PRESENTATION DU PLAN NATIONAL DE DEPLOIEMENT DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE HOSPITALIERE DANS LES ETABLISSEMENTS DE SANTE JOURNÉES NATIONALES DE L INFORMATION MÉDICALE ET DU CONTRÔLE DE GESTION EN PSYCHIATRIE 13 septembre 2012 Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux
SOMMAIRE 1. Objectifs et principes directeurs du déploiement 2. Plan national de déploiement 3. Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement 4. Planning de déploiement prévisionnel
SOMMAIRE 1. Objectifs et principes directeurs du déploiement 2. Plan national de déploiement 3. Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement 4. Planning de déploiement prévisionnel
Genèse du Plan de déploiement Le Contexte Le monde hospitalier a récemment connu de nombreuses réformes (PMSI, CCAM, T2A, EPRD, nouvelle gouvernance) qui conduisent les ES à s interroger sur leurs coûts La CAH peut apporter des éléments de réponse pour situer le niveau de performance économique des organisations de soins Toutefois, le constat initial dressé sur la CAH révèle ses limites actuelles
Genèse du Plan de déploiement Le constat initial sur la CAH Un modèle peu exigeant : Un faible taux de déploiement, en particulier dans les petits établissements Seul le retraitement comptable (RTC), amorce de la CAH, est opposable Des méthodes multiples, non harmonisées : Multiples méthodologies : ENCC, Base d Angers, RTC, CREA, TCCM Peu de liens existent entre ces méthodes Une difficulté de production des outils : Production ponctuelle avec des délais de production importants Charge de travail lourde Une utilisation trop limitée : L utilisation de la CAH pour la prise de décision dans les différentes instances des établissements est encore faible
Genèse du Plan de déploiement L élaboration du Plan national de déploiement Un socle méthodologique : le nouveau Guide DGOS En proposant un Tronc Analytique Commun, il répond aux objectifs d harmonisation des méthodes et de facilitation de la production des outils Le TAC est donc un vecteur inédit de déploiement potentiel de la CAH Un mode d élaboration participatif : Un groupe de travail de Référents Performance d ARS a contribué à la définition de l architecture du déploiement Un groupe de contrôleurs de gestion experts a rédigé les fiches techniques complémentaires au Guide DGOS Un outil Excel a été conçu avec le CH de Melun pour aider les établissements à produire leurs états analytiques Consultation, par la DGOS, des fédérations hospitalières Ce plan est le fruit d une collaboration DGOS / ANAP
Ambitions et objectifs du déploiement Ambitions Déployer la nouvelle CAH sur l ensemble des ES en 2013 Professionnaliser et valoriser la fonction contrôle de gestion en ES 2 grandes catégories d ES ont été identifiées : les ES «experts» pouvant être référents des ES nécessitant un appui. Objectifs Echéance Pour les ES référents Encadrement des ES moins avancés Promotion et valorisation du rôle du contrôleur de gestion au sein de l établissement 2013 voire + Pour les autres ES Montée en compétences en comptabilité analytique: harmonisation des pratiques comptables, construction et fiabilisation du TAC et du RTC Cible principale : ES publics MCO entre 20 et 70 M, plus largement ES MCO, SSR & PSY 2013 au plus tard
Principes directeurs Principes directeurs posés pour le déploiement 1 Définir un dispositif support maillant l ensemble du territoire et mobilisant les ressources disponibles en région 2 Valoriser les contrôleurs de gestion expérimentés et mettre en évidence leur valeur ajoutée via une logique de responsabilisation 3 Mettre en place une offre d accompagnement ajustée au besoin d assistance des ES ciblant en priorité les ES MCO entre 20M et 80M de recettes totales 4 En particulier, prévoir un appui opérationnel pour les ES les moins avancés à ce jour 5 Minimiser les besoins de financement tout en répondant aux besoins d accompagnement des ES
SOMMAIRE 1. Objectifs et principes directeurs du déploiement 2. Plan national de déploiement 3. Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement 4. Planning de déploiement prévisionnel
