quick business Version 4

plein pot INFORMATIQUE quick business Version 4 Quick Business et YellowBox CRM sont des marques déposées de la société Yellowstone Software w FOUCHER

Le photocopillage, c'est l usage abusif et collectif de la photocopie sans autorisation des auteurs et des éditeurs. Largement répandu dans les établissements d enseignement, le photocopillage menace l avenir du livre, car il met en danger son équilibre économique. Il prive les auteurs d une juste rémunération. En dehors de l usage privé du copiste, toute reproduction totale ou partielle de cet ouvrage est interdite. ISBN 2-216-10507-4 Toute reproduction ou représentation intégrale ou partielle, par quelque procédé que ce soit, des pages publiées dans le présent ouvrage, faite sans autorisation de l éditeur ou du Centre français du Copyright (20 rue des Grands-Augustins, 75006 Paris), est illicite et constitue une contrefaçon. Seules sont autorisées, d une part, les reproductions strictement réservées à l usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective, et, d autre part, les analyses et courtes citations justifiées par le caractère scientifique ou d information de l œuvre dans laquelle elles sont incorporées (loi du 1 er juillet 1992 - art. 40 et 41 et Code pénal - art. 425). Éditions Foucher, Vanves, 2006 ISBN Yellowstone 2-216-10508-2

Sommaire L ARCHITECTURE DE LA BASE DE DONNÉES 1.Table des sociétés : prospects, clients, autres... 6 2.Table des contacts... 8 3.Table des actions... 10 4.Table des affaires... 12 5.Table des produits... 14 6.Table des documents types... 16 ENRICHIR LA BASE DE DONNÉES 7. Créer et modifier une fiche... 18 8. Gérer l agenda et visualiser le planning... 20 9. Importer des données... 22 AFFICHER ET RECHERCHER LES DONNÉES 10. Personnaliser l affichage des listes... 24 11.Trier des listes et sélectionner des fiches... 26 12. Recherches rapides... 28 13. Recherches assistées... 30 MISE EN PLACE D ACTIONS COMMERCIALES OU MARKETING 14. Mettre en place une action commerciale simple... 32 15. Créer et envoyer un mailing, un e-mailing, un SMS... 34 16. Créer et éditer des étiquettes de publipostage... 36 17. Paramétrer et mettre en place une tactique... 38 CRÉER DES DOCUMENTS COMMERCIAUX 18. Créer un document type... 40 19. Dupliquer un document type... 42 20. Éditer et/ou envoyer un courrier personnalisé... 44 GÉRER LE PORTEFEUILLE D AFFAIRES 21. Créer et modifier une fiche produit... 46 22. Créer et qualifier une affaire... 48 23. Créer un devis... 50 24. Éditer un document commercial... 52 3

ANALYSER LES DONNÉES : TABLEAUX DE BORDS ET ÉTATS AUTOMATIQUES 25. Prévisionnel des ventes... 54 26. Cumul CA par commercial et par produit... 56 27. Analyse des ventes par produit... 58 28. États et rapports d activité... 60 ANALYSES PERSONNALISÉES 29. Créer un état semi-automatique... 62 30. Créer un graphique... 64 31. Exporter les données vers Excel... 66 GESTION COMMERCIALE 32. Créer une facture... 68 33. Gérer les retards de paiement... 70 34. Créer une commande fournisseur... 72 35. Gérer les stocks et les livraisons... 74 36. Exporter les ventes vers la comptabilité... 76 INITIALISATION DE LA BASE DE DONNÉES 37. Gérer les bases de données... 78 38. Référencer une nouvelle base de données... 80 PERSONNALISATION ET ADMINISTRATION DE LA BASE DE DONNÉES 39. Paramétrage général de la base de données... 82 40. Paramétrage des champs et des mots-clés... 84 41. Paramétrage des options d affichage et d impression... 86 42. Modifier l interface... 88 43. Mettre en place des règles de saisie et de mise en forme... 90 44. Mettre en place des règles de création d actions... 92 GÉRER LES UTILISATEURS 45. Gérer les utilisateurs... 94 46. Gérer les droits d accès aux tables... 96 47. Gérer les droits d accès aux champs... 98 48. Paramétrer les options d affichage... 100 49. Définir des objectifs par utilisateur... 102 50. Gérer les notes de frais des utilisateurs... 104 4

