Guide d utilisation du portail e-barreau V 4.0-1 -
I. La connexion à e-barreau... - 3 - II.... - 5 - III.... - 6 - IV.....- 17- V.... - 18 - VI.... - 31 - VI.... - 32 - VII. Assistance... - 32 - L utilisation du logiciel e-barreau requiert d être connecté au Réseau Privé Virtuel Avocat, et de s authentifier à l interface e-barreau grâce à sa clé USB cryptographique et son code PIN associé. Votre cabinet est d ores et déjà connecté au Réseau Privé Virtuel Avocat. Le boitier de cryptage est branché à votre modem ADSL. - 2 -
I. La connexion à e-barreau E-barreau est accessible uniquement depuis le RPVA et grâce à la clé USB de certification. Une fois le pilote de votre clé installé (http://www.ebarreau.fr), placez la clé dans l emplacement USB de l ordinateur. Lancez votre navigateur Internet (Internet Explorer ou Mozilla Firefox) et renseignez l adresse suivante : https://www.e-barreau.fr. Une fois connecté au site une procédure d identification se déclenche. Sélectionnez votre nom et cliquez sur OK Cliquez sur le bouton Informations pour obtenir le détail de la procédure de sécurité - 3 -
Saisissez votre code confidentiel à 4 ou 6 chiffres, puis cliquez sur le bouton OK Remarque : après plus de 5 tentatives erronées, votre clé se bloque, il est alors nécessaire de l envoyer au Conseil National des Barreaux qui vous en enverra une nouvelle. Cette étape termine la procédure d identification, vous pouvez à présent utiliser E-Barreau. - 4 -
II. La page d accueil vous présente trois axes de consultation : - La consultation des dossiers pour lesquels vous êtes constitué - L accès à votre messagerie (si des messages sont en attente de lecture leur nombre vous est alors présenté). - La consultation des dossiers pour lesquels vous n êtes pas constitué Pour accéder aux différentes sections vous pouvez soit cliquer sur le menu de gauche (icône ou texte) soit sur les liens présents sur le centre de la page. Uniquement dans le cadre de la multipostulation Paris Nanterre Bobigny - Créteil vous remarquerez en haut à gauche une liste déroulante (qui ne sera présente que si votre ordre a procédé à votre inscription dans un autre TGI). A tout moment de l utilisation d e-barreau, vous pouvez sélectionner le TGI pour lequel vous souhaitez par exemple consulter vos dossiers ou procéder à un échange avec le greffe. NB : seule la boite de réception et d envoi ne différera pas en fonction du TGI choisi - 5 -
III. En cliquant sur «La consultation des dossiers de l avocat constitué», vous accédez à une nouvelle page vous présentant différents modes de consultations de vos dossiers : La recherche par numéro de dossier : En cliquant sur le lien, vous accédez alors à la page ci-dessous : - 6 -
Pour effectuer une recherche renseignez le numéro de rôle de votre dossier précédé du code registre (chiffre ou lettre). Le code registre est utilisé par le greffe. Pour procéder à la recherche il faut donc renseigner "C/xx/xxxxx" ou C est le code registre. Généralement le code registre est 1 pour le fond. Il est nécessaire que l on vous communique la table des codes registres utilisée par le greffe du TGI concerné, elle vous permettra de connaitre toutes les correspondances. Néanmoins vous pouvez effectuer par cette même interface une recherche par numéro de dossier mais cette fois-ci en renseignant uniquement le numéro "interne". En effet vous pouvez renseigner un numéro de dossier «interne» associé à un numéro de rôle sur la page de consultation d'un dossier (cette information reste interne à e-barreau) Vous trouverez en page 10 le mode opératoire à cet effet. Cliquez sur le bouton «Valider» pour lancer ou sur le bouton «R à Z» pour remettre à zéro le champ et lancer une nouvelle recherche. Liste des dossiers en cours (la consultation des dossiers terminés ou de tous les dossiers suit le même fonctionnement que le descriptif ci-dessous, ces sections ne seront donc pas détaillées dans ce guide) : Vous pouvez revenir à la page précédente soit en cliquant sur le lien dans le menu de gauche sur «Consultation des dossiers de l avocat constitué» ou en cliquant sur le «fil d Ariane» présente en haut de page : Ensuite cliquez sur liste des dossiers en cours, vous accédez à la page suivante : - 7 -
Sélectionnez les dates entre lesquels les dossiers ont été enrôlés (les champs année de début et année de fin sont obligatoires). Cliquez sur valider. Vous visualisez ainsi une liste de tous les dossiers en cours pour à la période demandée : - 8 -
