si solde indiqué par le Délégué dans l outil est égal à zéro - Pouvoir annuler la clôture en cas d erreur ou si le bénéficiaire change d avis) 31

5.5 L attribution et la gestion des aides «frais de soin de santé» Condition d attribution d une aide pour le financement de frais de santé Le bénéficiaire peut bénéficier d une aide de frais de soins de santé, à différents moments de son parcours, à savoir Soit sur demande spontanée Soit suite à la réception du courrier d information du fonds de professionnalisation (campagne) suite à une orientation d un(e) conseiller/conseillère Audiens Soit à l issue de la validation de son dossier de restitution Soit à l issue de la validation de son entretien de suivi de projet Ces aides sont renouvelables une fois par an (exemple pour la poursuite des soins). Le bénéficiaire ne peut bénéficier que d une seule aide «soin de santé»par an. Exclusion Certains professionnels ne sont pas éligibles à ces aides. Besoin : L outil ne devra donc pas proposer ce type d aide pour ces professionnels. Type d aide financière frais de soin de santé Il existe trois types d aides de frais de soin de santé : Optique Dentaire Acoustique Principe d attribution d une aide financière «Frais soin de santé» L aide «frais de soin de santé» est attribuée en fonction des ressources du foyer du bénéficiaire et permet de financer son reste à charge. Le reste à charge correspond au montant de la dépense restant à payer par le bénéficiaire après déductions des éventuelles aides versées par d autres organismes qui auraient pris en charge cette dépense. L aide peut-être payée en une ou plusieurs fois et ne peut être versée que sur production de facture. L attribution de cette aide est indépendante de l attribution des aides attribuées pour la réalisation du projet. 32

Etapes d attribution des aides frais de santé Les étapes d attribution des aides frais de soin de santé sont les mêmes que pour les aides à la réalisation du projet, à savoir Préconisation d aide Validation des aides préconisées au cours de l entretien santé par un délégué social Envoi d un courrier précisant les conditions d octroi et pièces à fournir ou rejet(critère d éligibilité) Retour des pièces permettant d instruire le dossier Instruction du dossier Attribution de l aide ou rejet (ex : dépassement plafond de ressources) Paiement de l aide dans le Sicap Toutes les demandes font l objet d un entretien santé avant validation de l aide préconisée. (ex : il peut être préconisé une aide dentaire pour un technicien ce qui n est pas possible : dentaire uniquement pour les artistes) Besoin La solution permettra la gestion des aides frais de soin de santé telles que décrite en 5.4. 5.6 L évaluation du dispositif 5.6.1 Types d évaluation Il existe deux types d évaluation : l évaluation de l accompagnement du consultant à l issue de l entretien Conseil (rédaction du restitution) quelque soit la suite donnée au projet (validé ou non) l évaluation 6 mois après la sortie du bénéficiaire du dispositif ; Dossier EMS ou EVP non validé par les Conseillères et Conseillers du Fonds de Professionnalisation Audiens Dossier EMS ou EVP validé sans préconisation d aide financière pour la réalisation du projet professionnel Dossier EMS ou EVP validé avec préconisation d aide financière pour la réalisation du projet professionnel et dont les aides financières ont été totalement payées Dossier «rejeté» : dont la personne ne remplit pas les conditions financières pour bénéficier des aides financières du fonds de professionnalisation 33

