PORTAIL DES MAISONS DE SERVICES AU PUBLIC MANUEL UTILISATEUR Avril 07
SOMMAIRE I. Présentation du portail II. III. IV. Comprendre le concept du portail Connaître les profils de l extranet 4 Connaître les droits des profils de l extranet 5-6 Connexion au portail Faire une demande de création de compte 7-8 Se connecter au portail pour la première fois - 9 o valider les CGU - 0 o compléter sa fiche profil - o compléter une fiche Maison - Se connecter au portail - o voir / modifier une fiche profil 4 Navigation sur le portail Découvrir le menu principal - 5 o naviguer sur le portail Internet 6-7 o naviguer sur le portail Extranet 8- Principales fonctionnalités Consulter et créer des contenus o accéder aux contenus du portail -4 o trouver un contenu facilement 5 o créer un contenu > Ressource 6-8 aperçu des Ressources - 9 modifier une Ressource - 0 mémo pour créer une Ressource correctement - créer un contenu > Fiche projet -5 sondage création et paramétrage d un sondage 7-46 Echanger avec le réseau o accéder aux outils collaboratifs 47 o consulter l annuaire des Personnes 48 o consulter l annuaire des Maisons - 49 o consulter le forum 5-5 échanger sur le forum 5-54 mémo sur l utilisation des forums 55 o groupe de travail 56-59 o Inscription à un groupe de travail 60-67 o Création d un groupe de travail 68-70 Agenda Formation o mon agenda 7-7 o événements / formations 7 o formation en ligne 74 Suivre l activité de la Maison o accéder à l outil de saisie de la fréquentation 75-76 o saisir une demande unitaire 77-78 o saisir des demandes en masse 79-8 o reporting et export des données 8-84 Gérer sa Maison o modifier une fiche Maison 85 o gérer plusieurs Maisons 86 aperçu d une fiche Maison 87 Contacter la Cellule d animation nationale
Comprendre le concept du portail I. Présentation du portail Site internet (grand public) www.maisondeservicesaupublic.fr Site Internet public accessible par tous les internautes. Il permet de : Comprendre ce qu est une Maison de services au public et les services délivrés Obtenir des informations sur la politique publique, le programme national et le label Localiser les Maisons de services au public par département Espace professionnel www.maisondeservicesaupublic.fr/extranet/ Espace professionnel réservé aux membres du réseau national des Maisons de services au public : Soumis à authentification (création de compte validée par l administrateur du site) Permet d accéder à des contenus métiers, des outils collaboratifs et des outils de gestion réservés au réseau
Connaître les profils de l extranet I. Présentation du portail Il existe 4 types de profils sur l espace professionnel : Agent / Responsable > Agents et Responsables des Maisons de services au public. Ils sont rattachés à la fiche Maison pour laquelle ils travaillent et ont accès à l outil de suivi de la fréquentation en ligne Coordinateurs > Coordinateurs de réseaux territoriaux de Maisons de services au public. Le réseau peut être local, départemental, régional ou national (ex: Fédération des Centres sociaux, l ADRETS ) Invité > Porteurs de projet pour la création de Maisons de services au public (collectivités, associations ), Partenaires nationaux et locaux qui délivrent des services au sein de ces structures, Référents en charge du dispositif dans les préfectures Admin > Administrateurs du site (cellule d animation nationale) 4
Droits des profils de l extranet (/) I. Présentation du portail En fonction de leur profil, les membres ont des droits différents pour les fonctionnalités de l espace professionnel Fonctionnalités Consultation des contenus métiers (articles, ressources, fiches projets, annuaire, forum) Réseau national Invité Agent / Responsable Coordinateur Admin Centre de ressources: publication d une ressource Forums: participation aux échanges * * Outil de suivi de la fréquentation d une Maison et export des données Modification d une fiche Maison ** ** Fiche projet : création / modification Fiche projet : validation et publication * sauf pour les discussions réservées au profil agent/responsable ** sur ses Maisons 5