En cliquant sur les titres des colonnes vous effectuez ainsi un tri sur la liste par critères. Le tri peut être fait par numéro de rôle, numéro interne, service, type d affaire ou date de saisine (croissant ou décroisant) en fonction de votre choix. Vous pouvez également faire défiler la liste en cliquant sur les numéros de page présent en haut à gauche du cadre ou en cliquant sur page suivante/précédente. Sélectionner ensuite le dossier pour lequel vous souhaitez obtenir plus d informations en cliquant sur le numéro de rôle. Vous accédez alors à la page de présentation du dossier : - 9 -
Vous avez sur cette page la possibilité de créer un numéro de dossier interne qui sera attaché au numéro de rôle, cela vous permettra de rechercher les dossiers par la suite plus facilement. Pour cela cliquez sur le lien en haut «Créer un numéro de dossier interne». Une nouvelle page s affiche : - 10 -
Renseignez alors le numéro que vous souhaitez affecter au dossier, ajoutez si besoin un commentaire et cliquez sur le bouton «Valider». La mention «Enregistrement avec succès» apparait : Vous pouvez ensuite cliquer sur les informations que vous souhaitez consulter (bas de page) ou revenir à la page précédente en utilisant le «fil d Ariane» présent en haut de page. NB : à tout moment vous pourrez modifier ce numéro «interne» suivant le même procédé. - 11 -
Le bouton «Imprimer» présent en haut à gauche de la page va vous permettre d éditer une vue globale de l état de votre dossier. Cliquer sur le bouton, cela va ouvrir une nouvelle page de votre navigateur : - 12 -
Vous visualisez ainsi un résumé des informations saisis par le greffe sur le dossier concerné. Pour imprimer cette fiche cliquez sur le bouton imprimer de votre navigateur. Vous pouvez ensuite fermer cette page, vous revenez alors à la consultation du dossier : De puis cette page vous pouvez consulter toutes les informations souhaitées : - L ensemble des parties - L ensemble des audiences - L ensemble des évènements - L ensemble des mesures d instruction Pour cela cliquez sur le lien correspondant, à tout moment vous pouvez revenir à la page de présentation du dossier en cliquant sur le «fil d Ariane» en haut de la page ou en cliquant sur un autre menu à gauche de votre écran. Le bouton situe en haut à droite de cette page vous permet d envoyer un courriel au greffe en matière civile pour le dossier que vous êtes actuellement en train de consulter, vous accédez à lors à la page de rédaction d un courriel «civil» (le numéro de rôle est déjà renseigné) : - 13 -
A l aide d une liste déroulante vous choisissez le service du greffe destinataire du courriel. Vous devez ensuite à l aide des listes déroulantes renseigner la date et le type d audience ainsi que le sujet de votre courriel. Lorsque d autres avocats sont constitués dans le dossier et qu ils sont également inscrits à la communication électronique (utilisateurs du service e-barreau), un bouton apparait vous permettant de leur adresser une copie du message automatiquement en cliquant sur ce bouton. Vous pouvez également mettre en copie un destinataire de votre choix sachant que si vous adressez un message à un avocat qui n utilise pas e-barreau le message pourra être intercepté sur Internet. - 14 -
Vous pouvez également ajouter une pièce jointe, pour cela cliquez sur le bouton «parcourir» en bas à droite de l écran et choisissez le fichier voulu (Attention, cette pièce ne devra pas dépasser la taille de 4 Mo et être de format PDF, TIFF, JPG ou RTF). Une fois la pièce sélectionnée, cliquez sur «Ajouter» afin de joindre cette pièce à votre envoi ; Vous pouvez ensuite cliquez sur le bouton «Envoyer» pour adresser votre message. Vous vous retrouvez alors dans votre boite d envoi ou sont placés tous les courriels que vous avez envoyés. Pour retourner à la consultation des dossiers cliquer sur le lien adéquat dans le menu de gauche. Liste des dossiers par audience : En cliquant dans le menu à gauche sur le lien «Liste des dossiers par audience» vous accédez à une nouvelle page ou il vous est alors offert la possibilité de rechercher un de vos dossiers par date d audience ainsi que par service ou chambre et également par type d audience : Renseignez la date et les autres critères de recherche si nécessaire pour affiner votre recherche (par défaut et à minima la date, le service et le type d audience sont obligatoires) et cliquez sur «Valider». (Vous pouvez également remettre les champs à leurs valeurs initiales afin de lancer une nouvelle recherche en cliquant sur le bouton «R à Z».) Vous accédez alors à la page suivante vous présentant la liste des dossiers concernés : - 15 -
De la même façon que détaillé précédemment (page 9), pour accéder à la fiche du dossier cliquez sur le numéro de rôle. Vous pouvez également directement adresser un courriel au greffe pour le dossier souhaiter pour cela cliquez sur la petite icône représentant une enveloppe dans la première colonne du tableau. Liste d audiences : Vous pouvez également en cliquant sur le lien du menu de gauche «Liste d audiences», consultez l ensemble des audiences à une date donnée. La page qui s affiche est la suivante : - 16 -
