CAHIER DES CHARGES 1. POSTE 1.0. DENOMINATION DE LA FONCTION : Assistante de responsable des ressources humaines (RRH) 1.1. BUT DE LA FONCTION : - Assister et seconder le RRH, en collaboration avec le(s) gestionnaire(s) des salaires et assurances sociales, dans la gestion du personnel d un département (ou assimilable), dans le respect des politiques, règles, procédures, directives, processus et normes de gestion des ressources humaines HUG, ainsi qu aux exigences d organismes externes (OCP, OCIRT, DGS, OFSP, etc.). - Assumer et organiser les tâches administratives et de secrétariat du secteur concerné, en lien avec ses activités. - Contribuer, en partenariat avec le RRH, au développement des ressources humaines. - Proposer des solutions d amélioration pour la gestion des dossiers administratifs, voire de son activité spécifique DRH. - Maintenir une communication de qualité avec les collaborateurs et les partenaires de la DRH du département concerné tant internes qu externes. 1.2. CODE SEF : 509552 1.3. CLASSE DE FONCTION : 14 1.4. TAUX D'ACTIVITE : 50 % 2. POSITION FONCTIONNELLE DU POSTE 2.0. DIRECTION GENERALE DES HOPITAUX UNIVERSITAIRES DE GENEVE 2.1. DIRECTION ET SERVICES COMMUNS 2.2. DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES 3.0. EST LIE HIERARCHIQUEMENT AU: - Responsable des ressources humaines 3. POSITION HIERARCHIQUE DU POSTE 3.1. A SOUS SES ORDRES DIRECTS : / 3.2. EST LIE FONCTIONNELLEMENT AUX: - Cadres de la DRH - Responsables du groupe salaires et assurances sociales - Gestionnaires des salaires et assurances sociales - Collaborateurs(trices) de la DRH - Chef du département ou assimilable - Administrateur du département ou assimilable - Responsable des soins ou technique 3.3. NOMBRE DE SUBORDONNES (PERSONNES OCCUPEES ET TOTAL DE POSTES) : - DIRECTS : / - INDIRECTS : /
4.0. ACTIVITES PRINCIPALES : 4. ACTIVITES / RESPONSABILITES Tâches générales dans le cadre de son domaine d'activité Soutien direct au RRH Prendre en charges les tâches administratives inhérentes à l organisation et à l activité du RRH (téléphones, accueil, agenda, réception et traitement du courrier, échéancier, archivage, ) Prendre connaissance de l ensemble de la correspondance, des documents reçus afin de mettre en évidence les faits marquants et, dans la mesure du possible, soumettre une proposition de réponse et/ou déclencher le suivi à effectuer. Compléter les dossiers à traiter (documentation, recherche d information, etc.), afin de faciliter l analyse de situation, la résolution de problèmes ou la prise de décision par le RRH. Rédiger la correspondance en se référant aux modèles préétablis et en les adaptant si nécessaire, élaborer des projets de lettres et signer certains courriers par délégation. Mettre à jour et suivre les différents tableaux de bord ressources humaines, relatifs à la vision globale et au suivi des effectifs du département. Participer au processus de rémunérations variables comme le versement trimestriel des indemnités des praticiens formateurs ou l indemnité des cadres supérieurs et en contrôler les données. Sous la supervision directe du RRH, s assurer que tous les mouvements des salaires, avant les bouclements mensuels, soient effectués. Mettre à disposition via les applications informatiques DRH des données/tableaux aux hiérarchies, après accord du RRH. Informer, assister les hiérarchies et/ou les collaborateurs, selon leurs besoins, en matière de règlements institutionnels, statut du personnel, RSM, etc. (aide à la recherche de l information via Intranet, HUGO ou autres sources), selon son champ de compétence. Suivi du personnel Par délégation du RRH, organiser et gérer de manière autonome les activités administratives liées au traitement des dossiers, en veillant à une juste répartition des priorités et en tenant compte des impératifs exigés par la planification institutionnelle (CD, BCA, CA, CME, etc.). Sur la base du CV et des documents complémentaires fournis par le collaborateur, préparer une proposition de salaire de base (lors de l engagement ou de toute modification salariale) puis la soumettre au RRH pour validation. Renseigner, conseiller et apporter appui pour toutes questions relatives à la gestion du personnel. Se mettre à jour continuellement sur la documentation en matière de gestion administrative du personnel et des procédures institutionnelles. Rédiger les courriers idoines et spécifiques aux congés syndicaux, activités accessoires, congés sans traitement. Contrôler et/ou suggérer des modifications/suggestions quant au contenu des lettres pour les retraités/plend remises à l occasion des fêtes des retraités par le DG (parcours professionnel, fonctions occupées, teneur du texte, ). Traiter administrativement l ensemble des mouvements du personnel (transferts, licenciements, démissions, retraites, Plend, nominations, promotions, modifications de taux d activité, gratifications, SEF, etc.). Sur la base des décomptes horaires du personnel intérimaire, contrôler et enregistrer les factures dans VisionRH et en garantir le suivi. Organiser et coordonner, selon instructions du RRH, des réunions, séances, RDV, etc. Préparer et constituer, selon les cas, les dossiers destinés au médecin du travail ou au médecin-conseil.
