Achat Windows GUIDE D ACCOMPAGNEMENT FORMATRICE : RINA GAGNÉ JUIN 2003
TABLE DES MATIÈRES Fenêtre d accès à Achat Windows... Page 1 Fenêtre à l ouverture d Achat Windows... Page 2 Ouvrir une commande déjà existante... Page 3 Créer une commande... Page 4 Insérer les articles à commander... Page 6 Recherche alphabétique d un fournisseur... Page 8 Recherche personnalisée d un fournisseur... Page 9 Émission de la commande... Page 10 Impression de la commande... Page 11 Réception de marchandise... Page 12 Inscription des articles reçus... Page 13 Suivi de la commande... Page 14 Les favoris... Page 15 Changement du mot de passe... Page 16 Boutons de la barre d outils... ANNEXE 1 Achat Windows Table des matières Juin 2003
FENÊTRE D ACCÈS D ACHAT WINDOWS Compléter les champs suivants : Code d utilisateur : Code qui vous identifie à Achat Windows. Le logiciel gardera en mémoire le dernier code d utilisateur utilisé. Mot de passe : Un mot de passe est rattaché à chacun des codes d utilisateur. Vous aurez à l écrire à chaque fois que vous entrerez dans Achat Windows. Profil sécurité : Information qui vous donne les accès dans Achat Windows. Ce profil est personnalisé à votre école. Le logiciel gardera en mémoire le dernier profil de sécurité utilisé. Exercice financier : Année financière dans laquelle vos achats seront faits. Il est aussi possible de consulter les exercices financiers antérieurs. Le logiciel gardera en mémoire le dernier exercice financier demandé. Date de comptabilisation : Date du jour inscrite par le logiciel. Source de données : La source de données est le nom de la banque de données sur laquelle vous devez travailler. Vous devez toujours choisir Achat. Achat Windows Page 1 Juin 2003
FENÊTRE À L OUVERTURE D ACHAT WINDOWS Barre de menu Barre d outils (Annexe 1) Année financière Date Heure Mode d opération en cours (Création, Consultation ou Modification) Achat Windows Page 2 Juin 2003
OUVRIR UNE COMMANDE DÉJÀ EXISTANTE Afficher la fenêtre Commande en passant par le menu : Fichier / Ouvrir / Approvisionnement / Commande Cliquer sur le bouton de la barre d outils et entrer au clavier le numéro de la commande voulue. Cliquer sur. Achat Windows Page 3 Juin 2003
CRÉER UNE COMMANDE Afficher la fenêtre Commande en passant par le menu : Fichier / Ouvrir / Approvisionnement / Commande Achat Windows Page 4 Juin 2003
POUR COMPLÉTER LES DIFFÉRENTES INFORMATIONS SPÉCIFIQUES À LA COMMANDE Champs Numéro Fournisseur Unité administrative Livrée à : Facturée à : Type Statut Confirmation Délai de livraison FAB Termes Mode de livraison Confirmé à : Instructions spéciales Information à choisir ou à entrer Zone à laisser à blanc. Dès que vous enregistrerez votre commande, le logiciel vous attribuera automatiquement un numéro de commande. Numéro du fournisseur où les achats seront faits. Ce champ va s indiquer par défaut. C est l unité administrative à laquelle vous êtes rattachées. Ce champ va s indiquer par défaut. C est l endroit où sera livré la marchandise, ce champs est modifiable au besoin. Ce champ va s indiquer par défaut. C est l endroit où payé la facture. Les factures sont toutes payées au centre de services de Rivière-du-Loup. Vous devez choisir Régulière. Le logiciel vous attribuera En attente. Ce statut sera sélectionné pendant que vous préparerez votre commande. Lorsque vous l aurez enregistré, le statut passera de En attente à En préparation. Enfin lorsque vous aurez vraiment terminé de préparer votre commande, vous devrez passer du statut En préparation au statut Terminée. Vous devez cocher cette case uniquement si vous avez déjà parlé au fournisseur concernant cette commande. Vous pouvez ici entrer un délai de livraison. Destination jusqu à laquelle les frais de transport doivent être inclus pour une commande. Vous pouvez ici entrer les termes spécifiques à cette commande. Mode de livraison utilisé pour la commande. Nom de la personne à qui le fournisseur pourra confirmer l envoi de cette commande. Instructions spéciales émises aux fournisseurs. Une fois les renseignements complétés, vous devez cliquer sur le bouton Enregistrer de la barre d outils afin d enregistrer votre commande. Si vous avez complété cette commande, n oubliez pas de pointer Terminée au Statut de la commande afin de pouvoir l émettre. Achat Windows Page 5 Juin 2003
