Ministère de la culture et de la communication CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES marché relatif à : L organisation, les relations presse, l'impression et le routage, de l'opération "LA NUIT EUROPÉENNE DES MUSÉES" du samedi 18 mai 2013 Le présent document comprend 17 pages numérotées, hors annexes Personne publique contractante Ministère de la Culture et de la Communication Département de l information et de la communication 3, rue de Valois 75042 Paris cedex 01 Personne responsable du marché Thomas Aillagon Chef du département de l information et de la communication Objet de la consultation Organisation, relations presse, impression, routage de «La Nuit européenne des musées» 2013 Étendue de la consultation Procédure adaptée en application de l article 30 du code des marchés publics du 1er août 2006 Interlocuteur François Muller Chef du département de la Communication Ministère de la Culture et de la Communication Direction générale des patrimoines 182, rue Saint Honoré, 75001 Paris 1/18
SOMMAIRE A / PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE L OPÉRATION p.3 A1. Présentation A2. Organisation A3. Enjeux A4. Historique B / BILAN DE L ÉDITION 2012 p.5 B1. Plus de 3700 musées participants B2. Partenaires 2012 B3. Outils de communication et de diffusion de l information B4. Retombées médiatiques C / PRESTATIONS DEMANDÉES p.7 LOTN 1 ORGANISATION p.8 1. Élaboration d un plan de communication 2. Coordination de l opération 3. Élaboration d une campagne Internet 4. Recherche, coordination et suivi des partenariats 5. Sollicitation d un affichage municipal gratuit 6. Signalétique et matériel de communication 7. Réalisation du bilan de l opération Tranche conditionnelle n 1 : Organisation du point d'information Tranche conditionnelle n 2 : Application mobile dédiée LOT N 2 RELATIONS PRESSE p.14 1. Définition du plan media et organisation d une campagne de presse nationale et régionale 2. Rédaction, mise en forme et diffusion des supports de communication à destination de la presse 3. Relations avec les interlocuteurs de la presse 4. Élaboration du bilan de la campagne de presse Tranche conditionnelle n 1 : Abonnement à la surveillance de presse LOT N 3 IMPRESSION p.16 Tranche conditionnelle n 1 : formats spécifiques LOT N 4 ROUTAGE p.17 2/18
A / PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE L OPÉRATION A1. Présentation LA NUIT EUROPÉENNE DES MUSÉES est un rendez-vous culturel, créé en 2005, qui succède au Printemps des musées lancé en 1999. Il permet aux musées participants d ouvrir gratuitement leurs portes le temps d'une soirée et de proposer aux visiteurs un programme d actions culturelles spécifiques et des collections spécialement mises en valeur. LA NUIT EUROPÉENNE DES MUSÉES est destinée à sensibiliser tous les publics, et particulièrement le public jeune et familial, à la richesse et à la diversité de l offre culturelle des musées. LA NUIT EUROPÉENNE DES MUSÉES s inscrit dans la politique menée par le ministère de la Culture et de la Communication pour attirer de nouveaux publics. Cette opération, mise en œuvre par la Direction générale des patrimoines, réunit tous les musées, au premier rang desquels les musées de France, désireux de s'associer à une manifestation nationale marquée par la gratuité d'accès ou parfois par des mesures tarifaires exceptionnelles, et par un grand nombre d'événements. Chaque année, plus de 3000 musées en France et en Europe participent à la Nuit européenne des musées. La manifestation est placée sous le patronage du Conseil de l'europe, de l'unesco et de l'icom, International council of museums. Elle reçoit le soutien institutionnel de la fédération française des sociétés d'amis de musées, et bénéficie de partenariats médias. En 2013, elle aura lieu le samedi 18 mai, du coucher du soleil jusqu à une heure du matin ou au-delà. A2. Organisation LA NUIT EUROPÉENNE DES MUSÉES est organisée au niveau national par la Direction générale des patrimoines / département de la communication et au niveau régional par les directions régionales des affaires culturelles. Le département de la communication coordonne également la manifestation au niveau européen, en mobilisant les musées européens, en collectant les programmes des musées participants et en assurant la promotion de ces programmes. A3. Enjeux Démocratiser l'accès à la culture et au monde des musées pour le grand public. Créer un événement festif et convivial. Pour les familles et les enfants, pour les flâneurs et les habitués, pour les groupes d'amis, pour les jeunes et les moins jeunes, La Nuit européenne des musées est une occasion unique de se rendre gratuitement dans un ou plusieurs musées. Attirer de nouveaux publics notamment les 12-25 ans à travers des programmations spéciales : mises en lumière, animations musicales, théâtrales et littéraires, créations inédites, éphémères et contemporaines, qui apportent, le temps d'une nuit, un regard nouveau sur les collections permanentes des musées. Faire prendre conscience au public de la dimension européenne de l opération, et fédérer un réseau de musées européens autour d'un événement commun 3/18
