ViaTrajectoire Handicap Manuel utilisateur versant Etablissements Sociaux et Médico-Sociaux
MANUEL UTILISATEUR - [TABLE DES MATIERES] 15 mars 2016 1 Table des matières 1 TABLE DES MATIERES... 2 2 INTRODUCTION... 3 2.1 2.2 POUR MEMOIRE... 3 CONNEXION... 5 3 VOIR MES DEMANDES REÇUES... 7 3.1 SELECTION DE MON ETABLISSEMENT (1 A 3)... 7 3.2 SELECTION D UNE DEMANDE (4 ET 5)... 8 3.3 FILTRER LES DEMANDES PAR STATUT (6)... 8 3.4 FILTRER LES DEMANDES PAR INDICATEURS (7)... 9 3.5 LES ONGLETS DU TABLEAU DE BORD (8)... 9 3.6 LE CONTENU DES ONGLETS (9)... 2 1. Afficher toutes les décisions d orientation d une personne... 2 2. Afficher toutes les autres demandes d une personne pour une décision d orientation... 2 4 FAIRE EVOLUER UNE DEMANDE... 4 4.1 STATUT ACTUEL (1 ET 2)... 4 4.2 BLOC DE CONSULTATION DE LA DECISION D ORIENTATION (3)... 5 4.3 EVOLUTION DU STATUT (4)... 5 Cas de la réactivation d une demande... 6 5 DECLARER UNE DEMANDE... 7 6 ANNEXES... 9 6.1 RESTRICTIONS DES DATES... 9 2
MANUEL UTILISATEUR - [INTRODUCTION] 15 mars 2016 2 Introduction ViaTrajectoire est un outil qui vous permet de gérer les notifications CDAPH (Commission des Droits et de l Autonomie des Personnes Handicapées). Les Maisons Départementales des Personnes Handicapées (MDPH) créent des dossiers et suivent les demandes vers les Etablissements et Services Médico-Sociaux (ESMS). Ces demandes sont issues des notifications CDAPH des personnes en situation de handicap. Les ESMS reçoivent et répondent à des demandes d accompagnement de personnes en situation de handicap. Pour cela, les ESMS ont accès à un tableau de bord qui leur permet de suivre les demandes vers leur établissement en temps réel. 2.1 Pour mémoire Les schémas suivants expliquent comment sont organisés les dossiers des personnes en situation de handicap dans ViaTrajectoire. Dans ViaTrajectoire, nous parlons de décision d orientation pour désigner une notification CDAPH. Chaque décision d orientation peut être suivie de plusieurs demandes ou d aucune. Chaque demande est liée à un ESMS. Schéma 1 : le dossier et ses demandes Dans une décision d orientation, nous retrouvons toutes les informations contenues dans le dossier, la décision et l orientation. Une décision et les orientations qu elle contient représentent une notification papier. 3
MANUEL UTILISATEUR - [INTRODUCTION] 15 mars 2016 Schéma 2 : évolution d une demande 4
MANUEL UTILISATEUR - [INTRODUCTION] 15 mars 2016 2.2 Connexion Votre compte utilisateur défini pour ViaTrajectoire est associé à un «profil utilisateur», qui détermine quels droits vous avez sur l application ViaTrajectoire. La gestion des profils est faite en cascade. Ce sont les personnes de votre coordination en région qui donnent le profil «MSPH Référent structure» aux personnes de l ESMS ayant en charge la gestion des comptes et des habilitations au sein de leur ESMS. Les personnes ayant le profil «MSPH Référent structure» auront en charge de donner le profil «MSPH - Receveur» aux personnes de l ESMS qui suivent ou gèrent les demandes. Ce sont les référents structure qui créent votre compte (nom d utilisateur = Login) et votre mot de passe initial. Vous allez sur le site : http://www.viatrajectoire.fr Copie d écran 1 : page d accueil La connexion se fait en renseignant son nom d utilisateur et son mot de passe dans le bloc «Professionnel». (cf. cadre rouge) 5
MANUEL UTILISATEUR - [INTRODUCTION] 15 mars 2016 Une fois connecté, vous arrivez sur l espace professionnel. L onglet qui vous est destiné est l onglet «Handicap». En passant la souris dessus, les différentes actions qu il est possible de réaliser s affichent en fonction des habilitations et du profil qui vous est donné. Copie d écran 2 : menu du handicap Remarque : Cette copie d écran correspond à la vision que vous avez en tant que receveur. Il faut cliquer sur le lien «Gérer les demandes reçues» pour accéder au tableau de bord des demandes reçues. Le tableau de bord est le point d entrée vers la gestion des demandes. 6