Le Plan national de déploiement Le dispositif intègre plusieurs niveaux d accompagnement et de pilotage Rôles dans le Pilotage Rôles dans l Accompagnement 1 Niveau national Définir l ambition et les objectifs Définir les éléments de langage commun Animer une instance de pilotage national pour garantir le bon rythme d avancement S assurer de la juste mise à disposition des moyens aux niveaux régional et local pour réussir le déploiement Lancer un support de niveau 2 pour centraliser des questions remontées par les ES et les traiter via des groupes d experts bâti autour du Cercle Performance de l ANAP Phase transitoire 2 Niveau régional Animer une instance de pilotage régional : ARS - ES référents FHF Autres pour déterminer les plan d actions nécessaires pour assurer le bon déploiement Communiquer auprès des acteurs concernés Assurer un support de niveau 1bis qui permet de relayer des questions techniques des ES au support de niveau 2 (si absence de référent) 3 Niveau local Fournir un reporting régulier pour faire part de l avancement et des points de blocage Assurer un appui distant de l ES par un référent (support niveau 1) Fournir un appui opérationnel sur site de l ES par un prestataire
Le Plan national de déploiement Vision globale du dispositif de déploiement DGOS Pilote le déploiement en lien avec les ARS Aide à concevoir le plan et à construire le kit de déploiement ATIH ARS ARS ARS ANAP Fournit un support technique sur les RTC Identifie et anime le réseau des référents en région Gère le financement des prestations ES Référent Appui méthodologique des Bureaux et des Référents régionaux via les productions du Cercle Performance «Comptabilité Analytique et Contrôle de Gestion» Aide méthodologique aux ES sur la CAH ES Accompagné ES Accompagné Fournit un appui opérationnel sur site pré-cadré Prestataires
Le Plan national de déploiement Niveau national Au niveau national, ont été conçus : Le plan de déploiement (objectifs, calendrier, modalités, financement etc.) incluant notamment Le plan de communication Le dispositif de suivi Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement aux régions et des ES Une instance de pilotage national devra être mise en place : Pour piloter l avancement du déploiement Relayer les retours d expérience et les besoin d ajustement du dispositif aux instances nationales compétentes
Le Plan national de déploiement Focus sur le rôle du Cercle Performance «Comptabilité Analytique et Contrôle de Gestion» dans le déploiement de la CAH Assurer un support national au déploiement en : Animant un réseau d experts Capitalisant les bonnes pratiques Diffusant les guides et outils pouvant aider les ES Instruire les questions remontées par les ES
Le Plan national de déploiement Qu est-ce que le Cercle Performance ANAP «Comptabilité Analytique et Contrôle de Gestion»? Objectifs Créer et structurer une communauté «métier» en comptabilité analytique et en contrôle de gestion à l hôpital Favoriser le partage et la diffusion des connaissances, des outils et des bonnes pratiques Contribuer à l harmonisation des méthodes et des pratiques tout en valorisant la richesse et à la créativité des expériences de chacun Promouvoir et accompagner des démarches expérimentales Mode de fonctionnement Axes de travail identifiés Travail en ateliers regroupant des contrôleurs de gestion d ES et d ARS Exploitation de l existant (outils, guides, retours d expérience) Recensement, par le biais des Bureaux des Comités Techniques Régionaux, des Questions méthodologiques fréquemment posées et sollicitation des expertises idoines pour y répondre Mise à la disposition des Référents régionaux et des Bureaux des Comités Techniques Régionaux des productions du Cercle Outil d auto-diagnostic du Contrôle Interne Comptable Actualisation du guide méthodologique de la comptabilité analytique par pôle Mémento pratique d aide au remplissage du RTC Guide de Bonnes Pratiques Opérationnelles du dialogue de gestion à l hôpital Création d un outil médico-économique d analyse et de suivi des activités nouvelles (module financier de l outil Aeplice)
Le Plan national de déploiement Schéma d accompagnement cible du Cercle Performance : Cercle Performance ANAP Guides et outils Contributions et retours d expérience Comité Technique Régional Bureau Référent Performance ARS Aide au pilotage, à l animation et à la structuration du réseau régional Equipe ANAP ES Référent ES Référent Expertise métier Reporting ANFH ES appuyé ES appuyé ES appuyé ES appuyé Module e-learning Formation - action Cahier des Prestataire (financement ES) charges type
