LYCEE PERIER -ENT GOOGLE TUTORIEL Par Bernard GODBERT COTICE Si vous débutez dans le domaine des applications en ligne, je vous suggère d'imprimer ce tutoriel, et de suivre les explications pas à pas. Bonjour, Vous êtes élève au lycée Périer ; nous invitons sur notre ENT (espace numérique de travail), développé par Google, et mis gratuitement à votre disposition. Avantages : Vous pouvez vous connecter de n'importe quel endroit (lycée, domicile, cybercafé, etc.) pour avoir accès à tous vos mails, documents, travaux partagés, etc,) sur poste fixe, ordinateur portable, smartphone ou tablette tactile, en toute sécurité (identifiants personnels), Vous pouvez contacter/être contacté par l'un de vos camarades, professeur de votre section, responsable de l'administration du lycée sans vous déplacer, Vous pouvez travailler à distance sur les logiciels bureautiques usuels (traitement de texte, tableur, diaporama, etc,), sans avoir besoin de les acheter ou de les installer ; une simple connexion Internet suffit, Vous pouvez stocker à distance toutes vos productions et documents de travail, et les retrouver immédiatement de n'importe quel endroit : finies les clés USB défaillantes ou oubliées! 1. Je me connecte à l'ent Google Accédez à la page d'accueil Google (www.google.fr ) 1
En haut à droite plusieurs boutons vous sont présentés : +Vous et Connexion vous donnent accès à votre espace de travail (+Vous vous donne immédiatement à vos paramètres de connexion si vous utilisez le même ordinateur). Cliquez sur +Vous ou Connexion Pour vous connecter, saisissez : votre adresse mail ENT Google (Enregistrée dans la base de données du lycée dès le début de l'année en général ClasseNOM@lyceeperier,fr) votre mot de passe (identifiant IACA communiqué par votre Professeur Principal en début d'année) Si c'est la première fois que vous vous connectez, clique en bas le la page sur Créer un compte 2
Vous retournez ensuite sur la page d'accueil Google, mais les autres boutons sont actifs : Gmail : pour recevoir tous les mails qui vous ont été envoyés, et en envoyer, Images : pour rechercher des images sur Google images, et agrémenter vos travaux (après avoir saisi le mot/phrase de recherche, cliquez sur l'appareil photo) Menu des applications : cliquez sur : 3
Pour votre connexion (paramètres personnalisés) Accéder au moteur de recherche Google : Visionner des vidéos (et éventuellement télécharger ces vidéos pour compléter vos recherches) Rechercher un lieu, le visualiser sous forme de plan ou d'image au sol (streetview), calculer un itinéraire Applications GooglePlay (payantes pour la plupart d'entre elles) Revue des titres actuels de presse, recherche d'articles sur des sujets précis (exemple ci-dessous) Accéder à vos mails 4
vos documents en ligne (cloud) Consultez l'agenda des jours, semaines à venir (contrôles, activités, etc,) Les deux autres icônes (contacts et groupes seront abordés en fin de tutoriel) 2. Je reçois des mails (courriels) Vous accédez à votre messagerie électronique en cliquant sur Dans un premier temps, vos derniers messages se chargent Puis apparaît la fenêtre des courriels (messages électroniques) Message reçu (avec nom de l émetteur) Message envoyé (moi,.. ) - Pièce jointe 5
Sélection des messages dans la liste (un par un ou tous, aucun,...) 3. J'envoie un mail (courriel) Cliquez sur. Une fenêtre de saisie apparaît 1. Choix du/des destinataires : Vous envoyez un mail à une personne (camarade de classe, professeur, etc.) ; vous saisissez les premiers caractères de la personne choisie. Son nom/fonction apparaît en développé (.. @lycéeperier.fr). Vous envoyez un mail à tout un groupe (exemple : vous informez le groupe des 6
élèves faisant de l Allemand en TS2) : saisissez les coordonnées de la classe : tous les élèves de ce groupe recevront votre message 2. Titre du mail (tel que le récepteur le verra dans sa boîte) 3. Forme du contenu de votre message (cliquez sur A) 4. Document joint à votre message (cliquez sur le trombone) 5. Document du Drive Google Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez soit glisser/déposer le/les fichier(s) à envoyer, soit les choisir dans votre ordinateur, soit les choisir dans ceux que vous avez mis dans le Drive (cloud) Vous pouvez aussi le faire de la même façon avec des photos 7
Vous pouvez aussi associer un lien dans votre mail. Cliquez sur la «chaîne» pour faire apparaître la fenêtre ci-dessous : Vous pouvez ainsi informer votre correspondant d'une adresse URL ( page d'un site) en «copiant/collant» l'adresse du type http://www. Enfin, vous pouvez personnaliser votre message en y ajoutant un «émoticône». Cliquez sur pour choisir une figure dans le tableau qui apparaît à l'écran. 8
Choix d'émoticônes Dernière étape : l'envoi de votre mail. Cliquez sur.. Si votre message ne vous convient pas, vous pouvez toujours le supprimer en cliquant sur la corbeille (cette icône de corbeille est disponible dans plusieurs applications -Mails, Drive) 4. Je veux transférer mes messages sur ma boîte mail habituelle Rien de plus simple! Il vous suffit, dans un premier temps, de vous munir de votre adresse mail habituelle. Puis ouvrez la page des mails Google, et cliquez sur la roue dentée Cliquez sur Paramètres dans la liste des réglages 9
La fenêtre suivante s'affiche : 10
Choisissez Transfert et POP/IMAP. Une autre fenêtre s'affiche : 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. Vous alors saisir les choix du transfert des mails sur votre boîte habituelle : Transfert : Activer le transfert : Cliquez sur. Saisissez votre adresse mail usuelle dans le cadre, et sauvegarder ce réglage (vous recevrez alors un message sur votre boîte mail habituelle, vous demandant de confirmer cette opération) 11
