SOFI Gestion+ SOFI Informatique SOFI GESTION+ V5.4 SP5 MARKETING DIRECT Support de formation concernant la gestion du marketing directe sous Sofi gestion+. Afin d avoir une information exhaustive sur le sujet merci de se reporter au manuel de référence Sofi gestion+ Actualisé le 10/09/04 1
Table des matières 1. CARTE CLUB... 3 1.1 BAREMES... 3 1.1.1 NOMBRE DE POINT... 3 1.1.2 VALEUR DU POINT... 3 2.1 CLIENT EN COMPTE... 5 2.2 CLIENT DE PASSAGE... 7 3. GESTION DES POINTS... 9 3.1 HISTORIQUE DES POINTS... 9 3.2 GENERATION BON D ACHAT... 10 3.2.1 GENERATION MANUELLE... 10 3.2.2 GENERATION AUTOMATIQUE... 10 3.3 GESTION BON D ACHAT... 12 3.4 UTILISATION EN CAISSE... 13 4. MAILING... 15 4.1 CODIFICATION MAILING... 15 4.2 GENERATION MAILING... 17 2
1. CARTE CLUB La carte club est associée à la fiche client (client en compte ou client de passage) elle permet en passage caisse d appeler le client et de gérer ses points cadeaux Client de passage : A partir de la fiche de client de passage, cliquer sur la zone Gestion point et saisir le numéro de carte. Client en compte : A partir de la fiche client, onglet Solvabilité, cliquer sur la zone Gestion point et saisir le numéro de carte. Il n est pas obligatoire de gérer physiquement une carte club afin de gérer les points cadeaux. 1.1 BAREMES Définition des barèmes permettant de générer des points cadeaux et la valorisation des points cadeaux en bon d achat. 1.1.1 NOMBRE DE POINT A déterminer pour chaque caisse, Menu agence caisse. Le barème permet de définir le nombre de points affecté à chaque vente en fonction du montant TTC de la vente. En fonction du montant il est possible de gérer des barèmes différents, soit un nombre de point fixe, soit la valeur du point est indexée au montant Exemple Ci-dessous : jusqu à 100 le client bénéficie de 5 points, au-delà 1 point = 2 La zone Exclusion ticket remisé, permet d exclure du calcul des points les tickets de caisse où au moins une remise est effectuée. 1.1.2 VALEUR DU POINT A partir du menu Structure paramètre Client Valeur point. Le barème permet de définir la valeur du point pour le calcul du bon d achat. Minimum de points : Minimum de points afin que le bon d achat soit calculé. 3
Validité des points : Durée de validité en jour des points. Valeur du point en uro par tranche de point. Exemple Ci-dessous : minimum 100 points afin que le bon d achat soit généré, la durée de validité des points est de 1000 jours. Le calcul des points s effectue selon la règle suivante : De 100 à 199 points 0.08 par point De 200 à 299 points 0.10 par point 300 points et plus 0.12 par point 4
2 FICHE CLIENT La fiche du client vous permet de centraliser toutes les informations le concernant. Il existe deux types de client : 1. Le client en compte qui vous permet de gérer des commandes clients (reliquat, réservation, paiement différé) 2. Le client de passage est accessible uniquement de la caisse, ce qui vous permet d archiver les différentes adresses des clients de passage sans encombrer la liste des clients en compte. Le logiciel vous permet de différencier les résultats à la caisse des clients en compte des clients de passage. 2.1 CLIENT EN COMPTE A partir du menu Structure Client, vous avez la possibilité simple de rechercher un client en saisissant son nom dans la colonne Mot directeur (en mode visualisation) puis appuyer sur le bouton détail afin d accéder à la fiche du client, ou icône (raccourci Ctrl+C) afin de créer une nouvelle fiche client. A partir de l onglet solvabilité, cliquer sur la zone gestion point afin que le client bénéficie du calcul de point en caisse. Le lien Détail de la zone Point cadeau vous permet de connaître le nombre de point du client, il est possible également de modifier son capital point (voir $ Gestion des points) Le lien Bon d achat permet de connaître l historique des bons d achat du client (voir $Gestion des bons d achat) 5
Afin d effectuer une recherche multi critère des clients : Menu Outils Recherche Client. Exemple Rechercher un client par un de ses interlocuteurs et par une partie du nom : Indiquer Interlocuteur dans la dernière zone liste, cliquer sur la zone?, indiquer le nom (ou une partie du nom) et cliquer sur le bouton Actualiser. Le bouton Client (en bas à droite de l écran) permet d accéder à la fiche client. 6