INSÉRER LES ARTICLES À COMMANDER Cliquer sur l onglet Description afin de s assurer qu il soit en premier plan. Cliquer sur l icône Insérer de la barre d outils afin d afficher la fenêtre Commande. Insérer les différents articles de la commande et cliquer sur le bouton, après chacun des articles ou sur le bouton qui vous permet de rester dans la même boîte de dialogue. Lorsque vous avez terminé, cliquer sur le pour fermer la fenêtre. Voir sur la page suivante la description des champs. Achat Windows Page 6 Juin 2003
POUR INSÉRER LES ARTICLES À COMMANDER Champs Information à choisir ou à entrer Code d article de l article de la commande. Laisser ce champ vide. Code d article Il n est pas disponible pour le moment car les catalogues ne sont pas créés. Lorsque les catalogues seront créés, vous devrez entrer un code d article, qui lui, vous affichera toute la nomenclature de l article. Type Donnée identifiant le type de l article (produit, service ou autres frais). La valeur par défaut est Produit, pour choisir un autre type, vous devez cliquer sur à la droite du champ pour faire votre choix. Description Description de l article. Vous avez droit à 3 000 caractères, majuscules ou minuscules. Marque Marque de commerce de l article. Modèle Numéro de modèle de l article. Il est inscrit en fonction de la marque. Quantité Entrer la quantité voulue. Donnée identifiant le découpage de la marchandise (unité, sac, rouleau, mille, etc.) Unité de mesure La valeur par défaut est Unité, pour choisir une autre unité de mesure, cliquer sur le bouton de la barre d outils. Vous faites votre choix et cliquer sur. Prix unitaire Prix unitaire de l article. Escompte (%) Montant de l escompte attribué en %. Escompte ($) Montant de l escompte attribué en $. Tps Montant en % de la Tps. Tvq Montant en % de la Tvq. A.o./D.p. Prix ferme Prix ferme négocié. Délai de livraison Délai de livraison voulu. Catalogue du fournisseur Référence au catalogue du fournisseur Référence du fournisseur Référence au catalogue du fournisseur Compte budgétaire Numéro du compte budgétaire où sera appliqué la dépense. % % du montant de la dépense affecté à chacun des comptes budgétaire. Montant Montant affecté à chacun des comptes budgétaires. Centre Numéro de centre. Projet Numéro du projet. Achat Windows Page 7 Juin 2003
RECHERCHE ALPHABÉTIQUE D UN FOURNISSEUR Placez-vous dans le champ Fournisseur de la fenêtre Commande. Cliquer sur le bouton de votre barre d outils. Cliquer sur le bouton situé à la droite de la requête. Choisir une requête déjà enregistrée qui s appelle : Fournisseur Alpha. À la ligne raison sociale, dans la colonne «Valeur», entrer une partie de la raison sociale de votre fournisseur entre les % et cliquer sur la plaquette. Voici le résultat possible de la recherche «%gaz%» Vous pouvez placer vos fournisseurs, en ordre alphabétique, pour le faire vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de la colonne «Raison sociale» et choisir Tri croissant. Une fois que vous avez repéré le bon fournisseur, vous cliquez, une fois, sur le numéro de la ligne pour la sélectionner et cliquer ensuite sur. Achat Windows Page 8 Juin 2003
