SOMMAIRE. ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procédures Administratives Financiers et Comptables

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1 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G MODULE G GESTION DE LA TRESORERIE SOMMAIRE G MODULE G GESTION DE LA TRESORERIE... 1 G.1 COMPOSANTES DE LA TRESORERIE... 2 G.2 COMPTES SPECIAUX... 3 G.2.1 OUVERTURE... 3 G.2.2 DEPOT INITIAL... 4 G.2.3 RETRAITS... 5 G.2.4 REAPPROVISIONNEMENT... 6 G.2.5 CONTROLES... 7 G.3 COMPTES DE CONTREPARTIE NATIONALE... 8 G.3.1 OUVERTURE ET DEPOT INITIAL... 8 G.3.2 RETRAITS... 9 G.3.3 REAPPROVISIONNEMENT...10 G.3.4 CONTROLE...11 G.4 COMPTES ORDINAIRES DE L AGENCE...12 G.5 CAISSE DE MENUES DEPENSES...13 G.5.1 OUVERTURE...13 G.5.2 RETRAITS...14 G.5.3 CONTROLES...14 G.5.4 REALIMENTATIONS...15 G.6 TRAITEMENT DES DRF...16 G.6.1 REGLEMENTATION DES CONVENTIONS...16 G.6.2 INFORMATIONS RELATIVES AUX CONVENTIONS...16 G.6.3 DEMANDE DE RETRAITS DE FONDS...16 G.6.4 CAS SPECIFIQUE DES DRF DE L IDA...17 G.6.5 SUIVI DES CONVENTIONS...18 G.7 VENTES DE DAO...20 G.7.1 PREPARATION DES DAO...20 G.7.2 EDITION ET TIRAGE DE DAO...20 G.7.3 FIXATION DE PRIX DE CESSION DE DAO...20 G.7.4 ENCAISSEMENT ET COMPTABILISATION...21 G.7.5 REMISE DE DAO VENDUS...21 G.7.6 CONTROLE DES VENTES DE DAO...21 G.7.7 UTILISATION DU PRODUIT DES VENTES DE DAO...21 G.8 SUIVI ET GESTION PREVISIONNELLE DE TRESORERIE...22 G.8.1 CONCEPT DE TRESORERIE...22 G.8.2 INTERET DE LA GESTION DE LA TRESORERIE...22 G.8.3 INTERET DU BUDGET DE TRESORERIE...22 G.8.4 COMMENT ELABORER LE BUDGET DE TRESORERIE...23 G.8.5 FORMAT DU BUDGET DE TRESORERIE...23 G.8.6 OUTIL MIS EN OEUVRE POUR LA GESTION DU BUDGET...24 G.9 ANNEXES DU MODULE...26 Gestion de la Tésoeie 1

2 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.1 COMPOSANTES DE LA TRESORERIE La gestion de la tésoeie de l Agence décit les cicuits de taitement des opéations elatives à la mobilisation et à l'utilisation des essouces financièes dont dispose l Agence pou son fonctionnement et pou l'exécution des pojets qui lui sont confiés. La tésoeie de l Agence est constituée pa l ensemble des sommes disponibles dans : les comptes bancaies, les caisses de menues dépenses, les caisses de ventes de dossies d appel d offes. L Agence peut ouvi tois catégoies de comptes bancaies : les comptes spéciaux, les comptes de contepatie nationale, les comptes odinaies de l Agence. Le compte spécial est un compte bancaie dont le fonctionnement est soumis à des ègles spécifiques : il est ouvet un compte spécial pa pojet confié pou ecevoi les fonds d un seul PTF à la fois ; le compte ne peut ête ouvet que dans une banque commeciale ; seules les dépenses éligibles au financement du PTF concené sont payables su ce compte ; le compte spécial fait l objet d un contôle paticulie pa l auditeu indépendant. Le compte de contepatie nationale soumis à des ègles de fonctionnement beaucoup moins contaignant que celles du compte spécial : le compte de contepatie nationale peut ête ouvet au Téso Public ; il est ouvet un compte pa pojet confié à l Agence pa l Etat ; et seules les dépenses dudit pojet sont éligibles su ce compte ; il est soumis également aux mêmes investigations de l auditeu indépendant ; L Agence, elle-même, ouve selon ses besoins, un ou plusieus comptes bancaies odinaies pou la gestion des fonds autes que ceux exposés ci-dessus : il s agit pincipalement des fonds popes de l Agence ; tous autes fonds ne épondant pas à la définition ci-dessus. Les excédents de tésoeie pa appot aux besoins immédiats de décaissement sont placés aupès de la banque en dépôts en teme pou une utilisation plus efficace des essouces de l Agence. L Agence dispose d une caisse de menues dépenses pou assue le paiement en numéaie des petites dépenses couantes de fonctionnement. Le poduit de la vente des dossies d appels d offes élaboés dans le cade de la passation de machés est encaissé dans une caisse de ecettes pou ecueilli. Les mesues de sécuité doivent ête pises pou la consevation des fonds dans les locaux de l Agence. Gestion de la Tésoeie 2

3 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.2 COMPTES SPECIAUX G.2.1 OUVERTURE Séquence Péiode Intevenants Desciption naative des tâches A E C D 1. Avant la mise en vigueu Le DG Autoise l ouvetue du compte spécial dans une banque commeciale de la convention de financement 2. Avant le dépôt initial Le DAF Pend contact avec la banque identifiée et founit tous les enseignements nécessaies à l ouvetue du compte spécial 3. La banque Ouve le compte et délive une lette de confot 4. A la éception de la Le DG Tansmet au PTF le elevé d identité du compte bancaie, le spécimen des lette de confot signatues déposées et la lette de confot, Tansmet une copie de ces documents au DAF pou enseigne le système de gestion infomatisé. 5. Le DAF Donne les instuctions au CPT pou la tenue du compte. 6. Le CPT Met à jou les tables comptables du pogiciel comptable (jounal et compte) et met en place les outils nécessaies pou la gestion du compte. Chaque mois Le DAF Véifie chaque mois la tenue du compte. 7. A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Gestion de la Tésoeie 3

