LIVRET 2015 : SPÉCIAL EXPERT COMPTABLE Aidez vos clients à réussir la mise en place d un régime collectif par Décision Unilatérale de l Employeur SANTÉ PRÉVOYANCE Assurances et Services pour le développement des entreprises.
ACCOMPAGNEZ VOS CLIENTS POUR METTRE EN PLACE UN RÉGIME COLLECTIF EN ENTREPRISE AU PROFIT DE LEURS SALARIÉS Les modalités de mise en place, de modification ou de remise en cause des garanties sociales complémentaires sont régies par le code de la sécurité sociale (articles L.911-1 et suivants du CSS). L article L.911-1 du code de la sécurité sociale énumère les formes juridiques possibles pour la mise en place des garanties collectives de retraite ou de prévoyance de salariés. Il s agit des formes suivantes : les conventions ou accords collectifs, le référendum, la décision unilatérale. Le choix du mode opératoire dépendra notamment de la taille de l entreprise (existence de représentants syndicaux dans l entreprise), du dialogue social instauré et de la capacité de financement de l employeur. En toute hypothèse, le comité d entreprise, ou à défaut les délégués du personnel en cas de carence de ce dernier, doit être informé et consulté avant la mise en place du régime, quelle que soit la forme juridique choisie (article R.2323-1 du code du travail) sous peine de délit d entrave. L acte institutionnalisant la mise en place du régime est un acte juridique qui définit les obligations de l employeur à l égard de ses salariés. Il est demandé à l entreprise de se rapprocher de son expert-comptable pour établir ce document.
LA DÉCISION UNILATÉRALE DE L EMPLOYEUR (DUE) L e recours à la décision unilatérale est très pratique dans les petites et moyennes entreprises dès lors qu elles ne disposent pas de représentation syndicale. L employeur peut décider unilatéralement de mettre en place un régime de protection sociale au bénéfice de l ensemble des salariés ou d une catégorie d entre eux. Cette modalité est prévue par l article L.911-1 du code de la Sécurité sociale, comme la généralisation d une pratique qui avait déjà été prévue dans la loi n 89-1009 du 31/12/1989 dite loi Evin, en matière de prévoyance complémentaire. ATTENTION : dans ce dernier cas, le bénéfice de l exonération plafonnée de cotisations de sécurité sociale (article L.242-1 AL. 6 CSS) est subordonné au respect de 2 conditions. Les catégories retenues doivent : être définies à partir des critères objectifs fixés à l article R.242-1-1 CSS, et permettre, dans les conditions prévues à l article R.242-1-2 CSS, de couvrir tous les salariés que leur activité professionnelle place dans une situation identique au regard de garanties concernées (1). Si cette décision unilatérale entraîne des obligations à la charge des salariés présents dans l entreprise lors de la mise en place du régime (participation à son financement entraînant donc diminution du salaire net), l accord exprès de chacun d eux est requis. En effet, un salarié ne peut être contraint par décision unilatérale à cotiser contre son gré à un régime de protection sociale complémentaire (article 11 de la loi Evin). Les salariés présents dans l entreprise lors de la mise en place du régime de prévoyance et/ou de santé complémentaire par décision unilatérale ont ainsi la possibilité de refuser de cotiser à ce régime, sans remise en cause du caractère obligatoire de celui-ci (2). En tout état de cause, l affiliation des salariés embauchés après la mise en place du régime est obligatoire, au titre du statut collectif applicable dans l entreprise, sauf cas de dispense d adhésion prévus dans la DUE (3). (1) Cf. tableau synthétique en page 6 sur les catégories objectives admises par le décret du 9/01/12 modifié par décret le 08/07/2014 et la circulaire DSS interprétative du 25/09/2013. (2) Dispense d adhésion admise en matière sociale par le décret du 9/01/12 (art. R.242-1-6 CSS) modifié par décret le 08/07/2014 et la circulaire DSS du 25/09/2013 et en matière fiscale par l extrait du Bofip du 4/02/14 (BOI-RSA-BASE 30-10-20-20140204, 50). (3) Cf. tableau synthétique en page 7 sur les dispenses d adhésion pouvant être prévues aux termes du décret du 9/01/12 modifié par décret le 08/07/2014 et de la circulaire DSS du 25/09/13, auxquels renvoie l administration fiscale (BOI-RSA-BASE 30-10-20-20140204, 50 et 210). 3
