Voyages Guide d utilisation Rapidité Simplicité Autonomie Auteurs: Eulalie Sauthier, Stefan Arnet, Séverine Milon Version 1.0
1. Accès... 3 1.1 Accès à... 3 1.2 Login... 4 1.2.1 Demander un login... 4 1.2.2 Perte, oubli de mot de passe-login... 5 1.2.3 Profils de voyageurs (liste des personnes pour qui vous pouvez réserver un voyage)... 5 2. Comment réserver un vol Version courte... 6 2.1 Choisir un vol... 6 2.2 Réserver un vol... 8 2.3 Finaliser la réservation... 10 3. Comment réserver un vol - pas-à-pas... 13 3.1 Choisir un vol... 13 3.2 Comment choisir le bon vol... 16 3.3 Finaliser la réservation... 22 4. Contacts... 27 _guide_v1.0.docx 2
1. Accès 1.1 Accès à Pour se connecter au portail CWT, aller sous : www.voyages.epfl.ch Puis cliquer sur (en rouge ci-dessous) Une seconde page apparaît alors : Après s être identifié à l aide du login (numéro Camipro) et du mot de passe donné par CWT, la page d accueil du portail CWT s ouvre. _guide_v1.0.docx 3
Cliquer alors sur. On arrive sur la page principale de réservation de vol, ci-dessous. 1.2 Login 1.2.1 Demander un login _guide_v1.0.docx 4
Si vous n avez jamais eu d accès à l outil, il faut faire une demande à CWT par email (epfl@carlsonwagonlit.ch). 1.2.2 Perte, oubli de mot de passe-login En cas d oubli de votre mot de passe, sur la première page du portail, cliquez sur PIN ou mot de passe oublié et un nouveau mot de passe vous sera envoyé par email : 1.2.3 Profils de voyageurs (liste des personnes pour qui vous pouvez réserver un voyage) Pour pouvoir réserver un voyage pour une tierce personne, il faut communiquer la liste de ces voyageurs à l agence : Pour des voyageurs occasionnels, il suffit de transmettre la liste des personnes (noms, prénoms) à l agence de voyage. Pour les voyageurs fréquents, il existe un profil voyageur complet : Vous trouvez ce document sous le site web des voyages : http://voyages.epfl.ch/page-12057-fr.html _guide_v1.0.docx 5
2. Comment réserver un vol Version courte 2.1 Choisir un vol 1) choisir le voyageur dans la deuxième boîte de la page principale comme indiquée ci-dessous: 2) Choisir dans la liste Chargé de voyage désigné, la personne qui va effectuer le voyage. Si la personne qui voyage est la même que celle qui réserve, cliquer directement sur sélectionner. Si vous êtes un voyageur, sélectionner directement l onglet «planifier un voyage». _guide_v1.0.docx 6
Entrer le lieu de départ et le lieu de destination dans les champs DE et A. Lors du choix de l aéroport, de nombreux choix apparaissent. Choisir soit un aéroport précis (indenté), soit tous les aéroports (par la destination globale non indentée). Vous pouvez spécifier: - si vous souhaitez des vols sans escales uniquement - quelle est votre flexibilité en matière d horaire. Cliquer sur Rechercher. _guide_v1.0.docx 7
2.2 Réserver un vol La page des résultats s affiche alors comme montré ci-dessous, d abord en résumé, puis en détail. N.B.: les vols low cost peuvent être inclus dans les résultats. Le résumé comprend différents types de vols: Standard: recherche qui passe uniquement par l agence de voyage. Recherche Web: recherche faite sur le web. Tous les résultats: Les résultats de la recherche Standard et Web. Les vols WEB n ont pas la marge de 24h pour être annulés, ils sont directement commandés sur le site de la compagnie aérienne! _guide_v1.0.docx 8
Les résultats sont affichés ci-dessous. Pour choisir un vol, cliquer sur sélectionner. Les icônes suivantes peuvent s afficher en regard des vols proposés : Affiche le plan de la cabine de l avion Indique les fournisseurs avec lesquels l EPFL a négocié un contrat Indique que ce vol est conforme à la politique de l Ecole Indique que le vol est hors politique de l Ecole Indique un prix négocié par l EPFL sur ce vol _guide_v1.0.docx 9
