Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules Lien s pièces avec les modules Objet la présente fiche L objet la présente fiche est présenter l interaction que les pièces comptables peuvent avoir avec les modules dits complémentaires d Hélios, que sont l inventaire, les régies, les emprunts. La balise "Liens Int" dans le PESV2 permet suivre les modules périphériques l'application Hélios marché, actif, régie, emprunt, convention. L interaction s références comptables rattachement avec le moteur comptable l application Hélios est suivi avec la balise"", cette balise permet rattacher comptablement s opérations exemple N OP sur un mandat émis après paiement et d'émarger automatiquement l'op, ce qui sécurise les opérations et représente un allègement important du travail du comptable. Cette balise est obligatoire avec les mandats typés d'annulation et émis après paiement. Ces 2 références peuvent être servies simultanément dans un article du PESV2 comme les exemples à la suite vont le présenter Pré-Requis Hélios gère s modules complémentaires ou comptabilités auxiliaires, au là du module comptabilité dit général servi lors la prise en charge s pièces dépenses et recettes. Ces modules complémentaires permettent gérer notamment l actif, le passif, mais aussi s modules comme la gestion s marchés, s régies Le protocole PESV2, part l enrichissement s informations véhiculées, permet d alimenter plus fiablement ces modules complémentaires. En fonction la nature même l opération comptable transmise par l ordonnateur, une information relative à ce domaine complémentaire est exigée. En effet, le PESV2, man que la nature et le type la pièce soient servis. En fonction ces informations, s Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 1
Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules renseignements sur les modules complémentaires sont attendus. L imputation budgétaire est également à l origine cette attente. Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 2
Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules Description Le guichet Xml est spécifié sorte que pour un triplet défini ( Borreau, Pièce, pièce) une information soit servie dans un bloc d information (LienInt) dans une balise en rapport avec le triplet. Par exemple, pour un titre type "ordinaire" et nature "régie", une information relative à la régie (Numéro régie : N ordonnateur) doit être portée dans la balise IdRégie. DOMINE MRCHE Le suivi s marchés : La création la fiche marché reste manuelle dans le système d'informations du comptable tant qu'une structure PES permettant véhiculer la scription d'un marché n'existe pas. L interface PESV2 dépenses permet d'automatiser le suivi s marchés. La transmission dans le bloc "Liensint" d'un N marché commun aux systèmes l'ordonnateur et du comptable entraîne que chacun s mandats du marché vienne abonr la fiche suivi. Dans le cadre ce suivi, la clef d'appariement entre le N marché transmis par l'ordonnateur sur les mandats et la fiche marché d'hélios est uniquement le N marché. L'ordonnateur n'a donc pas théoriquement pas à s'occuper du type et du numéro document utilisé dans Hélios pour tenir compte s avenants et s actes sous-traitance. Les types document marché concernent : le contrat initial, les avenants (sans impact financier, positifs, négatifs, mixtes,..), les actes spéciaux Cependant, afin d'assurer à terme une communication flui s données marchés entre les systèmes ordonnateurs et comptables, il est recommandé que le logiciel l ordonnateur prévoie a minima ces informations. Mandat sur marché o Mo Référenc es bancaires Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 3
Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules 01 09 01, 02, 12, 13 ou 14 01, 02, 03, 05?, mais aussi 04 ou 06 à 0 ( sauf retenue garantie à 1 ) Conformi té du bloc RIB en fonction la balise ModRegl La balise LibVir1 est à obligatoirement si le mo est à 03, 04, 06 ou 05 Pas tiers générique. Le bloc LienInt doit être valorisé selon le numéro marché ( nomalie dans Hélios ) Titre sur marché Contrôles guichet 01 01 11 Co Produit ppartient à la table référence ou à celui saisi par l utilisateur e du couplet Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 4
Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules - Pas tiers générique ou dédié. - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdMarche doit être valorisé avec le numéro marché ( nomalie dans Hélios ) ttention à l'unicité la référence sur plusieurs années pour éviter les confusions DOMINE REGIE Exemple : un régisseur réalise s encaissements par carte bancaire. chacune s opérations, une commission est facturée par la BdF. Ces frais sont traités une fois par mois par la comptabilité à réception l arrêté fin mois du régisseur. Il fournit l état s recettes réalisées en carte bancaire et donne le montant s frais afférents. Cette dépense au compte 4722 est une dépense sans mandatement préalable qui va générer un numéro d OP. chaque paiement sans ordonnancement préalable, l application Helios donne une référence à l ordre paiement (n d OP). Ces références seront véhiculées dans le PES V2 retour afin que l ordonnateur puisse les intégrer dans le mandat régularisation. Cela permet dénouer automatiquement l opération d origine. La fiche «mandat régularisation s pièces constatées chez le comptable décrit comment transmettre une liste s références s OP en attendant le PES V2 retour. Mandat régie après paiement (n'est-ce pas contradictoire avec la position sur les régies??) Nat ure 01 05 05 Mo 11 Pas ou à 1 Référenc es bancaires Non - Pour s mandats régie émis après paiement, on doit utiliser un tiers bien intifié (Régisseur ) Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 5
Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdRegie doit porter le numéro régie. Il faut s assurer que la valeur portée par le flux est bien celle du champ Numéro Ordonnateur dans Hélios et pas Numéro régie Rattachement du mandat émis après paiement régie avec la pièce initiale dans le bloc ). Bloc NatPceOrig ExerRat IdPceOrig IdLigneOrig 03 Exercice intique à Numéro Pas balise celui la pièce initiale paiement Hélios ou ligne à 0 Mandat régie 01 01 ou 10 05 Mo 01, 02, 03, 05 à 1 ( non ) Référenc es bancaires Conformi té du bloc RIB en fonction la balise ModRegl - La balise LibVir1 est à obligatoirement si le mo est à 03 ou 05 - Pour s mandats régie, on doit utiliser un tiers bien intifié (Régisseur ) - S assurer que le RIB est bien celui la régie. - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdRegie doit porter le numéro régie. Il faut s assurer que la valeur portée par le flux est bien celle du champ Numéro Ordonnateur dans Hélios et pas Numéro régie Titre régie émis après encaissement (im :contradictoire par rapport à la fiche régie??) Le titre régie émis après encaissement régularise un encaissement au nom la régie. Par conséquent, le bloc RattchPce ( Compléments dans Hélios) est obligatoire o Co Produit Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 6
Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules 01 05 05 pparti ent à la table référence ou à celui saisi par l utilisateur - dédié ( Régisseur ). - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdRegie doit être valorisée selon le numéro régie (Numéro Ordonnateur ) Rattachement du titre émis après encaissement régie avec la pièce initiale dans le bloc Bloc NatPceOrig ExerRat IdPceOrig IdLigneOrig 03 Exercice intique à Numéro Pas balise celui la pièce initiale d encaissement ou ligne à 0 Hélios DOMINE EMPRUNT Le suivi d un emprunt se traduit par s paiements sans mandatement préalable ou après mandatement : les échéances, les intérêts, les frais gestion, les frais liés aux vgm, les commissions non utilisation d une ligne trésorerie. Exemple : les frais vgm (virements gros montants) remboursement prêts : débit 47289 crédit 515 ; le s frais est un paiement sans ordonnancement préalable. chaque paiement sans ordonnancement préalable, l application Helios donne une référence à l ordre paiement (n d OP). Ces références seront véhiculées dans le PES V2 retour afin que l ordonnateur puisse les intégrer dans le mandat régularisation. Cela permet dénouer automatiquement l opération d origine. La fiche «mandat régularisation s pièces constatées chez le comptable» décrit comment transmettre une liste s références s OP en attendant le PES V2 retour. Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 7
Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules Mandat d emprunt 01 01 ou 06 04 (Imputati on spécifique aux emprunts) Mo 01, 02, 03, 05 à 1 ( non ) Référenc es bancaires Conformi té du bloc RIB en fonction la balise ModRegl - La balise LibVir1 est à obligatoirement si le mo est à 03 ou 05 - On doit utiliser un tiers bien intifié correspondant à un établissement bancaire. - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdEmpruntOrdo doit porter le numéro d emprunt Mandat d emprunt émis après paiement 01 05 04 Imputati on spécifique aux emprunts : 6611x ou 16xx Mo 11 Pas ou à 1 Référenc es bancaires Non - On doit utiliser un tiers bien intifié correspondant à un établissement bancaire. - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdEmpruntOrdo doit porter le numéro d emprunt Rattachement du mandat émis après paiement d emprunt avec la pièce initiale dans le bloc Bloc NatPceOrig ExerRat IdPceOrig IdLigneOrig 03 Exercice intique à Numéro Pas balise celui la pièce initiale paiement Hélios ou ligne à 0 Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 8
Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 9
Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules Titre d emprunt 01 01 04 Imputati on spécifique aux emprunts ( 16xxx) Co Produit pparti ent à la table référence ou à celui saisi par l utilisateur - On doit utiliser un tiers bien intifié correspondant à un établissement bancaire. - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdEmpruntOrdo doit être valorisé selon le numéro d emprunt Titre d emprunt émis après encaissement Le titre d emprunt émis après encaissement régularise un encaissement. Par conséquent, le bloc RattchPce ( Compléments dans Hélios) est obligatoire 01 05 04 Imputati on spécifique aux emprunts ( 16xxx) Co Produit pparti ent à la table référence ou à celui saisi par l utilisateur - On doit utiliser un tiers bien intifié correspondant à un établissement bancaire. - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdEmpruntOrdo doit être valorisé selon le numéro d emprunt Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 10
Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules Rattachement du titre émis après encaissement d emprunt avec la pièce initiale dans le bloc Bloc NatPceOrig ExerRat IdPceOrig IdLigneOrig 03 Exercice intique à Numéro Pas champs celui la pièce initiale d encaissement ou ligne à 0 Hélios DOMINE INVENTIRE vec l utilisation l interface PESV2, la zone liens int servie avec le numéro d inventaire définitif n est pas suffisante pour créer une fiche définitive, elle ne permet créer que s coquilles vis, seule la catégorie d amortissement rend une fiche inventaire définitive or cette information n est pas transmise par le PESV2dépense. Le suivi s fiches inventaire doit donc être totalement alimenté par un interface du type PES inventaire. En attendant le PESinventaire certains comptables préfèrent continuer gérer l'inventaire avec s références provisoires (données par Hélios avec s montants) qui permettent un transfert masse alors que les fiches définitives ne le permettent pas. Pour conserver trace la problématique en attendant le complément CL1B (ensuite sera supprimé) En effet, le passage au PESV2 en juin 2013 aurait entraîner 2 suivis, le global pour la pério antérieure au passage et un suivi détaillé pour la pério post-démarrage car le transfert masse n'est plus possible avec s fiches inventaires définitives. Les HCL ne transmettent donc pas leurs numéros d'inventaire dans le lien int pour que les fiches provisoires perdurent. Mandat d inventaire 01 01, 03 et 04 03 Mo 01, 02, 03, 05 à 0 ( oui ) Référenc es bancaires Conformi té du bloc RIB en fonction la balise ModRegl Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 11
Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules - La balise LibVir1 est à obligatoirement si le mo est à 03 ou 05 - Pas tiers générique. - Le bloc LienInt doit être valorisé avec la balise Idctif selon le numéro d inventaire (nomalie dans Hélios) Mandat d inventaire émis après paiement Le mandat d emprunt émis après paiement régularise une opération liée à une immobilisation. Par conséquent, le bloc RattchPce ( Rattachement pièce dans Hélios) est obligatoire. 01 05 03 Mo 11 Pas ou à 1 e du couplet Références bancaires Non Point d attention - Le bloc LienInt doit être présent et la balise Idctif doit être valorisé selon le numéro d inventaire ( nomalie dans Hélios ) Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 12
Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules Rattachement du mandat émis après paiement d inventaire avec la pièce initiale dans le bloc ( MDEP21 et MDEP23 ). Bloc NatPceOrig ExerRat IdPceOrig IdLigneOrig 03 Exercice intique à Numéro Pas balise celui la pièce initiale paiement Hélios ou ligne à 0 Titre d inventaire 0 1 T ype 0 1 Nat ure 03 Imputation spécifique aux opérations d inventaire Co Produit ppartient à la table référence ou à celui saisi par l utilisateur e du couplet - Le bloc LienInt doit être présent et la balise Idctif doit être valorisée selon le numéro d inventaire ( nomalie dans Hélios ) Mandat d investissement o Mo Référence s bancaires Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 13
Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules 01 01 01 ou 02 01, 02, 03, 05 ou 06 à 0 ( oui ) e du couplet Conformité du bloc RIB en fonction la balise ModRegl - La balise LibVir1 est à obligatoirement si le mo est à 03 ou 05 En l absence N d inventaire, le domaine inventaire sera alimenter d un N d inventaire système. Suivi l inventaire La M21 va préciser les modalités suivi l inventaire par les centres hospitaliers. ce titre, l instruction budgétaire va définir les modalités d échanges s informations relatives aux données inventaires la collectvité. Un flux H Inventaire vra donc être produit au comptable afin donner à ce rnier les références suivi l inventaire ainsi que les modalités d amortissement s biens. CONVENTION : Titres sur plusieurs années Ces titres font l objet d une convention. 0 1 1 0 01 ou 02 Co Produit ppartient à la table référence ou à celui saisi par l utilisateur e du couplet - Valoriser la balise IdConv avec le numéro convention - Imputation spécifique aux opérations pluri-annuelles ( ex : 752 ) Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 14
Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules Mandats d annulation sur exercice courant Exemple 1 : au cours du même exercice, un débiteur a fait l objet d une facturation complète en l absence production sa carte Vitale. réception son avis s sommes à payer, il vient produire ses justificatifs, le titre initial est annulé pour être réémis en tenant compte s droits du débiteur. Le titre doit contenir la référence du titre initial dans le bloc rattachpiece. La fiche «annulation sur exercice courant» décrit le mo opératoire. Mandat d annulation sur exercice antérieur Exemple 2 : au cours l exercice antérieur, un débiteur a fait l objet d une facturation complète en l absence production sa carte Vitale. réception son avis s sommes à payer, il vient produire ses justificatifs, le titre initial est annulé et doit être réémis sous forme mandat tenant compte s droits du débiteur. Le mandat doit contenir la référence du titre initial dans le bloc rattachpiece. La fiche «annulation sur exercice antérieur» décrit le mo opératoire. Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 15