Win CFA Administratif [Documentation technique] YMAG S.A.S au capital de 240.000 - TVA intra : 10314979337 RCS DIJON 314 979 337 - NAF 722C Parc Technologique - 4, avenue de la Découverte - 21000 DIJON - Tél. 03.80.78.99.00 - Fax : 03.80.74.15.84 Site Web : www.ymag.fr E-mail : info@ymag.fr YMAG S.A.S. Page 1 27/09/2006
Win CFA Administratif «Fonctionnalité SMS» Pré requis : Il faut s adresser auprès du prestataire «MOBIMEL» pour ce qui est du routage des SMS. Une large palette de forfaits sont disponibles en fonction des besoins spécifiques à votre établissement. PARAMETRAGE UTILISATEUR : Pour utiliser la fonctionnalité SMS, il faut avoir les habilitations requises. Aussi, il est nécessaire que l administrateur délivre les autorisations aux personnes concernées. Cette fonctionnalité s active dans le menu «Outils Administration Gestion des Utilisateurs». Dans l onglet «Droits» de la fenêtre qui s affiche, cliquez sur «SMS» et saisissez les informations requises. Il s agit en l occurrence des paramètres de votre fournisseur www.mobimel.com. Ces paramètres vous auront précédemment été communiqués par le prestataire MOBIMEL. L administrateur de Win CFA va tout d abord paramétrer les comptes «SMS» des différentes personnes habilitées. SAISIE D UNE ABSENCE : Il faut tout d abord cliquer sur l onglet «absences» puis sélectionner l apprenti concerné et lui saisir l absence injustifiée aux heures correspondantes. Dans ce cas, il s agit d une absence injustifiée du dénommé «Thierry Briere» du groupe BAC PRO COM 1 qui a eu lieu le 04/10/2005 de 08h00 à 11h00. Soit la semaine 40. YMAG S.A.S. Page 2 27/09/2006
Saisissez l absence (injustifiée dans ce cas) de l apprenti REQUETE : PRE REQUIS AU SMS - COURRIER Ensuite, cliquer l onglet «lettres abs.». Sélectionnez le type d absence (absence injustifiée) puis la période durant laquelle les absences ont eu lieu (ici du 01/10/05 au 31/10/05).Enfin, sélectionnez le (ou les) groupes, ou alors le (ou les) apprentis de votre choix. Dans ce cas, il s agit en l occurrence de l apprenti «Thierry BRIERE». Sélectionnez le motif de l absence Puis la période durant laquelle elles ont eu lieu Effectuez le tri de un (ou plusieurs groupes) ; un ou plusieurs apprentis YMAG S.A.S. Page 3 27/09/2006
GENERATION DU OU DES SMS Cliquez alors sur l onglet «SMS courrier» de cette même fenêtre. Une nouvelle fenêtre «SMS génération» vient se superposer à la précédente. A partir de cette dernière, vous allez pouvoir réaliser différentes opérations, selon vos besoins spécifiques. Tout d abord, le nombre d absences pouvant être traitées en SMS va apparaître. Il est évident que pour traiter un envoi de SMS, il est impératif que la personne destinataire de ce dernier ait un n de téléphone portable (précédemment implémenté dans la fiche correspondante du logiciel). N de tél mobile du représentant légal qui sera utilisé lors de l envoi des SMS Si toutes les absences ne peuvent pas être traitées par SMS pour cause de non possession de Tél mobile, alors ces dernières seront effectuées par fusion courrier Word, comme vous aviez pour habitude de le faire. Dans ce cas, la liste des courriers va apparaître après un clic sur l onglet correspondant de la fenêtre ci-après : YMAG S.A.S. Page 4 27/09/2006
CREATION DE CANEVAS DE SMS Il est aussi à noter que vous avez la possibilité de créer des canevas de SMS à partir de la liste des champs de fusion proposés ci-après. Ces canevas peuvent être sauvegardés (au format.txt) par un clic sur l icône disquette. Visualisez en un clin d œil le nombre de SMS qui sera routé. Construisez des modèles de SMS types à partir des champs de fusion disponibles YMAG S.A.S. Page 5 27/09/2006
UTILISATION D UN CANEVAS DE SMS EXISTANT De la même manière, vous pouvez utiliser des modèles de SMS précédemment créés en sélectionnant l icône «dossier» Enregistrez un modèle de SMS que vous venez de créer. Accédez à votre librairie de SMS types par l icône «dossier» Sélectionnez le modèle type de SMS de votre choix PRIORISEZ L ENVOI DES SMS Vous pouvez aussi affecter un niveau de priorités à l envoi des SMS et courriers. Pour ce, cliquez l onglet «Priorités» de la fenêtre «SMSgénération» et déterminez les personnes qui recevront prioritairement le SMS et/ou le courrier. «Priorisez» l envoi systématique (ou non) des SMS aux personnes concernées. YMAG S.A.S. Page 6 27/09/2006
VISUALISEZ L APERÇU DES SMS Enfin, visualisez l aperçu des SMS par un clic sur l icône correspondant. Puis, validez l envoi en cliquant sur «envoyer les SMS». Une nouvelle fenêtre d avertissement vous offre la possibilité de confirmer ou d infirmer. Le (ou les) SMS sont adressés à Mobimel par email au format.xml, puis routés le prestataire. Affichez le (ou les) SMS au format.xml, puis envoyezles par un clic sur «Envoyer les SMS». VISUALISEZ L HISTORIQUE DES ENVOIS DE SMS Vous avez aussi la possibilité de visualiser un historique des SMS envoyés, mentionnant notamment le nombre d envois effectué et la personne qui les a effectués. Affichez l historique des envois de SMS (nombre de SMS routés) et le compte expéditeur (soit les personnes ayant les habilitations au CFA) VISUALISEZ LE REPORTING COMPLET VIA «MOBIMEL» En vous connectant sur www.mobimel.com, avec vos identifiants, vous allez pouvoir visualiser un reporting complet du routage de vos SMS (nbre d envois réalisé, mauvais N, etc ). YMAG S.A.S. Page 7 27/09/2006