Éveiller l'intérêt du public pour les collections des musées, et favoriser, au-delà de cette opération ponctuelle, une fréquentation accrue des musées pendant le reste de l'année. Faire connaître l'action du ministère de la Culture et de la Communication (direction générale des patrimoines, directions régionales des affaires culturelles) et de ses partenaires publics et privés en faveur des musées. A4. Historique 2005 : France 750 musées participants : 1 million de visiteurs Europe 500 musées participants dans 29 pays 2006 : France 934 musées participants : 1,2 million de visiteurs Europe 960 musées participants dans 41 pays 2007 : France 956 musées participants : 1,3 million de visiteurs Europe 921 musées participants dans 40 pays 2008 : France 1 050 musées participants : 1,5 million de visiteurs Europe 1150 musées participants dans 39 pays 2009 : France 1 150 musées participants : 1,8 million de visiteurs Europe 1 360 musées participants dans 41 pays 2010 : France 1 238 musées participants : près de 2 millions de visiteurs Europe 1 910 musées participants dans 40 pays 2011 : France 1 276 musées participants : plus de 2 millions de visiteurs Europe 2 424 musées participants dans 40 pays 2012 France 1 320 musées participants : plus de 2 millions de visiteurs Europe 2 021 musées participants dans 30 pays 4/18
B / BILAN DE L'ÉDITION 2012 B1. Plus de 3300 musées participants Dans 30 pays en Europe, plus de 3 300 musées et autres lieux patrimoniaux se sont associés à l événement le samedi 19 mai 2012. En France, 1 320 organismes ont ouvert leurs portes dans la nuit du samedi 19 mai 2012, (1 276 en 2011). Le public était au rendez-vous, avec une part de fréquentation des jeunes s'élevant à 30% minimum. B2. Partenaires 2012 Partenaires institutionnels : - Haut patronage du Conseil de l'europe ; - Patronage de l'unesco ; - Patronage de l'icom (conseil international des musées) ; - Fédération des Sociétés d'amis de musée ; - Réunion des musées nationaux Grand Palais ; - Ville de Paris. Partenaires financiers en nature : - RATP (pour la deuxième fois en 2012). Partenaires médias : - Des partenariats médias ont été mis en place avec le journal Métro, le groupe France Télévisions, le groupe Radio France, la chaîne TV5 monde. Partenariats spécifiques Web : - Nowtex. B3. Outils de communication et de diffusion de l'information Communiqués et dossiers de presse Quatre communiqués nationaux, dont le communiqué annonce du 16 février et le rappel à J-3 du 15 mai 2012, des communiqués régionaux (élaborés en collaboration avec les Drac) et un dossier de presse ont été diffusés auprès de la presse nationale et régionale (écrite et audiovisuelle) : - 19 mars 2012 communiqué à J-30 (ANNEXE N 3) ; - début mai 2012 dossier de presse, consultable sur : http://www.culturecommunication.gouv.fr/espace- Presse/Dossiers-de-presse/8e-Nuit-europeenne-des-musees; - 20 mai 2012 à midi communiqué bilan (ANNEXE N 3). Supports de communication imprimés L affiche de La Nuit européenne des musées est diffusée sur l ensemble du territoire. Les sites participant à l opération reçoivent gratuitement, sur simple demande, les différents supports de communication. 2323 points d acheminement ont été servis en 2012. Plusieurs déclinaisons du matériel de communication ont été éditées : - Affichettes 40 x 60 : 16 000 exemplaires ; - Affichettes 40 x 60 en version repiquable : 6 100 exemplaires ; - Affiches 80 x 60 : 4 200 exemplaires ; - Affiches 118 x 175 : 4 700 exemplaires ; - Couvertures de dossier de presse : 500 exemplaires de plats de dossier (avant 21 x 29,7 et arrière 21 x 29,7). - Affiches A3 : 2 800 exemplaires - Impression, pose et dépose de micros perforés pour des vitrines du ministère de la culture et de la 5/18