Choix du transfert. Votre adresse mail apparaissant dans le cadre, vous pouvez choisir : de conserver la copie du message sur le boîte mail Google (elle sera alors en double) de marquer la copie du message comme lue dans votre messagerie Google, d'archiver ce message (pour le retrouver éventuellement par la suite), de supprimer le message reçu lorsqu'il a été transféré Attention! Si un message a été transféré sur votre boîte mail habituelle et que vous y répondez, le correspondant verra votre adresse mail usuelle et non celle de Google (votre identité mail sera alors diffusée) Désactiver le transfert : Dans ce cas, les messages resteront sur votre boîte mail Google 5. J'utilise le Drive (cloud) Cette application de Google est très intéressante, car elle permet d'éviter tous les inconvénients de stockage (soit sur disque dur de poste fixe, portable, de clé USB, de disque dur externe, etc.). Vous pouvez enregistrer, partager, retrouver tous vos documents sur n'importe quel matériel connecté à Internet (ordinateur, smartphone, tablette tactile,.. ). Exemple ; Vous devez produire un exposé de groupe. Vous commencez le travail de recherche chez vous, avec le traitement de texte en ligne (type Word ou Open Office). En quelques clics, vous retrouvez votre production au lycée, pour la continuer. Ce travail étant partagé, vos camarades choisis y ont accès ; chacun d'eux le complète au fur et à mesure, sur son ordinateur connecté sur le Drive, sans que vous ayez besoin de vous réunir. En final, vous pouvez récupérer et imprimer le travail définitif de tout le groupe, même si l'un de vos camarades est absent; quelle souplesse dans le travail, quel gain de temps! Examinons d'un peu plus près les fonctions du Drive Google. Cliquez dans le menu des applications sur l'icône 12
La fenêtre suivante s'affiche : Tout d'abord, vous pouvez installer le Drive sur votre ordinateur. Cliquez sur la phrase Suivez ensuite la procédure d'installation, qui détaille au fur et à mesure les possibilités du Drive. Attention! Pour pouvoir utiliser facilement l'application Google Drive, il est vivement recommandé d'avoir une connexion Internet Haut Débit (Adsl +, fibre optique). En effet, Google Drive utilise en permanence les ressources de connexion pour fonctionner. Si votre débit est lent, c'est votre accès sur le web qui s'en trouvera nettement ralenti. En final, vous pouvez apercevoir un dossier «Google Drive» dans la liste des dossiers sur votre ordinateur. C'est dans ce dossier que enregistrerez vos productions (sous Word ou Writer, faîtes le premier enregistrement en activant la fonction «Enregistrez sous», puis en choisissant le dossier Google Drive ; les nouveaux enregistrements ( ) se feront après automatiquement (enregistrement synchronisé) dans ce dossier. Vous verrez alors apparaître votre travail dans la fenêtre «Nom», ainsi que le type de document (traitement de texte, tableur, etc.) 13
Revenons à l'application Google Drive. Sur la fenêtre du Drive, cliquez sur Mon Drive. A gauche de l'écran, il apparaît en rouge dans la liste Si vous enregistrez des documents sur votre ordinateur dans le dossier Google Drive, il apparaîtront automatiquement dans Mon Drive Une fois sur Mon Drive, vous pourrez ainsi : les ouvrir les partager les déplacer vers un dossier les renommer les supprimer Examinons les différentes fonctions de cette liste : Ouvrir : en cliquant sur le document, il s'affiche automatiquement avec le logiciel adapté de Google Drive (bureautique ou PdF). Dans le cas du logiciel bureautique, vous pourrez modifier le contenu ; son enregistrement se fera automatiquement lorsque vous fermerez le programme. Pour un document PdF, vous pourrez le lire et l'imprimer. Partager : vous pouvez les partager avec d autres de vos camarades, en indiquant leur adresse mail Google. Cette commande apparaît aussi dans le menu du Drive. Dès que vous aurez enregistré un document, il sera visible par vos camardes ; ils 14
pourront alors travailler dessus (le compléter, le modifier si nécessaire, l'imprimer, le transmettre,,,,) Télécharger : pour enregistrer le document sur votre ordinateur ou un autre support Autres action (dont Renommer) : pour retrouver plus facilement le document à l aide d un titre que vous lui aurez donné 6. Je créé mes contacts Pour créer des contacts (camarades de travail, relations avec d'autres élèves dans le lycée, rien de plus simple. Une fois enregistrés, vous pourrez retrouver facilement leurs coordonnées, leurs envoyer des mails ou des documents en même temps. Dans un premier temps, cliquez sur l'icône Contacts dans le menu Google Drive. Vous obtenez une nouvelle fenêtre ou vous pouvez créer vos contacts Enregistrez les coordonnées du contact : son nom (et éventuellement sa photo) Son adresse mail (avec choix de rubrique) 15
Une fois les informations saisies, il ne vous reste plus qu à cocher les noms pour envoyer un mail à plusieurs personnes. 7. Je rejoins des groupes de contacts Vous faîtes partie d un groupe de travail (travail collectif, réunion d élèves occasionnelle ou permanente). Rejoignez-les! Cliquez sur groupes dans la liste d icônes Vous avez la possibilité soit de visualiser les/les groupe(s) de contacts auquel(s) vous appartenez, soit de parcourir les groupes existants Comme il est indiqué sur la page, 16
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