4 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.2.2 DEPOT INITIAL Séquence Péiode Intevenants Desciption naative des tâches A E C D 1. A la mise en vigueu Le CPT Pépae la pemièe demande etait de fonds et la soumet au DAF de la convention 2. Le DAF véifie le contenu de la demande de etait de fonds et la soumet au DG, 3. le DG signe le bodeeau de tansmission de la demande de etait de fonds (DRF) et les états coespondant à l autoité signataie 4. L autoité signataie Appouve la DRF, conseve un exemplaie et etoune les autes exemplaies à l Agence 5. le DG Tansmet la DRF au PTF. 6. Au etou de la DRF Le CPT Agafe une fiche d'imputation à la DRF, pocède à son imputation appouvée la tansmet à l'asf pou la saisie. 7. L ASF saisit la pièce dans le jounal comptable des DRF, la classe dans le classeu des DRF. 8. Le PTF Examine la DRF et décaisse les fonds pou alimente le compte spécial 9. A éception des fonds La banque Envoie un avis de cédit à l Agence 10. Le DG Tansmet l avis de cédit au DAF pou taitement 11. Le DAF Vise l avis et donne les instuctions pou son taitement 12. A éception de la pièce Le CPT Agafe l'avis à la fiche d'imputation, impute la pièce tansmet la liasse à l'asf pou la saisie. 13. L ASF saisit dans le jounal du compte spécial classe la liasse dans le chono des pièces du compte spécial. 14. Le DAF Véifie ensuite la bonne comptabilisation des opéations. A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Gestion de la Tésoeie 4

5 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.2.3 RETRAITS Séquence Péiode Intevenants Desciption naative des tâches A E C D 1. Selon l échéancie Le CPT emplit les chèques de paiement de dépenses à pati des pièces justificatives (factues, décomptes de de paiement machés, PV de éception) et tansmet les liasses au DAF 2. Le DAF Véifie les chèques avec les pièces justificatives, signe et tansmet le dossie au DG 3. Le DG Véifie le dossie, signe et tansmet le dossie à l ASD 4. L ASD Pend copie des chèques des chèques et ventilation aux bénéficiaies ; Ventile les chèques aux bénéficiaies conte signatue des copies de chèques, acquittement des pièces de dépenses ou déchage pou annulation ; etoune au CPT les copies des chèques et les pièces de dépenses acquittées. 5. Le CPT Agafe la liasse de factues à la fiche d'imputation, impute la pièce la tansmet à l ASF pou la saisie. 6. L ASF saisit dans le jounal du compte spécial classe la liasse dans le chono des pièces du compte spécial. 7. Le CPT Contôle l exactitude des saisies des écitues pa l ASF 8. Un fois pa mois Le DAF Véifie la bonne comptabilisation des opéations de etait du compte spécial A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Gestion de la Tésoeie 5

6 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.2.4 REAPPROVISIONNEMENT Séquence Péiode Intevenants Desciption naative des tâches A E C D 1. Une fois pa mois Le CPT Pépae la DRF d un montant quelconque à pati des etaits de fonds du compte spécial et la tansmet au DAF 2. A éception le DAF Véifie le emplissage de la DRF et les pièces jointes et la tansmet au DG 3. A éception Le DG Vise les états et tansmet la DRF à l autoité signataie au moyen d'un bodeeau 4. A éception L autoité signataie Appouve la DRF, conseve un exemplaie et etoune les autes exemplaies à l Agence 5. A éception le DG Tansmet la DRF au PTF, et tansmet 1 ex au DAF. 6. A éception Le DAF Affecte le DRF au CPT pou comptabilisation 7. Au etou de la DRF Le CPT Agafe une fiche d'imputation à la DRF, pocède à son imputation appouvée la tansmet à l ASF pou la saisie. 8. A éception L ASF saisit la pièce dans le jounal des DRF et la classe dans le classeu des DRF. 9. A éception Le PTF Examine la DRF et décaisse les fonds pou alimente le compte spécial 10. A éception des fonds La banque Envoie un avis de cédit à l Agence 11. Le DG Tansmet l avis au DAF pou taitement 12. La DAF vise l avis de cédit et donne les instuctions au CPT pou son taitement 13. A éception de la pièce Le CPT Agafe l'avis à la fiche d'imputation, impute la pièce la tansmet à l ASF pou la saisie. 14. L ASF saisit dans le jounal du compte spécial classe la liasse dans le chono des pièces du compte spécial. 15. Un fois pa mois Le DAF Véifie la bonne comptabilisation des opéations de éappovisionnement du compte spécial A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Gestion de la Tésoeie 6

7 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.2.5 CONTROLES Séquence Péiode Intevenants Desciption naative des tâches A E C D 1. Une fois pa Le CPT pépae un état de appochement de banque du compte spécial à pati du compte mois tenu dans la comptabilité de l'agence et du elevé de la banque commeciale et le tansmet au DAF. 2. Le DAF contôle, vise, donne des instuctions pou suive les opéations non dénouées et etoune l état au CPT. 3. Le CPT classe la liasse dans le chono des états de appochement pou les besoins ultéieus (établissement de DRF, audit des comptes, etc). 4. Une fois pa Le CG/CI Pocède au contôle de la tenue du compte spécial et desse un compte endu de mois contôle dans son appot péiodique de contôle adessé au DG 5. une fois pa Les auditeus véifient les états de appochement de compte spécial los de l audit semeste A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Gestion de la Tésoeie 7

