mesrh Aide-mémoire accès direct des gestionnaires vue d ensemble Vous trouverez dans cet aide-mémoire des renseignements sur la Zone du gestionnaire : opérations possibles, listes de vérification, traitement et soumission des demandes. La Zone du gestionnaire comprend des renseignements sur l équipe d un gestionnaire. Elle permet aux gestionnaires de : Voir les renseignements sur un employé renseignements personnels et salaire, notamment. Le questionnaire d auto-identification, l année de naissance et l adresse du domiciliaire ne sont pas visibles. Lancer une requête (action) modification de l emploi ou de la rémunération, mutation, promotion et départ volontaire. Désigner des superviseurs. Approuver les requêtes lancées par des gestionnaires ou des superviseurs désignés de leur lignée hiérarchique. Les gestionnaires et leurs superviseurs désignés peuvent consulter les renseignements et soumettre des requêtes pour tous leurs subordonnés directs, qu'il s'agisse de leurs propres employés, d'employés sous responsabilité directe, ou autres. Pour vous rendre dans la Zone du gestionnaire, sélectionnez l onglet Zone du gestionnaire de mesrh. Voici les composantes de la Zone du gestionnaire : 1 4 5 2 3 1 Onglets Employés actuels (par défaut) : donne la liste de vos employés actuels. 1
Embauches et mutations : donne la liste des personnes nouvellement embauchées et des employés sur le point d être mutés sous votre direction. Remarque : dans les deux onglets, vous pouvez trier la liste en cliquant sur le titre de la colonne. Afficher les employés : Permet aux utilisateurs, qui agissent comme superviseurs désignés, de consulter les renseignements concernant les subordonnés directs du gestionnaire. Afficher les employés (menu) : Permet aux gestionnaires, qui agissent comme superviseurs désignés, de consulter les renseignements concernant les subordonnés directs du gestionnaire. 2 Liste des employés : Pour faire s'afficher les renseignements propres à un employé, cliquez sur son nom. Si cette icône apparaît à la droite du nom, cette personne a des subordonnés directs; cliquez dessus pour les faire s'afficher. 3 Vue détaillée : Si vous cliquez sur le nom d un employé, vous pourrez avoir des informations supplémentaires et utiliser le menu pour consulter les renseignements généraux et de lancer des requêtes concernant cet employé. 4 Liens : Permet de rechercher des employés, de voir et d'éditer les tâches des superviseurs désignés et d exporter la liste de vos employés dans Excel. 5 Centre d information du gestionnaire : Permet de voir les lignes directrices, les formulaires et les modèles destinés aux gestionnaires. Profil de l employé Pour faire afficher les renseignements de l employé à des fins de consultation seulement (sans action), sélectionnez Voir le profil de l employé dans le menu Actions et cliquez sur Go. Vous pouvez consulter ce même profil lorsque vous faites une opération en cliquant sur le nom de l employé dans la page Opérations. Opérations disponibles et listes de vérification Voici les opérations disponibles dans le menu Actions : Modification de l emploi ou de la rémunération * Paiement unique Promotion* Mutation* Départ volontaire * Comprend les paiements récurrents 2
À chaque opération est associée une liste de vérification, aidant le gestionnaire à ne pas oublier d étapes / de tâches. Pour consulter la liste de vérification, faites votre sélection depuis le menu Actions et cliquez sur Go. 3 1 2 4 1 Tâches effectuées ailleurs que dans mesrh : Les tâches avec une case à cocher sont effectuées à l extérieur du système et sont assorties d une case non cochée dans la colonne Complété. Cliquez sur Complété lorsque vous effectuez ces tâches. Les tâches marquées d un astérisque doivent être effectuées et cochées pour que vous puissiez lancer une requête dans le système à l aide du lien Opération. 2 Lien Opération : Permet le lien vers les écrans des opérations dans mesrh c est là que vous entrerez les détails de la requête que vous soumettrez pour approbation. 3 Statut : Indique le statut de chaque tâche. Pour les tâches effectuées à l extérieur de mesrh, le système affiche la mention «Aucun suivi». Lorsque vous cochez la case Complété, le système marque la tâche comme complétée. Pour l opération (c est-à-dire Entrer la modification à l'emploi ou à la rémunération), la colonne affiche le statut actuel (c est-à-dire Soumis). 4 Boutons d actions : Permet de sauvegarder la liste de vérification. On peut accéder ultérieurement aux listes de vérification sauvegardées à partir de l onglet Listes de vérification sauvegardées dans Mon centre d activités. Les listes de vérification sont sauvegardées pendant quatre jours civils. Utilisez ce bouton pour indiquer que vous avez accompli toutes les tâches demandées la liste de vérification est ainsi complète. On 3