Renseignez la date et les autres critères de recherche si nécessaire pour affiner votre recherche (par défaut et à minima la date, le service et le type d audience sont obligatoires) et cliquez sur «Valider». (Vous pouvez également remettre les champs à leurs valeurs initiales afin de lancer une nouvelle recherche en cliquant sur le bouton «R à Z».) Vous accédez alors à la page suivante vous présentant les audiences concernées, vous pouvez ensuite cliquer sur «Voir» sur l ensemble des affaires concernés : Si vous êtes constitué sur ces dossiers vous pourrez alors les consulter en cliquant sur le numéro de rôle. Dans le cas contraire la consultation ne pourra se poursuivre. En cliquant sur le bouton imprimer vous pourrez imprimer le feuilleton de l audience. - 17 -
IV. En cliquant dans le menu de gauche sur l icône «Inscription à une audience de référé» vous accédez à la page présentée ci-dessous : Pour démarrer une inscription cliquez sur «Ajouter une partie», vous accédez à la page suivante : - 18 -
Vous êtes alors invité à renseigner les éléments demandés. Les informations obligatoires pour valider la fiche sont indiquées par un astérisque. Une fois votre fiche saisie et validée vous accédez à la page suivante vous confirmant que la partie a bien été enregistrée (elle apparait sur la page dans un cadre voir ci-dessous) : - 19 -
Vous pouvez à tout moment en utilisant les boutons «modifier la partie» apporter des modifications à cette dernière ou en cliquant sur le bouton «supprimer» détruire votre saisie (Attention : la suppression est définitive). Pour ajouter un représentant à la partie cliquez sur «Ajouter un représentant», vous accédez à la page ci-dessous : - 20 -
Vous saisissez alors les informations demandées, les informations obligatoires pour valider la fiche sont indiquées par un astérisque. Cliquez ensuite sur «enregistrer le représentant» afin de valider la saisie. Vous accédez à une nouvelle page : - 21 -
Pour autant de saisies et de représentants il vous sera nécessaire de répéter les actions précédemment décrites dans ce chapitre. Il vous est conseillé de cliquer régulièrement «enregistrer les parties saisies» ceci afin de conserver votre saisie même en cas de déconnexion inopportune d e-barreau. Une fois votre la liste des représentants définie et dûment complétée vous pouvez cliquez sur «valider les parties et finaliser l inscription» afin de sélectionner une date d audience et accéder à une nouvelle page. Vous êtes alors invité une nature de référé, en fonction de votre choix si une nature de référé n a pas été paramétré sur le logiciel du greffe vous ne pourrez saisir une date d audience et serez peut être par conséquent dans l incapacité de valider votre demande. Dans le cas ou aucune date n a été défini par le greffe: le message suivant s affichera, vous pourrez alors valider la demande d'inscription sans date. - 22 -
Si l audience a bien été paramétrée, vous serez invité à sélectionner un délai légal ainsi qu une date d audience selon la présentation ci-dessous : Une fois la date souhaitée sélectionnée (apparaissant en bleu) vous pouvez valider, un message de confirmation apparait : En validant, vous accédez alors à la dernière étape de l inscription, il ne vous reste plus qu à joindre votre projet d assignation. - 23 -
Pour cela cliquez sur le bouton «Parcourir» et choisissez le document à associer depuis votre ordinateur. NB : cette pièce ne devra pas dépasser la taille de 4 Mo et être de format PDF, ODT (Open Office), JPEG, TIFF ou RTF. Une fois votre document sélectionné cliquez sur «Ajouter» avant de procéder à l envoi. Vous pouvez ensuite supprimer la pièce jointe si celle sélectionnée n est pas celle désirée ou cliquez sur le bouton «envoyez» pour adresse votre demande d inscription au greffe. - 24 -
La page suivante s affiche vous confirmant que votre demande a bien adressée au greffe : ATTENTION : cela n indique pas que la date demandée a bien été retenue. Il vous faudra attendre le courriel du greffe qui validera (ou rejettera) votre demande. En vous rendant dans votre boite d envoi vous pourrez consulter le message d inscription qui a ainsi été adressé au greffe (l utilisation de la messagerie est décrite dans le chapitre ci-dessous). - 25 -
