Interface des opérations commerciales Ticket Shop Business CFF Guide destiné au Travel Agent Ce document décrit les fonctionnalités qui diffèrent des documents du Ticket Shop Business CFF en raison de l utilisation de l interface des opérations commerciales: masque supplémentaire lors de l achat options sous «Mes commandes» vue des détails du dossier procédure en cas d annulations et de remboursements L interface des opérations commerciales vous permet de transmettre les données de ventes et les informations supplémentaires spécifiques aux Agences de voyage à votre système de back-office. Après avoir terminé la réservation, un masque supplémentaire s affiche pour la saisie des données spécifiques aux Agences de voyage. Une fois toutes les données saisies dans le masque supplémentaire, un enregistrement est établi et transmis automatiquement à votre système de back-office. L interface des opérations commerciales et le masque supplémentaire sont configurés par le Travelmanager de votre entreprise. Support: Pour toute question relative au Ticket Shop Business, à ses fonctionnalités et à l assortiment, veuillez contacter le Service Center Businesstravel au 0848 111 456: En cas de questions relatives à l interface des opérations commerciales, au masq ue supplémentaire et à ses fonctionnalités, nous nous tenons à votre disposition à l adresse partnervertrieb@sbb.ch. Généralités Langue du billet Plusieurs personnes sur un billet Si vous souhaitez établir le billet dans la langue du voyageur, vous devez paramétrer la langue du Ticket Shop avant de commencer le processus d achat. (En haut de la page Web au milieu) En cas de voyage à destination de l Allemagne, de l Autriche ou de l Italie, un titre de transport commun est établi pour tous les voyageurs. Si vous avez besoin d un titre de transport individuel par voyageur, vous devez réaliser le processus d achat séparément pour chaque personne. 7 Geschaftsfall-Schnittstelle TS - F - V1.0.doc 1/6 24.4.2014/www.cff.ch/businessmanager
Masque supplémentaire lors de l achat Masque pour la saisie de données supplémentaires (masque supplémentaire) Il s affiche, après la conclusion de la vente, pour chaque position de vente. Il peut également être ouvert depuis le dossier correspondant via»mes commandes. Remarque: si plusieurs personnes voyagent en même temps, l ordre des positions ne correspond pas obligatoirement à l ordre dans lequel les voyageurs ont été saisis durant le processus d achat. Champs affichés dans le masque supplémentaire Statut L affichage et la désignation des champs dans le masque supplémentaire peuvent être configurés par le Travelmanager de votre entreprise. Les champs en gras sont obligatoires. Les champs suivis d un astérisque * sont repris dans les statistiques de vente établies toutes les deux semaines et mises à la disposition de votre Travelmanager. Une fois tous les champs obligatoires renseignés, le statut passe du rouge au vert. Copier Cliquez sur le champ»copier pour copier les données saisies dans le masque supplémentaire des positions suivantes du même dossier. Les données y figurant peuvent si nécessaire être adaptées. Si des données ont déjà été saisies dans la position inférieure, celles-ci seront écrasées avec la fonction Copier. C est pourquoi il est recommandé de saisir les données du haut vers le bas. Suivant Mes commandes Recherche de dossiers et de billets Pdf Si tous les masques supplémentaires affichent le statut «vert», il est possible de transmettre les données au back-office à l aide du champ»suivant. Il est possible de consulter les dossiers créés des utilisateurs respectifs sous»mes commandes. Les billets PDF y sont également archivés pendant 31 jours maximum après la date du voyage. numéro de commande numéro de ticket Le numéro de commande (ou le numéro de dossier), imprimé sur les OnlineTickets sous les indications du titre de transport, peut servir de critère de recherche. Le numéro de ticket, imprimé sur Print@Home Tickets dans le coin supérieur droit, commence par OT.. Il peut également servir de critère de recherche. Le résultat de la recherche indique le dossier dans lequel se trouve le billet. 7 Geschaftsfall-Schnittstelle TS - F - V1.0.doc 2/6 24.4.2014/www.cff.ch/businessmanager
numéro de position Il s agit ici de la numérotation continue des documents au sein du système de dossiers des CFF. Ce numéro étant attribué une seule fois, il est transféré comme «numéro de ticket» à votre back-office. Le numéro de position ne figure pas sur le billet; le vendeur peut uniquement le consulter via la recherche de dossier et l interface des opérations commerciales. annulations et remboursements uniquement encore aucune donnée envoyée à l interface des opérations commerciales Ouvrir un dossier La fonction de recherche sous»mes commandes vise à simplifier la collaboration avec votre back-office. Cette option permet de rechercher des dossiers annulés ou remboursés et sert à envoyer des enregistrements d annulation (cf. «Procédure en cas d annulations et de remboursements»). Cette option permet de rechercher des dossiers dont les enregistrements n ont pas encore été envoyés ou pas entièrement. Cette option peut être sélectionnée afin de consulter les dossiers dont les transmissions au back-office sont encore en suspens. P. ex. en cas d interruption lors de la saisie du masque supplémentaire après la vente ou en relation avec l option «Annulations et remboursements uniquement» pour les dossiers remboursés/annulés. Pour accéder à l aperçu détaillé d un dossier, cliquez sur le bouton»choisir. Vue des détails du dossier Envoyer à nouveau le fichier XML Envoyer à nouveau tous les fichiers XML Interface des opérations commerciales Le bouton»envoyer à nouveau le fichier XML vous permet d ouvrir le masque supplémentaire d une seule position dans le dossier, de l éditer et de l envoyer à nouveau en appuyant sur le bouton»suivant. Le bouton»envoyer à nouveau tous les fichiers XML vous permet d ouvrir les masques supplémentaires de toutes les positions dans le dossier, de les éditer et de les envoyer à nouveau en appuyant sur le bouton»suivant. Le bouton Interface des opérations commerciales apparaît également si aucune donnée n a encore été envoyée au back-office concernant les positions dans le dossier choisi. Il est ainsi possible de consulter à nouveau les masques supplémentaires pour les positions correspondantes, de les remplir et de les envoyer (procédure analogue à celle de la clôture des réservations). 7 Geschaftsfall-Schnittstelle TS - F - V1.0.doc 3/6 24.4.2014/www.cff.ch/businessmanager
