RÉUNION DE C.A. 30 octobre 2014 Présents : Sébastien, Gaëlle, Camille, Clément, Étienne, Grégoire, Thomas, Damien Excusés : Stéphane Invité : Aucun Ordre du jour : Désignation du secrétaire de séance. Signature des comptes-rendus de la réunion de septembre et d'août et rappel des décisions prises hors réunion. Élection du bureau Tâches en cours Point mensuel sur le budget et les adhésions Point sur l'ouverture du local et l'implication des bénévoles Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie Retour sur le reporting des heures de Nathalie Retour sur l'assemblé générale Création des adhésions soirées Ajout d'invitation pour les adhésions de soutien. Retour sur la carte Promocash Retour sur Tous En Jeux Indemnisation de Jean-Marc pour Essen 2014 Soirée Murder Bière du moment OctoGônes Point sur les groupes de travail Répartition des tâches à effectuer Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA Réunion de CA 1/6 29/09/2014
Désignation du secrétaire de séance. Étienne se porte volontaire pour être secrétaire de séance. Signature des comptes-rendus de la réunion de septembre et d'août et rappel des décisions prises hors réunion. Les comptes-rendus de septembre et d août ont été signés par les membres présents du CA 2013/2014. Il y a eu l'arrivée de 3 nouveaux administrateurs suite à la dernière assemblée générale et le renouvellement du mandat de Clément. Élection du bureau Stéphane a donné une procuration à Grégoire. Clément se présente pour être président et est élu à l'unanimité. Damien se présente pour être trésorier et est élu à l'unanimité. Camille se présente pour être secrétaire et est élu à l'unanimité. Thomas se présente pour être vice-président et est élu à 8 voix sur 9. Gaëlle se présente pour être vice-trésorière et est élue à l'unanimité. Étienne se présente pour être vice-secrétaire et est élu à l'unanimité. Tâches en cours Table de jeu de la réserve : la table a été jetée. Il est décidé d'acheter une table en magasin pour la remplacer. L'appareil photo de la Triche et sa batterie supplémentaire ont été achetés. Litige Foncia : Foncia nous facture 10 de frais d'envoi de facture, alors que ces frais ne devraient pas exister du fait de la réception d'une facture électronique. Nathalie les a contacté à ce sujet par LRAR mais ces derniers n'ont pas répondu. Il est décidé d'attendre la prochaine quittance pour voir l'action à mener. Stéphane se porte référent pour suivre ce dossier. Approvisionnement en bière. On reste avec de l'affoleuse ambrée et de la Grihète blonde. En cas d'impossibilité de livraison rapide d'affoleuse, on commandera au coup par coup quelques fûts de Grihète ambrée. Point sécurité : Les panneaux de signalisation des extincteurs ont bien été mis en place, il ne reste plus qu'à faire le plan du local avec les issues de secours. Animations périscolaires : Suite à un appel à bénévole, Damien, Camille C. Clément et Thomas R. sont motivés pour proposer une/des animation(s) dans un établissement scolaire. Thomas R. s'occupe de contacter l'école et les bénévoles motivés afin de proposer une date d'animation en décembre. Concernant l'école qui nous avait demandé d'animer leurs propres jeux, Camille leur a proposé de les former à animer leurs jeux, mais nous n'avons pas eu de retour. Rétro planning du Week-end Bénévoles : Camille C. et Clément s'occupent de faire le rétroplanning au sein du CERF. Sécurisation de la porte : Étienne a fait des trous dans la barre du bas afin de permettre la Réunion de CA 2/6 29/09/2014
