Guide utilisateur des webservices. Version avril 2014

Guide utilisateur des webservices Version avril 2014

Sommaire (1/2) 1 Introduction Page 4 A Règles de base des services en ligne B Nouveautés 2013 2 Saisir une Demande d accès aux Webservices Page 7 A Etape 1 : Se connecter B Etape 2 : Saisie du formulaire C Etape 3 : Récépissé et fin de la demande D Accès aux Webservices 3 Mettre à jour mon compte Page 14 A Se connecter B Mettre à jour vos données C Mettre à jour vos UP et vos options D Mes documents 4 EDI (Echange de Données Informatisées) Page 23 5 Aide en ligne Page 27 6 Saisir une demande de pris en charge Page 29 A Etape 1 : Vos informations et choix de l action à effectuer B Etape 2 : Choix du dispositif C Etape 3 : Saisie des données concernant la formation D Etape 4 : Saisie des données concernant l organisme de formation E Etape 5 : Recherche et sélection du/des salarié(s) participant(s) à la formation / le DPC F Etape 6 : Saisie des informations sur le financement G Etape 7 : Envoi des pièces justificatives 2

Sommaire (2/2) H Etape 8 : Récépissé et fin de la demande I Consignes d utilisation en cas de problèmes 7 Saisir une demande de remboursement Page 52 A Sélection de la DPC pour laquelle vous faite une demande de remboursement B Etape 1 : Informations sur l action de formation C Etape 2 : Remboursement D Etape 3 : Envoi des pièces justificatives E Etape 4 : Récépissé et fin de la demande 8 Modifier en ligne une DPC ou une DR Page 62 A Sélection de la DPC B Modification des données 9 Faire une demande de modification en ligne Page 67 A Sélection de la DPC B Commentaire et justificatifs C Récépissé 10 Consultation Page 73 A Les écrans de consultation B L export des données 11 Aide à la déclaration n 2483 Page 89 12 Documents à télécharger en ligne Page 94 3

INTRODUCTION 4

Règles de base des services en ligne Pour naviguer entre les différentes étapes des services en ligne, utilisez les boutons «Précédent» et «Suivant» présents en bas de chaque page. Les astérisques rouges sont placées devant les champs que vous devez obligatoirement remplir pour pouvoir accéder aux étapes suivantes (informations nécessaires à l instruction de votre demande). Si la saisie d un champ obligatoire est oubliée, ou si une saisie est incohérente, une alerte apparait en rouge en haut de l écran. Vous devez compléter ou modifier votre saisie avant de continuer vers l étape suivante. Vous pouvez interrompre à tout moment votre saisie en ligne. Celle-ci sera sauvegardée au niveau de la dernière page sur laquelle vous aurez cliqué sur le bouton «Suivant» (soit le dernier écran de saisie validé). Les données affichées dans les écrans suivants sont fictives. 5

Nouveautés 2013 Nouvelles fonctionnalités sont proposées en 2013 : Ecran stagiaire : possibilité de cocher le DPC (Développement Professionnel Continue) pour les personnels de santé EDI: un accès EDI (Echange de Données Informatisées) stagiaires Possibilité d opter pour le versement de cotisation en ligne et pour le prélèvement automatique en une seule étape 6

Etape 1 : Se connecter au site Internet Unifaf Pour réaliser une demande d accès aux Webservices d Unifaf, vous avez deux possibilités : vous connecter au site Internet d Unifaf (www.unifaf.fr) et utiliser l onglet «Webservices», ou saisir directement l adresse suivante dans votre navigateur Internet : http://webservice.unifaf.fr 8

Etape 1 : Se connecter au site Internet Unifaf Un écran vous propose deux possibilités : vous avec déjà saisie une demande d accès aux Webservices, c est dire que vous possédez déjà votre identifiant et votre mot d e passe, vous réalisez votre première connexion et vous souhaitez obtenir un identifiant. Pour réaliser une demande d accès aux Webservices, il faut choisir «obtenir un identifiant». 9

Etape 2 : Saisie du formulaire (1/2) Lors de votre première demande d accès, il vous est demandé de renseigner le formulaire suivant : Il vous est demandé d indiquer votre adresse email professionnelle, qui sera, par la suite, votre identifiant Vous pouvez demander un accès à: 1. l activité de formation, 2. l EDI, 3. Au versement des cotisations en ligne (possible uniquement si vous avez opté ou vous optez pour le prélèvement automatique lors de la même opération) La partie «employeur» correspond aux informations relatives au responsable de votre organisation Ce formulaire est également utilisé par la secrétaire du CE pour demander l accès à la consultation des dossiers en cours. Les écrans sont expliqués dans un guide spécifique Tous ces champs sont obligatoires, hormis la qualité de l employeur. L adresse email que vous avez renseignée est utilisée comme contrôle de sécurité et ne peut être utilisée que pour UNE SEULE entité. Dans l hypothèse où votre organisation comporte plusieurs Unités de Prestations (UP) et que vous souhaitiez pouvoir saisir en ligne les demandes de prise en charge (DPC) et les demandes de remboursement (DR)de ces UP, il vous est possible d indiquer plusieurs UP dans ce formulaire (cf. l exemple cidessous). Il vous suffit d ajouter les n d UP correspondants. Pour supprimer une UP lors de la saisie du formulaire, il suffit de sélection cette UP à l aide de la case à cocher et de cliquer sur le bouton «Supprimer» 10

Etape 2 : Saisie du formulaire (2/2) Il vous est possible de créer un nouveau compte, - c est à dire un accès pour une autre personne - avant de terminer votre session Lorsque vous validez le formulaire, une fenêtre de confirmation s affiche 11

