Le Rapprochement Bancaire Mode d'emploi
Table des matières TABLE DES MATIÈRES... 2 GÉNÉRALITÉ... 3 PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT DU SERVICE... 3 ACCÈS AU MODULE DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE... 4 DESCRIPTION DU MENU... 5 DESCRIPTION DES MODULES DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE... 6 VIREMENTS... 6 Tiers payant :... 6 Hors tiers payant :... 9 Origine inconnue :... 9 Chèques/Virements... 10 Exporter vers... 11 Virements/Organismes... 11 FACTURES... 13 Recherche facture... 13 Contrôle factures... 14 Rejets... 16 Réclamation... 18 SITUATION DES RÈGLEMENTS... 20 SOLDE PAR ORGANISME... 23 Récapitulatif... 25 Encours caisse... 26 Solde bilan global... 27 RETOURS... 29 Saisie des retours... 29 Historique des retours... 36 Recouvrements... 38 Associer un virement à plusieurs retours...38 Cumul virement...41 Associer un retour à plusieurs Virements...44 IMPRESSION BORDEREAU... 47 Bordereau de synthèse :... 47 Bordereau d absences de retours... 48 Bordereau complet... 48 Page 2 CPO
Généralité Le rapprochement bancaire est un outil d aide au suivi de vos remboursements. Ce mode d'emploi à été mis en place afin de mieux vous guider à travers les menus du site Internet : www.cponet.org et pour vous aider à mieux exploiter ce service. Principe de fonctionnement du service Le rapprochement bancaire est un service vous permettant de déceler, de façon aisée, les factures impayées et de les rapprocher de manière optimale. Pour cela, le logiciel développé par nos services informatiques, récupère, tous les jours, auprès de votre banque, les virements effectués sur votre compte de professionnel de santé. A partir de ces virements, il recherche tous les retours par caisse dont les montants ou les combinaisons de montants peuvent correspondre à la valeur du virement, ou bien la somme de virements correspondants à un retour. Le rapprochement est donc fait de façon totalement automatique pour 95 à 100% des virements. Les traitements s effectuent quotidiennement. Si, à l issue des traitements, il reste des virements non rapprochés, le système génère alors une liste de ces virements non rapprochés, et une liste de retours non rapprochés. Ces virements non rapprochés résultent soit d une absence de retour de l organisme primaire ou complémentaire, dans ce cas vous pouvez recevoir un bordereau papier de la part de la caisse, soit d une différence entre le retour et le virement.. Une fonction vous permet d effectuer la saisie de ces retours «papier». Cette saisie vous permet de rapprocher les virements et génère un retour qui viendra solder les dossiers dans votre informatique. CPO Page 3
Accès au module de rapprochement bancaire Pour accéder au module de rapprochement bancaire, vous devez connecter votre ordinateur au site sécurisé du CPO. Son adresse est : www.cponet.org. Vous arrivez sur une page d accueil, accessible au grand public et décrivant les services du CPO. Cliquer sur Accès client qui se situe en bas du menu sur la gauche de votre écran. Lors de votre première visite, il vous sera demandé de saisir votre Login et votre Mot de passe. Après avoir entré votre Login et votre Mot de passe (si vous ne le connaissez pas, téléphonez au service technique du CPO qui vous le rappellera), vous accédez à la page d accueil du site. Vos coordonnées sont enregistrées et ne vous seront plus demandées. Un message de bienvenue et des informations relatives aux organismes sont affichées. Sur la gauche de votre écran, apparait un menu contenant tous les modules du site. Vous découvrirez en cliquant sur le bouton : Rapprochement Bancaire les différentes fonctions du rapprochement bancaire décrites par la suite. Quand vous cliquerez sur une fonction du rapprochement bancaire, un nouveau mot de passe vous sera demandé pour la session. Il s agit de celui que vous avez mentionné lors de votre inscription au service. Page 4 CPO
Description du menu Rapprochement bancaire Virements Tiers-payant Hors tiers-payant Origine Inconnu Chèques/virements Exporter vers Virements/Organismes Factures Recherche facture Contrôle factures Rejets Réclamation Situation règlements Solde par organisme Retours Saisie des retours Historique des saisies Recouvrements Impression bordereau CPO Page 5
Description des modules du rapprochement bancaire Virements Tiers payant : Descriptif : Grâce au mandat signé lors de votre adhésion au service, le centre informatique du CPO reçoit chaque jour de la part des banques, en Etebac 3 (Echanges TElématiques Banque-Clients), l'état des virements envoyés par les organismes sociaux. Le CPO les trie de façon automatique par organisme. Le résultat de ce tri est visible dans le module "Virement tiers payant". Le CPO conserve en base tous les virements reçus sur votre compte au cours des dix-huit derniers mois. Cette page est mise à jour quotidiennement, vous pouvez donc la consulter aussi souvent que vous le souhaitez. Il reste cependant possible qu'une caisse ait fait un virement avec un intitulé que le programme n'ait pas identifié. Dans ce cas très rare le virement pourra être consulté dans la partie "Virement d'origine inconnue", et apparaîtra sur le bordereau mensuel. (Voir la partie bordereau). Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Virements]. 3. Cliquer sur [Tiers Payant]. 4. Sélectionner une plage temporelle. 5. Cliquer sur le bouton [Rechercher]. Page 6 CPO