8 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.3 COMPTES DE CONTREPARTIE NATIONALE G.3.1 OUVERTURE ET DEPOT INITIAL Séquence Péiode Intevenants Desciption naative des tâches A E C D 1. Avant mise en vigueu Le DG Demande à l autoité signataie l ouvetue du compte de contepatie dans une banque commeciale ou à défaut au de la convention Téso Public 2. L autoité financièe Pend contact avec la banque ou le Téso Public pou l ouvetue du compte de contepatie 3. La banque ou le Ouve le compte et en infome l autoité signataie Téso Public 4. L autoité financièe Tansmet au DG l identité du compte bancaie, le spécimen des signatues déposées et la lette de confot. 5. Le DG Tansmet une copie de ces documents au DAF pou enseigne le système de gestion infomatisé. 6. Le DG Demande à l autoité financièe de débloque la somme dont le montant est pécisé dans la convention de financement 7. A éception L autoité financièe fait débloque la somme susvisée et la fait dépose su le compte de contepatie 8. La banque ou le infome le DG avec l avis d opéation Téso Public 9. Le DAF Donne les instuctions au CPT pou la tenue du compte. 10. Dès la éception de la Le CPT met à jou les tables comptables du logiciel comptable et les outils nécessaies pou la gestion du compte ; pièce Agafe l'avis à la fiche d'imputation, impute la pièce tansmet la liasse à l ASF pou la saisie. 11. L ASF saisit dans le jounal du compte de contepatie classe la liasse dans le chono des pièces du compte de contepatie. 12. Le DAF Véifie ensuite la bonne comptabilisation des opéations A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Gestion de la Tésoeie 8

9 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.3.2 RETRAITS Séquence Péiode Intevenants Desciption naative des tâches A E C D 1. Selon l échéancie Le CPT emplit les chèques de paiement de dépenses à pati des pièces justificatives (factues, de paiement décomptes de machés, PV de éception) et tansmet les liasses au DAF 2. Le DAF Véifie les chèques et les pièces justificatives, signe et tansmet le dossie au DG 3. Le DG Véifie le dossie, signe et tansmet le dossie à l ASD 4. L ASD Pend copie des chèques des chèques et la ventilation aux bénéficiaies ; Ventile les chèques aux bénéficiaies conte signatue des copies de chèques, acquittement des pièces de dépenses ou déchage pou annulation ; etoune au CPT les copies des chèques et les pièces de dépenses acquittées. 5. Le CPT Agafe la liasse de factues à la fiche d'imputation, impute la pièce la tansmet à l ASF pou la saisie. 6. L ASF saisit dans le jounal du compte de contepatie classe la liasse dans le chono des pièces du compte de contepatie. 7. Le CPT Contôle l exactitude des saisies des écitues pa l ASF 8. Un fois pa mois Le DAF Véifie la bonne comptabilisation des opéations de etait du compte de contepatie A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Gestion de la Tésoeie 9

10 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.3.3 REAPPROVISIONNEMENT Séquence Péiode Intevenants Desciption naative des tâches A E C D 1. Suivant la péiodicité Le CPT Pépae la DRF (montant quelconque) à pati des etaits de fonds du compte de contepatie et la soumet au DAF convenue 2. A éception le DAF Véifie le contenu de la DRF et les pièces jointes et la tansmet au DG 3. A éception Le DG Vise les états et tansmet le DRF à l autoité signataie au moyen d'un bodeeau 4. A éception L autoité signataie vise la DRF, conseve un exemplaie et etoune les autes exemplaies à l Agence 5. A éception le DG Tansmet la DRF à l autoité de tutelle financièe et tansmet 1 ex au DAF. 6. A éception Le DAF Affecte le DRF au CPT pou comptabilisation 7. A éception Le CPT Agafe une fiche d'imputation à la DRF, pocède à son imputation la tansmet à l ASF pou la saisie. 8. A éception L ASF saisit la pièce dans le jounal des DRF et la classe dans le classeu des DRF. 9. L autoité financièe fait débloque la somme susvisée et la fait dépose su le compte de contepatie 10. La banque ou le infome le DG pa un avis d opéation Téso Public 11. A éception Le DG tansmet l avis d opéation au DAF pou taitement 12. A éception Le DAF Vise l avis d opéation et donne les instuctions au CPT pou son taitement 13. A éception Le CPT Agafe l'avis à la fiche d'imputation, impute la pièce tansmet la liasse à l ASF pou la saisie. 14. A éception L ASF saisit dans le jounal du compte de contepatie et classe la liasse dans le chono des pièces du compte de contepatie. 15. Le DAF Véifie la bonne comptabilisation des opéations de éappovisionnement du compte A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Gestion de la Tésoeie 10

11 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.3.4 CONTROLE Séquence Péiode Intevenants Desciption naative des tâches A E C D 1. Une fois pa Le CPT pépae un état de appochement de banque du compte de contepatie à pati du mois compte tenu dans la comptabilité de l'agence et du elevé de la banque commeciale ou du Téso Public et le tansmet au DAF 2. le DAF contôle, vise, donne des instuctions pou suive les opéations non dénouées et etoune l état au CPT 3. Le CPT classe la liasse dans le chono des états de appochement pou les besoins ultéieus (établissement de DRF, audit des comptes, etc.) 4. Une fois pa Le CG/CI Pocède au contôle de la tenue du compte de contepatie et desse un compte endu mois de contôle dans son appot péiodique de contôle adessé au DG 5. Une fois pa Les auditeus véifient les états de appochement de compte de contepatie los de l audit mois A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Gestion de la Tésoeie 11