Etape 3 : Récépissé L écran final vous indique que votre saisie en ligne est maintenant terminée. Vous pouvez visualiser ou enregistrer sur votre disque dur le formulaire au format PDF, qui a été créé et rempli avec les informations que vous avez renseignées en ligne. Attention : Nous vous recommandons fortement d enregistrer ce récépissé sur le disque dur de votre ordinateur. Pour que votre accès aux Webservices soit validé, vous devez imprimer le récépissé et les éventuels mandats de prélèvements saisis (si vous optez pour le versement des cotisations en ligne) et l envoyer avec le cachet et la signature du représentant de votre organisation (Direction ou Présidence) soit par courrier soit par mail au service adhésion d Unifaf à l adresse indiquée sur le récépissé. Ce bouton vous permet d enregistrer le récépissé sur votre disque dur Le bouton «+» permet d agrandir le récépissé pour une meilleure visualisation à l écran Dès que votre demande aura été traitée par le service adhésion, vous recevrez un e-mail comportant votre mot de passe. Vous aurez la possibilité de consulter vos données et de saisir vos demandes en ligne sur le site Internet d Unifaf dès le lendemain de la réception de cet e-mail. 12

Accès aux Webservices Lorsque votre compte est opérationnel, vous accédez aux Webservices, en choisissant la première possibilité (vous avez déjà r éalisé une demande d accès). Pour accéder aux Webservices, il suffit de vous identifier en renseignant votre adresse email (celle indiquée lors de la demande d ouverture de compte) et le mot de passe qui vous a été transmis par le service d adhésion. Pour le cas où vous auriez oublié votre mot de passe, Unifaf vous le communiquera par e-mail 13

METTRE À JOUR MON COMPTE 14

Se connecter à «mon compte» et choisir une opération Lorsque votre compte est opérationnel, vous pouvez modifier le contenu de votre compte directement via les Webservices. Il vous est possible de réaliser 4 types d opération : Changer votre mot de passe Mettre à jour vos données personnelles, Mettre à jour vos options d abonnement qui comprend la mise à jour des unités de prestation (UP) dont vous avez la charge et la possibilité d ajouter un service à votre accès (comme le versement de la collecte en ligne ou l option «EDI») Consulter les récépissés retraçant les demandes d ouverture de compte et les modifications d accès (ajouts ou suppression d UP, ajout de l option du versement de la collecte en ligne, etc.) Pour accéder à ces opérations, vous devez vous connecter aux Webservices d Unifaf et choisir «Mon compte» dans le bandeau en haut et à droite de la page d accueil. Vos données personnelles sont affichées Après avoir choisi «Mon compte», le menu des 4 opérations vous est proposé. 15

Mettre à jour vos données Choix n 1 : Changer votre mot de passe. Vous pouvez modifier le mot de passe envoyé par Unifaf pour choisir celui de votre choix Choix n 2 : Mettre à jour vos données personnelles. Vous pouvez modifier toutes les données personnelles qui sont affichées sur l écran, à l exception de vos nom et prénom et Email (zones grisées). Vous pouvez également modifier les références de la personnes qui à signé votre demande d accès aux Webservices. mb@unifaf.fr Permet de revenir au menu des trois opérations 16

Mettre à jour vos données Choix n 3 : Mettre à jour mes options d abonnement L écran vous propose la liste des Unités de Prestations dont vous avez la charge et votre profil avec 3 options possibles (ac cès à la gestion de l activité formation, accès à l EDI, accès au versement des cotisations en ligne). Les UP correspondent à celles indiquées lors de la demande d ouverture de votre compte et qui figurent sur le récépissé que vous avez retourné à Unifaf, avec le cachet de votre entité et la signatur e de son responsable. Vous avez la possibilité de modifier votre profil «Webservices» en ajoutant une option Vous avez la possibilité de modifier cette liste en ajoutant ou en supprimant une ou plusieurs UP 17

Mettre à jour vos UP et vos options (1/4) Pour supprimer une UP, il suffit de cocher la case correspondant à cette UP et cliquer sur le bouton «Supprimer». Case à cocher puis bouton «Supprimer» Après avoir cliqué sur le bouton «Supprimer», l UP disparait de la liste. Vous devez ensuite valider l opération pour que la suppression de l UP soit prise en compte. Une confirmation vous est alors proposée. Il vous est demandé d accepter les conditions générales d utilisation des Webservices d Unifaf (case à cocher). 18

Mettre à jour vos UP et vos options (2/4) Pour ajouter une UP, il suffit de saisir le numéro de l UP que vous souhaitez prendre en charge et de cliquer sur le bouton «Ajouter». Cette UP vient s ajouter à la liste. Vous devez ensuite valider l opération. Comme pour la suppression d une UP, une confirmation vous est alors proposée. Il vous est demandé d accepter les conditions générales d utilisation des Webservices d Unifaf (case à cocher). 19

Mettre à jour vos UP et vos options (3/4) Pour ajouter une option, il suffit de cocher la case correspondant Case à cocher puis Valider Comme pour la modification des UP, une confirmation vous est alors proposée. Il vous est demandé d accepter les conditions générales d utilisation des Webservices d Unifaf (case à cocher). Lorsque vous demandez le versement des cotisations en ligne, vous optez automatiquement pour le prélèvement automatique de vos contributions. C est pourquoi, lorsque vous cochez l option «je demande un accès au versement des cotisations en ligne», les écrans suivants vous proposent de saisir le ou les mandats de prélèvement pour une ou plusieurs de vos UP. 20