Grâce à la barre située en haut de votre écran, vous pouvez alors sélectionner le type de virements souhaité «Rapprochés» ou «Non rapprochés», et aussi un organisme, pour finalement ne visualiser que les virements non rapprochés de la MGEN. Informations disponibles : Sur des lignes de virement, vous pouvez retrouver les informations suivantes: Date du virement : C'est la date de valeur portée sur votre relevé de compte. Virement : Intitulé du virement tel qu il apparait sur votre relevé bancaire. Montant : La somme virée sur votre compte. Lots rapprochés : Un "O" bleu (comme Oui), signifie que la totalité du virement est rapprochée à des retours du même organisme; un "N" noir, signifie que la totalité ou une partie du virement ne trouve pas de correspondance dans les retours envoyés par l'organisme. En cliquant sur la lettre O vous ouvrirez une fenêtre vous montrant les lots rapprochés au virement sélectionné. Vous pouvez même de cette fenêtre consulter les factures du lot en cliquant dans la colonne facture. CPO Page 7
Cumul : Si un C bleu apparait dans cette colonne, cliquer dessus pour faire apparaitre le détail des virements cumulés, qui correspond au montant du retour effectué par la caisse. Mvt financiers : Si le retour de la caisse contenait des mouvements financiers, cette colonne contient un O comme Oui sur le quel vous pouvez cliquez pour faire apparaitre le détail de ces mouvements. Retours : En cliquant sur le "O" de la ligne voulue, vous pouvez consulter tous les retours de la période pour l'organisme dont provient votre virement. Page 8 CPO
Hors tiers payant : Description : Les virements n ayant pas de rapport avec les organismes télétransmis sont retranscrits dans ce module. Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Virements]. 3. Cliquer sur [Hors Tiers Payant]. 4. Sélectionner une plage temporelle. 5. Cliquer sur le bouton [Rechercher]. Informations disponibles : Sur une ligne vous trouverez: Date du virement : C'est la date du mouvement financier sur votre compte. Libellé : C'est l'intitulé du virement tel qu'il a été reçu sur votre compte. Montant : C'est la somme qui a été créditée ou débitée sur votre compte. Origine inconnue : Description : Les virements d origine inconnue, peuvent être des versements de laboratoires, de tutelles, Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Virements]. 3. Cliquer sur [Origine inconnue]. 4. Sélectionner une plage temporelle. 5. Cliquer sur le bouton [Rechercher]. Informations disponibles : Sur une ligne vous trouverez: Date du virement : C'est la date du mouvement financier sur votre compte. Libellé : C'est l'intitulé du virement tel qu'il a été reçu sur votre compte. Montant : C'est la somme qui a été créditée ou débitée sur votre compte. Rapproché : O comme Oui ou N comme Non, vous pouvez si vous le souhaitez rapprocher ces virements en saisissant les factures correspondantes, ces virements ne faisant pas l objet de retours. CPO Page 9
Chèques/Virements Description : Vous pouvez transformer un chèque en virement à l aide de cette commande, certaines mutuelles pouvant régler par chèque, si le montant saisi correspond à un retour, le virement se rapprochera automatiquement. Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Virements]. 3. Cliquer sur [Chèques/Virements]. 4. Sélectionner l organisme émetteur du chèque. 5. La banque à créditer (si vous avez plusieurs compte tiers-payant). 6. Cliquer sur le bouton [Go]. 7. Entrer la date du chèque comme date du virement. 8. Saisissez le Montant du chèque dans la zone Montant virement. 9. Entrez le libellé de votre choix (nous vous conseillons le n du chèque). 10. Cliquer sur le bouton [Valider]. Page 10 CPO
Exporter vers Description : Cette commande vous permet de récupérer l intégralité de vos virements, soit au format QIF, reconnu par les logiciels de comptes personnels, soit au format CSV reconnu par tous les tableurs comme Excel, Lotus, soit en Etebac, format bancaire reconnu par les logiciels comptables. Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Virements]. 3. Cliquer sur [Exporter vers ]. 4. Sélectionner le compte à exporter. 5. Sélectionner le Format QIF CSV- ETB. 6. Exporter les n de lots de chaque virement. 7. Sélectionner une plage temporelle d export. 8. Cliquer sur le bouton [Valider]. Virements/Organismes Description : A l aide de cette commande, vous pouvez retrouvez l organisme payeur en tapant son intitulé de virement ou l intitulé de virement en saisissant le nom de l organisme. Exemple : Par exemple, vous souhaitez savoir quel organisme effectue ses virements sous l intitulé VIR EURO GESTION SANTE : Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Virements/Organisme]. 3. Entrer simplement euro dans la zone virement. 4. Cliquer sur le bouton [Go]. CPO Page 11
La liste des virements contenant EURO s affiche, sur la deuxième ligne du tableau, vous trouvez le libellé de l organisme, MAAF SANTE. Page 12 CPO