communication : 2 exemplaires d'environ 3,7 mètres x 1,5 mètres. Ainsi que deux formats additionnels dans le cadre du partenariat avec la Ville de Paris : - Affiches MUPIs Decaux : 530 exemplaires ; - Affiches SENIORs 320x240 : 400 exemplaires. Ainsi que deux formats additionnels dans le cadre du partenariat avec la RATP : - Affiches 62x100 : 620 exemplaires ; - Affichettes A4 : 4 500 exemplaires. Enfin, près de 278 mairies ont mis à disposition leur système d affichage municipal gratuit, pour un total de 1 700 affiches format 118x175 et 5000 affiches format 40x60. Brochures-programmes régionales La grande majorité des directions régionales des affaires culturelles a édité une brochure recensant les musées participants et leurs programmations. Site Internet et Web 2.0 Le portail officiel de la manifestation mis en place début mars était conçu comme un centralisateur de flux, rassemblant articles, réseaux sociaux et contenus multimédias, pour apporter un autre regard sur les programmes et collections des musées participants. Les rubriques du site Internet proposaient des contenus participatifs, réalisés en étroite collaboration avec les musées et institutions participants : «Les visages de la nuit» (interviews vidéo de professionnels), «Les coulisses de la nuit» (reportages sur les préparatifs) et «Une œuvre, une histoire» (articles de présentation d'anecdotes sur des œuvres). Les fonctionnalités offertes aux internautes favorisaient la navigation, comme la recherche rapide par mot clé via la page d accueil (par ville, musée et carte) ; le site présentant des changements quotidiens en "une". 245 000 visiteurs uniques du site ont été enregistrés en 2 mois et 1 200 000 pages consultées. L internaute est resté en moyenne 3,30 minutes sur le site. Le soir même de l'évènement, 105 143 visiteurs uniques et 561 325 pages vues. Cette 8e édition a confirmé l'implication de La Nuit européenne des musées au sein des communautés en ligne, grâce notamment à la "Nuit tweete". Les internautes pouvaient également envoyer leurs photos via Twitter et Facebook. La Nuit européenne des musées a donc eu 7 200 fans sur Facebook, 7 600 abonnés sur Twitter. Il y a eu 2 767 tweets le soir de la Nuit. Le site internet réversible permettait aux détenteurs de smartphones de consulter les programmes, avec un accès par liste ou par carte avec géolocalisation. Le mobinaute pouvait par ailleurs partager ces programmes sur Twitter ou par email. Point national d information Le point national d information installé dans le hall du ministère aux Bons-Enfants a été fréquenté par près de 300 personnes le samedi 19 mai 2012, il a été ouvert à partir du lundi 14 mai. Il a permis de mettre à disposition du public des programmes Île-de-France supplément du Metro, des parcours thématiques en Île-de-France et des programmes régionaux. B4. Retombées médiatiques La presse a fait l'écho de cette opération avec plus de 1 629 alertes presse enregistrées, tous types de média confondus : - 101 articles et annonces dans la presse écrite nationale ; - 966 articles et annonces dans la presse écrite régionale ; - 269 reportages et annonces dans la presse audiovisuelle ; - 293 alertes dans la presse internet. C / PRESTATIONS DEMANDÉES 6/18
Le présent marché se compose de 4 lots : - Lot n 1 Coordination et communication ; - Lot n 2 Relations presse ; - Lot n 3 Impression ; - Lot n 4 Routage. Les prestataires peuvent concourir pour un ou plusieurs lots. Les lots n 1, 2 et 3 comprennent une tranche ferme et une tranche conditionnelle. La présence de ces tranches conditionnelles est justifiée par l incertitude dans laquelle se trouve l administration de pouvoir disposer des fonds de concours apportés par les entreprises partenaires, au moment de la passation du marché, même si la plupart de ces partenariats ont en l espèce un caractère récurrent. Pour les lots n 3 et 4, les quantités de documents à imprimer, router et diffuser n étant pas encore évaluées précisément, les quantités minimales garanties sont indiquées ci-après et servent de base à l acte d engagement. Les prestations devront être exécutées selon le calendrier prévisionnel joint en ANNEXE N 1. Sous le contrôle du ministère de la Culture et de la Communication, direction générale des patrimoines, département de la communication et département de l information et de la communication, l agence retenue pour le lot n 1, assure un rôle de coordination générale de la manifestation, notamment auprès des prestataires des lots n 2, 3 et 4. Le titulaire du lot n 1 assure également une assistance permanente auprès des directions régionales des affaires culturelles et une coordination des correspondants européens au sein des ministères, des collectivités ou des associations. 7/18
