Vote mission : Réalise un publipostage avec OpenOffice BUTS DE LA MISSION : Cée une base de données avec OpenOffice Calc Cée une lette-type avec OpenOffice Wite Insée les champs de la base de données dans la lette-type Fusionne Visualise les fichies fusionnés VOTRE FEUILLE DE ROUTE : 1 : Se connecte sous Linux 2 : Cée vote espace de tavail 3 : Cée une base de données sous OpenOffice Calc 4 : Cée une lette-type sous OpenOffice Wite 5 : Défini la souce de données depuis la lette-type 6 : Insée les champs de la base de données dans la lette-type 7 : Mette le fomat du champ «Date» en fançais 8 : Pesonnalise la lette-type 9 : Indique les enegistements à fusionne 10 : Visualise les 5 fichies fusionnés 11 : Appéhende les effets de fusion
CHECKPOINT 1 : Se connecte sous Linux Allume vote odinateu Ente en mode utilisateu, selon les codes d'accès founis pa l'epn CHECKPOINT 2 : Cée vote espace de tavail MEMO Pou ne pas mélange vos tavaux avec ceux des autes, il est nécessaie de vous cée un dossie pope dans lequel vous allez enegiste tous les fichies OpenOffice. La pocédue de céation d'un nouveau dossie : 1. Se place dans le «dossie pesonnel» 2. Clique doit n'impote où dans la fenête du «dossie pesonnel». Un menu contextuel appaaît. 3. Choisi la commande «Cée un nouveau dossie». Une fenête de dialogue du navigateu Konqueo appaaît. Elle pemet la saisie du nom du nouveau dossie. 4. Saisi le nom du nouveau dossie (vote nom, vote pénom ou le nom du pojet) et le valide à l'aide du bouton «OK». Cée un dossie dans vote «dossie pesonnel». CHECKPOINT 3 : Cée une base de données sous OpenOffice Calc MEMO Le publipostage ou mailing se définit comme la pépaation automatique de lettes types pesonnalisées. Il s'agit de fusionne un document comme une lette avec une souce de données qui va conteni la liste des clients. La méthode consiste à écupée les infomations du client (nom et adesse) dans une souce de données (classeu ou base de données) et à incopoe ces infomations dans une lette type ou une planche d'étiquettes. Ainsi chaque enegistement ou client de la souce de données se taduia pa un couie ou un fichie.
MEMO (Suite) Le classeu est couamment utilisé comme base de données simple. Ainsi un classeu epésente une base, une feuille epésente une table, une colonne, un champ et une cellule, une donnée. Chaque ligne de la feuille epésente un enegistement et un seul. Chaque enegistement ou ligne est décomposée en colonnes ou champs. Su la 1èe ligne, sont indiqués les intitulés des champs ou colonnes. Dans note cas, nous allons cée une base de données («souce») qui compend 1 table («patients»), 10 champs («Civilité / Nom / Pénom / Numéo / Rue / CP / Ville / Date / Hoaie») et 6 enegistements distincts. La pocédue d'ouvetue du tableu OpenOffice Calc : 1. Exploe le menu K 2. Choisi le menu «Bueautique» 3. Choisi OpenOffice.og 4. Clique su OpenOffice.og Calc pou le lance Ouvi OpenOffice Calc Insée dans la 1èe feuille et su la 1èe ligne, les intitulés des colonnes suivantes : «Civilité / Nom / Pénom / Numéo / Rue / CP / Ville / Date / Hoaie» Insée dans la 2ème ligne, l'enegistement suivant : «M / Rohaut / Sébastien / 21 / ue Aistide Biant / 64000 / Pau / 18-10-2004 / 9h00» Insée dans la 3ème ligne, l'enegistement suivant : «Mme / Rousseau / Josiane / 34 / ue du Maéchal Joffe / 64000 / Pau / 19-10-2004 / 9h00» Insée dans la 4ème ligne, l'enegistement suivant : «Melle / Boudeau / Camille / 17 / allée des oses / 64110 / Mazèes-Lezons / 20-10-2004 / 9h00» Insée dans la 5ème ligne, l'enegistement suivant : «M / Fache / Robet / 3 / avenue du château / 64110 / Gelos / 18-10-2004 / 14h00»...
