Centre international d études pédagogiques 1, avenue Léon-Journault 92318 Sèvres Cedex Tél. : 33 (0)1 45 07 60 16 - Fax : 33 (0)1 45 07 60 31 Site Internet : www.ciep.fr Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) n 11 05 du 09 juin 2011 Objet du marché : Prestations d inventaire physique et de rapprochement physico-comptable des biens immobilisés du CIEP.
1) Préambule La réalisation de prestations d inventaire physique et de rapprochement physico-comptable de biens immobilisés, dans le cadre du présent marché, est organisée à la demande du Centre International d Etudes Pédagogiques (CIEP) de Sèvres. L ensemble des biens est réparti sur un seul site, au siège de l Etablissement, au 1, avenue Léon Journault à Sèvres, dans le département des Hauts-de-Seine. Le CIEP de Sèvres, Etablissement public national à caractère administratif (créé par le Décret n 87-325 du 12 mai 1987), est régi par les articles R314-51 et suivants du Code de l Education et placé sous la tutelle du ministère de l Education nationale. Dans le cadre de ses missions et activités (expertise en Langue Française reconnue en France et à l Etranger), le CIEP prend en charge et accueille des personnes extérieures à l Etablissement, pour l organisation de colloques, séminaires, conférences et formations ; il assure également la restauration et l hébergement de ces personnes. Du point de vue budgétaire et comptable, l Etablissement est soumis aux règles de l Instruction M9-1 et le logiciel SIFAC (SAP) a été mis en place en 2009. Les «biens immobilisés» à inventorier, au titre du présent marché sont : * Les biens dont la valeur unitaire ou par lot est égale ou supérieure à 500 HT ; * Immobilisations corporelles : Le CIEP dispose, pour son fonctionnement, d un parc de matériels composé notamment, de mobiliers, de matériels informatiques et audiovisuels, de matériels de restauration, de véhicules (au nombre de quatre), d outillages. Le CIEP prend également en charge la réalisation d opérations de travaux dont l objectif est la réhabilitation des bâtiments et du patrimoine de l Etablissement. * Immobilisations incorporelles : Logiciels, notamment. 2) Objet du marché 2.1 Objet du marché : Le présent marché a pour objet de réaliser un inventaire physique des biens immobilisés du CIEP pour permettre notamment de procéder aux ajustements nécessaires, afin de faire coïncider la réalité des biens physiquement présents dans l Etablissement avec les éléments inscrits à l actif du Bilan. Le recensement sur le site des biens immobilisés, par étages, par bureaux et locaux, et leur inscription à l inventaire physique se feront selon une nomenclature et des règles de gestion définies, en concertation avec le prestataire retenu, au début de la mission et tiendront compte de la réglementation budgétaire et comptable, mais également des besoins de suivi propre à l Etablissement. A l issue de l inventaire physique, tous les biens du périmètre devront être répertoriés par étiquettes à code barres et renseignés dans une base de données. 2
Les outils qui seront proposés par le titulaire devront garantir une interopérabilité avec le module «immobilisations» du logiciel SIFAC (SAP). Le titulaire devra enfin proposer une méthodologie pour une pérennisation des inventaires. Le titulaire s engage à la fois à une obligation de résultat mais aussi de moyens. 2.2 Délais d exécution : Le présent marché ne deviendra définitif et ne pourra recevoir exécution qu après notification au titulaire. Les délais de réalisation seront détaillés dans le calendrier d exécution des prestations fourni par le titulaire dans son offre. En tout état de cause, la prestation de réconciliation physico-comptable (prestation 2) devra être achevée impérativement la semaine 44. 2.3 Caractéristiques générales : * Les biens immobilisés à inventorier sont répartis sur un seul site : - Siège du CIEP au 1, avenue Léon Journault à Sèvres, dans le département des Hauts-de-Seine. * Superficie bâtie totale du CIEP : 12 871.43 m2 à partir du RDC et sur quatre étages (cf. PLANS PL01 à PL08) : Les 12 871.43 mètres carrés se répartissent de la façon suivante : - Administratif (bureaux, archives/réserves, sanitaires et circulations) : 6 104.46 m2 - Activité CIEP (salles, accueil, restauration et hébergement) : 4 316.40 m2 - Technique : 1 343.02 m2 - Appartements : 1 107.55 m2 * Occupation des espaces et des locaux : 11 salles de réunion d une taille moyenne de 40 m2 1 salle de conférences de 140 m2 (capacité d accueil : 100 places) 2 salles de prestige : la Grande Bibliothèque de 160 m2 (capacité d accueil : 100 places) et la Salle des Gardes de 84 m2 (capacité d accueil : 70 places) 1 salle à manger de 140 m2 (capacité d accueil : 135 places) 1 espace café de 112 m2 1 self-service et cuisine (capacité d accueil : 100 places) 1 espace hôtelier et circulations (91 chambres d une surface de 14 m2 avec salle d eau, utilisées par une clientèle internationale). * Les personnels du CIEP sont au nombre de : 235 (titulaires et contractuels) 3
