GUIDE PRATIQUE DE LA FONCTION RH L entretien de 2 nde partie de carrière
SOMMAIRE PREAMBULE... 3 1. ENJEU ET OBJECTIFS DE L ENTRETIEN... 4 2. CONTENU DE L ENTRETIEN DE 2 NDE PARTIE DE CARRIERE... 6 3. MODALITES ET ETAPES DE MISE EN OEUVRE... 7 3.1 Public visé... 7 3.2 La conduite de l entretien... 7 3.3 Modalités d information... 8 3.4 Préparation de l entretien... 8 3.5 Déroulement de l entretien... 9 3.6 Restitution et suivi... 9 4. PROPOSITION DE TRAME D ENTRETIEN... 10 4.1 Le parcours professionnel... 10 4.2 Les motivations et souhaits... 11 4.3 La préparation d une prolongation ou cessation d activité... 11 4.4 Informer, communiquer et orienter... 12 4.5 Analyse et propositions... 12 4.6 Suites de l entretien... 13 ANNEXES... 16 Annexe 1 : Les entretiens : différences et complémentarités... 16 Annexe 2 : Les principales étapes d un entretien de 2 nde partie de carrière... 17 Annexe 3 : Grille de synthèse de l entretien de 2 nde partie de carrière... 18 GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 2
PREAMBULE Le contexte démographique et réglementaire dans lequel évoluent les organismes de Sécurité sociale (diversité et mixité dans les emplois, vieillissement de la pyramide des âges, allongement de l âge de départ à la retraite ) place les problématiques d insertion durable de jeunes dans l emploi et de sécurisation dans l emploi des seniors au cœur de leurs préoccupations. La gestion de tous les âges relève de la responsabilité sociale des entreprises. Elle s inscrit dans la lignée de la démarche de développement durable engagée et portée par la CNAF. Elle s avère complémentaire de l action institutionnelle initiée depuis 2007 et concrétisée par un plan cadre développement durable. Elle renvoie à plusieurs enjeux pour les Caf. Celles-ci doivent en effet organiser les transferts de compétences, maintenir le niveau de motivation de leurs salariés, prévenir l usure professionnelle, assurer le maintien et le développement des compétences C est dans ce contexte, qu un protocole d accord relatif à l emploi des seniors et à la gestion des secondes parties de carrières a été signé le 26 janvier 2010 entre l UCANSS et les organisations syndicales (CFDT, FEC CGT-FO, SNFOCOS, SNPDOS-CFDT) et agréé le 26 mars 2010 par le Ministère. Conclu pour une durée déterminée de trois ans, cet accord a cessé de produire ses effets le 31 décembre 2012. Un nouvel accord relatif au contrat de génération a été signé le 11 juin 2013. Il vise à : - faciliter l insertion durable de jeunes dans l emploi par leur accès à un contrat à durée indéterminée, - favoriser l embauche et le maintien dans l emploi des salariés âgés, - assurer la transmission des savoirs et des compétences. Cet accord renforce la mise en place d un ENTRETIEN DE SECONDE PARTIE DE CARRIERE (article 5.22). Cet entretien constitue un véritable outil d une politique de développement RH et s inscrit pleinement dans une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Le «guide pratique de la fonction RH», qui s adresse à tous les organismes, quel que soit leur effectif, a été conçu pour accompagner les référents RH* dans la mise en œuvre des entretiens de seconde partie de carrière au sein de leur organisme. *Dans ce guide, le terme de «référent RH» désigne tout professionnel que l organisme aura choisi au niveau local pour conduire les entretiens de seconde partie de carrière. La question de l identification de ce référent au sein de l organisme sera abordée dans ce guide, notamment au regard des compétences requises pour assurer cette fonction. GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 3
1. ENJEU ET OBJECTIFS DE L ENTRETIEN Article 5.22 du protocole d accord du 11 juin 2013 : «Il est proposé à chaque salarié, à compter de ses 45 ans, de bénéficier d un entretien de seconde partie de carrière réalisé par la fonction ressources humaines. Son enjeu est de proposer un lieu et un temps d échange et d expression sur les perspectives professionnelles du salarié et ainsi favoriser une dynamique de changement. Cet entretien permet au salarié de faire un point précis sur ses compétences, sa situation actuelle d emploi, ses besoins de formation, ses objectifs et projets professionnels. Quand ce projet s inscrit dans la perspective d un parcours professionnel, l entretien est également l occasion d identifier les conditions devant être réunies pour la réussite de ce