Factures Recherche facture Descriptif : A partir d un numéro, ce module synthétise l ensemble des renseignements concernant la facture. Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement bancaire]. 2. Sélectionner [Factures]. 3. Cliquer [Recherche facture]. 1. Entrer le numéro de la facture à rechercher. 2. Cliquer sur le bouton [Go]. Informations disponibles : La facture recherchée s affiche sur deux zones différentes, dans la première zone apparait la facture tel qu elle a été transmise, dans la seconde zone apparait les données de la facture après le rapprochement, avec une ligne pour la primaire et une autre pour la complémentaire, si le fond est vert la part primaire ou complémentaire est rapprochée, sinon seul le retour est effectué, il n y aura pas d information dans cette zone si la facture est rejetée. Sur la ligne vous trouverez dans la première zone : N lot : C'est le numéro du lot dans lequel la facture a été envoyée. En plaçant votre curseur sur ce numéro, vous aurez l'information sur le type du lot (sécurisé dégradé) et la date d'envoi de ce lot. N Facture : Numéro de la facture recherchée Type facture : Code 1 : facture normale RO+RC, Code 3 : recyclage global RO+RC, Code 4 : recyclage régime obligatoire, Code 5 : recyclage régime complémentaire, Code 6 : facture régime complémentaire seul, Code 7 : facture régime obligatoire seul, Code 8 : facture RO dissocié du RC CPO Page 13
Erreur : Ce sont les erreurs constatées par le CPO avant l envoi aux organismes, si la colonne affiche O comme Oui, placez votre souris sur le O, pour visualiser le message d erreur. Rejet : Si la colonne affiche O comme Oui, cette facture à fait l objet d un rejet de la part de la caisse destinatrice, placer votre souris sur le O, pour visualiser le message de rejet. AMO : C'est le numéro de l'organisme auquel vous avez envoyé la partie obligatoire de la facture. Placer votre souris sur le code, pour visualiser le nom de l organisme. Mt AMO demandé : C'est le montant du remboursement que vous demandez à l'organisme payant cette part principale. AMC : C'est le numéro de l'organisme auquel vous envoyez la partie complémentaire de la facture. Placer votre souris sur le code, pour visualiser le nom de l organisme. Mt AMC demandé : C'est le montant du remboursement que vous demandez à l'organisme payant cette part complémentaire. Sur les lignes de la seconde zone : P ou C : comme primaire ou complémentaire. N lot : C'est le numéro du lot dans lequel la facture a été envoyée. En plaçant votre curseur sur ce numéro, vous aurez l'information sur le type du lot (sécurisé dégradé) et la date d'envoi de ce lot. N Facture : Numéro de la facture recherchée. Date retour AMO : date du retour de la part primaire. Montant AMO demandé : C'est le montant du remboursement que vous demandez à l'organisme payant cette part principale. Si vous effectuez un survol de ce montant, vous affichez le code retour de l organisme et le montant du retour de cette facture. Date retour AMC : date du retour de la part complémentaire. Montant AMC demandé : C'est le montant du remboursement que vous demandez à l'organisme payant cette part complémentaire. Si vous effectuez un survol de ce montant, vous affichez le code retour de l organisme et le montant du retour de cette facture Montant du retour : C est le montant du retour effectué par l organisme, dans lequel se trouve la facture. Date comptable : Date d arrivée du retour. Date virement : Date du virement sur le compte bancaire. Libellé virement : Nom du virement sur le compte bancaire. Montant Virement : Montant du virement effectuer par l organisme dans lequel se trouve la facture recherchée. Contrôle factures Descriptif : Cette commande vous permet, mensuellement, de retrouver les factures qui n auraient pas de virement, mais qui ont un retour, ou bien si ces factures ont un retour dont le virement ne correspond pas au montant de ce retour. Page 14 CPO
Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement bancaire]. 2. Sélectionner [Factures]. 3. Cliquer [Contrôle factures]. 4. Sélectionner le mois du contrôle. 5. Cliquer sur le bouton [Rechercher]. La liste des factures correspondant à vos critères s affiche. Vous trouverez dans cette liste, toutes les factures sans virement ou ayant eu un virement ne correspond pas à la valeur du retour, pour le mois concerné. Informations disponibles : Type Facture : C comme complémentaire ou P comme primaire. N Lot : Numéro du lot de la facture. N Facture : Numéro de la facture. Date retour AMO : Date du retour de la caisse primaire. Montant AMO demandé : Montant de la facture en primaire. Date retour AMC : Date du retour de la complémentaire. Montant AMC demandé : Montant de la facture en complémentaire. Montant du retour : Montant du retour dans le quel se trouve la facture. Date comptable : Date du retour. CPO Page 15
Rejets Descriptif : Cette commande vous permet de suivre les factures rejetées et de faire un bilan mensuel de vos rejets. Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement bancaire]. 2. Sélectionner [Factures]. 3. Cliquer [Rejets]. 4. Cliquer sur la barre de l histogramme correspondant au mois recherché La liste des rejets apparait, triés par ordre croissant. La dernière ligne vous donne le total des rejets du mois et le pourcentage par rapport à toutes les factures émises dans le mois sélectionné. Page 16 CPO
5. Cliquer l intitulé du rejet pour visualiser les factures. (par exemple : TRAITEMENT CAISSE). La liste des factures correspondant au rejet TRAITEMENT CAISSE s affiche. Si la ligne est verte, la facture est soldée ; si la ligne est blanche ou bleue, elle n est toujours pas payée par l organisme. Vous retrouvez toutes les informations concernant les factures ligne par ligne, avec les mêmes informations que dans la commande [Recherche facture]. CPO Page 17