Le Plan national de déploiement Les éléments du pilotage régional Au niveau régional, les ARS auront pour rôles principaux : Le suivi de l avancement du plan de déploiement dans la région L animation du réseau des référents voire l animation des contrôleurs de gestion de la région Le support téléphonique pour répondre à des question d ES ne disposant pas de référent / transmettre des questions au support national de niveau 2 (Cercle Performance ANAP) Le reporting périodique à l instance nationale de pilotage pendant la phase de déploiement Un comité de suivi trimestriel «Comité Technique Régional» (CTR) devra être mis en place incluant : Le représentant de l ARS Les contrôleurs de gestion en ES référents Un représentant de la FHF D autres acteurs jugés nécessaires Chaque Comité devra se doter d un Bureau
Le Plan national de déploiement Gouvernance locale du plan de déploiement Instance Membres Objectifs Bureau du Comité Technique Régional Comité Technique Régional (CTR) Réunion de suivi (niveau infra-régional) Référent ARS, contrôleurs de gestion des ES référents Autres experts Référent ARS, contrôleurs de gestion des ES référents, chefs de projet des ES accompagnés, correspondant FHF Autres (DG d ES ) Contrôleur de gestion des ES référent, chef de projet de l ES appuyé (+ DIM, DRH de l ES appuyé au besoin) Piloter l avancée du déploiement au niveau régional Faire part des retours d expériences régionaux, ou des questionnements méthodologiques du Comité, au Cercle Performance «Comptabilité Analytique et Contrôle de Gestion» de l ANAP Recenser les questions techniques et méthodologiques récurrentes et proposer des réponses adaptées Préparer le Comité Technique Régional Etre l instance de «reporting» au niveau régional Assurer le partage d expériences et la diffusion de l information sur le contrôle de gestion hospitalier, à l échelle régionale Apporter des réponses et soutenir les efforts de déploiement des établissements accompagnés, le cas échéant en lien avec le support de niveau 2 Identifier les bonnes pratiques ou outils capitalisables pour les autres établissements Valoriser le rôle du contrôleur de gestion en milieu hospitalier Faire un bilan des actions réalisées, en cours et à venir Planifier les tâches prioritaires pour le mois à venir, ainsi que leurs responsables Identifier les éventuels points de blocage et les solutions pouvant y être apportées Fréquence proposée Trimestrielle a minima Trimestrielle Mensuelle
Le Plan national de déploiement Focus sur le rôle des ARS Acteur Domaine Rôle ARS Pilotage et suivi régional Lancement du projet Animation du réseau des contrôleurs de gestion des ES Donne l impulsion en région / Décline en région les modalités du déploiement: Contractualise avec les ES (CPOM) Lance le plan de déploiement en région: présentation du dispositif d appui Suit et évalue les actions du plan Effectue un reporting périodique à l instance nationale de pilotage pendant la phase de déploiement Anime un comité technique trimestriel et un bureau Anime des sessions d information, 1 à 2 fois par an, auprès de l ensemble des ES Soutien financier Incitation financière des ES référents (sur engagement contractuel : cf contrat type ES référent) Aide à la formation des ES accompagnés (sur engagement contractuel : cf contrat type ES accompagné)
Le Plan national de déploiement Focus sur l appui local assuré par les ES référents Acteur Domaine Rôle ES référent Support de Niveau 1 Répond à distance, par message électronique ou téléphone, aux questions de l Etablissement appuyé relatives à la mise en œuvre de leur comptabilité analytique, le cas échéant en lien avec le support national (niveau 2) Effectue des visites sur site pour la réunion de suivi afin de : o vérifier l avancement de la mise en œuvre ; à ce titre, il aide notamment l équipe projet à compléter sa fiche de suivi avant o chaque réunion du Comité Technique Régional ; conseiller les ressources internes de l Etablissement dans la production des états analytiques, sur les aspects techniques et méthodologiques Assure un contrôle qualité des états produits Assure le reporting périodique de l avancement des ES appuyés et participe au bureau du Comité Technique Régional et au Comité Technique Régional Les ES référents ont une obligation de moyens vis-à-vis des ES accompagnés il a pour responsabilité de donner son avis d expert sur les points de difficulté et in fine sur la qualité des livrables, il n a pas pour responsabilité la validation de ces livrables Les ES accompagnés ont une obligation de résultats par la mise en place des prérequis et basiques de la comptabilité analytiques (FICOM, arbre analytique, retraitements comptables etc.) et en particulier la production des RTC
