Utiliser le formulaire d'export à la demande
Table des matières 1. Se connecter...1 2. Page d accueil...2 2.1. Présentation...2 2.2. Trier et rechercher...2 2.2.1. Entête de colonne...2 2.2.2. Champs de saisie sous l entête...2 2.2.3. Champ de recherche sur toutes les colonnes...2 2.2.4. Affichage de la liste des demandes...3 2.3. Agir sur une demande...3 3. Créer une nouvelle demande...4 3.1. Présentation...4 3.2. Entête : Références de la demande...5 3.3. Encart : Demande...5 3.3.1. Adresse(s) e-mail...5 3.3.2. Statut de la demande...5 3.3.3. Liste des RCR de l ILN...5 3.3.4. Types de documents...5 3.3.5. Présentation de sortie...6 3.3.6. Boîte de dialogue...6 3.3.7. Fichier(s) ajouté(s)...6 3.4. Les alertes Mail...7 4. Impression...9 5. Assistance...10 ii
Chapitre 1. Se connecter Le formulaire de commande est accessible aux coordinateurs Sudoc et aux responsables de centre régional. Entrer le login et le mot de passe WinIBW approprié dans les champs de l encart d authentification et cliquer sur le bouton Se connecter La petite étoile rouge signale un champ obligatoire. Tout oubli est signalé par un message d avertissement. En cas d erreur de saisie un message d avertissement s affiche avec un lien de retour à l encart est proposé. 1
Chapitre 2. Page d accueil 2.1. Présentation Utiliser le formulaire d'export à la demande Elle correspond à l historique. Elle permet de visualiser l ensemble des demandes faites pour un ILN. 2.2. Trier et rechercher 2.2.1. Entête de colonne Trier par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur l entête de colonne voulu (numéro, statut, suivi ou date de mise à jour). 2.2.2. Champs de saisie sous l entête Il est aussi possible de trier/rechercher en inscrivant les termes de recherche directement dans les champs dédiés sous l entête. 2.2.3. Champ de recherche sur toutes les colonnes Présent en haut et en bas de page, il permet d effectuer une recherche libre dans les différentes parties d une demande (références, critères de la demande, boîte de dialogue et noms de fichiers). 2
2.2.4. Affichage de la liste des demandes Par défaut, 25 demandes sont affichées à l écran. Il est possible de modifier ce nombre en utilisant le menu déroulant. Il est ensuite possible de feuilleter les pages en utilisant les boutons disponibles en haut et en bas de page. 2.3. Agir sur une demande Pour ouvrir une demande, cliquer sur la loupe dans la colonne Action Pour supprimer une demande de la liste cliquer sur la croix rouge Seules les demandes dont le statut est En saisie peuvent être supprimées par le demandeur. 3
Chapitre 3. Créer une nouvelle demande 3.1. Présentation Cliquer sur l onglet Utiliser le formulaire d'export à la demande Une fiche se composant de 3 grandes parties s ouvre : 4
3.2. Entête : Références de la demande Cet entête se complète automatiquement, le demandeur ne peut agir sur cette partie. 3.3. Encart : Demande Le demandeur doit compléter les différents éléments afin de rendre la fiche valide : 3.3.1. Adresse(s) e-mail Champ obligatoire e-mail séparées par des virgules.. Au moins une adresse e-mail doit y être saisie. Il peut contenir plusieurs adresses 3.3.2. Statut de la demande En saisie. Par défaut la demande est En saisie. Ce statut permet d enregistrer une fiche comme un brouillon et de pouvoir y revenir autant de fois qu il faut pour la finaliser. Aucune alerte mail n est envoyée à l ABES tant que la demande n a pas changé de statut! Une fois la commande prête, il faut la passer en statut Demandée pour générer une alerte mail auprès du service ABES qui pourra dès lors la traiter. Le statut sera ensuite modifié par le service des exports à la demande. 4 autres statuts sont possibles, ils génèrent tous une alerte mail quand une modification est enregistrée : En cours : la demande est prise en compte par l ABES ; En attente : le traitement est différé dans l attente d un bon de commande, d informations plus précises pouvant être plus longues à obtenir, etc. ; Effectuée : la demande est traitée et les fichiers sont disponibles ; Archivée : ce statut fige définitivement la demande. Il est toujours possible de la consulter et de récupérer les fichiers attachés si besoin mais la demande n est plus modifiable et la boîte de dialogue désactivée. L historique des échanges est conservé. 3.3.3. Liste des RCR de l ILN Ajouter le ou les RCR concernés. Pour sélectionner plusieurs RCR consécutifs il suffit de maintenir la touche Maj/shift du clavier en cliquant sur le premier numéro puis le dernier voulu. Pour sélectionner plusieurs RCR non consécutifs il suffit de maintenir la touche Ctrl du clavier en cliquant sur les numéros voulus. 3.3.4. Types de documents À choisir dans la liste déroulante Utiliser le formulaire d'export à la demande 5
3.3.5. Présentation de sortie À choisir dans la liste déroulante. Toute demande en format d échange doit être complétée par la sélection du ou des type(s) de notices voulu(s) : A, B, C. Il faut cocher au moins une des 3 cases. 3.3.6. Boîte de dialogue À utiliser pour préciser ou compléter la demande quand les critères des menus ne sont pas suffisants, demander des informations complémentaires, etc. Cette boîte est active jusqu au moment où la demande est archivée. Tous les échanges enregistrés sont ensuite visibles dans l historique (cet encart apparaît en dessous de la boîte de dialogue dès le premier enregistrement effectué). 3.3.7. Fichier(s) ajouté(s) Le demandeur qui le souhaite peut attacher des fichiers utiles au traitement de sa demande : liste de ppn au format texte (fichier.txt encodage ANSI, un ppn par ligne sans préfixe), image, etc. Il suffit de cliquer sur le bouton vert et de suivre ensuite l arborescence du poste informatique pour ouvrir le ou les fichiers voulus. Il est toujours possible de supprimer des fichiers. 6
3.4. Les alertes Mail Chaque modification enregistrée génère un mail d alerte spécifique (!!! sauf pour le statut En saisie qui ne génère aucune alerte!!!) : L intitulé du mail donne une première indication sur la demande et le corps du message reprend les informations principales avec le dernier commentaire entré dans la boîte de dialogue. Exemple : cette demande est En cours de traitement comme l indique l intitulé et le rappelle le message. Le numéro de la demande dans le corps du message est un lien vers la fiche de cette demande. 7
Tout échange à propos d une demande doit se faire via la boîte de dialogue du formulaire. 8
Chapitre 4. Impression Dès l enregistrement d une demande (y compris en statut «En Saisie») il vous est possible de l imprimer en cliquant sur le bouton dédié La fiche de la demande s affiche dès lors à l écran et vous pouvez choisir de l imprimer ou de l enregistrer comme fichier. 9
Chapitre 5. Assistance Pour toute question ou demande d information merci d utiliser le guichet d assistance : https://stp.abes.fr/assistance/domaines/1205/node/3?origine=sudocpro 10