APLON FRANCE COMPTABILITÉ COMPTABILITÉ CLOEE

APLON FRANCE COMPTABILITÉ COMPTABILITÉ CLOEE

SOMMAIRE N de pages I Paramétrage général... 1 Plan comptable... 1 Les journaux... 3 Les lots d écritures... 5 Natures... 6 Compteurs de pièces... 6 II Les tiers... 7 Le paramétrage des tables... 7 Les fiches de tiers... 7 III Intégration de fichiers... 10 Intégration des familles / Ecritures CLOEE... 10 Intégration des paies... 12 IV Saisir... 13 Généralités... 13 Saisie des écritures... 14 Enregistrement des écritures... 16 Modification des écritures... 16 Extourne des écritures... 17 V L analytique... 18 Paramétrage des axes... 18 Paramétrage des centres... 19 Modification du plan comptable... 20 Paramétrage des affectations... 20 Les clés de répartition... 21 Saisie... 22 Modifications... 22 Les éditions... 23 Les graphiques... 23 VI Consultation... 24 VII Editions... 25 VIII Recherche... 27 IX Faciliter votre saisie... 28 Les comptes de contrepartie... 28 Les comptes privilégiés... 28 Les schémas de saisie... 28 Les libellés automatiques... 30 Les libellés courts... 30 La saisie des réglements... 31 Les icônes de la barre d outils... 32

X Astuces... 33 Personnalisation de la barre d outils... 33 Personnalisation des écrans... 34 Aide en ligne... 34 XI Le lettrage. 35 Paramétrage... 35 Le lettrage automatique... 36 Le lettrage manuel... 37 Le délettrage manuel... 37 XII Le rapprochement bancaire. 38 Paramétrage... 38 Le rapprochement global... 38 Suppression... 39 Le rapprochement manuel... 39 Edition du rapprochement... 40 XIII Clôturer son exercice... 41 Vérification de la comptabilité... 41 Vérification des fichiers... 42 Edition de tous les états... 43 Clôture définitive... 43 Editions après clôture... 44 XIV Utilisateurs Sage 46 XV Questions courantes.. 48 XVI Re-calcul des Cumuls 50 XVII Dépannage structurel des fichiers... 52 XVIII Dépannage du dossier comptable 53

Paramétrage Général PLAN COMPTABLE Menu : Paramétrage/comptes. Le logiciel traite 3 types de comptes : les comptes généraux, les comptes collectifs qui regroupent les comptes de tiers, les comptes auxiliaires ou comptes de tiers. Pour imprimer le plan comptable, cliquez sur le bouton «Imprimer» qui se trouve en bas de l écran. Si ce dernier est grisé déplacez-vous sur un autre compte. N oubliez pas de décocher compte auxiliaire avant de lancer l impression pour éviter d avoir tous les tiers dans la liste éditée. CREATION Les comptes de familles ne sont pas à créer dans la comptabilité mais dans le logiciel CLOEE. Les comptes de tiers sont à créer dans le menu TIERS (Cf LES TIERS). Numéro Il s agit du n de compte utilisé lors de la saisie. Il est automatiquement repris dans COMPTE GENERAL (sauf pour les comptes auxiliaires). Libellé court Compte général Cf FACILITER VOTRE SAISIE Cette zone propose par défaut le NUMERO de compte. Pour les comptes auxiliaires (tiers), on retrouvera le compte collectif qui leur est propre (ex : 401000 pour les fournisseurs). Il est donc obligatoire de créer les comptes collectifs avant les comptes auxiliaires. Les comptes de tiers sont créés dans le menu TIERS (Cf LES TIERS). Nature de compte Indiquez la nature analytique du compte et ceci uniquement pour les compte 6 et 7. Pour plus de renseignements sur la gestion analytique, reportez-vous au chapitre ANALYTIQUE. Compte collectif Compte lettrable Cette option est disponible seulement si le compte est numérique et qu il est rattaché à lui-même, qu il est non lettrable, non centralisable et non rapprochable. Il sera utilisé comme compte de rattachement pour les comptes auxiliaires. Il sera impossible de passer des écritures sur ce compte. Il est proposé par défaut pour les comptes de tiers. Si un compte est lettrable, le détail des écritures non lettrées justifiant son solde est conservé indéfiniment même après un compactage des écritures. 1

Paramétrage Général Compte centralisé Cpte rapprochable Compte ouvert Immobilisations Autres Mode de règlt Cal. de l échéance Ne pas cocher cette zone. Cette zone est à cocher si vous voulez suivre en rapprochement vos comptes de trésorerie. Si un compte est suivi en rapprochement, le détail des écritures non pointées est conservé indéfiniment, même après un compactage des écritures. Cette zone permet de bloquer ou de débloquer un compte à la saisie. En cochant cette zone, vous pourrez récupérer chaque écriture de ce compte à partir du logiciel d immobilisations Cette zone est à cocher dans tous les autres cas. Le mode de règlement venant de la fiche tiers reportez-vous au chapitre LES TIERS. Le calcul de l échéance se gère dans la fiche tiers reportez-vous au chapitre VIREMENTS FOURNISSEURS. ONGLETS Analytique Devise/Groupe Extension Renseignez les axes analytiques utilisés pour ce compte comptable. Si vous respectez le plan comptable de l enseignement, ces derniers seront cochés automatiquement grâce aux profils de compte. Pour plus de renseignements sur la gestion analytique, reportez vous au chapitre ANALYTIQUE. Ne pas toucher à cet onglet. Indiquez les centres analytiques utilisés pour ce compte comptable. Si en saisie vous devez en utiliser plusieurs, indiquez le centre qui s affichera par défaut. Pour plus de renseignements sur la gestion analytique, reportez vous au chapitre ANALYTIQUE. 2

Paramétrage Général MODIFICATION Après la modification de l un de ces options (lettrage, rapprochement, analytique) sur un ou plusieurs comptes comptables, vous devez impérativement lancer une correction de l historique des fichiers. 1- Fichier/maintenance/Vérifier les écritures /Comptabilité générale. Cliquez 2 fois sur le bouton OK. Ne touchez pas à la zone «Type d écritures». Ce dernier éditera toutes les écritures modifiées. Il est conseillé de cocher l option imprimer dans un fichier afin d éviter un gaspillage important de papier. 2- Fichier/Maintenance/Recalculer les cumuls. Modifiez la fourchette de dates qui vous est proposée afin qu elle couvre toute la période à traiter (vous pouvez en profiter pour vérifier l exercice suivant en même temps). Laissez les zones précédentes avec les fourchettes «.» à «zzzzz». Cliquez 2 fois sur OK afin de voir défiler vos comptes. SUPPRESSION VOUS DEVEZ ATTENDRE 2 CLÔTURES COMPTABLES AVANT DE POUVOIR DETRUIRE UN COMPTE COMPTABLE. Vous pouvez néanmoins les bloquer en décochant la case OUVERT qui se trouve dans l onglet PARAMETRAGE. LES JOURNAUX Menu : Paramétrage/Journaux. Ecriture centralisable Cpte de contrepartie Sens Format d édition Ne pas cocher cette zone. Cette option est utilisable pour les journaux de trésorerie (le compte de contrepartie étant toujours le même). Un bouton CONTREPARTIE vous sera alors proposée en saisie. Indiquez le sens privilégié de l écriture de solde du compte de contrepartie. Ne pas modifier 3