mise en place du même système de clés Allen que sur la barre du haut. Clément s'occupe de rappeler l'importance et la bonne utilisation des barres lors de la prochaine réunion bénévole. En outre, il semblerait que les taquets en haut et en bas de la porte posent problèmes. Etienne se charge de voir s'il peut faire quelque chose. Guide des outils d'administration : Pas d'évolution sur ce point. Expertise du mur des jeux à deux : Pas d'évolution sur ce point. Crédit Coop : Le CA décide de donner procuration au trésorier et au vice-trésorier sur les comptes de l'association. SACEM : Pas d'évolution sur ce point. Devanture: Pauline accepte de donner un coup de main pour le dossier de réfection de la devanture. Étienne se porte référent pour le suivi de ce dossier. Flyers adhérents : Pas d'évolution sur ce point. Point mensuel sur le budget et les adhésions Plus 9 % de chiffre d'affaire par rapport à octobre 2013. Le mois de septembre était assez mauvais avec une baisse de 21 % du chiffre d'affaire, et sur les 2 mois de septembre et octobre on a une baisse cumulée de 3200 (chiffre au 24 octobre). Point sur l'ouverture du local et l'implication des bénévoles Il y a une nette amélioration en fin de mois avec beaucoup de nouveaux bénévoles impliqués. Il n'y a pas eu de fermetures forcées ce mois-ci mais deux fermetures planifiées pour OctoGônes. Encore quelques feuilles de caisse n'ont pas été signées ce mois ci. Le nettoyage de la tireuse doit être quotidien, et surtout ne pas se faire avec de vieilles éponges qui pluchent et risquent de boucher le tuyau d'évacuation. Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie 5 jours de congés ont été pris en octobre. Le rangement du bureau est en stand by pour deux raisons. Nathalie cherche un bureau et les cartons d'octogônes encombrent l'espace. Retour sur le reporting des heures de Nathalie Il semblerait qu'il y ait parfois une inadéquation entre la feuille de poste de Nathalie et ses fonctions réellement effectuées. Clément renvoie le reporting de septembre de Nathalie à tous les administrateurs, qui doivent en faire un retour (niveau de détails, taches effectuées...). Retour sur l'assemblé générale Rien de particulier. Réunion de CA 3/6 29/09/2014
Création des adhésions soirées Il est décidé à l'unanimité de ne pas faire d'adhésion à la soirée. Le système de l'invitation permettant déjà de faire une «adhésion soirée» à 3 euros et la création d'une telle adhésion renverrait une image de consommateur plutôt que de membre de l'association à part entière. Ajout d'invitation pour les adhésions de soutien. Deux possibilités sont évoquées : Avoir deux invitations pour l'adhésion de soutien ou réactiver les invitations lorsque la personne précédemment invitée devient adhérente. Il est décidé de ne pas faire deux invitations avec l adhésion de soutien celle-ci visant par définition à soutenir l'association et non à obtenir une prestation complémentaire. Il est décidé de ne pas faire de réactivation car cela serait difficile à expliquer et à gérer pour les bénévoles. Retour sur la carte Promocash Il faut un panier de 500 H.T. pour bénéficier de la livraison à domicile ce qui semble compliqué, ce montant étant quatre fois supérieur au panier moyen commandé par Nathalie. Il faudra probablement se déplacer à Promocash pour acheter les prochaines barres chocolatées. Retour sur Tous En Jeux Nous n'avons pas encore été contactés pour le debriefing de l événement et pour l'assemblée générale de l'association. Le chèque de règlement des heures de Nathalie pour 2013 ayant été perdu un virement a été effectué. Il est prévu que la Triche prenne en charge les frais d'opposition du chèque si besoin. Indemnisation de Jean-Marc pour Essen 2014 Jean-Marc a fait une demande de défraiement suite au salon d'essen où il lui avait été demandé de ramener des jeux pour la triche. Le CA a décidé par 6 voix contre 3 de ne pas faire de défraiement pour les raisons suivantes : il n'y en a pas eu lors des précédents salons où des bénévoles se sont rendus, et cela serait injuste vis à vis des autres bénévoles qui pourraient demander un défraiement suite à service rendu. Soirée Murder La Triche a été