Réclamation Descriptif : Cette commande vous donnera la liste de toutes les factures sans retour, ni rejet, pour le mois sélectionné. Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement bancaire]. 2. Sélectionner [Factures]. 3. Cliquer [Réclamation]. 4. Sélectionner le mois des factures à rechercher. 5. Cliquer sur le bouton [Rechercher]. La liste des factures sans retour et sans rejet s affiche, pour le mois sélectionné. Informations disponibles : N lot : C'est le numéro du lot dans lequel la facture a été envoyée. En plaçant votre curseur sur ce numéro, vous aurez l'information sur le type du lot (sécurisé dégradé) et la date d'envoi de ce lot. N Facture : Numéro de la facture recherchée Page 18 CPO
Erreur : Ce sont les erreurs constatées par le CPO avant l envoi aux organismes. Si la colonne affiche O comme Oui, placez votre souris sur le O pour visualiser le message d erreur. AMO : C'est le numéro de l'organisme auquel vous avez envoyé la partie obligatoire de la facture. Placer votre souris sur le code, pour visualiser le nom de l organisme. Mt AMO demandé : C'est le montant du remboursement que vous demandez à l'organisme payant cette part principale. AMC : C'est le numéro de l'organisme auquel vous envoyez la partie complémentaire de la facture. Placer votre souris sur le code, pour visualiser le nom de l organisme. Mt AMC demandé : C'est le montant du remboursement que vous demandez à l'organisme payant cette part complémentaire. CPO Page 19
Situation des règlements Descriptif : Cette fonction vous permet, pour une période et un organisme, de rechercher l état des règlements par lot. Vous pourrez afficher pour les lots non soldés le «Reste DU» et la liste des factures à devoir. Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Situation règlements]. 3. Sélectionner une plage temporelle. 4. Cliquer sur le bouton [Rechercher]. La liste des lots pour la période sélectionnée s affiche. Vous pouvez sélectionner d une journée à 18 mois, tous les lots transmis s afficheront. Pour faciliter vos recherches sélectionnez des périodes courtes. Pour limiter le nombre de pages affichées, vous pouvez rechercher un seul organisme ou un seul lot. La liste s affiche avec une ligne par lot, si la ligne est verte (claire ou foncée), le lot est réglé, si la ligne est blanche ou bleue, le lot ou certaines factures restent à devoir. En haut de l écran vous trouverez la date de mise à jour et la période sélectionnée. Pour aller de page en page, cliquez sur le bouton [Suivant]. Pour accéder directement à une page précise, cliquez sur le numéro de la page. Pour accéder à la dernier page, cliquez sur le bouton Page 20 CPO
Informations disponibles : Vous trouverez la liste de tous les lots qui ont été transmis dans la plage de temps choisie, et pour un organisme ou un lot si vous avez effectué une sélection. Si les lignes sont vertes (claires ou foncées), cela signifie que le remboursement à été correctement effectué par l organisme. Si la ligne est blanche ou bleu claire, cela signifie que le remboursement n a pas été effectué (rejet de la caisse, paiement partiel, virement non rapproché ou absence de virement). Dans tous les cas, sur chacune de ces lignes vous trouverez les champs : Libellé organisme : Il s agit du nom de l organisme qui traite le lot. Si vous cliquez sur le nom de cet organisme, une fenêtre contenant deux listes va apparaître. Dans la première liste apparaissent les virements reçus de cet organisme un mois avant et un mois après la plage temporelle sélectionnée. Dans l autre fenêtre apparaissent les retours qui proviennent de l organisme sur la même plage temporelle élargie. Vous pouvez ainsi facilement apparenter des virements non rapprochés avec des retours non rapprochés. Numéro du lot : Chaque lot envoyé à l organisme a son numéro propre. Si vous cliquez sur ce numéro, vous aurez la liste des factures qui constituent ce lot. Montant demandé : C est la valeur réclamée à l organisme. Montant règlement : C est la valeur du retour de règlement effectué par l organisme. CPO Page 21
Rejet : Ce champ vous indique s il y a eu des rejets, (O comme Oui ou N comme Non) pour ce lot. Si la réponse est positive, vous pouvez cliquer sur le O. Vous obtiendrez automatiquement la ou les factures du lot qui ont été rejetées par la caisse et le motif de ce rejet. Date envoi PS : C est la date à laquelle, le professionnel de santé a télétransmis ce lot au CPO. Date envoi CPO : C est la date à la quelle le CPO à transmis votre lot à la caisse. Date retour : C est la date de réception, par le CPO, du retour de règlement effectué par l organisme. Si vous survolez cette date avec votre souris, le montant et le n du retour apparaissent. Montant rapproché : C est la somme qui a été virée en rapport avec ce lot. Si vous cliquez sur cette valeur, une fenêtre apparaîtra pour vous indiquez dans quel virement global cette somme se trouve. : Si vous cliquez sur le O comme Oui de Rapproché autres lots, vous obtiendrez la liste des autres lots composant le virement global. Reste dû : Lorsque que lot n est pas réglé par l organisme, ou s il est réglé partiellement le reste dû apparait dans cette colonne. Si vous cliquez sur cette somme une fenêtre apparaîtra pour vous indiquez la ou les factures non réglées ou réglées partiellement. Page 22 CPO