Paramétrage Général ONGLETS Détail Cette fonction permet de visualiser l ensemble des écritures passées dans le journal. Totaux Interdire Privilégier Cette fonction permet de visualiser les montants cumulés mensuels, créditeurs et débiteurs, des écritures passées dans le journal. Vous pouvez aussi voir son évolution sur un graphique. Cette fonction permet de définir des comptes que vous souhaitez interdire à la saisie dans le journal. Cf FACILITER VOTRE SAISIE. 4

Paramétrage Général LES LOTS D ECRITURES Menu : Paramétrage/Outils de saisie/lots d écritures. Ils permettent de saisir les écritures par type (ex : achats, ventes ), par jour et par opérateur, ce qui va permettre à plusieurs utilisateurs de saisir sur un même journal en même temps. CREATION Code/libellé Saisissez un code (non numérique) et un libellé le plus explicite possible. Type Écritures Il s agit d écritures définitives qui ne pourront être modifiées. Elles pourront être saisies dans le menu SAISIE/SAISIE PAR LOT. Temporaires Il s agit d écritures qui pourront être modifiées. Elles pourront être saisies dans le menu SAISIE/ECR. TEMPORAIRES/SAISIR. Inventaire OD ana. Ne pas cochez cette zone. Le journal sera alors réservé aux OD analytiques. La saisie s effectuera dans le menu SAISIE/OD ANA./SAISIR. Comptabilisé / Solde Calcul auto. du solde Format de saisie Ne pas décochez cette zone. Cette case permet d afficher sur chaque nouvelle ligne de saisie la contrepartie des écritures. Effacer le nom affiché par défaut par le logiciel. SUPPRESSION AUCUNE DESTRUCTION NE DOIT ETRE FAITE SANS L AVIS DE VOTRE CENTRE. 5

Paramétrage Général NATURES Menu : Paramétrage/Tables. Ne pas toucher aux autres onglets. Cette information qui vous est demandée, lors de la saisie, représente le type de l écriture (ex : FACTURE, AVOIR, REGLEMENTS ). Cette information pourra aussi vous servir pour trier ou sélectionner les écritures d un ou plusieurs comptes comptables. Des natures sont pré-paramétrées mais vous pouvez en ajouter. Code/libellé Libellé auto. Ils vous permettent d identifier la nature lors de votre saisie. Il vous est donc conseillé d être le plus descriptif possible (ex : FAC = FACTURE). Cf FACILITER VOTRE SAISIE. COMPTEURS DE PIECES Menu : Paramétrage/Tables. Ne pas toucher aux autres onglets. Les numéros de pièces sont très importants. Ils ont à la fois un intérêt comptable (vérification et suivi des factures ) et technique. La création de compteurs de pièces n est pas obligatoire. Dans ce cas vous devrez, lors de chaque écritures, saisir vous même un numéro. Il est fortement conseillé de gérer des numéros de pièces sur toutes les écritures. Pour cette raison nous vous recommandons de créer des compteurs sur tous les journaux où vous ne gérez pas vous même les codes. En effet, la création de compteurs vous permettra d automatiser cette zone de votre saisie afin que vous n ayez plus qu à tabuler dessus. Code/libellé Compteur Indiquez le MEME code que le journal (Ex : Journal d achats = ACH Compteur de pièce = ACH). Indiquez la valeur initiale du compteur. Indiquez le code du journal en début de compteur (ex : ACH000000). 6

Les Tiers LE PARAMÉTRAGE DES TABLES Menu : Tiers/Paramétrage/Paramétrage des tables. Ce paramétrage n est, en principe, pas à faire mais vous aurez peut être l occasion d y retourner pour modifier ou pour ajouter de nouveaux codes. Vous y trouverez principalement : le paramétrage des banques clients pour les prélèvements et fournisseurs pour les virements, les modes de règlement (où l on doit retrouver tous les modes existant en secrétariat), les codes métiers et représentants qui normalement ne sont pas gérés mais qui peuvent vous servir à personnaliser vos fiches. Dans tous les cas, sauf pour le paramétrage des banques, vous ne devez remplir que les zones CODE et LIBELLE. LES FICHES DE TIERS Dans ce logiciel, il existe 2 grandes familles de tiers : les clients et les fournisseurs. La notion de type de tiers, connu sous la version PROGRESS, n a plus cours ici mais nous la retrouverons lors de la création des fiches clients et fournisseurs. Suivant le tiers que vous souhaitez modifier, vous devrez aller dans le menu : Tiers/Comptes tiers/ Gérer les clients ou les fournisseurs. CREATION Aucun tiers ne devant être créé dans le plan comptable, vous devrez obligatoirement passer par le menu Tiers. Les comptes de familles ne sont pas à créer dans la comptabilité mais dans le logiciel CLOEE. 7

Les Tiers Cliquez sur le bouton CREER, 1 - Saisissez le code du tiers en faisant attention aux MAJUSCULES/MINUSCULES. Devant le code, indiquez le type du tiers (ex : FA pour les familles, FR pour les fournisseurs, EN pour les enseignants..). Celui-ci permettra à la fois d identifier et de regrouper les tiers en fonction de leur nature. Pour que la base reste cohérente, saisissez le type en MAJUSCULE, 2 - Indiquez son nom ou le début de son nom dans la zone LIBELLE COURT (Cf FACILITER VOTRE SAISIE), 3 - Ressaisissez son code dans la zone COMPTE COMPTABLE. Faites bien attention à ce que la zone CODE = COMPTE COMPTABLE, 4 - Le logiciel vous ouvre le compte comptable du tiers. 5 - Saisissez son nom dans le libellé. 6 - Validez ou modifiez la zone qui correspond au compte de regroupement de ce type de tiers : «COMPTE GENERAL». Attention, par défaut l ordinateur indique 411000 pour les clients et 401000 pour les fournisseurs. 7 - Validez la création du compte comptable par le bouton OK. 8 - Renseignez les autres zones de la fiche du tiers ou cliquez sur OK pour valider la création de la fiche. MODIFICATION Attention, toutes les modifications ne seront pas acceptées dans les fiches. Toutes les zones avant le NOM ne sont modifiables que dans le plan comptable. Pour rechercher un tiers vous pouvez utiliser : son code, si vous le connaissez, les flèches qui se trouvent en haut de votre écran, le bouton LISTE qui vous donne accès à une recherche sur d autres critères que le code. Sélectionnez le critère de recherche et saisissez les première lettres du nom dans la zone DEPUIS, avant de tabuler (attention aux majuscules /minuscules). Cliquez sur le nom recherché et validez par la touche ENTREE. DESTRUCTION Ne pas détruire les fiches de tiers sans leur compte. Pour plus de renseignements reportez-vous à la destruction des comptes ou au chapitre XI Suppression des tiers de la documentation des Etats Aplon. 8

