Etude d opportunité du développement de la téléconférence au sein de l ENRS PACA Synthèse Juin 21 e-santé PACA GCS - Espace du Palyvestre 145 chemin du Palyvestre 834 HYERES Tél. : 4 94 57 9 Fax. : 4 94 57 9 9 - N SIREN 51 228 75 - N FINESS 83 1 635 8
SOMMAIRE 1 Objectif de l étude d opportunité... 3 2 Recueil des résultats participation et représentativité... 4 2.1 Exhaustivité... 4 2.1.1 Réponses par catégories de membres... 4 2.2 Les répondants... 5 3 Résultats... 6 3.1 Généralités... 6 3.2 Eléments d analyse sur les systèmes de visioconférence... 6 3.2.1 Equipements de visio-conférence installés... 6 3.2.2 Type d équipements... 6 3.2.3 Usage de la Visioconférence... 7 3.3 Eléments d analyse sur les systèmes de Webconférence... 8 3.3.1 Equipements de Webconférence installés... 8 3.3.2 Type d équipements... 9 3.3.3 Usage de la webconférence... 9 3.4 Utilisation conjointe des systèmes de Visioconférence et de Webconférence...11 3.5 Les perspectives d équipement et d usage pour les structures non dotées d un système de téléconférence...11 3.5.1 Fréquences d usages envisagées...11 3.5.2 Equipements privilégiés...12 3.5.3 Echéance d acquisition d équipements...12 4 Conclusions...13 4.1 Points forts et points faibles identifiés...13 4.1.1 Points forts...13 4.1.2 Points faibles...13 4.2 Axes de travail du GCS e-santépaca autour de la téléconférence...13 4.2.1 Assistance à maîtrise d ouvrage / Accompagnement...14 4.2.2 Publication de recommandations...14 4.2.3 Mutualisation des outils...14 E t u d e d é v e l o p p e m e n t d e l a t é l é c o n f é r e n c e - E N R S P A C A J u i n 2 1 - V 1. P a g e 2
1 OBJECTIF DE L ETUDE D OPPORTUNITE Fin avril 21, le GCS e-santé PACA a souhaité procéder à une étude d opportunité auprès de l ensemble de ses membres portant sur le développement de la téléconférence au sein de l Espace Numérique Régional de Santé PACA. La téléconférence permet d organiser des réunions ou conférences, entres 2 ou plusieurs interlocuteurs éloignés en utilisant les réseaux de télécommunication. La visioconférence Elle permet la réalisation de téléconférences par l intermédiaire d outils spéciaux dédiés tels que des caméras et des micros, demandant le plus souvent une installation dans une salle préalablement équipée. Elle s appuie souvent sur des lignes téléphoniques dédiées lorsqu il s agit de réunir des collaborateurs qui ne se situent pas au sein de la même structure. La web conférence Elle permet la réalisation de téléconférences par l intermédiaire d outils tels que des micro-ordinateurs dotés d un équipement de capture vidéo (Webcam, caméra, ), d un micro et d un accès à Internet. Cette étude a pour vocation de donner au niveau régional une idée plus précise sur : Le parc d équipements installés les besoins ou perspectives d équipement l usage objectif de l outil les axes d améliorations de cet outil l opportunité de développer la téléconférence au sein de l ENRS PACA l opportunité de proposer au niveau régional les infrastructures nécessaires pour faire cohabiter Web Conférence et Visioconférence. Compte tenu du taux de participation des membres du GCS e-santé PACA et des réponses qui nous sont parvenues, de grandes lignes peuvent être présentées dans cette synthèse. E t u d e d é v e l o p p e m e n t d e l a t é l é c o n f é r e n c e - E N R S P A C A J u i n 2 1 - V 1. P a g e 3
2 RECUEIL DES RESULTATS PARTICIPATION ET REPRESENTATIVITE 2.1 EXHAUSTIVITE Pas de réponses 13% Taux de participation Le questionnaire a été adressé en avril 21 aux 38 membres de droit et contributeurs du GCS e- Santé PACA. Les derniers questionnaires ont été retournés au GCS e-santé PACA le 7 mai 21. Réponses 87% L analyse de ces retours s appuie sur un taux de participation particulièrement élevé atteignant 87 %. Ce taux permet ainsi de présenter des chiffres et tendances significatifs. 2.1.1 REPONSES PAR CATEGORIES DE MEMBRES Répartition par catégorie de membres Interrogés Répondants ES MCO ES SSR CLCC Réseaux Autres Interrogés 22 5 2 6 3 Répondants 19 3 2 6 3 E t u d e d é v e l o p p e m e n t d e l a t é l é c o n f é r e n c e - E N R S P A C A J u i n 2 1 - V 1. P a g e 4