MANUEL UTILISATEUR - [VOIR MES DEMANDES REÇUES] 15 mars 2016 3 Voir mes demandes reçues Le tableau de bord des ESMS est le point de départ des actions possibles. Il est composé de deux parties : la partie supérieure (de 1 à 6) permet de gérer les informations du tableau de bord (choix de l affichage, filtre et recherche directe de demandes), la partie inférieure (7 et 8) représente le contenu du tableau de bord et ses onglets. Copie d écran 3 : page du tableau de bord des ESMS 1 : Sélection de la catégorie d ESMS voulue 2 : Sélection de l ESMS voulu (si habilité sur plusieurs ESMS) 3 : Sélection de l unité voulue 4 : Recherche d une demande par le numéro de dossier de la personne et de département de la MDPH 5 : Recherche d une demande par le nom d une personne 6 : Filtres sur les statuts des demandes 7 : Filtres sur les indicateurs des demandes 8 : Onglets du tableau de bord 9 : Contenu du tableau de bord Ci-dessous vous trouverez l explication des différentes fonctions. 3.1 Sélection de mon établissement (1 à 3) 1 : Sélection de la catégorie d ESMS voulue Quand vous êtes habilités sur plusieurs établissements de catégories différentes, c est ici que vous pouvez sélectionner une ou plusieurs catégories pour filtrer la liste des établissements. 7
MANUEL UTILISATEUR - [VOIR MES DEMANDES REÇUES] 15 mars 2016 2 : Sélection de l ESMS voulu Quand vous êtes habilités sur plusieurs établissements, c est ici que vous pouvez sélectionner celui sur lequel vous désirez travailler. 3 : Sélection de l unité voulue Quand votre établissement possède plusieurs unités, c est ici que vous pouvez sélectionner celle sur laquelle vous désirez travailler. 3.2 Sélection d une demande (4 et 5) 4 : Recherche d une demande par le numéro de dossier de la personne et de département de la MDPH Vous pouvez accéder directement à une demande sans passer par le tableau de bord. Il faut saisir le numéro de dossier interne à la MDPH dont dépend la personne ainsi que le numéro de département de la MDPH dont dépend la personne. 5 : Recherche d une demande par le nom d une personne Vous pouvez accéder directement à une demande sans passer par le tableau de bord. Il faut saisir le nom de la personne. Remarque : si au fil du temps une personne possède plusieurs demandes sur le même établissement, il faudra sélectionner la demande. 3.3 Filtrer les demandes par statut (6) 6 : Filtre sur les statuts de demande Chaque onglet permet d afficher les demandes en fonction de différents statuts. Ces statuts sont filtrables. En cliquant sur un statut, vous le désélectionnez : il se grise. Après avoir cliqué sur «Filtrer», seules les demandes correspondantes aux statuts sélectionnés s affichent. Liste des statuts : demande envoyée admission effective demande lue demande de réorientation contact effectué période d essai non concluante admission impossible proposée sortie liste d attente admission impossible entérinée période d essai en cours demande annulée 8
MANUEL UTILISATEUR - [VOIR MES DEMANDES REÇUES] 15 mars 2016 3.4 Filtrer les demandes par indicateurs (7) 7 : Filtre sur les indicateurs attribués aux demandes Il est possible d attribuer un indicateur à chaque demande. Cet indicateur est visible uniquement par les utilisateurs qui ont accès au tableau de bord de gestion des demandes reçues. Il revient à chaque ESMS de définir le sens donné à chaque indicateur (différenciés par une couleur différente) 3.5 Les onglets du tableau de bord (8) 8 : Sélection d un onglet Il y a 7 onglets qui vous permettent de suivre les demandes en fonction de leurs statuts. Onglet «Notifications CDAPH» : Onglet «Admis» : demande envoyée, période d essai en cours, demande lue. admission effective. Onglet «Contacts effectués» : Onglet «Réorientation» : contact effectué, demande de réorientation. admission impossible proposée. Onglet «Sortis» : Onglet «Liste d attente» : période d essai non concluante, liste d attente. sortie. Onglet «Sans suite» : admission impossible entérinée, demande annulée. 9