Droits des profils de l extranet (/) I. Présentation du portail Réseau national Fonctionnalités Invité Agent / Responsable Coordinateur Admin Groupe de travail : création d un groupe Groupe de travail : participation à un groupe Gestion des sondages * * Agenda / Evénements / Formation en ligne ** ** ** ** * Seuls les agents et administrateurs peuvent créer un sondage. Tout profil peut y répondre. ** Créés par la Caisse des Dépôts. Tous les agents peuvent consulter. Inscriptions possibles aux formations si le nombre d inscrits ne dépasse pas le nombre de places 6
Faire une demande de création de compte (/) II. Connexion au portail Afin d accéder à l extranet, il est nécessaire de disposer d un compte personnel basé sur un e-mail professionnel nominatif. Cliquez sur le lien www.maisondeservicesaupublic.fr pour accéder au portail internet. Puis, cliquez sur l avatar en haut à droite de la page et sur Créer votre compte Complétez le formulaire de demande de création de compte, puis cliquez sur Confirmer la demande. Pensez à préciser ici votre Maison de rattachement 7
Faire une demande de création de compte (/) II. Connexion au portail Vous recevez alors un e-mail vous indiquant que votre demande de création de compte est en cours d approbation. 4 Une fois la demande validée par l administrateur, vous recevez un e-mail vous informant de l activation de votre compte avec un lien pour la première connexion. 4 8
Se connecter au portail pour la première fois II. Connexion au portail Lors de la première connexion, tout utilisateur est invité à :. Valider les conditions générales d utilisation (CGU). Mettre à jour sa fiche profil (destinée à l annuaire). Pour profil agent / responsable : Mettre à jour la fiche de la Maison de services au public à laquelle il est rattaché (destinée au grand public et à l annuaire des Maisons) En pratique seule la première étape (CGU) est obligatoire. Les deux étapes suivantes peuvent être passées. Vous pouvez revenir à ces étapes à tout moment après l authentification sur le portail en allant dans l espace Mon Profil. 9
Valider les CGU* II. Connexion au portail Lisez les conditions générales d utilisation. Cochez la case J accepte les conditions générales d utilisation. Puis cliquez sur Valider. * Conditions générales d utilisation 0
Compléter sa fiche profil II. Connexion au portail Une fois les conditions générales d utilisation validées, vous accédez à votre fiche profil (destinée à l annuaire). Remplissez les champs obligatoires. Les coordinateurs disposent des encarts dédiés leur permettant de préciser les missions ainsi que le périmètre géographique d intervention. Vous avez la possibilité de remplir plus tard ou de valider votre saisie Pensez à mettre votre photo de profil, c est plus sympathique ;)
Compléter une fiche Maison II. Connexion au portail Pour les agents /responsables, vous accédez ensuite au formulaire de modification de votre fiche Maison composé de cinq onglets: Infos pratiques Services disponibles Equipements à disposition Et dans les mêmes locaux Informations complémentaires pour l Extranet (espace professionnel) Complétez tous les onglets, puis cliquez sur Valider tous les onglets pour enregistrer les informations renseignées. Il est toujours possible de Remplir la fiche plus tard. Pour plus de détails sur le remplissage d une fiche Maison, cliquez sur le bouton Point d interrogation. La fiche Maison est accessible sur la cartographie du site internet afin de renseigner les usagers.
Se connecter au portail II. Connexion au portail Pour accéder à l Extranet, rendez-vous sur le portail des Maisons de services au public https://www.maisondeservicesaupublic.fr Cliquez sur l avatar en haut à droite puis sur Connectez-vous Renseignez votre courriel et votre mot de passe (ce mot de passe à huit caractères alphanumérique majuscule & minuscule confondus, est personnalisé lors de la première connexion au portail) Cliquez sur le bouton Se connecter
Espace Mon profil II. Connexion au portail Dans cet espace, vous avez la possibilité de modifier votre fiche profil et votre mot de passe. Pour ce faire : Cliquez sur l avatar en haut à droite puis sur Mon profil Cliquez sur Lettre d information pour vous abonner ou non à Lettre Nationale. Vous arrivez alors sur votre fiche profil 4 Cliquez sur Rapport d activité pour recevoir ou non le résumé bimensuel de l activité de la plateforme. 5 Cliquez sur Modifier pour accéder au formulaire de modification de vos coordonnées. N.B. le changement d adresse mail se fait uniquement par le formulaire de contact adressé aux administrateurs de la Caisse des Dépôts. 6 Cliquez sur Mot de passe pour modifier votre mot de passe. 4 5 6 4
