Travaux pratiques : Les dépenses de Véronique Patrice MARIE À travers l histoire de Véronique, nous allons voir comment il convient de gérer un cabinet médical : Le livre-journal Les rapprochements bancaires
Les dépenses Annexe 1 Durant le mois de janvier, Véronique a reçu et déboursé les sommes suivantes : 2/01 Essence (espèces) - 59.30 5/01 Virement CPAM 720.00 5/01 REMISE CHEQUES 840.00 5/01 CARMF (Prélèvement) - 655.53 5/01 Pharmacie (espèces) - 49.55 8/01 Taxe foncière (Prélèvement) - 190.56 11/01 Virement UFB (emprunt pour ECG) 1800.00 11/01 REMISE CHEQUES 1020.00 11/01 Remboursement frais transport (chèque) 300.00 11/01 VIRT Art L115 20.00 11/01 Virement OGC 600.00 11/01 Cartouches d encre (chèque) - 64.79 11/01 Salaire faculté 381.12 11/01 Expertise 100.00 11/01 Remboursement ordo. dupliquées 50.00 11/01 Virement perso sur compte pro 1000.00 11/01 Editeur 1000.00 14/01 Appareil ECG - 1800.00 14/01 Remboursement emprunt cabinet * - 1198.55 (Prélèvement) 14/01 Agios (Prélèvement) - 43.45 15/01 Séminaire (chèque) - 38.11 15/01 Amicale des médecins (chèque) - 30.00 15/01 Avance salaire femme de ménage (espèces) -75.00 18/01 Essence (Espèces) -50.00 20/01 REMISE CHEQUES 1220.00 21/01 Prélèvement espèces - 300.00 25/01 EDF (Prélèvement) - 129.58 26/01 REMISE CHEQUES 1340.00
30/01 Secrétariat téléphonique (Prélèvement) - 228.67 31/01 Remboursement emprunt voiture ** (Prélèvement) - 292.85 31/01 REMISE CHEQUES 580.00 31/01 Salaire Femme de ménage (chèque) - 571.68 31/01 Honoraires en espèces gagnés dans le mois 1980.00 * Remboursement emprunt cabinet : capital (865.91 ) ; Intérêts emprunt (323.19 ) ; Assurance emprunt (9.45 ) ** Remboursement emprunt voiture : capital (164.64 ) ; Intérêts emprunt (125.01 ) ; Assurance emprunt (3.20 )
À l aide du document Annexe 1, remplissez le journal des encaissements de Véronique du mois de janvier Date Libellé de l opération Compte de trésorerie Espèces Banque Remise en banque des chèques ou virements d honoraires 1 5/01 Virement CPAM 720.00 720.00 Remise espèces en banque Remise en banque de gains divers Apports personnels Montant des emprunts reçus sur le compte professionnel Autres encaissements (honoraires perçus en espèces) 2 5/01 Remise chèques 840.00 840.00 3 11/01 Virement UFB 1800.00 1800.00 4 11/01 Remise chèques 1020.00 1020.00 5 11/01 Remboursement frais trans. 300.00 300.00 6 11/01 Virement Art 115 20.00 20.00 7 11/01 Virement OGC 600.00 600.00 8 11/01 Expertise 100.00 100.00 9 11/01 Remboursement Ordo. 50.00 50.00 10 11/01 Virement personnel 1000.00 1000.00 11 20/01 Remise chèques 1220.00 1220.00 12 26/01 Remise chèques 1340.00 1340.00 13 31/01 Remise chèques 580.00 580.00 14 15 16 Honoraires espèces du mois 1980.00 1980.00 TOTAUX 11980.00 29590.00 6440.00 350.00 1000.00 1800.00 1980.00 11570.00 11570.00 A = B
Journal des encaissements Les pièges : Les remboursements de frais transport et d ordonnances dupliquées sont des «gains divers». Ne pas noter le salaire : cette recette doit être encaissée sur le compte privé. De même les droits d auteurs versés par l éditeur doivent être versés sur le compte privé. Attention pour la remise des honoraires en espèces (un peu compliqué) : 2 méthodes : soit on dépose tous les honoraires perçus en espèces sur le compte professionnel, soit on ne les dépose jamais. 1. Véronique dépose tous ses honoraires perçus en espèces sur son compte professionnel (NOUS N AVONS PAS CHOISI CETTE MÉTHODE) Les recettes en espèces (1980 ) gagnées dans le mois sont entrées dans la caisse de Véronique : cette recette figurera donc dans le compte de trésorerie «espèces» et cette somme sera ventilée dans la colonne «Honoraires perçus en espèces». Mais cette somme, Véronique la dépose sur son compte professionnel, elle doit donc la sortir de la caisse (c est donc une dépense en espèces) et constitue une entrée sur le compte professionnel qu il faut ventiler dans la colonne «remise espèces en banque. 