Présentation de la place de marché Service Public Défense

Les enjeux de la démarche e-achat Les achats du ministère : nombreux, divers, formes multiples Environ 17 Md par an Plus de 3.000 consultations formalisées par an Plus de 300 entités d achat au ministère de la défense Respect des principes fondamentaux de l achat public Liberté d accès à la commande publique Égalité de traitement des candidats Transparence des procédures Article 56 du code des marchés publics : Pour la personne publique : Respect de l'obligation légale d accepter la transmission des réponses des candidats par voie électronique (Place de marché service public défense conforme dès fin 2002) Pour les opérateurs économiques : Respect de l'obligation légale de répondre aux appels publics à concurrence par voie électronique (au 1 er janvier 2010) DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 2 / 68

La création de la place de marché Service Public Défense Un projet DGA Lancement effectif du projet en mai 2000 Démonstrateur "ixarm.com" mis en ligne en décembre 2000 Devenu un projet ministériel Approbation par le cabinet du ministre de l extension de la démarche à tout le ministère en novembre 2001 Mise en place de groupes de travail avec les différentes entités d achat du ministère Mise en ligne des portails " ixarm.com " et "achats.defense.gouv.fr " avec la place de marché service public défense fin novembre 2002 Refonte de portails " ixarm.com" et "achats.defense.gouv.fr " avec une nouvelle version mise en ligne le 24 Janvier 2005 Développement d une nouvelle version de la salle d acquisition dématérialisée en cours (juin 2006) Destiné à devenir interministériel DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 3 / 68

L architecture de la place de marché Service Public Défense 2 portails d accès www.ixarm.com Pour les Industriels du secteur de la Défense : Armes, munitions, matériels de guerre et une unique salle d acquisition dématérialisée www.achats. defense.gouv.fr Pour les Fournisseurs du MINDEF : Fournitures, Infrastructure, Nourriture, Informatique & Réseaux, Carburants, Equipts de santé DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 4 / 68

www.ixarm.com Pour les Industriels du secteur de la Défense : Armes, munitions, matériels de guerre Architecture de la Place de Marché Service Public Défense La salle d acquisition Dématérialisée Avis Présentation des avis Gestion des alertes sur les avis Consultation Retrait DCE Dépôt des plis - réponses www.achats. defense.gouv.fr Pour les Fournisseurs du MINDEF : Fournitures, Infrastructure & Equipt, Nourriture, Habillement, Informatique & Réseaux, Carburants, Equipements de santé DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 5 / 68

Le déploiement d de la place de marché service public défensed 350 entités d achat soit 2 792 acheteurs 13 828 entreprises référencées soit 19 343 utilisateurs industriels En 2006 : 9 530 consultations mises en ligne 110 600 retraits de DCE 843 remises de plis réelles 753 sur les marchés formalisés soit, en moyenne, 22 %, 90 sur les MPPA En 2007 : 10 210 consultations mis en ligne 118 111 retraits de DCE 1 453 remises de plis réelles : 1 295 sur les marchés formalisés soit, en moyenne, 35 %, 158 sur les MPPA Statistiques d utilisation au 16/06/2008 : 4 894 consultations mises en ligne 58 321 retraits de DCE 671 remises de plis réelles 516 sur les marchés formalisés environ 30 %, 155 sur les MPPA DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 6 / 68

Page d accueil d : Utilisateur Anonyme DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 7 / 68

Page d accueil : Utilisateur Anonyme DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 8 / 68

Portail ixarm.com Présentation de contenus informationnels «grands publics» Systèmes d armes annuaires des entreprises fiches produits Travailler avec la défense - annuaires des entités d achat capacités technologiques documentation de référence méthodologie des marchés publics la DGA et les PME PMI Marchés et opportunités - Article 133 intentions d achat plans d acquisition études de défense Identification et gestion des utilisateurs Création/gestion de données annuaires - Inscription (identifiant, mot de passe) / gestion des droits - Authentification unique : single sign on Mise à disposition de fonctionnalités spécifiques pour les membres inscrits Base de données des candidats Dispositifs dynamiques (réponse aux plans d acquisition, aux demandes d information Renseignement de fiches sociétés et produits DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 9 / 68