Insée dans la 6ème ligne, l'enegistement suivant : «M / Oueda / Hamidou / 15 / ue Voltaie / 64140 / Lons / 19-10-2004 / 14h00» Insée dans la 7ème ligne, l'enegistement suivant : «M / Poda / Mac / 12 / ue de la justice / 64140 / Billèe / 20-10-2004 / 14h00» Clique doit su la languette de la feuille, située en bas à gauche, choisi la commande «Renomme la feuille» dans le menu contextuel et la enomme sous le nom suivant : «patients» Enegiste le classeu sous le nom suivant : «souce.sxc» CHECKPOINT 4 : Cée la lette-type sous OpenOffice Wite MEMO La pocédue d'ouvetue du logiciel de taitement de texte OpenOffice Wite : 1. Exploe le menu K 2. Choisi le menu «bueautique» 3. Choisi OpenOffice 4. Clique su OpenOffice Wite pou le lance La pocédue d'insetion d'une date : 1. Clique su le menu «Insetion > Champ» 2. Choisi la commande «Date» dans le menu contextuel «Champ». La date du jou s'insèe automatiquement au fomat suivant : «31/12/99». La pocédue de modification du fomat de la date : 1. Sélectionne la date à modifie 2. Clique doit 3. Choisi la commande «Champ...» dans le menu contextuel 4. Choisi le fomat demandé, dans la fenête «Edition du champ» Ouvi OpenOffice Wite
Insée dans la page, le texte suivant : SERVICE PALOIS DE MEDECINE DU TRAVAIL A Pau, le Je vous seai econnaissant de bien vouloi vous pésente au : SERVICE PALOIS DE MEDECINE DU TRAVAIL 3, ue Note Dame 64000 Pau Le à Vous devez ête à jeun. La demi-jounée sea nécessaie au déoulement des contôles médicaux. S'il ne vous est pas possible de éponde à cette convocation, je vous emecie de m'en aveti apidement. Le médecin du tavail Aligne à doite les paties de texte suivantes : «A Pau, le» «Le médecin du tavail» Cente les paties de texte suivantes : «SERVICE PALOIS DE MEDECINE DU TRAVAIL 3, ue Note Dame 64000 Pau Le à» Insée la date du jou apès «A Pau, le» Mette la date du jou au fomat «vendedi 31 décembe 1999»
Remaque : si les fomats ne sont disponibles qu'en anglais, choisi l'option «Autes Fomats», puis choisi la langue «Fançais» Enegiste le fichie de la lette-type sous le nom «lette.sxw» La lette-type deva avoi l'aspect suivant : SERVICE PALOIS DE MEDECINE DU TRAVAIL A Pau, le mecedi 15 septembe 2004 Je vous seai econnaissant de bien vouloi vous pésente au : SERVICE PALOIS DE MEDECINE DU TRAVAIL 3, ue Note-Dame 64000 Pau Le à Vous devez ête à jeun. La demi-jounée sea nécessaie au déoulement des contôles médicaux. S'il ne vous est pas possible de éponde à cette convocation, je vous emecie de m'en aveti apidement. Le Médecin du tavail
CHECKPOINT 5 : Défini la souce de données depuis la lette-type MEMO Il s'agit d'indique quelles infomations du tableu l'on souhaite voi appaaîte dans la lette-type. L'«Autopilote de souce de données des adesses» assiste l'utilisateu los du paamètage de la souce de données. L'assignation des champs n'est pas effectuée dans le pésent dossie d'activités. Ceci pemet d'affecte un champ à un type de données (exemples : chiffe, date, chiffe décimal, etc). Ouvi le fichie «lette.sxw» Alle dans «Outils > Mailing» Choisi la mention «Cée à pati de ce document», dans la fenête «Mailing» qui appaaît, puis clique su le bouton «OK». Le message «Aucune souce de données n'a été définie» appaaît dans la zone de dialogue, clique su «OK». Remaque : si le message est «Connexion à la souce de données», c'est qu'une souce de données a déjà été définie. Dans ce cas, choisi l'option «Nouvelle connexion». La fenête «Autopilote de souce de données des adesses» s'ouve. Choisi la mention «Aute souce de données extene» Clique su le bouton «Suivant >>» Dans la nouvelle fenête, clique su le bouton «Paamètes» afin d'infome OpenOffice du lieu où alle cheche les enegistements. Une nouvelle fenête appaît. Elle pote le nom de «Céation de la souce de données des adesses». Dans la zone de saisie «Nom», insée «BasePatients» Dans la zone de saisie «Type de DB», choisi «Classeu» Dans la zone «URL de la souce de données», pacoui le suppot de stockage (disque du, CD-Rom, etc), sélectionne le fichie «souce.sxc». Le valide en cliquant su le bouton «OK». La fenête «Céation de la souce de données des adesses» se feme.
