GUIDE ADMINISTRATIF Version 1.4 DIRECTION DE LA GESTION DES SYSTÈMES DE COLLECTE 2007-11-14
HISTORIQUE DU BIEN LIVRABLE Version Date Modifications 1.2 2006-07-24 Ajout des indicateurs prioritaire, moins de 6 mois, cours français langue seconde et programme donné à l extérieur du Canada dans la feuille de lot. 1.3 2006-08-10 Remplacement de l indicateur cours français langue seconde par cours français et petits ajustements dans la mise en page du formulaire «Feuille de lot». 1.4 2007-11-14 Ajout d une directive pour inviter au retour des documents officiels de sanction émis par le Ministère, lors d une demande de modification de code permanent. Légères corrections apportées aux formulaires.
Janvier 2007 - Nouveaux indicateurs Pour répondre à un besoin formulé par les organismes scolaires nous allons rendre disponible, lundi le 29 janvier 2007, quatre nouveaux indicateurs. Ces derniers permettront aux organismes scolaires de signaler au Ministère des particularités de traitement pour leurs demandes. Ainsi les organismes scolaires pourront informer la personne responsable du règlement des demandes au Ministère : du besoin de faire traiter leur lot ou demande en priorité, du fait que le lot ou la demande concerne un ou des élèves fréquentant un programme de formation de moins de 6 mois, du fait que le lot ou la demande concerne un ou des élèves fréquentant un cours de français spécialisé ( ex : francisation pour nouveaux arrivants ou cours de français langue seconde), du fait que le lot ou la demande concerne un ou des élèves fréquentant un programme de formation donné par l organisme à l extérieur du Canada (spécifique aux collèges et aux universités). Le Ministère vous permettra de spécifier votre besoin sur la feuille de lot si toutes les demandes du lot sont concernées par le besoin ou encore sur chacune des demandes concernées. Les fournisseurs de service, GRICS, COBA et CADRE ont été avisés de la disponibilité prochaine de ces nouveaux indicateurs. Dès que ces nouveaux indicateurs seront disponibles, et en attendant que les fournisseurs de service puissent vous les offrir dans leurs applications, vous pourrez communiquer avec nous pour signifier vos besoins de traitement particulier.
TABLE DES MATIÈRES AVANT-PROPOS...1 1. INTRODUCTION...1 2. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX...2 3. PRÉSENTATION DU SYSTÈME DE GESTION DE L IDENTIFICATION DE L ÉLÈVE (ARIANE)...3 3.1 Présentation générale du système...3 3.2 Composition du code permanent...3 3.3 Objectifs du système Ariane...4 3.4 Fonctions du système Ariane...4 3.5 Utilisateurs et utilisation des données du système Ariane...6 3.6 Rôle de la Direction de la gestion des systèmes de collecte...7 3.7 Rôle du pilote du système Ariane...8 4. TYPES DE DEMANDES...9 5. PROCESSUS DE CHEMINEMENT ET DE TRAITEMENT DES DEMANDES...10 6. INTERROGATION DES DOSSIERS D IDENTIFICATION...14 6.1 Explication administrative du processus de recherche d identification ou de vérification d un code permanent...14 6.1.1 Recherche d identification...15 6.1.2 Vérification d un code permanent...18 6.2 Demande d interrogation par télétransmission (type 30)...19 6.3 Transactions de consultation interactives permettant de rechercher et de vérifier des données d identification...19 7. DEMANDE D ATTRIBUTION DE CODE PERMANENT ET DEMANDE DE MODIFICATION DE DONNÉES D IDENTIFICATION...20 7.1 Demande d attribution de code permanent...20 7.1.1 Procédures administratives...20 7.2 Demande de modification de données d identification...22 7.2.1 Procédures administratives...22 7.3 Préparation des demandes...24 7.3.1 Demande d attribution de code permanent...24 7.3.2 Demande de modification de données d identification...26 7.4 Formation des lots...28 7.5 Transmission des demandes...30 7.5.1 Par télétransmission...30 7.5.2 Par saisie interactive...30