LOT N 1 ORGANISATION Proposition d'un dispositif d'organisation comportant un calendrier précis des interventions proposées (ANNEXE N 1), d un budget détaillé, spécifiant les moyens mobilisés tant en termes de personnels que de matériels. L importance des missions décrites dans ce lot nécessite une complète disponibilité des équipes de l agence retenue. A ce titre, la proposition devra indiquer la disponibilité de chaque intervenant sur toute la durée de l opération et préciser celle spécifique aux vacances. L'affectataire de ce lot travaillera en étroite et constante concertation avec le département de la communication de la direction générale des patrimoines et le département de l information et de la communication. 1. Élaboration d'un plan de communication L agence proposera un plan de communication qui devra faire ressortir des propositions clairement identifiées en faveur des différentes populations concernées : les services du ministère de la Culture et de la Communication, les partenaires institutionnels et privés, la presse, les publics et notamment les jeunes. L'agence devra apporter un soin particulier aux points suivants : - Conception graphique du visuel et suivi de ses déclinaisons - Concevoir et réaliser une campagne de communication en ligne web 2.0 à partir des plateformes communautaires existantes (portail officiel de La Nuit européenne des musées, profil Facebook, compte Twitter, chaîne Dailymotion, compte FlickR). Un soin particulier devra être apporté à la modération de ces plateformes sur la durée de l'opération. - Développer de nouvelles applications numériques qui permettront de valoriser et d'apporter du dynamisme à la manifestation : smartphones, supports mobiles en général. Des partenariats spécifiques devront participer au financement de ces applications. - Concevoir et réaliser des outils multimédia (vidéos, films d'animation 3D) et en assurer la diffusion et la mise en ligne sur le site internet (annexe n 4) et les plateformes communautaires et dans les lieux d'accueil et d'information du public. A minima il s'agit d'assurer la production du spot TV et de 2 films de 3 mn environ réalisés à partir de reportages dans les musées, dont un sera consacré à l'inauguration officielle de la manifestation. - Rédiger les documents de promotion : contenus éditoriaux du site internet, courriers institutionnels, sélections de programmes thématiques, etc. De nombreux documents sont à traduire dans 4 langues minimum (anglais, allemand, espagnol et italien). - Proposer la sensibilisation et l information de réseaux institutionnels nouveaux en complément de ceux déjà sollicités par le ministère de la Culture et de la Communication. 2. Coordination de l'opération 8/18
Le prestataire sera chargé du suivi de la coordination de l opération : lancement, programmation, gestion de la base de données, suivi de la réalisation et de la diffusion des supports de communication, bilan. - Organisation des réunions de coordination avec le département de la communication de la direction générale des patrimoines et le département de l information et de la communication. Le prestataire devra organiser, selon un rythme minimum bimensuel, des réunions régulières avec le département de la communication de la direction générale des patrimoines, le département de l information et de la communication et les attributaires du lot n 2. Ces réunions donneront lieu à des compte-rendus rédigés par le titulaire. - Programmation de l opération Le prestataire devra prendre en charge l ensemble des contacts avec les musées français et européens invités à participer à l opération, ainsi qu avec les différents coordinateurs concernés au niveau national, régional et européen, en vue de développer la participation des musées à l opération, et de faire remonter vers la direction générale des patrimoines les informations la documentation nécessaire à l élaboration du programme. - Coordination avec les directions régionales des affaires culturelles (DRAC) Il assurera une coordination, un suivi régulier ainsi qu une assistance auprès des DRAC pour la bonne mise en œuvre de la manifestation en région. Il informera régulièrement les correspondants en DRAC et les partenaires nationaux sur toute la durée de la préparation de la manifestation, en concertation avec la direction générale des patrimoines et le département de l information et de la communication. - Coordination des correspondants européens L'agence contactera les coordinateurs et les musées européens et récupérera auprès d'eux les éléments de programmation qui figureront sur le site internet, dans une partie portail dédié. - Gestion de la base de données sur l'application EVE Le prestataire relira, vérifiera, assurera la mise à jour et la mise en forme de l ensemble des informations et de la documentation transmises par les musées en vue de leur versement dans la base de données puis de leur mise en ligne sur le site internet de l opération (annexe n 4). Il veillera au bon fonctionnement du site internet. - Suivi des partenariats L agence coordonnera les partenariats en relation directe avec le responsable du mécénat de la direction générale