12 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.4 COMPTES ORDINAIRES DE L AGENCE La tenue des comptes bancaies de l Agence n'obéit à aucune ègle paticulièe d ouvetue ni de tenue. Elle suit les ègles généales ecommandées pa le éféentiel comptable applicable aux stuctues égies pa le doit commecial. Les ègles de fonctionnement du compte sont libes : Les opéations de ecettes concenent la émunéation de la maîtise d'ouvage déléguée, subventions, le poduit de la vente de DAO, etc.). Les opéations de dépenses couvent les achats de biens et sevices, les salaies de son pesonnel et chages assimilées, dépenses de fonctionnement couant, etc. Les excédents de tésoeie sont placés suivant des temes qui ne compomettent pas la mise en œuve égulièe des activités de l Agence. Les pièces justificatives sont imputées pa le CPT et saisies pa l ASF dans le jounal coespondant et classées dans les classeus de pièces. Les écitues comptables sont véifiées pa le DAF. Le CPT pépae tous les mois un état de appochement des comptes soumis à la véification et au visa du DAF. Le contôle des comptes odinaies est assué pa le CG/CI et les auditeus. Gestion de la Tésoeie 12

13 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.5 CAISSE DE MENUES DEPENSES G.5.1 OUVERTURE Pou le paiement de cetaines petites dépenses de fonctionnement quotidien qui ne peuvent ête églées qu en numéaie (paking, timbesposte, etc), la tenue au sein de l Agence d une caisse de menues dépenses est nécessaie. Il peut ête ouvet une ou plusieus caisses suivant les besoins. Les abus doivent ête poscits. Séquence Péiode Intevenants Desciption naative des tâches A E C D Su instuctions du DG données pa note de sevice Le CPT pépae un chèque d appovisionnement qui constitue le montant initial de la caisse ; pépae 2 pièces comptables: 1 pièce de ecettes de caisse et 1 pièce de dépenses de banque tansmet la liasse au DAF pou contôle et signatue Le DAF véifie le chèque, la liasse, signe et tansmet au DG le DG Co-signe le chèque et tansmet la liasse à l ASD L ASD Pend une copie du copie du chèque, Tansmet le chèque à l ASF et la copie au CPT. Le CPT Agafe à la liasse une fiche d imputation et impute la pièce tansmet les pièces à l ASF pou saisie L ASF Encaisse le chèque, constate l entée de fonds dans son bouillad de caisse de caisse menues dépenses et enegiste les pièces dans le jounal de caisse puis dans le jounal du compte de banque qui founit les fonds et classe la pièce de caisse dans le classeu des pièces de caisse et la pièce de banque dans le classeu des pièces du compte banque concené. A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Gestion de la Tésoeie 13

14 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.5.2 RETRAITS Séquence Péiode Intevenants Desciption naative des tâches A E C D 1. Quotidiennement L ASF décaisse les sommes en espèces su pésentation des pièces justificatives dûment autoisées pa le DG ou le DAF pa délégation 2. Chaque opéation l ASF établit une pièce de caisse dépense et la fait signe pa le bénéficiaie 3. L ASF enegiste la dépense dans son bouillad et classe la liasse dans un classeu 4. Quotidiennement L ASF aête la caisse de menues dépenses et véifie que son encaisse coespond bien à son solde de caisse G.5.3 CONTROLES Séquence Péiode Intevenants Desciption naative des tâches A E C D 1. Une fois pa Le CPT véifie la caisse de menues dépenses au moyen d un inventaie physique des espèces semaine en caisse 2. desse un PV de contôle de caisse, signe et fait signe pa l ASF et tansmet 1 ex au DAF pou infomation et éventuellement décision à pende en cas d écat de caisse 3. Au moins une Le CG/CI effectue un contôle inopiné de la caisse et fait desse un PV de contôle de caisse ; il fois pa mois communique un exemplaie du appot de contôle au DG et au DAF. A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Gestion de la Tésoeie 14

15 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.5.4 REALIMENTATIONS Séquence Péiode Intevenants Desciption naative des tâches A E C D 1. Losque le solde de L ASF pépae une demande de éappovisionnement à concuence des pièces justificatives pésentées et la la caisse atteint un tansmet au CPT montant minimum (à détemine pa le DG dans la note de sevice) 2. A éception Le CPT pépae un chèque d appovisionnement qui constitue le montant de la caisse ; pépae 2 pièces comptables: 1 pièce de ecettes de caisse et 1 pièce de dépenses de banque tansmet la liasse au DAF pou contôle et signatue 3. A éception Le DAF véifie le chèque, la liasse, signe et tansmet au DG 4. A éception le DG Co-signe le chèque et tansmet la liasse à l ASD 5. A éception L ASD pend copie du copie du chèque, tansmet le chèque à l ASF et la copie au CPT. 6. A éception Le CPT Pépae 1 pièce unique de banque-dépenses dite de achat de pièces de caisse qui écapitule l'ensemble des dépenses pa natue tansmet la pièce et le chèque à l ASF pou encaissement et saisie 7. A éception L ASF Encaisse le chèque, constate l entée de fonds dans son bouillad de caisse de caisse menues dépenses et enegiste la pièce dans le jounal du compte de banque qui founit les fonds et classe la pièce de banque dans le classeu des pièces du compte banque concené. 8. Au moins, une fois Le DAF Véifie la bonne comptabilisation des opéations. pa mois A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Gestion de la Tésoeie 15