Le Plan national de déploiement La contractualisation entre les ES et l ARS Contrat type 2 : ARS-ES accompagné Contrat type 1 : ARS-ES référent ES référent (0,2 ETP en moyenne) ES appuyé ARS Support de Niveau 1 ~ 4 /5 ES par référent Contrat type 2 : option sans ES référent Si : pas d ES référent sur le territoire Reporting direct à l ARS ES accompagné Le cas échéant : accompagnement par un prestataire sur site Les ES financeront leur accompagnement opérationnel soit via une AC soit par un financement autonome
SOMMAIRE 1. Objectifs et principes directeurs du déploiement 2. Plan national de déploiement 3. Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement 4. Planning de déploiement prévisionnel
Le Kit de déploiement 2 catégories d outils sont prévus dans le kit de déploiement Outils techniques Outils de «conduite de projet» Le guide de la comptabilité analytique hospitalière Fiches techniques sur les grandes étapes de production des outils de la CAH issues du Guide de la CAH Aide à la production du TAC (Outil Excel) Aide à la production des comptes de résultats par Pôle (Outil Excel) Guide d utilisation des outils Excel Contrat type : entre ARS et ES référent entre ARS ES accompagné Cahier des charges type proposés aux ES souhaitant bénéficier d une formation-action sur site Outil d évaluation de la maturité des ES sur la base des retours de l OCAH Fiche de suivi à remplir par les ES pour transmission aux CTR
Le Kit de déploiement Objectifs des outils conduite de projet Outils conduite de projet Objectifs Contrats types Fixer des objectifs aux ES en termes de mise en place d outils de la CAH et de délais Déterminer au regard de ces objectifs, les besoins d accompagnement nécessaires (opérationnels et financiers) Préfigurer l avenant au CPOM Cahiers des charges Détailler l ensemble des prestations requises Fixer le cadre de l accompagnement des ES (prix, durée etc.) Outil d évaluation de la maturité des ES Fiche de reporting Estimer la montée en compétences des ES sur la période Cibler les ES les plus en difficulté Identifier les ES référents Suivre l avancement pour chacun des ES Assurer de la part des ES accompagnés la remontée des points de vigilance
Les contrats types : Le Kit de déploiement Des Contrats de Type 1 entre l ARS et les Etablissements Référents, qui auront pour buts de : Formaliser le rôle du Référent Identifier les Etablissements qu il aura à accompagner Garantir le financement de son temps de travail (pourcentage à définir avec l ES Référent) et sa disponibilité pour assumer son rôle sur ce temps Des Contrats de Type 2 entre l ARS et les Etablissements appuyés, qui auront pour buts de : Définir des objectifs en matière de production d états analytiques à une échéance donnée (1 an) Amener l Etablissement à s organiser en mode projet et à s inscrire dans le schéma régional de déploiement Lui accorder, quand c est possible, un soutien financier pour rémunérer, à la réalisation de ses objectifs, des prestataires
Le Kit de déploiement Le Cahier des charges type : un accompagnement en 4 phases, sur 12 mois, financé par AC ou sur fonds propres : Notification Lancement cadrage et Cadrage (N) 1 jour/h 3 jours/h Appropriatio n, Note de 10 jours/h 1 jour/h Plan d action Elaborati on du Plan d Actions Appui à la mise en œuvre et transfert de compétences Etats analytiqu es Evaluation et capitalisatio n 115 jours 11 mois 110 mois 115 jours Bilan et rapport MINISTERE DU TRAVAIL, DE L EMPLOI
Le Kit de déploiement Le Cahier des Charges Type : Points clés de l accompagnement : Objectif : aider l ES à remplir ses obligations contractuelles de production Prise en compte de la dimension transfert de compétences et de savoirfaire ; inclut une analyse des besoins de développement des compétences des ressources internes Strict respect de la gouvernance de projet interne (rôle clé du Chef de projet) et régionale (validation des états analytiques par le Référent régional) Accompagnement du Chef de projet dans le respect de ses obligations contractuelles : o de conduite du changement (réunions mensuelles de l équipe projet) o de suivi (fiche de suivi) o et de reporting à l ARS (état d avancement du Plan d actions) MINISTERE DU TRAVAIL, DE L EMPLOI