V. Nous vous avons présenté en page 13 comment envoyer un courriel au greffe an matière civile depuis la page de consultation d un dossier, le module de messagerie vous permet de gérer l ensemble de votre boites aux lettres. Cliquez sur Messagerie dans le menu de gauche. La messagerie d e-barreau vous offre la possibilité de communiquer en matière civile tout comme en matière pénale. Pour plus d informations, merci de vous référer aux guides de la communication électronique entre les juridictions et les avocats en matière pénale et civile accessible à l adresse : http://www.ebarreau.fr/abonne/e_barreau_abonne.html Vous accédez alors à votre boite de réception. Les messages non lus apparaissent en gras et les messages contenant une ou des pièces jointes présentent le dessin d un trombone : Si vous souhaitez supprimer un ou plusieurs messages, sélectionnez les en cochant sur les cases correspondantes et ensuite cliquez sur effacer. Pour consulter un message, cliquez sur le message désiré pour le faire apparaitre : - 26 -
Vous pouvez grâce aux différents boutons présents sur cette page, répondre au message, le supprimer, enregistrer une copie sur votre poste au format texte ou encore revenir à la boite de réception ou d envoi. Les fonctionnalités de la boite d envoi sont équivalentes à celles de la boite de réception. Le carnet d adresses : Le carnet d adresses vous permet de définir des groupes et d associer des adresses courriels à ce groupe. Pour le moment ce carnet d adresses est uniquement utilisable dans le cadre des échanges en matière pénale (une prochaine version vous permettre de l utiliser dans le cadre des échanges en matière civile, notamment pour le champ copie). A la première utilisation du carnet d adresses vous accédez à la page suivante : - 27 -
Pour créer un premier groupe cliquez sur le lien «Nouveau groupe» en haut à gauche de l écran, vous accédez à la page suivante : - 28 -
NB : il est nécessaire de créer un groupe pour y associer une adresse courriel, une adresse courriel ne peut être enregistrée distinctement d un groupe. Renseignez le nom du groupe souhaité et renseignez une première adresse courriel (si le groupe est «vide» il ne sera pas créé). Cliquez sur le bouton valider en bas de la page. Une phrase en rouge apparait vous indiquant que le groupe a bien été créé. Vous pouvez ajouter autant d adresses courriels que vous souhaitez, attention il est nécessaire de renseigner une adresse par ligne. Par la suite si vous souhaitez supprimer un groupe ou le modifier, rendez vous sur celui-ci et supprimez et ajoutez les adresses souhaitées. Si vous supprimez toutes les adresses d un groupe, le groupe sera alors également supprimé. N.B : Dans le cadre des échanges en matière pénale les seules adresses courriels sécurisées et donc habilitées à communiquer avec e-barreau sont de la forme : cep.service.tgi-ville@justice.fr La composition d un message en matière pénale : Une fois vos groupes définis et les adresses courriels que vous souhaitez utiliser renseignées.,rendez vous sur la page de rédaction d un courriel en matière pénale, pour cela cliquez dans le menu gauche sur «Nouveau message pénal», la page suivante apparait : - 29 -
Sélectionnez ensuite le destinataire de votre courriel en cliquant sur la liste déroulante faisant apparaitre les groupes que vous avez créés puis désignez l adresse désirée ou en renseignant directement l adresse dans le champ destinataire libre. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe, pour cela cliquez sur le bouton «parcourir» en bas à droite de l écran et choisissez le fichier voulu (Attention, cette pièce ne devra pas dépasser la taille de 4 Mo et être de format PDF, ODT (Open Office) ou RTF). Une fois la pièce sélectionnée, cliquez sur «Ajouter» afin de joindre cette pièce à votre envoi ; Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton «Envoyer» pour adresser votre message. Vous vous retrouvez alors dans votre boite d envoi où sont placés tous les courriels que vous avez envoyés. - 30 -
VI. Ce service vous offre la possibilité de consulter certaines informations sur les dossiers pour lesquels vous n êtes pas constitué : à savoir les coordonnées des parties ainsi que leurs représentants ainsi que la dernière date d audience enregistrée dans le dossier par le greffe. En cliquant sur ce lien du menu vous accédez à la page suivante : Deux possibilités de recherche vous sont alors offertes : - La première en renseignant le numéro de rôle et en cliquant sur «Valider». - La seconde en renseignant le formulaire en deuxième moitié de cadre où l ensemble des champs sont nécessaires. - 31 -
VII. En cliquant sur le bouton «Déconnexion» du menu, vous pouvez alors vous déconnecter de la plateforme e-barreau. Une nouvelle page s affiche, elle vous permet si nécessaire de retourner à la consultation, ou alors vous invite à fermer la fenêtre de votre navigateur internet et à retirer votre clé cryptographique afin de totalement vous déconnecter de la plateforme. VIII. Assistance En cas de problème technique ou pour toutes questions : Contactez notre Ligne Support au Ou envoyez un courriel à l adresse suivante : assistance@avocat-conseil.fr - 32 -