Mettre à jour vos UP et vos options (4/4) L étape suivante vous propose un récépissé qui affiche la liste des UP mise à jour, les options de votre profil ainsi que les mouvements que vous venez d effectuer (ajout ou suppression d UP) et les mandats de prélèvements que vous avez éventuellement saisis. Nous vous recommandons d enregistrer ce récépissé sur votre disque dur. Pour que vos modifications soit validées, vous devez imprimer le récépissé accompagné des mandats de prélèvements éventuels e t envoyer l ensemble des documents comprenant le cachet et la signature du représentant de votre organisation (Direction ou Présidence) au service adhésion d Unifaf soit par courrier soit par mail à l adresse indiquée sur le formulaire. Dès que votre demande aura été traitée, vous recevrez un e-mail confirmant la mise à jour des UP dont vous avez la charge et des options de votre profil. Les modifications demandées seront opérationnelles dès le lendemain de la réception de cet e-mail. 21

Mes documents Choix n 4 : Mes documents. Dans cet écran vous retrouvez l ensemble des récépissés que vous avez générés sur les Webservices concernant à la fois votre demande initiale d ouverture de compte, les mises à jour de votre compte mais aussi les saisies de demandes de prise en charge, demande de remboursement s et les demandes de modification. Vous avez la possibilité d accéder aux fichiers pdf (en cliquant sur le titre du récépissé choisi). 22

EDI (échange de données informatisées) UNIFAF fournit un cahier de charge à destination des éditeurs de logiciel pour pouvoir échanger des informations avec les Webservices 23

Accès à l EDI ASSOCIATION LES BLEUETS TEST ASSOCIATION LES BLEUETS Josiane 10 CHEMINS DES BLEUETS 69001 J.test@asso-bleuets.fr 01.99.99.99.99 01.99.99.99.99 Si vous avez opté pour l option EDI vous pouvez sélectionner Le menu : «Echange de données informatisées (import/export)» est activé Après avoir sélectionné le menu sur la page d accueil, un écran s ouvre vous permettant de choisir ce que vous souhaitez faire : Importer le fichier des salariés Extraire les données des remboursements Consulter les échanges de données Annuler le chargement des données de mes salariées 24

4. Procédure de récupération des remboursements (Unifaf adhérent) Suite à sélection de la valeur : «Extraire les données des remboursements» 1 Puis vous cliquez sur le bouton «Rechercher» Vous saisissez la plage de dates qui vous intéresse 2 Dès que les données sont rapatriées, le système affiche un récapitulatif 3 Pour terminer l action, vous cliquez sur le bouton «exporter vers XML». Le système génère alors un fichier XML et le stocke sur l emplacement que vous avez choisi sur votre ordinateur 4 A noter : Pour terminer l opération, il faut ensuite importer les données du fichier XML dans votre logiciel RH formation www.unifaf.fr

AIDE EN LIGNE 27

Aide en ligne Les écrans des Webservices comportent généralement une aide en ligne qui propose une explication du contenu de l écran et de la manière dont il faut renseigner les éléments demandés. Cette aide est accessible en cliquant sur le bouton placé en haut à droite de chaque écran. L écran d aide s affiche. Ascenseur pour dérouler le texte de l aide Pour revenir à l écran de saisie, il suffit de fermer la fenêtre en cliquant sur le bouton 28

SAISIR UNE DEMANDE DE PRISE EN CHARGE 29

Etape 1 : Vos informations et choix de l action à effectuer Cet écran vous permet de contrôler que les informations concernant votre organisation sont les bonnes et peuvent être transmises dans la DPC, ou de les modifier le cas échéant : les coordonnées de votre unité de prestation, les coordonnées de la personne contact d Unifaf au sein de votre organisation... La partie inférieure de l écran vous permet de choisir l action que vous souhaitez effectuer : saisie en ligne d une demande de prise en charge, de remboursement ou d un Cerfa, envoi de pièces justificatives, consultation des dossiers en cours, etc.. Votre identifiant Il vous est possible de changer d unité de prestation si vous en gérez plusieurs Vous pouvez modifier les informations concernant votre contact et votre directeur Choix de l action à effectuer sur votre espace privé 30

Etape 2 : Choix du dispositif Après avoir choisi «Saisie d une demande de prise en charge», vous arrivez sur cet écran qui vous permet de cocher le dispositif pour lequel vous souhaitez faire une DPC. Nous choisissons ici de faire une demande de prise en charge pour un Plan de formation. En cliquant sur le logo Unifaf, vous retournez à l accueil Ce bouton permet de mettre fin à votre session sur votre espace personnel Les boutons Précédent et Suivant vous permettent de naviguer sur les différentes étapes de votre action en ligne 31

Etape 2 : Choix du dispositif Cet écran vous demande d accepter les conditions générales d utilisation, et de cocher une des deux lignes concernant vos ins tances représentatives du personnel dans le cadre inférieur. Cette étape est obligatoire pour pouvoir poursuivre la demande. Cette barre représente les différentes étapes de l action que vous êtes en train d effectuer. L étape à laquelle vous vous trouvez est surlignée en vert. Les conditions générales d utilisations sont accessibles en cliquant sur ce lien. 32

Etape 3 : Saisie des données concernant la formation Cet écran vous permet de remplir les différentes informations concernant la formation pour laquelle vous faites une demande d e prise en charge. Les champs précédés d une étoile rouge doivent être obligatoirement remplis. En cochant cette case, les deux champs en dessous se dégrisent Si vous choisissez «Développement des compétences» dans le menu déroulant «catégorie de l action», ce champ sera dégrisé La case «non» est cochée par défaut. Vous pouvez modifier ce choix en cliquant sur le bouton «oui» 33

Etape 4 : Saisie des données concernant l organisme de formation Les informations concernant l organisme de formation doivent être saisis dans cet écran. Il y a deux possibilités : Cas N 1 : vous connaissez son numéro SIRET : vous cochez «oui» dans le premier cadre, puis vous entrez ce Siret dans le second et cliquez sur «Rechercher». Si l organisme de formation est dans la base d Unifaf, les informations le concernant apparaissent automatiquement dans le cadre inférieur Si vous connaissez le SIRET, entrez le dans ce champs et cliquez sur rechercher Si la formation est dispensée par un salarié de votre organisation, cochez cette case. 34