peut accéder aux listes de vérifications complètes à partir du lien Voir l historique de Mon centre d activités. vérification, cliquez sur Annuler. Si vous décidez de ne pas utiliser la liste de Processus d approbation Toute opération dans mesrh suit les étapes suivantes : 1. Le gestionnaire (ou superviseur désigné) lance une requête dans mesrh. 2. MesRH envoie une tâche du Centre d activités et informe les approbateurs par courriel. 3. Le ou les approbateurs approuvent ou rejettent la demande. Si un approbateur ne donne pas sa réponse dans un délai de trois jours civils, mesrh envoie automatiquement une nouvelle demande d'approbation par courriel. Si l approbateur ne répond pas dans les cinq jours civils suivants, mesrh envoie la demande au gestionnaire de deuxième niveau. Si le gestionnaire de deuxième niveau ne répond pas dans un délai de cinq jours civils, la requête est annulée, et le gestionnaire qui a lancé la requête en est informé par courriel. Après qu un approbateur ou superviseur désigné ait donné sa réponse, il ne saura pas si la demande a été approuvée ou rejetée par les autres approbateurs de la chaîne d approbation. 4. Si la demande est approuvée, mesrh apporte les modifications demandées. 5. Une fois l opération complétée, mesrh en informe par courriel tous les intervenants, dont le demandeur initial, et indique les modifications dans le Centre d activités. Soumettre une demande d approbation 1. Après avoir entré les détails de la requête, la fenêtre des Approbations apparaît. Vérifiez la liste des approbateurs. Dans les cas suivants, la requête sera acheminée à un partenaire RH externe : 4
Augmentation du salaire ou du taux de plus de 10 % Prime de plus de 10 % pour une affectation intérimaire Salaire / taux dépassant le minimum ou le maximum pour la classe d emploi Modification qui prévoit : o Une promotion à la classe 8 ou supérieure o Un déclassement de classe o La mutation d un poste classé à un poste non classé Pour les paiements uniques, la requête suivra le processus d approbation suivant : Montant Demandeur Approbateur 1 $ - 1 500 $ Tout employé avec subordonné direct Directeur du demandeur ET responsable RH 1 501 $ - 55 000 $ Tout employé avec subordonné direct Vice-président du demandeur ou supérieur ET vice-président RH 2. Cliquez sur Suivant. La fenêtre de confirmation affiche toutes les modifications proposées. 3. Vérifiez les détails de la requête (faites défiler pour voir toutes les sections de la fenêtre) et cliquez sur Soumettre, sans quoi votre requête ne sera pas soumise! La demande est acheminée pour approbation. Si elle est approuvée par tous les approbateurs, le demandeur reçoit un avis par courriel et dans son Centre d activités. Important : Tout approbateur peut éditer les modifications demandées. Si des modifications sont apportées et approuvées, la demande sera marquée Approuvée dans votre courriel et Centre d activités. Vous devez cliquer sur l approbation et vérifier les modifications approuvées pour savoir si un approbateur a apporté des changements. 5
Si la demande est rejetée par un approbateur, vous recevrez un avis par courriel et dans votre Centre d activités et les raisons du rejet seront expliquées. Vous pourrez discuter de ces raisons hors ligne et éventuellement faire une nouvelle requête. Finaliser le processus Une fois reçue la confirmation que l'opération a pris fin (approuvée ou rejetée), retournez à votre liste de vérification sauvegardée (Mon centre d activités > onglet Listes de vérification sauvegardées > nom de la Liste de vérification), effectuez toute tâche en suspens et cliquez sur <Opération> complétée. Si vous souhaitez consulter la Liste de vérification plus tard, vous pourrez y accéder en cliquant sur Voir l historique à partir de la page d Accueil. Voir le statut des approbations des requêtes mesrh soumises Une fois que vous avez soumis une requête, vous pouvez consulter le statut des approbations des divers approbateurs : 1. Dans Mon centre d activités de la page d Accueil, cliquez sur l onglet Listes de vérification sauvegardées. 2. Cliquez sur la Liste de vérification correspondant à l opération que vous souhaitez consulter. 3. Sur l écran de la Liste de vérification, cliquez sur l opération souhaitée. 4. Vérifier le statut dans la colonne Statut. 6