Solde par organisme Descriptif : Ce module vous permet de visualiser, de façon synthétique, l état des paiements pour une période, lot par lot, pour un organisme donné. Cela vous permet de retrouver les factures impayées, les paiements partiels, ainsi que les trop perçus. Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Solde par organisme]. 3. Sélectionner une plage temporelle. 4. Cliquer sur le bouton [Rechercher]. CPO Page 23
5. Sélectionner Lots : [Non soldés]. 6. Cliquer sur le bouton [Go] Informations disponibles : Vous obtenez la liste des lots pour lesquels le reste dû est différent du montant demandé, soit parce que l organisme n a pas effectué de retour, soit il n a pas effectué de virement soit parce qu il existe une différence entre le montant demandé et le montant perçu. Code organisme : Code de l organisme auquel vous avez demandé le paiement du lot. Désignation organisme : Nom de l organisme auquel vous avez demandé le paiement du lot. Page 24 CPO
Numéro du lot : Numéro de lot contenant les factures posant problème. Date d envoi à l organisme : Date de l envoi des factures à l organisme. Reste DU : Montant restant à devoir pour ce lot, ou trop perçu s il est négatif. Factures impayées : Soit les factures sont impayées (absence de retour de la part de la caisse) et vous avez un O comme Oui qui apparait dans la colonne, vous pouvez cliquez sur ce O pour obtenir le détail des factures impayées (elles peuvent avoir fait l objet d un retour papier ou avoir eu un virement sans retour). Soit les factures possèdent un retour mais ne sont pas rapprochées, s affiche alors Non rapproché ou N s il existe une différence entre le retour et le virement. Récapitulatif Descriptif : Cette commande vous donne un récapitulatif des soldes par organisme, depuis le date de votre premier virement reçu dans le cadre du rapprochement bancaire jusqu au jour de l exécution de la demande. Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Solde par organisme]. 3. Cliquer sur le bouton [Récapitulatif]. Informations disponibles : Code : Code de l organisme. Désignation : Nom de l organisme. CPO Page 25
Reste DU : Représente le total dû par la caisse le jour de la demande, ce total inclus les lots les plus récents demandés et qui n ont pas encore de retour. Cette commande classe les organismes par ordre croissant du Reste DU. Encours caisse Descriptif : Cette commande permet d afficher la liste, mois par mois, de l encours global mensuel. Cette fonction vous aidera à faire votre bilan et à comparer l encours de votre logiciel (correspondant aux retours des caisses) avec l encours bancaire (correspondant aux virements des caisses). Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Solde par organisme]. 3. Cliquer sur le bouton [Encours caisses]. 4. Sélectionner une plage temporelle. 5. Cliquer sur le bouton [Rechercher]. Informations disponibles : Période : Correspond au mois de l encours. Mt facturé : C est le montant total des factures tiers-payant envoyées aux caisses. Mt rapproché : C est le montant total des factures du mois, rapprochées d un virement des organismes, parvenu avant le dernier jour du mois. Virements rapprochés : Correspond au total des virements rapprochés au cours du mois, qu ils correspondent ou non à une facture du mois. Virements non rapprochés : C est le total des virements non rapprochés pour le mois en cours. En cours : Correspond au total des factures sans virements à la fin du mois. Page 26 CPO
Solde bilan global Descriptif : Avec cette fonction vous obtiendrez le total des factures tiers-payant, le total des virements rapprochés, le total des virements non rapprochés et le solde, pour la période sélectionnée Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Solde par organisme]. 3. Cliquer sur le bouton [Solde bilan global]. 4. Sélectionner une plage temporelle. 5. Cliquer sur le bouton [Rechercher]. Informations disponibles : Total facturé : Correspond au montant total des factures pour la période sélectionnée. Mt virements rapprochés : C est le montant des virements rapprochés pour la période sélectionnée. Mt virements non rapprochés : C est le total des virements non rapprochés pour.la période sélectionnée. Solde : Corresponde à la différence entre le Total facturé moins Mt virements rapprochés et Mt virements non rapprochés. 6. Cliquer sur le bouton [Détail]. Informations disponibles : Période : Correspond au mois dans la période sélectionnée CPO Page 27
Total facturé : Correspond au montant total des factures pour le mois de la période sélectionnée. Mt virements rapprochés : C est le montant des virements rapprochés pour le mois de la période sélectionnée. Mt virements non rapprochés : C est le total des virements non rapprochés pour le mois de la période sélectionnée. Solde : Corresponde à la différence entre le Total facturé moins Mt virements rapprochés et Mt virements non rapprochés pour le mois. Page 28 CPO