4.0. Rédiger des certificats de travail et des attestations remis au collaborateur (travail, naturalisations, régies, organismes divers) sur la base de recherches dans les dossiers administratifs et d informations fournies par la hiérarchie et/ou le RRH. Déclencher et suivre les échéanciers d évaluation du personnel, selon les directives en vigueur. Rentrer différentes informations dans Vision RH (contrats virtuels, non payés, modifications ESO et CI, attribution des équipes, OD comptables, diplômes, spécialisations, équivalences, homologations, droit de pratique, cahiers des charges, formations diverses, etc.). Classer, ouvrir et fermer des dossiers administratifs (suite à la centralisation dans les départements). Recrutement, engagement Par délégation du RRH, rédiger, voire traiter, les textes d annonces pour parution interne et/ou externe et assurer le suivi des dossiers de candidature. Constituer les dossiers d engagement des collaborateurs payés et non payés, établir les documents administratifs (bon administratif, J arrive, etc.), contractuels et en effectuer le suivi. Préparer des dossiers d engagement des apprentis (administration, soins, etc.), des civilistes, des remplacements d été et assurer leur suivi. Dans le cadre des engagements sur contrat de droit privé, faire des simulations de salaire et vérifier la disponibilité budgétaire. Constituer, rédiger et établir les documents relatifs à l obtention des permis de travail, conformément aux procédures en vigueur et aux exigences de l OCP et OCIRT. Contacter, à partir d un profil de poste et de critères convenus avec le service concerné, les agences de placement et/ou l Office Cantonal de l Emploi, afin d obtenir des dossiers de candidats répondant aux exigences requises. Par délégation et sous la responsabilité du RRH, recevoir et présélectionner des candidats des agences de placement et du personnel en occupation temporaire cantonale, en assurer le suivi administratif selon les procédures en vigueur, ainsi que les dossiers des divers stagiaires, médecins visiteurs, MAE, Fellow, ) Collaboration avec la gestion des salaires Transmettre aux gestionnaires des salaires et assurances sociales, pour enregistrement, toutes les modifications apportées en cours d emploi, liées au salaire ou aux changements de vie des collaborateurs (mariage, naissance, adresse, permis de travail,.), ainsi que tous les mouvements salariaux du public-cible selon les plannings d engagements et des bouclements. Sur délégation du RRH, effectuer des contrôles, sur l exactitude des données introduites dans Vision RH. Appui au management Assister sa hiérarchie dans le processus d accueil des nouveaux collaborateurs. Favoriser tous les contacts garantissant des relations de qualité et entretenir avec les chefs de service et le personnel un dialogue ouvert et constructif. Aviser le RRH en cas de problèmes (climat de travail, dysfonctionnements, etc.), afin que des mesures adéquates puissent êtres prises. 4.1. ACTIVITES SPECIFIQUES : Pour répondre aux besoins de la hiérarchie fonctionnelle et, en soutien au RRH, participer à la conception de tableaux de bord et autres. Réaliser, sur demande de sa hiérarchie, des mandats particuliers. Gérer les divers échéanciers relatifs aux activités spécifiques. Sur demande de la DRH, participer à des groupes de travail.
HORAIRE DE TRAVAIL : Les horaires sont définis selon les contraintes organisationnelles de votre secteur tenant compte du contexte hospitalier (fonctionnement 24 heures /24 et 7 jours /7). Les horaires peuvent être réguliers, irréguliers, adaptés à l activité ou à la typologie des prestations fournies assortis ou non de l obligation de travail de nuit, de week-end et/ou de piquets/gardes. Votre hiérarchie est chargée de leur identification, leur planification et leur contrôle. Elle peut à tout moment être amenée à les modifier selon les impératifs du service. A cocher (choix multiple possible) : Horaires réguliers Horaires variables Horaires spécifiques (ex. horaires du soir ou coupés) Horaires irréguliers (alternance jour/nuit) Travail de week-end Travail de nuit Piquets.., rythme :.. par mois COORDONNEES PERSONNELLES : Vu les buts assignés à l établissement et les nécessités de fonctionnement, le titulaire a le devoir de communiquer un numéro de téléphone (fixe ou portable) auquel il peut être atteint et de veiller constamment à sa mise à jour. 5.0. DECISIONS PRISES PAR LE TITULAIRE : Dans le cadre de son activité. 5.1. DELEGATION DE POUVOIRS REÇUE : Dans le cadre de son activité. 5.2. SIGNATURE : Selon le plan de signatures en vigueur. 5. DELEGATION DE COMPETENCES 6. SUPPLEANCE 6.0. NOM DE LA FONCTION SUPPLEANTE EN CAS D'ABSENCE : Assistant(e) de RRH, selon délégation et instructions de la hiérarchie. 6.1. FONCTION A SUPPLEER EN CAS D'ABSENCE : RRH durant les absences planifiées (vacances, congés) et les non planifiées pour de courtes périodes (maladie, accidents), en fonction des compétences assignées et en collaboration avec le RRH suppléant. Assistant(e) de RRH, selon délégation et instructions de la hiérarchie.
LA HIERARCHIE, EN ACCORD AVEC LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES, SE RESERVE LE DROIT DE MODIFIER EN TOUT TEMPS LE PRESENT CAHIER DES CHARGES DATE D'ENTREE EN VIGUEUR : Dates: Signatures : Amir KIGOUK Responsable des ressources humaines... Françoise L EPEE Adjointe de direction... Titulaire... Distribution : - 1 original à l'intéressée - 1 original pour le dossier administratif de l'intéressée Version validée par DRH / 11.10.2013