Découvrir le menu principal III. Navigation sur le portail Accès au formulaire de contact internet Menu de navigation Internet Recherche sur le site internet Menu du site Internet Retour à l accueil internet Accès aux deux accueils du portail, à Mon profil, aux pages d aide et à la déconnexion Connexion à l espace professionnel Menu de l espace professionnel Menu de navigation Extranet Recherche sur l espace professionnel Accès au formulaire de contact Extranet 5
Naviguer sur le portail Internet III. Navigation sur le portail La page d accueil Internet est constituée de quatre blocs principaux permettant d accéder : au moteur de recherche des Maisons (cartographie), à la page des services proposés au public, Raccourcis vers les blocs principaux de la page à l espace actualité, 4 et de consulter la liste des partenaires du dispositif. 4 6
Naviguer sur le portail Internet III. Navigation sur le portail Les usagers peuvent consulter les différents contenus disponibles sur le site internet, classés par type d usager, par exemple: pour les particuliers : une vidéo présentant ce qu'est une Maison de services au public. pour les acteurs locaux : les informations sur les partenaires nationaux ou des questions fréquentes Pour les agents des Maisons de services au public : des vidéos reportage thématiques (onglet «Sur le terrain» 7
Naviguer sur le portail Extranet (/) III. Navigation sur le portail Accueil espace professionnel Menu de navigation Actualités dédiées au réseau 8
Naviguer sur le portail Extranet (/) III. Navigation sur le portail Accueil espace professionnel Raccourcis vers les blocs principaux de la page Chiffres clés de l activité de vos Maisons sur le mois en cours Raccourcis vers la gestion et le reporting des demandes Groupes de travail auxquels vous appartenez Nouveaux membres dans l annuaire du réseau Nouvelles contributions au forum Raccourcis vers l annuaire et le forum 9
Naviguer sur le portail Extranet (/) III. Navigation sur le portail Accueil espace professionnel Derniers articles publiés Dernières fiches projet publiées Dernières ressources publiées Moteur de recherche dédié aux contenus Prochains événements planifiés Prochaines formations planifiées 0
Zoom sur le menu de navigation Extranet III. Navigation sur le portail 7 8 4 5 6 L Accueil Extranet permet de revenir sur la page d accueil Extranet Le menu Gérer sa Maison permet d accéder : au formulaire de modification d une fiche Maison à l outil de saisie de la fréquentation au reporting des demandes à l aide à l outil de saisie Le menu Echanger avec le réseau permet d accéder : à l annuaire au forum aux groupes de travail 5 6 Le menu Agenda Formation permet d accéder : mon agenda événements / Formations formation en ligne Le menu Contribuer permet d accéder : au formulaire de création d un sujet de forum au formulaire de publication d une ressource au formulaire de publication d une fiche projet aux sondages au formulaire de création d un sondage 7 Le bouton Recherche permet un accès rapide à la page de recherche de tous les contenus 4 Le menu S informer permet d accéder aux dossiers suivants: vie du réseau boîte à outils centre de ressources fiches projets actualités 8 Le formulaire de contact permet d adresser une demande aux administrateurs Caisse des Dépôts
Zoom sur l avatar III. Navigation sur le portail 4 5 A partir de l Avatar, il est possible : d accéder à l accueil de l Extranet, d accéder à l accueil Internet, d accéder à la page d aide, de se déconnecter. 4 5
Accéder aux contenus IV. Principales fonctionnalités consulter et créer des contenus Il existe plusieurs façons d accéder aux différents types de contenus sur le portail : Via le moteur de recherche général: Cliquez sur le bouton Recherche sur le bandeau du menu principal Par le menu S informer, cliquer sur Centre de ressources / Fiches projets / Actualités Via l Accueil Extranet, en cliquant sur Voir tous les contenus en bas de page.