N.B.: il est très important de prêter attention au signe qui se trouve entouré sur l image ci-dessous. En effet, Signifie que le vol est commandé à l agence de voyage. La réservation sera officielle sous 24 h. Elle peut donc être annulée durant ce laps de temps. N.B.: le vendredi les commandes sont validées à 17h00. Signifie que la réservation est passée directement en ligne. La réservation est instantanée et définitive puisque passée sur le web. Elle ne transite donc pas par l agence de voyage et ne peut pas être annulée. Si aucun vol ne convient, cliquer sur le lien : en bas de l écran pour transférer votre recherche à CWT. N.B : Cette option est également disponible sur les autres pages de la réservation. 2.3 Finaliser la réservation Une fois le vol choisi, il faut confirmer la requête. Pour cela, après avoir Accepté les conditions d achat (en cliquant dans le carré), il suffit de Finaliser le voyage. _guide_v1.0.docx 10
N.B.: le bouton modifier ci-dessous ne doit pas être utilisé! Pour modifier un voyage utiliser le bouton Supprimer et recommencer le voyage dès le début! Une page de confirmation des données personnelles s affiche où il faut simplement compléter les informations manquantes et entrer le numéro du fond et du DV. Puis valider par Finaliser le voyage. Le voyage est alors réservé! Un récapitulatif s affiche : _guide_v1.0.docx 11
Et un email de confirmation est envoyé : _guide_v1.0.docx 12
3. Comment réserver un vol - pas-à-pas 3.1 Choisir un vol 1) choisir le voyageur dans la deuxième boîte de la page principale comme indiquée ci-dessous: 2) Choisir dans la liste Chargé de voyage désigné, la personne qui va effectuer le voyage. Si la personne qui voyage est la même que celle qui réserve, cliquer directement sur sélectionner Si vous êtes un voyageur, sélectionner directement l onglet «planifier un voyage». _guide_v1.0.docx 13
Entrer le lieu de départ et le lieu de destination dans les champs DE et A. Lors du choix de l aéroport, de nombreux choix apparaissent. Choisir soit un aéroport précis (indenté), soit tous les aéroports (par la destination globale non indentée). Par exemple sur l image ci-dessous, on peut soit choisir un aéroport précis qui sera alors indenté soit Londres(LON) qui englobera tous les aéroports londoniens. _guide_v1.0.docx 14
Entrer aussi les dates de départ et d arrivée ainsi que les heures désirées, comme indiqué ci-dessous. Indiquer la fenêtre horaire (nombre d heures) que vous trouvez acceptable si votre voyage doit être avancé ou retardé. Si le voyage doit être le plus direct possible cocher la case Voyages direct uniquement. N.B.: il est possible de choisir la compagnie aérienne avec laquelle on désire voler, cependant cette option n est pas conseillée car les prix risquent d être plus élevés. Puis cliquer sur Rechercher. _guide_v1.0.docx 15
3.2 Comment choisir le bon vol La page des résultats s affiche alors comme montré ci-dessous, d abord en résumé, puis en détail. Un résumé des vols va apparaître. Les prix de chaque vol sont indiqués, triés par compagnies et par prix. On peut choisir la catégorie de vol à afficher en cliquant sur les groupes suivants: Standard: recherche qui passe par l agence de voyage uniquement Recherche Web: recherche faite sur le web. Tous les résultats: Les résultats de la recherche Standard et Web. Les vols WEB n ont pas la marge de 24h pour être annulés, ils sont directement commandés sur le site de la compagnie aérienne! _guide_v1.0.docx 16