2. Véronique ne dépose pas ses honoraires perçus en espèces sur son compte professionnel (CETTE MÉTHODE, BEAUCOUP PLUS PRATIQUE, N EST QU UNE TOLÉRANCE MAIS C EST CETTE MÉTHODE QUE NOUS AVONS CHOISI CAR ELLE EST PLUS SIMPLE). À la fin de chaque mois, elle reporte sur son journal des encaissements le total de ses honoraires comptabilisés sur son livre des recettes et perçus en espèces. De cette manière, les sommes perçues en espèces peuvent être utilisées pour sa vie courante sans les faire transiter sur son compte professionnel. Elle peut les déposer sur son compte personnel ou même alimenter son compte professionnel. Dans ce cas, elle inscrira cet apport dans la colonne «apports personnels» du journal des encaissements mais pas sur son journal des recettes. En fin de mois, il faut s assurer que la somme des montants encaissés par les comptes financiers est égale à la somme des ventilations des encaissements par nature (A = B)
À l aide du document Annexe 1, remplissez le journal de des dépenses de Véronique du mois de janvier Journal des dépenses page 1 Le journal des dépenses est formé de deux parties : La 1 ère ci-contre où figure : la date, la désignation de la dépense et l inscription dans le compte de trésorerie donnant l origine des fonds (chèques ou espèces) La seconde : les deux pages suivantes. Dans cette partie vous devez ventiler les dépenses dans les différents postes. Normalement ces trois pages sont dans la continuité les unes des autres. Date Libellé de l opération Compte de trésorerie Espèces Banque 1 2/01 Essence 59.30 2 5/01 CARMF 655.53 3 5/01 Pharmacie 49.55 4 8/01 Taxe foncière 190.56 5 11/01 Cartouches d encre 64.79 6 14/01 Appareil ECG 1800.00 7 14/01 Emprunt cabinet 1198.55 8 14/01 Agios 43.45 9 15/01 Séminaire 38.11 10 15/01 Amicale de médecins 30.00 11 15/01 Avance salaire f. de ménage 75.00 12 18/01 Essence 50.00 13 21/01 Prélèvement espèces 300.00 14 25/01 EDF 129.58 15 30/01 Secrétariat téléphonique 228.67 16 31/01 Emprunt voiture 292.85 17 31/01 Salaire f. de ménage 571.68 18 19 20 Total mensuel ou total à reporter 3 233.85 4 5543.77
Journal des dépenses page 2 Remise espèces en banque Prélèvement s personnels & charges non déductibles Honoraires rétrocédés Achats Salaires nets Charges sociales Frais de personnel Impôts & taxes Travaux ; fournitures et services extérieurs Taxe professionne lle Autres impôts CSG déductible Location de matériels Entretien ; réparations ; blanchissage Personnel intérimaire Petit outillage Chauffage ; eau ; gaz ; électricité 3 8 9 10 12 13 14 16 17 18 19 20 21 Honoraires non rétrocédés 49.55 190.56 43.45 75.00 300.00 129.58 228.67 571.68 343.45 49.55 646.68 190.56 129.58 228.67
Journal des dépenses page 3 Transports & déplacements Frais divers de gestion En attente d affectation Charges Frais Cotisations Autres frais Rembourse Assurances Frais de Autres frais sociales du Frais de Fournitures Frais d actes financiers et syndicales et divers de Pertes ment Avances Immobilisati voiture de praticien représentatio de bureau et de intérêts professionne gestion diverses d emprunts SCM ons déplacement n PTT contentieux d emprunts lles (capital) 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 59.30 655.53 TVA sur immobilisati ons 64.79 9.45 323.19 865.91 1800.00 38.11 30.00 50.00 3.20 125.01 164.64 12.65 109.30 655.53 38.11 64.79 30.00 448.20 1030.55 1800.00