Accéder aux contenus IV. Principales fonctionnalités consulter et créer des contenus Depuis l onglet S informer, vous pouvez accéder aux différents contenus publiés par la cellule nationale, tels que : Les informations et actualités de la vie du réseau national Les outils et méthodes pour pratiquer le métier au quotidien 4
Trouver un contenu facilement IV. Principales fonctionnalités consulter et créer des contenus Le moteur de recherche général : Sur la page de recherche, le champ de recherche et les filtres permettent d affiner la recherche de votre contenu. Le moteur de recherche du centre de ressources : via le menu S informer, puis Centre de ressources, le champs de recherche permettent de retrouver rapidement la ressource souhaitée 5
Créer un contenu > Ressource (/) IV. Principales fonctionnalités consulter et créer des contenus Tout utilisateur peut contribuer sur le portail en ajoutant des contenus type Ressource, par exemple : guides, chartes, plaquettes de communication, article etc. Pour accéder à l espace de création de ressource, vous avez deux possibilités: Sur la page Centre des ressources, cliquez sur Ajouter une nouvelle ressource Soit, depuis le menu principal, cliquez sur Contribuer, puis Publier une ressource 6
Créer un contenu > Ressource (/) IV. Principales fonctionnalités consulter et créer des contenus Renseignez ici le titre de votre Ressource Vous pouvez ensuite ajouter une image d illustration de dimension suffisante (000px de large, les fichiers doivent peser moins de 8 Mo. Extensions autorisées : png gif jpg jpeg.). Vous pouvez ici préciser la source de votre publication 4 4 Ecrivez ici le contenu de votre document 5 Sélectionnez le type de ressource (étude et rapport, compte-rendu et synthèse, article, guide etc.) 5 7
Créer un contenu > Ressource (/) IV. Principales fonctionnalités consulter et créer des contenus 6 6 Sélectionnez ensuite le (ou les) thèmes de votre document dans la liste proposée. 7 Ajoutez votre ou vos document(s) en pièces jointes sous format fichier, image ou vidéo. 8 Pour visualiser votre document, cliquez sur Aperçu. Sinon, cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre ressource. 7 8 8
Aperçu des Ressources IV. Principales fonctionnalités consulter et créer des contenus 9
Modifier une Ressource IV. Principales fonctionnalités consulter et créer des contenus Il est possible de modifier une ressource enregistrée. Il suffit de la visualiser, puis cliquer sur Modifier. NB. Il possible de modifier uniquement les ressources créées par soi-même. 0
Mémo pour créer une Ressource correctement IV. Principales fonctionnalités consulter et créer des contenus Quelles ressources? Tout document, support, article, lien, vidéo qui vous semble utile à partager avec vos pairs Les ressources sont accessibles via le centre de ressource (Menu : S informer > Centre de ressources) L image de la ressource (la page de garde) doit être: de dimension suffisante (000px de large) de ratio cohérent avec le gabarit (: ou :) ce qui correspond au standard photo paysage ou portrait Les thèmes permettent de tagger l article. Il s agit de faciliter le filtrage des contenus lors d une recherche. On peut joindre à une ressource des documents des images des vidéos Pas de validation a posteriori pour les ressources. Elles sont publiées directement sur l extranet. Attention, il est impératif de joindre au moins une pièce jointe à votre ressource.
Créer une fiche projet (/4) IV. Principales fonctionnalités consulter et créer des contenus Une fiche projet? Il s agit de décrire une initiative locale que vous avez mise en place : événement, partenariat, projet de territoire, innovation, relation avec les usagers. Un moyen de valoriser son activité et partager les bonnes pratiques Pour accéder à l espace de création d une fiche projet sur le portail : Cliquez sur le menu Contribuer, puis Publier une fiche projet
Créer une fiche projet (/4) IV. Principales fonctionnalités consulter et créer des contenus Vous accédez alors au formulaire de création d une fiche projet. Un message vous informe que votre fiche projet sera envoyée à l administrateur pour validation et publication finale. Renseignez tous les champs obligatoires : Nom du projet Maison(s) porteuse(s) du projet Auteur Sélectionnez le ou les thèmes de votre projet parmi ceux proposés dans la liste déroulante. Vous pouvez ajouter ici une photo d illustration à votre document.
Créer une fiche projet (/4) IV. Principales fonctionnalités consulter et créer des contenus 4 4 Ecrivez ici le résumé de votre projet, 5 puis la description complète du projet en vous basant sur le plan proposé par défaut. 5 6 Ajoutez ensuite le bilan et les perspectives de votre projet en utilisant les éléments supports intégrés dans le bloc de texte. 6 4
Créer une fiche projet (4/4) IV. Principales fonctionnalités consulter et créer des contenus 7 Vous pouvez ajouter ici des liens des sites web relatifs à votre projet pour en savoir plus. 7 8 Vous pouvez également télécharger des pièces jointes* (documents, images, présentations ). 8 9 Cliquez sur Enregistrer pour valider votre saisie et envoyer votre fiche projet à l administrateur pour validation et publication. 9 * Les fichiers doivent peser moins de 8 Mo. Extensions autorisées : txt pdf xls xlsx doc docx ppt pptx png jpg gif jpeg.) 5