Le Kit de déploiement Outils d évaluation de la maturité des ES (1/2) Déjà existant : le questionnaire OCAH Au moment du lancement de la démarche en région : permet d évaluer la maturité des ES en comptabilité analytique et en contrôle de gestion En fonction de ce niveau de maturité, peuvent être identifiés: - Les ES experts - Les ES à appuyer En fin de déploiement : permet d évaluer le développement de la CAH au niveau d une région et au niveau national Campagne d actualisation du questionnaire lancée en juin 2012 Disponible sur le site de l OCAH : https://o6.sante.gouv.fr/ocah/ Contact : o6@sante.gouv.fr
10, 0 8, 0 6, 0 4, 0 2, 0 0, 0 Le Kit de déploiement Outils d évaluation de la maturité des ES (2/2) Un outil d autodiagnostic mise à disposition : reprise sous format Excel Score max Scoring Score sur 10 du questionnaire OCAH Axe 1 Moyens disponibles 20 8,5 4,3 Axe 2 Outils (inclut vision SIH) 22 6,8 3,1 Axe 3 Découpage analytique 10 4,4 4,4 5 axes d analyse ont été déterminés Les réponses Utilisation des aux résultats questions de la CAH permettent d estimer globalement le niveau Axe 4 28 0 0,0 de maturité (CREF, CPOM ) de l ES Axe 5 Dialogue de gestion 33 8,2 2,5 maturité de C.H. Niveau de maturité de C.H. Saint-Jacques Moyens disponibles Dialogue de gestion Outils (inclut vision SIH) Utilisation des résultats de la CAH (CREF, CPOM ) Découpage analytique Exemple de restitution
Le Kit de déploiement La fiche de suivi Au moment du lancement : permet de faire un état des lieux de départ Tout au long du déploiement : permet de suivre la progression de l ES appuyé En fin de déploiement : permet de mesurer l atteinte des objectifs contractualisés La fiche contient 2 volets : Reporting qualitatif Reporting quantitatif ES Météo Via un cours questionnaire Date Période Résultats et avancement sur la période Tendance FICOM Avancement 11,5% 88,5% I. Découpage analytique: le fichier commun de structure ou FICOM FICHE DE SUIVI DE L'IMPLEMENTATION DE LA C.A.H. Si "Non" ou "En cours" indiquer date de fin prévue Points d attention PCS 50,0% 50,0% Affectations analytiques 32,1% 67,9% Construction des outils 50,0% 50,0% Décisions relatives i. Le découpage de l'établissement permet d'articuler de manière cohérente UM, UF, SA et Pôles Non i.1 Aucune UF commune à plusieurs SA Oui i.2 Aucune UM commune à plusieurs SA En cours i.3 Le fichier structure en SA respecte les règles de l'arbre analytique harmonisé ii. Mise en place de procédures de fiabilisation/modification/ actualisation du FICOM ii.1 ii.2 ii.3 ii.4 Toutes les UF possedent un périmetre clairement identifié; limitation des UF "fourre tout" Le ficom est unique Le fichier structure de chaque applicatif est alimenté à partir du FICOM Le FICOM est largement diffusé et commenté aux utilisateurs iv. v. vi. Mise en place d'une équipe chargée de l'administration du FICOM Le fichier commun de structure ou FICOM est intégré dans le cœur du SIH Le fichier commun de structure ou FICOM est fiable vii. Un suivi extra-comptable des activités spécifiques et subsidiaires et de leur utilisation non directement identifiables dans le FICOM est réalisé en routine Prochaines étapes Responsable Date
SOMMAIRE 1. Objectifs et principes directeurs du déploiement 2. Plan national de déploiement 3. Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement 4. Planning de déploiement prévisionnel
Le planning du déploiement Le plan de déploiement s étend sur toute l année 2013 Janvier - mars Mars - juin 2013 Juillet - septembre Septembre - décembre Déploiement de la démarche LANCEMENT Constitution des Comités Techniques Régionaux et des Bureaux Constitution des CTR Etat des lieux de départ Identification des ES référents / ES à appuyer CONTRACTUALISATION Définition des objectifs pour les ES appuyés, désignation de leurs référents et signature des contrats Constitution des Bureaux Contrats Types 1 Contrats Types 2 Feuilles de Mars route régionales Appui des ES référents PREREQUIS Mise en place des prérequis analytiques à la production du TAC 2012 dans les ES Formation des ES appuyés Suivi de la mise en œuvre par les Bureaux des CTR PRODUCTION DU TAC Production par les établissements de leur TAC 2012 Appui des ES référents Bilan de la mise en œuvre Mars Cercle Performance Mise en place du forum Communicatio n lors de la réunion trimestrielle du Cercle et appel à candidatures de référents Intégration au Cercle de nouveaux contrôleurs de gestion référents Diffusion des guides et outils Réponses aux questions méthodologiques des Bureaux via le Forum Restitution en séance plénière du Cercle du bilan national du déploiement