Les Tiers DUPLICATION La duplication d un tiers peut vous être utile pour recréer une fiche dont seul le numéro de COMPTE est différent (ex : une famille FA01 quitte l établissement en vous devant de l argent et vous voulez recréer sa fiche dans les familles douteuses FD01 : compte 416000). Pour cela vous avez à votre disposition le bouton DUPLIQUER. 1 - Placez-vous sur la fiche à dupliquer, 2 - Cliquez sur le bouton DUPLIQUER et répondez OK à CLIENT A DUPLIQUER, 3 - Modifiez le CODE du tiers (ex : FA01 devient FD01), ainsi que son COMPTE COMPTABLE, 4 - Le logiciel vous ouvre alors le compte comptable. 5 - Saisissez son nom dans le libellé. 6 - Validez ou modifiez la zone qui correspond au compte de regroupement de ce type de tiers «COMPTE GENERAL». Attention, par défaut l ordinateur indique 411000 pour les clients et 401000 pour les fournisseurs. 7 - Validez la création du compte comptable par le bouton OK, 8 - Renseignez les autres zones de la fiche du tiers ou cliquez sur OK pour valider la création de la fiche. 9

Intégration des Fichiers Comme vous le savez déjà, le logiciel de comptabilité n est pas un produit APLON mais un produit SAGE. Il n y a donc, pour l instant, aucune possibilité de lire ou d écrire directement dans ce logiciel. Nous passons donc par l intermédiaire de fichiers qui seront presque tous enregistrés dans le répertoire APLTMP. Ces manipulations n étant pas évidentes pour tout le monde, nous les avons simplifiées au maximum. INTÉGRATION DES FAMILLES & ECRITURES CLOEE 1- Faites une sauvegarde de votre comptabilité et de CLOEE, 2- Dans CLOEE : Allez dans le menu Comptabilité/Mise à jour des payeurs en comptabilité, Allez dans le menu Comptabilité/Transfert en comptabilité ou transfert des OD, 3- En comptabilité SAGE : Allez dans le menu Outils/Intégrer les familles et les enseignants, Ces paramètres sont affichés automatiquement. Il vous suffit de vérifier que tout est à sa place. Le chemin du fichier est : c :\apltmp\tieadm.txt. Validez par OK, Répondez OK pour l impression du résumé du traitement lancé. Allez dans le menu Outils/Intégrer des écritures définitives/écritures VB, Ces paramètres sont affichés automatiquement. Il vous suffit de vérifier que tout est à sa place. 10

Intégration des Fichiers Intégrations de fichiers cliquez sur OK pour lancer l intégration, l ordinateur éditera un résumé qui sera à contrôler (toutes écritures posant un quelconque problème ne sera pas intégrée par principe de sécurité ). Ces manipulations n étant pas évidentes pour tout le monde, nous les avons simplifiées au maximum. 11

Intégration des Fichiers INTÉGRATION DES PAIES 1 - Faites une sauvegarde de la comptabilité, 2 - Allez dans le menu Outils/Intégrer des écritures définitives/paie, Ces paramètres sont affichés automatiquement. Il vous suffit de vérifier que tout est à sa place. Pour la paie progress le chemin est \apl\e1\tmp au lieu de \apltmp (pour la paie VB). 3 - cliquez sur OK pour lancer l intégration, 4 - comme pour les factures, l ordinateur édite un résumé qui est à contrôler. S il existe des anomalies sur le fichier, elles seront détaillées sur le résumé de traitement. Il vous faudra alors : Vérifier le REGISTRE DU SECTORIEL, Corriger le ou les problème(s), Relancer le calcul et l édition des états de paie, Refaire un transfert de l écriture comptable (si vous avez la paie VB), Repartir de l étape 1. 12

Saisir GENERALITES Il existe plusieurs modes de saisie. Il est donc important de voir leurs avantages et leurs inconvénients afin de choisir le module qui vous convient le mieux. La saisie par lot Les lots permettent de saisir à plusieurs sur un même journal et sur une même période (ex : si on est plusieurs à saisir dans le service, je pourrai identifier mes écritures en entrant en saisie avec le lot qui porte mon prénom LAURENT). Ce module permet d enregistrer, en fonction du menu choisi, des écritures validées (Définitives), non validées (Temporaire) et des écritures analytiques (ODA). Cela peut aussi, par exemple, faciliter la recherche des écritures (ex : je veux vérifier, modifier ou éditer les écritures que vient de passer le comptable sous le lot LAURENT). La saisie par lot est limitée à 99 lignes de saisie. La saisie par journal Cette saisie ne permet pas de manipulations multi-utilisateurs. Ce module permet d enregistrer des écritures dites «définitives» ou validées. La saisie par journal est limitée à 999 lignes de saisie. Elle propose la liste des journaux et des périodes sur lesquels vous pouvez saisir des écritures. Ce module permet également d afficher, de modifier et/ou de rechercher des informations dans l historique des écritures passées dans le journal et la période sélectionnée. L aide à la saisie Lorsque vous vous trouvez sur une zone de saisie, vous n êtes pas obligé d utiliser la souris pour sélectionner les données. La touche permet d avoir la liste des données accessibles. Pour la zone compte, vous disposez de divers moyens pour accélérer la saisie. La majorité d entre eux sont expliqués dans le chapitre FACILITER VOTRE SAISIE. 13

Saisir SAISIE DES ÉCRITURES La saisie par lot Menu : Saisie/Saisie par lot. Seuls les lots spécifiques aux écritures définitives sont utilisables dans ce module (Cf Paramétrage des lots). Permet de sortir ou de sauvegarder votre saisie. Permet de sortir de la saisie sans valider. Permet d insérer une ligne dans une écriture Permet de supprimer une ligne de saisie. Permet d appeler les schémas de saisie. Permet de contre-passer l écriture en cours. A utiliser pour les journaux de banque et de caisse Permet d imprimer les écritures avant leur enregistrement. Attention, les boutons SCHEMAS et CONTREPARTIE changent de définition suivant la zone de saisie où vous vous trouvez. SCHEMAS devient ECLATER (Cf ANALYTIQUE) et CONTREPARTIE devient PRIVILEGIER (Cf FACILITER VOTRE SAISIE). 14