2.2 LES REPONDANTS Les données exploitées pour cette synthèse ont été fournies par les membres du GCS e-santé PACA listés ci-dessous : Association Ilhup Centre Antoine-Lacassagne Centre Médical Chant'Ours Centre Médical Saint-Christophe CH Antibes CH Avignon CH Brignoles CH Cannes CH de la Dracénie CH des Escartons CH d'hyères CH du Pays d'apt CH Grasse CH Martigues CH Orange CH Salon de Provence CH Vaison La Romaine CHI Alpes du Sud CHI Frejus Saint Raphael CHI Toulon La Seyne CHU Nice Clinique St Dominique CSRS Hôpital Saint-Joseph Institut Paoli Calmettes ORU PACA Polyclinique du Parc Rambot RESAD 84 Réseau de Santé Naître et Devenir Réseau Diabète Provence Réseau Marseille Diabète Réseau ONCOPACA-Corse Réseau Vivre et Vieillir chez soi E t u d e d é v e l o p p e m e n t d e l a t é l é c o n f é r e n c e - E N R S P A C A J u i n 2 1 - V 1. P a g e 5
3 RESULTATS 3.1 GENERALITES 1 % des membres du GCS e-santé PACA ayant répondu à l étude jugent les systèmes de téléconférence utile. 3.2 ELEMENTS D ANALYSE SUR LES SYSTEMES DE VISIOCONFERENCE 3.2.1 EQUIPEMENTS DE VISIO-CONFERENCE INSTALLES 2 15 1 5 Disposez vous d'un système de Visio-conférence? Autre CLCC MCO Réseau SSR Les établissements de santé MCO et CLCC disposent majoritairement d équipements de visioconférence. (84 % des ES MCO et 1 % des ES CLCC sont équipés) 45 % des membres ayant répondu ne disposent pas d équipements de visioconférence. Oui 2 16 Non 3 3 6 3 3.2.2 TYPE D EQUIPEMENTS Répartition de types d'équipements Point à Point 28% Les équipements de visioconférence installés permettent majoritairement d associer plusieurs correspondants lors d une même réunion (Systèmes «Multipoint»). 28 % des structures ayant répondu ne peuvent organiser des réunions qu avec un et un seul correspondant. (Système «Point à Point) Multipoint 72% E t u d e d é v e l o p p e m e n t d e l a t é l é c o n f é r e n c e - E N R S P A C A J u i n 2 1 - V 1. P a g e 6
3.2.3 USAGE DE LA VISIOCONFERENCE 3.2.3.1 FREQUENCE D UTILISATION 44 % des établissements ayant répondu, déclarent avoir recours à la visioconférence plus de 5 fois par mois. 17 % des établissements ayant répondu, déclarent avoir recours à la visioconférence plus de 1 fois par mois. 12 1 8 6 4 2 Nombre moyen de visioconférences mensuelles par type d'établissement De 1 à 5 De 5 à 1 Plus de 1 MCO 9 5 2 CLCC 1 1 3.2.3.2 NOMBRE DE PARTICIPANTS AUX VISIOCONFERENCES Nombre moyen de participants aux visioconférences (correspondants compris) Entre 5 et 1 33% L usage de la visioconférence permet pour près de 67 % des cas de réunir de entre 2 & 5 personnes. Entre 2 et 5 67% 3.2.3.3 DUREE MOYENNE D UNE VISIOCONFERENCE Les structures qui mettent en œuvre des réunions en visioconférence le font majoritairement pour des réunions qui n excèdent pas une heure (89 % des cas). Durée moyenne d'une réunion en visioconférence 14 12 1 8 6 4 2 Total 2 heures 2 Moins d'1 heure 4 1 heure 12 E t u d e d é v e l o p p e m e n t d e l a t é l é c o n f é r e n c e - E N R S P A C A J u i n 2 1 - V 1. P a g e 7
3.2.3.4 MUTUALISATION Les équipements de visioconférences en place font rarement l objet de mutualisation avec d autres structures. Les structures qui partagent leurs équipements (17 %) sont toutes dotées d un système de visioconférence multipoint. 5 Equipement point à point Mutualisation des équipements 3 1 Equipement multipoint Mutualisation avec d'autres structures Pas de mutualisation avec d'autres structures 3.3 ELEMENTS D ANALYSE SUR LES SYSTEMES DE W EBCONFERENCE 3.3.1 EQUIPEMENTS DE WEBCONFERENCE INSTALLES 2 15 Disposez vous d'un système de Web Conférence Les systèmes de web conférences sont peu déployés. 79 % des membres ayant répondu ne disposent pas de système de Web Conférence. 1 5 Autre CLCC MCO Réseau SSR Oui 2 3 2 Non 3 16 4 3 Les deux CLCC de la région sont dotés d un système de web conférence Seuls 2 réseaux de santé, membres du GCS, disposent d un système de web conférence. E t u d e d é v e l o p p e m e n t d e l a t é l é c o n f é r e n c e - E N R S P A C A J u i n 2 1 - V 1. P a g e 8