Retours Descriptif : Un certain nombre de factures ne font pas l objet de retour informatique de la part des organismes sociaux et entraînent de ce fait des virements non rapprochés. L organisme envoie alors un décompte papier. Pratiquement, le professionnel de santé annule ces retours sur son informatique pour éviter de générer des réclamations non justifiées. Cette procédure de saisie des retours de règlements permet, d une part, de solder la facture dans l informatique du professionnel de santé et d autre part, de rapprocher les virements correspondants. Pratiquement, on part des virements non rapprochés d un organisme (correspondant au retour papier) et on génère un retour équivalent à celui que la caisse aurait dû fournir pour la ou les factures correspondantes à ce virement. Vous trouverez dans cette fonction, l historique des factures saisies. Ainsi que la possibilité de faire un recouvrement, soit entre un virement et plusieurs retours, soit entre un retour et plusieurs virements. Saisie des retours Descriptif : C est avec ce module que vous allez saisir les factures pour lesquelles vous n avez pas eu de retours informatiques. Pour cette saisie de retours, munissez-vous des bordereaux papier des caisses, vous trouverez sur ces bordereaux les informations permettant la saisie des retours, date et montant du virement, numéro de lot, numéro de facture, détail de la facture. Le détail de la facture vous permettra de comparer les informations de votre bordereau avec les informations de la facture que vous avez envoyée à la caisse et que nous vous proposerons de valider. Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Retours]. 3. Cliquer sur [Saisie des Retours]. La liste des virements non rapprochés, des 105 derniers jours, apparait. Il manque à cette liste les 15 derniers jours, pour empêcher la saisie prématurée de retours, les organismes pouvant vous faire parvenir certains retours après le virement. Vous pouvez sélectionner un seul organisme dans la liste déroulante [Organisme], pour faciliter votre recherche. CPO Page 29
Exemple : Vous avez reçu un bordereau papier de la CPAM de MELUN vous signalant l avis de virement de 77,16 Euros le 12/06/06, pour les factures 169237 et 169239.Il vous suffit de saisir ces 2 factures pour rapprocher le virement et générer un retour qui viendra solder ces factures dans votre informatique. 4. Sélectionner l organisme CPAM MELUN dans la liste des virements. Page 30 CPO
5. Cliquer sur le bouton [Go]. 6. Cliquer sur le O comme Oui de la ligne correspondant au virement de 77.16 du 13/06/06. (il est fréquent de trouver un ou deux jours d écart entre la date indiquée sur le bordereau et la date réel du virement). La liste des retours non rapprochés pour la CPAM de MELUN apparait, dans notre exemple nous n avons aucun retour non rapproché pour cet organisme, vérifier que vous avez bien sélection le bon virement, il se retrouve affiché en haut de la liste des retours non rapprochés. 7. Cliquer sur [Saisie de facture]. 8. Entrer le n de la première facture du bordereau 169237. 9. Cliquer sur le bouton [Go]. CPO Page 31
Informations disponibles : Date envoi PS : Date de l envoi de la facture par le professionnel de santé, à comparer avec la date du retour papier. Numéro du lot : Numéro du lot contenant la facture. Code AMO : Code de l organisme primaire. Montant AMO : Montant demandé pour cette facture à l organisme. Règlement AMO : Montant du retour informatique effectué par la caisse primaire, il faut que ce montant soit égal à zéro pour effectuer la saisie de la part primaire, si un montant est déjà inscrit dans cette colonne c est que la facture a déjà un retour. Code AMC : Code de l organisme complémentaire. Règlement AMC : Montant du retour informatique effectué par la caisse complémentaire, il faut que ce montant soit égal à zéro pour effectuer la saisie de la part complémentaire, si un montant est déjà inscrit dans cette colonne c est que la facture a déjà un retour. Saisie : Cliquer sur le O comme Oui pour effectuer la saisie de la facture. Dans notre exemple, seule la part primaire n a pas fait l objet de retour, la CPAM de MELUN, nous n avons que 12,40 Euros à valider. 10. Cliquer sur le O comme Oui de la colonne Saisie. 11. Cliquer sur le bouton [Valider]. Page 32 CPO
Si vous deviez saisir la part complémentaire, choisissez Complémentaire dans le menu [Règlement part], avant de valider, si la facture est une facture part primaire et part complémentaire associées, gardez Primaire dans le menu [Règlement part], les deux parts seront validées. Un message de confirmation de mise à jour s affiche, si vous n avez plus de facture à saisir pour ce virement cliquez [Quitter], sinon saisissez le numéro de la facture suivante dans la zone de saisie N facture Dans notre exemple il nous reste à saisir la facture numéro169239 12. Entrer le n de la deuxième facture du bordereau 169239. 13. Cliquer sur le bouton [Go]. CPO Page 33
14. Cliquer sur le O comme Oui de la colonne Saisie. 15. Cliquer sur le bouton [Valider]. 16. Cliquer sur le bouton [Quitter]. Nous avons terminé la saisie des deux factures 169237 et 169239 de 12.40 Euros et de 64.76 Euros, vérifiez que la saisie à bien été effectuée, pour cela sélectionnez à nouveau les virements de la CPAM de MELUN, dans la colonne Retour, le O comme oui est remplacé par le montant total des factures que vous venez de saisir, soit : 77,16. Page 34 CPO
Ce virement sera rapproché lors du prochain traitement et un retour pour ces deux factures a été généré, vous le recevrez lors de votre prochaine transmission d envoi de vos factures ou de réception de vos retours. CPO Page 35