des patrimoines et avec le département de l information et de la communication. Elle mettra à la disposition des mécènes tous les documents nécessaires à leur information et mettra en œuvre les contreparties qui leur seront proposées. Elle adressera aux partenaires après la manifestation un bilan de la manifestation et les documents réalisés. L'agence proposera en concertation avec la direction générale des patrimoines et avec le département de l information et de la communication la recherche de partenaires privés. L agence établira un bilan qualitatif et quantitatif des différents partenariats mis en place. - Conception graphique, Suivi de la conception du visuel et prise en charge de ses déclinaisons Les déclinaisons sont les différents formats d'affiches : 40-60 et 40-60 repiquables, A3, 80-60, 118-175, bandeau pour site internet, formats destiné aux régions : 10,5x20 et 15x21, formats spécifiques aux partenaires, avec intégration de leurs logos : A4 et 62-100 ; 320x240 cm et 118x175 cm. - Suivi de la réalisation et de la diffusion des supports de communication Le prestataire sera l interlocuteur privilégié de l agence chargée des relations presse (cf. lot n 2) pour le choix et la mise en forme des informations et de la documentation destinées à la presse. Il devra ainsi collecter et hiérarchiser les informations : liste des musées participants, événements et animations exceptionnelles, projets transfrontaliers, etc. Le prestataire aura la responsabilité du suivi du travail des attributaires des lots n 3 et 4 du présent marché 9/18
(travaux d impression et de routage) ainsi que le suivi de la création des visuels. Il établira, vérifiera et éditera les listings nécessaires aux différents routages, afin qu'ils soient directement utilisables. Il devra ainsi s'assurer de la compatibilité des fichiers avec le format de routage. Il contrôlera la diffusion de l ensemble des supports de communication. 3. Élaboration d'une campagne internet Un soin particulier devra notamment être apporté par l'agence aux points suivants : - Élaborer le sommaire et l arborescence du site Internet (annexe n 4). Le titulaire du lot n 1 rédigera et mettra à jour les textes du site Internet. Il proposera des actualités et des animations pour le site Internet. - Développer de nouvelles applications numériques qui permettront de valoriser et d'apporter du dynamisme à la manifestation : application mobile en général. Des partenariats spécifiques devront participer au financement de ces applications. - Concevoir et réaliser des outils multimédia (vidéos, films d'animation 3D) et en assurer la diffusion et la mise en ligne sur le site internet et les plateformes communautaires et dans les lieux d'accueil et d'information du public. A minima, il s'agit d'assurer la production du spot TV et de 3 films de 3 mn environ réalisés à partir de reportages dans les musées, dont un sera consacré à l'inauguration officielle de la manifestation. - Rédiger les documents de promotion : contenus éditoriaux du site internet, courriers institutionnels, sélections de programmes thématiques, etc. De nombreux documents sont à traduire dans 4 langues minimum (anglais, allemand, espagnol, italien). - Proposer la sensibilisation et l information de réseaux institutionnels nouveaux en compléments de ceux déjà sollicités par le ministère de la Culture et de la Communication. - Mettre en place une infolettre à destination des organisateurs DRAC, responsables des musées et institutions participants etc. et des partenaires de La Nuit européenne des musées. - Suivre et animer les comptes des plateformes communautaires existantes (profil Facebook, compte Twitter, chaîne Dailymotion, compte FlickR). L'agence assurera le développement technique et informatique ainsi que la mise en forme graphique du site internet : - déclinaison d'une ligne graphique à partir du visuel national ; - développement d'une ergonomie intuitive afin d'optimiser l'accès aux informations et aux données programme principalement ; - développement d'un moteur de recherche intuitif, permettant une recherche non seulement thématique mais aussi par villes et régions ; - intégration des contenus environ 300 pages ; - intégration optimisée de contenus multimédias (images et vidéos) ; - respect du multilinguisme (le site est développé au niveau des items de son interface dans une dizaine de langues). Les items actuels sont déjà traduits. Pour tout nouvel ajout, il faut prévoir la traduction ; - géolocalisation des institutions ; - gétection IP de l'internaute afin de lui proposer une interface personnalisée ; - panier de visite à imprimer ou à envoyer par voie électronique ; - optimisation du système d'impression des pages de résultats programme ; - interactivité du site : envoi de documents électroniques (ecards, eflyers, invitations, etc.), liens directs vers les plateformes des réseaux sociaux («Like» de Facebook et «Retweet» de Twitter notamment) ; - mise à jour du back office du site internet afin de gérer les nouvelles fonctionnalités éventuelles. 10/18