LA DÉCISION UNILATÉRALE DE L EMPLOYEUR (DUE) À titre purement indicatif, les modèles de documents (cf. page 5) peuvent être remis à l entreprise pour l aider à mettre en place un régime par DUE. Toutefois, ceci ne la dispense pas de se rapprocher de son expert-comptable pour de plus amples détails et/ou information appropriés à sa situation particulière. À NOTER De même, il appartiendra ainsi à l entreprise et à son expert-comptable de vérifier la cohérence du régime mis en place avec les obligations de l entreprise pouvant exister par ailleurs, notamment au regard de conventions et accords collectifs desquels elle pourrait relever. S agissant des mandataires sociaux non-salariés affiliés au régime général, fiscalement et socialement assimilés aux salariés, le caractère obligatoire de l adhésion ne résultera pas de la décision unilatérale, dans la mesure où ils n ont pas le statut de salarié au regard du droit du travail. Il faudra donc veiller à l existence d une décision du Conseil d administration ou équivalent, cette délibération étant indispensable au regard du droit fiscal, du droit des sociétés et de la doctrine sociale. Il résulte à cet égard de la circulaire interprétative de la DSS du 25/09/2013 que les mandataires sociaux non-salariés affiliés au régime général peuvent être rattachés au contrat liant l entreprise à l organisme assureur sous réserve, d une part, de rentrer dans la catégorie bénéficiaire (ex : cadres relevant de l article 4 CCNC de 1947), d autre part, de l existence d une décision du Conseil d administration (ou équivalent). Une copie du PV de séance actant cette décision devant être tenue à disposition du contrôleur URSSAF. ATTENTION, LA CATÉGORIE MISE EN PLACE NE DOIT PAS AVOIR POUR OBJECTIF D ACCORDER UN AVANTAGE PERSONNEL. 4
MODALITÉS DE MISE EN PLACE L employeur doit constater par écrit sa décision unilatérale en remettant un document à chaque salarié (L.911-1 du CSS). En effet, l écrit est destiné à régir les rapports entre l employeur et le salarié. Cet écrit doit notamment préciser : le champ d application du régime, la durée et les conditions de l engagement unilatéral de l employeur, la teneur des garanties (notamment contenu des garanties et modalités de mise en oeuvre), les taux et la répartition de la cotisation entre employeur et salarié, Modèle de lettre + modèle de DUE les clauses obligatoires : - En cas de choix d un organisme assureur : conformément à l article L.912-2 du code de la sécurité sociale, les conditions et la périodicité du choix de l organisme et des intermédiaires devront être précisées. La périodicité du réexamen ne pourra excéder cinq ans. - En cas de changement d organisme assureur : conformément à l article L.912-3 du code de la sécurité sociale, les conditions de la poursuite de la revalorisation des rentes d incapacité de travail ou d invalidité en cours de service doivent être prévues. De même, le maintien de la garantie décès doit être organisé pour les bénéficiaires de ces rentes. La revalorisation des bases de calcul des différentes prestations relatives à la couverture du risque décès devra être au moins égale à celle déterminée par le contrat L écrit constatant la décision unilatérale ne dispense pas l entreprise de la remise de la notice d information, en application de l article L.141-4 du code des assurances. Modèle de liste d émargement La preuve de la remise de l ensemble de ces écrits (lettre d information de mise en place, accord ou désaccord du salarié sur l éventuel financement lui incombant et notice d information) incombant à l employeur, il est conseillé de faire émarger chaque salarié lors de la remise de ce document ou d en demander le retour signé et paraphé. ATTENTION! Si des dispenses d adhésion sont proposées aux salariés, l employeur devra pouvoir justifier les avoir préalablement informés des conséquences du choix d une dispense. Il est indispensable dans ce cas que la demande de dispense soit notifiée par écrit et que le salarié fasse référence à la nature des garanties auxquelles il renonce et précise qu il a été préalablement informé par l employeur des conséquences de son choix. ATTENTION Rappelons que la formalisation de l engagement de l employeur constitue une condition d exonération dont l employeur devra justifier en cas de contrôle. Il résulte, à cet égard, de la circulaire DSS du 30 janvier 2009 (fiche n 2) qu en cas de mise en place du régime par décision unilatérale, l employeur devra : produire une copie de l écrit remis aux salariés et actant la décision unilatérale, conformément à l article L.911-1 du CSS ; justifier auprès de l agent chargé du contrôle la modalité de remise de cet écrit aux salariés (document joint au bulletin de paie, remise en mains propres, envoi par courrier...). Il résulte par ailleurs de la circulaire DSS du 25/09/2013 qu en cas de recours aux critères n ouvrant pas droit à présomption de situation identique pour la définition de la catégorie bénéficiaire, l employeur devra en outre justifier de la situation identique des salariés de la catégorie au regard des garanties mises en place en produisant tout document utile de nature à justifier par exemple une exposition aux risques couverts plus importante (cf tableau en p. 6 cadres particuliers ), ce qui devrait correspondre à des cas très marginaux en santé (4). (4) Cf. Q/R 8 circulaire ACOSS du 4/02/14 selon laquelle s agissant d une couverture santé standard, l ensemble des salariés est exposé de manière identique et il n y a donc en principe pas lieu d admettre une distinction dans le degré de couverture à partir des critères n 3 à 5 (...). 5