Saisir La saisie par journaux Menu : Saisie/Saisie par journaux. Les fonctions principales étant identique à la saisie par lot, reportez-vous au chapitre précédent. Ce bouton permet, sur les écritures qui sont à l écran, de : TRIER par COMPTE/DATE/MONTANT/PIECE/NUMERO, RECHERCHER un COMPTE/DATE/MONTANT/PIECE/NUMERO, CUMULER par mois et pour un compte, les montants débit et crédit (graphique possible), DETAILLER pour un compte ses mouvements (comme consultation de compte), CUMULER pour le journal et la période, les totaux saisis et le solde. 15

Saisir ENREGISTREMENT DES ÉCRITURES Cliquez sur le bouton OK qui se trouve en bas de l écran de saisie. Enregistre en comptabilité les écritures saisies. Met en attente la saisie (équilibrée ou non). Permet de sauvegarder la saisie tout en restant dans le module de saisie. La mise en attente vous permet de sortir de la saisie d écritures même si cette dernière est non équilibrée. Attention, cette fonction ne met donc pas à jour les comptes comptables. Lorsque vous avez plusieurs lots en attente, vous pouvez enregistrer tous les lots, en un seul traitement, par le menu Saisie/Enregistrer les lots. Cette fonction est similaire à la mise à jour complète. MODIFICATION DES ÉCRITURES Cette fonction permet de modifier les écritures après leur mise à jour dans la comptabilité. Seuls les champs extra-comptables sont modifiables. Vous ne pourrez pas modifier le journal, la date, le numéro de pièce, le compte ou le montant des écritures. La limite d affichage est de 8 000 lignes d écritures. La modification des écritures peut se faire par 3 menus : Saisie/Modifier les écritures /Modification ligne à ligne (Conseillé) Sélectionnez, par des critères, les écritures à modifier puis cliquez sur AFFICHER. Cliquez sur le bouton OK pour valider les changements avant de sortir. Saisie/Saisie par journal (Option Historique cochée) Sélectionnez le journal et le mois de l écriture à modifier. Cochez la case Historique et indiquez le jour de l écriture. Exploitation/Consulter un compte ou un journal (Déconseillé) Lorsque vous constatez une erreur lors d une consultation, vous pouvez cliquer sur la ligne qui est erronée puis sur le bouton MODIFIER. Le logiciel ouvrira le module de saisie des écritures afin d apporter des corrections à l écriture. Attention, ce dernier affichera toutes les écritures ayant le même numéro de pièce. 16

Saisir EXTOURNE DES ÉCRITURES Menu : Saisie/Autres saisies/extourne automatique. Attention, n oubliez pas de sauvegarder votre dossier et d éditer les modifications pour en garder une trace et surtout pour contrôler le travail de l ordinateur. La destruction des écritures définitives étant impossible, la seule solution qui s offre à vous est l extourne des écritures. Cette fonction permet de contre-passer automatiquement des écritures à une date donnée. Il est généré des écritures d OD de même montant, sur le même journal et passées sur les mêmes comptes mais dans le sens inverse et obligatoirement à une autre date. Date Journal Nature Edit. des écritures Date de destin. Indiquez la période incluant les écritures saisies à extourner. Indiquez le journal sur lequel ont été passées les écritures à extourner. Indiquez la nature comptable des écritures. Cochez toujours cette case afin de visualiser le travail de l ordinateur. Indiquez la date à laquelle les écritures d extourne doivent être générées. Attention, vous devez obligatoirement indiquer J+1 par rapport à la zone DATE. (Ex : Vous ne pouvez pas extourner, par ce module, une écriture du 31/08 à la date du 31/08) N oubliez pas que vous pouvez vous aider de la nature d écriture EXT (extourne) afin de mieux cibler les écritures à extourner. Exemple : 1 - En modification d écriture, je mets la nature EXT à toutes les écritures qui sont à contre-passer. 2 - En extourne automatique, j indique EXT dans la zone NATURE. 17

Analytique La comptabilité analytique est un outil de traitement de l information comptable. Elle permet entre autre : de contrôler les coûts de l établissement, de responsabiliser ou de sensibiliser le personnel, d analyser les coûts de l établissement, de répondre à des obligations légales comme la loi Debré sur la justification des fonds publics et privés pour les établissements privés sous contrat. PARAMETRAGE DES AXES Menu : Fichier/Maintenance/Paramétrage analytique des comptes. C est dans ce module que vous allez ouvrir un nouvel axe analytique pour vos comptes de classes 6 et 7. Ce logiciel vous offre la possibilité de gérer jusqu à 5 axes analytiques indépendants en plus des natures. Une gestion analytique n étant efficace que si elle est exploitée à 100 %, il vous est donc conseillé de bien analyser vos besoins et de commencer avec une structure simple de 3 axes avant de vous lancer dans une structure plus complexe. Le logiciel vous permettra à tout moment de rajouter un axe. Pour traiter tous les comptes en une seule opération vous devrez : cliquer sur le bouton AFFICHER, cliquer sur le bouton TOUT ANALYTIQUE, choisir l axe analytique à ouvrir. Si le dossier comptable contient déjà des écritures sur les comptes 6 et 7, vous devrez obligatoirement faire les étapes de maintenance qui suivent. Ces dernières vous seront proposées automatiquement par l ordinateur si vous cliquez sur le bouton OUI à l enchaînement des traitements de maintenance. 1- Fichier/maintenance/Vérifier les écritures /Multi-analytique. Cette opération est à effectuer sur chacun des axes analytiques utilisés. Sélectionnez l axe à traiter (SECTEUR, GESTION, NATURE, Axe 4, Axe 5), puis cliquez sur le bouton OK. Pour éviter de gaspiller beaucoup de papier (édition de toutes les corrections), il vous est conseillé d éditer dans un fichier (Case proposée lors du choix des imprimantes). Ne touchez pas au type d écriture. 2- Fichier/Maintenance/Recalculer les cumuls. Modifiez la fourchette de dates qui vous est proposée afin qu elle couvre toute la période à traiter (vous pouvez en profiter pour vérifier l exercice suivant en même temps). Laissez les zones précédentes avec les fourchettes «.» à «zzzzz». Cliquez 2 fois sur OK. 18