Le développement du site sera réalisé en php, avec bases de données Mysql. La mise en page se fera sous forme de feuille de style, CSS. Il devra être aux normes d accessibilité W3C. Toutes les spécifications techniques sont décrites. 11/18
4. Recherche, coordination et suivi des partenariats Le titulaire devra rechercher et proposer des nouveaux partenaires, à l exclusion de toute société ayant des activités économiques similaires ou proches de celles des partenaires confirmés de La Nuit européenne des musées. Tout partenariat proposé avec des sociétés, organismes privés, institutionnels et des groupes de presse sera soumis pour accord au département de la communication de la direction générale des patrimoines et au département de l information et de la communication. Le titulaire coordonnera les partenariats en relation directe avec le responsable du mécénat de la direction générale des patrimoines et avec le département de l information et de la communication. Il mettra à la disposition des partenaires tous les documents nécessaires à leur information et veillera à la mise en œuvre des contreparties qui leur sont proposées. Il adressera aux partenaires après la manifestation un bilan de l opération. - Les partenariats financiers Ils sont un atout essentiel au développement de la notoriété et de l audience de La Nuit européenne des musées. Le titulaire aura pour mission de coordonner et dynamiser les partenariats nouveaux et anciens sur le plan national. Il assurera un suivi et un contrôle régulier et attentif auprès des partenaires. Il organisera également des points réguliers veillant à informer les DRAC. Par ailleurs, le titulaire retenu assistera et associera les DRAC pour toutes les opérations mobilisant les partenaires nationaux ayant une implantation régionale. - Les partenariats médias Le soutien de l ensemble des médias publics et privés (presse écrite et audiovisuelle) est un objectif nécessaire à la réussite de l opération. Le soutien du service public audiovisuel doit continuer à être organisé et mis en valeur. D autres partenaires peuvent être sollicités, y compris sur d autres supports (Internet par exemple). Le concours de partenariats médias privés doit être encouragé et développé de façon systématique tant en région - en collaboration avec les chargés de communication des DRAC - qu au niveau national afin d assurer la meilleure diffusion possible des informations. - Les partenariats institutionnels Il s agit de sensibiliser l ensemble des partenaires institutionnels du ministère de la Culture et de la Communication et de la direction générale des patrimoines (autres ministères, ambassades, associations) et d élargir ce réseau de partenaires, pour organiser des ouvertures et des animations spécifiques. 5. Sollicitation d un affichage municipal gratuit Les villes moyennes et les grandes villes de plus de 20 000 habitants seront sollicitées sur tout le territoire pour obtenir la mise à disposition gratuite de panneaux municipaux sur les deux semaines précédents l opération. Le fichier sera constitué en étroite relation avec les DRAC. Le routage sera assuré par le prestataire en charge du routage. 6. Signalétique et matériel de communication Le titulaire devra concevoir, faire réaliser et prendre en charge la signalétique du site du Palais-Royal : - Impression, pose et dépose de 3 micro-perforés pour les vitrines de la façade du ministère de la Culture et de la Communication (format d'environ 3,7 mètres x 1,5 mètres). Le montage se fera impérativement au minimum avant le week-end précédant La Nuit européenne des musées. Le démontage aura lieu le lundi 20 mai jusqu'à midi. 12/18
