Tutoriel : AIDE A L UTILISATION DE l INTRANET Association des EPFL

Tutoriel : AIDE A L UTILISATION DE l INTRANET Association des EPFL

SOMMAIRE 1- Un Intranet, de quoi s agit-il?... 3 2- L Intranet de l Association des EPFL... 3 3- Comment créer un compte?... 4 4- Se connecter à l Intranet... 5 5- La page d accueil... 7 6- La messagerie privée... 8 7- Menu Intranet... 9 a. Accueil intranet... 9 b. Votre profil... 9 c. Ecrire un article... 9 d. Gestion de fichiers... 12 e. Travail collaboratif Google Docs... 13 f. Forum de discussion... 13 g. Agenda... 20 h. Consulter les newsletters... 22 i. Les galeries photos... 22 j. Vous déconnecter... 23 8- Le chat des EPFL... 23 9- Les publications... 24 2

Le présent tutoriel a pour objectifs de vous aider à utiliser les fonctionnalités du site intranet de l Association des EPFL et à vous montrer la plus-value de son utilisation. 1- Un Intranet, de quoi s agit-il? Un intranet est un réseau informatique utilisé à l'intérieur d'une entité organisationnelle qui utilise les mêmes protocoles qu'internet. En d autres termes, il permet aux personnes inscrites dans cet espace membre de bénéficier des technologies d'échange d'informations issues d'internet : courrier électronique, pages web, forums, etc. 2- L Intranet de l Association des EPFL Le site internet (comprenant le module intranet) de l Association des EPFL a été mis en place grâce au système de gestion de contenu libre (CMS) Joomla! Ce système est une famille de logiciels destinés à la conception et à la mise à jour dynamique de sites web ou d'applications multimédia. Le lien d accès direct à l intranet de l association est le suivant : http://assoepfl.fr/epfl/index.php/intranet.html mais vous pouvez également cliquer le bouton «Intranet» en haut de la page d accueil du site de l association. Nous vous conseillons de l ajouter à vos favoris, grâce à la manipulation suivante : L accès à l intranet est ouvert à tous. En effet, toute personne souhaitant créer un compte peut le faire sans restriction. Ainsi, même si le public visé en priorité est le personnel des EPF, cet espace est aussi destiné à toute autre personne souhaitant bénéficier d informations partagées par l Association. Les directeurs des EPFL et les agents des EPFL dits de la catégorie «auteur» accèdent à des publications privés et bénéficient davantage de fonctionnalités qu une personne lambda dite de la catégorie «enregistré». L intranet de l association est un espace collaboratif qui permet d ouvrir des débats, de partager des expériences et de susciter l échange d informations. 3

3- Comment créer un compte? Lorsque vous êtes sur le site internet de l association, vous devez tout d abord cliquer en haut de la page sur l onglet «intranet» (situé à droite des onglets «accueil», «l association», «les EPF locaux», «publications»), puis pas à pas, vous devez suivre les instructions cidessous : Cliquer sur «Créer un compte» Renseigner les champs ci-dessous et cliquer sur «Enregistrez-vous» : un mail de validation et une demande de confirmation vous seront communiqués sur votre adresse mail. 4

Remarque Pratique : En cochant la case «Se souvenir de moi», vous pourrez accéder à l intranet sans renseigner votre identifiant + mot de passe à chaque connexion. 4- Se connecter à l Intranet La connexion à l intranet passe obligatoirement par une demande d identification. Pour cela (et si vous n avez pas coché «Se souvenir de moi» lors de votre dernière connexion), vous devez entrer l identifiant et le mot de passe que vous avez indiqué lors de la création de votre compte. Il convient de signaler ici que tous les utilisateurs n ont pas les mêmes droits d accès, c est pourquoi, je vous invite à contacter l association (c.boex@asso-epfl.fr) pour obtenir des droits supplémentaires. Si vous avez perdu vos codes de connexion, vous pouvez les récupérer en utilisant la procédure suivante : Vous avez oublié votre identifiant : Cliquer sur «Identifiant oublié?» 5

