6 Vie Associative 52 rue de la mairie BP 58 91224 Brétigny-sur-Orge Cedex Demande de subvention pour un projet spécifique 2018 Association : Votre projet : Date(s) du projet : Montant demandé : Les dossiers sont à retourner : Pour les associations sociales et culturelles Pour les associations sportives Vie Associative 52 rue de la Mairie 91220 Brétigny sur Orge A l intention de Madame Christiane LECOUSTEY Adjointe au Maire, Vitalité de Brétigny A l intention de Monsieur Michel PELTIER Adjoint au Maire, Sports et Loisirs page 1 sur 8
Informations pratiques Qu est-ce que la demande de subvention sur projet? La demande de subvention sur projet est un formulaire destiné à toutes les associations désireuses d obtenir une subvention de la ville de Brétigny sur Orge dans le but d équilibrer le budget prévisionnel d un projet spécifique, c est-à-dire sortant du cadre de fonctionnement habituel de l association. Comment se présente le dossier à remplir? Pages à compléter, à signer et à retourner à la boutique associative. Ci-après, explication précisant notamment les modalités de versement de la subvention suivant les dépenses réelles. Les associations qui tiennent leurs comptes par le biais de l informatique et selon les règles du plan comptable associatif peuvent ne pas remplir le tableau et nous joindre par document séparé le tableau produit par leur logiciel. Pour une association qui vient de se créer Pièces à joindre à votre dossier Vous n avez pas à fournir d autres documents, il vous suffit de remplir le dossier et de l envoyer ou le déposer au bureau «Vie associative» Pour toutes les autres associations Vous devez fournir : Les comptes annuels 1 (approuvés par l assemblée générale des adhérents), certifiés conformes par le président de l association ou le trésorier*. Vous trouverez en annexes les documents comptables à remplir. Le procès-verbal de la dernière assemblée générale ayant approuvé les comptes du dernier exercice clos ainsi que du rapport moral et financier, signé par le Président de l association. Les comptes annuels à transmettre dans le dossier de demande de subvention sont ceux concernant le dernier exercice comptable : - Si votre association a un exercice basé sur l année civile, les comptes annuels à fournir sont ceux de l année 2016 ou 2017. - Si votre association a un exercice basé sur l année scolaire, les comptes annuels à fournir sont ceux de l année se terminant courant 2017. Les associations percevant des subventions publiques dont le montant cumulé est supérieur à 150 000, doivent faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes. Il faut savoir qu il ne s agit pas alors d un membre de l association (contrôleur ou vérificateur aux comptes parfois appelé commissaire aux comptes par excès de langage) mais d un professionnel inscrit sur une liste officielle dont l activité rémunérée consiste à certifier les comptes. 2 1 Les comptes annuels se composent de trois éléments : - le bilan représente la situation financière à la fin de l exercice - le compte de résultat représente les recettes et dépenses de l année en cours - pour certaines associations de taille ou activité importante, les annexes qui donnent des détails sur certains éléments comptables. 2 Le conseiller associatif de la ville est à votre disposition pour vous aider en cas de besoin page 2 sur 8
Les modalités de versement de la subvention sur projet Les articles 1611.4 et 2313.1 du code général des collectivités territoriales donnent obligation aux communes ayant versé des subventions aux associations de faire un contrôle sérieux sur l utilisation des fonds octroyés et d en effectuer, dans certains cas, une publication dans les comptes communaux à la disposition du public. Afin de satisfaire à ces obligations légales, les modalités de versement des éventuelles subventions seront les suivantes : - Si, pendant la période d instruction de la présente demande de subvention, un exercice comptable de l association se termine, l association est tenue de déposer à la boutique associative les nouveaux comptes annuels avant le versement de la subvention. - Les associations dont la subvention votée par le conseil municipal dépasserait la somme de 23 000 euros, s engagent à signer avec la mairie de Brétigny-sur-Orge une convention d objectifs - A défaut de dépôt des comptes et/ou de signature d une convention d objectifs dans les délais, la procédure de versement de la subvention 2016 sera retardée, la commune de Brétigny-sur-Orge n étant alors pas en mesure de répondre à ses obligations légales de publicité à la disposition du public. Les subventions sur projet seront versées en deux temps : - 60 % dès que la délibération du Conseil Municipal sera exécutoire. - 40 % à la production du bilan financier du projet subventionné, bilan reprenant les recettes et dépenses spécifiques au projet et signé par le président de l association. Ce bilan