Formation des responsables associatifs à la bonne gestion des bénévoles Objectifs et programme La gestion des bénévoles relève d un art subtil, beaucoup plus complexe que celui de la gestion des salariés! C est toutefois un art indispensable : pour les associations, si elles veulent trouver les bénévoles dont elles ont besoin et les fidéliser, au moins ne pas les décevoir ; également pour les associations, pour qu elles identifient le juste équilibre entre la nécessité de trouver les compétences dont elles ont besoin et la réponse au droit de chacun de s engager ; pour les bénévoles, afin qu ils soient plus systématiquement reconnus et valorisés. L offre de formation de France Bénévolat vise à aider les Responsables associatifs à atteindre ces objectifs. 1
Public visé par la formation Responsables associatifs «centraux», élus ou salariés Responsables territoriaux (Régionaux, Départementaux ou locaux) de grandes associations ou Responsables de moyennes associations s appuyant largement sur des bénévoles. Objectifs de la formation Le programme détaillé ci après, sous forme de cycle, vise directement un niveau de formation/action, autour des objectifs pédagogiques suivants : But affiché : A B C Trouver des bénévoles Réussir les premiers pas Fidéliser et gérer les bénévoles Sensibilisation : Comprendre les contextes et les exigences et faire évoluer les représentations -Comprendre la différence fondamentale entre un salarié et un bénévole -Comprendre les tensions «du marché des bénévoles» Bien identifier la différence entre accueil et intégration Bien comprendre les facteurs spécifiques de motivation et de reconnaissance des bénévoles (Projet associatif et gouvernance associative) Information/diagnostic : Identifier des problèmes précis des participants et repérer des pratiques externes intéressantes Identifier les raisons de la difficulté d en trouver (raisons objectives externes et raisons internes) Identifier et analyser les raisons des départs éventuels Analyser lucidement la «chaine de gestion» et identifier les points faibles, les points forts et les pratiques réelles aux différents niveaux Formation/action : identifier des solutions à mettre en œuvre et donner un cadre plus large pour penser ses pratiques -Repenser son système de communication interne et externe -Clarifier et diversifier ses sources de «recrutement» -Reformuler, se réapproprier de façon collective le Projet Associatif par et pour les bénévoles -Elaborer des processus d intégration partagés Elaborer des plans d actions complets sur les principaux champs de la gestion des bénévoles 2
Programme et règles du jeu Le cycle serait bâti sur 5 sessions espacées d environ un mois chacune, avec un travail personnel à mener entre chaque session. Il s agit bien d un cycle complet non sécable. Les principes pédagogiques retenus : inscrire la formation dans la durée et proposer un parcours global incluant les 4 sessions avec des travaux d inter sessions et une implication forte des participants en lien avec une volonté politique de leur association, qui permettent la poursuite du travail formatif ; partir d un plan d action préalable à la formation ou permettre sa finalisation au cours de la formation ; mutualiser pratiques et enseignements entre les participants ; favoriser et ancrer les échanges entre membres d associations proches localement (pouvant aboutir ultérieurement à des travaux communs : actions de sensibilisation et d information des autres associations, journées d échanges thématiques, club permanent du type CIA local ). Les 4 premières sessions et le travail personnel à mener : Envoi préalable avant la première session aux inscrits : Le document global FB/CIA sur «la GRH bénévoles» (2008) Un article de synthèse de Dominique Thierry de Mai 2009 Une fiche de description de son association et d analyse de la situation du bénévolat et des pratiques et outils de gestion.des bénévoles, ainsi que les attentes à l égard du cycle, à retourner au moins une semaine avant la première session. 3
