CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (CCTP) ASSISTANCE A MAITRISE D OUVRAGE POUR LA PREPARATION ET LA PASSATION DES MARCHES D ASSURANCES Maître d ouvrage/pouvoir adjudicateur : Communauté de Communes Val de Cher St Aignan 39 rue Maurice Berteaux 41110 St Aignan Tél : 02.54.75.70.40 Fax : 02.54.75.07.79 Date limite de réception des offres : 2 janvier 2013 à 12 h 00 Renseignements auprès de : Service Marchés Publics : Christophe GENTHON 1
SOMMAIRE Article 1 - Objet du marché... 3 Article 2 - Présentation introduction- Contexte et enjeux... 3 Article 3 - Contenu du projet... 3 Article 4 - Organisation du projet... 3 Article 5 - Mission de l'a.m.o... 4 5.1 - Phase 1 : Analyse de l existant-audit/bilan... 4 5.2 - Phase 2 : Etablissement du DCE... 4 5.3 - Phase 3 : Assistance dans l'analyse technique/administrative et négociation... 4 5.4 - Phase 4 : Assistance dans la mise en œuvre du dispositif contractuel... 5 Article 6 - Documents et présentation attendue... 5 6.1 - Acceptation des documents remis par le prestataire... 5 6.2 - Format des documents... 5 Article 7 - Calendrier... 6 2
Article 1 Objet du marché Le présent marché porte sur une mission d'assistance à maîtrise d'ouvrage pour la mise en place des contrats d assurance de la (CCVCSA). La mission comprend quatre phases, détaillées à l article 5 : 1 ère phase : Analyse de l existant Audit/Bilan 2 ème phase : Etablissement du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) 3 ème phase : Analyse des offres et négociations 4 ème : Assistance à la mise en place des contrats Article 2 Présentation introduction- Contexte et enjeux La, également désignée C.C.V.C.S.A, dans le présent document, regroupe les communes de Couffy, Thésée, Mareuil sur Cher, Châteauvieux, Méhers, Chatillon sur Cher, Pouillé, Seigy, Noyers sur Cher et Saint Aignan sur Cher ; La population permanente est évaluée à 13 362 habitants (INSEE 2009). La présente consultation a pour objet le recrutement d un assistant à maitrise d ouvrage pour la renégociation des contrats d assurances de la C.C.V.C.S.A pour l ensemble de ses biens immobiliers, mobiliers et de ses 24 agents. Le marché d assurances actuel se termine le 31 décembre 2013. Le nouveau marché d assurances doit impérativement prendre effet au 1er janvier 2014. Article 3 Contenu du projet Etablir un bilan des risques et des besoins de couverture juridique de la Communauté de Communes en analysant l ensemble des données (patrimoine, sinistralité, statutaires ) ; Dégager les forces et faiblesses des assurances en cours, les besoins et les risques pouvant être rencontrés par la collectivité. Souscrire les assurances de l établissement avec le souci de concilier de façon optimale sécurité juridique et contraintes budgétaires. Article 4 Organisation du projet Le chef de projet de cette étude est la Directrice Générale des Services, assistée du responsable du marché d assurances. 3
Le prestataire devra se déplacer dans les locaux de la Communauté de Communes tout au long des 4 étapes mentionnées à l article 1 du CCTP. Article 5 Mission de l'amo 5.1 Phase 1 : Analyse de l existant-audit/bilan Bilan des besoins Le prestataire fournira un rapport d études précisant : - l état des lieux et l analyse des contrats en cours, des risques non couverts, des forces et faiblesses des contrats en cours, de la sinistralité*, - Les besoins de l établissement et propositions d extensions (exemples : assurances des élus, des déplacements, etc...). - Les caractéristiques du nouveau programme d assurances proposé incluant les propositions d extensions d assurances avec leur incidence budgétaire. Récolte des données Le prestataire récoltera auprès des différents services (assurances, juridique, techniques, comptable ) les informations nécessaires pour élaborer le DCE : surface des bâtiments, sinistralité, valeur mobilière, personnels Rapport d audit Le prestataire rédigera un document unique de présentation de ces données remis en 2 exemplaires papiers, et sous format numérique (PDF) et en assurera une présentation aux membres de la Commission ad hoc. 5.2 Phase 2 : Etablissement du DCE Le prestataire préparera les dossiers et pièces constituants le Dossier de Consultation des Entreprises (CCTP, CCAP, RC, AE, annexes techniques ), un par lot le cas échéant. Il assistera la C.C.V.C.S.A dans les demandes et questions complémentaires des assureurs durant la période de remise des offres ainsi que lors de la phase de négociation des candidats. 5.3 Phase 3 : Assistance dans l'analyse technique et administrative des offres et négociations Le prestataire participera à l ouverture des plis, l analyse technique et administrative des offres. A l issue de celle-ci, il rédigera un rapport détaillé d'analyse des offres reçues qu il présentera à la réunion de la Commission ad hoc. 4