Etape 4 : Saisie des données concernant l organisme de formation Cas N 2 : vous ne connaissez pas le numéro SIRET, ou cet organisme n est pas encore dans la base d Unifaf : vous cochez «non» dans le premier cadre. Les champs du cadre inférieur se dégrisent et vous pouvez remplir les informations concernant l organisme de formation. Si l organisme de formation n est pas dans la base Unifaf mais que vous connaissez le N SIRET, nous vous conseillons de le saisir dans les champs vous permettant de créer une fiche «Organisme de formation» (même si ce champs n est pas obligatoire) afin de pouvoir vous servir ultérieurement de ce critère pour effectuer la recherche de ce même organisme. Si vous réalisez vous-même l action de formation (sans faire appel à un organisme de formation), cochez la case «formation interne» Si vous faites appel à un organisme de formation; ces champs sont obligatoire pour pouvoir continuer la saisie en ligne. 35

Etape 5 : Recherche et sélection du/des salarié(s) participant(s) à la formation Au-delà de 15 participants à la même formation, vous avez la possibilité de saisir un à un chacun de ces participants ou d effec tuer une saisie par emploi. Cas N 1 : moins de 15 participants à la formation OU choix de saisie individuelle même au-delà de 15 participants : cochez «Saisie nominative» (case cochée par défaut) Cas N 2 : plus de 15 participants à la formation : cochez «Saisie par emploi» 36

Etape 5 : Recherche et sélection du/des salarié(s) participant(s) à la formation (Cas N 1) Saisie nominative Saisissez le nom complet ou les premières lettres du nom d un stagiaire et cliquez sur «rechercher» Cette fenêtre s ouvre alors en faisant apparaître le ou les personnes de votre organisation dont le nom commence par les lettres saisies. Cochez le ou les stagiaires que vous souhaitez sélectionner puis cliquer sur valider En cas de départ de la personne, ce bouton permet de la supprimer de la base Unifaf 37

Etape 5 : Recherche et sélection du/des salarié(s) participant(s) à la formation (Cas N 1) Les personnes sélectionnées viennent s ajouter à liste nominative des stagiaires. Vous pouvez recommencer cette opération de recherche pour ajouter d autres stagiaires. Le nombre de salariés sélectionnés doit être égal au nombre de stagiaires indiqué (3 dans cet exemple) Vous avez la possibilité de modifier 3 données du stagiaire si ces données ont changé depuis la création du stagiaire En cliquant sur l icône En cas d erreur vous pouvez cocher la ligne d un stagiaire et cliquer sur supprimer pour le retirer de votre sélection la fenêtre des données stagiaires s affiche. Vous pouvez modifier : l établissement où travaille le stagiaire, l emploi occupé, le type de contrat (menu déroulant) 38

Cocher la case DPC (Développement Professionnel Continu) (Cas N 1) Uniquement pour les professionnels de santé (professions médicales et paramédicales) 39

Etape 5 : Recherche et sélection du/des salarié(s) participant(s) à la formation (Cas N 1) Si le participant ne figure pas dans la base d Unifaf, vous avec la possibilité de créer son profil en ligne. Après l avoir créer, le participant s ajoute automatiquement à votre sélection de stagiaire. En cliquant sur «Créer un stagiaire», cette fenêtre s ouvre. Complétez les informations demandées et cliquez sur «Ajouter». Le stagiaire est alors affiché dans la liste nominative. 40

Etape 5 : Recherche et sélection du/des salarié(s) participant(s) à la formation (Cas N 2) Saisie par emploi : il s agit d une saisie simplifiée pour éviter d avoir à saisir individuellement l ensemble des stagiaires. Saisissez le nombre de participant (>15) et appuyer sur la touche «Entrer» de votre clavier La case «Saisie par emploi» se dégrise. Vous pouvez alors la cocher 41

Etape 5 : Recherche et sélection du/des salarié(s) participant(s) à la formation (Cas N 2) La saisie se fait en fonction des catégories d emploi des stagiaires. Créez un catégorie d emploi des participants et indiquez le nombre d hommes et de femmes. Cliquez sur «Ajouter» 42

Etape 5 : Recherche et sélection du/des salarié(s) participant(s) à la formation (Cas N 2) Il est alors possible d effectuer une nouvelle saisie concernant une autre catégorie d emploi Chaque ligne validée vient s ajouter dans ce cadre. En cas d erreur vous vous pouvez modifier ou supprimer votre saisie 43

Etape 6 : Saisie des informations sur le financement Cet écran vous permet de saisir en 3 étapes tous les éléments relatifs à votre demande prévisionnelle de financement à Unifaf : la saisie du financement prévisionnel (1), le choix des enveloppes de financement (2), les précisions sur la qualification (3). Si la ligne 3 «Allocation de formation» est remplie, une case à cocher obligatoire apparait devant les libellés correspondant Dans le cas d une formation se déroulant sur plusieurs années, une répartition pluriannuelle automatique du budget formation et des autres financement vous est proposée. Il vous est néanmoins possible de la modifier. Suite à une modification, si vous souhaitez revenir au calcul par défaut, vous pouvez cliquer sur «Recalculer» Le fait de cocher un financement (FI, APR, autres) vous oblige à choisir un type d enveloppe dans le menu déroulant à droite des montants Si le libellé «Qualification» est choisi dans le menu déroulant, vous devez cocher une case qui apparaît 44