PLEIN POT PRATIQUE A. Structure de Quick Business... 106 B. Icônes représentant les tables principales... 107 C. Icônes d actions communes à toutes les tables... 109 D. Icônes d actions spécifiques à certaines tables... 110 E. Icônes d accès aux écrans (fiches)... 111 F. Icônes d action (fiches)... 113 G. Icônes de navigation (fiches)... 115 H. Icônes spécifiques à la fiche Paramétrages... 116 I. Icônes spécifiques à la fiche Utilisateur... 117 J. Modifier une sélection de fiches... 118 K. Envoyer le contenu d une fiche par e-mail ou par SMS... 119 L. Affecter une ou plusieurs fiches à un utilisateur... 120 M. Archiver des données... 121 N. Transférer un portefeuille à un autre utilisateur... 122 O. Supprimer le référencement d un utilisateur... 123 P. Trucs et astuces... 124 GLOSSAIRE... 125 PRÉSENTATION DU CÉDÉROM... 128

1 Table des sociétés : prospects, clients, autres Une table est une liste de fiches. Toutes les tables sont interactives entre elles et accessibles à partir de la palette ou du menu fichier. Chacune des listes peut être segmentée en types personnalisables : suspects, chauds, froids, pour les prospects ; clients finaux, clients directs ou indirects, pour les clients ; partenaires, fournisseurs, distributeurs, pour les autres sociétés. Plusieurs tables peuvent être ouvertes simultanément. 1 ACCÉDER À LA LISTE DES PROSPECTS OU DES CLIENTS La palette s affiche par défaut et présente les tables principales. Pour ouvrir la liste Prospects, cliquez sur l icône Prospects. Pour ouvrir la liste Clients, cliquez sur l icône Clients. Ces deux listes sont différenciées de la table Sociétés pour permettre un ciblage plus rapide. Mais, leurs fiches sont toutes regroupées dans la table Sociétés. Lorsqu on réalise une vente avec un prospect, sa fiche bascule automatiquement de la liste Prospects vers la liste Clients. 2 ACCÉDER À LA LISTE DES SOCIÉTÉS (PROSPECTS, CLIENTS ET AUTRES) Pour ouvrir la table Sociétés, cliquez sur l icône Sociétés. Pour rechercher un type de sociétés, cliquez sur le filtre Toutes les sociétés. Sélectionnez, par exemple, Autres puis Fournisseur : seule la liste des fournisseurs apparaît dans la fenêtre. Pour visualiser à nouveau toutes les sociétés, cliquez sur Toutes les Sociétés. 6 P LEIN POT + La palette est personnalisable selon les droits de l utilisateur (seules les icônes utilisées seront affichées). Pour la masquer, cliquez sur la croix, pour l afficher, cliquez sur le menu Communication, puis sur Affichage de la palette. La liste des icônes utilisés et leur descriptif sont répertoriés dans les fiches B à I du Plein Pot Pratique de ce guide.

Exemple de visualisation La palette est personnalisable, mobile et redimensionnable (voir les Trucs et Astuces), et fait apparaître le nom de l utilisateur connecté. Présentation d une liste de sociétés Effectuez un tri en sélectionnant le type de liste à laquelle vous souhaitez accéder. L architecture de la base de données 7

2 Table des contacts Cette liste répertorie l ensemble des contacts : les différents interlocuteurs d une même société, les particuliers en B to C, etc. Vous pouvez qualifier ces contacts par types (internes, partenaires voir le chapitre 7), et saisir sur leur fiche des informations précises les concernant : coordonnées professionnelles ou personnelles, fonction, type de contact, etc. 1 FILTRER LA LISTE Pour accéder à la liste des contacts, cliquez sur l icône Contacts de la palette. L ensemble des contacts répertoriés apparaît. Il est possible de filtrer la liste par type. Les valeurs disponibles sont celles saisies préalablement dans le paramétrage par l administrateur (voir le chapitre 40 - Paramétrage des champs). Pour filtrer la liste sur une valeur, cliquez sur Tous les contacts et sélectionnez le type souhaité. Pour afficher à nouveau tous les contacts, sélectionnez Tous les contacts. 2 UTILISER LA RECHERCHE RAPIDE Le critère par défaut est Nom du contact, les autres valeurs disponibles sont les différents champs de la fiche contact classés par ordre alphabétique. Pour choisir un autre critère cliquez sur Nom du contact et sélectionnez le champ souhaité. Tapez les premières lettres de la valeur recherchée et appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour lancer la recherche. Pour plus de détails concernant les techniques de recherche rapide, consultez le chapitre 12. 8