Entrer votre adresse e-mail et cliquer sur «Envoyer» : votre identifiant vous sera communiqué par mail. Vous avez oublié votre mot de passe : Cliquer sur «Mot de passe oublié?» Entrer votre adresse e-mail et cliquer sur «Envoyer» : un code de vérification vous sera communiqué par mail. Il vous permettra de vous connecter et d enregistrer par la suite un nouveau mot de passe. Vous avez oublié votre identifiant + votre mot de passe : Vous devez commencer par faire la procédure «identifiant oublié?» puis la procédure «mot de passe oublié?». 6

5- La page d accueil La page d accueil de l intranet, se présentant différemment selon le type d accès que l on dispose, met en avant 6 fonctionnalités principales : - la messagerie privée (réservée à la catégorie «auteur») ; - le ou les prochain(s) évènement(s) ; - le menu intranet ; - l identification intranet ; - la fonctionnalité «Qui est en ligne?» (réservée à la catégorie «auteur») ; - le chat des EPFL (réservé à la catégorie «auteur»). 7

6- La messagerie privée La messagerie privée de l intranet fonctionne comme une messagerie classique. Ainsi, vous avez accès à vos messages «reçus», vos messages «envoyés» et votre «corbeille» (les messages dans la corbeille sont les messages reçus ou envoyés que vous avez auparavant supprimés). Si vous souhaitez créer un nouveau message, il suffit de cliquer sur «Nouveau» : 1 2 3 Etape 1 : Pour ajouter un destinataire, cliquer sur «Montrer les utilisateurs», cela fera apparaître la liste des utilisateurs qui possèdent une messagerie Intranet puis cliquer sur la personne de votre choix. Nb : Vous avez la possibilité d ajouter plusieurs destinataires, les noms de ces derniers seront séparés d un point-virgule. Etape 2 : Ecrire votre message dans l espace réservé (quelques fonctionnalités de gestion de la police sont disponibles : gras, italique, souligné, couleur, etc.). Etape 3 : Cliquer sur «Envoyer» Nb : Vous pouvez vous envoyer une copie du message en cliquant sur la case correspondante «M envoyer une copie». Attention, il faut le faire avant l envoi du message. 8

7- Menu Intranet a. Accueil intranet La page d accueil de l intranet est une page qui présente les principales rubriques de l intranet de l association. (cf. page 7 «la page d accueil») En termes de visibilité, vous pouvez rapidement être informés d un prochain évènement, des personnes connectées et des messages du Chat. b. Votre profil En cliquant sur «Votre profil», vous accédez à une page vous permettant de modifier vos paramètres de connexion (ex : changer votre mot de passe) ou encore de changer la langue du site ou le fuseau horaire. Permet de changer son mot de passe c. Ecrire un article (réservé à la catégorie «auteur») Les personnes de la catégorie «auteur» ont la possibilité d écrire des articles qui sont soumis aux administrateurs du site afin qu ils soient publiés. Pour cela, dans le menu Intranet, il suffit de cliquer sur «Ecrire un article», ensuite, une page intitulée «Soumettre un article» apparaît. (cf. page suivante). 9

TAPEZ VOTRE ARTICLE ICI Pour rédiger un article, vous devez tout d abord indiquer un titre dans l emplacement réservé et ensuite écrire le message dans le corps de texte (zone «Tapez votre article ici»). Comme sur le logiciel de traitement de texte Word, vous disposez d icônes (cf. encadré violet ci-dessus) qui vous permettent d intégrer des puces, de choisir un format de texte, de modifier la police, de bénéficier d un aperçu, etc. Si vous souhaitez ajouter une image à votre article, il est nécessaire de procéder de la manière suivante : - Cliquer sur «Image» (en bas du corps de texte) - Lorsque la page ci-dessous apparaît, cliquer sur «Parcourir» - 10