Journal des dépenses Les pièges : L essence a été réglée en espèces, la dépense doit être inscrite dans la colonne «espèces» et ventilée dans la colonne 23 : «frais de voiture». La CARMF est un prélèvement sur le compte bancaire, la dépense doit être inscrite dans la colonne «banque» et ventilée dans la colonne 25 : «charges sociales du praticien». La pharmacie a été réglée en espèces, la dépense doit être inscrite dans la colonne «espèces» et ventilée dans la colonne 8 : «achats» : il s agit des frais de consommables. La taxe foncière est un prélèvement sur le compte bancaire, la dépense doit être inscrite dans la colonne «banque» et ventilée dans la colonne 13 : «autres impôts». Les cartouches d encre ont été réglées en chèque, la dépense doit être inscrite dans la colonne «banque» et ventilée dans la colonne 27 : «fournitures de bureau». L électrocardiographe est une immobilisation car cette dépense est supérieure à 500 HT. Il a été réglée en chèque, la dépense doit être inscrite dans la colonne «banque» et ventilée dans la colonne «En attente d affectation : Immobilisations». Le remboursement de l emprunt du cabinet est un prélèvement sur le compte bancaire, la dépense doit être inscrite dans la colonne «banque» et ventilée dans plusieurs colonnes car elle se décompose en 3 postes différents : - Le remboursement du capital qu il faut ventiler colonne «En attente d affectation : remboursement d emprunts». - Les intérêts de cet emprunt qu il faut ventiler colonne 31 «Frais financiers et intérêts d emprunts». - L assurance qu il faut ventiler colonne 22 «Assurances». Les agios bancaires ont été prélevés sur le compte bancaire, la dépense doit être inscrite dans la colonne «banque» et ventilée dans la colonne : «Prélèvements personnels & charges non déductibles», car les agios de découvert bancaires ne sont pas déductibles. Le séminaire a été réglée en chèque la dépense doit être inscrite dans la colonne «banque» et ventilée dans la colonne 26 : «Frais de représentation» : ce poste comprend les frais d inscription aux congrès. En revanche les frais de déplacements et d hébergement pour ce même séminaire seront à inscrire dans la colonne 24 «autres déplacements». La cotisation à l Amicale de médecins a été réglée en chèque la dépense doit être inscrite dans la colonne «banque» et ventilée dans la colonne 29 : «Cotisations syndicales et professionnelles». L avance de salaire de la femme de ménage a été réglée en espèces et doit être inscrite dans la colonne «espèces» et ventilée dans la colonne 9 : «Frais de personnel salaires nets». L essence a été réglée en espèces, la dépense doit être inscrite dans la colonne «espèces» et ventilée dans la colonne 23 : «frais de voiture».
Le prélèvement d espèces sur le compte professionnel doit être inscrit dans la colonne «banque» et ventilée dans la colonne : «Prélèvements personnels & charges non déductibles». La dépense EDF est un prélèvement sur le compte bancaire, la dépense doit être inscrite dans la colonne «banque» et ventilée dans la colonne 20 : «chauffage ; eau ; gaz ; électricité». Le prélèvement sur le compte bancaire en règlement des services de secrétariat téléphonique doit être inscrit dans la colonne «banque» et ventilée dans la colonne 21 : «Honoraires non rétrocédés». Le remboursement de l emprunt de la voiture est un prélèvement sur le compte bancaire, la dépense doit être inscrite dans la colonne «banque» et ventilée dans plusieurs colonnes car elle se décompose en 3 postes différents : - Le remboursement du capital qu il faut ventiler colonne «En attente d affectation : remboursement d emprunts». - Les intérêts de cet emprunt qu il faut ventiler colonne 31 «Frais financiers et intérêts d emprunts». - L assurance qu il faut ventiler colonne 22 «Assurances». Le salaire de la femme de ménage a été réglée en chèque et doit être inscrit dans la colonne «banque» et ventilée dans la colonne 9 : «Frais de personnel salaires nets». En fin de mois, il faut s assurer que la somme des montants encaissés par les comptes de trésorerie est égale à la somme des ventilations des dépenses par nature.