Exemple de recherche de contacts Vous souhaitez obtenir la liste des partenaires. Cliquez sur le filtre Tous les contacts, puis sélectionnez Partenaires. Le résultat trouvé est indiqué sous la barre de titre (il y a 17 contacts partenaires sur les 2372 contacts répertoriés dans la base de données). Vous souhaitez consulter la fiche de M. BASTIER. Cliquez à droite du filtre Nom du contact et saisissez les premières lettres du nom recherché : Bas Appuyez ensuite sur la touche Entrée de votre clavier pour que la liste filtrée s affiche. Double-cliquez sur la fiche de M. BASTIER pour l ouvrir et la consulter. Cliquez sur la croix rouge en bas à droite pour fermer la fiche sans enregistrer de modifications. L architecture de la base de données 9

3 Table des actions Les informations disponibles sur la table des Actions, sur l Agenda et le Planning sont presque identiques ; c est leur présentation qui diffère avant tout. Elles apparaissent sous forme de liste dans la table Actions, et sous forme graphique dans l Agenda et le Planning. Ces tables permettent de gérer l activité de chacun, les tâches à réaliser au quotidien, et ainsi organiser son emploi du temps, selon ses besoins, et sur une période plus ou moins longue. 1 2 3 ACCÉDER À LA TABLE DES ACTIONS Pour ouvrir la table des Actions, cliquez sur l icône Actions. Par défaut, la liste des actions non réalisées aujourd hui s affiche. Des listes déroulantes permettent de filtrer la liste en sélectionnant une valeur liée au champ choisi : les actions réalisées ou à réaliser, la période concernée, le type d action Les différents filtres sont cumulables entre eux. Une action peut être qualifiée de façon très précise grâce aux critères prédéfinis ou aux champs paramétrables. Une action peut également être programmée directement à partir d une fiche Prospect, Client etc. ACCÉDER À L AGENDA Pour ouvrir l agenda, cliquez sur l icône Agenda. Cette table est composée de deux parties ; par défaut, seule la partie graphique apparaît à l écran. Pour afficher la seconde, cliquez sur l icône Liste des tâches en bas à gauche de la fenêtre. Vous visualisez alors : sur la partie supérieure, les actions que vous souhaitez voir apparaître dans l agenda (rendez-vous, réunions, congés ). sur la partie inférieure, les tâches (To-Do List) que vous ne souhaitez pas voir apparaître dans l agenda, mais qui sont accessibles directement depuis l agenda. Un rendez-vous peut être déplacé ou une action affectée à un autre utilisateur, si les droits d accès le permettent (voir le chapitre 8). ACCÉDER AU PLANNING Pour ouvrir le planning, sélectionnez la ligne Planning dans le menu Fichier. La partie supérieure, affichée par défaut, présente l activité de l utilisateur connecté sur une période de 5 jours, correspondant uniquement aux actions visibles dans l agenda. Pour afficher l ensemble de l activité des collaborateurs, sélectionnez Tout dans la liste déroulante Sélection des utilisateurs. La partie inférieure présente le détail des actions affichées dans le planning et l activité de chaque collaborateur dans la liste. 10 P LEIN POT + Le calendrier disponible sur l agenda peut être déplacé indépendamment du reste de l agenda et demeurer ouvert pendant que vous travaillez sur d autres fiches.

Exemple d actions présentées sous trois formes différentes À partir de la liste des actions (icône Actions sur la palette ou menu fichier) : dans la liste déroulante Période, sélectionnez Définir la période et saisissez les dates Du 11/09/2006 Au 18/09/2006. À partir de l Agenda (icône Agenda sur la palette ou menu fichier) : cliquez sur l icône Calendrier en haut à droite pour choisir la semaine du 11 au 18 septembre 2006. Pour afficher la liste des tâches de la semaine concernée, cliquez sur l icône Liste des tâches en bas à gauche de la fenêtre. À partir du planning (Menu fichier uniquement) : effectuez la même opération que sur l Agenda. Le planning de l utilisateur connecté apparaît alors. Cliquez sur Tout pour visualiser l activité de l ensemble des collaborateurs. Pour afficher le détail des tâches, cliquez sur l icône Liste des tâches en bas à gauche. L architecture de la base de données 11

