FRAIS PROFESSIONNELS PROFESSIONNELS Les FRAIS de de VEHICULE PROFESSIONNEL Les FRAIS de RECEPTION, REPRESENTATION, CONGRES 1
Les frais de déplacement afférents aux quarante premiers kilomètres du trajet entre le domicile et le lieu de travail sont toujours déductibles. 2
Au-delà des quarante premiers kilomètres du trajet, le contribuable doit justifier que le choix de son lieu de résidence ne résulte pas de motifs de pure convenance. A défaut, les frais correspondant ne seront pas déductibles 3
Il existe plusieurs méthodes pour comptabiliser les frais de véhicule: Les frais REELS avec amortissement Les frais REELS sans amortissement Le Barème Forfaitaire de l'administration fiscale 4
Les Frais Réels avec inscription du véhicule au registre des immobilisations 5
Cette méthode permet d'amortir une partie du véhicule qui dans ce cas, devient un bien mixte. Il convient de conserver la facture du véhicule, de l'inscrire au registre des immobilisations et de pratiquer un amortissement dans la limite fiscale autorisée 6
Limite fiscale autorisée: Depuis 2006, la limite fiscale varie selon que votre véhicule est «propre» ou non. Si il dégage moins de 200grs de CO2, la limite fiscale du prix d'achat est de 18300 Si il dégage plus de 200grs de CO2, la limite est ramenée à 9900 Le taux de CO2 est indiqué case V7 de la carte grise. 7
En général, la durée d'immobilisation du véhicule est de cinq ans. En cas de contrat de leasing (credit-bail), la durée de détention peut être différente, mais la limite fiscale doit être respectée à l'identique. 8
Indépendemment de la limite fiscale, il convient généralement de pratiquer un prorata d'utilisation mixte du véhicule. Ce prorata s'applique sur le montant de l'amortissement annuel déductible. 9
Les frais afférents à ce véhicule sont comptabilisés dans le compte de «Frais de véhicule» pour leur montant réel. Sont concernés les frais d'entretien et de réparations, l'assurance, les pneumatiques, les frais de carburant, etc... 10
Ces frais doivent être justifiés par des FACTURES. (les tickets de carte bleue ne constituent pas des factures au sens fiscal du terme) Le prorata d'utilisation mixte s'applique également aux frais comptabilisés. 11
Seuls les frais concernant le véhicule inscrit au tableau des immobilisations peuvent être déduits (frais de carburant, notamment) 12
Si le véhicule a été acquis au moyen d'un prêt bancaire, les intérets de celui-ci seront déductibles dans la limite du prorata d'utilisation professionnelle. Si le véhicule est financé par un leasing, les loyers sont déduits dans le compte «location de matériel et de mobilier». En fin d'année, on applique le prorata d'utilisation mixte déterminé à la seule part des loyers déductibles fiscalement. 13
Inconvénients de la méthode: - La conservation des factures, en particulier celles de carburant, pas toujours facile - La comptabilisation de l'ensemble des frais en cours d'année et l'application d'un % de réintégration dans le patrimoine privé lors de la cloture des comptes - L'inscription du véhicule génére une plus ou moins value lors de la revente du véhicule ou de la réintégration dans le patrimoine privé 14
Avantages de la méthode: - permet de déduire une partie des intérets de l'emprunt contracté - en cas de grosses réparations ou entretien conséquent, la part déduite est plus forte - assez souvent, présence de moins value en cas de revente du véhicule dans les 12 à 15 mois 15
Frais Reels SANS inscription au registre des immobilisations. Le principe est le même que précédemment quant à la comptabilisation des frais: - factures y compris de carburant - comptabilisation de l'ensemble des frais afférent au véhicule utilisé à titre professionnel - Si plusieurs véhicules sont utilisés, faire des sous-comptes pour la comptabilité - Etablir le prorata d'utilisation privée/ professionnelle pour chacun des véhicules et effectuer les réintégrations en fin d'année 16
Inconvénients de cette méthode: - Le véhicule étant conservé dans le patrimoine privé, il n'est pas possible de l'amortir, ni de déduire une partie des intérets de l'emprunt contracté pour l'achat - On ne peut pas choisir cette solution en cas de financement par un leasing. Avantages de la méthode - Evite la plus ou moins value lors de la revente du véhicule - permet d'utiliser plusieurs véhicules (une voiture et une moto, par exemple) 17
Le barème forfaitaire kilométrique. L'administration autorise les titulaires de BNC à utiliser les barèmes forfaitaires kilométriques. L'option pour le barème est annuelle et se concrétise par l'absence de comptabili- sation en charges des dépenses couvertes par le forfait. Le choix pour le «forfait kilométrique» ou les «frais réels» doit être fait en début d'année. 18
Le contribuable doit être propriétaire du (des) véhicule(s) utilisé(s) lors des calculs forfaitaires (copie de la carte grise pouvant être demandée en cas de contrôle fiscal) La règle concernant la distance déductible est valable pour le barème kilométrique 19
Le kilométrage professionnel doit être précis et justifié. L'inscription sur un carnet, par exemple, des différents trajets professionnels effectués constitue un justificatif. La date, le lieu de départ et d'arrivée, ainsi que le kilométrage seront mentionnés. Les trajets Aller-Retour du domicile au cabinet peuvent être comptés à partir du carnet de rendez-vous 20
UN SEUL ALLER-RETOUR est autorisé dans le décompte des kilométres professionnels!! 21
Une fois le kilométrage calculé, celui-ci est multiplié par un coefficient fourni par l'administration fiscale chaque année. Ce coefficient est fonction de la puissance fiscale du véhicule. Le montant ainsi obtenu est déduit de la déclaration fiscale 2035 dans les «frais forfaitaires de véhicule» 22
Le barème ne tient pas compte des frais de péages et/ou de stationnement. Le barème tient compte de l'usure du véhicule 23
Inconvénients de la formule: - En cas de véhicule ancien, supportant de gros frais d'entretien, le montant calculé peut être minoré par rapport aux «frais réels» - Noter précisemment les déplacements professionnels - Ne permet pas de déduire les intérets d'emprunt finançant le véhicule 24
Avantages de la formule: - Permet d'échapper à la +/- Value sur le véhicule. - L'usure du véhicule est prise en compte dans le calcul du «forfait km» - Evite de garder tout un lot de factures de carburant (souvent fastidieux) 25
Les Frais de Réception, Représentation et Congrès 26
Les frais de réception et de représentation sont déductibles lorsqu'ils sont exposés dans l'intérêt de l'entreprise et sont assortis de justifications suffisantes. 27
Ne sont pas déductibles, par exemple, les frais contractés pour le mariage d'un enfant, même si les invités sont en majorité des patients. De même, les frais de restaurant lors des congés ou le week-end ne sont pas déductibles, même si ils sont justifiés par une note de restaurant. 28
Dans le cas des congrès, l'inscription à celui-ci est bien sûr déductible. De même, sont déductibles les frais inhérents à ce congrès POUR LE SEUL PRATICIEN. Le trajet ainsi que l'hotel et les frais de repas du conjoint ne sont pas déductibles. De même, les frais d'hotel et de restaurant en dehors des dates du congrès constituent des dépenses personnelles. 29