Ce chapitre vous aidera à : Passer des écritures d Opérations Diverses (autres que les encaissements des locataires et les avis d appel). Reverser les honoraires du cabinet. Facturer des honoraires exceptionnels en masse Sommaire 15 MODULE «SAISIE COMPTABLE»... 1 15.1 Barres d'icônes... 2 15.2 Onglet Opérations comptables... 2 15.3 Onglet Brouillard...10 Impression...11 Validation du brouillard...12
15.1 Barres d'icônes Ces icônes sont toujours visibles mais peuvent être inactives selon l onglet sélectionné. Sélectionner le titre d une icône pour obtenir des instructions d utilisation. Filtrer Sélection Impression Validation Rechercher Paramètres Modifier Supprimer Historique Locataire Historique Propriétaire Consultation des écritures Annulation des écritures Transfert Cabinet Transfert Assureur Choix Propriétaire Choix Immeuble Choix Locataire Annuler Inactif. Permet de sélectionner / désélectionner tous les éléments. Lance l impression des documents. Lance la validation des propriétaires sélectionnés. Permet d accéder à une fenêtre pour la recherche d un propriétaire. Permet d accéder aux paramètres du module. Permet de modifier une ligne d écritures. Permet de supprimer une ligne d écritures. Permet d accéder à l historique du locataire. Permet d accéder à l historique du propriétaire. Permet d accéder à la Consultation des écritures. Permet d annuler toute la saisie en cours. Permet de générer les écritures de transfert d honoraires. Permet de générer les écritures de paiement d assureurs. Permet d obtenir la liste des propriétaires. Permet d obtenir la liste des immeubles. Permet d obtenir la liste des locataires. Permet d annuler l écriture en cours. Contrepartie Facturation d honoraires Exceptionnels Permet de générer les écritures de contrepartie sur le compte banque. Permet de générer des écritures d honoraires complémentaires en masse 15.2 Onglet Opérations comptables Aucune écriture ne peut être enregistrée sur un compte locataire depuis ce module. Depuis le bureau JOHANNA, cliquer sur le module «Saisie Comptable», onglet Opérations comptables, la fenêtre suivante s affiche : Journal : sélectionner le journal dans lequel vous souhaitez saisir des écritures Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 2
Cliquer sur pour valider et accéder à la saisie des écritures, depuis l écran suivant : Les totaux Débit et Crédit qui figurent à l écran doivent être égaux, afin de pouvoir quitter le module sans valider le brouillard. Vous pouvez changer de journal en cours de saisie, à la condition que les totaux soient équilibrés, pour ce faire cliquez sur. Les écritures qui apparaissent à l écran sont les écritures non validées (c est à dire pas encore transférées en comptabilité). Enregistrer une écriture Catégorie : Rubrique : Compte : sélectionner la catégorie se rapportant à l écriture. sélectionner la rubrique se rapportant à l écriture. sélectionner le compte sur lequel doit être enregistré l écriture. Cela peut être un compte général ou un compte propriétaire uniquement. Pour rechercher le propriétaire et / ou l immeuble sur lequel vous voulez imputer une écriture, cliquez sur ou. Ces boutons servent à désigner le numéro de compte propriétaire à imputer, tout simplement en parcourant des listes alphabétiques de propriétaires ou des immeubles. Date : Pièce : Date Régul : Libellé : Débit / Crédit : Fournisseur : indiquer la date de l écriture. (Par défaut, JOHANNA reprend la date d entrée dans le logiciel) indiquer le numéro de pièce de l écriture indiquer la date de régularisation de l écriture. (Uniquement pour les écritures liées à la catégorie 6x). sélectionner le libellé souhaité ou indiquer-le dans la zone prévue à cet effet. indiquer le montant de l écriture. sélectionner le nom du fournisseur. Cette zone n est accessible que si vous saisissez une charge locataire ou propriétaire et permet ainsi pour les revenus fonciers d afficher le nom de l entrepreneur pour l édition Détail des travaux. Assureur : Imputations : sélectionner l assureur concerné lorsque vous enregistrer le règlement de la prime d assurance loyer impayés ou le versement d une indemnité d assurance. reprend le N des propriétaires / immeubles / lots ou locataires en fonction de la catégorie sélectionnée. Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 3
Une fois les informations renseignées, cliquer sur brouillard. pour valider. L écriture saisie vient alors s inscrire sur le Ecriture avec catégorie La catégorie de l écriture doit être renseignée uniquement pour les opérations sur les comptes propriétaires. Le type de compte que vous pourrez saisir par la suite est imposé en fonction de la catégorie. Suivant le type de catégorie choisie, l incidence peut être répercutée au niveau des revenus fonciers, de la régularisation des charges et du calcul des honoraires de gestion. Tableau des catégories les plus utilisées : Catégorie Libellé Affichage fenêtre 1 Loyer Liste des locataires 3 Provision sur charges Liste des locataires 11 Taxe foncière Liste des immeubles / lots 2 Charges locatives Liste des locataires 60 Charges locatives sur immeuble Liste des immeubles / lots 61 Charges locatives sur locataire Liste des locataires 6 Charges locatives sur lot Liste des immeubles / lots 8/80 Honoraires