La fenête «Autopilote de souce de données des adesses» edevient accessible. Clique su le bouton «Suivant >>» Clique ensuite su le bouton «Cée» vu que le Tite «BasePatients» doit demeue inchangé. Une fenête de dialogue appaaît et infome l'utilisateu qu'il peut désomais accéde aux adesses, à l'aide de la touche F4. Clique su le bouton «OK» CHECKPOINT 6 : Insée les champs de la base de données dans la lettetype Une fois, la fenête «Autopilote de souce de données des adesses» femée, une nouvelle fenête appaaît. Il s'agit de la fenête de dialogue «Champs». Dans la patie gauche de la fenête intitulée «Type de champ», choisi «Champ de mailing» Dans la patie doite de la fenête intitulée «Sélection d'une base de données», ouvi «BasePatients».
Déplie la table «patients» qui coespond au nom de l'onglet du classeu. La liste des champs s'affiche.
Place le cuseu deux lignes en-dessous du texte «A Pau, le», sélectionne le champ «Civilité» en un clic, puis clique su le bouton «Insée». Insée à la suite et de la même façon, les champs «Pénom» et «Nom». Laisse un espace ente les champs. Alle à la ligne et clique-glisse les champs «Numéo» et «Rue». Laisse un espace ente les deux champs. Alle à la ligne et clique-glisse les champs «CP» et «Ville». Laisse un espace ente les deux champs. Aligne ce bloc à doite. Place les champs «Civilité» et «Nom» à la suite de ce bloc, alignés à gauche. Laisse un espace ente les deux champs. Apès le mot «Le» qui appaaît de manièe centé dans la page, place le champ «Date» Apès le mot «à» qui appaaît de manièe centée dans la page, place le champ «Hoaie». Clique su le bouton «Feme». La fenête «Mailing» appaaît, la feme.
La lette se pésente alos sous la fome suivante : SERVICE PALOIS DE MEDECINE DU TRAVAIL A Pau, le mecedi 15 septembe 2004 <Civilité> <Nom> <Penom> <Numéo> <Rue> <CP> <Ville> <Civilité> <Nom> Je vous seai econnaissant de bien vouloi vous pésente au : SERVICE PALOIS DE MEDECINE DU TRAVAIL 3, ue Note-Dame 64000 Pau Le <Date> à <Hoaie> Vous devez ête à jeun. La demi-jounée sea nécessaie au déoulement des contôles médicaux. S'il ne vous est pas possible de éponde à cette convocation, je vous emecie de m'en aveti apidement. Le Médecin du tavail
CHECKPOINT 7 : Mette le fomat du champ «Date» en fançais MEMO Sans intevention de l'utilisateu, le champ «Date» pécédemment inséé appaaîta sous le fomat anglais, bien qu'il ait été enegisté dans la base de données sous le fomat fançais. Double-clique su le champ «<Date>» pésente dans le fichie «lette.sxw». La fenête «Edition de champ» appaaît. Le champ «Date» est déjà sélectionné. Dans la zone «Fomat», choisi l'option «Défini pa l'utilisateu». A l'aide du menu déoulant, choisi l'option «Autes Fomats». La fenête «Fomat numéique» appaaît.
Sélectionne la catégoie «Date» Les fomats poposés sont uniquement en anglais.
Dans la zone de saisie «Desciption de fomat», emplace «MM/DD/YY» pa «DD/MM/YY», sachant que D coespond à Day (jou en fançais), M à Month (mois en fançais) et Y à Yea (année en fançais). Clique su le bouton «OK» pou valide. Clique su le bouton «OK» de la fenête «Edition de champs». CHECKPOINT 8 : Pesonnalise l'accoche de la lette MEMO Il s'agit d'insée selon une condition (Si... alos...), la mention «Che» losque le destinataie est un homme et la mention «Chèe» losque le destinataie est une femme. Alle dans «Insetion > Champ» Choisi «Autes» dans le menu contextuel. La fenête «Champs» appaaît.
