Factures clients FI Manuel SAP régional
Contents Manuel SAP régional... 1 1. Création d une demande de paiement... 4 1.1 Zone d en-tête: Données de base... 4 1.2 Zone d en-tête: Paiement... 5 1.3 Poste de la pièce... 6 1.4 Payeur divergent... 8 1.5 Contrôles... 9 1.6 Simulation et comptabilisation... 9 1.7 Factures clients à partir d un modèle... 11 1.8 Trucs et astuces... 12 2. Affichage d une demande de paiement... 14 2.1 Consultation d une pièce... 14 2.2 Consultation des documents budgétaires et analytiques liés... 19 2.3 Recherche d une pièce... 20 3. Modification d une demande de paiement... 24 4. Traitement des paiements clients (à partir du CODA)... 27 5. Créances douteuses... 27 5.1 Transfert de créances normales à créances douteuses... 27 5.1.1 Situation originale... 27 5.1.2 Mise en créances douteuses... 28 5.2 Paiement (partiel) sur compte de créances douteuses... 30 5.3 Réduction des valeurs actées... 31 5.4 Mise en irrécouvrable... 33 5.5 Rapprochement final... 34 5.6 Ecritures réalisées... 35 5.7 Comptabilisation d une facture client sur client douteux... 36 6. Contrepassation... 38 6.1 FB08 : contrepassation... 38 6.2 FBRA : annulation rapprochement + contrepassation... 39 7. Visualisation des soldes et postes clients... 41 2
3
1. Création d une demande de paiement Menu SAP Gestion comptable --> Comptabilité financière --> Clients --> Ecriture --> Facture Code de transaction FB70 Dans l écran Saisir facture client : société 0200 ou 0300, encoder les données suivantes. 1.1 Zone d en-tête: Données de base Nom de zone Description Action utilisateur et valeurs Commentaire Client Numéro du client lié à la demande de paiement A encoder (numéro ou début du nom : SAP propose le numéro correspondant) Date de facture Date d émission de la facture A encoder Date comptable Date à laquelle le document est saisi en comptabilité Par défaut date du jour Référence Numéro de référence de la pièce Montant Valeur de la demande de paiement A encoder A encoder Texte Description de la demande de paiement. A encoder Facultatif 4
Texte de la ligne client Quand les données d en-tête sont encodées et après avoir cliqué sur ENTER, le message d avertissement suivant peut apparaître. 1.2 Zone d en-tête: Paiement Nom de zone Description Action utilisateur et valeurs Commentaire Cond. paimt. Conditions de paiement de la facture client Valeur par défaut venant des données maîtres client Facultatif 5
1.3 Poste de la pièce Nom de zone Description Action utilisateur et valeurs Commentaire Compte général Compte du plan comptable. A encoder Compte de classe 6 (=charges) pour les factures fournisseurs et de classe 7 (=produits) pour les factures clients D/C Débit ou Crédit A encoder Augmentation d un compte de charge = Débit Diminution d un compte de charge = Crédit Augmentation d un compte 6
de produit = Crédit Diminution d un compte de produit = Débit Dans le cas : - d une facture fournisseur débit d un compte de classe 6. - d une note de crédit fournisseur crédit d un compte de classe 6 - d une facture client crédit d un compte de classe 7 - d une note de crédit client débit d un compte de classe 7 Montant dev.pièce Valeur de la demande de paiement TVAC par défaut A encoder En insérant *, le montant renseigné en-tête du document est repris HTVA si l option «calculer le montant net de TVA» est activée Code TVA A encoder Facultatif Texte Description de la ligne de l engagement Repris sur la ligne du compte général de la facture A encoder Facultatif En insérant ++, le texte renseigné en tête du document est repris Centre de coût A encoder Ordre interne Autre dimension de répartition des A encoder Facultatif 7
coûts Centre de profit A encoder Facultatif Centre financier Allocation de base = centre financier + compte budgétaire A encoder Compte budgétaire = code économique (4 chiffres + 9 pour les recettes) Valeur dérivée du compte général Il ne faut pas encoder cette valeur car elle sera dérivée du compte général. Fonds Valeur dérivée du centre financier Il ne faut pas encoder cette valeur car elle sera dérivée du centre financier. Domaine fonctionnel année Valeur dérivée du centre financier et date comptable Il ne faut pas encoder cette valeur car elle sera dérivée de la combinaison du centre financier et date comptable. 1.4 Payeur divergent Si le payeur effectif du paiement n est pas le client (CPAS, tutelle, ), le payeur divergeant doit être introduit dans les Master Data société (cf Manuel Master Data). A ce moment-là, dans le deuxième onglet de la pièce apparaît le champ XXXX 8