Le secteur de l armement DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 10 / 68

Contenu industriels : Fiches société & produits Accès s via «Industriels Services» Exemple recherche «Essais» : DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 11 / 68

Exemple de fiche industriel réalisée e par «DE CELM» DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 12 / 68

Exemple de fiche produit réalisée e par «DE CELM» DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 13 / 68

Travailler avec la défense DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 15 / 68

Marchés s et opportunités DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 17 / 68

Intentions d achat DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 18 / 68

Liste des marchés conclus passés par le Mindef en 2006 (conformément à l article 133 du CMP 2006 (ex. 138) DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 19 / 68

Le Plan Prospectif à 30 ans DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 20 / 68

Les études amont DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 21 / 68

Les études opérationnelles et technico-opérationnelles DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 22 / 68

Les EPMES DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 23 / 68

Transfert de technologie DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 24 / 68

Le dispositif REI DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 25 / 68

La MRIS DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 26 / 68

Prix science et défense DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 27 / 68

OSEO DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 28 / 68

Exemple de dispositif particulier : les demandes d information DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 29 / 68

Les demandes d informations DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 30 / 68

Information sur les appels à candidature étrangers DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 31 / 68

Exemple de dispositif particulier : les plans d acquisition DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 32 / 68

Consultation d un PAC DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 33 / 68

Nouveauté du portail DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 35 / 68

Comment inscrire une société et devenir membre du portail ixarm? DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 36 / 68

Devenir membre Inscrire une «société» é» non encore enregistrée DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 37 / 68

Devenir membre : Inscrire une «société» é» non encore enregistrée Une fois la demande traitée, un courriel de notification est envoyé DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 38 / 68

Ou Devenir membre d une «société» é» enregistrée DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 39 / 68

Définition & rôle de l «Administrateur» : Rappel Chaque société inscrite désigne un «Administrateur» : Par défaut c est la personne ayant inscrit la société la première fois (les autres membres s inscrivant dans la société par la suite étant nommés «collaborateurs») C est l UNIQUE point de contact avec la DP portail armement Seule la DP portail armement peut changer l administrateur d une société (en cas de changement d activité de celui-ci ou de départ) Ses obligations (et ses responsabilités) : Gérer les collaborateurs : validation, modification ou suppression des comptes utilisateurs affectation des droits de production Gérer les contenus «industriels» de sa société présentée sur le portail : fiche société & données (BDC), fiches produits, Plan d acquisition. l Administrateur peut déléguer à certains de ses collaborateurs une partie ou la totalité de ses tâches DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 40 / 68

Accédez à son espace d admin.. : - s identifier (identifiant/mot de passe) - cliquez sur «mon espace» DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 41 / 68

Tableau de bord général: g - tâches en attente - menu de gestion (colonne de gauche) en tant qu administrateur vous avez toutes les actions autorisées DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 42 / 68

Gestion de mes informations Tout est modifiable sauf votre identifiant DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 43 / 68

Gestion des collaborat.. : TdB de «mes utilisateurs» Le statut vous permet de voir qui est en attente de validation DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 44 / 68

Portail ixarm.com Présentation de contenus informationnels «grands publics» Systèmes d armes annuaires des entreprises fiches produits Travailler avec la défense - annuaires des entités d achat capacités technologiques documentation de référence méthodologie des marchés publics la DGA et les PME PMI Marchés et opportunités - Article 133 intentions d achat plans d acquisition études de défense Identification et gestion des utilisateurs Création/gestion de données annuaires - Inscription (identifiant, mot de passe) / gestion des droits - Authentification unique : single sign on Mise à disposition de fonctionnalités spécifiques pour les membres inscrits Base de données des candidats Dispositifs dynamiques (réponse aux plans d acquisition, aux demandes d information Renseignement de fiches produits DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 45 / 68

La Base de Données des Candidats La «Base de Données Candidats» (BdC) fait partie intégrante des portails DGA (www.ixarm.com et www.achats.defense.gouv.fr). Cette base permet aux candidats de maintenir à jour les pièces administratives à joindre lors d une réponse à candidature et à fournir lors de l attribution d un marché. La base de données des candidats n est pas ouverte à la personne publique. Seuls les extraits effectués lors de la constitution de la candidature sont visibles des personnes publiques autorisées du marché (en CAO). DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 46 / 68

