Cycle «Dépôt national» Rôle Gestionnaire des Fichiers Votre formulaire en quelques clics 2011
Rôle Gestionnaire des fichiers «Cycle DEPOT NATIONAL» Ce tutoriel présente en quelques diapositives la chronologie de saisie initiale des métadonnées d une thèse et du dépôt du fichier thèse pour archivage dans les formulaires par le rôle Gestionnaire des fichiers 1 Alimentation initiale de la fiche de thèse et Dépôt du fichier thèse Une fois la fiche de thèse renseignée, vous devez procéder à la validation intermédiaire de votre saisie 2 Le rôle VALIDATEUR intervient après l ensemble des rôles SCOL, FICH, BIBL pour effectuer la validation finale et la fin du cycle «dépôt national»
Cycle pré-archivage: période jusqu'à la délivrance du diplôme Alimentation initiale de la fiche de thèse Dépôt de l'édition d'archivage (et de diffusion) et des métadonnées de droits spécifiques Juillet 2009
Certaines métadonnées de la fiche de thèse sont alimentées par défaut : Codes langue et pays : Type de doctorat : Titre obtenu : fr doctorat d état Docteur es Les métadonnées administratives saisies par le correspond STAR sont reportées par défaut sur toutes les fiches de thèse de son établissement. Il s agit principalement : des métadonnées de droits accordés par les doctorants (contrat type), de la (ou des) plateforme(s) de diffusion choisi(es).
GESTIONNAIRE DES FICHIERS : saisie de la fiche de thèse 1 Alimentation initiale de la fiche de thèse et dépôt du fichier thèse La saisie se fait au choix des établissements, dès le début du dépôt du sujet jusqu à la fin du processus (après soutenance et corrections éventuelles) ou en une seule fois après la soutenance et les corrections éventuelles. Tous les rôles peuvent agir simultanément et être répartis au choix des établissements dans les différents services concernés par les thèses électroniques Saisie des métadonnées de gestion et dépôt du fichier thèse (droits et diffusion au cas par cas) Validation intermédiaire de votre saisie Attente de la validation finale faite par le rôle VALIDATEUR
GESTIONNAIRE DES FICHIERS : saisie de la fiche de thèse Pour voir la fiche de thèse, cliquer sur Tableau de bord La nouvelle fiche de thèse apparaît dans le cycle «Dépôt national» à l état «à traiter»
GESTIONNAIRE DES FICHIERS : saisie de la fiche de thèse accès aux formulaires de la fiche de thèse par le bouton EDITER
GESTIONNAIRE DES FICHIERS : saisie de la fiche de thèse Zones de saisie obligatoires pour l acteur FICHIER Onglet : Dépôt de l édition à archiver (fichier zippé) Dépôt de(s) version(s)/édition(s) de diffusion (si différent du fichier pour archivage) Déclaration des droits (si différent du contrat type) Choix des modes de diffusion (si différent du choix par défaut) Une fois la saisie effectuée, sauvegarder La fiche complète, cliquer sur le bouton pour effectuer la validation intermédiaire La validation est immédiate : le système contrôle la conformité des métadonnées TEF saisies: Si erreur, vérifier le rapport de validation Si les métadonnées sont conformes, la fiche ne sera plus éditable par le rôle FICHIER. FICHIER : Fin d intervention
VALIDATEUR : validation finale 2- Rôle VALIDATEUR Lorsque tous les rôles ont validé leur participation, VALIDATEUR peut valider globalement l ensemble des métadonnées et le dépôt de la thèse, ou renvoyer pour correction. La validation finale déclenche : L envoi du fichier «thèse» au CINES avec les métadonnées de gestion pour archivage pérenne L envoi des métadonnées pour signalement dans le catalogue Sudoc et dans le moteur de recherche www.theses.fr L attribution d une URL pérenne L envoi au réservoir OAI-PMH de STAR L envoi au(x) site(s) de diffusion (sous réserve des délais de confidentialité)
VALIDATEUR : traitement final Le rôle VALIDATEUR peut bloquer la validation finale s il détecte des erreurs : La zone Commentaire lui permet de vous demander des corrections. C est un refus de validation intermédiaire. Permet à VALIDATEUR de poster un commentaire et de laisser la fiche de thèse «à corriger» sur votre tableau de bord.
GESTIONNAIRE DES FICHIERS : correction de la fiche de thèse Vous avez une fiche de thèse «à corriger» et une zone commentaires sur votre tableau de bord Vous devez corriger votre saisie, supprimer le commentaire puis procéder à la validation intermédiaire
Validation finale : exports Le rôle VALIDATEUR, une fois la/les correction(s) et la validation intermédiaire effectuée, peut globalement l ensemble des métadonnées et le dépôt de la thèse qui déclenche les sorties suivantes Archivage pérenne Signalement, indexation, attribution url pérenne Diffusion Export métadonnées Catalogue Sudoc et moteur de recherche
Fin du Cycle «Dépôt national» La liste des thèses «validées» est accessible sur le tableau de bord à l état «Thèses archivées» Ces fiches de thèse «post-archivage» peuvent passer ensuite dans le cycle «Mise à jour»