Vous pouvez choisir le payeur (ou un des payeurs) divergent ou pas. Dans le premier cas, votre facture sera établie au nom du client, mais il y sera renseigné que vous attendez le paiement du divergent. Dans le second cas, tout se déroulera comme pour une facture normale. 1.5 Contrôles Vérification des postes non soldés du client via le bouton du premier onglet. Vous pouvez vérifier les données du client encodées dans les Master Data directement via le bouton du premier onglet. 1.6 Simulation et comptabilisation Quand toutes les données du poste de la pièce sont encodées, l utilisateur simule la pièce pour la vérifier :. Les vérifications FI sont réalisées (pas budgétaires) et on peut visualiser la pièce. Quand toutes les données du poste de la pièce sont encodées, l utilisateur sauvegarde la demande de paiement en cliquant sur Comptabiliser. 9
Le message du système : «Pièce XXXXXXXXX comptabilisée dans société XXXX». NB : il est possible de créer une demande de paiement avec plusieurs postes. Attention un type de compte est disponible par demande de paiement. 1
1.7 Factures clients à partir d un modèle Si vous devez établir des factures récurrentes, sur les mêmes allocations de bases et mêmes données analytiques, vous pouvez créer un modèle et reprendre ce modèle pour créer vos factures. Pour ce faire, dans FB70, vous cliquez sur, l écran suivant se présente : Vous remplissez Le fournisseur de votre première facture La date de la facture le compte général le centre de coût éventuellement l ordre interne l allocation de base (centre financier au minimum) puis faites Enter. Vous pouvez ensuite aller dans 1
Vous devez donner un nom (société nom représentatif) à votre modèle Puis cliquer sur. La prochaine fois (quitte à sortir et rerentrer) que vous entrer dans la transaction FB70, le modèle sera disponible : Remarque : le modèle est disponible pour tous les OAA (mais pas utile ), d où l importance de faire précéder le nom de votre modèle du numéro de votre société. 1.8 Trucs et astuces - Vous pouvez bloquer une pièce manuellement.. mais ne l oubliez pas sans quoi elle ne sera jamais payée! Pour ce faire, le blocage paiement dans l onglet paiement doit être sur «V Blocage manuel» - Vous pouvez activer l option qui vous permet d entrer les montants HTVA dans les lignes (utile si vous avez beaucoup de factures avec des taux de TVA différents. Pour ce faire : Dans 1
- Dans les postes de la pièce, si vous voulez avoir une vue directe sur tous les champs à remplir, vous pouvez sélectionner la ligne et cliquer sur 1
2. Affichage d une demande de paiement Menu SAP Gestion comptable --> Comptabilité financière --> Grand livre --> Pièce --> Afficher Code de transaction FB03 Dans l écran Afficher pièce : Ecran initial, encoder les données suivantes. 2.1 Consultation d une pièce Nom de zone Description Action utilisateur et valeurs Commentaire N pièce Numéro de la demande de paiement créée A encoder Société 0200 ou 0300 Exercice comptable Année l exercice comptable cours de en Par ex : 2016 Facultatif Cliquer sur ENTER. Sur l écran Afficher pièce : Vue de la saisie, les informations de la demande de paiement sont affichées. Zone d en-tête 1
NB : En cliquant sur l icône Données d en-tête, d autres informations d en-tête de la pièce sont disponibles comme le type de pièce (journal comptable) par exemple. Etant donné qu en comptabilité, toute écriture comptable doit être équilibrée (autrement dit le débit doit être égal au crédit), une demande de paiement est composée de 2 postes (lignes) : 1
- Poste 1 correspond au poste du compte fournisseur (Crédit) - Poste 2 correspond au poste du compte de charge Poste de la pièce Pour afficher le détail d une ligne, sélectionner la ligne et double-cliquer ou cliquer sur Détails. Exemple : Détails de la ligne du compte client (poste 1) Les informations suivantes sont affichées : - Montant montant de la demande de paiement - Conditions de paiement 0011 - Date de base il s agit de la date qui est utilisé pour le calcul de l échéance de la pièce. Date de base + conditions de paiemnt = date d échéance. - Blocage paiement - Texte texte de la ligne de la demande de paiement 1