2.2 CLIENT DE PASSAGE Les clients de passage sont regroupés sur une fiche client en compte définie comme «client de passage générique», ce client apparaît en bleu à partir de la liste des clients. Il est possible de définir un client de passage générique par caisse, à partir du menu Agence caisse, onglet paramètre, zone client de passage. Afin de consulter la liste des clients de passage à partir de la fiche client de passage générique, cliquer sur le lien client de passage, onglet identité. A partir de la liste des clients de passage lien détail afin d accéder à la fiche du client ou icône afin de créer une nouvelle fiche client de passage, il est également possible de créer automatiquement la fiche client de passage en saisie de caisse à la validation du ticket. Cliquer sur la zone gestion point afin que le client de passage bénéficie du calcul de point en caisse. Le lien Détail de la zone Point cadeau vous permet de connaître le nombre de points du client, il est possible également de modifier son capital point (voir $ Gestion des points) Le lien Bon d achat permet de connaître l historique des bons d achat du client (vois $Gestion des bons d achat) 7
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3. GESTION DES POINTS La gestion des points s effectue automatiquement à partir des passages en caisse ou en importation commande EDI. Il est également possible de créer manuellement des mouvements de point à partir de l historique des points. 3.1 HISTORIQUE DES POINTS Menu Gestion Vente Comptoir Point cadeau / Bon d achat ou à partir de la fiche client. Le lien Mouvement permet de consulter, pour chaque client, l historique des mouvements de point. Afin de créer un mouvement, en mode modification touche F4 «Créer ligne» et effectuer un mouvant de type Début afin de retirer des points ou Crédit afin de rajouter des points. 9
3.2 GENERATION BON D ACHAT 3.2.1 GENERATION MANUELLE A partir de la fiche client : Lien Bon d achat (Client en compte : Onglet Solvabilité) Bouton Création afin d ajouter manuellement un bon d achat. Et bouton créer afin de valider le bon. A partir de la liste des bons, le bouton éditer permet d effectuer l édition. Edition bon d achat : Se reporter au manuel Editions et traitements, chapitre 1.3.3.2.3 3.2.2 GENERATION AUTOMATIQUE A partir de l historique des points, bouton génération bon d achat. 10
Il est possible de filtrer la génération des bons d achat par Agence, Commercial client. Le bouton contrôle permet de pré visualiser les bons d achat à générer, ainsi que le montant et le nombre total de bons d achat. Il n est pas obligatoire de générer immédiatement l édition des bons d achat, afin d effectuer l édition dans un second temps : Lien Historique (à droite du bouton bon d achat) et bouton Edition Afin que soit généré un code barre sur chaque bon d achat, veillez à ce que le code racine du code barre (6 premiers chiffres) soit bien crée : Menu Fichier Paramètre générique, Onglet Société, Lien Racine code barre, Type = Bon achat. Il pourra être affiché sur le bon d achat, et permettra un rappel et une vérification du bon lors de son retour en magasin. Se reporter au manuel édition chapitre 1.3.3.1.3, concernant le paramétrage de l édition du bon d achat. 11
3.3 GESTION BON D ACHAT A partir de l historique des bons d achat il est possible de connaître l état de chaque bon (l historique des bons d achat peut être également consulter sur chaque fiche client) Colonne E indique si le bon est considéré comme édité. Colonne Récupération indique si le bon est considéré comme récupéré en caisse et à quelle date. Il est possible de modifier manuellement ces deux colonnes (en mode caisse fermée) Edition bon d achat : Se reporter au manuel Editions et traitements, chapitre 1.3.3.2.3 12
3.4 UTILISATION EN CAISSE Afin de pouvoir encaisser un règlement en bon d achat en caisse il faut au préalable s assurer que le paramétrage suivant soit bien effectué. A partir du menu Structure Paramètre Comptabilité. S assurer qu il existe bien un code paiement dont la zone Bon d achat soit cochée (le code paiement apparaît en mauve), à défaut créer un code paiement «Bon d achat». Sur chaque caisse, menu agence caisse Onglet paramètre Lien paiement, le code paiement bon d achat doit être associé. La sélection du code paiement en caisse à pour effet d activer un lien Bon d achat permettant de sélectionner le bon d achat à partir de la liste des bon d achat en attente de récupération (cette étape n est pas obligatoire mais vous permet de connaître les bons d achat effectivement récupérés) Dans une prochaine version il sera possible de reconnaître automatiquement le bon d achat en scannant le code barre indiqué sur le bon. 13