7. Réalisation du bilan de l opération Dès le lendemain de l opération, le prestataire coordonnera la remontée vers la direction générale des patrimoines des premiers résultats quantitatifs et qualitatifs de l opération en vue de la rédaction et de la diffusion d un communiqué de presse qui incomberont à l attributaire du lot n 2. Il rédigera et coordonnera la diffusion des courriers de remerciement adressés par la direction générale des patrimoines à l issue de l opération, à l ensemble des musées participants, partenaires et coordinateurs français et étrangers. Clause de confidentialité : le prestataire s engagera à ne pas utiliser, ni diffuser, sans l accord formel du chef du département de la communication de la direction générale des patrimoines et du chef du département de l information et de la communication, l ensemble des données concernant l organisation, les financements et les résultats de l opération La Nuit européenne des musées. Tranche conditionnelle 1 : Organisation du Point national d information L'agence devra organiser et mettre en place le point national d information implanté au ministère de la Culture et de la Communication 182, rue Saint Honoré - 75001 Paris et prendra place sur la borne d accueil du Point Culture. Il permet de diffuser de l information sur les programmations, animations et manifestations organisées à Paris et en Ile-de-France en particulier. Il est également une vitrine pour l ensemble des programmations régionales éditées par les DRAC. Le point d information sera ouvert au public sur une durée de 7 jours la semaine précédant La Nuit européenne des musées, du lundi au samedi, de 9h30 à 19h00. Le titulaire prendra en charge : - l organisation et l animation ; - le recrutement et la formation des personnels d accueil ; - la signalétique : autocollants sur la borne d accueil et micro-perforés sur les trois vitrines de chaque côté de l entrée de l immeuble des Bons-Enfants ; - la collecte et la gestion de la documentation. Le ministère de la Culture et de la Communication mettra à disposition : - la borne d accueil ; - 2 à 3 ordinateurs connectés à Internet ; - un lieu de stockage pour la documentation. Tranche conditionnelle 2 : Application mobile dédiée L'agence, à condition de mobiliser un partenaire sur cette partie, aura la charge de faire réaliser une application mobile dédiée à la Nuit européenne des musées, avec géo-localisation, contenu de programmes des lieux participants et précisions, le cas échéant, des flux de visiteurs. 13/18
LOT N 2 - RELATIONS PRESSE En concertation permanente avec le département de la communication de la direction générale des patrimoines et avec le département de l information et de la communication, avec lesquels sera élaboré le plan général de communication, l affectataire de ce lot sera chargé de mener la campagne de presse. Les prestations concernant la fabrication des différents supports de communication seront assurées par les prestataires des lots n 3 & 4 en concertation et en lien avec le studio graphique choisi par le ministère de la culture et de la communication pour concevoir le visuel de la manifestation. Un soin particulier devra être apporté par l'agence aux points suivants : 1. Définition du plan média et organisation d une campagne de presse nationale et régionale Le prestataire organisera une campagne de presse nationale et régionale visant tous les types de supports, écrits, audiovisuels et numériques en tenant compte de leur périodicité. Le titulaire retenu devra proposer des actions concrètes visant à renouveler et diversifier l intérêt de tous types de presse. Cette campagne de presse n inclut aucun achat d espace. 2. Rédaction, mise en forme et diffusion des supports de communication à destination de la presse Le titulaire retenu devra rédiger, mettre en forme et diffuser un dossier de presse électronique définitif de 60 feuilles minimum (soit 120 recto-verso). Ce dossier de presse devra être conçu pour être imprimable et comporter un sommaire dynamique s'articulant en thématiques transversales. Il présentera clairement les événements organisés par les musées participants. Sa diffusion devra couvrir la presse nationale et régionale, généraliste et spécialisée et les correspondants parisiens de la presse étrangère, ainsi que la presse numérique. Le titulaire retenu devra rédiger, mettre en forme et diffuser des communiqués destinés à la presse régionale et nationale ainsi qu'aux correspondants de la presse étrangère: Le lendemain de l opération : rédaction et diffusion d un premier communiqué de presse de bilan, à partir des données de fréquentation recueillies par le titulaire chargé de l organisation de la manifestation. 3. Relations avec les interlocuteurs de la presse Le titulaire devra mettre au point des listings presse, en liaison avec le département de la communication de la direction générale des patrimoines. Le titulaire devra susciter des articles et organiser des interviews par la presse nationale écrite et audiovisuelle pour des représentants du ministère de la culture et de la communication à Paris ou en région, ou d'autres personnalités désignées par la direction générale des patrimoines. Il devra par ailleurs proposer et organiser des tournages pour la presse écrite et audiovisuelle nationale, régionale et européenne. Il assurera le suivi et la relance auprès des agences de presse, de la presse écrite et de la presse audiovisuelle. En lien avec le titulaire du lot n 1 et sous la coordination du département de la communication de la direction générale des patrimoines et du département de l information et de la communication, il organisera la conférence de presse ou le voyage de presse pour le lancement de la Nuit européenne des musées : invitation, relance et interviews. Le jour J, il assurera un contact permanent avec les agences de presse, les radios et les télévisions. 