Historique des retours Descriptif : Cette commande vous permet de vérifier la saisie de vos factures. Si vous ne savez plus si vous ou une autre personne a déjà saisi un retour papier, vous pouvez consulter l historique des factures saisies, vous retrouverez ainsi tous les retours que vous avez générés. Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Retours]. 3. Cliquer sur [Historique des saisies]. Informations disponibles : Créé le : Date de saisie de la facture. Organisme : Code de l organisme primaire ou complémentaire. Type : Correspond au type des codes retours des caisses : 11 : retour positif pour le régime obligatoire. 12 : retour positif pour le régime complémentaire. 13 : retour positif pour le régime obligatoire et complémentaire. Lot : Numéro du lot de la facture. Facture : Numéro de la facture. Date facture : Date d envoi de la facture par le PS. 4. Cliquer sur le numéro de la facture pour en visualiser le détail. Page 36 CPO
5. Cliquer sur le bouton [Quitter]. Vous retrouvez dans cet écran tous les détails de la facture telle que vous l avez envoyée : Informations disponibles : Organisme : Code de l organisme primaire ou complémentaire 01771 CPAM Melun. Type : Correspond au type des codes retours des caisses : 11 : retour positif pour le régime obligatoire. 12 : retour positif pour le régime complémentaire. 13 : retour positif pour le régime obligatoire et complémentaire. Lot : Numéro du lot de la facture. Facture : Numéro de la facture. Date facture : Date d envoi de la facture par le PS. Date comptable : Date d enregistrement de la facture. Mt AMO demandé : Montant demandé à l organisme primaire. Mt AMO réglé : Montant du retour saisie. Mt AMC demandé : Montant demandé à l organisme complémentaire. Mt AMC réglé : Montant du retour saisie. N sécurité sociale : Numéro de sécurité sociale de l assuré Traité : N comme Non si le rapprochement n est pas encore effectué, O comme Oui si le rapprochement est effectué Virement : Intitulé du virement CPO Page 37
Recouvrements Descriptif : Cette fonction vous permet d associer un virement à plusieurs retour, ou un retour à plusieurs virements, certains organismes possèdent un seul intitulé de virement mais plusieurs centre payeur pouvant effectuer les retours, il se trouve donc que certain retours doivent être cumulés pour arriver au total du virement. Associer un virement à plusieurs retours Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Retours]. 3. Cliquer sur [Recouvrements]. 4. Cliquer sur le bouton [Recouvrements] de la ligne «Associer un virement à plusieurs retours». Exemple : La MGEN effectue ces paiements avec un seul intitulé de virement VIR MGEN FR, par contre chaque centre payeur MGEN effectue son retour séparément, ainsi que les complémentaires associées. La MGEN vous verse un virement le 26 juin 2006 de 764,89 et vous adresse 3 retours le 21 juin 2006, un de 8,19 pour la complémentaire MGEN de l Ain (75044075-MGEN011), un de 11.02 pour la complémentaire MGEN de l Ain (75044075-MGEN351), un de 745,68 pour la primaire MGEN de Rennes (913510506), la somme de retour 745.68+11.02+8.19 donne le montant du virement, vous allez pouvoir rapproché ces 3 retours du virement, la MGEN est un organisme qui règle à la journée comptable (voir la commande Virements/organismes), vous ne pouvez sommer que des retours d une même journée pour cet organisme. 5. Sélectionner l organisme MGEN dans la liste des organismes 6. Cliquer sur le bouton [Go]. Page 38 CPO
7. Cliquer sur le O comme Oui de la ligne du 26/06/06 de 764.89, pour afficher la liste des retours non rapprochés de la MGEN. CPO Page 39
8. Cocher les 3 retours du 21/06/06, le Montant de la sélection s affiche en bas. 9. Cliquer sur le bouton [Rapprochement] pour confirmer. Un message de confirmation s affiche, le rapprochement a été effectué, toutes les factures correspondant sont désormais rapprochées et le virement disparait de la liste de virements non rapprochés. Cliquer sur le bouton [Retour], pour quitter la saisie. Page 40 CPO
Cumul virement Descriptif : Cette commande vous permet de cumuler plusieurs virements, pour ensuite les associer à plusieurs retours. Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Retours]. 3. Cliquer sur [Recouvrements]. 4. Cliquer sur le bouton [Recouvrements] de la ligne «Associer un virement à plusieurs retours». 5. Cliquer sur le bouton [Cumul virement]. Exemple : La MGPTT effectue ces paiements avec un seul intitulé de virement VIR MUTUELLE GENERAL, par contre chaque centre payeur MGPTT effectue son retour séparément, ainsi que les complémentaires associées. La MGPTT vous verse quatre virements le 23 août 2006 de 564,07 de 5,64 de 135,22 et de 10,47, soit un total de 715.40. Le 19 août la MGPTT effectuait deux retours un de 699.29 de la MG Saint Nazaire et un de 16.11 de la MG Paris, pour un total de 715.40, il faut donc, dans un premier temps cumuler les quatre virments du 23 août, puis faire un recouvrement avec les deux retours du 19 août. CPO Page 41
6. Sélectionner l organisme VIR MUTUELLE GENERAL. 7. Cliquer sur le bouton [Go]. 8. Cocher les quatre virements du 23/08/06, le montant de la sélection s affiche. 9. Cliquer sur le bouton [Cumuler]. 10. Cliquer sur le bouton [Quitter]. 11. Cliquer sur le bouton [Recouvrement] pour revenir à l étape précédente. 12. Sélectionner VIR MUTUELLE GENERAL. 13. Cliquer sur le bouton [Go]. Page 42 CPO