Sondage IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau L outil de sondage permet aux personnes connectées de sonder le réseau et les usagers sur des sujets métiers. Un sondage peut comporter plusieurs questions textuelles, à choix multiples/unique et obligatoires ou non. Seuls les agents et administrateurs peuvent en créer. En revanche, tous les agents peuvent y répondre quel que soit leur profil. Pour y accéder, il suffit de cliquer sur le menu Contribuer, et cliquer sur Sondage 6
Créer un sondage (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau La liste de mes sondages s affiche Cliquez sur Créer un sondage pour en créer un. Vous pouvez également créer un sondage en: Cliquant sur le menu Contribuer Puis sur Créer un sondage. 7
Créer un sondage (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Le formulaire de création d un sondage s affiche. 4 Indiquez le titre du sondage (attention, il ne s agit pas de la question). Composez une description. Cochez la case Publié pour que le sondage soit visible. Pensez à la décocher pour clore le sondage. Cliquez sur Enregistrer pour valider la création du sondage. 4 8
Modifier un sondage (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Le sondage est créé. Il est possible de le modifier. Pour ce faire, cliquez sur l onglet Modifier. 9
Modifier un sondage (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau 4 Vous pouvez modifier le titre et la description du sondage, Le dépublier pour clore le sondage, Le supprimer, Pensez à enregistrer toutes vos modifications. 4 40
Paramétrer un sondage (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau 4 Pour paramétrer le sondage, cliquez sur l onglet Paramétrer les questions et gérer l envoi. Saisissez la question dans le champs Etiquette, Choisissez le type (multiple ou textuelle), Cliquez sur le bouton Ajouter. 4 4
Paramétrer un sondage (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Après avoir ajouté la question, il est possible de paramétrer la question. 4 5 6 Indiquez la Description, Choisissez s il s agit d une question avec plusieurs choix possibles, Renseignez les réponses possibles. N.B. Saisissez d abord le numéro de la réponse, suivie d une barre verticale puis renseignez la réponse. Exemple : 0 Unitaire Choisissez s il faut une liste déroulante pour les différents choix de réponse, Indiquez s il s agit d une question obligatoire, Puis cliquez sur Enregistrer. 4 5 6 4
Paramétrer un sondage (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Vous revenez à l onglet Paramétrer les questions et gérer l envoi. 4 5 Dans la colonne Etiquette, vous avez la possibilité de changer l ordre de la question à l aide d un Glisser-déplacer. Vous pouvez également rendre la question obligatoire en cochant la case, Et de modifier/supprimer la question, D ajouter une question, N oubliez pas d Enregistrer vos modifications. 4 5 4
Envoyer un sondage IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Pour envoyer le sondage, il suffit de cliquer sur Gérer l envoi. Vous trouverez l URL du sondage à transmettre aux participants. 44
Résultat d un sondage IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Pour accéder aux résultats d un sondage, il suffit de cliquer sur la rubrique Résultats. Vous avez la possibilité d exporter les résultats, au format Excel, en cliquant sur le bouton Télécharger les données du sondage. 45
Aperçu d un sondage IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Exemple : après avoir cliqué sur le lien www.maisondeservicesaupublic.fr/sondage/6557b5c9cffd470b0e85ab45aae88c4aeb6 envoyé par le sondeur aux membres du Portail, le sondé n a plus qu à choisir sa réponse et la valider en cliquant sur le bouton Enregistrer. 46
Echanger avec le réseau > Annuaire IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Cliquez sur Echanger avec le réseau pour accéder à l Annuaire. 47
Consulter l Annuaire des Personnes IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Membres du réseau national présents sur le portail Recherche par : Nom, Prénom, Profil, Maison, Code Postal et Ville Liens directs vers les fiches Maison Pictogramme indiquant le profil Pensez à mettre votre photo de profil, c est plus sympathique ;) Les pictogrammes représentent les 4 types de profils sur l espace professionnel : Agent / Responsable Invité Coordinateurs Admin 48
Consulter l Annuaire des Maisons IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Nombre de Maisons enregistrées sur le portail Recherche par Code postal, Ville ou nom de la Maison Pensez à mettre des photos de votre établissement, c est plus sympathique et rassurant pour les usagers ;) 49
Echanger avec le réseau > Forum IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Cliquez sur Echanger avec le réseau, pour accéder au Forum. La page du Forum s affiche alors avec une liste complète de tous les thèmes de discussions, tels que : Généralités et actualités, Aide sur le portail, Gérer ma Maison au quotidien, Formulation nationale, Cadre de la politique publique, etc. 50