- Rechercher votre image dans son emplacement (Bureau, Documents, clés usb, etc.) Attention : Il est préconisé d utiliser une image dont la taille ne dépasse pas 200 Ko (vous pouvez réduire votre image avec un logiciel gratuit du type «VSO image resizer») Votre image doit être nommée sans espace, sans accent et sans caractères spéciaux - Cliquer sur «Lancer le transfert» : votre image apparaitra ensuite parmi les images téléchargées. - Cliquer sur votre image, une adresse URL est indiquée automatiquement (vous avez également la possibilité d ajouter une description et un titre). Pour l ajouter au corps de texte de l article, cliquer enfin sur «Insérer». 11

Enfin, avant de «sauvegarder» l article, il faut régler les quelques paramètres ci-dessous : Choisir une section du site dans laquelle vous souhaiteriez que l article apparaisse Choisir une catégorie parmi la section Choisir si vous souhaitez que l article apparaisse en page d accueil ou non Paramétrer une date de début et de fin de publication Permets de choisir qui peut accéder à l article Apporter une description ou un résumé de l article Ajouter des mots clés pour retrouver plus facilement l article - Une fois l article finalisé, cliquer sur «Sauvegarder» d. Gestion de fichiers Cette page vous permet de rechercher des fichiers téléchargés disponibles (ou publications) sur le site internet de l association. 12

- Pour cela, taper un mot clé dans la partie «Recherche de» puis cliquer sur «Recherche». Ex : NOTE - Lorsque les résultats de la recherche apparaissent, cliquer sur «Détails» pour savoir de quels documents il s agit. Si un document vous intéresse, vous pouvez le télécharger en cliquant sur «Download» (cf. page 25 «les publications»). e. Travail collaboratif Google Docs (réservé à la catégorie «auteur») Cette fonctionnalité n est accessible qu aux Directeurs ou aux agents. Elle permet aux utilisateurs de Google Docs de travailler en commun sur un même document. Ainsi certains fichiers sont consultables et modifiables en ligne. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez suivre pas à pas les éléments indiqués sur le menu d accueil de cette page. Il s agit pour l instant d une fonctionnalité expérimentale qui devra être confirmée ultérieurement. f. Forum de discussion (réservé à la catégorie «auteur») i. Les avantages du forum Le forum de discussion de l Association des EPFL présente plusieurs avantages : - Centralisation de l information autour d une thématique ; - Débats ouverts à tous les participants ; - Facilite la récupération de l information plusieurs mois après. 13

Au lieu d utiliser Outlook lorsque vous avez une problématique, nous vous conseillons vivement d utiliser le forum car dans cet espace, l information ne se perd pas (alors que les mails s archivent et sont souvent supprimés dans la durée) et tous les utilisateurs peuvent contribuer au sujet et échanger sur les réponses apportées (avec «Outlook», une conversation se termine bien souvent par une réponse unique au destinataire alors que d autres personnes peuvent être intéressées par les réponses et cela limite ainsi le partage de l information). ii. Le fonctionnement du forum Présentation des fonctionnalités - Index : il s agit d une interface qui présente les différents sujets du forum, les utilisateurs actuellement en ligne et les statistiques du forum. - Sujets récents : il s agit de la même page que celle de l Index sauf que sont affichés uniquement les sujets récents (en général de moins d un mois). - Nouveau sujet : cette fonctionnalité permet à n importe quel utilisateur du forum de lancer un nouveau sujet de discussion (cf. créer un nouveau sujet de discussion). - Pas de réponse : cette rubrique répertorie tous les sujets qui sont restés sans réponse et pour lesquels vous pouvez participer en cliquant sur son intitulé. - Mes sujets : ce sont les sujets que vous avez publiés et que vous pouvez consulter. - Profil : cet onglet permet de créer un profil d utilisateur du forum. A ce titre, vous pouvez ajouter des informations sur vous, ajouter une photo de profil, etc. - Règles : rubrique en construction. - Aide : rubrique en construction. - Recherche : Cette option vous permet rapidement et efficacement de retrouver un sujet de discussion. 14

Créer son profil : Cliquer sur «Profil» Pour enregistrer ou mettre à jour vos informations de profil, cliquer sur «Editer» puis naviguer entre les 4 rubriques ci-dessous : 15