16 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.6 TRAITEMENT DES DRF G.6.1 REGLEMENTATION DES CONVENTIONS Les conventions de financement : opèent un découpage des pojets (en composantes, sous-composantes, etc...), et identifient les agences d'exécution de ces pojets ; définissent les catégoies de dépenses éligibles aux financements, ainsi que le niveau de couvetue de ces dépenses ; décivent les modalités de etait de fonds ; founissent le détail des coûts à finance (ubiques budgétaies) au moyen des tableaux de coûts ; pécisent la monnaie de décaissement des fonds et les monnaies de paiement autoisées ; dessent la liste des patenaies financies. La gestion des conventions de financement consiste à : exécute les dispositions financièes de chaque convention en vigueu, assue le décaissement des fonds et à justifie leu utilisation aupès des PTF, founi les infomations d ode financie ou budgétaie. Quel que soit le système de gestion des conventions mis en place, il doit pemette : le taitement de chaque convention passée avec un PTF, la pésentation accéléée des dossies de demandes de etait de fonds aupès du PTF, le suivi de la situation du compte de chaque PTF. G.6.2 INFORMATIONS RELATIVES AUX CONVENTIONS Le système de gestion des conventions doit pemette de saisi les infomations suivantes : le nom du PTF, le nom de l empunteu, les éféences de la convention, la date de signatue de la convention, la date de mise en vigueu, la date de clôtue des décaissements, les catégoies de dépenses et leu poucentage de pise en chage pa chaque PTF, les composantes des pojets, les monnaies de paiement autoisées, les signataies autoisés, la natue de la convention (subvention, don, empunt,...) G.6.3 DEMANDE DE RETRAITS DE FONDS Chaque PTF utilise une teminologie paticulièe pou désigne les dossies de etait de fonds, pa exemple : IDA : demande de etait de fonds (DRF), KFW : appel de fonds, CEE : appel de fonds. Chaque PTF églemente les modalités de etaits de fonds aupès de ses sevices chagés des décaissements. Pou gée efficacement les conventions, les sevices comptables doivent se pocue : le manuel de décaissement de chaque PTF, Gestion de la Tésoeie 16

17 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables des fomulaies à empli à l occasion de la pésentation des dossies de etaits de fonds, les documents conventionnels, les coespondances du PTF églementant les décaissements, les instuctions des sevices publics chagés de la gestion des financements publics. G.6.4 CAS SPECIFIQUE DES DRF DE L IDA G TYPES DE DRF L IDA accepte quate (4) types de DRF : une DRF pou obteni le embousement des paiements que l empunteu a déjà effectués au moyen de ses popes essouces, généalement avant la disponibilité des fonds du PTF : c est la véitable demande de embousement ; une DRF pou demande le vesement d une avance au compte spécial ; une DRF pou econstitue le compte spécial : c est une demande de econstitution ; une DRF pou demande le paiement diect de sommes dues à un ties : c est la demande de paiement diect. Les tois denies cas sont églementés quant à leu montant ou leu péiodicité de pésentation : La demande de vesement d'avance au compte spécial ne peut dépasse (sauf déogation expesse accodée pa l'ida) le montant autoisé dans l'accod de cédit ; La demande de econstitution du compte spécial doit ête soumise au moins une fois pa mois quel qu en soit le montant suivant les temes de la lette de décaissement ; La demande de paiement diect n'est ecevable que si son montant atteint le minimum autoisé dans la lette de décaissement. G PROCEDURES DE PRESENTATION DES DRF Un dossie DRF compend : le fomulaie F, un état écapitulatif (ER) (fomulaie F) pa catégoie de dépense au moins, et/ou un elevé de dépenses (RD) ou états cetifiés de dépenses (fomulaie 1C), l'état de appochement du compte spécial (ERC) (fomulaie 1B), les pièces justificatives. Chaque mois, le CPT édite au moyen de l'outil infomatique au moins une DRF en xx (xx) exemplaies compotant toute la documentation appelée ci-dessus. Elle est soumise au DG pou véification et tansmission à l autoité signataie. Dans le cas des DRF seulement accompagnées de elevés de dépenses une seule copie des pièces justificatives est jointe au dossie pou pemette les contôles de l autoité. Dans le cas des DRF accompagnées de l'état écapitulatif, il faut au moins deux copies des pièces justificatives, dont l'une pou l'ida et l'aute pou le sevice public. L autoité signataie pocède aux véifications nécessaies et signe le fomulaie F. Apès signatue l autoité signataie le ventile le dossie comme suit : un exemplaie pou l'agence, deux exemplaies pou l'ida, deux exemplaies pou l autoité signataie. un exemplaie du dossie est consevé à l'agence avec l'oiginal des pièces justificatives pou assue le suivi de la pocédue de décaissement et les contôles des auditeus. Gestion de la Tésoeie 17