projet. Cet entretien nécessite l anticipation, favorise les échanges et permet l implication du salarié sur cette seconde partie de carrière. Il s effectue sur la base du volontariat. Il est distinct de l entretien annuel d évaluation et d accompagnement. Il peut tenir lie d entretien de milieu de carrière lorsqu il est réalisé dans l année qui suit le quarantième anniversaire du salarié. A la suite des souhaits exprimés par le salarié au cours de cet entretien, une réponse adaptée lui est adressée sur les dispositifs d accompagnement professionnels existants. Cette réponse doit lui permettre de concrétiser son projet professionnel. Cet entretien peut être proposé tous les trois ans.» UN ENTRETIEN : POUR QUOI FAIRE? L enjeu de l entretien de seconde partie carrière est de proposer aux collaborateurs de 45 ans et plus un lieu et un temps d échange et d expression sur leurs perspectives professionnelles et ainsi favoriser une dynamique de changement ou de mise en action. Conduit par un référent RH, cet entretien est centré sur la seconde partie de carrière du salarié et doit éviter toute discrimination liée à l âge dans les évolutions de carrière. Il est l occasion de porter un regard sur l avenir et, si nécessaire, d identifier les actions qui seront utiles pour permettre la réalisation des missions du collaborateur et / ou mettre en oeuvre son projet professionnel. Cet entretien nécessite l anticipation, favorise les échanges et permet l implication du collaborateur sur cette seconde partie de carrière. Il s agit aussi de donner aux collaborateurs toutes les informations utiles à l élaboration éventuelle d un projet professionnel et / ou d adaptation de seconde partie ou de fin de carrière. S il doit être proposé obligatoirement par l employeur aux collaborateurs concernés, l entretien est réalisé sur la base du volontariat. Le collaborateur décide de bénéficier ou GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 4
non de cet entretien. Il peut d ailleurs en faire la demande directement auprès du secteur ressources humaines, selon des modalités définies localement. UN ENTRETIEN DIFFERENT DE L'EAEA Réelle opportunité de communication et de dialogue, l entretien de seconde partie de carrière diffère de l entretien annuel d évaluation et d accompagnement (EAEA) 1, par les finalités qu il vise, la posture professionnelle du référent qui conduit l entretien et les compétences qu il requiert. Entretien de seconde partie de carrière EAEA Finalités - Réalisation d'un bilan - Evaluation de / des : - Réflexion sur les perspectives -> la tenue de l'emploi de carrière -> l'atteinte des objectifs - Accompagnement dans une -> compétences démarche de développement - Fixation d'objectifs et des professionnel compétences à développer - Apport d'informations - Recueil des souhaits de mobilité - Recueil des besoins de formation Posture de conseil / de support / d'évaluateur du travail réalisé d'information / de neutralité Domaines de - technicité RH - managériales compétences - relationnelles - relationnelles - domaine métiers Entretien Assuré par référent RH responsable hiérarchique direct La connaissance qu ont les référents RH des différents métiers, des dispositifs existants et des perspectives d évolution possibles au sein de leur organisme et de l institution, permet d aborder cet entretien de façon totalement différente et complémentaire à l entretien annuel d évaluation et d accompagnement. Les référents RH chargés de la réalisation de ces entretiens n évaluent pas la tenue de l emploi, les compétences mises en œuvre et l atteinte des objectifs fixés pour le collaborateur concerné. Cet entretien a donc pour finalité d accompagner le collaborateur dans une démarche de développement professionnel et / ou éventuellement de construction de son projet, dont il reste le principal acteur. 11 Annexe 1 : «Les différents entretiens : différences et complémentarités» GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 5