e niveau er niveau Retour au sommaire Consulter le forum (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Catégorie Sous catégorie Consolidé des contributions Dernière contribution Créer un sujet Liste des sujets Consolidé des contributions Dernière contribution 5
e niveau Retour au sommaire Consulter le forum (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Ajouter une réponse Auteur du message Dernier message Modifier / supprimer le message (si auteur du message) Ajouter un document Réponse Ajouter un texte de réponse Enregistrer la réponse 5
Echanger sur le forum (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Tout utilisateur connecté sur le portail extranet peut contribuer sur le forum. Pour accéder à la création d un sujet de forum vous avez deux possibilités : soit en cliquant sur Contribuer, puis sur Créer un sujet sur le forum soit en cliquant sur Echanger avec le réseau, puis Forum. Vous accédez alors à la liste de toutes les thématiques du forum. Sélectionnez ensuite une thématique (ex. La vie du réseau), et sur la page suivante, cliquez sur le bouton Nouveau sujet de discussion. 5
Echanger sur le forum (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Sur la page de création du sujet de forum : Précisez l objet de votre message Ecrivez ici le contenu de votre message Sélectionnez le thème de votre sujet de discussion 4 Il est possible de créer des sujets de discussion réservés uniquement aux agents/responsables (non visibles pour les autres profils). Pour ce faire, avant d enregistrer, cochez la case Discussion réservée aux agents. 5 Cliquez sur Aperçu pour visualiser votre contribution. Sinon, cliquez sur Enregistrer pour publier votre sujet sur le forum. 4 5 54
Mémo sur l utilisation des forums IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Tous les membres de l espace professionnel peuvent participer au forum Les forums (sujets et réponses) peuvent être modérés a posteriori par l administrateur du portail Les agents/responsables peuvent créer des sujets uniquement réservés au profil agent/responsable Les règles d utilisation du forum sont présentées ici > Règles du forum 55
Présentation Groupe de travail IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Un groupe de travail est un espace collaboratif en ligne qui permet aux acteurs des Maisons de services au public (agent, responsable, coordinateur...) de coopérer, de mutualiser idées et compétences afin de travail sur un projet commun ou résoudre une problématique partagée. Il existe types de groupes : ouvert, privé et confidentiel. Un groupe ouvert est visible par l'ensemble du réseau et l'inscription est ouverte à tous. Un groupe privé est aussi visible à l'ensemble du réseau mais les demandes d'inscription sont soumises à l'approbation du gestionnaire du groupe. Enfin, un groupe confidentiel est visible uniquement par ses membres, aucune demande d'inscription n'est possible, seul le gestionnaire du groupe peut ajouter des membres. 56
Fonctionnalités des Groupes de travail (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Les fonctionnalités d un groupe de travail sont les suivantes : 4 Création d un groupe de travail Recherche, par critères, d un groupe de travail S inscrire / se désinscrire d un groupe Une page d aide 4 57
Fonctionnalités des Groupes de travail (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Les fonctionnalités d un groupe de travail sont les suivantes : 4 5 L accueil où il est possible de consulter les derniers documents publiés, les prochains événements, les discussions et les membres connectés. Echanger dans le groupe. Consulter et publier des documents grâce à l espace documentaire. Un agenda permettant de publier des événements destinés aux membres du groupe. Consulter la liste des membres. Seul le gestionnaire du groupe peut gérer les membres du groupe. 4 5 58
Accéder aux Groupes de travail IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Pour accéder aux groupes de travail : Cliquez sur le menu Echanger avec le réseau, Puis cliquez sur Groupe de travail, La liste des groupes de travail s affiche. 4 Si vous êtes déjà inscrit à un groupe, il suffit de cliquer sur son titre pour y accéder. 4 59
S inscrire à un Groupe de travail IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Pour s inscrire à un groupe de travail, il suffit de cliquer sur le bouton s inscrire. 60
Accueil Groupe de travail IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Après l inscription, vous accédez à l accueil du groupe où le titre du groupe, sa description, les derniers documents publiés, prochains événements, discussions et membres connectés s affichent : 6
Discussion Groupe de travail IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau 4 Après avoir cliqué sur la rubrique Discussion, il est possible de publier un message aux membres du groupe. Pour ce faire, il suffit de composer votre message, De recopier le Captcha, Et de cliquer sur le bouton Envoyer pour qu il soit publié en page d accueil dans la partie Discussion. 4 6