NB : en cliquant sur Autres données disponibles., les informations suivantes sont 1
Exemple : Détails de la ligne du compte de charge (poste 2) Les informations suivantes sont affichées : - Montant montant de la demande de paiement - Fonds/centre financier/compte budgétaire/domaine fonctionnel Allocation de base - Texte texte de la ligne de la demande de paiement 1
2.2 Consultation des documents budgétaires et analytiques liés Plusieurs documents comptables ont été créés en même temps que la pièce de comptabilité générale : Une pièce de comptabilité générale FI Une pièce de comptabilité budgétaire FM (Une pièce de comptabilité analytique CO) Elles peuvent être consultées via 1
2.3 Recherche d une pièce Via l icône apparaît :, un écran permettant de sélectionner des pièces selon certains critères 2
Au minimum, on doit rentrer l exercice comptable, le ou les types de pièces. On peut sélectionner ses propres pièces etc. Pour effectuer des sélections multiples, cliquer sur Dans l écran de sélection, il est possible de sélectionner ou exclure des valeurs individuelles ou des intervalles 2
Si vous souhaitez une sélection encore plus précise, vous pouvez cliquer sur Depuis la partie gauche de l écran, vous pouvez sélectionner des critères supplémentaires et les importer via la flèche et les utiliser dans la partie droite de l écran. La liste des pièces correspondant aux critères sélectionnés est proposée : 2
Il suffit de cliquer sur une pièce pour la consulter. Le fichier peut être importer en format Excel ou autre. 2
3. Modification d une demande de paiement Seuls certains champs sont disponibles en modification. Menu SAP Gestion comptable --> Comptabilité financière --> Grand livre --> Pièce --> Modifier Code de transaction FB02 Dans l écran Modifier pièce : Ecran initial, encoder les données suivantes. Nom de zone Description Action utilisateur et valeurs Commentaire N pièce Numéro de la demande de paiement créée A encoder Société 0200 ou 0300 Exercice comptable Année l exercice comptable cours de en Par ex : 2016 Facultatif Cliquer sur ENTER. Sur l écran Modifier pièce : Vue de la saisie, les informations de la demande de paiement sont affichées. Les zones disponibles pour la modification sont blanches. Les autres sont grisées. Zone d en-tête Sont disponibles pour modification : 2
- Texte d en-tête - Référence Poste de la pièce Au niveau du poste 1 (Client), sont disponibles pour modification : - Condition de paiement - Date de base - Texte 2
Au niveau du poste 2 (Compte de produit), sont disponibles pour modification : - Texte 2
Pour sauvegarder les modifications, cliquer sur Le message suivant apparaît: Modifications sauvegardées 4. Traitement des paiements clients (à partir du CODA) Cf Manuel CODA 5. Créances douteuses 5.1 Transfert de créances normales à créances douteuses 5.1.1 Situation originale 2
Compte Description D / C 4000000000 Clients D 4510000000 TVA à payer C 7070000000 Vente (REL) C 5.1.2 Mise en créances douteuses Menu SAP Code de transaction Gestion comptable Comptabilité financière Clients Ecriture Autres F-30 Transfert avec rapprochement (poste par poste) Nom de zone Description Action utilisateur et valeurs Commentaire Date de pièce Date de la pièce encodée A encoder Type Journal A encoder : D3 Client? DA? Société A encoder CC Clé de comptabilisation A encoder : 09 Compte Compte client A encoder : client & 4070000000 (Débit) Cde CGS Commande général spécial compte A encoder : D = créances Douteuses 2
Introduire la référence facture & sélectionner PNS Sélectionner les créances à transférer Compte Description D / C Commentaire 4070000000 Créances douteuses : Clients non soumis au PCN D Compte général NR 4000000000 Clients C Détail poste 1 La date d échéance a été mise manuellement. Le document budgétaire de la facture originale après la mise en créances douteuses : pas de code paiement. Référence facture : V 2
5.2 Paiement (partiel) sur compte de créances douteuses Menu SAP Code de transaction Gestion comptable Comptabilité financière Clients Ecriture F-28 Encaissement Nom de zone Description Action utilisateur et valeurs Commentaire Date de pièce Date de la pièce encodée A encoder Type Journal A encoder Société A encoder Compte Compte client A encoder Code CGS Commande général spécial compte A encoder : D = créances Douteuses 3