POINTS DE VIGILANCE La mise en œuvre de l'entretien de seconde partie de carrière nécessite de la part des organismes la prise en compte de trois éléments clés. Le premier renvoie aux compétences requises pour assurer la conduite de ces entretiens. Le choix des référents RH par les organismes devra intégrer cette question (cf. point 3.2 sur la conduite de l'entretien). Le deuxième a trait au niveau d'attente que peut générer un tel entretien auprès de certains collaborateurs. En effet, cet entretien n'apportera pas nécessairement de réponse immédiate aux attentes / souhaits du collaborateur. Il peut aussi permettre de lui faire prendre conscience de la non faisabilité d un projet à un moment donné «T» (absence d opportunité, raisons financières, profil inadapté, compétences à développer, questions de calendrier ). C est pourquoi, il convient d insister sur le temps d échange, sur la discussion ouverte avec le collaborateur sur ses perspectives d évolution professionnelle et de lui rappeler en amont, mais également au terme de l entretien, que l entretien de seconde partie de carrière ne débouche pas nécessairement sur une formation ou un changement d emploi ou d activité et que toutes ses attentes ne pourront pas nécessairement être satisfaites. Enfin, l entretien de seconde partie de carrière nécessite une coopération étroite entre les managers, les acteurs du service RH et les chargés de communication. Le référent RH doit en effet faire le lien avec l ensemble des acteurs concernés par le parcours professionnel du collaborateur (responsable hiérarchique direct, administration du personnel, services formation, recrutement et GPEC, équipe de Direction ) et intègre dans ses conseils les besoins de l'organisme. Certains projets professionnels ne peuvent être mis en œuvre qu'avec l'appui et le concourt des managers (organisation du temps de travail, mission tutorale ). Ces derniers sont par conséquent associés en amont, pendant et en aval des actions mises en place. L entretien de seconde partie de carrière est avant tout un entretien facilitant l échange et l apport de conseils. 2. CONTENU DE L ENTRETIEN DE 2 NDE PARTIE DE CARRIERE L entretien de seconde partie de carrière est l occasion d évoquer avec le collaborateur : le bilan de sa situation professionnelle, ses projets professionnels, les perspectives d évolution professionnelle au sein de l organisme, ses souhaits de formation, les objectifs de professionnalisation, ses souhaits de mobilités géographique et/ou professionnelle, son positionnement par rapport à des actions de tutorat éventuelles. GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 6
L entretien de seconde partie de carrière est centré sur la situation ou le projet professionnel(le) du collaborateur à moyen ou long terme, mais aussi sur ses conditions de travail. Il prend également en compte tout le parcours professionnel antérieur du collaborateur et son horizon professionnel jusqu au moment de la retraite. En fonction de la situation du collaborateur et de ses souhaits, l'entretien pourra être orienté sur la préparation de sa cessation d'activité (transfert de compétences, aménagement de sa fin de carrière etc). 3. MODALITES ET ETAPES DE MISE EN ŒUVRE 3.1. PUBLIC VISE L entretien de seconde partie de carrière doit être proposé aux collaborateurs de plus de 45 ans. Des ordres de priorité peuvent être préconisés pour fixer le planning des entretiens : - les collaborateurs ayant au minimum deux ans d ancienneté dans l organisme, - les collaborateurs ayant exprimé un souhait de changement et / ou d évolution lors de leur EAEA, - les collaborateurs ayant une ancienneté importante dans le même emploi, - les collaborateurs qui en font spontanément la demande, - Cet entretien est ensuite proposé tous les trois ans. 3.2. LA CONDUITE DE L ENTRETIEN Il est préconisé que ces entretiens soient réalisés par le secteur Ressources Humaines en lien étroit avec d autres acteurs de l organisme et notamment les managers, pour les raisons suivantes : La connaissance transversale de l organisme, de ses métiers et de sa stratégie, fait du référent RH l interlocuteur privilégié du collaborateur, dans une perspective d accompagnement professionnel. Il est donc nécessaire que les référents RH chargés de recevoir les collaborateurs dans le cadre de cet entretien aient un niveau suffisant de connaissances et de compétences, dans les domaines suivants : - connaître la politique et la stratégie de ressources humaines de l organisme, - connaître la politique de formation de l organisme et les dispositifs existants, - connaître le plan de recrutement de l organisme, - connaître les partenaires externes d aide à l orientation, - connaître les évolutions à venir et leurs impacts sur les emplois de l organisme, - maîtriser la méthodologie d entretien, - savoir écouter, reformuler en s adaptant à son interlocuteur, - savoir discerner les informations confidentielles de celles pouvant être partagées, - savoir orienter vers les interlocuteurs internes et / ou externes adaptés, - savoir analyser une situation, en déduire des actions ou solutions possibles et synthétiser son analyse, - etc. GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 7