Espace documentaire Groupe de travail IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau 4 Après avoir cliqué sur la rubrique Espace documentaire, il est possible de publier un document à destination des membres du groupe. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur Publier un document, Remplir les champs (possibilité d ajouter un fichier ou une URL comme document), Et de cliquer sur le bouton Enregistrer pour publier le document en page d accueil dans la partie Derniers documents publiés. 4 6
Agenda Groupe de travail (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau 4 Après avoir cliqué sur la rubrique Agenda, il est possible de publier et consulter les événements Pour publier un événement, il suffit de cliquer sur le bouton Publier un nouveau document Remplir les différents champs Et cliquer sur Enregistrer pour valider la création d un événement 4 64
Agenda Groupe de travail (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Pour consulter et avoir plus d informations sur un événement, il suffit de cliquer sur l événement à partir de l agenda. 65
Liste des membres d un Groupe de travail (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Après avoir cliqué sur la rubrique Liste des membres, Il est possible consulter les membres du groupe. Il est également possible de se Désinscrire. Vue membre 66
Liste des membres d un Groupe de travail (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Le gestionnaire a la possibilité : d ajouter des membres, de modifier/supprimer des membres, Et d exporter la liste des membres. Vue gestionnaire 67
Créer un Groupe de travail (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Pour créer un groupe de travail, cliquez sur le menu Echanger avec le réseau Puis sur Groupe de travail Et cliquer sur le bouton Créer un groupe de travail 68
Créer un Groupe de travail (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Le formulaire de création d un groupe de travail s affiche. Tous les champs marqués d une étoile sont obligatoires Renseignez les champs titre, thème et description Saisissez des mots-clés pour un meilleur référencement de votre groupe de travail 69
Créer un Groupe de travail (/) IV. Principales fonctionnalités échanger avec le réseau Choisissez le type (ouvert, privé, confidentiel), Sélectionnez l état de publication (n est visible que par le(s) gestionnaire(s) si fermé), Et cliquez sur Enregistrer pour confirmer la création du groupe de travail. 70
Agenda Formation IV. Principales fonctionnalités agenda formation Le menu Agenda Formation permet d accéder à : 4 Mon agenda Evénements / Formations proposés au réseau National Formation en ligne (plateforme de formation en ligne) 4 7
Mon agenda IV. Principales fonctionnalités agenda formation La rubrique Agenda représente avec des codes couleurs différents : les événements les formations les formations auxquelles vous êtes inscrit les événements liés à un groupe de travail Il est possible d obtenir davantage d informations en cliquant sur l événement. 7
Evénements / Formations IV. Principales fonctionnalités agenda formation La rubrique Evénements / Formations regroupe une liste d événements avec toutes les informations nécessaire pour s y inscrire. Pour les formations, l inscription se passe par le bouton S inscrire. Cette page met également à disposition des filtres permettant d afficher uniquement les formations avec une date de début et de fin. 7
Formation en ligne IV. Principales fonctionnalités agenda formation La rubrique Formation en ligne vous redirige vers la plateforme de formation en ligne des Maisons de services au public. N.B. Il faut disposer d un compte pour pouvoir s y inscrire. 74
Outil de saisie des demandes IV. Principales fonctionnalités suivre l activité de la Maison Une demande correspond à une sollicitation précise de la part de l usager : obtenir un renseignement, être accompagné pour une démarche administrative, se servir des équipements en libre accès, venir à un RDV d une permanence partenaire Le portail prévoit deux façons de suivre l activité d une Maison: Saisie des demandes unitaires : un formulaire correspond à une seule demande. Saisie des demandes en masse : un formulaire correspond à un total de demandes sur une période définie (maximum un mois civil). 75
Consulter l outil de saisie de la fréquentation IV. Principales fonctionnalités suivre l activité de la Maison Sur le menu de l Extranet, cliquez sur Gérer sa Maison, puis Saisie de la fréquentation (ou par le raccourci de la page d accueil extranet). Vous arrivez sur la page de listing des demandes avec deux onglets : demandes unitaires et demandes en masse Il est ensuite possible d affiner les listes en filtrant les demandes par : Maison, Première visite (oui ou non), Code postal, Date de visite 4 N.B. vous pouvez modifier ou supprimer votre saisie après validation en cliquant sur Modifier depuis le listing des demandes. 4 76
Saisir une demande unitaire (/) IV. Principales fonctionnalités suivre l activité de la Maison Sur la page Listing des demandes, cliquez sur Saisir une demande unitaire. Vous accédez alors au formulaire de création d une nouvelle demande constitué de quatre blocs. Le premier bloc est pré-rempli avec les informations de l utilisateur connecté (Maison principale, Nom d utilisateur, date d aujourd hui). Cliquez sur le bouton Point d interrogation, pour accéder à la page d aide pour le remplissage d une demande unitaire. Le deuxième bloc concerne les informations sur l usager. 77