4 Table des affaires Cette table vous permet d élaborer les devis et bons de commande destinés à vos prospects. Plusieurs types de portefeuille d affaires sont disponibles, de manière à qualifier leur état d avancement (les affaires en cours pour les projets, les affaires réalisées, facturées et à facturer pour les ventes, les affaires perdues pour les projets annulés ou remportés par la concurrence, les affaires en stand-by pour les projets repoussés ou en attente). 1 2 FILTRER LA LISTE Pour accéder à la table des Affaires, cliquez sur l icône Affaires. Il existe quatre critères pour filtrer la liste affichée : l Etat de l affaire : par défaut la valeur est Affaires en cours. Les autres valeurs disponibles sont les types de portefeuille précédemment cités. le Choix de l année : par défaut la valeur est Tout. Les autres valeurs de cette liste déroulante sont les quatre années précédant l année en cours et les deux suivantes. La recherche s effectue sur le champ Signature prévue le de la fiche Affaire. le Choix du mois : par défaut la valeur est Tout. Les autres valeurs disponibles sont chacun des mois de l année. le Commercial : par défaut la valeur est Tout. Les autres valeurs disponibles sont les utilisateurs référencés dans votre base de données (seuls les profils ayant un droit d accès à la table des affaires seront listés). Cliquez sur les listes déroulantes et sélectionnez les valeurs souhaitées. Les recherches se cumulent au fur et à mesure de vos sélections. Le résultat de votre requête s affiche dans la liste et les totaux sont recalculés et mis à jour d après les affaires affichées. ACCÉDER AUX TABLES LIÉES AUX AFFAIRES Pour ouvrir la table Historique des Affaires, cliquez sur le menu Fichier puis sur Historique des Affaires. Cette liste répertorie toutes les modifications effectuées sur chaque affaire, ce qui permet d analyser leur évolution en termes de cycle de vente, de durée, de panier moyen, etc. Fermez cette liste en cliquant sur la croix en haut à droite. Il est également possible d accéder, en particulier, à l historique d une affaire, en cliquant sur l icône Historique de l Affaire, en bas à gauche de chaque fiche affaire. 12

Exemple de tri Affaires Cliquez sur l icône Affaires : la liste de toutes les affaires s affiche. Cliquez sur le filtre État de l affaire et sélectionnez Affaires réalisées. Dans Choix de l année, sélectionnez 2006.Vous obtenez ainsi la liste des affaires et le CA réalisés sur l année 2006 par l ensemble des commerciaux. Intervenants Vous souhaitez faire un point sur les affaires réalisées par la commerciale Emilie, sur l année 2006. Cliquez sur le filtre Année et sélectionnez 2006 puis sur le filtre Commercial et choisissez Emilie : la liste des affaires et le CA réalisés par Emilie apparaissent alors. Pour comparer les ventes par rapport à celles de 2005, cliquez sur le filtre Choix de l année et sélectionnez 2005. Pour consulter l évolution des affaires, cliquez sur le menu Fichier et sélectionnez la ligne Historique des Affaires. L architecture de la base de données 13