Sa posture vis-à-vis du collaborateur, différente de celle d un manager évaluateur, lui permet d'aborder les questions relatives à la seconde partie de carrière de façon neutre. 3.3. MODALITES D INFORMATION Le protocole d accord du 11 juin 2013 prévoit, à la charge de l employeur, l obligation d informer les collaborateurs concernés de l opportunité qui leur est offerte de passer un entretien de seconde partie de carrière, sans en fixer les modalités. Cette information peut se faire par différents moyens (note de direction, assemblée générale / réunion, vidéo interne, journal interne, intranet, courrier ou mail personnalisé ). Il est conseillé de conserver les supports d'information diffusés (nature, moyen de diffusion, date ). Ces derniers peuvent en effet être utiles en cas de contestation. 3.4. PREPARATION DE L ENTRETIEN Il est recommandé à l'ensemble des acteurs de préparer l'entretien et d'y consacrer un temps suffisant. Dès la date d entretien fixée avec le collaborateur, il est important de transmettre à celui-ci le «Guide pratique du collaborateur» ou toute documentation interne à votre organisme permettant au collaborateur de se préparer à cet entretien. Pour le référent RH, ce temps de préparation vise à : se renseigner et rassembler des informations sur le parcours professionnel du collaborateur : - référentiels d emploi et de compétences, - toute information indiquant les souhaits d évolution et besoins de formation du collaborateur (supports des EAEA, candidatures etc), - toute information relatant l historique du parcours professionnel du collaborateur (situation professionnelle dans GRH, CV autres), - historique des formations suivies dans et / ou hors de l organisme (passeport orientation et formation ), se tenir informé des évolutions de l'organisme, de ses métiers, des dispositifs existants. Une préparation pourra être effectuée avec le manager. Celui-ci peut apporter des informations nécessaires au référent RH pour la bonne compréhension de la situation professionnelle du collaborateur : - quel est le niveau de compétences et de performance du collaborateur? - si le collaborateur détient une forte expertise et / ou expérience dans un domaine, exerce-t-il déjà une mission tutorale? - si la date de départ en retraite du collaborateur est proche, le manager a-t-il prévu les modalités de transfert de ses connaissances et compétences? GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 8
Au-delà du recueil d'informations sur le collaborateur, l'intérêt de ce travail préalable et commun est d'associer le manager à une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. En cela, l'entretien de seconde partie de carrières participe d'une fonction RH partagée. COLLABORATEUR Entretien annuel d'évaluation et d'accompagnement Entretien de seconde partie de carrières MANAGER GPEC RH partagée REFERENT RH 3.5. DEROULEMENT DE L ENTRETIEN Il est nécessaire de consacrer suffisamment de temps à cet entretien pour que celui-ci soit constructif. Dès le début de l entretien, il est important de s assurer que les «règles du jeu» sont connues et partagées. Les enjeux et finalités sont donc exposés et clarifiés ainsi que les modalités de déroulement de l entretien. A partir de la trame d entretien les principales étapes de l entretien sont décrites. Il est primordial de créer un climat de confiance réciproque. Le référent RH adapte son comportement à son interlocuteur, en posant par exemple des questions ouvertes en début d entretien, en reformulant les questions et réponses apportées, afin de faciliter l expression du collaborateur. La mise en place d une trame pour ce type d entretien doit être envisagée comme un fil conducteur à suivre, destiné à structurer les échanges et à vérifier que toutes les questions importantes ont été abordées. Pour autant, il n est qu un outil au service du dialogue, modulable, et ne doit pas s y substituer. Le contenu de l entretien peut varier selon les situations rencontrées. Le référent RH peut être aussi amené à orienter le collaborateur, si besoin, vers d autres interlocuteurs internes et / ou externes. 