3.3.2 TYPE D EQUIPEMENTS Répartition de types d'équipements Point à Point 14% Les systèmes de web conférence installés sont majoritairement de type multipoint. (Possibilité de réunir plus de 2 sites correspondant entre eux). Multipoint 86% 3.3.3 USAGE DE LA WEBCONFERENCE 3.3.3.1 FREQUENCE D UTILISATION Nombre moyen de web conférences mensuelles par type d'établissement 7 6 5 4 3 2 1 Réseau 2 De 1 à 5 De 5 à 1 MCO 2 1 CLCC 2 La majorité des structures disposant d un système de web conférence (86%) déclarent organiser jusqu à 5 web conférences par mois. Cette tendance, toute proportion gardée, offre des similitudes avec les utilisateurs de visioconférence. E t u d e d é v e l o p p e m e n t d e l a t é l é c o n f é r e n c e - E N R S P A C A J u i n 2 1 - V 1. P a g e 9
3.3.3.2 NOMBRE DE PARTICIPANTS AUX WEB CONFERENCES Nombre moyen de participants aux web conférences (correspondants compris) Entre 5 et 1 14% Les Web conférences permettent très majoritairement de «petits» groupes de correspondants. Le type d équipement peut en être la raison principale. Entre 2 et 5 86% 3.3.3.3 DUREE MOYENNE Durée moyenne d'une réunion en web conférence 3,5 2,5 3 1,5 2,5 1 Total 1 heure 3 2 heures 1 Moins d'1 heure 3 Comme les visioconférences, la durée d une réunion par web conférence excède rarement 1 heure 3.3.3.4 MUTUALISATION Contrairement aux visioconférences, les équipements de web conférence font souvent l objet de mutualisation avec d autres structures (86%) 7 6 5 4 3 2 1 Mutualisation des équipements Equipement Multipoint Equipement point à point Oui 5 1 Non 1 E t u d e d é v e l o p p e m e n t d e l a t é l é c o n f é r e n c e - E N R S P A C A J u i n 2 1 - V 1. P a g e 1
3.4 UTILISATION CONJOINTE DES SYSTEMES DE VISIOCONFERENCE ET DE WEBCONFERENCE Utilisation conjointe des systèmes de téléconférence Oui 15% Seules 15 % des structures déclarent disposer à la fois d équipements de visioconférence et de web conférence. Non 85% 3.5 LES PERSPECTIVES D EQUIPEMENT ET D USAGE POUR LES STRUCTURES NON DOTEES D UN SYSTEME DE TELECONFERENCE 3.5.1 FREQUENCES D USAGES ENVISAGEES 12 1 8 6 4 2 Fréquences d'usages envisagées SSR 3 De 1 à 5 De 5 à 1 Plus de 1 Réseau 3 1 MCO 2 1 Autre 2 1 77 % des structures ne disposant pas d équipements de téléconférence, estiment que le service de téléconférence serait utilisé entre 1 et 5 fois par mois si elles pouvaient y accéder. E t u d e d é v e l o p p e m e n t d e l a t é l é c o n f é r e n c e - E N R S P A C A J u i n 2 1 - V 1. P a g e 11
3.5.2 EQUIPEMENTS PRIVILEGIES 3,5 2,5 3 1,5 2,5 1 Aucun des deux Les deux Visioconfére nce Web conférence Autre 3 MCO 3 Equipements privilégiés Réseau 2 2 SSR 1 2 Le système de web conférence reste le système de téléconférence privilégié. (54 %) 2 structures de type «Réseau de santé» déclarent ne privilégier aucun de ces types d équipements bien qu ayant exprimé leur fréquence d usage si elles en étaient dotés. Tous les établissements MCO, s ils devaient s équiper, privilégieraient les deux types d équipements. 3.5.3 ECHEANCE D ACQUISITION D EQUIPEMENTS 2,5 2 1,5 1,5 Echéance d'acquisition d'équipements Dans l'année Dans le semestre Dans le trimestre Autre 2 1 Dans plus d'un an MCO 1 1 1 Jamais Réseau 2 2 SSR 2 1 69 % des structures non encore équipées prévoient l acquisition d équipements de téléconférence dans l année à venir. 2 réseaux de santé (15 % des structures non encore équipées) n envisagent pas l acquisition de systèmes de téléconférence. E t u d e d é v e l o p p e m e n t d e l a t é l é c o n f é r e n c e - E N R S P A C A J u i n 2 1 - V 1. P a g e 12