Etape 6 : Saisie des informations sur le financement Lorsque vous cliquez sur «suivant», un message de validation du total des frais apparaît. Si ce montant est correct, validez pour passer à l étape suivante. 45

Etape 7 : Envoi des pièces justificatives Cet écran vous propose plusieurs voies pour nous faire parvenir les pièces justificatives nécessaires à l instruction de votr e demande : Envoyer toutes les pièces en ligne : ce choix vous permet de joindre, dès maintenant, les pièces justificatives sous format numériques. Envoyer toutes les pièces par courrier : ce choix indique que vous ne souhaitez joindre aucune pièce justificative pendant la saisie en ligne de votre DPC. Pour que votre demande soit prise en compte, vous devrez joindre les pièces nécessaires à votre OPCA par voie postale. Lors de cet envoi, n oubliez pas de joindre le récépissé que vous allez obtenir à l étape suivante. Envoi mixte : ce choix vous permet de joindre dès maintenant une partie des pièces nécessaires en format numérique et de nous faire parvenir, dans un deuxième temps, le reste des justificatifs. 46

Etape 7 : Envoi des pièces justificatives Si vous avez fait le choix de joindre tout ou partie de vos pièces justificatives sous format numérique, cet écran vous permet d aller rechercher ces documents dans votre ordinateur. 3 étapes : 1. sélectionner le fichier, 2. rechercher dans votre ordinateur, 3. joindre le fichier. Les pièces à joindre (pièces obligatoires et facultatives) spécifiquement pour le dispositif pour lequel vous faites une demande sont rappelées ici (pour le Plan, 1 seul document est demandé, mais pour d autres dispositifs, une liste de plusieurs documents apparaît) Vous choisissez le type de document obligatoire ou facultatif que vous allez joindre. Cliquez sur «Joindre la pièce»une fois le fichier sélectionné Cliquez sur «Parcourir» : la fenêtre de sélection s ouvre. Vous sélectionnez le document et cliquez sur «Ouvrir». 47

Etape 7 : Envoi des pièces justificatives Lorsque le pièce a été jointe, un message rouge s affiche : «votre fichier a été déposé sur le serveur». Les pièces déjà jointes sous format numérique s ajoutent dans ce cadre. Vous avez la possibilité de les retirer de votre sélection en cliquant sur «Supprimer». Lorsque vous cliquez sur le bouton «suivant», un message indiquant la fin de la saisie est affichée : 48

Etape 8 : Récépissé et fin de la demande L écran final vous indique que votre saisie en ligne est maintenant terminée. Vous pouvez également, à titre d information, visualiser ou enregistrer sur votre disque dur le formulaire de Demande de Pris e en charge, au format PDF, qui a été créé et rempli avec les informations que vous avez renseignées en ligne. Si vous avez choisi à l étape précédente l envoi par courrier ou mixte des pièces justificatives, vous devrez joindre ce récé pissé imprimé à vos documents justificatifs, c est ce qui permettra de les rattacher à votre dossier. Si vous avez choisi à l étape précédente d envoyer vos pièces justificatives en ligne, il est inutile de renvoyer ce récépiss é Enfin, la page vous informe qu un mail récapitulant les détails de votre DPC en ligne vous a été adressé. Attention : Nous vous recommandons fortement d enregistrer ce récépissé sur le disque dur de votre ordinateur. Ce bouton vous permet d enregistrer le récépissé sur votre disque dur Le bouton «+» permet d agrandir le récépissé pour une meilleure visualisation à l écran Si la formation est commencée depuis plus de 1 mois, vous pouvez continuer votres aisie par une demande de remboursement (DRS) en cliquant sur ce bouton qui apparaît quand cette option est possible 49

Etape 8 : Récépissé et fin de la demande Le récépissé récapitule les informations importantes que vous avez saisies au cours de votre demande de prise en charge en ligne. Vos références La date du récépissé correspond à la date de la transaction par le web et est la date de réception prise en compte par Unifaf Informations sur la formation Informations sur l organisme de formation Le N d action est le numéro de dossier qui permet de repérer et de suivre votre demande. Il vous sera demandé à chaque contact avec Unifaf au sujet de votre demande. Il est à reporter sur chaque courrier envoyé à Unifaf. Informations sur les stagiaires Informations sur la demande de financement Informations sur les justificatifs que vous avez joints 50

Consignes d utilisation en cas de problèmes Pour éviter tout risque de perte d informations, ou de mauvaise instruction des dossiers, si un problème informatique ou technique survenait nous vous remercions d observer les principes de précautions suivants : Pour chaque DPC remplie en ligne, merci de bien noter les n de dossiers créés en ligne, et d imprimer ou d enregistrer les documents récapitulatifs de vos dossiers. Ceci nous permettra éventuellement de retrouver les informations. 51

SAISIR UNE DEMANDE DE REMBOURSEMENT 52

Choisissez «Saisie d une demande de remboursement» Il n est possible de faire une demande de remboursement que si la DPC a été instruite et accordée par Unifaf, sauf en cas d e nchaînement de la saisie sur les services en ligne d une demande de remboursement suite à une demande de prise en charge (actuelle demande de r emboursement simplifiée, pour laquelle la formation doit déjà être débutée depuis plus de 1 mois). 53

Sélection de la DPC pour laquelle vous faite une demande de remboursement Après avoir choisi «Saisie d une demande de remboursement», vous arrivez sur cet écran qui vous permet de sélectionner l action de formation pour laquelle vous souhaitez faire une demande de remboursement. Une DPC ne s affichera dans cet écran que le lendemain de sa sais ie en ligne.c Dans certains cas, une DPC peut apparaître dans le menu sans être encore «sélectionnable», car non instruite ou en attente de compléments de votre part Plusieurs champs de filtre sont ici disponible pour faciliter la sélection de l action de formation que vous recherchez Sélectionnez une DPC, cliquez sur «Suivant» Il n est possible de sélectionner qu une seule demande de prise en charge. 54