Analytique 3- Fichier/Maintenance/Vérification périodique. Vous connaissez bien ce traitement car il s agit de celui que vous lancez tous les matins. Cliquez sur OK afin de lancer la vérification. Comme chaque matin, le logiciel doit vous indiquer que tout est correct. Dans le cas contraire, veuillez contacter votre centre APLON. PARAMETRAGE DES CENTRES Menu : Paramétrage/Analytique/Centres analytiques. Commencez par bien définir les différents centres de coût et de profit à l intérieur de l établissement. Lors de l implantation du logiciel, nous vous fournissons par défaut le plan analytique de l Enseignement Catholique que vous pouvez adapter à vos besoins. L axe analytique 1 porte donc la dénomination de SECTEUR, l axe 2 de SCOL./PATRIM et l axe 3 NATURE. Axe Code/libellé Responsable Nature du regroupement À l aide du combo-box, sélectionnez l axe analytique sur lequel vous souhaitez créer le ou les centres. Saisissez un code et un libellé les plus explicites possibles. Zone non obligatoire. Ne pas remplir cette zone Suivi en Qté Ne pas cocher cette case. Niveau de dévers. Laissez 00 Ouvert/fermé Détail Indique si le centre est ouvert ou fermé à la saisie. Ce bouton permet de visualiser les écritures qui ont été passées sur le centre. 19

Analytique MODIFICATION DU PLAN COMPTABLE Cf. PARAMETRAGE GENERAL. Vérifiez bien les coches dans l onglet ANALYTIQUE. Indiquez le centre se rapportant à la nature analytique du compte dans la zone NATURE DE COMPTE, ainsi que les centres à affecter par défaut dans les zones SECTEUR et GESTION de l onglet EXTENSION. PARAMETRAGE DES AFFECTATIONS L affectation des centres au plan comptable vous permettra lors de la saisie d accéder directement à ces codes. Attention, n oubliez pas de faire ces liens «comptes-centres» sur tous les axes analytiques. A tout moment, lors de l une de vos saisies, vous pourrez rajouter un lien vers un autre centre. Vous pouvez affecter les centres analytiques aux comptes comptables par deux chemins différents : PARAMETRAGE/ANALYTIQUE/CENTRES/AFFECTER Sur cet écran, vous pourrez créer ou modifier les liens entre un centre analytique et plusieurs comptes comptables. La zone COMPTE A COMPTE permet de faire la sélection. Par défaut, le logiciel propose tous les comptes de charges et de produits déclarés analytiques. Cliquez sur le bouton AFFICHER pour visualiser votre sélection. Si vous voulez affecter le centre analytique à toute la sélection, vous pouvez cliquer sur le bouton TOUT AFFECTER, sinon vous devrez faire une sélection individuelle en cliquant dans chacune des cases AFF. Le bouton SOLDE vous permettra, en cours d année, de visualiser l évolution de vos cumuls mensuels ou annuels sous forme de tableau ou de graphique. 20

Analytique PARAMETRAGE/ANALYTIQUE/AFFECTATIONS COMPTES- CENTRES Cette fonction permet d affecter à un compte un ou plusieurs centres. Sélectionnez l axe et le compte avant de cliquer sur AFFICHER. Cochez les cases AFF pour créer les liens. Pour tout sélectionner ou désélectionner, vous avez les boutons TOUS ou AUCUN qui vous sont proposés. Ce module permet aussi d affecter des clés de répartition automatique en pourcentage sur les comptes. Pour cela, affectez une valeur, à coté de chacune des coches, dans la colonne POURCENTAGE. N oubliez pas de contrôler votre saisie grâce à la zone TOTAL AFFECTE. Cette répartition en pourcentage n étant possible que pour l axe SECTEUR, vous pouvez utiliser les schémas de saisie pour créer les clés de répartition sur les autres axes (Cf FACILITER VOTRE SAISIE). Au moment de la saisie, lorsque vous vous trouverez sur la zone SECTEUR, il vous suffira de cliquer sur le bouton ECLATER. A la fin de la saisie, une fenêtre de répartition du montant s affichera afin de contrôler ou de modifier cette affectation. LES CLES DE REPARTITION Voir les explications sur le paramétrage au chapitre AFFECTATIONS COMPTES/CENTRES. Un compte ne peut avoir qu une clé de répartition mais cette dernière est modifiable, en pourcentage ou en montant, lors de la saisie. Mais lors de la saisie suivante, la clé par défaut sera représentée. Si vous avez besoin de créer plusieurs clés sur un même compte ou si vous avez besoin de créer des clés sur d autres axes que le secteur reportez-vous au chapitre FACILITER VOTRE SAISIE. 21

Analytique SAISIE Lors des saisies, vous devez obligatoirement renseigner les zones analytiques. Le 3 ème niveau analytique est réservé aux natures analytiques que vous trouvez dans le plan comptable. Ce niveau est donc renseigné automatiquement par l ordinateur. Lorsque vous voulez utiliser une clé de répartition ou répartir une charge ou un produit sur plusieurs secteurs analytiques, cliquez sur le bouton ECLATER, lorsque le curseur se trouvera dans la zone SECTEUR. A la fin de la saisie, une fenêtre de répartition s affichera afin de contrôler, de modifier ou d affecter les montants ou les pourcentages. Après la validation de la clé par le bouton OK, l ordinateur créera une ligne par affectation. Si vous avez créé des schémas de saisie pour éclater le montant des factures, cliquez sur le bouton SCHEMAS qui se trouve en bas votre écran dès le début de la saisie MODIFICATIONS ECRITURES Les zones Analytiques sont à tout moment modifiable (Cf SAISIR). OD ANALYTIQUES Menu : Saisie/OD Analytiques. Pour les options qui correspondent à la saisie, à la modification ou à la destruction des écritures, vous pouvez vous reporter au chapitre SAISIR. Cette fonction est identique au module de saisie des écritures temporaires. N oubliez pas de créer un journal pour les ODA, ainsi qu un lot d écritures spécifique. Seul le menu EXPLOITATION/ANALYTIQUE reconnaît les ODA dans ses éditions et ses consultations. Les ODA sont à tous moments modifiables ou épurables. 22

Analytique LES EDITIONS Dans plusieurs éditions (grand-livre, journaux ), vous pourrez trouver l option REGROUPEMENT ANALYTIQUE. Cette zone, lorsqu elle est cochée, permet de faire un regroupement sur une seule ligne de tout les centres analytiques qui ont la même date, le même journal et la même pièce comptable. Ex : 706100 7061 1221 GS 1000.00 706100 7061 1231 GS 1000.00 devient 706100 3000.00 706100 7061 1241 GS 1000.00 Toutes les éditions générales sont basées sur le premier axe analytique (SECTEUR). Pour toutes les autres éditions, vous devrez aller dans EXPLOITATION/ANALYTIQUE. La zone AXE permet de sélectionner le niveau d analyse. LES GRAPHIQUES Menu : Paramétrage/analytique/centres/affectation ou affectation comptes/centres. Le bouton SOLDE vous permettra, en cours d année, de visualiser l évolution des cumuls mensuels ou annuels sous forme de tableau ou de graphique. 23

