CHEFS DE PROJET PCS: «RÔLE ET MISSIONS 25/03/2016» COMMENT PRÉPARER ET ANIMER UNE RÉUNION
AVANT LA RÉUNION Définir les éléments suivants: Pourquoi organiser une réunion Les participants L horaire Les objectifs concrets de la réunion Exemple: - Communiquer des informations - Valider des documents, amender des documents - Produire quelque chose à partir de rien - Un mix des 3 - Négocier L ordre du jour (idéalement minuté) Inviter: L invitation doit préciser les éléments ci-dessus L invitation doit contenir les documents à discuter / à valider Définir et préparer la méthodologie d animation (questions, forme du livrable ) Prendre éventuellement des contacts préalables avec certains participants Préparer le matériel nécessaire (flip chart, tableau, post-its, beamer, présentation PPT )
LES TECHNIQUES D ANIMATION Production d idées Brainstorming (attention aux règles du jeu) Post-its (bien préparer les questions) SWOT/AFOM (diagnostic) Débat (préparer une série de thèmes) Validation / négociation Votes colorés (abaques de Régnier) questions préalables
JUSTE AVANT LA RÉUNION Disposer la salle Les participants doivent prendre des notes tables Les participants doivent se parler carré, cercle Les participants doivent juste écouter rangées Pouvez-vous définir le placement des participants? répartir les participants les plus actifs dans la pièce Mettre en face de vous les alliés ou les décideurs Ne pas mettre côte à côte les participants avec des points de vue opposés Choisir votre place: De façon à voir tout le monde De façon à pouvoir noter les idées sur un tableau De façon à voir votre présentation et/ou ce qui est noté par le secrétaire Tester le matériel Choisir sa place en tant qu animateur (assis, debout, fixe, mobile ) Éventuellement définir la place du co-animateur
DÉBUT DE RÉUNION ATTENTION, CE QUE VOUS DITES EN DEBUT DE REUNION CONDITIONNE TOUT LE DEROULEMENT DE LA REUNION Accueil des participants: «bonjour, je suis, merci de participer à» Rappel de l ODJ, du timinget DES OBJECTIFS CONCRETS les participants feront exactement ce que vous leur dites de faire Exemples: «nous allons essayer de mieux cerner.» vous sortirez de la réunion avec des concepts, des idées générales mais rien d opérationnel «Nous devons nous mettre d accord sur.», «vous devez approuvez» les propositions doivent être sur la table dès le début, pas imaginées en cours de réunion. Fixer les règles du jeu (respect, écoute, concision, demande de prise de parole, exprimer des faits, pas de jugement de valeur, pas de GSM, d ordinateur ) Éventuellement désigner un secrétaire, un rapporteur, un time-keeper Lancer la réunion: tour de présentation des participants faire bref (nom, organisme) éventuellement, questionner sur les attentes (si oui les noter)
PENDANT LA RÉUNION Repérer rapidement les postures de chaque participant: Les opposants: Le taiseux lui donner la parole dès qu il la demande, le regarder en demandant «est-ce quelqu un a d autres idées à exprimer» Le dominateur le laisser s exprimer dans une certaine mesure, reprendre ses bonnes idées et demander l avis des autres ou jouer l avocat du diable Le vizir ou «l expert» lui confier un rôle, reconnaître son expertise, lui demander d expliquer aux autre participants Le bavard le couper (diplomatiquement), synthétiser son point de vue et relancer avec une question au groupe. Si nécessaire rappeler les objectifs et le timing Les adjuvants: Le fan (toujours d accord mais n apporte pas de nouveauté au débat) Le prendre a témoin lorsque l on veut confirmer une idée Le constructif s appuyer sur lui pour structurer la réunion
RÔLE DE L ANIMATEUR Triple rôle: Production: faire en sorte que le groupe atteigne les objectifs de la réunion Organisation: veiller à ce que chacun s exprime au sein d un débat structuré (d où l importance de la méthodologie) Gestion: gérer les individus et les interactions L animateur a momentanément l autorité sur le groupe quelque soit sa position hiérarchique L animateur doit garder une apparence de neutralité: il évite de donner son avis personnel MAIS il peut faire exprimer cet avis par d autres il ne doit pas émettre de jugement de valeur il reformule avec des phrases du type: «si je vous comprends bien», «à vous écouter» il peut faire part de ce qu il pense mais en précisant toujours que c est subjectif et en demandant son avis au groupe
LES OUTILS DE L ANIMATEUR Le questionnement : Question à un des participants: préciser sa pensée ou sa position Question à la cantonade: lancer le débat ou l orienter dans une autre direction La fausse question à la cantonade: poser une question à tout le monde en regardant précisément une personne La question de relance : rebondir sur la remarque d un participant La question de contradiction : jouer l avocat du diable La prise de notes : Aide à la synthèse Aide à la progression du débat: classer selon un schéma prédéfini les idées exprimées et y rattacher les nouvelles idées (exemple: problèmes, solutions, Mind mapping ) La reformulation: Vérification Clarification Émergence: révéler un sous-entendu, un comportement non verbal, Identification des paradoxes L humour (détendre l atmosphère)
QUE FAIRE SI La réunion ne décolle pas Changer d approche: p.e. obliger tout le monde à noter une idée sur un post-it Poser une question et laisser un silence gênant s installer Désigner quelqu un pour répondre à la question Si hostilité, questionner le groupe: «je ressens une certaine hostilité, pourquoi?» La réunion s éternise dans le hors-sujet Rappeler les objectifs et le timing Résumer ce qui s est dit jusque là et relancer par une question Mettre les pieds dans le plat (si le hors sujet est une technique pour ne pas parler des vrais problèmes) Revenir à la conversation d avant «Nous nous égarons un peu par rapport à l objectif de la réunion. Avant cela, nous parlions de» Des participants font une aparté Se taire et les fixer du regard Se rapprocher d eux Leur demander de partager leurs idées avec l ensemble du groupe Lancer à la cantonade: «pourrions-nous avoir une seule conversation»
QUE FAIRE SI Plusieurs participants décrochent (somnolence, GSM, regard vitreux ) Se déplacer Demander une participation active (exemple: réfléchir 5 minutes et proposer 1 idée) Changer de ton, varier le rythme ou l intensité de la parole Faire une blague (drôle de préférence) Rappeler les règles Des participants ont un désaccord majeur Essayer de bien identifier en quoi ils sont effectivement en désaccord Acter le désaccord et le mettre de côté (peut nécessité une intervention extérieure à la réunion) Quelqu un ne dit rien pas alors qu il a un rôle prépondérant Lui demander expressément de s exprimer: «Monsieur vous ne vous êtes pas exprimé, dois-je en conclure que vous êtes d accord avec ce qui vient d être dit?» Quelqu un mobilise la parole Synthétiser ce qu il dit, rappeler (notes) que ça a déjà été dit, donner la parole à quelqu un d autre Au besoin dire quelque chose comme «vous vous êtes déjà beaucoup exprimé, j aimerais aussi entendre l avis des autres»
APRÈS LA RÉUNION Débriefing avec le secrétaire Rédiger le PV: Analytique Synthétique Décisionnel To do list (Qui, quoi, quand, comment) Le faire valider (hiérarchie ou participants présents avant envoi à tous les participants) Donner une date butoir pour formuler les commentaires Envoyer le PV rapidement Maximum 15 jours après Avant la réunion suivante Préciser la date et le lieu de la prochaine réunion