3.6. RESTITUTION ET SUIVI Dans le cadre du protocole d'accord, à la suite des souhaits exprimés par le salarié au cours de l entretien, une réponse adaptée lui est adressée sur les dispositifs d accompagnement professionnels existants. Cette réponse doit lui permettre de concrétiser son projet professionnel. Elle lui est adressée dans un délai raisonnable à fixer par chaque organisme (délai maximum souhaité : deux mois). Une copie de cette réponse devra être conservée au service des ressources humaines. GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 9
4. PROPOSITION DE TRAME D ENTRETIEN Après avoir rappelé les enjeux et finalités de cet entretien ainsi que les modalités de déroulement, le référent RH recueille, dès le début de l entretien, un certain nombre d informations sur le collaborateur et ses souhaits. Ces informations viennent en complément de celles dont il dispose, grâce notamment aux outils existants (EAEA ) et au travail effectué en amont, éventuellement, avec le responsable hiérarchique direct. L entretien en lui-même comporte plusieurs étapes 2 : Une première étape d analyse et de diagnostic du parcours professionnel du collaborateur, Une deuxième étape d approfondissement avec le collaborateur de ses souhaits et besoins (leviers de motivations, souhaits d évolution, d adaptation ou de changement, poursuite d activité et/ou aménagement de sa fin de carrière ), Une troisième étape d apports d informations complémentaires, si nécessaire, Une quatrième étape de synthèse de l entretien et des suites envisagées, Une cinquième étape de formalisation éventuelle d un plan d actions. Attention, le questionnement proposé ci-dessous n a pas vocation à être exhaustif. Il doit être adapté à la situation de chaque collaborateur reçu en entretien. Ces exemples de questions peuvent aider le référent RH dans la structuration de l entretien. Il est important que les questions posées restent ouvertes pour ne pas induire les réponses ou orienter la réflexion du collaborateur. 4.1. CONNAITRE ET COMPRENDRE LE PARCOURS PROFESSIONNEL DU COLLABORATEUR A ce stade, sont abordées les thématiques permettant la mise en valeur des compétences et de l expérience acquise par le collaborateur, telles que sa formation initiale, les formations continues qualifiantes qu il a suivies, son parcours (postes occupés, activités ) ainsi que les compétences développées. Le collaborateur peut s exprimer librement sur les points suivants : Sa formation initiale et les principales actions de formations réalisées antérieurement : Parmi les formations suivies, quelles sont celles qui lui ont le plus apporté, qu il a eu l occasion de mettre en pratique? Ses principales expériences professionnelles : Quels sont les évènements importants de son parcours professionnel? Quelles fonctions a-t-il exercées? Parmi ces différentes expériences, quel poste le collaborateur a-t-il le plus apprécié d exercer et pourquoi? Sa situation professionnelle actuelle : Quelles sont ses principales activités? Laquelle apprécie-t-il le plus / le moins d exercer? Pourquoi? 2 Annexe 2 : «Schéma des étapes d un entretien de 2 nde partie de carrière» GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 10
Quels sont ses éléments de satisfaction et d insatisfaction dans son emploi? Ses relations de travail? Quelles sont les compétences pour lesquelles il a développé une expertise? Y a-t-il des compétences existantes ou nouvelles qu il aimerait développer? Quels sont les changements récents qu'il a vécus? 4.2. COMPRENDRE SES MOTIVATIONS ET SOUHAITS En s appuyant sur son parcours et ses souhaits, l entretien permet au collaborateur de se projeter dans l avenir au regard de ses motivations propres. Souhaite-t-il : Continuer à exercer son emploi? Dans ce cas : Comment se projette-t-il dans son emploi? Quelle perception a-t-il des évolutions de son métier? Ces évolutions sont-elles de nature à le satisfaire? Quelle est sa perception de son environnement de travail actuel (organisation, condition de travail )? Changer d emploi? Pourquoi? Quelles évolutions ou quels changements éventuel(le)s envisage-t-il? Dans quels délais? A-t-il une idée précise de l emploi vers lequel il aimerait évoluer? Si oui, lequel et pourquoi? Quels sont ses atouts pour occuper ce nouveau poste? Selon lui, quelles compétences doit-il acquérir ou développer? Si non, a-t-il une idée du secteur d activité dans lequel il souhaite s orienter? Dans quels domaines aimerait-il acquérir de nouvelles compétences? A-t-il une vision globale des changements que cela implique? Accepterait-il de suivre une formation de longue durée? un changement d horaires? une mutation dans une autre Caf? un autre organisme de l institution? un déménagement?... Avoir un aménagement personnalisé de ses conditions de travail? Exercer une autre mission? ou participer à un projet déterminé? Laquelle / lequel? Pourquoi? 