Consultation Menu : Exploitation/Consulter un compte ou un Journal/Expert. Le mode expert est beaucoup plus souple (Tri, Affichage) que le simplifié. Il est donc conseillé de n utiliser que ce dernier. Permet d afficher les lignes d écritures Lors de la première consultation, il est conseillé de personnaliser l écran en déplaçant les colonnes de votre choix. Permet de modifier l écriture sélectionnée dans la consultation Permet d avoir le graphique d évolution du solde comptable Lors d une consultation multi exercice, le logiciel indique «Solde non significatif» au niveau des soldes des à nouveaux et de fin de période. 24

Editions Les critères d édition sont mémorisés d une fois sur l autre. Cela vous évite de sélectionner à chaque fois les mêmes éléments. Choix de l imprimante Aperçu avant impression Imprimante par défaut Envoi l impression Pour passer à l imprimante à la page Agrandir/ Edite la page suivante Réduire en cours Permet d éditer dans un fichier Permet de choisir une autre imprimante sur le réseau Balances Générale /Exploitation/Générale/Balance générale Auxiliaires /Exploitation/Générale/Clients ou Fournisseurs /Exploitation/Etats Aplon/balances ou Listes d alerte (Pour toutes les balances spécifiques). Pour plus de renseignements, reportez-vous à la documentation Etats Aplon. Interactive /Exploitation/Générale/Interactive /Exploitation/Analytique/Balance interactive Analytique /Exploitation/Analytique/Balance /Exploitation/Temporaire/Balance analytique Personnalisé Voir Bilan, Compte de résultat ou Budget libres Grand livre Général /Exploitation/Générale/Grand livre Temporaire Auxiliaires Analytique Déversements /Exploitation/Temporaire/Grand livre /Exploitation/Générale/Grand livre /Exploitation/Analytique/Grand livre /Exploitation/Etats Aplon//Autres éditions/grand livre des déversements Pour plus de renseignements, reportez-vous à la documentation Etats Aplon. 25

Editions Journaux Standard /Exploitation/Journaux/Standard Centralisateur /Exploitation/Journaux/Centralisateur Temporaire /Exploitation/Temporaire/Journaux Budget Libre /Exploitation/Etats Aplon/Budget/Budget libre Pour plus de renseignements, reportez-vous à la documentation Etats Aplon. Mensuel /Exploitation/Etats Aplon/Budget/Budget mensuel Pour plus de renseignements, reportez-vous à la documentation Etats Aplon. Bilan Bilan / Exploitation/Etats Aplon/Etats Financiers/Edition du bilan Pour plus de renseignements, reportez-vous à la documentation Etats Aplon. Compte de résultat /Exploitation/Etats Aplon/Etats Financiers/Edition du compte de fonctionnement Pour plus de renseignements, reportez-vous à la documentation Etats Aplon. Ratios /Exploitation/Etats Aplon/Etats Financiers/Ratios Pour plus de renseignements, reportez-vous à la documentation Etats Aplon. Graphiques /Exploitation/Etats Aplon/Etats Financiers/Graphiques Pour plus de renseignements, reportez-vous à la documentation Etats Aplon. 26

Recherche Menu : Exploitation/Recherche multicritère ou analytique/ Recherche multicritère ou Temporaire/ Recherche multicritère ou Bouton «Consulter» dans la barre d outils. En recherche multicritère/toutes écritures 1- Cochez les critères qui vont vous aider dans votre recherche. 2- Indiquez pour chacun d eux la fourchette de recherche. 3- Validez par ok pour lancer le traitement. Par le bouton «Consulter» de la barre d outils Exemple : Consulter/Comptabilité générale/ecritures 1- Sélectionnez un critère, 2- Indiquez les valeurs à rechercher dans les zone DEPUIS. Exemple : Consulter/Comptabilité générale/compte 1- Sélectionnez le tri par LIB COURT, 2- Saisissez les premières lettres du nom du tiers que vous recherchez, Cette dernière recherche est accessible depuis la saisie d écriture, lorsque vous demandez la liste des comptes par la touche. 27

Faciliter votre Saisie LES COMPTES DE CONTREPARTIE Paramétrage/Journaux Cette option est utilisable pour les journaux de trésorerie (le compte de contrepartie étant toujours le même). Lors des saisies sur un journal de banque, par exemple, vous pourrez solder chaque écriture en cliquant sur le bouton CONTREPARTIE qui se trouve au bas de l écran de saisie. LES COMPTES PRIVILEGIES Paramétrage/Journaux Cette zone permet de paramétrer jusqu à 50 comptes les plus utilisés dans ce journal. Ils seront ainsi plus facilement accessibles grâce à un bouton PRIVILEGIER lors de votre saisie. Code Libellé Coefficient Ce code alphanumérique va pouvoir être utilisé comme raccourci du compte comptable lors de la saisie (ex : EDF sera le raccourci du compte 606120). Ce libellé sera utilisé dans l édition du journal en colonne. Si vous choisissez SOLDE LA SAISIE, le montant et le sens de l écriture seront calculés pour solder la saisie en cours. Si vous choisissez LP*COEF, le montant de l écriture sera égal au montant saisi dans la ligne d écriture précédente multiplié par le coefficient indiqué dans la colonne VAL. Si vous choisissez LP/COEF, le montant de l écriture sera égal au montant saisi dans la ligne d écriture précédente divisé par le coefficient indiqué dans la colonne VAL. LES SCHEMAS DE SAISIE Paramétrage/Outils de saisie/schémas de saisie Les schémas de saisie permettent d automatiser la saisie des écritures. Vous pourrez entre autre utiliser ce module pour paramétrer des répartitions analytiques multi-axes. Un schéma contient de 1 à 20 lignes. Vous pouvez donner une valeur par défaut ou une valeur obligatoire à chacune des zones de saisie. 28

Faciliter votre Saisie Code/libellé Nbre d écritures Schéma suivant Saisissez un code et un libellé les plus explicites possibles (ex : EDF). Indiquez le nombre de lignes à pré-paramétrer. Cette zone permet d identifier le schéma suivant. Grille de saisie À chaque zone de saisie de l écriture correspond 2 colonnes : la première permet de saisir, grâce aux icônes, la valeur, la formule de calcul ou l accès à une liste, la seconde (S) permet d indiquer si la zone est modifiable en saisie d écritures (case cochée) ou si le logiciel interdit son accès (l accès à la modification ne sera alors possible qu après la fin du schéma). Cette icône permet d obtenir, en cours de saisie, la liste des éléments correspondant aux champs. Ex : si dans la zone COMPTE vous saisissez 60 suivi de l icône lors de la saisie, en cliquant dessus, vous aurez la liste des comptes comptables commençant par 60. M permet de faire référence au mois et à l année correspondant à la ligne d écriture. L permet de faire référence au libellé court du compte. Ces icônes permettent de faire référence à une valeur de la même zone d une ligne antérieure, le numéro de la ligne étant indiqué sur l icône. Ces icônes permettent des calculs dans la zone MONTANT. 29