Etape 1 : Informations sur l action de formation Une fois l action de formation qui vous intéresse sélectionnée, cet écran récapitule de façon synthétique l Action de Formation en en rappelant le N, l intitulé, les dates de début et de fin, l Organisme de Formation et l identité du stagiaire. Concernant ce dernier, si il est unique, seront restitués ses Nom et Prénom. Si par contre l Action de Formation concerne plusieurs stagiaires, l indication générique «Collectif» s affichera. Attention: les informations présentées sont un rappel. Il est impossible de les modifier. 55

Etape 2 : Remboursement Les informations concernant les modalités de remboursement sont à inscrire dans cet écran Indiquez s il s agit d un remboursement partiel, total ou du dernier remboursement N oubliez pas de renseigner la durée de la formation et la période du remboursement Si vous souhaitez un paiement direct à l organisme de formation, n oubliez pas de cocher cette case Pour chaque ligne, indiquez la part que vous souhaitez voir vous être remboursée et celle que vous voulez qu Unifaf rembourse directement à l organisme de formation 56

Etape 2 : Remboursement Une fois validée la saisie des montants devant donner lieu à remboursement, l utilisateur accède à un écran composé de rubriq ues dont l affichage dépend des caractéristiques de la demande et dont le contenu est intégralement déterminé par les informations saisies précédemment : Cette rubrique ne s affiche que si la Prise en Charge a été demandée au titre d un dispositif de financement particulier (Fond d Intervention National (FIN), Régional (FIR). etc..) Cette rubrique ne s affiche que si vous avez demandé à ce que soit effectué un paiement direct à l Organisme de Formation. Elle permet de saisir, les données relatives à la facture émise par ce dernier : N de facture, Date de la facture, Montant de la facture. Cette rubrique ne s affiche que si l action est une «VAE» dont est demandé le dernier remboursement et pour laquelle la saisie des informations relatives aux stagiaires a été effectuée individuellement et non globalement par catégorie d emploi. La rubrique ne s affiche que si l action est une «Formation diplômante» dont est demandé le dernier remboursement et pour laquelle la saisie des informations relatives aux stagiaires a été effectuée individuellement et non globalement par catégorie d emploi. 57

Etape 3 : Justificatifs L étape d attachement des pièces justificatives à votre demande de remboursement est semblable à celle détaillée pour la demande de prise en charge. 58

Etape 4 : Récépissé L écran final vous indique que votre saisie en ligne est maintenant terminée. Vous pouvez également, à titre d information, visualiser ou enregistrer sur votre disque dur le formulaire au format PDF, qui a été créé et rempli avec les informations que vous avez renseignées en ligne. Si vous avez choisi à l étape précédente l envoi par courrier ou mixte des pièces justificatives, vous devrez joindre ce récé pissé imprimé à vos documents justificatifs, c est ce qui permettra de les rattacher à votre dossier. Si vous avez choisi à l étape précédente d envoyer vos pièces justificatives en ligne, il est inutile de renvoyer ce récépiss é Enfin, la page vous informe qu un mail récapitulant les détails de votre demande en ligne vous a été adressé. Attention : Nous vous recommandons fortement d enregistrer ce récépissé sur le disque dur de votre ordinateur. Ce bouton vous permet d enregistrer le récépissé sur votre disque dur Le bouton «+» permet d agrandir le récépissé pour une meilleure visualisation à l écran 59

Vos références Informations sur la formation Informations sur l organisme de formation La date du récépissé correspond à la date de la transaction par le web et est la date de réception prise en compte par Unifaf Le N d action est le numéro de dossier qui permet de repérer et de suivre votre demande. Il vous sera demandé à chaque contact avec Unifaf au sujet de votre demande. Il est à reporter sur chaque courrier envoyé à Unifaf. Informations sur les stagiaires Informations sur la demande de remboursement Informations sur les justificatifs que vous avez joints ou non Il vous est rappelé d envoyer ultérieurement les documents manquants 60

Demande de remboursement CIF-CDI Vous avez la possibilité désormais de faire une demande de remboursement dans les webservices pour le CIF-CDI. 61

MODIFIER EN LIGNE UNE DPC OU UNE DR 62

Modification DPC ou DR Deux possibilités vous sont proposées : Cas n 1 : Modifier directement en ligne un demande que vous avez saisie le jour même, Cas n 2 : Envoyer une demande de modification à Unifaf, sur des demandes envoyées par courrier ou saisie dans les webservices au plus tard la veille. Exemple - nous sommes aujourd hui le lundi 12 mars ; vous pouvez : Modifier en ligne les demandes (DPC ou DR) saisie le 12 mars, Envoyer une demande de modification, par l intermédiaire des webservices, sur toutes les demandes envoyées par courrier ou saisie dans les webservices avant le 12 mars. Choisissez «modifier une demande» dans le menu d accueil Vous pouvez modifier une DPC ou une DR 63

Sélection de la DPC (cas n 1 : modification d une DPC du jour) Après avoir choisi «Modification d une Demande de prise en charge», vous arrivez sur cet écran qui vous permet de sélectionner l action de formation (la DPC) pour laquelle vous souhaitez effectuer une modification en ligne. Sélectionnez une DPC, en cochant la case, puis cliquez sur «Suivant» Les DPC du jour, donc modifiables en ligne, s affichent dans cette partie de l écran Un message s affiche pour confirmer le n de l action que vous souhaitez modifier en ligne Il n est possible de sélectionner qu une seule action de formation.. 64