de gestion, Liste des immeubles / lots 9 Charges non récup Liste des immeubles / lots Ecriture sans catégorie Si vous n'indiquez pas de catégorie, vous pouvez imputer l écriture sur n importe quel compte (général ou propriétaire), sauf les comptes locataires et le compte facturation encaissement. Enregistrer une contrepartie avec un Journal avec contrepartie automatique pour les comptes banques Contrepartie automatique signifie que, dans ce type de journal, pour une écriture comptable saisie ou plusieurs, JOHANNA passe automatiquement la ligne d écriture de contrepartie, en cliquant sur. JOHANNA génère alors automatiquement une ligne d écriture qui a : - Pour compte : le numéro de compte de contrepartie automatique rattaché au journal. - Pour montant : le montant de la différence entre le total débit et le total crédit du journal. - le sens tel que cette ligne d écriture équilibre le total débit et crédit du journal. Enregistrer une contrepartie avec un Journal sans contrepartie automatique Sans contrepartie automatique signifie que, dans ce type de journal, pour une écriture comptable saisie ou plusieurs, JOHANNA ne sait pas quel est le ou les comptes de contrepartie à mouvementer. Il faut alors enregistrer manuellement la contrepartie des écritures. Modifier une écriture déjà saisie Pour modifier une écriture déjà saisie mais non validée dans le brouillard, sélectionnez-la dans la liste des écritures du brouillard à l écran, puis cliquez sur (catégorie, numéro de compte...). Vous pouvez alors ressaisir tous les éléments de l écriture Imputations Plusieurs imputations analytiques pour les écritures comptables sont identifiées. Imputations locataires Lorsque vous saisissez une catégorie qui se rapporte au locataire, JOHANNA vous propose automatiquement la liste des locataires. Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 4
Sélectionnez alors le locataire concerné en saisissant son nom ou son numéro, puis cliquez sur pour valider ou sur pour annuler. Imputations immeubles/lots Lorsque vous saisissez une catégorie qui se rapporte à l immeuble/lot, JOHANNA vous propose automatiquement la liste des immeubles/lots. Sélectionnez alors l immeuble/lot concerné en saisissant son adresse ou son numéro, puis cliquez sur pour valider ou sur pour annuler. Lorsque vous saisissez une écriture liée à la catégorie 60, l imputation sera toujours Immeuble/Immeuble. Cette catégorie est utilisée lorsque vous saisissez une facture dont la part récupérable s étend sur un immeuble en totalité. Lorsque vous saisissez la catégorie 61, l imputation sera toujours Immeuble/Locataire. Cette catégorie est utilisée lorsque vous saisissez une facture à récupérer sur un locataire en particulier. Imputations propriétaires Lorsque vous saisissez une écriture sur un compte propriétaire avec une catégorie utilisée pour le calcul des honoraires de gestion, des honoraires de gestion peuvent être automatiquement calculés et visualisés lors de la validation du brouillard, sous condition qu à la validation du brouillard l option Honoraires de gestion soit Oui. En fonction du choix de la catégorie, JOHANNA affiche automatiquement le compte propriétaire correspondant suivant que les sommes doivent être Conservées ou Reversées. Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 5
En fonction du choix de la catégorie, JOHANNA affiche automatiquement les fenêtres Locataires ou Immeubles pour indiquer les imputations nécessaires. Lorsque vous êtes sur la fenêtre des lots, vous avez la possibilité de sélectionner les imputations Immeuble/Immeuble, en cochant la zone : Cette opération peut être utilisée lorsque vous gérez des immeubles en totalité et que vous désirez affecter la totalité de l opération sur l immeuble. Transfert Paramétrage Pour utiliser le transfert Cabinet et le transfert Assureur, il faut préalablement indiquer les comptes d honoraires que vous souhaitez transférer de façon automatique ainsi que le ou les comptes primes d assurance. Pour ce faire il faut aller dans les Paramètres -> Paramètres généraux -> Modules -> Onglet Comptabilité -> Sélectionner vos comptes honoraires et/ou compte(s) prime d assurance et cliquez sur l icône Modifier, l écran suivant apparait : Renseigner le paiement automatique du Cabinet à Oui pour les comptes d honoraires et le paiement automatique de l assureur à Oui pour le(s) compte(s) prime d assurance. Utilisation En cliquant sur Cabinet, JOHANNA passe une écriture automatique pour solder les comptes d honoraires préalablement paramétrés. Il faut ensuite cliquer sur s effectue. pour que la contrepartie sur le compte banque En cliquant sur Assureur, JOHANNA passe une écriture automatique pour solder le(s) compte(s) de prime d assurance préalablement paramétré(s). Il faut ensuite cliquer sur banque s effectue. pour que la contrepartie sur le compte La facturation d honoraires exceptionnels Cliquez sur le bouton pour accéder à la facturation exceptionnelle automatique et en masse de vos propriétaires ou locataires. La fenêtre suivante apparaît: Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 6