18 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G PROCEDURE DE LA DRF D ENGAGEMENT SPECIAL Losque l'empunteu ne dispose pas de la tésoeie suffisante ni dans ses caisses popes, ni dans le compte spécial IDA, pou faie face aux obligations de paiement de gosses impotations de biens, l'ida lui offe la possibilité de etie les fonds du compte de cédit pa la pocédue de demande d engagement spécial (DES). Dans cette pocédue, l'empunteu demande à l'ida de s'engage à embouse à sa banque commeciale les paiements que celle-ci aua effectué au pofit du founisseu expotateu devant ête églé au moyen d'une lette de cédit. Dès la conclusion du maché, le DG fait pépae une demande d'engagement spécial (DES) su le fomulaie 1931 en six exemplaies accompagnée des copies du maché et de la lette de cédit. Pa une lette d'accompagnement le DG tansmet la demande d'engagement spécial à l autoité signataie pou appobation et ventilation. La ventilation du dossie de la demande d engagement spécial se pésente comme suit: IDA : deux (2) exemplaies (y compis les pièces), Autoité signataie : deux (2) exemplaies, Agence : un (1) exemplaie. L'oiginal des pièces justificatives et l'exemplaie signé du dossie de la demande DES, sont consevés à l Agence pou suive l'exécution des décaissements. Dès l'appobation de la demande d'engagement spécial, l'ida contacte l'engagement spécial au pofit de la banque négociatice et adesse une copie à l'empunteu. La banque commeciale peut donc pésente à l'ida les paiements effectués pou se faie embouse pa celle-ci. L'IDA décaissea alos les fonds su le compte de cédit pou égle la banque. G.6.5 SUIVI DES CONVENTIONS Pou pemette à l'empunteu de suive la gestion du compte de la convention tenu pa le PTF, le PTF lui adesse des documents de décaissement pou infomation. L Agence est ampliataie de tous les documents. G AVIS DE PAIEMENT OU D OPERATION L'IDA communique à l'empunteu apès chaque paiement un elevé d'opéation infomatisé appelé "avis de paiement". Les infomations suivantes figuent su cet avis : le numéo du cédit, le numéo de la demande, la date de valeu de paiement, le numéo d autoisation du etait attibué pa l IDA, la catégoie de dépense imputée, le taux de change et la conte-valeu imputée au compte de cédit dans la monnaie de l'engagement, le solde non décaissé du compte de cédit. A la éception d'un avis, le CPT appoche les infomations de l'avis de celles figuant dans sa comptabilité financièe. C'est également cet avis qui pemet la mise à jou de la comptabilité multidevises. G RELEVE MENSUEL DE DECAISSEMENTS A l'insta d'une banque commeciale, l'ida adesse à l'empunteu un elevé mensuel de tous les mouvements intevenus su le compte de cédit. Ce elevé va pemette de faie le appochement du compte du PTF, avec le compte spécial et les comptes financies de l'agence. Les infomations suivantes sont mentionnées su ce elevé : Gestion de la Tésoeie 18

19 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables le solde non décaissé du cédit au début du mois, toutes les opéations effectuées au cous du mois en appelant : o la natue de la demande, o la date de valeu, o la monnaie utilisée, o la somme payée, o le montant imputé au compte de cédit, le solde non décaissé à la fin du mois pou l'ensemble du cédit et pou chaque catégoie de dépenses ainsi, qu éventuellement, les montants mis en éseve au tite de demandes d'engagement spécial non encoe décaissées. Gestion de la Tésoeie 19

20 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.7 VENTES DE DAO La confection des dossies d'appel d'offes (DAO) est une activité compise dans les pestations entant dans le cade des activités de maîtise d ouvage déléguée de l Agence. L Agence est autoisée à vende les DAO aux entepises et founisseus désiant paticipe aux appels d offes qu elle oganise. Les pocédues de d'élaboation et de cession des dossies d'appel d'offes s oganisent selon les sept (7) étapes suivantes: pépaation des dossies d'appel d'offes (DAO) ; édition et tiage des DAO ; fixation du pix de cession des DAO ; encaissement du pix des DAO ; emise des DAO vendus; contôle des ventes de DAO ; utilisation des ecettes de ventes de DAO. G.7.1 PREPARATION DES DAO Le maîte d'œuve sélectionné confectionne le dossie d'appel d'offes suivant les temes de éféences fixés pa l Agence. Il communique le pojet de dossie d'appel d'offes à l Agence pou examen et amendement éventuel. Le maîte d'œuve finalise le dossie d'appel d'offes définitif, en tenant compte des obsevations eçues de l'agence. G.7.2 EDITION ET TIRAGE DE DAO La pocédue est la suivante : 1. Le DT établit un bon à tie où il pécise le nombe d exemplaies nécessaie (calculé en fonction des besoins éels) et le tansmet au DAF. 2. Le DAF établit un bon de commande et l'adesse au maîte d'œuve. 3. Le maîte d'œuve pocède au tiage des quantités demandées et effectue la livaison à l Agence. 4. L ASA et le CDP éceptionnent le DAO ; l ASA enegiste la livaison dans un egiste dédié le nombe de DAO livés pa le maîte d œuve et emet les DAO au CDP. G.7.3 FIXATION DE PRIX DE CESSION DE DAO Apès l'avis de publication de l avis d'appel d'offes, les entepises intéessées peuvent se pocue le DAO apès paiement du pix de cession non embousable. Le pix de cession est déteminé à pati du coût de evient de la confection du dossie. Celui-ci doit notamment compende : le coût des founitues (chemises, papie, etc.), le coût de la epogaphie, une quote-pat des honoaies du maîte d'œuve, vaiant selon l'impotance du maché concené. Gestion de la Tésoeie 20

21 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.7.4 ENCAISSEMENT ET COMPTABILISATION La pocédue est la suivante : 1. L acquéeu vese à l ASF la somme coespondant au nombe de dossies achetés. 2. L ASF établit une pièce de caisse-ecettes en 3 exemplaies et emet à l acquéeu, l'oiginal à tite de eçu. 3. L ASF tansmet le double de la pièce de caisse-ecettes au CPT pou comptabilisation. 4. Le CPT pépae une pièce d'imputation des ventes de DAO et enegiste la ecette dans le jounal comptable. G.7.5 REMISE DE DAO VENDUS La pocédue est la suivante : 1. L'entepeneu pésente son eçu au CDP ; 2. le CDP véifie la égulaité du eçu puis emplit le egiste de ventes de DAO ; 3. l acquéeu émage dans le egiste ; 4. le CDP lui emet le nombe de dossies coespondant à la somme vesée. G.7.6 CONTROLE DES VENTES DE DAO A la clôtue des ventes d un DAO, l'asf desse un état écapitulatif d'encaissement des ventes de DAO qu il tansmet au DT ; le DT appoche cet état au egiste de vente tenu pa le CDP pou s'assue de leu concodance. Un exemplaie de cet état de concodance est tansmis au CG/CI et DAF pou infomation. G.7.7 UTILISATION DU PRODUIT DES VENTES DE DAO Les poduits de la vente des DAO vesés dans le compte odinaie de l Agence. Le CPT pépae à chaque vesement deux pièces comptables : 1 pou la ecette de banque et 1 pou la sotie de caisse. La 1èe écitue est passée au jounal de banque coespondant et la 2ème écitue au jounal de caisse ecettes. Les pièces sont classées espectivement dans le classeu des pièces de banque du compte odinaie et dans le classeu des pièces de caisse ecettes. L'utilisation des ecettes povenant des ventes de DAO est libe. Cela étant, le pincipe généal est que les essouces de l'agence doivent ête en totalité utilisées au seul bénéfice de l'agence et exclusivement pou la éalisation de ses objectifs. Sauf disposition contaie, l'utilisation de ces ecettes elève du pouvoi discétionnaie du DG, qui peut les affecte au financement de toute dépense égulièe de l Agence. Gestion de la Tésoeie 21