sollicitée par une autre association qui organise des soirées Murder. Le CA n émet pas d objection à ce partenariat et demande au groupe Événement de le tenir informé sur les possibilités et demandes de cette association dès qu'il aura des informations plus concrètes. Bière du moment Trois personnes (Camille C., Natacha, Yann) ont montré leur intérêt pour la création d'une rotation de bières à caractère saisonnier. Il est décidé de créer le groupe Binouz afin de faciliter la communication et la création effective d'un planning de rotation pour ces bières temporaires. Réunion de CA 4/6 29/09/2014
OctoGônes OctoGônes a très bien marché avec un nombre d'entrées similaire à l'an passé. Il y a une bonne implication des bénévoles de la Triche mais un manque de bénévole pour l'organisation générale. Point sur les groupes de travail Groupe communication Pas d'activité du groupe en septembre. Il est décidé de refaire les badges pour les adhésions de soutien dont la qualité d'impression est médiocre en passant par un fabriquant professionnel. Groupe événements Le groupe reste très actif. Au programme : Halloween le 31/10, Nuit des Ludopathes le 07/11, soirée Retour d'essen le 13/11, et tournoi de Gloobz le 20/11. Groupe jeux 13 jeux ont été ramenés d'essen par Jean-Marc dont une majorité en anglais nécessitant la traduction des règles. 5 jeux ont été achetés en complément par Camille. Les jeux d'octobre sont : Black Fleet, Souk, Play Me, Bizoo (don), ma première ferme (don), Kroki (don) ELAN Il est validé d'imprimer les 1000 étiquettes spéciales pour les jeux d'extérieurs. Une animation consistant à créer un jeu de société à été réalisé à la maison de la Tour à Irigny. Damien s'est déplacé pour présenter plusieurs mécanismes de jeu à une quinzaine de jeunes de 11 à 15 ans. Une semaine après, la moitié des enfants sont toujours motivés pour créer leur jeu et leur règles. Une deuxième rencontre doit avoir lieu pour présenter le projet final aux parents et à Damien. Un autre groupe de jeunes plus âgés est venu à la Triche pour découvrir les jeux de société modernes. Ils ont bien apprécié ce moment. CERF Il y a eu une réunion lundi 27/10. Les Tilleuls ne sont pas disponibles en Juin et en Septembre par conséquent un autre lieu a été trouvé : la Sarrasine dans le beaujolais (Château des Tours - 69460 St Etienne la Varenne). Celui-ci est un peu plus cher (900 pour 48 couchages) mais présente plus de cachet. Le week-end aura lieu les 5,6 et 7 juin 2015. Il a été décidé de ne pas reprendre d'intendance externe cette année, en raison du prix de leur prestation, et de compenser par l'implication accrue des bénévoles lors du week-end. Il est également prévu d'avoir un programme plus fourni et détaillé avec des temps forts regroupant tous les bénévoles et des horaires de repas et d événements précisés. Réunion de CA 5/6 29/09/2014
Répartition des tâches à effectuer Nathalie achète la nouvelle table pour le local. Damien fait le plan du local avec les issues de secours. Thomas s'occupe de contacter l'école et les bénévoles motivés afin de proposer une date d'animation en décembre. Étienne se charge d'arranger les taquets de la porte d'entrée de la Triche. Chaque administrateur fait un commentaire plus détaillé par mail sur ce qu'il pense du reporting de Nathalie. Damien et Gaëlle s'occupent des papiers pour avoir procuration sur les comptes. Clément s'occupe de la déclaration SACEM Camille s'occupe de la déclaration de préfecture. Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Rappel au bénévoles sur la fermeture des porte avec les aimants Élection du bureau Création du groupe Binouz Annonce du lieux et des dates du WEB Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA Retour sur le bilan des heures de Nathalie Tâches en cours Date prévue du prochain CA: 24 novembre 2014 Réunion de CA 6/6 29/09/2014