Pour commencer le traitement, cliquez sur l icône Présélectionner. L écran suivant apparaît : Vous pouvez présélectionner les tiers par type, statut (Actif, Passif ou Tous) et filtrer sur le gestionnaire (dans le cas où vous auriez acquis le module +). Choisir les critères de facturation : - La facturation globale génère une ligne par propriétaire, la facturation par Lot génère une ligne par lot. - Choisir la rubrique de facturation - Saisir le montant à facturer en TTC. Si la rubrique est associée à une rubrique de TVA, le logiciel génèrera une ligne HT et une ligne de TVA, sinon seule une ligne de TTC sera créée. - Saisir la date de facturation. Par défaut il s agit de la date du jour. Il est ensuite possible de sélectionner l ensemble des personnes en cliquant sur l icône. Puis cliquer sur le bouton pour générer votre facture, la fenêtre suivante s affiche : Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 7
Titre de la facture : renseignez l objet de la facture d honoraires Numéro de la facture : attribuez votre propre numéro de facture Texte de début : indiquez le texte d introduction de votre facture Texte de fin : indiquez le texte final de votre facture En tête d état : cochez Oui pour faire utiliser l en-tête de Johanna Envoi : sélectionnez le type d envoi Email, courrier ou Tous Remplacer l envoi par mail par un courrier : cochez Oui si vous ne souhaitez pas envoyer vos factures par e- mail permet d obtenir l aperçu de la facture. permet de configurer l imprimante utilisée pour l édition. permet d effectuer la numérisation de la facture. La numérisation est accessible uniquement si vous possédez le «Module + GED». permet d effectuer l impression ou l envoi par e-mail de la facture. Cliquez sur l aperçu pour visualiser la facture : Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 8
Pour terminer le traitement cliquez sur La validation génère des lignes en comptabilité pour les propriétaires Et des lignes d appels pour les locataires. Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 9
15.3 Onglet Brouillard Tant que les écritures sont dans le brouillard, elles n apparaissent pas dans la comptabilité : elles ne sont ni dans les balances ou les grands-livres, ni sur les journaux comptables. Valider le brouillard veut dire transférer les écritures saisies, qui apparaissent sur le brouillard, vers le journal comptable. Signalons ici un abus de langage ; quand vous demandez dans quel journal vous saisissez des écritures, vous devrez dire sur quel brouillard, vu que les écritures ne seront présentes dans le journal qu après cette validation dont on parle ici. Cliquez sur l onglet Brouillard, la fenêtre suivante s affiche : Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 10
Impression Cliquez sur pour avoir accès aux différentes éditions, l écran suivant s affiche : Bordereau de versement : Brouillard : Récapitulatif brouillard : Saisie du.. au.. : Compte : Mode de paiement : Journal quitt/enc : Utilisateurs : Ordre de tri : permet d imprimer le bordereau de versement. permet d imprimer la liste des écritures permet d imprimer le récapitulatif du brouillard. permet d indiquer la période de traitement souhaité. permet de sélectionner le compte souhaité pour les éditions. permet de sélectionner le mode de paiement souhaité pour les éditions. indiquer Oui si vous souhaitez éditer les écritures liés au journal de Quittancement (QU). indiquer Local pour éditer les écritures saisies sur le poste actuel, ou Tous pour éditer les encaissements effectués depuis d autres postes. indiquer suivant quel ordre doivent êtres imprimés les documents. permet d obtenir l aperçu des documents sélectionnés. permet de configurer l imprimante utilisée pour l édition. permet d effectuer la numérisation des documents sélectionnés. La numérisation est accessible uniquement si vous possédez le «Module + GED». permet d effectuer l impression des documents sélectionnés. Impression du Bordereau de versement Cliquez sur, puis cocher. Sélectionnez les paramètres d impression, puis effectuer l aperçu ou l impression du document. Impression du Brouillard / Récapitulatif brouillard Cliquez sur, puis cocher ou. Sélectionnez les paramètres d impression, puis effectuer l aperçu ou l impression du document. Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 11
Tous les documents souhaités doivent être édités avant d effectuer la validation. Validation du brouillard Depuis l onglet Brouillard, cliquez sur, la fenêtre suivant s affiche : Honoraires de gestion : Honoraires sur travaux : Visualisation honoraires avant validation : Utilisateurs : indiquer si des honoraires de gestion doivent être calculés (en fonction de la catégorie). indiquer si des honoraires sur travaux doivent être calculés. indiquer si vous souhaitez voir les écritures d honoraires avant la validation. indiquer Local pour valider les écritures saisies sur le poste actuel, ou Tous pour valider les écritures effectuées sur tous les postes. Cliquez sur pour confirmer la validation ou sur pour l annuler. Si vous ne visualisez pas les honoraires de gestion, les écritures du brouillard sont alors transférées dans la comptabilité définitive, et la grille à l écran réapparaît vide. Si vous visualisez les honoraires avant de valider, l écran suivant apparaît : Cliquez sur pour valider les écritures dans la comptabilité définitive ou sur pour annuler la validation. Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 12