Faciliter votre Saisie Insérer Abonner Ce bouton vous permet d insérer une ligne dans le schéma. Cf. ABONNEMENT. LES LIBELLES AUTOMATIQUES Paramétrage/Outils de saisie/schémas de saisie Ou Paramétrage/Tables/Saisie/Natures comptables En cochant la case LIBELLE AUTO. EN SAISIE vous générez, à chaque saisie ayant cette nature, un libellé automatique que vous paramétrez dans la zone LIBELLE PROPOSE EN SAISIE. Pour accéder à la nature de votre choix, il vous suffit de cliquer sur son libellé. LES LIBELLES COURTS Les libellés courts se saisissent dans le plan comptable (FT PARAMETRAGE GENERAL) ou les fiches de tiers (FT LES TIERS). Ils peuvent vous aider en saisie d écritures en les utilisant comme des raccourcis de compte (ex : EDF pour le compte 606120 électricité). En saisissant EDF dans la zone COMPTE lors de la saisie, le compte 606120 apparaîtra lorsque vous tabulerez pour passer à la zone suivante. Pour être vraiment efficace, le libellé doit être très court et simple à retenir. Il est à privilégier surtout pour les comptes régulièrement utilisés. Cette zone alphanumérique est aussi utilisée comme critère de tri et de sélection dans certaines visualisations ou éditions. Il est impossible d attribuer le même libellé court à deux comptes. 30

Faciliter votre Saisie LA SAISIE DES REGLEMENTS Ce module permet de faire 2 tâches simultanément : il lettre le règlement avec la ou les factures concernée(s), il crée l écriture de règlement. Attention, ce module ne fonctionne qu avec les comptes de tiers lettrables. Compte Saisissez le compte du tiers que vous venez de régler. Journal de règlement Tri des écritures Indiquez le journal de banque où seront passées les écritures de règlements. Permet de trier les écritures dans le compte qui se trouve à l écran. Afficher Colonne L Rechercher Sélection Régler Cliquez sur le bouton pour afficher les écritures du compte. Cochez cette case pour les montants à lettrer et à régler. Pour faciliter votre saisie, vous pouvez déplacer les colonnes du tableau avec la souris. Cette nouvelle présentation sera sauvegardée pour la prochaine saisie. Cliquez sur ce bouton pour rechercher une écriture sur un compte très mouvementé. Cliquez sur ce bouton pour rechercher les écritures sur un compte très mouvementé. Cliquez sur le bouton AFFICHER pour voir apparaître votre sélection. Ce bouton n est actif qu après avoir lettré une ou plusieurs lignes. Cliquez dessus pour passer l écriture de règlement de la ou des factures lettrée(s). Le montant de l écriture sera celui du total du lettrage. Avant de passer l écriture, l ordinateur vous présente sa saisie que vous pouvez modifier le cas échéant. Le bouton CREER permet d insérer une ligne d écriture pour les écarts de règlement, par exemple. Vous pouvez aussi détourner la fonction première du module des paiements par lettres chèques pour obtenir le même résultat plus rapidement (Cf REGLEMENTS FOURNISSEURS). 31

Faciliter votre Saisie LES ICÔNES DE LA BARRE D OUTILS Vous pouvez utiliser les icônes COUPER, COPIER, COLLER, qui se trouvent sur la barre d outils, en haut de l écran, pour accélérer la saisie ou supprimer une saisie erronée sur une zone. Il vous suffit, comme sur EXCEL, de sélectionner la zone de saisie à COUPER ou à COLLER et de se placer sur la zone choisie pour COLLER les données. Ces boutons seront actifs sur tous les tableaux où vous pourrez les utiliser. Consulter Cette icône vous permet, à tout moment, sans quitter l écran de travail, de visualiser : les soldes comptables, les écritures, les fichiers Créer Cette dernière permet de rajouter ou de modifier des paramètres sans quitter l écran de travail. Cette icône vous servira entre autre à créer des fiches de tiers pendant la saisie. Il est en effet déconseillé de créer des comptes auxiliaires dans le plan comptable directement. Pour créer d autres icônes, reportez-vous au chapitre ASTUCES. 32

Astuces PERSONNALISATION DE LA BARRE D OUTILS Chaque utilisateur peut personnaliser la barre d outils de Sage qui se trouve en haut de l écran, en créant des raccourcis vers des exécutables comme EXCEL ou WORD et/ou des menus de la comptabilité pour éviter de faire défiler toute la journée les mêmes menus (ex : la saisie, la consultation ). Créer Menu : Fichier/Préférences. Attention, vous ne devez rien toucher en dehors de ce qui va suivre. 1 - Double cliquez sur BARRE D OUTILS, 2 - Sélectionnez l onglet GENERAL, 3 - Passez le nombre de ligne de la barre d outils à 2, 4 - Cliquez sur l onglet DETAIL, 5 - Double cliquez sur le bouton NOUVELLE ICONE, 6 - Sélectionnez le type d icône que vous voulez créer, 7 - Suivant votre choix, sélectionnez le menu ou le programme qui sera lancé par l icône, 8 - Choisissez le dessin qui sera sur votre bouton, puis cliquez sur SUIVANT, 9 - Indiquez ou non le message qui devra apparaître lorsque votre souris sera sur cette icône, 10 - Indiquez le nom qui sera sur le bouton, 11 - Utilisez le clique gauche de la souris pour prendre votre icône et, en laissant votre doigt enfoncé sur le bouton de la souris, déplacez ce dernier jusqu à l endroit voulu avant de lâcher le bouton, 12 - Validez votre travail par le bouton OK. Modifier/détruire Menu : Fichier/Préférences. Attention, vous ne devez rien toucher en dehors de ce qui va suivre. 1 - Double cliquez sur BARRE D OUTILS, 2 - Cliquez une fois sur l icône à détruire, 3 - Cliquez sur le bouton MODIFIER ou SUPPRIMER. 33

