ECM Solution complète de gestion des contenus d entreprise et des processus d affaires Comarch ECM
Grâce à l automatisation de la capture des données et aux mécanismes d OCR, les entreprises peuvent traiter de 25 à 60% plus de factures que les sociétés où ces actions sont réalisées manuellement. source: IOMA Le coût de traitement des factures dans un environnement faiblement automatisé est vingt fois plus élevé que dans un environnement d automatisation élevé source: IOMA En moyenne, le retour sur investissement des méthodes électroniques de capture des données se fait dans les 12 mois. source: IDC
Enjeux commerciaux Enterprise Content Management est un ensemble d outils pour la gestion des documents et de l information au sein de votre société, ainsi que pour la création et le suivi des processus opérationnels connexes. Les systèmes ECM améliorent l efficacité des organisations grâce: aux outils intégrés de capture des données (par exemple: pour obtenir des informations depuis différentes sources: e-mails, scans), à la gestion documentaire (organisation efficace, recherche and not re cherche), à la gestion des processus métier (en les planifiant, en supervisant les processus, les rapports complets). Aperçu de la solution Comarch ECM est un système destiné aux entreprises pour les aider dans les domaines du paiement des approvisionnements, du traitement des factures, de la gestion des contrats, du service client, de la gestion des Ressources Humaines et du courrier. La solution permet de simplifier et d automatiser les processus de flux de documents, et d être conforme aux exigences légales. Les principaux avantages de Comarch ECM sont: réduction des coûts; meilleur suivi et contrôle sur les documents, les processus et les collaborateurs; sécurité des données; accès plus rapide à l information et meilleure productivité. 3
Avantages clés n Maintien de la conformité aux exigences légales et la sécurité des données n Large système de contrôle et de support des procédures mis en oeuvre et des processus commerciaux n Réduction des erreurs en utilisant la logique métier et la validation n Une meilleure qualité de décisions au niveau des tâches spécifiques (le système fournit les informations nécessaires) et les processus entiers (rapports) AVANTAGES n Augmente la transparence des processus grâce à de nouvelles procédures claires portant sur des situations différentes, n La possibilité d application à de nombreux processus opérationnels spécifiques tels que l approvisionnement et les cycles de facturation, l administration des ressources humaines, la gestion des factures, l assurance de la qualité, la gestion de bureau n Réduction de la charge de travail, accélération du temps de traitement des documents et diminution des coûts liés aux traitements manuels en: Éliminant les saisies manuelles des documents dans les Systèmes Informatiques, Accédant rapidement aux données grâce à une interface web ergonomique, indépendamment de l emplacement physique du document, Echangeant électroniquement et automatiquement les données entre SI 4
31 Plus de 400,000 tâches mensuelles implementées dans Comarch ECM Dans le cadre de l implémentation de la solution ECM 1,2 milliard de documents sont stockés 10 100 meilleures entreprises parmi les européennes nous ont déjà fait confiance (données de Forbes) ECM 2013 En Comarch ECM a supporté plus de 60 000 dossiers RH et commerciaux Le module Capture&OCR reconnait plus de 1.5 millions de factures et autres documents par mois 5
Principales fonctionnalités de Comarch ECM Archivage Archivage évolutif et sécurisé de tous types de documents. Hauts niveaux de sécurité et conformité aux exigences légales grâce à l encryptage mais aussi grâce aux modèles d autorisation étendue et au cycle de vie des documents. Système de gestion des documents (DMS) Ensemble étendu de fonctionnalités - gestion des versions des documents, verrouillage et contrôle : création, acceptation, édition et rétention. Utilisation des métadonnées et des dossiers pour créer des structures ordonnées de documents. Format associé Conversion de formats de fichiers différents automatiquement ou sur demande. Conversion de PDF,.doc,.ppt,.xls aux formats HTML, PDF ou.txt, ainsi que des conversions plus avancées, utilisées par exemple pour convertir des images en.jpg,.png,.tiff en.doc, HTML, PDF,.ppt. Cela est rendu possible grâce à la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR). Recherche en texte intégral Possibilité de rechercher tous les documents contenant un mot clé précis grâce à la mise en place de mécanismes de format associé et grâce à l OCR. Il est également possible de rechercher du texte dans des images, comme par exemple celles issues des documents scannés. Porte documents Organisation des documents connexes en structures logiques, avec la possibilité de définir une hiérarchie et les index. L archivage et la recherche sont plus facile pour les documents clients, les ressources humaines et les projets. Reconnaissance optique des caractères (OCR) Le moteur d indexation automatique des documents utilise des mécanismes de reconnaissance optique des caractères. Reconnaissances des données (par exemple sur des factures scannées) utilisant des mécanismes de self-learning évitant de créer des modèles prédéfinis. Annotations Fonctionnalité permettant d annoter les documents au travers d éléments graphiques (soulignement, marquage) ou bien encore de commentaires, tout cela sans altérer la mise en page du document original (utilisation de calques). Intégration à Microsoft Office Intégration avec la plus importante suite bureautique au monde. Lors de l édition de documents archivés sur Comarch ECM le logiciel Office approprié se lance automatiquement. Possibilité d enregistrer une nouvelle version d un document directement depuis Microsoft. 6