4.3. PREPARER UNE PROLONGATION OU CESSATION D ACTIVITE POUR LES SALARIES EN FIN DE CARRIERE En fonction de la situation et du souhait du collaborateur, l entretien de seconde partie de carrière peut être l occasion d aborder avec lui les aménagements possibles à la prolongation de son activité et / ou les conditions de son passage à la retraite. Il convient alors d approfondir avec lui un certain nombre des questions : Dans la perspective d'un maintien d activité au delà de l âge légal de départ à la retraite, quelles dispositions seraient souhaitées? A-t-il réfléchi à quel âge il envisage de partir à la retraite? GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 11
A-t-il besoin d informations sur les différents dispositifs qui s offrent à lui en terme d aménagement de fin de carrière, de transition entre activité et retraite (surcôte, retraite progressive, utilisation du CET en vue d une diminution d activité )? Si son départ à la retraite est imminent, souhaite-t-il bénéficier d un stage de préparation à la retraite? 4.4. INFORMER, COMMUNIQUER ET ORIENTER Pour envisager le moyen et le long terme, il est nécessaire de connaître, comprendre la stratégie de l organisme, qui est construite en réponse aux évolutions actuelles et futures de l environnement dans lequel il évolue. Aussi, il est important pour le référent RH d apprécier le niveau d information du collaborateur sur le projet de l organisme. En fonction du degré de connaissance du collaborateur, des informations complémentaires sur les orientations, les services et métiers de l organisme peuvent être apportées sous différentes formes. Cet apport d'informations devra se faire en lien avec, d'une part, la politique de communication souhaitée par l'organisme, et, d'autre part, en partenariat avec la fonction communication. Vous pouvez vous doter au préalable de documents internes à l organisme à transmettre et / ou à commenter au collaborateur, tels que : - la COG, le CPOG, le plan de développement / le projet d entreprise de la Caf, - le «Zoom métiers de la Sécurité sociale» (co-édition UCANSS / ONISEP) disponible sur le site Ucanss, - le rapport annuel et la plaquette «temps forts et chiffres clés» de la branche Famille disponibles sur le site de la Cnaf, - etc. 4.5. ANALYSE ET PROPOSITIONS En fonction de la nature des échanges, le référent RH peut orienter le collaborateur dans la mise en œuvre d un dispositif de formation : Utiliser un dispositif de formation? Lequel? Un bilan de compétences ou un bilan professionnel interne? Une VAE? Pour quel diplôme? Un CIF? Pour quelle formation? Quelle reconversion?... Un DIF? Pour quels résultats attendus? Un parcours de professionnalisation (période de professionnalisation)? Une mission tutorale pourra être envisagée après l'entretien de seconde partie de carrière, en fonction : - des besoins de l'organisme, - des compétences du collaborateur, à approfondir en amont avec le manager et les services concernés - de son envie de s'impliquer dans une telle fonction, qui peut être abordée au cours de l'entretien. GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 12
Si le collaborateur souhaite s'engager dans une mission de tutorat, le référent RH fera remonter cette information auprès du manager, afin d'en examiner ensemble l opportunité et les conditions de mise en œuvre. Après avoir abordé l ensemble des questions relatives au parcours professionnel du collaborateur en lien avec ses attentes, il peut être proposé, selon la situation, d envoyer des documents au collaborateur et / ou de lui apporter des conseils sur les dispositifs et actions à mettre en œuvre. Les informations recueillies, ainsi que le travail de réflexion partagé avec le collaborateur sur son projet professionnel doivent permettre au référent RH d