MANUEL UTILISATEUR - [VOIR MES DEMANDES REÇUES] 15 mars 2016 3.6 Le contenu des onglets (9) 9 : Contenu du tableau de bord Pour chaque onglet du tableau de bord, la présentation est identique, vous retrouverez les mêmes informations au même endroit : le statut, le motif, le numéro du dossier, l identité de la personne, la date de dernière modification, la liste des actions. Chaque ligne représente une demande. En cliquant sur une ligne, vous accédez à la page de la demande, sauf pour les demandes au statut annulé. Le fonctionnement de la page de gestion de la demande est détaillé dans la partie 4 «Faire évoluer une demande». 1. Afficher toutes les décisions d orientation d une personne La fenêtre récapitulative du dossier vous permet d afficher tout le contenu d un dossier, c est-àdire toutes les décisions d orientation d une personne. Pour l afficher, il faut cliquer sur le numéro de dossier de la personne. Cette fenêtre est accessible depuis : le tableau de bord, la fenêtre récapitulative des demandes (cf. partie 3.6.2 «Afficher toutes les autres demandes d une personne pour une décision d orientation»), la page de gestion d une demande. Copie d écran 4 : fenêtre récapitulative du dossier 2. Afficher toutes les autres demandes d une personne pour une décision d orientation La fenêtre récapitulative des demandes vous permet d afficher la liste de toutes les demandes d une personne pour une décision d orientation donnée. 2
MANUEL UTILISATEUR - [VOIR MES DEMANDES REÇUES] 15 mars 2016 Cette fenêtre est accessible depuis : le tableau de bord tout à droite (colonne action) en cliquant sur le bouton suivant : la fenêtre récapitulative du dossier d une personne (cf. partie 3.6.1 «Afficher toutes les décisions d orientation d une personne») en cliquant sur le bouton suivant : la page de gestion d une demande, en cliquant sur le bouton du menu de droite : «Afficher toutes les demandes». Copie d écran 5 : fenêtre récapitulative des demandes 3
MANUEL UTILISATEUR - [FAIRE EVOLUER UNE DEMANDE] 15 mars 2016 4 Faire évoluer une demande La page de gestion d une demande vous permet de consulter le contenu d une demande et de faire évoluer son statut. Copie d écran 6 : page de gestion d une demande 1 : Bloc «Statut actuel» 2 : Bouton modifier les informations du statut actuel 3 : Bloc «Consulter une décision d orientation» 4 : Sélection d une action pour faire évoluer le statut de la demande Ci-dessous vous trouverez l explication des différentes fonctions. 4.1 Statut actuel (1 et 2) 1 : Bloc «Statut actuel» Il renseigne sur l état d avancement de la demande : le statut (cf. partie 3.3 «Filtrer les demandes par statut»), la date (si elle est renseignée, par exemple : date du contact, date d admission effective ), l unité (si elle est renseignée), le motif (s il est renseigné), le commentaire lié au motif (si un motif est renseigné). 4
MANUEL UTILISATEUR - [FAIRE EVOLUER UNE DEMANDE] 15 mars 2016 2 : Bouton modifier les informations du statut actuel Ce bouton permet de modifier les informations remplies lors de l évolution du statut. Remarque : ce bouton ne permet pas de passer d un statut à l autre. Vous pouvez par exemple modifier la date d admission effective de la personne, ou encore sélectionner un motif de sortie différent en cas d erreur de saisie. Copie d écran 7 : bloc «statut actuel» Les informations disponibles dans ce bloc dépendent du statut actuel. Ici, le statut actuel est «Contact effectué», et la date renseignée de ce contact est le «02/03/2015». Par exemple, si le statut est «Liste d attente», une unité est forcément renseignée, mais il n y a pas de date. Remarque : les informations de statuts sont modifiables par l ESMS si c est lui qui est à l origine du changement de statut. 4.2 Bloc de consultation de la décision d orientation (3) 3 : Bloc «Consulter une décision d orientation» Ce bloc permet de consulter les informations de la décision d orientation de la personne. Tant que le contact n a pas été déclaré, les informations ne sont pas toutes affichées : il y a les informations permettant de contacter la personne ainsi que les informations contenues sur la notification papier. Une fois le contact effectué, les détails du dossier sont visibles (s ils ont été remplis), tels que : le lieu de naissance, la déficience, les pièces jointes, etc. 4.3 Evolution du statut (4) 4 : Sélection d une action pour faire évoluer le statut de la demande Vous pouvez faire évoluer le statut de la demande vers un autre statut en sélectionnant une action. La liste des actions possibles évolue selon le statut actuel de la demande. La sélection d une action ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez saisir les renseignements variant en fonction de l action : la date, l unité, le motif, le commentaire lié au motif. Remarque : suivant l action, vous pouvez avoir une date et une unité à saisir, ou juste un motif et son commentaire, etc. Les dates renseignées lors de l évolution du statut d une demande sont sujettes à des restrictions, cf. partie 6 «Annexes». 5