financier devra être accompagné des photocopies de tous les justificatifs de recettes et de dépenses. A défaut de justificatifs fournis, l association ne recevra pas les 40 % restant à verser et devra rembourser les 60 % déjà versés. Les subventions sur projet sont toujours déterminées selon un pourcentage des dépenses prévues pour ledit projet. Si les dépenses réelles sont inférieures aux dépenses prévues dans le budget prévisionnel, la subvention sur projet sera recalculée en appliquant le pourcentage prévu ci-dessus. Le montant versé par la ville de Brétigny ne pourra avoir pour effet de rendre le bilan du projet excédentaire. Le solde versé sera donc limité au solde déficitaire du bilan financier. Dans le cas où le projet ne se réaliserait pas, l association sera tenue de rembourser les 60 % déjà perçu. page 3 sur 8
Description du projet Contenu et objectifs du projet : Public ciblé : Nombre de personnes bénéficiaires : Lieu de réalisation : Date de mise en œuvre prévue : Durée du projet (précisez le nombre de mois ou d années) : Méthode d évaluation prévue pour le projet : page 4 sur 8
Budget prévisionnel du projet Dépenses spécifiques au projet Recettes spécifiques au projet 60 - Achats 70 - Ventes Fournitures non stockables (eau, électricité, chauffage) Fournitures d entretien et de petit équipement Ventes de produits finis (biens fabriqués par l association en cas d activité principale) Prestations de services (activités) Fournitures administratives Ventes de marchandises (biens achetés et revendus en l état en cas d activité principale) Autres fournitures (par exemple, carburant véhicules) Produits des activités annexes (lorsqu ils ne sont pas l activité principale de l association) 61 - Services extérieurs 74 Subventions de fonctionnement Sous-traitance générale (par exemple, études et prestations de services) Locations mobilières et immobilières Entretien et réparations Assurances Documentation Divers (par exemple, gardiennage de locaux) 62 - Autres services extérieurs Publicité, publications (par exemple journal de l association, annonces, expositions, catalogues) Déplacements, missions, réceptions Frais postaux et de télécommunication Services bancaires Divers (par exemple, cotisations diverses, frais de recrutement de personnel 63 - Impôts et taxes Impôts et taxes sur rémunérations Autres impôts et taxes 64 - Charges de personnel Charges sociales (part patronale) Autres charges de personnel (par exemple, médecine du travail, CE, œuvres) 65 - Autres charges de gestion courante 75 Autres produits de gestion courante Droits d auteur-sacem, brevets, licences Collectes (dons encaissés de façon répétitive, par exemple campagne annuelle de collecte) Cotisations versées à titre statutaire Pourboires, dons courants Cotisations Produits divers de gestion courante 66 - Charges financières 76 Produits financiers Intérêts sur emprunts Intérêts sur découverts Intérêts sur livrets et placements Produits financiers divers 67 - Charges exceptionnelles 77 Produits exceptionnels Pénalités, amendes Dons encaissés (lorsqu ils présentent un caractère exceptionnel ou non renouvelable) Dons distribués exceptionnels 68 - Dotations aux amortissements TOTAL DES DEPENSES PREVISIONNELLES Produits exceptionnels divers AUTOFINANCEMENT (sur les fonds en réserves de l association) TOTAL DES RECETTES PREVISIONNELLES page 5 sur 8
Compte de résultat Ces documents sont à fournir si l association n a pas déposé d autre dossier de demande de subvention Préciser les dates : clos du : au : DEPENSES RECETTES 60 - Achats 70 - Ventes Fournitures non stockables (eau, électricité, chauffage) Ventes de produits finis (biens fabriqués par l association en cas d activité principale) Fournitures d entretien et de petit équipement et administratives Prestations de services (activités) Achat de marchandises (alimentaire) Ventes de marchandises (biens achetés et revendus en l état en cas d activité principale) Autres fournitures (ex : carburant véhicules) Produits des activités annexes (lorsqu ils ne sont pas l activité principale de l association) 61 - Services extérieurs 74 Subventions de fonctionnement Sous-traitance générale (ex : études et prestations de services) Locations mobilières et immobilières Entretien et réparations Assurances Documentation Divers (ex gardiennage de locaux) 62 - Autres services extérieurs Rémunérations d intermédiaires et honoraires (ex: avocat, comptable, conseil) Publicité, publications (ex : journal de l association, annonces, expositions, catalogues) Déplacements, missions, réceptions Frais postaux et de télécommunication Services bancaires Divers (ex : cotisations diverses, frais de recrutement de personnel 63 - Impôts et taxes Impôts et taxes sur rémunérations Autres impôts et taxes 64 - Charges de personnel Rémunérations du personnel (rémunérations brutes) Charges sociales (part patronale) Autres établissements publics