* Organisation entre l Ordonnateur et l Agent Comptable : * Ordonnateur : Le CIEP de Sèvres comprend, sous l autorité de son Directeur, les départements/services suivants : 1/ Pôle Education : - Département Enseignement Général (DEG) - Département Enseignement Professionnel (DEP) - Département reconnaissance des diplômes (DRD / Centre ENIC-NARIC France) 2/ Pôle Langues : - Département Langue Française (DLF) - Département Evaluation et Certifications (DEC) - Département Langues et Mobilité (DLM) 3/ Service du développement et de la communication 4/ Centre de ressources et d ingénierie documentaire 5/ Cellule d accueil des délégations étrangères 6/ Revue internationale d éducation de Sèvres 7/ Secrétariat Général : Il comprend : le Service des affaires financières ; le Service des ressources humaines ; le Service des systèmes d information ; le Service intérieur ; le Service de l accueil, des colloques, des séminaires et de la restauration. * Agent Comptable : 1/ Agence Comptable * Investissements annuels en K : 2009 2010 Prévisionnel 2011 500 270 600 2.4 Caractéristiques techniques : L état de l actif immobilisé amortissable est suivi dans le module «immobilisations» du logiciel comptable SIFAC (SAP). 3) Contenu détaillé des prestations du marché * Le marché comprend la réalisation des prestations suivantes : Prestation n 1 : Inventaire physique Prestation n 2 : Réconciliation physico-comptable * Le marché comprend 1 option : proposition d une méthodologie pour une pérennisation des inventaires. 4
3.1 Prestation n 1 : Inventaire physique Une réunion préparatoire permettra d affiner les besoins de gestion. Elle permettra de réunir tous les éléments physiques et comptables pour pouvoir exécuter le marché dans les meilleures conditions. Les formats et informations nécessaires à la prise en compte des biens immobilisés à inventorier seront définis à ce stade. 3.1.1 Prestation attendue : - Réalisation de l inventaire physique des biens immobilisés sur le site du CIEP avec étiquetage à code barres (les étiquettes à code barres ne sont pas fournies par le CIEP) 3.1.2 Livrables attendus à l issue de la prestation : - Rapport d inventaire : Le rapport d inventaire développera l ensemble de l opération et la méthodologie utilisée dans le cadre de l inventaire, l étiquetage, l information sur le traitement des données, sur les contrôles effectués pendant et après l opération de recueil des données. Une conclusion synthétisant l ensemble de l opération devra être rédigée. - Série d états représentatifs de la composition du parc : Une Série d états représentatifs de la composition du parc devra être jointe au rapport d inventaire : listage et comptage de biens par famille comptable, listage et comptage de biens par départements/services et par salles/locaux - Fichier(s) d inventaire 3.2 Prestation n 2 : Réconciliation physico-comptable 3.2.1 Biens concernés : La réconciliation physico comptable ne concerne que les immobilisations. Les immobilisations concernées par la phase de réconciliation sont les immobilisations recensées au cours de la phase d inventaire physique, auxquelles s ajoutent les immobilisations incorporelles (ex : logiciels). 3.2.2 Prestation attendue/livrables attendus à l issue de la prestation : - Rapprochement des fichiers physiques et comptables donnant lieu à la réalisation de rapports. - Traitement des écarts devant donner lieu à un rapport de synthèse stipulant : * la liste des immobilisations à maintenir dans les comptes, bien que n ayant pas fait l objet d un rapprochement physique / comptable ; * la liste des immobilisations restant en écart ; la sortie ou le maintien dans les comptes de ces immobilisations nécessitant une enquête approfondie ou relevant d une décision de gestion de la part du CIEP. 5
A la fin de la prestation n 2, le titulaire du marché devra remettre au CIEP un rapport synthétisant l ensemble de la prestation ainsi que ses résultats. Ce rapport devra comporter les éléments suivants : * le résumé des méthodologies adoptées pour la réconciliation, * les informations recueillies, * les critères utilisés, * le nombre total de biens affectés, * le nombre total de biens estimés, * les registres comptables analysés et traités, * une information statistique sur la réconciliation, * les valeurs de biens affectés par famille comptable. Le rapport sera signé et certifié par le titulaire du marché, engageant ainsi sa responsabilité au regard du travail effectué. Il inclura les préconisations de sorties comptables telles que décidées en réunion de synthèse, entre le comité de pilotage du CIEP et le titulaire du marché. 3.3 Prestation supplémentaire/option n 1 : Proposition d une méthodologie pour une pérennisation des inventaires. 