5.6.2 Les besoins liées aux évaluations La future solution devra permettre de réaliser les évaluations en toute autonomie et devra a minima extraire la population cible à interroger pour être intégré dans un outil de mailing externe. Définir à partir de critères une population cible Sélectionner une population cible Créer, modifier des questionnaires d évaluation envoyer par mailing des questionnaires d évaluation Compléter le questionnaire disponible à partir d un lien dans le corps du mail Compiler et restituer les résultats des questionnaires sous forme de reporting. La compilation des résultats devra intégrer les résultats des enquêtes précédentes afin d avoir un retour sur l ensemble de la population interrogée ; Les enquêtes de satisfaction pourront se réaliser dans le cadre de campagne (environ 4 par an) ou bien au fil de l eau. 5.7 Le suivi des dépenses engagées 5.7.1 Nature des dépenses à suivre Le suivi portera sur la nature des dépenses suivantes : Dépenses liées aux entretiens réalisés par les cabinets de consultant (entretien conseil et entretien de suivi de développement projet Dépenses liées à la prise en charge de frais de déplacement (hébergement, transport) pour les bénéficiaires devant se déplacer lors des entretiens Dépenses liées au financement des aides pour la réalisation des projets Dépenses liées au financement des aides «frais de santé» Le suivi portera sur le volume des dépenses engagées, payées ou annulées. L engagement de la dépense peut être fait sur un budget n et le paiement sur un budget n-1 ou n+1. 5.7.2 Principe de paiement des aides et des prestations Une provision est réalisée dans le SICAP lorsqu une dépense est engagée. Cette provision peut être annulée si le fait générateur de la provision est lui-même annulé (exemple : entretien annulé par le bénéficiaire, en cas de désistement du bénéficiaire, ). Les causes d annulation de la provision doivent pouvoir être tracées. Le paiement dans le SICAP est réalisé après contrôle des justificatifs des dépenses réelles. 34

- Paiement des prestations des consultants Le schéma ci-dessous présente les étapes de paiement d une dépense de prestation réalisée par un cabinet de consultant. A noter Les cabinets de consultants sont rémunérés sur la base des entretiens réalisés avec les bénéficiaires, à savoir, Sur une base de 4h (fractionnées ou non), tarifée à 500 ou 700 euros TTC, pour les entretiens Conseil, Sur une base de 3h (fractionnées ou non), tarifées à 375 ou 525 euros TTC, pour les entretiens de suivi de projet Audiens se réserve le droit de ne pas payer une prestation d un cabinet de conseil en cas d insatisfaction quant à la qualité de la prestation. Dans ce cas, la provision est annulée. - Paiement des aides (santé ou réalisation du projet) Les principes de calcul des montants des aides sont définis dans les paragraphes suivants 5.4 La gestion et le suivi des aides financières pour la réalisation du projet 5.5. L attribution et la gestion des aides «frais de soin de santé» 5.7.3 Les besoins Les besoins de suivi des dépenses sont deux ordres : 35

1. Mise en place de tableaux de suivi pour : o Avoir un suivi mensuel des engagements et des paiements par consultants o Avoir un reporting de la réalisation des entretiens par consultants en montant et en nombre Montant et nombre d entretien engagés, Montant et nombre d entretiens annulés, Montant et nombre d entretiens réalisés o Avoir le détail par cabinet des frais de mission des consultants par entretien réalisé o Connaitre la durée des entretiens 2. Avoir une meilleure traçabilité des dépenses : Pouvoir annuler une provision et avoir la raison de l annulation (exemple : désistement) En cas de non paiement de la prestation d un cabinet, avoir un courrier expliquant le paiement partiel ou le non paiement de la prestation Besoin La solution permettra d assurer le suivi des différentes dépenses réalisées dans le cadre du fonds de professionnalisation 36

5.8 Les campagnes mailing Le prestataire proposera en option une solution de mailing intégrée pour gérer - Les campagnes d information - Les enquêtes de satisfaction 5.8.1 Objectifs du mailing Des mailings sont réalisés plusieurs fois par an pour - Réaliser des campagnes d information auprès des bénéficiaires de l existence du fonds de professionnalisation. Généralement ces envois sont réalisés dans le cadre de campagne par vague de lots de 3000 à 5000 invitations. Ces campagnes ont lieu de septembre de l année n au printemps de l année n+1. - Réaliser des enquêtes de satisfaction auprès des bénéficiaires à l issue de leur parcours d accompagnement. 5.8.2 Les étapes de la campagne d information - constituer une liste des bénéficiaires : la liste des bénéficiaires est constituée à partir d extraction de notre système de Gestion (Sicap) par le service Statistiques et Pilotage. Cette liste devra être injectée dans l outil de suivi afin de gérer les retours de la campagne d information. La population à cibler pourra aussi être constituée à partir des bénéficiaires déjà présents dans l outil : la solution permettra ainsi d extraire des listes de bénéficiaires. Les critères d extraction sont présentés en annexe 11.8. - valider la liste des personnes - constituer le mailing, le valider et l envoyer par mail ou l éditer sur papier si besoin (annexe 11.9) 37

