Coordinateur Finances et Ressources Humaines L ASSOCIATION ALIMA ALIMA (the Alliance For International Medical Action) fête ses 4 ans d existence en 2013. Depuis sa création, l association a su se développer à la mesure de l augmentation des besoins humanitaires médicaux, notamment au Sahel : 400 000 patients traités en 2012, nouvelle gouvernance qui intègre les partenaires locaux à tous les niveaux de décision, nouvelles approches innovantes sur les projets, mise en place et accompagnement d une plateforme de 5 ONG partenaires locales. En 2013, Avec 5 Pays d interventions, 17 projets en cours, et un budget de 15 millions d Euros, ALIMA est aujourd hui une ONG dynamique et efficace dans le déploiement de secours médicaux pour les personnes les plus vulnérables. OBJECTIFS DU POSTE Le coordinateur finances et ressources humaines a pour objectif général de mettre en place les éléments de gestion des ressources utilisées sur les projets de la mission, de former l équipe cadre de l ONG partenaire à cette gestion et de prévoir l organisation future nécessaire pour maintenir une bonne gestion des projets. Il est responsable de gérer l administration du personnel (contrats, dossiers du personnel, présence, paie), de contrôler l adéquation des engagements de dépenses avec les procédures de l association, de suivre les moyens financiers engagés sur le projet (suivi des dépenses, comptabilité, suivis et révisés budgétaires, suivi des tableaux d affectation par bailleurs de fonds), de réaliser les rapports financiers demandés par les bailleurs de fonds, ainsi que de mettre en place les outils de gestion financière et RH. LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES Il rend compte : au Représentant Pays (Responsable Hiérarchique), et à l équipe administrative du siège ALIMA (Responsables Techniques). Il encadre : Responsables Administrateurs Terrains et l équipe administrative de coordination en capitale Il collabore avec : les coordinateurs (Coordinateur Médical, Logistique, Terrains ) MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES Dans ses différents domaines d intervention le coordinateur Finances et RH (CoFiRH) devra s assurer : - du respect des cadres légaux et juridiques - de la bonne organisation fonctionnelle des ressources - du suivi de l utilisation des moyens (dépenses et engagements) - du respect des règles du bailleur institutionnel
- de l adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives 1. Comptabilité Objectif : Il est le garant de l existence des règles de gestion de l argent et des règles comptables dans le pays. Il encadre et supervise une équipe et un système de comptabilité assurant la sécurité de l argent, le respect des procédures et la lisibilité des dépenses. - Veille au Respect des procédures d engagement de dépenses et des procédures d achat par l ensemble des équipes. - Validation des justificatifs de paiement et des déclarations légales sous sa responsabilité - Validation de la clôture comptable mensuelle sur proposition du Responsable Comptable/ de l Administrateur. - Assure une veille fiscale et légale sur le droit comptable 2. Gestion de la trésorerie Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire et suffisant au bon déroulement des opérations avec une maîtrise maximale des risques sécuritaires et opérationnels. - Organisation et suivit des circuits d approvisionnement internationaux et nationaux - Définition des règles de sécurité concernant les fonds gérés sur la mission - Anticipation des dépenses et ajustement des niveaux en trésorerie - Envoi au desk au plus tard le 25 du mois M de la demande de trésorerie mensuelle pour le pays du mois M+1 après validation avec les coordinateurs projets et de l équipe de coordination. 3. Participation à la gestion générale des moyens Objectif : Aider le département logistique à mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l utilisation des ressources matérielles. - Participation à la gestion adéquate des structures et véhicules (choix, organisation, intendance, assurance, ) - Participation à l élaboration des circuits d approvisionnement relatifs aux équipements et fournitures - Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.). - En lien avec les coordinateurs, création et analyse d indicateurs de gestion des ressources - Organisation de l archivage administratif dans le pays. 4. Gestion budgétaire Objectif : Traduire sous forme budgétaire toutes les informations relatives aux moyens. - Mise en relation et analyse, pour chaque activité définie, de toutes les informations recueillies sur les ressources, consolidation et réalisation des budgets, en collaboration avec les Coordinateurs. - Analyse et diffusion en équipe de coordination et pour le desk des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques, alertes éventuelles, propositions d actions correctives. - Réalise le suivi budgétaire général des projets et de la mission. -