Autres charges de personnel (ex : médecine du travail, CE, Aides privées œuvres) 65 - Autres charges de gestion courante 75 Autres produits de gestion courante Droits d auteur-sacem, brevets, licences Collectes (dons encaissés de façon répétitive, par exemple campagne annuelle de collecte) Cotisations versées à titre statutaire Cotisations Pourboires, dons courants Produits divers de gestion courante 66 - Charges financières 76 Produits financiers Intérêts sur emprunts Intérêts sur découverts Intérêts sur livrets et placements Produits financiers divers 67 - Charges exceptionnelles 77 Produits exceptionnels Pénalités, amendes Dons encaissés (lorsqu ils présentent un caractère exceptionnel ou non renouvelable) Dons distribués exceptionnels Produits exceptionnels divers 68 - Dotations aux amortissements 78- Reprise sur amortissements TOTAL DES DEPENSES TOTAL DES RECETTES Merci de préciser impérativement pour toute demande Excédent : OU Perte de l exercice : Fond de réserve de l association : Bilan page 6 sur 8
BILAN COMPTABLE du dernier exercice Préciser les dates : clos du : au : A B A - B ACTIF Brut Amortissement & provisions Net PASSIF Net Immobilisations incorporelles Immobilisations corporelles Actif circulant Frais d'établissement Logiciels/brevets Autres immobilisations incorporelles Terrains Constructions Installations, matériel, outillage Autres immobilisations corporelles Avances & acomptes versés Créances clients Placements de trésorerie Banques Caisse Fonds associatif Réserves Résultat de l'exercice (+ ou -) Subventions d'investissement Provisions pour risques & charges Provisions pour risques Provisions pour charges Dettes Emprunts Découvert bancaire Avances & acomptes reçus Dettes fournisseurs Dettes fiscales & sociales Autres dettes Total Total Total actif = total passif Merci de préciser impérativement pour toute demande : Fonds de réserve de l association : Fonds pour risques et charges : page 7 sur 8
Attestation sur l honneur Cette fiche doit obligatoirement être remplie pour toutes les demandes de subventions (première demande ou renouvellement). Si le signataire n est pas le représentant légal de l association, merci de joindre le pouvoir lui permettant d engager celle-ci. Je soussigné(e), (nom et prénom) représentant(e) légal(e) de l association, - Certifie exactes les informations du présent dossier et notamment toutes les sommes inscrites sur le budget prévisionnel. - Déclare que l association est en règle au regard de l ensemble des déclarations sociales et fiscales ainsi que des cotisations et paiements y afférant. - Certifie avoir noté toutes les demandes de subventions ou aides introduites auprès d autres financeurs publics ou privés. - Demande une subvention de : (en chiffres et en lettres), celle-ci devant être versée par virement sur le compte défini dans le dossier administratif. - Déclare avoir pris connaissance des articles du Code Général des Collectivités Territoriales notés ci-dessous. - M engage à mettre à la disposition de la ville de Brétigny sur Orge tous les documents comptables concernant l association selon les lois en vigueur. Fait le / / à Signature : Attention Toute fausse déclaration est passible de peines d emprisonnement et d amendes prévues par les articles 441-6 et 441-7 du code pénal. Le droit d accès aux informations prévues par la loi n 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés s exerce auprès du service ou de l Etablissement auprès duquel vous avez déposé votre dossier. Art. L.1611-4 du CGCT : Toute association, œuvre ou entreprise ayant reçu une subvention peut être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l a accordée. Tous groupements, associations, œuvres ou entreprises privées qui ont reçu dans l année en cours une ou plusieurs subventions sont tenus de fournir à l autorité qui a mandaté la subvention une copie certifiée conforme de leurs budgets et de leurs comptes de l exercice écoulé, ainsi que tous documents faisant connaître les résultats de leur activité. Art. L.2313-1 du CGCT : Les budgets de la commune restent déposés à la mairie et, le cas échéant, à la mairie annexe où ils sont mis en place à la disposition du public dans les quinze jours qui suivent leur adoption ou éventuellement leur notification après règlement par le représentant de l Etat dans le département. Le public est avisé de la mise à disposition de ces documents par tout moyen de publicité au choix du maire. Dans les communes de 3500 habitants et plus, les documents budgétaires, sans préjudice des dispositions de l article L. 2343-2, sont assortis en annexe : - 5 du bilan certifié conforme du dernier exercice connu des organismes dans lesquels la commune détient une part du capital ou au bénéfice desquels la commune à garanti un emprunt ou versé une subvention supérieure à 76 300 euros ou représentant plus de 50 pour cent du budget de l organisme. page 8 sur 8