Clique su l'onglet «Fonctions». Dans la zone intitulée «Type de champ», choisi «Texte conditionnel». Dans la zone «Condition», saisi «Civilité=="M"». Dans la zone «Alos», saisi «Che» qui pécise le texte à insée si la condition est emplie. Dans la zone «Sinon», saisi «Chèe» qui pécise le texte de emplacement si la condition n'est pas emplie. Place le cuseu devant le champ «Civilité», situé à gauche. Clique su le bouton «Insée» de la fenête «Champs» pou insée le champ. Le champ en question appaaît avec sa valeu si la condition est emplie. Laisse un espace ente le champ nouvellement inséé et le champ «Civilité». Feme la fenête «Champs»
La lette se pésente alos sous la fome suivante : SERVICE PALOIS DE MEDECINE DU TRAVAIL A Pau, le mecedi 15 septembe 2004 <Civilité> <Nom> <Penom> <Numéo> <Rue> <CP> <Ville> Che <Civilité> <Nom> Je vous seai econnaissant de bien vouloi vous pésente au : SERVICE PALOIS DE MEDECINE DU TRAVAIL 3, ue Note-Dame 64000 Pau Le <Date> à <Hoaie> Vous devez ête à jeun. La demi-jounée sea nécessaie au déoulement des contôles médicaux. S'il ne vous est pas possible de éponde à cette convocation, je vous emecie de m'en aveti apidement. Le Médecin du tavail
CHECKPOINT 9 : Indique les enegistements à fusionne MEMO L'objectif est d'insée les données contenues dans les champs du fichie «souce.sxc», aux emplacements définis dans le fichie «lette.sxw» ainsi que de défini le nombe d'enegistements à fusionne. Il y aua autant de fichies en sotie que d'enegistements sélectionnés los de la fusion. Ouvi l'outil «Mailing» à pati du menu «Outils». Choisi «A pati de ce document», puis clique su le bouton «OK». La fenête «Mailing» appaaît. Dans la fenête «Mailing» appaaissent les noms des champs, ainsi que les 6 enegistements pécédemment effectués ( 3). Sélectionne les 5 pemies enegistements en cliquant su chacun d'eux en maintenant la touche «Ctl» enfoncée. Choisi la sotie du publipostage sous la fome d'un fichie. Remaque : si l'on choisit une sotie su l'impimante et que le nombe d'enegistements dans la base de données est de 1000, l'utilisateu obtienda 1000 impessions.
Choisi le lieu de stockage du futu fichie de publipostage à l'aide du bouton lié au champ «Chemin». Saisi manuellement son nom «mailing_medical». Remaque : ne pas saisi d'extensions. Celle-ci sea spécifiée automatiquement en «.sxw». Chacun des fichies généés pa la fusion pésentea donc le nom de fichie saisi pécédemment «mailing_medical», un numéo ajouté automatiquement et une extension. Pa exemple : mailing_medical0.sxw. Clique su le bouton «OK» pou lance la fusion. CHECKPOINT 10 : Visualise les 5 fichies fusionnés Se place dans le épetoie de stockage des 5 fichies fusionnés. Les ouvi pou les visualise.
La lette de Mme Rousseau se pésente alos sous la fome suivante : SERVICE PALOIS DE MEDECINE DU TRAVAIL Chèe Mme Rousseau Je vous seai econnaissant de bien vouloi vous pésente au : SERVICE PALOIS DE MEDECINE DU TRAVAIL 3, ue Note-Dame 64000 Pau Le 19/10/04 à 9h00 A Pau, le mecedi 15 septembe 2004 Mme Josiane Rousseau 34, ue du Maéchal Joffe 64000 Pau Vous devez ête à jeun. La demi-jounée sea nécessaie au déoulement des contôles médicaux. S'il ne vous est pas possible de éponde à cette convocation, je vous emecie de m'en aveti apidement. Le Médecin du tavail CHECKPOINT 11 :Appéhende les effets de la fusion Ouvi, pa exemple, le fichie «mailing_medical2.sxw» Alle dans «Affichage > Souce de données» ou appuye su la touche «F4» du clavie. Un en-tête supplémentaie appaaît dans OpenOffice Wite. Dans la patie gauche, sélectionne «BasePatients > Tables > patients». L'ensemble des enegistements appaaissent.
Sélectionne l'enegistement de M Fache Clique su le bouton «Données dans les champs». Les données de M Fache emplacent celles de Melle Boudeau.
Sauvegade les modifications. Mission Accomplie