7.5.3 Par formulaire...31 7.6 Transmission des documents officiels...31 7.6.1 Par télétransmission...31 7.6.2 Par télécopieur...31 7.6.3 Par la poste...31 8. DOCUMENTS OFFICIELS...32 8.1 Obligation de fournir un document officiel...32 8.2 Renseignements exigés dans le document officiel...32 8.3 Documents officiels acceptés par le Ministère...32 8.4 Documents officiels avant 1999...39 8.5 Original ou photocopie...39 8.6 Guide d interprétation des documents officiels...39 9. CHANGEMENT DE LIEN...45 9.1 Demande de fusion de deux codes permanents...45 9.1.1 Formulaire «Demande de fusion de codes permanents»...45 9.1.2 Transmission des demandes de fusion...47 9.2 Demande de scission de codes permanents...47 10. SUIVI DES DEMANDES ET POLITIQUE DE SERVICE...48 10.1 Suivi des demandes...48 10.2 Politique de service...48 11. INDICATEURS DE FRANCISATION...52
AVANT-PROPOS Pour tout renseignement relatif à l information contenue dans ce guide, veuillez communiquer avec : Madame Lucie Guimont Pilote du système Ariane Direction de la gestion des systèmes de collecte Téléphone : (418) 643-7344 poste 2721 Courriel : lucie.guimont@mels.gouv.qc.ca ou Madame Hélène Fournier Chef du Service de l enregistrement et de la validation des données Direction de la gestion des systèmes de collecte Téléphone : (418) 643-7344 poste 2725 Courriel : helene.fournier@mels.gouv.qc.ca Note À la demande expresse de la Commission d accès à l information, les organismes scolaires qui transmettront des transactions de type 11 et 21 au Ministère devront aviser leur clientèle que les données d identification fournies peuvent faire l objet d une vérification auprès du Directeur de l état civil.
1. INTRODUCTION Le présent guide s adresse aux organismes scolaires, plus particulièrement aux personnes responsables de l acheminement au ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport, des «demandes d attribution de code permanent» ou des «demandes de modification de données d identification» en ce qui concerne les élèves. Il traite des aspects administratifs de l identification de l élève. On y trouve des renseignements concernant les étapes à suivre pour soumettre au Ministère une «demande d attribution de code permanent» ou une «demande de modification de données d identification». Ce guide constitue une partie de la documentation ayant trait au système Ariane. La documentation complète comprend également le Guide des transactions interactives, le Guide de télétransmission, le Dictionnaire des données, la liste des messages d'erreurs et la table des codes de lieux de naissance. OBJETS DU GUIDE Ce guide : est un instrument d information destiné aux responsables de la transmission des demandes relatives au code permanent; présente une description précise qui permet de comprendre les renseignements à transmettre au Ministère et de corriger ceux-ci au besoin; fournit une information administrative sur le processus de transmission, le contrôle de la qualité et la rétro-information aux organismes scolaires. Il est à noter que cet ouvrage ne traite pas des aspects techniques du système Ariane. Pour obtenir un complément d information à ce sujet, l utilisateur doit se référer au Guide de télétransmission, qu il peut consulter sur le site Internet du système Ariane. Pour obtenir un complément d information concernant les données, l utilisateur doit se référer au Dictionnaire des données, également accessible sur le site Internet du système Ariane. 2007-11-14 1
2. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX Adresse du SEVD : Service de l enregistrement et de la validation des données Direction de la gestion des systèmes de collecte Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Édifice Marie-Guyart, 23 e étage 1035, rue De La Chevrotière Québec (Québec) G1R 5A5 Numéro de téléphone du SEVD : (418) 643-7344 poste 2725 Adresse Internet du système Ariane : www.mels.gouv.qc.ca/ariane Signification des acronymes employés dans le présent document : DGSC : Direction de la gestion des services de collecte SEVD : Service de l enregistrement et de la validation des données DEC : Directeur de l état civil AFE : Aide financière aux études NIREC : Numéro d inscription au registre de l état civil (se trouve sur le certificat de naissance grand format) Veuillez prendre note que le terme «formulaire» désigne un formulaire papier. 2007-11-14 2