22 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.8 SUIVI ET GESTION PREVISIONNELLE DE TRESORERIE G.8.1 CONCEPT DE TRESORERIE La tésoeie coespond à la somme algébique des «disponibilités» et des «concous bancaies couants» figuant ou non au bilan. Sont inclus dans les disponibilités, en ce qui concene l Agence : les soldes comptables débiteus des banques et du Téso public, les valeus à l encaissement (chèques à encaisse), les comptes de caisses. Les concous bancaies couants compennent : les soldes comptables céditeus des banques et du Téso public, les effets escomptés non échus. La tésoeie ésulte des flux financies compenant les encaissements et les décaissements de sommes liées ou non à l activité couante d exploitation. G.8.2 INTERET DE LA GESTION DE LA TRESORERIE La tésoeie a besoin d ête gée de manièe à optimise d une pat, les moyens de financement et d aute pat, les placements éventuels. La gestion de la tésoeie passe pa un suivi à des hoizons appochés, pa exemple, pa décade, pa quinzaine et/ou pa mois. Le suivi pa décade pemet en paticulie, d évite : les soldes débiteus qui génèent des fais financies et les soldes céditeus non pévus qui occasionnent des manques à gagne en poduits financies. Losque l Agence ouve plusieus comptes dans une même banque, elle doit évite que les uns soient à découvet impotant tandis que les autes sont en excédent exagéé. Si elle ne peut especte cette disposition, elle doit demande l application de la technique de fusion ; les agios ne sont alos décomptés que su les soldes globaux. G.8.3 INTERET DU BUDGET DE TRESORERIE L élaboation du budget de tésoeie pemet à l Agence de s assue qu elle aua la possibilité de finance son activité au cous de l année en sachant éponde aux inteogations suivantes : 1. quelle devait ête globalement l évolution des besoins de ecous au cédit cout teme? 2. su quels éléments agi pou éduie ses besoins, si des difficultés isquent d inteveni avec les banques, (délais de décaissement des maîtes d ouvage et des PTF, délais de paiement entepeneus et founisseus ; montant et dates des investissements, montant et date des dividendes à paye (cas des SA) ; montants et dates de cédits à moyen teme à sollicite ; etc.). La pépaation du budget de tésoeie peut et devait abouti à évise le pogamme d activités et les patiques de l Agence, si l encous de besoins de tésoeie pévisibles isque de dépasse les lignes de cédits envisageables : 1. en éduisant les montants des investissements ou en epoussant les dates de éalisations ; 2. en penant des mesues efficaces pou éduie le BFR (Besoin en Fonds de Roulement) (éduction des délais de èglement des maîtes d ouvage, maintient du délai de paiement aux entepeneus et founisseus, etc). Gestion de la Tésoeie 22

23 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.8.4 COMMENT ELABORER LE BUDGET DE TRESORERIE Le pocessus d élaboation du budget doit impéativement suive les tois (3) étapes suivantes, à pati des budgets opéationnels appouvés pa l ogane d appobation : 1. La pemièe étape coespond au budget de tésoeie d exploitation qui assemble les mouvements de tésoeie généés pa les opéations d exploitation couante : elle consiste à taduie en flux financies la pogammation mensuelle des encaissements et des décaissements de sommes liées à l activité couante en considéant d une pat, les opéations budgétisées de l execice et d aute pat, les céances et les dettes antéieues à l execice et liées également à l activité couante ; 2. La deuxième étape coespond au budget de tésoeie hos exploitation qui assemble les mouvements de tésoeie généés pa les opéations hos exploitation couante : elle consiste à taduie en flux financies la pogammation des encaissements et des décaissements de sommes non liées à l activité couante en considéant d une pat, les opéations budgétisées de l execice et d aute pat, les céances et les dettes antéieues à l execice et elevant également de cette activité ; 3. La toisième étape coespond au budget de tésoeie consolidé dans lequel : o sont epis les soldes des flux des 1 èe et 2 ème étapes et le solde de début de péiode, o on dégage le solde net global de tésoeie de fin péiode, o sont pévues les opéations financièes à cout teme pou amene les disponibilités ou les découvets en banque au niveau souhaité, en ajustant les financements et les placements. Cette patie coespond également au plan de tésoeie. Le plan de plan de tésoeie pécise : comment place la tésoeie positive et pa quelle fome de cédit bancaie il faut couvi la tésoeie négative pou obteni le niveau de disponibilités en banque souhaité. Le niveau de disponibilité visé en banque peut ête : soit zéo ; soit un cetain découvet voulu pou la fin du mois ; soit un solde positif sutout en fin d année pou amélioe la pésentation de son bilan. Les concous demandés aux banquies peuvent pende l une des fomes suivantes : cédits de tésoeie en compte ou mobilisables pa effets, découvet ou facilité de caisse de fin de mois. La toisième étape dépend des deux pemièes étapes : une action su l une des deux pemièes étapes a nécessaiement une incidence su la toisième. G.8.5 FORMAT DU BUDGET DE TRESORERIE Il existe plusieus manièes de pésente le budget de tésoeie. Mais quelle que soit la pésentation etenue, on distingue 3 paties : une patie qui ecense les flux financies ésultant de l activité diecte d exploitation (MOD); une patie qui ecense les flux généés pa les autes opéations (ou hos exploitation) ; une patie qui consolide l ensemble des flux y compis les soldes (de début et de fin de péiode) et le plan de tésoeie. Des mentions complémentaies peuvent ête ajoutées pou pemette les évisions budgétaies égulièes de tésoeie : la date de évision du budget (denièe date) et le n d ode de évision depuis l initial, les sommes à encaisse ou à décaisse antéieues à la péiode annuelle, les sommes à encaisse ou à décaisse au delà de la péiode annelle, les notes de détails nécessaies au développement des ubiques budgétaies écapitulées, la méthode de pévisions etenue (flux comptables décalés, méthode bilancielle ou mixte). Gestion de la Tésoeie 23