CATÉGORIES OBJECTIVES au sens du décret du 9/01/2012 modifié par décret du 8/07/14 et des circulaires DSS du 25/09/2013 et ACOSS du 4/02/14 CATÉGORIES BÉNÉFICIAIRES 5 critères objectifs (art. R.242-1-1 CSS) (1) 1 2 3 4 5 Appartenance aux catégories cadres et non cadres au sens de l AGIRC (ex. : cadres art.4/cadres et assimilés art. 4 et 4 bis/ salariés relevant des art. 4, 4 bis et 36 ou ensemble des salariés affiliés à l AGIRC) Seuil de rémunération déterminé à partir d une des limites inférieures des tranches fixées pour le calcul des cotisations aux régimes AGIRC et ARCCO. Place dans les classifications professionnelles définies par conventions de branche ou accords professionnels ou interprofessionnels 1 er niveaudeclassificationprofessionnelleenprincipe (cf Q/R 3 circulaire ACOSS pour des exemples) Sous-catégories fixées par conventions de branche ou accords professionnels ou interprofessionnels 1 er niveau immédiatement inférieur à celui du critère 3 (cf Q/R 4 circulaire ACOSS pour un exemple) Appartenance : auchampd applicationd unrégimelégalementou réglementairement obligatoire assurant la couverture des mêmes risques, à certaines catégories spécifiques de salariés définies par CCN/AB/ANI caractérisant des conditions d emploi ou des activités particulières, aux catégories définies à partir des usages en vigueur dans la profession Catégories définies par référence au temps de travail/nature du contrat de travail/âge Catégories définies par référence à une condition d ancienneté RETRAITE (art. R.242-1-2 CSS) PRÉVOYANCE Incapacité/invalidité inaptitude + décès si associé à un de ces 3 risques (2) (art. R.242-1-2 CSS) Catégories objectives au sens du décret (cadre général) Sous réserve que l ensemble des salariés de l entreprise soient couverts Caractère objectif à justifier par l employeur (3) (cadres particuliers) Non admises SANTÉ (art. R.242-1-2 CSS) Sous réserve que l ensemble des salariés de l entreprise soient couverts Sous réserve que l ensemble des salariés de l entreprise soient couverts 12 mois maximum 12 mois maximum 6 mois maximum Les critères ouvrant droit à présomption de situation identique et devant ainsi être privilégiés pour la mise en place de régimes catégoriels sont : en santé : les critères 1 et/ou 2, avec obligation de couvrir l ensemble du personnel ; en prévoyance : les critères 1,2 et/ou 3, avec obligation de couvrir l ensemble du personnel dans ce dernier cas. ATTENTION! Dans tous les cas, requalification encourue si catégorie mise en place a en fait eu pour objectif d accorder un avantage personnel. (1) 5 critères qui peuvent se combiner entre eux selon les circulaires DSS du 25/09/13 et ACOSS du 4/02/14. (2) Cette condition ne s applique ni dans le cas où la garantie décès couvre l ensemble des salariés (puisqu il n y a alors pas constitution d une catégorie de salariés) ni lors que la garantie décès est mise en place au bénéfice des cadres par application de l art 7 CCNC de 1947 (1,5% TA). (3) L employeur devra être en mesure de justifier les différences de traitement opérées entre ces catégories de salariés (ex : degré d exposition aux risques couverts, cf Q/R 8 circulaire ACOSS du 4/02/14 pour des exemples de justifications admises). 6
CAS DE DISPENSES D ADHÉSION prévus par l art. R.242-1-6 CSS (modifié par décret du 8/07/2014) et la circulaire DSS du 25/09/2013 (1) CAS DE DISPENSES D ADHÉSION OBSERVATIONS RETRAITE ET PRÉVOYANCE/SANTÉ PRÉVOYANCE ET/OU SANTÉ DISPENSE D ADHÉSION SPÉCIFIQUE AUX RÉGIMES MIS EN PLACE PAR DÉCISION UNILATÉRALE (DU) Salariés présents dans l entreprise lors de la mise en place du régime par DU (dispense dite art. 11 Loi Evin ). Nécessité d un précompte salarial. Dispense applicable de plein droit. Faculté de sortie du bénéfice du régime si remise en cause du financement intégral de l employeur. DISPENSES D ADHÉSION POUVANT ÊTRE PREVUES QUEL QUE SOIT LE MODE DE MISE EN PLACE DU RÉGIME ET QUELLE QUE SOIT LA DATE D EMBAUCHE DU SALARIÉ (4) Salariés et apprentis en CDD ou contrat de mission. Nécessité de justifier d