3. PRÉSENTATION DU SYSTÈME DE GESTION DE L IDENTIFICATION DE L ÉLÈVE (ARIANE) 3.1 Présentation générale du système Le code permanent de l élève existe depuis 1966. Au fil des ans, des exigences de rigueur ont permis d instaurer un meilleur contrôle dans la gestion des codes permanents, notamment pour les documents officiels. Le système Ariane remplace l ancien système de gestion de l identification des élèves (GIDE) et son interface TANDEM pour l accès aux données en mode interactif. Il entre en vigueur le 24 mai 2005. Le système Ariane a pour objet d attribuer un code d identification unique à chaque élève fréquentant le réseau scolaire québécois et de maintenir à jour les renseignements relatifs à son identification. Le code permanent établi par le système Ariane est la clé d accès, entre autres choses, aux différents systèmes de gestion des effectifs scolaires du Ministère et au système de l AFE. Le système Ariane offre des mécanismes permettant des améliorations notables en ce qui a trait aux échanges de données avec l organisme scolaire et des contrôles appliqués à ceux-ci. Il est notamment possible désormais pour les organismes scolaires de transmettre au Ministère des demandes par transaction Web et des documents officiels numérisés. 3.2 Composition du code permanent Le code permanent est un code alphanumérique de douze caractères. La signification de sa composition, soit NNNPJJMMAAXX, est la suivante. NNN : les trois premières lettres du nom de famille légal. Dans le cas où le nom contient moins de trois lettres, la lettre «X» est utilisée comme caractère complémentaire; P : la première lettre du prénom usuel; JJ : le jour de la naissance. Si l élève est né avant 1900, on ajoute 31 et, s il est né après 1999, on ajoute 62; MM : le mois de la naissance. Si l élève est de sexe féminin, on ajoute 50; AA : les deux derniers chiffres de l année de la naissance; XX : les caractères déterminés par le Ministère pour que le code permanent soit unique et pour permettre de le valider. Les données requises pour l attribution d un code permanent à un élève sont les éléments d identité reconnus par les lois du Québec. Ces données doivent être appuyées par des documents officiels lors d une «demande d attribution de code permanent» ou d une «demande de modification de données d identification». Il s agit des renseignements suivants : 2007-11-14 3
les données qui servent à la composition du code permanent (données primaires), c està-dire le nom de famille légal de l élève; le prénom usuel de l élève; la date de naissance de l élève; le sexe de l élève; les autres données d identification (données secondaires), c est-à-dire le nom du père; le prénom du père; le nom de la mère; le prénom de la mère; l indicateur de parents de même sexe (féminin ou masculin); les renseignements sur les parents : raison d absence d identification du père et raison d absence d identification de la mère, s il y a lieu; l autre nom de famille de l élève, s il y a lieu; les autres prénoms de l élève ou la raison d absence d autres prénoms; la ville de naissance et le code de lieu de naissance; le NIREC, s il y a lieu; le statut de décès de l élève (déclaré ou confirmé), s il y a lieu. 3.3 Objectifs du système Ariane Les objectifs du système Ariane sont : d attribuer un code permanent à un élève à partir de renseignements attestés par un document officiel; de maintenir à jour les données relatives à l identité des élèves; d assurer l unicité et l authenticité du code permanent; d établir et de maintenir un lien entre les différents codes qu une même personne est susceptible d avoir eus; d établir et de maintenir un lien avec d autres systèmes du Ministère afin de leur permettre de valider leurs propres données de façon immédiate et automatique; de communiquer aux autres systèmes du Ministère toute modification d un code permanent ou de données d identification d un élève; de permettre à un organisme de vérifier si un élève possède déjà un code permanent et de le trouver pour éviter de produire une demande inutile. 3.4 Fonctions du système Ariane Le système Ariane offre les fonctions suivantes : interroger les données d identification; gérer les lots et les demandes; 2007-11-14 4