5.3 Réduction des valeurs actées Menu SAP Code de transaction Gestion comptable Comptabilité financière Clients Ecriture Autres F-21 Transfert sans rapprochement Nom de zone Description Action utilisateur et valeurs Commentaire Date de pièce Date de la pièce encodée A encoder Type Journal A encoder : D3 Client? DA? 3
Société A encoder CC Clé de comptabilisation A encoder : 09 Compte Compte client A encoder : 4090000000 (Crédit) Cde CGS Commande général spécial compte A encoder : V = Réduction des Valeurs Actées Compte Description D / C Commentaire 6340000000 RDV créances com<1an: DOT D Compte général NR 4090000000 RDV : CLIENTS NON SOUMIS AU PCN C Détail du poste 2 La date d échéance a été mise manuellement. Le document budgétaire de la facture originale après la réduction de valeur : pas de code paiement. 3
5.4 Mise en irrécouvrable Lorsque la créance est définitivement perdue (disparition du débiteur, paiement avec un chèque volé pour lequel la victime a formulé opposition au paiement, liquidation judiciaire du débiteur, ), elle devient irrécouvrable. Menu SAP Code de transaction Gestion comptable Comptabilité financière Clients Ecriture Autres F-30 Transfert avec rapprochement (poste par poste) Nom de zone Description Action utilisateur et valeurs Commentaire Date de pièce Date de la pièce encodée A encoder Type Journal A encoder : D3 Client? DA? Société A encoder CC Clé de comptabilisation A encoder : 09 Compte Compte client A encoder 4082000000 (Débit) Cde CGS Commande général spécial compte A encoder : I = Créances Irrécouvrables Compte Description D / C Commentaire 4082000000 CRÉANCES IRRÉ : CLIENTS NON SOUMIS AU PCN D Compte général NR 4070000000 CRÉANCES DOUTEUSES : CLIENTS NON SOUMIS AU PCN C 3
Détail du poste 1 La date d échéance a été mise manuellement. Le document budgétaire de la facture originale après la mise en irrécouvrable : pas de code paiement. 5.5 Rapprochement final Menu SAP Gestion comptable Comptabilité financière Clients Ecriture Autres Code de transaction F-32 3
Nom de zone Description Action utilisateur et valeurs Commentaire Compte A encoder Date rapprochement Date de la pièce encodée A encoder Société A encoder Code CGS Commande général spécial compte A encoder : I = Créances Irrécouvrables Type Journal A encoder : AB Rapprocher clients pour CGS I et CGS V Document 100000311 5.6 Ecritures réalisées Lettrage du compte client Il n y a pas de «code paiement» dans la pièce budgétaire originale. La recette constatée est toujours là. 3
5.7 Comptabilisation d une facture client sur client douteux Par défaut, un poste comptabilisé sur un client (/ fournisseur) l est sur le compte général collectif de ses données maîtres. Dans certains cas, il est cependant nécessaire de comptabiliser sur un autre compte général. Ex: clients douteux, cautions obtenues Dans SAP, cela se fait par la technique du code CGS. Le code CGS permet de sélectionner un autre compte général, comme le compte 4070000000 des clients douteux. Le code CGS met un lien entre le compte collectif principal et le compte alternatif. Les possibilités et le résultat varient donc selon le compte collectif principal. 3
Valeurs activées pour les CLIENTS: 3
6. Contrepassation 6.1 FB08 : contrepassation Transaction FB08: extourne d un document non rapproché Vérifier la pièce avant de la contrepasser : Enregistrer pour contrepasser. Le système donne le nom de la pièce de contrepassation. Lors de la consultation de la pièce, on voit directement qu elle est contrepassée car un bouton permet de consulter la pièce de contrepassation : Si on essaie d extourner un document rapproché, SAP donne une erreur : 3
6.2 FBRA : annulation rapprochement + contrepassation Transaction FBRA: annulation d un rapprochement On peut annuler le rapprochement et extourner la pièce comptable de rapprochement. Entrer la pièce de rapprochement à annuler Consulter d abord les postes rapprochés par la pièce via Motif d annulation : 01 (dans période comptable) 3
Le système crée une pièce d extourne : En cas de rapprochements consécutifs, il faut toujours commencer par extourner les derniers rapprochements avant de pouvoir extourner les rapprochements antérieurs! 4
7. Visualisation des soldes et postes clients Afficher les soldes: transaction FD10N En double-cliquant sur un solde, on affiche les postes qui le forment. Afficher les postes: transaction FBL5N 4
4
4