RECHERCHE PERSONNALISÉE D UN FOURNISSEUR Si vous ne trouvez pas le fournisseur voulu en cherchant par la «Raison sociale», il est toujours possible de faire des requêtes personnalisées. Cliquer sur le bouton de la barre d outils. Choisir les informations dont vous avez besoin pour votre recherche. Vous devez compléter les champs Données, Affichage, Condition et Valeur. Si cette requête peut vous être utile à un autre moment vous pouvez l enregistrer en lui donnant un nom dans le champ Requête et en l enregistrant avec le bouton de la barre d outils. Vous pouvez placer vos fournisseurs, en ordre alphabétique, pour le faire vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de la colonne «Raison sociale» et choisir Tri croissant. Une fois que vous avez repéré le bon fournisseur, vous cliquez, une fois, sur le numéro de la ligne pour la sélectionner et cliquer ensuite sur. NOTE : Suite à toutes vos recherches si le fournisseur que vous cherchez est absent, vous devez en informer la personne responsable de commandes au centre de services de Rivière-du-Loup qui s occuper a de créer le nouveau fournisseur et de vous fournir son numéro. Achat Windows Page 9 Juin 2003
ÉMISSION DE LA COMMANDE Cliquer sur le bouton Émettre de la barre d outils afin d afficher la fenêtre Émission des bons de commande. Les champs nécessaires sont déjà complétés. Cliquer sur la plaquette. Achat Windows Page 10 Juin 2003
IMPRESSION DE LA COMMANDE Une autre fenêtre vous apparaît pour choisir les options d impression. Toutes les options, par défaut, devraient être correctes. Sur la ligne «Rapport», vous devez voir : Émission des bons de commande. Sur la ligne «Format», vous devez voir : Le format utilisé par l école. Sur la ligne «Imprimante», vous devez voir : Le nom de votre imprimante; si ce n est pas le cas, vous devez cliquer sur la plaquette et choisir l imprimante voulue. Cliquer encore une fois sur la plaquette. Votre bon de commande s imprime alors sur l imprimante sélectionnée. Ce bon de commande doit être signé par votre direction d école et ensuite expédié aux fournisseurs choisis (habituellement par télécopieur). Vous devez faire deux copies de chacune des commandes : la copie originale doit être envoyée aux comptes à payer au centre de services de Rivière-du-Loup, une copie blanche pour vos dossiers et une copie jaune pour faire le suivi et la réception de votre commande. Achat Windows Page 11 Juin 2003
RÉCEPTION DE MARCHANDISE Afficher la fenêtre Commande en passant par le menu : Fichier / Ouvrir / Approvisionnement / Commande et ouvrir la commande à traiter. Cliquer sur la plaquette. Achat Windows Page 12 Juin 2003
INSCRIPTION DES ARTICLES REÇUS Cochez dans la colonne Reçu? chacun des articles reçu ou si vous avez reçu au complet votre commande vous n avez qu à cliquer sur la plaquette. Cliquer sur le bouton de la barre d outils pour sauvegarder et sur le pour fermer la fenêtre. Vous devez envoyer aux comptes à payer du centre de services de Rivière-du-Loup la copie jaune fait lors de l émission de votre commande en cochant les articles reçus et en y apposant vos initiales. Joindre à cette copie la ou les factures reçues du fournisseur. Achat Windows Page 13 Juin 2003
SUIVI DE LA COMMANDE Afficher la fenêtre Commande en passant par le menu : Fichier / Ouvrir / Approvisionnement / Commande et ouvrir la commande à traiter. Placez au premier plan l ongle Suivi. Vous pouvez ainsi vérifier les quantités manquantes d articles à votre commande. Une commande dont la réception a été faite complètement indiquera Complète, une commande non complète indiquera En souffrance. Achat Windows Page 14 Juin 2003
LES FAVORIS Le menu Favoris est construit et organisé par l utilisateur dans le but d accéder plus rapidement aux activités de l application les plus fréquemment utilisées. Pour ajouter un favori, ouvrir l activité pertinente et faire Favoris / Ajouter aux Favoris Cliquer sur pour confirmer. Par la suite pour utiliser le favori, faire Favoris et choisir celui désiré de la liste. Achat Windows Page 15 Juin 2003
CHANGEMENT DU MOT DE PASSE Faire Outils / Sécurité / Changer le mot de passe Taper votre mot de passe actuel dans la case «Mot de passe actuel». Taper votre nouveau mot de passe dans la case «Nouveau mot de passe». Taper, une 2 e fois, votre nouveau mot de passe dans la case «Nouveau mot de passe (vérification)». Achat Windows Page 16 Juin 2003
BOUTONS DE LA BARRE D OUTILS ANNEXE 1 Achat Windows Annexe 1 Juin 2003
BOUTONS DE LA BARRE D OUTILS (SUITE) ANNEXE 1 Achat Windows Annexe 1 Juin 2003