Créer un nouveau sujet de discussion : cliquer sur «Nouveau sujet» Donner un titre au sujet de discussion Choisir une catégorie ou laisser «Bienvenue» par défaut Choisir une icône Choisir une catégorie ou laisser «Bienvenue» par défaut TAPEZ TAPEZ VOTRE VOTRE MESSAGE MESSAGE ICI ICI Ajouter une pièce jointe en parcourant vos dossiers Valider une fois le message terminé Nb : Nous vous conseillons de laisser la case «Cochez cette case pour être notifié des réponses à propos de ce sujet». Accéder à un sujet Vous avez 4 possibilités pour accéder à des sujets de discussion : - via l «Index» ; - via les «Sujets récents» ; - via l onglet «Pas de réponse» ; - via «Mes sujets» si vous en avez publié. 16

Exemple : pour accéder aux sujets récents, cliquer sur «Sujets récents», choisissez une catégorie (ex : Forum Principal) et cliquer sur «Aller» Vous allez être redirigés vers plusieurs thématiques du forum. A titre d exemple, si vous souhaitez échanger sur un sujet relatif aux assurances, cliquer sur «Assurance». Vous trouverez alors l ensemble des sujets de discussions relatifs à cette thématique (ici 1 sujet est disponible). 17

Pour consulter et éditer un sujet en particulier, cliquer sur son intitulé (ici : «assurances clause de renonciation») Participer à un sujet Un sujet vous intéresse et vous souhaitez apporter une réponse, cliquer sur «répondre au sujet» en haut du message ou «réponse rapide» ou «répondre» en bas du sujet. 18

La «réponse rapide» s intègre directement au texte du sujet initial. En utilisant «répondre au sujet» ou «répondre», une interface similaire à la création d un nouveau sujet apparaît. Il suffit de suivre la même démarche (cf. page 16) Enfin, vous avez la possibilité d insérer une citation en cliquant sur l onglet «Citer» (voir encadré jaune). Ainsi vous aurez accès au texte de l auteur et vous pourrez ajouter une référence. Rechercher un ancien sujet ou fil de discussion Pour faciliter la recherche d un sujet particulier sur le forum, cliquer sur la rubrique «Recherche». Elle vous permettra de réaliser une recherche : - par mot clé ; - par nom d utilisateur (décocher «nom exact» pour plus de résultats) ; - par catégorie ; - par ancienneté. Une fois votre recherche paramétrée, cliquer sur «rechercher» et accéder aux sujets demandés. 19

g. Agenda Cette rubrique de l intranet vous donne accès à l ensemble des évènements proposés par les membres de l intranet. Les évènements à venir se retrouvent également sur la page d accueil de l intranet, dans la zone intitulée «Prochain évènement». Pour consulter un évènement, cliquer sur son titre (ex : 10 ans de l EPF de Haute-Savoie). Ainsi, une fenêtre résumant l évènement apparaît : 20

Vous pouvez indiquer votre participation à la personne qui a créé l évènement en cochant la case «Je veux participer à cet évènement». En outre, vous avez la possibilité de créer un évènement en suivant la démarche suivante : Cliquer sur l icône calendrier «Proposer un évènement Ajouter un évènement» Puis, remplir les champs d information de votre évènement. Donner un titre «Introduire un nouveau lieu» en renseignant les champs demandés Entrer la date de l évènement via l icône calendrier Entrer la date de fin de l évènement via l icône calendrier Puis «Choisir un lieu» Entrer l heure de début Entrer l heure de fin Permets de définir la répétition de l évènement si tel est le cas Permets d ajouter une photo : cliquer sur parcourir et rechercher l image correspondante sur votre ordinateur. Décrire votre évènement en quelques phrases (1000 lettres maximum) Une fois les champs renseignés, cliquer sur «Enregistrer». L évènement sera consultable par les membres. 21