Il est possible de générer le tableau de classement que l on souhaite en sélectionnant les critères verticaux et horizontaux grâce aux menus déroulants à gauche de l image Si un vol d aller correspond au besoin, il est possible de n afficher que les options de retour disponible avec ce choix pour faciliter la recherche (et inversement pour le choix d un vol de retour): Les icônes suivantes peuvent s afficher en regard des vols proposés : _guide_v1.0.docx 17
Affiche le plan de la cabine de l avion Indique les fournisseurs avec lesquels l EPFL a négocié un contrat Indique que ce vol est conforme à la politique de l Ecole Indique que le vol est hors politique de l Ecole Indique un prix négocié par l EPFL sur ce vol Si un vol hors politique est sélectionné : Une fenêtre supplémentaire s ouvre, afin de permettre d indiquer la raison de ce choix. N.B : Cette information a uniquement pour but d aider l EPFL à mieux cerner vos besoins en matière de déplacement aérien. _guide_v1.0.docx 18
N.B.: Cliquer sur un vol pour visualiser tous les vols de retour Ces résultats peuvent être triés selon des critères à choix parmi une liste: _guide_v1.0.docx 19
Les vols sont affichés selon la légende suivante: N.B.: il est très important de prêter attention au signe qui se trouve entouré sur l image ci-dessous. En effet, Signifie que le vol est commandé à l agence de voyage. La réservation sera officielle sous 24 h. Elle peut donc être annulé durant ce laps de temps. N.B.: le vendredi les commandes sont validées à 17h00. Signifie que la réservation est passée directement en ligne. La réservation est instantanément définitive car passée sur le web. Elle ne transite donc pas par l agence de voyage et on ne peut donc pas l annuler. Pour avoir plus d information sur un vol cliquer sur Afficher les détails Plus de détails sur le vol apparaissent alors en dessous: _guide_v1.0.docx 20
Une fois le bon vol choisi, cliquer sur Sélectionner. Si aucun vol ne convient, cliquer sur le lien : en bas de l écran pour transférer votre recherche à CWT. N.B : Cette option est également disponible sur les autres pages de la réservation. _guide_v1.0.docx 21
Un email avec les détails que vous avez entrés et un champ de commentaire que vous pouvez compléter sera transmis à l agence de voyage : 3.3 Finaliser la réservation Une fois le vol choisi la requête doit être confirmée. Dans certains cas, il est possible de réserver à ce moment là un numéro de siège (en rouge ci-dessous). Pour terminer la réservation, après avoir Accepté les conditions d achat (en cliquant dans le carré), il suffit de Finaliser le voyage _guide_v1.0.docx 22
N.B. En cas de modifications d un voyage, ne jamais utiliser la touche «modifier». Il faut recommencer un nouveau voyage après avoir supprimé le voyage erroné. Dans le cas d une suppression, la page suivante s affiche: Une page de confirmation des données personnelles s affiche ; il faut simplement compléter les informations manquantes et entrer le numéro du fond et du DV. _guide_v1.0.docx 23
Les informations manquantes sur le voyageur peuvent être complétées dans le profil du voyageur CWT. Puis valider en cliquant sur Finaliser le voyage. _guide_v1.0.docx 24
Le voyage est alors réservé et la page suivante s affiche: N.B.: si à ce stade de la réservation, on décide d annuler le voyage en cliquant sur supprimer le voyage, la page suivante s affiche: _guide_v1.0.docx 25
En plus du récapitulative de validation du voyage ou de la suppression, un mail sera également envoyé avec les informations mise à jour, du type: _guide_v1.0.docx 26
4. Contacts Pour toutes questions, contacter Milon Séverine (severine.milon@epfl.ch), Arnet Stefan (stefan.arnet@epfl.ch) ou CWT (tel. interne : 39175 ; epfl@carlsonwagonlit.ch) Pour faire annuler un vol moins de 24h00 après sa réservation (vol low-cost excepté), contactez directement CWT : tel. interne : 39175 epfl@carlsonwagonlit.ch _guide_v1.0.docx 27