Nota bene : Le montant forfaitaire de la Phase 3, proposé par le prestataire dans l acte d engagement, sera fonction du nombre d offres retenues pour analyse soustraction faite des offres irrecevables ou incomplètes. Durant la phase de négociation, le prestataire conseillera et assistera le maître d ouvrage dans la négociation avec les candidats retenus pour cette étape selon les modalités décrites dans le DCE établi par l A.M.O. Les négociations pourront être effectuées par tous moyens (mail, fax, courrier et/ou entretien) et seront menées dans le respect d égalité de traitement des candidats. Les supports de négociation devront être annexés au rapport d analyse des offres afin de garantir l entière traçabilité des échanges avec chaque candidat. A l issue de la phase de négociation, le prestataire rédigera le rapport final des auditions avec le classement des candidats selon les modalités décrites dans le DCE * : Un état des lieux de la sinistralité du 1 er janvier 2008 au 30 septembre 2012 sera à la disposition du prestataire. 5.4 Phase 4 : Assistance dans la mise en œuvre du dispositif contractuel Le prestataire vérifiera la conformité des contrats définitifs envoyés par le ou les assureurs, assistera à la mise en place des nouveaux contrats, assistera l établissement pour tout dysfonctionnement dans la gestion du nouveau dispositif contractuel (litiges sur l application des clauses du contrat, augmentation non contractuelle des cotisations, relance d une consultation en cas de résiliation des contrats en cours, aide à la mise en place des avenants ). Le prestataire mettra à la disposition de la C.C.V.C.S.A différents outils pour la bonne exécution dans la durée du marché d assurances. Article 6 Documents et présentation attendue 6.1 Acceptation des différents documents remis par le prestataire Les documents remis feront l'objet d'une acceptation écrite par le maître d'ouvrage. Elle sera réputée tacite après un délai de 30 jours calendaires à compter de la réception de chaque document dans le cas où le maître d'ouvrage n'a fait aucune observation durant ce délai. 6.2 Format des documents Le Dossier de Consultation des Entreprises s appuiera sur les modèles déjà utilisés par l établissement. Les documents produits par le prestataire dans le cadre de ce projet devront être au format : Microsoft Word, Excel. Tous les documents seront remis sous format papier (2 exemplaires) ainsi que sur format numérique (.PDF). 5
Article 7 Calendrier Le marché prend effet à compter de sa date de notification jusqu à la mise en œuvre du dernier contrat d assurance. Le planning de l'intervention récapitulant les différentes phases sera proposé par le candidat dans son offre et sera arrêté en accord avec le Maître d ouvrage et ce dans le cadre de la mise au point du marché. Ce planning doit néanmoins s inscrire dans les délais d exécutions maximum (plafonds) suivants : Mission d A.M.O Délai d exécution maximum 1 ère phase : Analyse de l existant Audit/Bilan 15 mars 2013 2 ème phase : Etablissement du Dossier de Consultation 30 mars 2013 3 ème phase : Analyse des offres et négociation 30 juin 2013 4 ème phase : Assistance à la mise en place des contrats Jusqu à la mise en œuvre du dernier contrat définitif d assurance avec comme date ultime le 31/01/2014* * : Le ou les contrats d assurances devront être effectifs à compter du 1 janvier 2014. Pour des raisons de transition et de bonne exécution, la mise en œuvre et l ajustement des différentes clauses du ou des contrats peut s effectuer durant le mois de janvier 2014. A cette fin, et cas de besoin, le prestataire s engage à accompagner et conseiller la Communauté de Communes Val de Cher St Aignan dans ces opérations jusqu au 31/01/2014. Afin de tenir compte de la date d effet du nouveau contrat d assurances au 1 er janvier 2014, le choix du prestataire devra pouvoir être effectué au plus tard le 15 septembre 2013 de manière à tenir compte le cas échéant des délais de résiliation ou de non reconduction du contrat actuel. 6