La Base de Données des Candidats Lors de la remise d un pli, les grandes étapes de la constitution du pli, avec la BDC, deviennent : 1. Lorsque la société répond, la liste des pièces disponibles sur la BdC lui est présentée, en indiquant notamment la date de mise à jour et la date de validité de la pièce. La société a le choix d utiliser la pièce de la BdC ou non. 2. Pour le DC5, la SACD présente à la société le formulaire DC5 vide. Un bouton permet à l utilisateur d initialiser le formulaire avec les champs disponibles sur la BdC 3. La société finalise son dépôt en effectuant une remise de pli «classique» 4. La salle d acquisition constitue le dossier complet à partir des documents sélectionnés dans la BDC DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 47 / 68

Gestion des données société (BDC) (1/2) Menu «Renseignements administratifs» Pour accéder aux différentes rubriques de la BDC cliquez sur «modifier» au niveau de l item correspondant DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 48 / 68

Gestion des données société (BDC) (2/2) Exemple de formulaire : «Déclaration fiscale et sociale» La BDC est une sorte de «coffre fort» des données de la société. Seuls les membres de la société ayant droits peuvent y accéder Pas de processus de validation des données par la DGA Alertes par courriel quand les dates de validité des documents (mentionnées par la société) arrivent à échéances DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 49 / 68

Portail ixarm.com Présentation de contenus informationnels «grands publics» Systèmes d armes annuaires des entreprises fiches produits Travailler avec la défense - annuaires des entités d achat capacités technologiques documentation de référence méthodologie des marchés publics la DGA et les PME PMI Marchés et opportunités - Article 133 intentions d achat plans d acquisition études de défense Identification et gestion des utilisateurs Création/gestion de données annuaires - Inscription (identifiant, mot de passe) / gestion des droits - Authentification unique : single sign on Mise à disposition de fonctionnalités spécifiques pour les membres inscrits Base de données des candidats Dispositifs dynamiques (réponse aux plans d acquisition, aux demandes d information Renseignement de fiches produits DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 50 / 68

Réponse à un PAC en ligne DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 51 / 68

Réponse à un PAC en ligne DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 52 / 68

Gestion de la fiche société 1/2 Menu «Fiche société» Pour mettre à jour la fiche cliquez sur «modifier» Possibilité de visualiser la «fiche en ligne» DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 54 / 68

Gestion de la fiche société 2/2 (partie inférieure) Après s avoir mis à jour les champs, 3 possibilités s : - Enregistrer (brouillon) : permet de garder la fiche localement pour retravailler dessus - Soumettre : la fiche est transmise pour validation à la DGA avant mise en ligne tant qu elle n est pas validée elle n est plus modifiable - Annuler : abandon des modifications faites Possibilité pour l admin de donner le droit «Fiche société» à un membre du service COM DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 55 / 68

Gestion des fiches produits (et services) 1/2 Menu «Fiche produits» Pour créer une fiche cliquez sur «Créer» Pour mettre à jour la fiche cliquez sur la fiche «publié» DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 56 / 68

Gestion des fiches produits 2/2 (partie inférieure) Création ou mise à jour démarche d identique. En final 3 (ou 4) possibilités s : - Enregistrer (brouillon) : permet de garder la fiche localement pour retravailler dessus - Soumettre : la fiche est transmise pour validation à la DGA avant mise en ligne tant qu elle n est pas validée elle n est plus modifiable - Annuler : abandon des modifications faites - Supprimer : uniquement si la fiche existe déjà et est en ligne Possibilité pour l admin de donner le droit «Fiche produits» à un membre du service COM DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 57 / 68

4. Les principales fonctionnalités de la salle d acquisition dématérialisée Pour les opérateurs économiques : Accès aux annonces du ministère de la Défense Accès aux consultations ouvertes + restreintes si l opérateur économique a été sélectionné Accès gratuit au retrait de DCE Accès à un dispositif d alerte par courriel sur les annonces publiées Possibilité de soumettre leur réponse par voie électronique Possibilité d alléger la phase de candidature en recourant à la base de données des candidats (BDC), espace dédié mis à disposition des opérateurs économiques, La BDC permet de stocker et de maintenir à jour les pièces administratives à joindre lors d une candidature. La salle d acquisition Dématérialisée Avis Présentation des avis Gestion des alertes sur les avis Consultation Retrait DCE Dépôt des plis - réponses DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 58 / 68