analyser la cohérence entre ses souhaits d évolution et / ou projets et : les orientations de l organisme, de la branche Famille et de l Institution les évolutions attendues de son emploi et de l ensemble des emplois de l organisme en général le profil du collaborateur, son degré de motivation (un rapprochement avec le manager étant nécessaire à ce niveau) Son analyse doit intégrer l ensemble de ces paramètres et s appuyer sur les données qu il aura réunies. Le référent RH conseille le collaborateur, entre autre, sur les acteurs à rencontrer, les documents à rechercher et l informe des suites de l entretien, selon le cas. De même, il est important de lui préciser dans quels délais des réponses pourront lui être apportées. 4.6. SUITES DE L ENTRETIEN Le collaborateur est informé qu il recevra prochainement une synthèse de l entretien 3. Celle-ci peut lui permettre de concrétiser son projet professionnel éventuel ou, à tout le moins, de l orienter dans ses démarches. A noter également qu elle peut se limiter à indiquer, par exemple, que le collaborateur entend se porter candidat sur tel type de poste qui deviendrait vacant dans l organisme ou l Institution. Selon les situations rencontrées, l'entretien aura permis de faire un bilan individualisé de la carrière professionnelle et /ou du projet professionnel du collaborateur, et aura conclu sur : le collaborateur est satisfait de sa situation professionnelle Le collaborateur a manifesté un désir de changement professionnel : => un entretien dans 3 ans permettra de faire un point sur sa situation et son ressenti qui nécessite un accompagnement et / ou un temps de réflexion, de maturation => un entretien dans une période à définir peut être proposé qui fait l'objet d'une structuration / d'une définition précise => nécessite de travailler avec le manager, la Direction pour y répondre 3 Annexe 2 : «Grille de synthèse de l entretien de seconde partie de carrière» GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 13
Concrètement, au terme de cet entretien, il peut être proposé dans les hypothèses et de mettre en place un certain nombre d'actions afin, par exemple : de rendre concrète la vision du métier / de l'emploi souhaité de faciliter une démarche de candidature une rencontre avec certaines personnes ressources un «stage d immersion» dans un service un accompagnement pour la rédaction d un CV ou pour la préparation d un entretien de recrutement (en face à face ou en ateliers) d'accompagner le développement un bilan de compétences ou une VAE : des compétences / de reconnaître avec quel objectif? l'expérience quel prestataire réaliserait ce bilan? date de début du bilan envisagée une formation adaptée = déterminer : la formation la plus adaptée aux besoins du collaborateur pour atteindre son objectif les modalités de mise en œuvre : plan de formation, DIF, période de professionnalisation le lieu et la durée mais aussi les délais et périodes de mise en œuvre les résultats attendus d'accompagner le transfert des compétences une mission tutorale Pour préparer le départ du collaborateur en fin de carrière, peuvent également lui être proposés : l intégration à un stage de fin de carrière ou de préparation à la retraite un temps partiel aidé une mission de formateur interne occasionnel une mission tutorale dans le cadre d un «tuilage»... Cette liste d'actions susceptibles d'être mises en œuvre n est, bien entendu, pas exhaustive et est susceptible d être enrichie au cas par cas. GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 14
ANNEXE 1 - LES ENTRETIENS : DIFFERENCES ET COMPLEMENTARITES Entretien Textes de référence Objectifs Bénéficiaires Acteurs chargés de la conduite de l'entretien Entretien annuel d évaluation et d accompagnement - Accord de branche du 30 novembre 2004 (article 7) - Accord de branche du 22 juin 2005 (article 4) Cet entretien a pour finalité, à partir du référentiel de compétences de l emploi occupé, d échanger et de faire le point sur les attentes en termes professionnels du salarié et de son responsable hiérarchique. L entretien porte notamment sur les aspects suivants : a) au titre de l évaluation : - la façon dont l emploi a été tenu au cours de l année écoulée et la fixation d objectifs de progrès pour l année à venir, - l évaluation des compétences mises en œuvre par le salarié par rapport à l emploi occupé et à ses évolutions, b) au titre de l