4 CONCLUSIONS 4.1 POINTS FORTS ET POINTS FAIBLES IDENTIFIES 4.1.1 POINTS FORTS Le fort taux de participation à cette étude reflète l intérêt porté par les membres du GCS e-santé PACA aux systèmes de téléconférence. L usage de la téléconférence est avéré. Les structures non équipées prévoient à court terme de se doter des équipements nécessaires. Dans ce contexte, les systèmes de web conférence sont privilégiés. L interopérabilité entre les systèmes de visioconférence et de web conférence est un axe à développer pour étendre le champ d usage de la téléconférence avec les équipements déjà en place. L usage d équipements multipoints (plus de 2 structures participantes à une même téléconférence) est privilégié. 4.1.2 POINTS FAIBLES Les équipements de visioconférence sont déployés essentiellement sur des structures de type MCO et CLCC. La mutualisation des équipements de visioconférence avec d autres structures est faible. La fréquence d utilisation de systèmes de téléconférence, même si elle apparait d ores & déjà correcte, offre encore un bon potentiel de progression. Faible déploiement des systèmes de web conférence. 4.2 AXES DE TRAVAIL DU GCS E-SANTEPACA AUTOUR DE LA TELECONFERENCE Cette étude conforte les travaux initiés du GCS e-santé PACA autour de la téléconférence. Un système de web conférence mutualisé sera mis prochainement en place au profit des membres du GCS. Le GCS E-Santé PACA souhaite proposer un service d utilisation conviviale et simplifiée, permettant de fédérer plus d acteurs autour de cette solution. L usage de ce service proposé à travers de l ENRS risque de faire émerger de nouveaux besoins et vraisemblablement de nouvelles contraintes. L équipe opérationnelle du GCS mettra en place les procédures nécessaires pour atténuer les contraintes d usage sans pour autant compromettre la sécurité et la confidentialité des échanges. La solution retenue visera à offrir les fonctionnalités dépassant la seule notion de vidéoconférence multipoints (Partage de documents, d'applications et du bureau, Facilité d usage, Compatibilité avec différents systèmes d'exploitation, sécurisation des téléconférences ). E t u d e d é v e l o p p e m e n t d e l a t é l é c o n f é r e n c e - E N R S P A C A J u i n 2 1 - V 1. P a g e 13
4.2.1 ASSISTANCE A MAITRISE D OUVRAGE / ACCOMPAGNEMENT Le GCS e-santé PACA doit avoir un rôle d accompagnement et d assistance à maîtrise d ouvrage auprès de ses membres. L assistance à maîtrise d ouvrage (AMOA) se traduit, pour les membres qui le souhaitent, par des conseils et propositions en vue d intégrer l outil de téléconférence dans leur environnement de travail. L accompagnement se traduit par la mise en place de formations et par une assistance à l outil qui sera proposé au niveau régional. La notion d accompagnement portera notamment sur l aide aux utilisateurs : Lors de la 1 ère utilisation du service, La mise en place de séances de formation, La mise en œuvre d une assistance téléphonique. 4.2.2 PUBLICATION DE RECOMMANDATIONS Le GCS e-santé PACA publiera prochainement à destination de ses membres l ensemble des documentations nécessaires à l utilisation du service : Pré-requis techniques (matériel, logiciel, réseau ) Guide utilisateur de prise en main rapide (Quick Start) Manuel des fonctions avancées Dans le cadre de la mise en œuvre du service, le GCS proposera un ensemble de recommandations sur le type de matériel à utiliser pour garantir une qualité service optimum et cela en fonction des contraintes techniques et des besoins de chacun de ses membres. Enfin, un guide des «bonnes pratiques» lié à la sécurité et la confidentialité des échanges sera mis à disposition des membres de l ENRS. 4.2.3 MUTUALISATION DES OUTILS La solution de «web conférence» ne nécessite pas d investissements lourds (ordinateur, caméra, micro, casque). De ce fait, elle peut être mise en place rapidement notamment dans de petites et moyennes structures n ayant jamais utilisé la téléconférence. La «visioconférence» permet de garantir une haute qualité de service pour les réunions le nécessitant. Le service de téléconférence de l ENRS vise à fédérer les usagers des «web conférences» et ceux des «visioconférences» autour d une même solution sans renoncer à leurs habitudes. Cet axe de travail permettant de mutualiser les espaces de visioconférence existants, tout en y intégrant les usagers de web conférence. E t u d e d é v e l o p p e m e n t d e l a t é l é c o n f é r e n c e - E N R S P A C A J u i n 2 1 - V 1. P a g e 14