Procédure en cas d annulations et de remboursements Remise des titres de transport Erreur de service/same-day Après annulation/rembourse ment: recherche par dossier sous «Mes commandes» Consulter l interface des opérations commerciales Titres de transport nationaux Les OnlineTickets non utilisés ou partiellement utilisés ainsi que les autres titres de transport nationaux commandés par le biais du service partenaire CFF et portant mention de la raison de l utilisation partielle ou de la non-utilisation sont collectés et envoyés une fois par mois avec le formulaire de demande de remboursement, ou chaque jour au moyen du formulaire en ligne (tous deux disponibles sur www.sbb.ch/partnerservice sous «Info et outils»), à l adresse indiquée sur le formulaire: Contact Center CFF, Service Center Businesstravel, Case postale 176, 3900 Brigue, Suisse. Une franchise de 10 francs est retenue sur chaque billet remboursé. Titres de transport internationaux Envoyez immédiatement les titres de transport internationaux non utilisés avec le formulaire hors ligne dûment rempli en courrier A ou à l aide du formulaire de demande de remboursement en ligne (tous deux disponibles sur sur www.sbb.ch/partnerservice sous «Info et outils») à l adresse suivante: Contact Center CFF, Service Center Businesstravel, Case postale 176, 3900 Brigue, Suisse. Outre les déductions prévues par les conditions tarifaires, une franchise de 10 francs est retenue. Erreur de service Les titres de transport établis à la suite d une erreur d émission du partenaire peuvent être remboursés sans frais à condition d être envoyés le jour même au Service Center Businesstravel accompagnés du formulaire de demande de remboursement correspondant et avec la mention «Erreur de service». Remarque: dans le cas de tarifs économiques (p. ex. billets dégriffés Allemagne, Piccolo, Smart): le remboursement avec erreur de service est uniquement possible le jour d émission. Veuillez appeler le Service Center Businesstravel au 0848 111 456 pour lancer la procédure de remboursement le jour même. Lancez une recherche avec les deux options suivantes activées:»annulations et remboursements uniquement et»encore aucune donnée envoyée à l interface des opérations commerciales. Sélectionnez l un des dossiers affichés au moyen du bouton correspondant»choisir. Appuyez sur le bouton»interface des opérations commerciales pour accéder au masque supplémentaire. Coordonné pour le login sur la page info et outils: Utilisateur: partnerservice Mot de passe: sbbcfffss 7 Geschaftsfall-Schnittstelle TS - F - V1.0.doc 4/6 24.4.2014/www.cff.ch/businessmanager
Données supplémentaires pour des annulations Affichage des masques supplémentaires des positions qui n ont pas encore été transmises en vue de la saisie. Les informations sur les positions originales (position relative à l achat) apparaissent audessous en grisé, y c. leurs numéros de position. Statut des masques supplémentaires Si le système peut associer automatiquement la position d annulation à la position originale, les informations sont reprises de la position originale dans le masque supplémentaire de la position d annulation et le statut est indiqué en vert. Statut rouge Champ «refposnr» (référence d annulation) Si la concordance automatique avec la position originale s avère impossible, le masque supplémentaire s affiche avec des champs vides et le statut rouge. Sert à attribuer une position d annulation, de remboursement et de franchise à la position originale lorsque la concordance automatique est impossible. Il s affiche uniquement pour les positions comprenant un montant négatif. 7 Geschaftsfall-Schnittstelle TS - F - V1.0.doc 5/6 24.4.2014/www.cff.ch/businessmanager
Affectation à la position originale en cas de statut «rouge» En cas de statut «rouge», le numéro de la position originale (positions d achat tout en bas) doit être repris manuellement dans le champ «refposnr». Les autres attributs peuvent le cas échéant être copiés à partir du masque supplémentaire situé au-dessus et le champ «refposnr» doit être adapté en conséquence. Il est parfois difficile d affecter clairement les positions négatives à un achat, étant donné que celles-ci sont souvent désignées comme «franchise» ou «frais». Indications pour l affectation correcte: Montant du remboursement Distinction entre «Billet/réservation» et titre de transport avec réservation séparée. Cas spécial France Les montants de remboursement du système français peuvent comprendre plusieurs billets (allers et retours ou relations avec changement de train). Une position de remboursement de CHF 62. peut p. ex. représenter un avoir de deux titres de transport à CHF 31.. Le numéro de la position originale doit dans ces cas être saisi dans le champ «refposnr.». Cas spécial City-City Tickets Les City-City Tickets se composent d un point de vue technique de quatre positions: le réseau urbain du lieu de départ le réseau urbain du lieu de destination le parcours entre les deux l article City-City qui regroupe le tout Lors de la réservation, seule la dernière position est affichée; en cas d annulations, plusieurs positions peuvent éventuellement être affichées (en fonction des éléments ayant été annulés). En conséquence, plusieurs positions négatives sont disponibles lesquelles se réfèrent à la même position originale. 7 Geschaftsfall-Schnittstelle TS - F - V1.0.doc 6/6 24.4.2014/www.cff.ch/businessmanager