5. Financements institutionnels Objectif : S assurer du respect des engagements pris auprès des bailleurs de fonds. - Suivi financier mensuel, rapports, recommandations (amendements éventuels) - Réalise les rapports financiers demandés par les bailleurs de fonds. - Sensibilise les équipes aux règles des bailleurs de fonds et veille à leur respect. - Participe à la construction du tableau d affectation et valide les affectations sur les différents contrats de financement 6. Gestion qualitative du personnel : composition des équipes et suivi des cadres Objectif : Suivre le personnel par rapport à la définition des postes avec leur responsables et superviseurs, établir et faire établir systématiquement les bilans individuels, identifier et suivre les besoins en formation, discuter des parcours personnels au sein de l association, être force de proposition dans la réflexion sur la composition des équipes. Composition des équipes - Participe à la réflexion sur la composition des équipes de terrain et de capitale en termes de postes et de personnes - Aide à la réalisation des descriptions de postes et s assure de leur mise à jour. - S assure de la planification des bilans en cohérence avec la politique RH et s assure de leur diffusion auprès des responsables concernés. - Briefing des responsables d activité et des coordinateurs sur les aspects qualitatifs de la politique RH. Formation du personnel - Participe à l élaboration du plan de formation avec la coordination basé sur les bilans individuels et des besoins pour l atteinte des objectifs de la mission. Communication interne et représentation du personnel - Organise la diffusion de l information du personnel sur l association et la mission. - Organise les réunions du personnel. - Organise la représentation du personnel en respect du cadre légal s il existe, sinon de la manière la plus adaptée aux terrains dont il est en charge. - Veille au respect de la législation concernant les délégués du personnel Recrutement - Est garant du bon déroulement du processus de recrutement du personnel national de la mission (respect de la législation, des procédures et traçabilité du recrutement) - Pour les postes de cadre (et certains postes qualifiés si besoin, notamment en cas de recrutement en capital) : Organise le processus de recrutement et y participe en appui aux coordinateurs (ouverture du poste, sélection, préparation de l entretien, entretien selon les cas, suivi). - S assure du suivi du pool RH. 7. Gestion administrative du personnel national et international / cadre légal Objectif : organiser la prise en charge des personnels selon la politique de l association. - Valide la paye, le suivi administratif (congés, heures supplémentaires ) et la mise à jour des
dossiers du personnel national (Homère) après proposition du Responsable RH/Administrateur ; ainsi que le suivi administratif du personnel international. - Assure une veille fiscale et légale sur le droit du travail - Suit et actualise si nécessaire le niveau de rémunération du personnel national - Met en place, suit et met à jour les documents de travail RH - Veille à la diffusion des documents de référence RH au personnel national et international et en assure le respect des principes : règlement intérieur, procédure de gestion des abus, législation du travail nationale ; etc. - S assure de l existence d un document de politique médicale à jour et sinon, en réfère au coordinateur médical. 8. Gestion de l équipe administrative sur le terrain Objectif : S assurer du bon fonctionnement de l équipe administrative de la mission - Assure la coordination de l équipe administrative - Définit et propose les postes nécessaires. - En tant que responsable d équipe et d activité, organise et valide les bilans individuels de ses collaborateurs. Cette description de poste n est pas exhaustive. Elle pourra être modifiée, en fonction de l évolution du travail ou de la mission. En plus des tâches citées ci-dessus, le Cofirh pourra être amené à effectuer d autres tâches assignées par le chef de mission ou le desk selon les besoins de la mission. EXPERIENCES/FORMATION Expériences o Expérience d au moins 3 ans sur un poste similaire avec un même volume d activité (budget d au moins 1M ) ; o Expérience dans un contexte d intervention de prise en charge de la malnutrition ou d intervention médicale ; o Expérience en termes de gestion d équipe et d encadrement. Formation o Diplôme en gestion financière souhaité o Parfaite maitrise du package MS Office, en particulier Excel et bonne maitrise de SAGA. Qualités du candidat o Capacité d analyse et d organisation ; o Sens critique et force de proposition ; o Rigueur ; o Autonomie et curiosité ; o Flexibilité et gestion du stress ; o Capacité d écoute importante ; o Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels. Langues o Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable o L anglais est un atout
Durée du contrat : 3 mois Prise de poste : dès que possible Lieu de mission : Burkina Faso Salaire : selon expérience. ALIMA prend en charge les frais d hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d origine de l expatrié et le lieu de mission. Documents à envoyer : Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre CV et lettre de motivation, à candidature@alima-ngo.org avec en sujet la référence «Coordinateur finances RH».