MANUEL UTILISATEUR - [FAIRE EVOLUER UNE DEMANDE] 15 mars 2016 Cas de la réactivation d une demande Toutes les évolutions de statut réalisables par l ESMS ne sont pas disponibles dans cette fenêtre. En effet, pour le cas d une demande annulée, la page de gestion de la demande n est plus accessible. Pour réactiver la demande, il faut cliquer sur un bouton directement dans le tableau de bord, onglet «Sans suite». Ce bouton est désigné par une flèche rouge dans la copie d écran suivante : Copie d écran 8 : réactiver une demande dans le tableau de bord Remarque : la fenêtre permettant de faire évoluer le statut fonctionne de la même manière que pour les autres actions. 6
MANUEL UTILISATEUR - [DECLARER UNE DEMANDE] 15 mars 2016 5 Déclarer une demande Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut avoir le droit de déclarer une demande. La fonctionnalité est disponible dans le tableau de bord, via le bouton «Déclarer une demande». Cliquer sur ce bouton permet d afficher une fenêtre qui permet de déclarer une demande pour les cas suivants : déclaration de l existant lors du déploiement du logiciel ViaTrajectoire Handicap : déclarer les personnes en liste d attente, les admis, etc, déclarer une demande qui n existe pas dans ViaTrajectoire (cas d une personne qui réalise une démarche spontanée, soit parce qu elle vient d une MDPH n utilisant pas ViaTrajectoire, soit parce que pour une raison ou pour une autre la demande n a pas pu être réalisée de manière informatique et que l on souhaite la tracer). Copie d écran 9 : fenêtre «déclarer une demande» Il faut renseigner la MDPH d origine de la personne, le numéro de dossier interne à la MDPH, et sa date de naissance (pour éviter les cas de doublon) en s aidant de la notification papier de la personne. Cas 1 : le dossier existe et comprend plusieurs décisions d orientation avec la même catégorie d établissement que mon ESMS. Je sélectionne la décision d orientation voulue et s il n y a pas encore de demande vers mon établissement je peux en créer une. Si aucune décision ne correspond à la notification papier, je dois prendre contact avec la MDPH de la personne car elle seule pourra créer une nouvelle décision d orientation. Cas 2 : le dossier existe et comprend une décision d orientation avec la même catégorie d établissement que mon ESMS. S il n y a pas encore de demande vers mon établissement je peux en créer une. Cas 3 : le dossier existe et ne comprend aucune décision d orientation avec la même catégorie d établissement que mon ESMS, je dois prendre contact avec la MDPH de la personne car elle seule pourra créer une nouvelle décision d orientation. 7
MANUEL UTILISATEUR - [DECLARER UNE DEMANDE] 15 mars 2016 Cas 4 : le dossier de la personne n existe pas sur ViaTrajectoire, je peux créer un dossier simplifié (contenant uniquement les informations obligatoires) en fonction de la notification papier, et une nouvelle demande sera créée en même temps. Le cas 4 permet de créer un dossier simplifié : Copie d écran 10 : fenêtre de saisie d un nouveau dossier 8
MANUEL UTILISATEUR - [ANNEXES] 15 mars 2016 6 Annexes 6.1 Restrictions des dates Type de date Condition 1 Condition 2 Date du contact Date de commencement de la période d essai Date de sortie de la période d essai Date de l admission effective Date de sortie Tableau 1 : restrictions sur les dates Supérieure ou égale à la date de décision Supérieure ou égale à la date du contact Supérieure ou égale à la date de commencement de la période d essai Supérieure ou égale à la date du contact Supérieure ou égale à la date de l admission effective Inférieure ou égale à la date du jour Inférieure ou égale à la date du jour Inférieure ou égale à la date du jour Inférieure ou égale à la date du jour Inférieure ou égale à la date du jour Les dates renseignées lors de l évolution du statut d une demande sont sujettes à des restrictions. 9