Recherche et présentation des annonces Moteur de recherche avancée des annonces multicritères Mots clés : recherche avec des ET Possibilité de choisir entre une recherche : «Exacte» : recherche exacte faite sur le titre et le contenu de l annonce. «Approchante» : recherche faite sur le titre et le contenu de l annonce qui s étend en plus aux mots clés, et qui prend en compte les pluriels comme suit : Le pluriel désigne exclusivement l ajout d un s au mot saisi A tout mot saisi, la SACD ajoute un s et réalise la recherche sur les deux mots: <mot saisi> et <mot saisi>s Un même poids est appliqué au mot saisi ou à son pluriel. Le mot au pluriel pourra donc apparaître avant le mot saisi DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 59 / 68

Recherche et présentation des consultations Même principe que pour les annonces DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 60 / 68

Présentation des annonces et des consultations Chaque annonce est liée à la consultation et au DCE DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 61 / 68

Téléchargement d un DCE Le contenu du dossier de consultation des entreprises (DCE) est présenté sous la forme d une liste de pièces: les pièces dématérialisées les pièces non dématérialisées Seules les pièces dématérialisées peuvent être retirées Télécharger quelques pièces du DCE Dans le tableau listant les pièces composant le DCE, cochez les cases associées aux pièces que vous souhaitez télécharger, puis cliquez sur le bouton «Valider» Télécharger le DCE complet Dans le tableau listant les pièces composant le DCE, cochez toutes les cases, puis cliquez sur le bouton «Valider» Retour à la gestion de la consultation En cliquant sur «Retour», en bas de page, vous revenez à l onglet «En cours» de la consultation DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 62 / 68

Accès à la consultation DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 63 / 68

Retrait du DCE Téléchargement global ou partiel DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 64 / 68

Remise des plis électroniques Gestion de la co-signature dans le cas de co-traitance Garantie parfaite de la confidentialité des plis avec le chiffrement des plis de bout en bout, c est-à-dire, depuis le poste de l entreprise jusqu au poste de la CAO La réception des plis est horodatée par le cachet électronique de La Poste La taille maximale du pli fixée à 100 Mo Possibilité de remettre un pli signé ou non signé selon la procédure et la demande de l acheteur DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 65 / 68

Pré-requis techniques installation applets Java Le poste utilisé doit disposer d un environnement technique spécifique (JVM) indispensable pour le fonctionnement de l outil de dépôt des plis fichier téléchargeable gratuite sur www.java.com en cliquant sur «télécharger maintenant»: DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 66 / 68

Pré-requis techniques installation applets Java Puis cliquer sur «Démarrer le téléchargement» et suivez les instructions en ligne sur le site DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 67 / 68

Remise des plis DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 68 / 68

Remise des plis DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 69 / 68

Explication des Pré-requis techniques DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 70 / 68

Transmission de réponses électroniques En quelques clics, la société peut transmettre sa réponse électronique signée avec un certificat - Les envois sont chiffrés pour garantir la confidentialité des offres DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 71 / 68

Fonctionnalités réservées aux membres sur la SACD 1. Définition des alertes 2. Lien vers les autorités de certification (délivrance de certificats numériques) 3. Testez vos outils : environnement informatique Certificat numérique 4. Base de données candidats 5. Plateforme d entraînement DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 72 / 68

1. Création d une alerte DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 73 / 68

Gestion des alertes sur les annonces Suppression de l alerte possible Désactivation du mél possible Possibilité de paramétrer des alertes sur les nouvelles annonces publiées dans la SACD Accès rapide aux annonces Notification quotidienne par courriel en cas de nouvelles annonces 5 alertes maximum par utilisateur DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 74 / 68

après paramétrage alerte (recherche approchante essais moteur CEPr 91) DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 75 / 68