Modification des données (cas n 1 : modification d une DPC du jour) Vous devez ensuite redérouler tous les écrans de saisie de la DPC en cliquant sur «suivant» et apporter vos modifications. Toutes les données de tous les écrans sont modifiables. Attention! : Pour que les modifications soient prises en compte, vous devez parvenir jusqu à l écran du récépissé. Le nouveau récépissé porte la mention «Annule et remplace le précédent récépissé» et affiche la date et l heure de sa création 65

Modification d une DR (cas n 1 : modification d une DR du jour) Le fonctionnement est identique pour modifier une DPC (demande de prise en charge) ou une DR (demande de remboursement) 66

FAIRE UNE DEMANDE DE MODIFICATION EN LIGNE 67

Modification DPC ou DR Deux possibilités vous sont proposées : Cas n 1 : Modifier directement en ligne un demande que vous avez saisie le jour même, Cas n 2 : Envoyer une demande de modification à Unifaf, sur des demandes envoyées par courrier ou saisie dans les webservices au plus tard la veille. Exemple - nous sommes aujourd hui le lundi 12 mars ; vous pouvez : Modifier en ligne les demandes (DPC ou DR) saisie le 12 mars, Envoyer une demande de modification, par l intermédiaire des webservices, sur toutes les demandes envoyées par courrier ou saisie dans les webservices avant le 12 mars. Choisissez «modifier une demande» dans le menu d accueil Vous pouvez modifier une DPC ou une DR 68

Sélection de la DPC (cas n 2 : demande de modification sur une DPC antérieure) Après avoir choisi «Modification d une Demande de prise en charge», vous arrivez sur cet écran qui vous permet de renseigner le numéro de l action de formation pour laquelle vous souhaitez communiquer une demande de modification à Unifaf. Saisir le numéro de l action de formation Sélectionnez l action, en cochant la case, puis cliquez sur «Suivant» Il n est possible de sélectionner qu une seule action de formation. 69

Déposer un commentaire et des justificatifs (cas n 2 : demande de modification sur une DPC antérieure) Cet écran vous permet de décrire les modifications que vous souhaitez apporter à l action de formation et de joindre, si beso in, un fichier. Vous devez choisir un type de modification : Annuler l action, Solder l action (si vous ne souhaitez plus demander de remboursement sur cette action), Autre modification Vous pouvez inscrire un commentaire décrivant la modification demandée (changement de date, modification de budget, etc.. Vous pouvez joindre un fichier Il n est possible de sélectionner qu une seule demande de prise en charge. Contrairement au cas n 1, vous ne pouvez pas redérouler les écrans de la DPC, mais uniquement envoyer votre demande de modification directement à Unifaf, via les Webservices. 70

Récépissé (cas n 2 : demande de modification sur une DPC antérieure) Votre demande de modification est transmise à Unifaf à partir du moment où vous avez été jusqu à l étape du récépissé. Ce récépissé est spécifique à une demande de modification Le type de modification, le commentaire et les pièces jointes sont précisés dans le corps du récépissé : 71

Modification d une DR (cas n 2 : demande de modification sur une DPC antérieure) Le fonctionnement est identique pour modifier une DPC ou une DR 72

CONSULTATION 73

Choisir la consultation dans le menu La partie inférieure de l écran vous permet de choisir l action que vous souhaitez effectuer : consultation des dossiers en c ours. 74

Les écrans de consultation Il vous est proposé plusieurs écrans de consultation : mes demandes, propose la liste des demande de prise en charge réalisée et leur état (en cours, engagée, soldé, etc.) ; l onglet activité de formation, propose la liste des actions de formation avec leurs principales caractéristiques (dates, budget, etc.), l onglet remboursements, affiche la liste des remboursements effectués par Unifaf, avec la ventilation des montants par financement, l onglet «détail paiements», propose le détail des différents règlements effectués par Unifaf (chèque ou virement), sur une période donnée, mon BFA, présente la composition de votre BFA, mon prévisionnel, affiche le prévisionnel plan de formation, mes cotisations, propose la masse salariale et les cotisations effectuées sur 3 ans. Il vous est possible d afficher les courriels qui vous ont éventuellement été envoyés par Unifaf Astuce : Sur l ensemble des écrans de consultation comprenant une liste d actions, vous pouvez trier cette liste selon le critère désiré en cliquant sur le titre de la colonne correspondant. Pour chaque onglet, il est possible d imprimer la page ou d exporter les données sous Excel (y compris au format 97) 75

L écran «activité de formation» L écran «Activité de formation», propose la liste des actions de formation avec leurs principales caractéristiques (n, dates, budget, etc.). Il est possible de saisir un numéro d action de formation ou de filtrer cet écran par année, par dispositif, par état des actions et par financement Par défaut seules sont affichées les actions non soldées au 01/01/N et les actions demandées dans l année mais vous pouvez ajouter les actions de formation soldées l année précédente en cochant la case En cliquant sur le n de l action, vous accédez à un écran présentant le détail de l action, avec les document numérisés et les différents évènements survenus L affichage des évènements a pour objectif de vous proposer une traçabilité de l action, afin de vous permettre de voir où en est cette action et dans quel état elle se trouve. Les évènements sont classés du plus récent au plus ancien 76

L écran «activité de formation» L écran «Activité de formation», propose également une information sur les délais de remboursement et de forclusion ; c est-à-dire la date à laquelle une action de formation ne pourra plus être remboursée. Si l action de formation est terminée depuis plus d 1 mois, mais moins de 5 mois, la date de fin est affichée en ORANGE et un message apparaît lorsque le curseur passe sur cette date. Si l action de formation est terminée depuis plus de 5 mois, la date de fin est affichée en ROUGE et un message apparaît lorsque le curseur passe sur cette date. 77