5 Table des produits Cette table représente le catalogue des produits et/ou des services, avec leurs tarifs associés (tarifs publics, dégressifs et/ou tarifs par client), le prix d achat et le(s) fournisseur(s) référencé(s) ainsi que l état des entrées et des sorties de stocks. Les produits peuvent être regroupés par famille afin de faciliter les recherches et sont identifiables par des numéros de compte produit, de compte analytique, etc. 1 2 3 FILTRER LA LISTE Pour accéder à la table des Produits, cliquez sur l icône Produits. Les critères disponibles pour filtrer la liste sont les suivants : Famille : par défaut la valeur est Tout. Les autres valeurs disponibles sont celles saisies dans le paramétrage (voir le chapitre 40 - Paramétrage des champs). Nom fournisseur : par défaut la valeur est Tout. Les autres valeurs disponibles sont les noms des sociétés de type Fournisseurs (disponible dans la tables Société type Autres puis type Fournisseurs). Cliquez sur la ou les listes déroulantes et sélectionnez la valeur recherchée. La liste affiche alors les produits correspondant aux recherches effectuées. FAIRE UNE RECHERCHE RAPIDE Le critère par défaut est le Libellé. Les autres valeurs disponibles sont les différents champs de la fiche produit classés par ordre alphabétique. Cliquez sur le nom d un des champs et tapez les premières lettres de la valeur à rechercher. Tapez ensuite sur la touche Entrée de votre clavier (pour plus de précisions sur cette fonctionnalité, voir le chapitre 12). DUPLIQUER UNE FICHE PRODUIT Afin d accélérer et faciliter la saisie de fiches produits construites sur une même base, il est possible de dupliquer une fiche existante. Sélectionnez la fiche produit que vous souhaitez dupliquer. Cliquez sur l icône Dupliquer une fiche, saisissez les modifications que vous souhaitez y apporter, et validez votre nouvelle fiche en cliquant sur le bouton Valider (coche verte), en bas à droite de la fenêtre. P LEIN POT + Pour réactualiser une recherche rapide sur le même critère, cliquez sur les deux flèches vertes à droite de la saisie de votre recherche. Ce bouton est présent sur toutes les tables. 14

Exemple de recherche par famille Cliquez sur le filtre Famille, puis sélectionnez Contrats d assistance. Le résultat est indiqué sous la barre de titre : 5 produits différents sont listés. Pour réinitialiser la liste des produits, cliquez sur le filtre Famille et sélectionnez Tout. Sélectionnez le fournisseur Imprimerie FRONTERE dans le filtre Nom fournisseur : le tarif correspondant à l un de ses produits apparaît. Cliquez sur l icône Dupliquer une fiche (tout à droite). Saisissez les modifications et validez en cliquant sur le bouton Valider (coche verte) en bas à droite de votre nouvelle fiche. L architecture de la base de données 15

6 Table des documents types Cette table rassemble l ensemble des modèles de documents : modèles de courrier, de fax ou d e-mail, modèles de devis, de bons de commande ou de factures, classeurs (tableur). Chaque élément de cette bibliothèque peut être standardisé et personnalisé par l insertion de champs de fusion. Ces documents seront exploitables directement à partir d une fiche ou d un ensemble de fiches ciblées. 1 2 3 CONSULTER, CRÉER ET METTRE À JOUR LES DOCUMENTS TYPES Cliquez sur l icône Documents Types pour ouvrir la table. Par défaut, toute la bibliothèque s affiche. Le nombre de documents disponibles dans la bibliothèque est indiqué sur la barre de titre (des modèles sont disponibles dans la base exemple du CD-ROM.) La création et la modification des documents types n est possible qu à partir de cette liste (pour la création, voir le chapitre 18). UTILISER UN DOCUMENT TYPE Un document type peut être appelé à partir de toutes les zones de traitement de texte qui sont : présentes dans les écrans Courrier de chaque fiche Société, Contact, Affaire et Action et accessibles à partir des icônes Envoi e-mail ou Messagerie unifiée (en bas à gauche de chaque fiche). accessibles par les icônes de Mailing et E-mailing, présentes sur toutes les tables. UTILISER LES FILTRES DISPONIBLES SUR LA LISTE Dans le filtre Type Document cliquez sur Tout, puis sélectionnez dans les types et sous-types le document souhaité. Les autres valeurs disponibles sont celles saisies dans le paramétrage (voir le chapitre 40 - Paramétrage des champs). La liste n affiche plus alors que les documents types correspondants. Le critère de recherche par défaut est le Nom du document, les autres valeurs disponibles sont les champs de la fiche Document type, classés par ordre alphabétique. Cliquez sur le nom du champ sur lequel vous souhaitez effectuer la recherche, saisissez les premières lettres de la valeur à rechercher et tapez Entrée. La liste résultant de cette recherche apparaît alors (pour les détails concernant l utilisation de la recherche rapide, voir le chapitre 12). 16

Exemple de consultation et d utilisation d un document type Cliquez sur l icône Documents types. La liste des documents types disponibles dans la bibliothèque s affiche. Choisissez le type ou sous-type de document souhaité en cliquant sur le filtre Type de document. À partir d une fiche Prospect, Contact, Client ou Société, cliquez sur l icône Courrier puis sur Choix document type, en bas à gauche de la fenêtre. Choisissez ensuite le type de document que vous souhaitez utiliser. L architecture de la base de données 17