2. Lien vers les Autorités de certification DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 76 / 68

3. Testez vos outils NOK - Pas d Applets java DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 77 / 68

3. Testez vos outils DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 78 / 68

3. Testez vos outils Installation JVM DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 79 / 68

4. Base de données des candidats Initialisé à partir des renseignements administratifs DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 80 / 68

5. Plate-forme d entraînement Pour les utilisateurs «Opérateurs économiques» inscrits Accès à des consultations «permanentes» pour tester exclusivement le dépôt de plis Les plis déposés par les entreprises ne sont pas visibles des personnes publiques DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 81 / 68

5. Plate-forme d entraînement DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 82 / 68

Support utilisateur - Rappel Objectif : accroître la réactivité dans le traitement des problèmes Webdesk (par courriel) : webmaster@ixarm.com ou webmaster@achats.defense.gouv.fr domaine concerné : difficultés concernant l inscription, l identification, la connexion aux portails, l obtention d un certificat (pour les personnes publiques) Support-sacd@ixarm.com : domaine concerné : difficultés concernant des annonces, la création/gestion des consultations, le retraits des plis, l ouverture des plis Webdesk (par téléphone) : uniquement sur la SACD (01 48 07 53 53) DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 83 / 68

Un mode d emploi sur chaque page A partir de chaque écran de la SACD, il est possible d accéder à une page d aide dédiée à l écran considéré Le mode d emploi est fonction du type d utilisateur connecté L aide est accessible en cliquant sur l icône DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 84 / 68

Des Foires aux questions (FAQ) Les «Foires Aux Questions» (FAQ) fonctionnelles sont regroupées par thèmes A noter que les FAQ accessibles aux opérateurs économiques et visiteurs ne sont pas nécessairement les mêmes que celles accessibles à la Personne Publique Les FAQ sont mises à jour régulièrement par l équipe portail en fonction des problèmes remontés par le support de la place de marché Service Public Défense DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 85 / 68

Des manuels d utilisation de l application Les manuels d utilisation sont proposés aux personnes publiques et aux entreprises à partir du lien «Manuels» DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 86 / 68

Le bilan de la démarche e-achat au MINDEF La place de marché service public défense Reconnue jusqu au niveau européen comme une démarche innovante en matière d'achat public Récompensée par les trophées de la qualité des services publics en 2006 S inscrit dans une stratégie gagnant - gagnant avec les entreprises et notamment avec les PME-PMI Résultats déjà acquis 100 % des marchés formalisés du MINDEF en ligne depuis 2004 Diminution conséquente des coûts administratifs (DCE, annonces) : gain de 18 M en 2005, 22M en 2006 pour un investissement de 9.4 M pour la période 2000-2008 et une équipe de 4 ingénieurs et informaticiens Nouveaux défis Convergence avec la place de marché marches-publics.gouv.fr pour une plate-forme étatique unique avec un périmètre fonctionnel élargi (notification et facturation électronique) travaux avec la DGME puis l ACA Mise en œuvre d un GT interministériel Ouverture vers l Europe de la défense (OCCAR, AED) DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 87 / 68

Enjeux d une convergence interministérielle Actuellement, au niveau de l État, deux plates-formes de dématérialisation des procédures de marchés publics : la place de marché interministérielle www.marches-publics.gouv.fr, (DGME) la place de marché service public défense, (DGA) Enjeux d une convergence : Concourir à réduire les dépenses de l État Simplifier l accès des marchés publics aux opérateurs économiques Développer de nouveaux services à valeur ajoutée : enchères inversées, notification électronique, archivage des marchés publics connexion avec les Archives de France Garantir le niveau de service et de fonctionnalités acquis depuis 2002 par la place de marché service public défense Maintenir les portails Défense www.ixarm.com et ww.achats.defense.gouv.fr DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 88 / 68

Périmètre fonctionnel Utilisateurs : Acheteurs publics Opérateurs économiques ( poste internet ) www.achats.defense.gouv.f r www.ixarm.com Place de marché interministérielle Salle des marchés unique Annuaire des entités d achat Annuaire des opérateurs économiques Base de données candidats DQP/SDSI/DP Portail 2008 Diapositive N 89 / 68