une couverture individuelle souscrite par ailleurs (2) pour les contrats 12 mois Salariés à temps partiel et apprentis. Si cotisation salariale 10 % rémunération brute (3) Salariés couverts par ailleurs (2) (par le biais du conjoint par exemple) au titre d un des dispositifs collectifs suivants : dispositif de prévoyance complémentaire collectif et obligatoire (5) sous réserve que la couverture des ayants droit soit obligatoire, régime local d Alsace-Moselle (5), régime complémentaire d assurance maladie des industries électriques et gazières (CAMIEG) (5), régime de PSC des personnels de l Etat et de ses établissements publics, des agents des collectivités territoriales et de leurs établissements publics (5), contrat dit loi Madelin (5), régime spécial de SS des gens de mer (ENIM) (6), caisse de prévoyance et de retraite des personnels de la SNCF (CPRPSNCF) (6). Salariés couverts par une assurance individuelle santé. Salariés bénéficiaires de l aide à l acquisition d une complémentaire santé (ACS) (art. L.863-1 CSS) et de la CMUC (L.861-3 CSS). Nécessité de justifier de l existence de la couverture par ailleurs chaque année. Faculté de sortir du bénéfice du régime si couverture par ailleurs ultérieurement. Cas des couples travaillant dans la même entreprise : un des membres du couple peut être affilié en tant qu ayant droit de l autre. Dispenses d adhésion temporaires ne pouvant jouer que jusqu à l échéance du contrat individuel ou date à laquelle les salariés cessent de bénéficier de la CMUC ou de l ACS. (1) Circulaire complétée par une circulaire ACOSS Questions/Réponses du 04/02/14, laquelle est notamment venue préciser qu il était possible de prévoir des modalités d application des dispenses plus restrictives que celles prévues par l art. R242-1-6 CSS (Q/R 23). (2) S ur le contenu de la couverture par ailleurs : raisonner risque par risque sans nécessité d examiner la nature exacte ou le niveau des prestations offertes par ailleurs (Q/R 29 de la circulaire ACOSS). (3) Il convient de prendre en compte l ensemble des garanties PSC pour l appréciation du seuil de 10%. Il est également admis dans cette hypothèse que l employeur prenne en charge l intégralité de la cotisation salariale (art. R.242-1-4 CSS). (4) Ces cas de dispense peuvent également être prévus au bénéfice des ayants droit en présence d un dispositif prévoyant leur adhésion obligatoire (art. R.242-1-5 CSS). (5) Dispositifs fixés par arrêté du 26/03/2012. (6) Dispositifs ajoutés par la circulaire DSS du 25/09/2013. ATTENTION Dans tous les cas (hors art 11 loi Evin), les dispenses d adhésion doivent être explicitement prévues dans l acte juridique formalisant le régime (acte initial ou avenant) si l entreprise souhaite y recourir, étant rappelé que cela n est qu une faculté, qui implique naturellement qu elle ne soit pas tenue par ailleurs, au titre d obligations conventionnelles ou autres, de couvrir l ensemble de la catégorie bénéficiaire. L entreprise se doit d informer les salariés des conséquences liées à une demande de dispense d adhésion de leur part. En cas de contrôle URSSAF, l employeur doit, par ailleurs, dans tous les cas pouvoir produire les demandes de dispense des salariés et/ou ayants droits concernés, et le cas échéant les justificatifs requis. Nécessité d une demande explicite du salarié faisant référence à la nature des garanties auxquelles il renonce et précisant qu il a été préalablement informé par l employeur des conséquences de son choix. 7
Coordonnées de votre conseiller Édition : juin 2015 Document remis à titre uniquement indicatif. L entreprise est invitée à se rapprocher de son expert-comptable. Caisse régionale d Assurances Mutuelles Agricoles. Groupama Gan Vie - Société anonyme au capital de 1 371 100 605 euros - RCS Paris 340 427 616 - APE : 6511Z - Siège social : 8-10 rue d Astorg - 75383 Paris Cedex 08. Tél : 01 44 56 77 77. La gestion des prestations d assistance est confiée à Mutuaide Assistance, filiale de Groupama. Mutuaide Assistance - Société anonyme au capital de 9 590 040 euros - 8-14 rue des Frères Lumière - 94368 Bry-sur-Marne Cedex - 383 974 086 RCS Créteil. Entreprises régies par le Code des assurances et soumises à l Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR) 61 rue Taitbout 75009 PARIS. Référence 06-2015. Photos : O. Wirtinger / Fancy-GraphicObsession / lenetstan, Bikeriderlondon, ArtFamily, Goldyg, S. Nivens, Rido, Racorn / Shutterstock. www. agence-upco.com Le groupe Groupama participe à la protection de l environnement en sélectionnant un imprimeur référencé Imprim Vert ainsi que des papiers issus de forêts gérées durablement. www.groupama-entreprises.fr