Création graphique des processus Conception graphique des processus, des tâches, des opérateurs et du circuit logique. Outil flexible pour la définition des flux de documents, des jalons, des validations, des notifications et des échéances du projet. Gestion des processus d entreprises (BPM/ Workflow) Gestion des processus: exécution des tâches, validations, consultations, selon un circuit prédéfini. Accès à ses propres tâches ou à des rôles spécifiques ou à une file d attente métier. Démarrage automatique des processus en fonction de différents jalons métier ou d évènements. Processus ad hoc Création de tâches pour des utilisateurs externes aux processus, sur la base des documents enregistrés, sans à avoir à créer un nouveau workflow. La confirmation ou le fait de passer une information peut se faire de façon séquentielle ou parallèle. Business Intelligence Entrepôt de données, génération planifiée ou sur demande de rapports basés sur les documents archivés et le traitement des données, contrôle de l efficacité des processus et élimination des goulets d étranglement (vérification de la durée des tâches, respect des délais, charge des employés). Intégration à Active Directory / LDAP Intégration aux services d annuaire pour la connexion automa tique au système et pour illustrer la hiérarchie organisationnelle. Intégration à d autres systèmes Intégration aux Systèmes Informatiques / ERP. Interfaces existantes avec Comarch ERP, SAP ainsi qu avec d autres mécanismes d intégration (Web services). Intégration avec les plateformes EDI pour la gestion des documents électroniques. Intégration serveurs Fax /e -mail Archivage automatique des e-mails entrants et sortants ainsi que des fax, en fonction de règles prédéfinies. 7
Nos clients Comarch ECM est l évolution d un ensemble de solutions ECM connues sur les marchés Français, Allemand, Suisse et Autrichien depuis plus de 20 ans, enrichi de 18 années d expérience d implémentation de tels systèmes en Europe Centrale. Ils nous font confiance n Grupa Eurocash n Carrefour n Ahold n Rossmann n Genpact n Röhlig Suus n Pfeifer&Langen (Diamant) n SSP n Kompania Węglowa n Synthos n Mitsubishi Materials n Valeo 8
Calculer les bénéfices Se référant à une étude d IDC, 100% des participants ont déclaré que la solution ECM a permis à l entreprise de réduire les coûts d exploitation. La plus grande augmentation de la productivité a été atteint dans les domaines de la communication générale de l entreprise, de la comptabilité et de la vente. Savez-vous combien de temps passent les employés à trouver le bon document? Voulez-vous accélérer le processus d affichage des factures? Savez-vous combien la correspondance inter-département génère comme coûts de transport? Voulez-vous éliminer les incohérences dans le système ERP résultant de l introduction de données erronées Voulez-vous savoir combien vous allez gagner en l utilisant? Calculez le retour sur investissement sur: www.gestiondesprocessus.fr/centre-de-connaissances/calculez-les-avantages-de-lecm 9
Business modules Procure-to-pay Automatisation dans le Procure-to-Pay: enregistrement des requêtes employés (matériel, service), gestion des fournis - seurs et des produits, workflow de validation, confirmation de l exécution des commandes et gestion des documents d achat. Export des données pour l envoi des commandes aux fournisseurs et initialisation du processus de paiement. Factures d achats Gestion des factures d achats incluant les scans, l identification des documents dans le système, l allocation par centre de coûts, les processus de validation des factures, leur archivage en conformité avec la loi. Ventes Soutien les processus et documents relatifs à la vente comme les contrats, les factures, les niveaux de stock, les garanties, les réclamations ; ainsi que leur archivage et le lancement de tâches associées. Logistique Gestion des documents logistiques (factures d expéditions, feuilles de route nationales et CMR, niveaux de stock). Rapprochement automatique des documents (par ex. des factures avec les feuilles de route) grâce aux codes à barres, à la numérisation, à l enregistrement de documents éparpillés sur différents sites et les rendre accessibles à tous les employés. 10 Fournisseurs et produits Appuie le processus d acceptation lors de l ajout ou la mise à jour d un fournisseur ou d un produit dans le système ERP. Contrats Gestion des contrats d achat et de vente. Aide à la création de contrats, versioning, transmission pour consultation ou validation, vérification des données des contrats grâce à l intégration aux systèmes du client; gestion des contrats signés, archivage. Recouvrement Aide au recouvrement de créances auprès des clients. Rappels automatiques basés sur les factures de ventes et sur les dates d échéance de paiement. Génération de tâches auprès du service client ou le département concerné. Courrier Automatisation du traitement des courriers entrants et sortants (papier et électronique), distribution précise des documents selon les processus et responsabilités définis, identification automatique de la racine du document lors de l entrée dans l ECM et dans l archivage.
Documents RH Archivage professionnel et légal des informations concernant les employés grâce aux fichiers électroniques. Accès rapide à la documentation et en accord avec les règles de rétention. Service client Support du Service client par l automatisation des procédures et de la communication (courrier, email, fax). Archivage des données client, fichiers client dédiés. Service qualité Appuie la gestion de la qualité et la mise en œuvre de normes au sein de l entreprise. Gestion des audits, mesures correctives, préparation et publication de documents. Archivage de la documentation technique, des projets et garanties. Centre de connaissance Dépôt central des documents de l entreprise. Accès aux informations et documentations sur les employés et les clients, au règlement intérieur en fonction du niveau d accès autorisé. Accès rapide aux documents actuels grâce aux mécanismes de recherche étendus.
69% ont declaré que le principal moteur de déploiement d un système ECM était la gestion centralisée des contenus / documents 61% avaient initialement prévu de mettre en œuvre l ECM dans plusieurs domaines soit d en étendre son usage 74% des utilisateurs d ECM ont déclaré atteindre ou dépasser le ROI planifié Comarch SAS 17 rue Paul Langevin ZI du Hellu 59 620 Lezennes tel.: (+33) 3 62 53 49 00 fax: (+33) 9 55 24 46 94 e-mail: gedfrance@comarch.fr www.ged.comarch.fr