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4. MAILING Cette fonction permet de définir une liste de client. Vous avez la possibilité de filtrer la liste des clients par un croisement de plusieurs critères. Il existe deux types de critères : 1. Critères fixes définies sur la fiche client 2. Critères correspondant à des indices de gestion du type Date de dernière commande, Chiffre d affaires 4.1 CODIFICATION MAILING Les critères fixes sont constitués d un certain nombre de zones de la fiche client : Agence Activité Origine Commercial Code postal Il est également possible de paramétrer 20 zones libres afin de sélectionner les clients. La définition des 20 zones s effectue à partir du menu : Paramètre générique Onglet Structure Sous onglet Client Lien code mailing. Définir pour chacune des 20 zones un libellé correspond, le lien liste associé permet de définir les valeurs possibles pour chaque zone. (Suite au paramétrage, effectuer l opération Outils Actualisation liste ou sortez et rentrez sur le logiciel) A partir de la fiche client en compte, onglet identité Lien mailing, définissez la valeur associée au client pour chacune des 20 zones définies. A partir de la fiche client de passage cliquer directement sur le lien mailing. 15
Le bouton date mailing vous permet de définir les dates suivantes : 16
4.2 GENERATION MAILING A partir de la liste des clients, lien Edition vous avez la possibilité de générer une liste de client. Zone Type : Permet de définir le support de la liste des clients : 1. Messagerie : Lien directement avec la messagerie Sofi gestion+, (Nous contacter pour cette option) 2. Mailing : Définissez un répertoire et un nom de fichier dans la zone fichier apparaissant en dessous du type, possibilité d effectuer un Zoom (F5) afin de sélectionner un fichier existant, La liste des clients sera stocké dans ce fichier. Le fichier peut être utilisé par exemple pour publipostage sous Word. Format du fichier, caractère de séparation ;. Etablissement. Adresse ligne 1. Adresse ligne 2. Bureau distributeur. Code postal. Ville. Interlocuteur 3. Edition : Sélectionner l édition souhaitée par exemple liste des étiquettes. Voir manuel des éditions pour plus d informations : $ 1.2.2.6 : Liste client $ 1.2.2.7 : Etiquette client $ 1.2.2.10 : Lette mailing Zone Type : Client (Client en compte et client de passage), Client en compte, Client de passage Zone service permet de définir l interlocuteur par défaut associé à l édition, chaque interlocuteur sur la fiche client est associé à un service. Remplir le cas échéant les différents critères de sélection : Type, Période de création 17
Il est également possible d affiner la sélection client par d autres critères (fixe ou indice de gestion) : Tous les critères peuvent être croisés. Les autres sélections apparaissant en grisées seront disponibles dans une prochaine version. Analyse vente client : si cette case est cochée la sélection client est croisée avec les critères d historiques de vente (vente à terme uniquement). Exemple Sélection des clients n ayant pas commandé depuis 3 mois, indiquer pour cela : Niveau : Commande Période : Date début 01.01/2000 (par exemple) Date fin date du jour 3 mois. Condition : Fausse (car l on souhaite les clients n ayant pas commandé, si l on souhaitait les clients ayant commandé, il faut indiquer Vraie) 18
Remarque : Il faut lancer l analyse (bouton analyse) préalablement à la génération de la liste client. Sélection passage : Filtre des clients en fonction des critères suivants : Sélection consommation : Filtre des clients en fonction du chiffre d affaires. Type consommation : Choix Société (incluant vente à terme et comptoir), Vente à terme ou Comptoir. Période CA : Période de consommation à calculer. CA : Choix HT ou TTC (comptoir uniquement) Nombre de clients : Limitation du nombre de clients sur la liste en fonction du chiffre d affaires de la période (tri descendant) Nombre de passage : Nombre de passage en caisse. 19
Famille Collection Gamme Marque Fournisseur : Filtre de consommation en fonction des rubriques définies. Cliquer sur l option <Tous> et indiquer <Liste>, et saisir les données (possiblité d effectuer un Zoom ou F5 pour la sélection) Exemple : Sélection des clients ayant consommé des produits des fournisseurs FDIAC00 et FEKCOMBR. 20
Sélection mailing : si cette case est cochée la sélection client est croisée avec les différents codes mailing. Pour chaque code mailing indiquer <Tous> si aucune sélection doit être effectué sur ce code ou <Liste> afin d indiquer les valeurs à sélectionner. Egalement filtre en fonction de différents dates (Année de naissance, Anniversaire, Mariage) 21
Bouton Initialiser : Permet de supprimer la liste sélectionnée précédemment, la génération supprime également la sélection précédente. Bouton générer : Définie la liste en fonction des critères de sélection, et lance l édition associée. Bouton Liste : Permet de consulter la liste précédemment générée et de l éditer. 22