De plus, vous avez la possibilité de consulter d anciens évènements en cliquant sur l icône suivante : Vous pouvez obtenir les détails des anciens évènements en cliquant sur leur intitulé. Enfin, vous pouvez à tout moment imprimer un évènement en cliquant sur l icône imprimante : h. Consulter les newsletters Cette rubrique vous permet d accéder aux newsletters de l association des EPFL. Vous pouvez également les consulter en passant par l onglet «Publications» du site internet. i. Les galeries photos (réservées à la catégorie «auteur») Il s agit de l emplacement réservé aux photographies de l association des EPFL. Pour les consulter, cliquer sur le titre de la galerie (ici : Bayonne 2012). Les photos se diffusent ensuite automatiquement sous forme de diaporama. 22

j. Vous déconnecter Pour vous déconner de l intranet, cliquer sur «Déconnexion» Vous retomberez sur la page d accueil du site internet 8- Le chat des EPFL Il s agit d un espace permettant d envoyer des courts messages aux personnes en ligne. Taper votre message dans l espace réservé et taper sur la touche entrée du clavier. 23

9- Les publications Les publications mises à votre disposition sont accessibles directement sur la page d accueil du site internet, pour cela cliquer sur «Publications» : Vous pouvez également rechercher des publications sur l intranet via l onglet «Gestion de fichiers» (cf. page 12). Les publications (documents PDF, Word, Excel) sont rangées par dossiers thématiques. Les dossiers accessibles au grand public, sans besoin d avoir un compte intranet sont les suivants : - Offres d emplois - Newsletters - Cartographie - Publications publiques Les dossiers accessibles aux membres de l intranet dits de la catégorie «enregistré» : - Offres d emplois - Newsletters - Cartographie - Publications publiques - Ressources documentaires - Aide technique - Cvthèque 24

Les dossiers accessibles aux membres de l intranet dits de la catégorie «auteur» : - Offres d emplois - Newsletters - Cartographie - Publications publiques - Ressources documentaires - Aide technique - Cvthèque - Compte rendu (accessible uniquement au sous-groupe «Directeurs») - Directeurs (accessible uniquement au sous-groupe «Directeurs») - Notes de l association (accessible uniquement au sous-groupe «Directeurs») Pour télécharger un fichier, vous devez suivre les indications ci-dessous. Par exemple, vous souhaitez télécharger la dernière carte des EPF, cliquer sur «Cartographie» : Ensuite, cliquer sur le titre du fichier que vous souhaitez télécharger : 25

Une fois sur la page de «Détails du téléchargement», cliquer sur «Download» Le document s affiche en ligne, vous pouvez aussi le télécharger sur votre ordinateur en cliquant sur la disquette des fonctionnalités PDF : Rechercher votre emplacement de destination + «Enregistrer» 26

Pour soumettre un fichier de publication sur le site (accès autorisé aux personnes de la catégorie «enregistré» et «auteur»), vous devez cliquer sur «Soumettre un fichier» : Ensuite, il est nécessaire de compléter les champs suivants : Entrer un titre de fichier Sélectionner une catégorie Cliquer sur parcourir et rechercher le fichier correspondant sur votre ordinateur. RESUMER LE CONTENU DE VOTRE FICHIER EN TAPANT ICI Pour finaliser votre envoi, cliquer sur «Envoyer un fichier» Vous pouvez également soumettre un fichier de téléchargement en l envoyant à un administrateur du site par mail à c.boex@asso-epfl.fr Comme pour le forum de discussion, il est préférable de centraliser les documents communs sur le site internet de l association de manière à ce que l information soit rapidement accessible par chacun et à n importe quel moment. De plus, vous limitez l envoi de pièces jointes lourdes à de multidestinataires et cela vous évite l engorgement de votre boîte mail Outlook. 27

Comme indiqué plus haut dans ce document, tous les utilisateurs n ont pas les mêmes droits (3 niveaux : enregistré «lambda», agent d un EPFL ou directeur d un EPFL). En cas de besoin, il convient de solliciter des droits supplémentaires auprès de l association. C est actuellement le cas pour les directeurs qui accèdent à tous les répertoires de téléchargement. Pour tout renseignement complémentaire : Charlotte BOEX 06.46.91.90.63 / 04.73.29.00.87 c.boex@asso-epfl.fr 28