L écran «activité de formation» L écran «Activité de formation», propose également la ventilation des différents financements pour chaque action de formation. Un clic dans la colonne «FIN» permet d afficher la fenêtre de ventilation des financements pour l action de formation choisie Si 'action est pluriannuelle vous pouvez consulter la répartition des financements par exercice en sélectionnant l année dans la liste déroulante 78

L écran «remboursements» L écran «Remboursements» vous propose la liste des remboursements effectués par Unifaf, avec la ventilation des montants par financement. L année en cours est affichée par défaut mais vous pouvez rechercher les remboursements sur les exercices précédents Pour chaque onglet, il est possible d imprimer la page ou d exporter les données sous Excel. Vous pouvez consulter les remboursements de l'année en cours (affichage par défaut) et des 5 exercices précédents. Vous pouvez sélectionner l'année désirée à l'aide du filtre correspondant. 79

L écran «détail paiements» L écran «Détail paiements» propose le détail des différents règlements effectués par Unifaf (chèque ou virement), sur une période donnée. Vous devez sélectionner une échéance Les remboursements effectués directement à l organisme de formation sont également affichés. 80

L écran «mon BFA» L écran «Mon BFA», présente la situation de votre BFA tenant compte des financements accordés par Unifaf. Cliquer sur le bouton «plus», fait apparait le détail de chaque ligne du BFA Pour chaque onglet, il est possible d imprimer la page ou d exporter les données sous Excel 81

L écran «mon prévisionnel» L écran «Mon prévisionnel» affiche le prévisionnel plan de formation. Cet écran affiche les deux premières rubriques du formulaire relatif au Prévisionnel Plan de Formation (PPF). 82

L écran «mes cotisations» L écran «Mes cotisations» propose la masse salariale et les cotisations effectuées sur les 3 dernières années. 83

Les écrans de consultation IRP En cliquant sur le menu «accéder aux écrans de consultation IRP», les employeurs ont accès à l environnement IRP avec ses 3 onglets. 84

Les écrans de consultation IRP L environnement comprend un onglet «Adhérent» avec les coordonnées de l établissement, un onglet «Activité de formation» et un onglet «Statistiques» avec la représentation schématique de statistiques sur les caractéristiques des stagiaires (catégorie socioprofessionnelle et sexe) et sur la caractère qualifiant ou non des formations. ASSOCIATION AAAAA 12 CHEMIN DES VIOLETTES Il est possible de consulter l exercice en cours et l exercice précédent A noter : La liste des actions ne peut pas être comparée à celle de l environnement employeur onglet «activité formation» car il y figure les actions : -ayant un part de déroulement sur l exercice -ayant eu un accord de financement par Unifaf -relevant des dispositifs : «Plan de formation», «DIF», les formations de tuteur, les périodes de professionnalisations et le financement sur BFA du tutorat des jeunes 85

L export des données (1/3) Nous vous présentons les différentes étapes pour exporter les données des écrans de consultation vers un fichier CSV et le tr ansformer, si nécessaire, en fichier Excel. 1. Cliquez sur l icône Excel 2. Choisissez «enregistrer» (génération d un fichier CSV) 3. Enregistrez le fichier CSV dans votre disque dur (dans cet exemple, sur le «bureau») 4. Fermer la fenêtre une fois l enregistrement terminé. Vous venez de créer un fichier CSV 86

L export des données (2/3) La page précédente vous a présenté la méthode de récupération du fichier CSV. Cette page vous présente la démarche pour trans former le fichier CSV en fichier Excel structuré. 1. Ouvrir Excel, cliquez sur l onglet «Données» et choisir «à partir du texte» 2. Choisissez le fichier CSV souhaité dans la fenêtre de recherche, puis cliquez sur «importer» 3. Choisissez «délimité» puis cliquez sur «suivant» 4. Cochez la case «point-virgule» comme séparateur et cliquez sur «terminé» 87

L export des données (3/3) 5. Dans la fenêtre «importation des données», vous cliquez sur «OK» 6. Le tableau des données en format Excel (dans cet exemple les données sont issues de l onglet «mes demandes») 88

AIDE À LA DÉCLARATION N 2483 89

Choisir l aide à la déclaration 2483 dans le menu La partie inférieure de l écran vous permet de choisir l action que vous souhaitez effectuer : aide à la déclaration n 2483. 90

Aide à la déclaration 2483 Onglet «versements» L aide à la déclaration n 2483 propose 3 onglets : 1. onglet «Versements», qui rappelle les différentes cotisations Pour chaque onglet, il est possible d imprimer la page, de générer un fichier au format pdf ou d exporter les données sous Excel 91

Aide à la déclaration 2483 Onglet «stagiaires» L aide à la déclaration n 2483 propose 3 onglets : 2. onglet «Stagiaires», qui rappelle le nombre de stagiaires et les durées de formation par catégorie d emploi. Pour chaque onglet, il est possible d imprimer la page, de générer un fichier au format pdf ou d exporter les données sous Excel 92

Aide à la déclaration 2483 Onglet «liste des actions» L aide à la déclaration n 2483 propose 3 onglets : 3. onglet «liste des actions» affiche les actions de formation, qui au 15/3/N+1, sont à l état en cours, soldée, engagée et qui ont une part de réalisation sur l exercice N. Il est possible de générer un fichier au format pdf ou d exporter les données sous Excel Si le nombre d actions est important, la liste est présentée sur plusieurs pages 93

DOCUMENTS EN TÉLÉCHARGEMENT 94

Documents en téléchargement La dernière ligne du menu d accueil «Accéder aux Documents en téléchargement» vous permet d accéder directement aux documents téléchargeables présents sur le site www.unifaf.fr. Menu des documents en téléchargement En cliquant sur la catégorie de votre choix, vous accédez à tous les documents téléchargeables 95