Astuces PERSONNALISATION DES ÉCRANS Vous pouvez, sur la plupart des écrans de consultation, déplacer les colonnes de l écran (ex : la consultation de compte ). Cette modification est, sur la majorité des écrans, mémorisée. Ainsi, chaque personne ayant un code d accès pour le logiciel de comptabilité peut paramétrer à sa guise ses écrans en mettant en avant les informations qui lui sont primordiales. AIDE EN LIGNE Vous avez à votre disposition, en plus de la documentation, 2 aides en ligne différentes. La première est une icône qui vous donne des explications sur la zone où vous vous situez : Aide Ce bouton vous donne une aide en ligne zone par zone. Vous avez juste à cliquer dessus et une fenêtre s ouvrira avec les explications nécessaires. La seconde est une aide plus générale. Elle vous permettra d accéder à toutes les explications que vous souhaitez sur le logiciel et son fonctionnement. Cette dernière se situe dans la barre de menu en haut à droite. Pour accéder aux mots clés qui vous permettront d accélérer vos recherches, cliquez sur Aide/Aide sur /Rubrique d aide, puis saisissez le ou les mots qui correspondent à votre recherche. Attention, cette aide possède des liens hypertextes, comme sur INTERNET, qui vous permettront de passer d une page à une autre. Cette aide correspond à la documentation Sage. Elle est donc plus complexe. Il vous est donc conseillé de toujours vous reporter à notre documentation et de contacter la hotline en cas de questions complémentaires. 34

Le Lettrage Le lettrage est une opération très importante qui peut vous faire gagner du temps et faciliter votre travail en vous ouvrant des modules, tels que la saisie des règlements, qui ne sont accessibles que par les comptes lettrables. PARAMETRAGE Menu : Paramétrage/Comptes. Il suffit de sélectionner les comptes que vous désirez lettrer afin d y cocher la zone LETTRABLE. Nous vous rappelons aussi que les comptes auxiliaires sont, par défaut, lettrables. Si vous cochez ou décochez un compte ayant déjà des écritures, vous devrez lancer les outils suivants : 1- Fichier/maintenance/Vérifier les écritures /Comptabilité générale. Ne touchez pas au type d écriture. Il est fortement conseillé d éditer dans un fichier le rapport de maintenance si vous ne voulez pas gaspiller du papier. 2- Fichier/Maintenance/Recalculer les cumuls. Modifiez la fourchette de dates qui vous est proposée afin qu elle couvre toute la période à traiter (vous pouvez en profiter pour vérifier l exercice suivant en même temps). Laissez les zones précédentes avec les fourchettes «.» à «zzzzz». Cliquez 2 fois sur OK. 35

Le Lettrage LE LETTRAGE AUTOMATIQUE Menu : Saisie/Lettrage/Lettrage automatique. Le lettrage automatique permet de traiter automatiquement l ensemble des écritures non lettrées des comptes lettrables. Ce type de lettrage peut être intéressant pour les personnes désirant avoir les facilités du lettrage sans pour cela avoir un suivi strict des comptes lettrables. Comptes de à Centres Tri Saisissez la tranche de comptes à lettrer. Ne rien saisir. Sélectionnez PAR COMPTE. Lettrage Cochez la case : Par montant Comptes soldés Ecritures soldées si vous voulez lettrer les écritures de même montant. S il y a plusieurs montants identiques sur un même compte, l ordinateur s abstiendra de lettrer les écritures. si vous voulez lettrer l ensemble des écritures d un compte soldé à la date du jour. ce traitement est spécial car il balaye les comptes de haut en bas et lettre à chaque fois que le solde est nul toutes les écritures antérieures. Exemple : Cotisation Règlement 1 Règlement 2 F. complémentaire Débit Crédit Solde L 3000.00 3000.00 A 1500.00 1500.00 A 1500.00 0 A 500.00 500.00 Si la facture complémentaire avait été établie avant le règlement 2, il n y aurait pas eu de lettrage car le solde n aurait, à aucun moment, été à 0. Cliquez sur le bouton OK pour lancer le traitement. Ce traitement pouvant être long, vous pourrez le lancer en TRAITEMENTS DIFFERES dans le menu OUTILS (Cf ASTUCES). 36

Le Lettrage LE LETTRAGE MANUEL Menu : Saisie/Lettrage/Lettrage manuel. Compte Tri des écritures Saisissez le compte à lettrer. Laissez la sélection sur TRI PAR MONTANT. Rechercher Sélection Ce bouton permet de faire des recherches dans le compte, soit sur un montant, soit sur un autre critère, afin de faciliter le lettrage. Ce bouton permet de faire une sélection multi-critères pour les comptes très volumineux. Cliquez sur le bouton AFFICHER pour voir apparaître en détail toutes les écritures non lettrées du compte choisi. Il ne vous reste qu à cliquer dans la colonne L tous les montants que vous voulez rapprocher. Pour vous aider, vous pouvez consulter le bas de l écran où apparaît la lettre utilisée, ainsi que son solde. Pour valider le lettrage, le montant doit être à 0. N oubliez pas aussi que les écrans sont personnalisables grâce au déplacement des colonnes (Cf ASTUCES). En cas de différence entre le montant total DEBIT et CREDIT, l ordinateur peut passer l écriture de solde, si cette dernière ne dépasse pas le seuil choisi en OPTION (ex : la cotisation = 3000.10 frs et le règlement = 3000.00 frs, l écart de 0.10 frs sera passé par défaut dans un compte de perte et profit). Pour connaître vos seuils ou les modifier, vous devez aller dans le menu Outils/Options/règlements/ Ecart de règlement. Ne touchez en aucun cas aux autres options. Vous pourriez avoir des problèmes plus tard. LE DELETTRAGE MANUEL Menu : Saisie/Lettrage/Délettrer. Ce module est identique à celui du lettrage manuel, à la différence qu il supprime le lettrage des comptes. Il suffit pour cela de cliquer sur toutes les coches de la colonne L portant la même lettre. 37

Le Rapprochement Bancaire Le rapprochement bancaire est très intéressant lorsque vous faites un suivi de trésorerie. PARAMETRAGE Menu : Paramétrage/Comptes. Il suffit de sélectionner les comptes que vous désirez pointer afin d y cocher la zone RAPPROCHABLE. Si vous cochez ou décochez un compte ayant déjà des écritures, vous devrez lancer les outils suivants : 1- Fichier/maintenance/Vérifier les écritures /Comptabilité générale. Ne touchez pas au type d écriture. Il est fortement conseillé d éditer dans un fichier le rapport de maintenance si vous ne voulez pas gaspiller du papier. Ce dernier éditera toutes les écritures modifiées. 2- Fichier/Maintenance/Recalculer les cumuls. Modifiez la fourchette de dates qui vous est proposée afin qu elle couvre toute la période à traiter (vous pouvez en profiter pour vérifier l exercice suivant en même temps). Laissez les zones précédentes avec les fourchettes «.» à «zzzzz». Cliquez 2 fois sur OK. LE RAPPROCHEMENT GLOBAL Menu : Saisie/Rapprochement bancaire/tout rapprocher. Elle permet de rapprocher toutes les sommes antérieures à une date afin de faciliter le premier rapprochement. Compte de à Date Il est conseillé de faire ce traitement compte de banque par compte de banque. Saisissez la date à partir de laquelle toutes les écritures antérieures seront considérées comme rapprochées. Cliquez sur le bouton OK pour lancer le traitement. 38