accompagnement : - l identification éventuelle des compétences professionnelles à développer, et leur formalisation écrite, notamment en précisant les modalités concrètes en termes de moyens à mettre en œuvre, - l établissement éventuel d un plan personnel de formation ou d un projet de mobilité, en fonction des besoins de l organisme et de ceux du salarié. L EAEA s adresse à tous les collaborateurs de l organisme. Il est : annuel obligatoire le responsable hiérarchique direct Entretien de seconde partie de carrière - Accord de branche du 11 juin 2013 : contrat de génération (article 5.22) Cet entretien est l occasion d évoquer : - le bilan de la situation professionnelle du salarié, - les projets professionnels du salarié, - les perspectives d évolution professionnelle proposées en fonction de ses souhaits et au regard des possibilités de l organisme, - les souhaits de formation, - les objectifs de professionnalisation, - les souhaits de mobilités géographique et / ou professionnelle, - la possibilité offerte de participer à des actions de tutorat. L entretien de seconde partie de carrière s adresse à une partie seulement des collaborateurs de l organisme. Il est : proposé obligatoirement au collaborateur à partir de ses 45 ans, puis tous les 3 ans basé sur le principe du volontariat un référent RH Entretien d information et d orientation - Accord de branche du 26 janvier 2010 : évolution des réseaux (article 3.1) Cet entretien est l occasion : a) d informer le collaborateur : - des incidences des changements mis en œuvre par rapport à son activité professionnelle, - les possibilités d évolution professionnelle dans l organisme d appartenance, ou dans les organismes voisins, b) de recenser et d étudier : - les propositions d évolution ou de reconversion professionnelle formulés par le collaborateur. L entretien d information et d orientation est mis en œuvre dans le cadre de l évolution des réseaux (mutualisations / départementalisation). un responsable du secteur des RH GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 15
Les modalités de mise en place du bilan d étape professionnel et le lien avec l entretien professionnel en milieu de carrière prévus par la loi sur la formation du 24 novembre 2009 seront précisées dans l accord de branche actuellement en cours de négociation. ANNEXE 2 PRINCIPALES ETAPES D UN ENTRETIEN DE 2 NDE PARTIE DE CARRIERE Proposition de l entretien par les RH Oui Non Fixation d une date d entretien Préparation de l entretien Etapes de l entretien : Analyse et diagnostic => parcours professionnel Approfondissement => motivations et souhaits, prolongation / cessation de l activité Apports d information => connaissance de la stratégie de l organisme Synthèse et suites envisagées => analyse des souhaits et propositions Formalisation éventuelle d un plan d action Suites de l entretien : Le collaborateur est Temps de réflexion ou de Elaboration d un plan d'actions satisfait de sa situation prof. maturation d'un projet en lien avec le manager et la Direction GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 16
ANNEXE 3 GRILLE DE SYNTHESE D UN ENTRETIEN DE 2 NDE PARTIE DE CARRIERE Suivi du plan d action ETAPES SYNTHESE Analyse et diagnostic du parcours professionnel du collaborateur - Formation initiale : - Formations continues : - Expériences professionnelles : - Poste actuel : Remarques générales => Approfondissement de ses souhaits et besoins => perspectives pour la seconde partie de carrières - Leviers de motivation : - Projets ou souhaits d évolution identifiés : - Souhaits de formations : Remarques générales => Prolongation de l'activité professionnelle et / ou aménagement des fins de carrières - Dispositif d'accompagnement souhaité : - Date de départ envisagée : GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 17
Remarques générales => Apports d informations complémentaires - Connaissance de la politique de l entreprise : - Connaissance des services / métiers : Remarques générales => Synthèse de l entretien et suites envisagées Synthèse : 3 possibilités : Cochez : Le collaborateur est satisfait de sa situation professionnelle Temps de réflexion ou de maturation du projet nécessaire Elaboration d un plan d action avec le manager et la Direction Actions à mener : Moyens ou préalables : Personnes contactées : GUIDE de la fonction RH Entretien de 2 nde partie de carrière Juin 2014 18