Annexe 2 Relevé bancaire du mois de janvier Banque ZZZ Compte Professionnel N : XXX Relevé de compte chèques Du 1/01 au 31/01 Dr Véronique CARABIN 33 Rue de la poupée qui tousse 92983 MONBAIGNEUR Date Libellé Débit Crédit Solde au 31/12 5 1885.03 5/01 Virement CPAM 720.00 5/01 REMISE CHEQUES 840.00 5/01 Prélèvement CARMF Paris 655.53 5/01 Chèque 6957672 274.41 8/01 Prélèvement Trésor P 7 425 D425 190.56 11/01 Virement UFB 1800.00 11/01 REMISE CHEQUES 1020.00 11/01 Remboursement frais transport 300.00 11/01 Virement Anciens Combattants 20.00 11/01 Virement OGC 600.00 11/01 Chèque 6957674 64.79 11/01 Virement Expertise 100.00 11/01 Virement CPAM 50.00 11/01 Virement cpt perso 1000.00 11/01 Chèque 6957675 1800.00 11/01 Prélèvement échéance 1198.55 11/01 Agios 43.45 11/01 Chèque 6957676 30.00 20/01 REMISE CHEQUES 1220.00 21/01 Prélèvement espèces 300.00 25/01 Prélèvement EDF 129.58 26/01 REMISE CHEQUES 1340.00 30/01 Prélèvement SOTEL 228.67 31/01 Prélèvement échéance 292.85 31/01 REMISE CHEQUES 580.00 31/01 Virement CPAM 20.00 TOTAUX 6 5208.39 7 9610.00 Solde au 31/01 8 6286.64
À l aide du journal des «encaissements», du journal des «dépenses» et du relevé bancaire, établissez le contrôle de trésorerie et les rapprochements bancaires du mois de janvier CONTRÔLE MENSUEL DE LA TRÉSORERIE JANVIER CAISSE Opérations Débit Caisse Crédit Solde au 31/12 0 0.00 0 0.00 Mouvements du mois 3 233.85 1 1980.00 Solde au 31/01 1746.15 BANQUE Opérations Livre-journal Relevé de banque Débit Crédit Débit Crédit Solde au 31/12 9 1610.62 5 1885.03 Mouvements du mois 4 5543.77 2 9590.00 6 5208.39 7 9610.00 Solde au 31/01 5656.85 8 6286.64 État de rapprochement bancaire Opérations non portées sur le relevé bancaire Séminaire Salaire femme de ménage 38.11 571.68 Opérations non portées sur le livrejournal Virement CPAM 20.00 0.00 5676.85 609.79 6286.64 Solde RÉEL au 31/01 5676.85 5676.85
Les rapprochements bancaires C est le moyen de comparer mensuellement le solde du compte déterminé d après les écritures du journal de trésorerie avec le solde du relevé bancaire. Les pièges : En 0 : il faut inscrire 0,00 : en début d année la caisse est vide. En 1 : il s agit des recettes espèces du mois En 3 : il s agit des dépenses du mois réglées en espèces En 9 : il s agit du solde rectifié du mois de décembre. (ce chiffre est différent du solde du relevé bancaire du 31/12 car un chèque de 274.41 a été émis en décembre et n a été débité qu en janvier) Il convient de reporter les sommes : du journal des encaissements, comme indiqué en :2. du journal des dépenses, comme indiqué en : 4. et du relevé bancaire comme indiqué en : 5,6,7,8. Il convient de noter les différences d écriture entre le relevé bancaire et le journal de trésorerie, ainsi : L inscription au séminaire est inscrite sur le journal de trésorerie mais le chèque n a pas encore été débité sur le compte professionnel, cette dépense ne figure donc pas encore sur le relevé de la banque. Véronique a payé sa femme de ménage le 31/01. Elle a inscrit cette dépense sur le journal de trésorerie mais le chèque n a, bien sûr, pas été débité sur le compte professionnel le 31/01 : cette dépense ne figure donc pas encore sur le relevé de la banque. Le compte professionnel de Véronique a été crédité d un virement de la CPAM mais Véronique n avait pas encore reçu l avis de virement le 31/01. Elle ne pouvait donc pas inscrire cette recette sur son journal de trésorerie. Il convient de s assurer que les soldes rectifiés d après le relevé de la banque et d après le journal de trésorerie sont égaux. Le solde rectifié du mois de janvier doit être reporté à la case 9 du rapprochement bancaire de février. Le solde en caisse de fin de mois de janvier est à reporter à la case 0 du mois de février.