Session 1 Module introductif (3 heures) Tour de table des participants et attentes individuelles, à partir des fiches des fiches descriptives Présentation des principes pédagogiques, des «règles du jeu» et d une démarche «Plan d actions» Appropriation des situations des associations représentées et des problèmes majeurs repérés dans les fiches descriptives Présentation des «Fondamentaux du bénévolat» (Connaissance de la situation quantitative et qualitative du bénévolat et des bénévoles, attentes des bénévoles, la référence au Projet associatif, la problématique de la GRH bénévoles, la notion de parcours bénévole) Grille d évaluation «à chaud» Inter session Autodiagnostic sur les pratiques de «recrutement» (incluant l analyse des besoins et le pré accueil) Session 2 Comment trouver des bénévoles? (3heures) Projection du film MSE/FB «Des mots et des maux» et discussion (20 mn ) Présentation/tour de table des autodiagnostics (30 minutes) Synthèse animateur (15 minutes) : situations types, problèmes types Présentation des recommandations de France Bénévolat (Power Point 30 minutes) Grille d évaluation Inter session Travail sur le volet «recrutement» du plan d actions Autodiagnostic de ses pratiques d intégration 4
Session 3 Réussir les premiers pas (3 heures) Tour de table structuré à partir des travaux des autodiagnostics (1h) Présentation France Bénévolat par Power Point (30 mn) Utilisation de situations types des participants comme étude de cas (1h) Principes du plan d actions. Méthode (20mn) Grille d évaluation Inter session Travail sur le volet «intégration» du plan d actions Autodiagnostic sur ses pratiques de reconnaissance des bénévoles Session 4 Fidéliser et gérer ses bénévoles Tour de table structuré à partir des autodiagnostics (1h) Travail sur situations types (internes au groupe ou à partir de cas externes) (1h) Présentation «Passeport Bénévole» (30 mn) et remise individuelle pour une utilisation par chacun des participants Consignes pour finaliser son plan d actions et suivi individuel Grille d évaluation de la session 5
Travail post cycle et la 5 session Finalisation d un plan d actions à présenter sous trois mois dans son association (accompagnement possible de l animateur ou de personnes ressources à partir d une hot line, jusqu à concurrence d une demi-journée par personne). Evaluation «ex post» de l ensemble du cycle Session de restitution/échanges des plans d action entre les participants Remise des «Certificats de Formation à la Gestion des Associations» (CFGA) Prix, modalités pratiques 400 euros par personne pour l ensemble du cycle. (France Bénévolat est agréée en tant qu organisme de formation ; ce coût est donc imputable aux dépenses du Plan de Formation). Ce prix comprend : L élaboration et la remise d un dossier pédagogique complet (sous forme électronique avec clé USB pour ceux qui n en ont pas), complété session par session. Le droit à un accompagnement individuel d une demi-journée par hot line informatique. Une session de restitution collective (5 session) Une évaluation restituée aux associations commanditaires. La reconnaissance dans le cadre du «Certificat de Formation à la Gestion des associations» (si plan d action effectivement défini) et dans le cadre du «Passeport Bénévole». 6
Dates du prochain cycle 2011-2012 Les prochains cycles de formation-action sont programmés : En Ile de France, aux dates suivantes : Jeudi 20 Octobre 2011 Jeudi 17 Novembre 2011 Jeudi 15 Décembre 2011 Jeudi 29 Janvier 2012 5 session à programmer en mars-avril 2012, en fonction de l avancement des plans d action Le cycle sera animé par Dominique Thierry, Vice-président national de France Bénévolat, et Roger Miglierina, Vice-président de France Bénévolat Seine St Denis. Lieu : Carrefour des Associations Parisiennes - 181 avenue Daumesnil 75012 Paris Horaires : 14h30/17h 30 précises Renseignements complémentaires et inscriptions : formation@francebenevolat.org Inscriptions avant le 30 septembre 2011 À Lille, aux dates suivantes : Mardi 11 Octobre 2011 Mardi 15 Novembre 2011 Mardi 6 Décembre 2011 Mardi 17 Janvier 2012 5 session à programmer en mars-avril 2012, en fonction de l avancement des plans d action Lieu : la Maison des Associations 72-74 rue Royale 59000, Lille Horaires : 14h à 17h Renseignements complémentaires et inscriptions : Auprès de France Bénévolat Lille E-mail : francebenevolat-lille@wanadoo.fr Inscriptions avant le 23 septembre 2011 À Nantes, aux dates suivantes : Jeudi 17 Novembre 2011 Jeudi 15 Décembre 2011 Jeudi 26 Janvier 2012 Jeudi 1 er Mars 2012 5 session à programmer en mars-avril 2012, en fonction de l avancement des plans d action Le cycle sera animé par Paul Rehulka et Michel Relandeau,respectivement présidents de France Bénévolat Maine et Loire et Nantes Atlantique. Lieu : Ancienne Manufacture des Tabacs, 10 bd Stalingrad, Nantes Horaires : 14h15 à 18h Renseignements complémentaires et inscriptions : Auprès de France Bénévolat Nantes Valérie Larbanet Tél. 02 40 35 12 17 e-mail : benevolat.nantes@free.fr Inscriptions avant le 30 septembre 2011 7