Saisir une demande unitaire (/) IV. Principales fonctionnalités suivre l activité de la Maison 4 Sélectionnez ensuite la nature de la demande: Si la demande concerne Accès libre aux équipements de la Maison, la saisie s arrête là (il suffit de cliquer sur Enregistrer). Si la demande concerne un rendez-vous permanence d un partenaire, indiquez le partenaire concerné, puis cliquez sur Enregistrer. La saisie s arrête là. 5 Si non, vous devez préciser les détails de l accompagnement réalisé par l Agent et cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder la demande. 4 5 6 Une fois votre demande enregistrée, vous pouvez poursuivre la saisie des autres demandes ou revenir sur la liste des demandes. 6 78
Saisir une demande en masse (/4) IV. Principales fonctionnalités suivre l activité de la Maison Sur la page Listing des demandes, cliquez sur Saisir des demandes en masse. Vous accédez alors au formulaire de création d une nouvelle demande constitué de trois blocs. Le premier bloc est pré-rempli avec les informations de l utilisateur connecté (Maison principale, Nom d utilisateur-modifiable). Il convient de renseigner la période concernée (la période doit être comprise dans un mois civil). Cliquez sur le bouton Point d interrogation pour accéder à la page d aide pour le remplissage d une demande en masse. 79
Saisir une demande en masse (/4) IV. Principales fonctionnalités suivre l activité de la Maison Le deuxième bloc concerne les informations sur les usagers (détail par canal de contact, type d usagers, tranches d âge, statut d activité, communauté de provenance ) 80
Saisir une demande en masse (/4) IV. Principales fonctionnalités suivre l activité de la Maison Le troisième bloc permet de saisir les détails des demandes. 4 Renseignez ici le nombre de demandes accompagnées par l agent. 4 5 Vous pouvez ensuite décomposer le nombre de demandes : par thématique : Sélectionnez une thématique parmi celles proposées dans la liste déroulante (emploi/formation/insertion, santé etc.) et renseignez le nombre de demandes correspondant dans la case à côté. Pour saisir d autres demandes par thématique, cliquez sur Ajouter une autre thématique. 5 par partenaire : Sélectionnez un partenaire dans la liste déroulante, puis saisissez le nombre de demandes correspondant au type d accompagnement délivré (accueil/information etc.). Renseignez le nombre de demandes résolues, non résolues et partiellement résolues. Pour saisir d autres demandes par partenaire, cliquez sur Ajouter un autre partenaire. NB. Les partenaires correspondent à ceux qui ont été cochés dans l onglet «Services disponibles» de la fiche de la Maison. NB. La demande est considérée comme résolue si vous avez répondu à la sollicitation initiale de l usager, quelque soit l aboutissement de sa démarche. 8
Saisir une demande en masse (4/4) IV. Principales fonctionnalités suivre l activité de la Maison 6 Renseignez ici le nombre d usagers accueillis durant les permanences partenaires. Vous pouvez détailler le nombre d usagers par partenaire. 6 7 Précisez ensuite le nombre de demandes d accès libres aux équipements. 7 8 Une fois que le formulaire est complété, cliquez sur Enregistrer. 8 8
Reporting et export des données (/) IV. Principales fonctionnalités suivre l activité de la Maison Reporting sur les demandes / export des données L outil de reporting permet aux agents et responsables des Maisons de consolider et extraire les statistiques des demandes enregistrées sur le portail. Pour accéder à l outil : Sur la page d accueil de votre espace professionnel (extranet), cliquez sur Reporting de l activité dans le bloc Gérer sa Maison de services au public. 8
Reporting et export des données (/) IV. Principales fonctionnalités suivre l activité de la Maison Sur la page suivante, vous pouvez affiner votre recherche en utilisant les filtres : - Maison de services au public - Nom de l agent - Période concernée ou cliquez directement sur Valider la recherche pour afficher les résultats. Vous obtenez alors un tableau récapitulatif avec les chiffres clés de l activité en fonction des filtres appliqués. Vous pouvez ensuite télécharger les demandes unitaires et/ou les demandes en masse dans un fichier CSV. 4 4 84
Gérer sa Maison IV. Principales fonctionnalités Gérer sa Maison Pour accéder à la modification d une fiche Maison, cliquez sur Gérer sa Maison, puis sur Modifier une fiche Maison. NB. Il est nécessaire d avoir sélectionné une Maison principale de rattachement pour accéder à une fiche Maison. 85
Gérer plusieurs Maisons IV. Principales fonctionnalités Gérer sa Maison Si vous êtes rattaché à une ou plusieurs maisons, vous avez la possibilité de les modifier à partir de la liste de vos maisons de rattachement en cliquant sur le bouton modifier. 86
Aperçu > Fiche Maison IV. Principales fonctionnalités Gérer sa Maison Ces informations sont dédiées au réseau national et visibles uniquement après l authentification 87
Des questions? Pour toute question sur l utilisation du portail, contactez la cellule d animation nationale reseau-national.msap@caissedesdepots.fr