3.3.1 Prestation attendue : - Proposition d une méthodologie assurant la pérennité du rapprochement des inventaires, ainsi que des procédures, des outils et des ressources à mettre en œuvre pour que le CIEP puisse en assurer le suivi et prendre en compte les évolutions, afin d assurer un lien d information fiable et immuable entre l Agent Comptable et l Ordonnateur. - Information et formation des personnels du CIEP concernés par la gestion des inventaires (personnels du Service financier et de l Agence Comptable). 3.3.2 Livrables attendus : - Proposition détaillant notamment, les différentes étapes de la vie d un bien (entrée, mouvement, sortie) - Proposition conseillant le CIEP dans ses choix d inventaires (exemples : inventaires annuels, tournants ) - Proposition conseillant le CIEP pour permettre à l Etablissement de mettre en place un suivi actualisé des immobilisations. - Calendrier prévisionnel de formation (la mise en place de la formation des personnels concernés - du Service financier et de l Agence Comptable - sera réalisée par le titulaire en collaboration avec le CIEP). 4) Secret professionnel Le personnel du titulaire est tenu au secret professionnel pour tout ce qui a trait aux renseignements et documents recueillis au cours de ses interventions, dans le cadre de l exécution du présent marché. 5) Conditions d exécution des prestations du marché 5.1. Réunions, concertation Le marché s exécute conformément au calendrier sur lequel le titulaire s est engagé dans son offre. 6
5.2. Interlocuteurs du CIEP * Le Secrétaire Général du CIEP : Monsieur Jacques MARTINAT (Chef de Projet) * L Agent Comptable du CIEP : Madame Alice DJAKOVITCH Le Secrétaire Général du CIEP et l Agent Comptable du CIEP peuvent missionner, comme interlocuteur(s) du titulaire du marché, toute autre personne qu ils estiment nécessaire, pour la bonne exécution du marché. 5.3. Interlocuteurs du titulaire Les coordonnées des interlocuteurs du titulaire du marché sont celles précisées par ce dernier dans son offre. 5.4. Conduite du projet et suivi de l'exécution des prestations 5.4.1. Conduite du projet Pour le bon déroulement des prestations, le titulaire s engage à désigner un Chef de Projet, qui participe à toutes les réunions de suivi des prestations au sein du comité de pilotage décrit ci-après. Le Chef de Projet du titulaire a pour correspondants, au CIEP, les personnes suivantes : * Sur les aspects administratifs, financiers et comptables : - le Secrétaire Général du CIEP : Monsieur Jacques MARTINAT (Chef de Projet) - l Agent Comptable du CIEP : Madame Alice DJAKOVITCH * Sur les aspects techniques : - le Responsable du Service intérieur : Monsieur Dominique Le Goff - la Responsable du Service des systèmes d information (SSI) : Madame Virginie POSPISIL Les plans disponibles des bâtiments sont consultables par le titulaire. La réalisation des prestations nécessite la visite par le titulaire de l intégralité des locaux. 5.4.2. Comité de pilotage Un comité de pilotage est créé pour assurer le suivi de l exécution des prestations. Il est composé du représentant du titulaire du marché (Chef de Projet) et des personnels du CIEP ci-dessous : le Secrétaire Général (Chef de Projet) l Agent Comptable la personne chargée, à titre principal, de renseigner le logiciel de gestion des immobilisations (SIFAC) la Responsable du Service financier le Responsable du Service intérieur la Responsable du Service des systèmes d information (SSI) 7
Le comité de pilotage a d abord pour fonction de planifier le déroulement des prestations, et en particulier de valider le calendrier du passage dans les différents départements/services et locaux, en fonction des impératifs de fonctionnement de l Etablissement. Le comité de pilotage valide, dans les différents départements/services du CIEP, les interlocuteurs utiles à la réalisation de l inventaire. Il communique auprès de l ensemble du personnel du CIEP tout au long du projet. Le comité de pilotage formule des remarques sur la marche à suivre en fonction de l état d avancement des prestations et constitue un instrument de contrôle par rapport aux objectifs du projet. La présence au comité de pilotage du Chef de Projet du prestataire est obligatoire. Ce dernier est éventuellement assisté des personnes de son équipe, concernées par l ordre du jour des réunions. Le calendrier des réunions du comité de pilotage est établi conjointement entre le CIEP et le titulaire du marché. 5.5. Logistique et équipement Pour mener à bien sa mission, le titulaire procède à autant d interventions que nécessaire, en ayant pris soin d avertir le Chef de Projet du CIEP de ses changements d emploi du temps. Le CIEP répond au mieux aux besoins logistiques du titulaire du marché, notamment pour l accès aux logiciels et documents comptables, mais il ne peut pas lui être attribué un bureau personnel pendant toute la durée d exécution des prestations. 8