24 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables Tableau n 1/3 : Budget de tésoeie - EXPLOITATION (synthèse) Rubiques Notes Total J F M A M J J A S O N D Au-delà 1 Encaissements Décaissements Solde (1-2): A Tableau n 2/3 : Budget de tésoeie - HORS EXPLOITATION (synthèse) Rubiques Notes Total J F M A M J J A S O N D Au-delà 1 Encaissements Décaissements Solde (1-2): B Tableau n 3/3 : Budget de tésoeie - CONSOLIDE (synthèse) 1 Solde début péiode Rubiques Notes J F M A M J J A S O N D 2 Solde Exploitation (A).. 3 Solde Hos exploitation (B).. 4 Solde cumulé (1+2+3) avant agios 5 Agios cout teme.. 6 Solde avant plan (4-5).. 7 Cédits.. 8 Escomptes.. 9 Placements.. 10 Solde apès plan ( ) Les ubiques 4, 5, 6, 7, 8, 9 et 10 du tableau n 3/3 taitent du plan de tésoeie. G.8.6 OUTIL MIS EN OEUVRE POUR LA GESTION DU BUDGET Le logiciel tableu AEXCEL@ de MICROSOFT est souvent utilisé pou les calculs fastidieux donc pou la gestion du budget. Cet outil qui est tès souple exige cependant une igueu dans son utilisation pou obteni des ésultats iépochables. Gestion de la Tésoeie 24

25 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables La moinde eeu se épecute su l=ensemble des tableaux. En aison des calculs nombeux, il est souhaitable de faie usage de logiciel dédié. Il existe des pogiciels de gestion de la tésoeie qui intègent tout le pocessus. Gestion de la Tésoeie 25

26 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables G.9 ANNEXES DU MODULE 1 Bon de caisse 2 Pièce de caisse de ecettes 3 Fiche d inventaie de caisse Gestion de la Tésoeie 26

27 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables BON DE CAISSE N DU B.P (monnaie locale) Je soussigné : indique le nom et pénom du bénéficiaie déclae avoi eçu ce jou de la caisse de menues dépenses de l Agence, la somme de : indique le montant en lettes Cette somme est destinée à : indique la natue de la dépense à effectue je m engage à emette les justificatifs de cette dépense à l Agence au plus tad le : indique le délai de emise des justificatifs Date et signatue du bénéficiaie Visa de l ASF RAPPEL Il est stictement intedit d utilise les fonds de la caisse de menues dépenses pou accode au pesonnel des avances destinées à leus dépenses et besoins pesonnels. Gestion de la Tésoeie 27

28 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables PIECE DE CAISSE RECETTES N DU Montant (monnaie locale) Je soussigné : indique le nom et pénom de la patie vesante déclae avoi vesé ce jou à la caisse de l Agence, la somme de : indique le montant en lettes Cette somme est destinée à : indique le motif de la ecette Date et signatue de la patie vesante : Visa de l ASF Indique le moyen de paiement (numéaie ou chèque). Pou les chèques indique banque et numéo du chèque RAPPEL Un exemplaie de la pésente pièce de ecette doit ête obligatoiement emis à la patie vesante à tite de eçu Gestion de la Tésoeie 28

29 ATRACOM-Centafique Manuel de Pocédues Administatives Financies et Comptables Folio N DU FICHE D INVENTAIRE DE CAISSE 1. DECOMPOSITION DES ESPECES EN CAISSE VALEUR FACIALE A. BILLETS B. PIECES NOMBRE MONTANT VALEUR NOMBRE FACIALE MONTANT sous-total A : sous-total B : C : TOTAL en caisse (A + B) 2. RAPPROCHEMENT AVEC LE SOLDE DU LIVRE DE CAISSE D : Solde de dépat E : Encaissements dont chèques d appovisionnement. Dont autes encaissements F : Décaissements : dépenses autes SIGNATURE DE L ASF SIGNATURE ET OBSERVATIONS DU VERIFICATEUR G : Solde Live de caisse H : Ecat de caisse Justification des écats éventuels : Décision du DG en cas d écat : RAPPEL : Le total C des sommes en caisse doit ête égal au solde G du live de caisse. La ligne H doit donc ête nomalement égale à 0 (nulle). Tout écat positif ou négatif appaaissant en ligne G doit ête justifié et doit faie l objet d une décision de égulaisation du DG. Date et visa du DG ou du DAF Gestion de la Tésoeie 29