- répondre au mailing o si mailing papier retour par courrier du coupon-réponse renvoyé dans une enveloppe T o si e-mailing, retour automatique via un bouton ou un lien «oui, je suis intéressé» qui génère une alerte mail à l adresse du fondsprofessionnalisation@audiens.org pour une prise de rendez-vous. La conseillère est alors informée qu elle doit prendre un rendez-vous ou retour par l envoi d un mail à l adresse fondsprofessionnalisation@audiens.org appel du numéro vert : 0 800 940 810 pour une prise de rendez-vous - réceptionner les réponses des bénéficiaires Selon les cas, la réponse sera saisie par la conseillère du fonds de professionnalisation pour ensuite déclencher l étape de prise de rendez-vous pour un entretien professionnel ou un entretien santé. Elle saisira également la provenance du bénéficiaire à partir d une liste déroulante (spontané, mailing, bouche à oreille). - relancer en cas de «NPAI» ou de réponses insuffisantes en changeant le contenu mailing Besoin L outil devra déterminer le nombre de réponses reçues lors de chaque campagne d information. En cas de réponse positive du bénéficiaire, la solution initialisera la création du dossier du bénéficiaire 38

5.8.3 Les étapes des enquêtes de satisfaction - constituer une liste des bénéficiaires : la liste des bénéficiaires est à partir des bénéficiaires déjà présents dans l outil selon des critères spécifiques (dossier clos, dossier invalidé). - valider la liste des personnes - constituer le mailing, le valider et l envoyer par mail ou l éditer sur papier si besoin - répondre à l enquête de satisfaction via un questionnaire en ligne - réceptionner et exploiter les réponses des bénéficiaires - relancer en cas de NPAI ou de réponses insuffisantes en changeant le contenu mailing Lors des enquêtes de satisfaction, la liste des personnes interrogées sera constituée à partir des bénéficiaires disposant d un dossier dans l outil (cf 5.6 l évaluation du dispositif) Besoin a minima : l outil devra permettre l extraction de données afin de constituer des listes de bénéficiaires. 5.9 Le suivi et le pilotage de l activité L outil de gestion disposera d un module permettant d extraire les données à partir de critères sélectionnés par l utilisateur. Il disposera aussi d indicateur pré calculé tels que Nombre d entretiens professionnels à planifier Nombre d entretiens santé à planifier Nombre de dossiers de restitution à valider Nombre de dossiers demande d aides à instruire Délai de traitement La liste des indicateurs sera précisée lors du démarrage du projet. En outre, la page d accueil de la solution se présentera sous la forme d un tableau de bord personnalisé par profil utilisateur (bénéficiaire, conseiller, délégué, consultant, responsable Audiens), affichant certains indicateurs - Nombre d entretiens (Professionnel, Santé, ) avec leur statut (à réaliser, à planifier, en cours, 39

- Le nombre d entretiens à réaliser, en cours, à planifier (exemple : coupon réponse avec date dépassée) Un clic sur un indicateur permettra d afficher la liste des bénéficiaires concernés. Exemple de maquette 5.10 La gestion du référentiel des utilisateurs Une interface d administration permettra à l administrateur de créer, modifier et supprimer les différents utilisateurs de la solution. 5.10.1 Typologie des utilisateurs Les utilisateurs auront l un des profils suivants : bénéficiaires Conseillères et Conseillers du Fonds de Professionnalisation Audiens délégués Audiens consultants Profil administrateur, encadrement La création d un nouvel utilisateur par l administrateur génère des identifiants de connexion : login et mot de passe, envoyés par mail à l utilisateur. 40