14. Cliquer sur le O comme Oui de la ligne du virement de 715,40. 15. Cocher les deux retours du 19/08/06, le montant de la sélection s affiche. 16. Cliquer sur le bouton [Rapprochement]. CPO Page 43
Un message de confirmation s affiche, le rapprochement a été effectué, toutes les factures correspondant sont désormais rapprochées et les virements disparaissent de la liste de virements non rapprochés. Cliquer sur le bouton [Retour], pour quitter la saisie. Associer un retour à plusieurs Virements Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Retours]. 3. Cliquer sur [Recouvrements]. 4. Cliquer sur le bouton [Recouvrements] de la ligne Associer un retour à plusieurs virements. Exemple : La GMC (Garantie Médicale et Chirurgicale 75949776), effectue quatre virements le 06/09/06 de 51,63, un de 68,59, un de 17,06 et un de 3,11, et un seul retour le 31/08/06 de 120,22, qui correspond à seulement deux des virements celui de 51.63 et celui de 68,59. Les deux autres correspondent à un retour du 1 septembre 2006 de 20,17. Seul un recouvrement manuel peut régler ce problème. 5. Sélectionner l organisme GMC dans la liste des organismes 6. Cliquer sur le bouton [Go]. Page 44 CPO
7. Cliquer sur le O comme Oui de la ligne du 31/08/06 de 120,22, pour afficher la liste des virements non rapprochés de la GMC. 8. Cocher les 2 virements du 06/09/06 de 51,63 et 68,59, le montant de la sélection s affiche. CPO Page 45
9. Cliquer sur le bouton [Rapprochement], pour confirmer. Un message de confirmation s affiche, le rapprochement a été effectué, toutes les factures correspondant sont désormais rapprochées. Effectuez la même opération pour le retour de 20,17 Page 46 CPO
Impression bordereau Le bordereau est la synthèse du rapprochement bancaire il permet de se concentrer sur ses seules anomalies. Vous recevrez tous les 15 du mois, le bordereau de synthèse du mois précédent. Bordereau de synthèse : La zone statistique : Vous y retrouverez tous vos chiffres du mois au travers de deux parties. Un premier intitulé lots émis vous récapitule tous vos envois faits dans le mois : leurs nombres, leurs montants. Un deuxième intitulé virement reçu vous donne des informations générales sur les virements qui sont parvenus sur votre compte au cours du mois : leurs nombres, leur somme totale, le pourcentage en nombre et en valeur de ceux qui ont été rapprochés. La zone virement : Vous y retrouverez la partie virements non rapprochés, faisant le récapitulatif des virements qui n'ont pas été rapprochés à un paiement. Sur chacune de ces lignes sont précisées la provenance et la valeur de ces virements. Une deuxième partie qui s intitule virements d'origine inconnue. Vous y trouverez des virements dont l intitulé ne correspond à aucune caisse connue : par exemple des organismes gérant des accidents du travail ou des factures émises pour des maisons de retraite, ou encore des tutelles. Une troisième partie Organis. Sans virement. Vous trouverez dans cette rubrique la liste des organismes n ayant pas effectué de virements, il est important de vérifier chaque mois cette liste et de contacter rapidement les organismes pour lesquels il y a un retour de règlement des factures. En première colonne, s affiche le code organisme, en deuxième colonne le nom de l organisme sans virement, et en dernière colonne le nombre de factures concernées / (barre de fraction) montant global des factures dans notre exemple la CPAM de Nice n a pas effectuée de virement pour 1 facture d un montant de 5,98 Euros. Sur le site vous trouverez deux autres types de bordereau : Accès : 1. Ouvrir le menu [Rapprochement Bancaire]. 2. Sélectionner [Impression bordereau]. CPO Page 47
Bordereau d absences de retours Ce bordereau comporte les mêmes données que le bordereau de synthèse mais s ajoute en plus : La zone récapitulative par organisme : Pour chaque organisme une synthèse des mouvements est proposée, rappelant le nombre de factures émises, leur montant et les anomalies. A titre indicatif, une ligne de compensation est proposée son aspect est le suivant : Factures: xx Montant: xx Vire.: xx Rejet: 0.00 Solde: 0.00 Ces différents type s de problèmes sont au nombre de quatre : L absence de retour : Cela signifie que l organisme n a pas émis de retour électronique de règlement pour la facture que vous avez envoyée. Il s agit sans doute d une facture qui a fait l objet d un retour manuel que vous n avez pas saisi sur le module de saisie des retours : vérifier s il existe un retour papier et consulter la liste des retours saisis. Retour sans aller : Il s agit vraisemblablement d une erreur de saisie de numéro de facture lors d une saisie manuelle au niveau de l organisme. Absence de virement : Vous avez bien reçu le retour de la caisse mais le virement n a pas été fait sur votre compte. Plusieurs possibilités : Soit le virement n est pas encore effectué (vérifier les délais de règlement habituels de cette caisse), soit le virement ne correspond pas au retour annoncé. Bordereau complet Ce bordereau comporte les mêmes données que le bordereau de d absences de retours mais s ajoute en plus : Tous les organismes pour lesquels vous avez transmis des factures pour le mois sélectionné. Page 48 CPO