4. Élaboration du bilan de la campagne de presse L'agence retenue rédigera un bilan détaillé qui traduira en termes qualitatifs et quantitatifs l'impact médiatique de la manifestation. Dans un délai d un mois et demi, l'agence collectera l ensemble des retombées de l opération écrite, internet et audiovisuelle en vue de la réalisation d une revue de presse française et internationale aussi complète que possible en deux exemplaires. 14/18
Tranche conditionnelle 1: Il pourra être demandé à l agence de prendre un abonnement à la surveillance de la presse écrite, de la télévision et de la radio. 15/18
LOT N 3 IMPRESSION Le marché est à bons de commandes car les quantités de documents à imprimer n étant pas encore évaluées précisément, les quantités indiquées ci-dessous constituent le minimum garanti au prestataire. Chaque bon de commande sera signé par le Département de l information et de la communication. Le BAT et la constatation du service fait seront réalisés par le département de la communication de la Direction générale des Patrimoines, en accord avec le département de l information et de la communication. Quantités minimales 1/ Affichettes 40 x 60-15 000 exemplaires minimum - Quadri recto - Couché moderne mat 135 g - Vernis acrylique machine recto 2/ Affichettes 40x60 repiquables - 7 000 exemplaires minimum - Quadri recto - Couché moderne mat 135 ; - Vernis acrylique machine recto 3/ Affiches A3-1 800 exemplaires minimum - Quadri recto - Couché moderne mat 135 g. - Vernis acrylique machine recto 4/ Affiches 80 x 60-3 600 exemplaires minimum - Quadri recto - Couché moderne mat 135 g. - Vernis acrylique machine recto 5/ Affiches 118 x 175-5 000 exemplaires minimum - Quadri recto - Couché moderne mat 135 g. - Vernis acrylique machine recto Autres prestations susceptibles d être commandées 1/ flyers auto-collants - 200 000 exemplaires minimum, 80 g - Quadri recto, adhésif brillant avec refentes - 2 formats possibles : 10,5x15cm ou 8x6 cm 2/ Affichettes A4-4 000 exemplaires minimum, 16/18
- Couché moderne mat, 135g - Quadri recto - Vernis acrylique machine recto 3/ Affiches 62x100 cm - 600 exemplaires minimum - Quadri recto - Couché moderne mat 135g - Vernis acrylique machine recto 4/ Affiches 400x300 cm - 100 exemplaires minimum - Quadri recto - Couché moderne mat, 135g - Vernis acrylique machine recto 5/ Affiches 320x240 cm - 300 exemplaires minimum - 4 couleurs recto, 3 couleurs verso - Couché moderne mat, 150g 6/ Affiches 118x175cm - 500 exemplaires minimum - 4 couleurs recto, 3 couleurs verso - Couché moderne mat, 135g 17/18
LOT N 4 - ROUTAGE (France métropolitaine, Dom/Com) L évaluation est à faire sur la base approximative de 2 300 points d acheminement. Les destinataires prévisionnels sont indiqués pour information en annexe n 2 du document «Annexes» (sur la base des quantités minimales). Les quantités pour chaque envoi sont fluctuantes et ne peuvent être indiquées comme référence. Des envois en nombre aussi bien que des envois unitaires sont à prévoir pour le conditionnement. Le titulaire de ce lot devra travailler en étroite concertation avec le titulaire du lot n 1 chargé de l organisation de la diffusion de ce matériel. Une attention particulière sera demandée sur le suivi du routage, notamment sur les délais d expédition dans les départements d Outre-mer. Quantités minimales : 1 / Affiches : 40 x 60 : 22 800 exemplaires minimum 80 x 60 : 4 400 exemplaires minimum 118 x 175 : 5 200 exemplaires minimum 4 / Lettre d'accompagnement A4 : 500 exemplaires Détail des prestations à fournir au titre du routage : - traitement du fichier destinataires ; - préparation des commandes composées de quantités variables (annexe n 2) ; - fourniture emballages ; - édition des bordereaux de transports ; - remise aux transporteurs ; - expédition des commandes ; - fournitures palettes pour commandes groupées ; - envoi vers les départements d'outre-mer devra se faire par un service spécialisé dans la livraison express de colis. Le coût de l affranchissement sera pris en charge par le routeur. Le prestataire s engage à restituer le surplus de l ensemble des supports de communication prévus au présent marché au ministère de la Culture et de la Communication. 18/18