gérer les données d identification de l élève; gérer les réponses aux demandes; contrôler la qualité des données; offrir des services de consultation des données; diffuser les avis de changement. Interroger les données d identification Cette fonction permet de vérifier l existence ou la validité d un code permanent, de rechercher un code permanent à partir de données d identification fournies et de consulter le dossier d identification d un élève ainsi que son historique. Gérer les lots et les demandes Cette fonction permet de gérer les lots, les «demandes d attribution de code permanent» et les «demandes de modification de données d identification» d un élève. Elle permet plus spécifiquement : à l'utilisateur d inscrire et de transmettre une demande de façon interactive, par une transaction Web, pour un organisme scolaire ou une unité administrative qui n a pas la possibilité d utiliser le service de télétransmission; au Ministère de récupérer et de valider les données fournies par télétransmission; à l'utilisateur de créer ou de mettre à jour un lot, une «demande d attribution de code permanent» ou une «demande de modification de données d identification» et d effectuer la recherche de dossiers semblables; de suivre et de visualiser l état des lots et des demandes, et ce, à tout moment; au Ministère de libérer des lots afin que ceux-ci deviennent disponibles pour le traitement; d offrir certaines autres fonctionnalités ayant trait à la gestion des lots et des demandes. Gérer les données d identification de l élève Cette fonction permet aux agents du SEVD : de consulter l agenda des lots à régler et de procéder au règlement de chacune des «demandes d attribution de code permanent» ou des «demandes de modification de données d identification» acheminées par télétransmission ou saisies de façon interactive; de traiter des cas de fusion, de scission et de renversement de dossiers d élève; de mettre à jour des données d identification directement; de procéder à la création de codes permanents en relation avec les données reçues du DEC. 2007-11-14 5
Gérer les réponses aux demandes Cette fonction permet à un organisme scolaire ou à un agent du SEVD de visualiser une demande ainsi que la réponse qui lui est associée. Elle lui permet également de demander la récupération d un lot de façon partielle ou totale, de produire le fichier de réponses et de s assurer que ses données lui soient acheminées. Contrôler la qualité des données Cette fonction permet au pilote du système de vérifier la qualité des données au moyen de listes, de rapports et d'indicateurs d utilisation de code permanent. Offrir des services de consultation des données Cette fonction offre à des logiciels externes des services d accès aux données du système Ariane en ce qui a trait aux données d identification de l élève. Ces services sont utilisés afin de fournir les données dans leur version la plus récente ou encore à une date précise. Diffuser les avis de changement Cette fonction permet de propager les changements qui peuvent avoir un impact dans un ou plusieurs systèmes clients. Par exemple, la modification d un code permanent et la fusion ou la scission de codes permanents existants doivent faire l objet d un avis de changement pour les autres systèmes du Ministère qui en font la gestion. Sans avoir la responsabilité de mettre à jour ces renseignements dans les bases de données des systèmes clients, le système Ariane doit toutefois s assurer que ces données soient disponibles. Des traitements doivent être prévus dans les systèmes clients pour rendre ces changements effectifs. 3.5 Utilisateurs et utilisation des données du système Ariane Le code permanent attribué par le système Ariane est la clé d accès désignant de façon unique chaque élève fréquentant un établissement d enseignement. Le système Ariane est également utilisé par d autres systèmes du Ministère pour : vérifier l existence d un code permanent; vérifier les données relatives à l identité d un élève; mettre à jour le code permanent ou les données relatives à l identité d un élève à la suite d une demande de changement à cet égard. 2007-11-14 6
Les systèmes en question sont les suivants : ADAN : Admissibilité à l enseignement en anglais DCFP : Déclaration d effectif scolaire en formation professionnelle DCS : Déclaration d effectif scolaire des jeunes en formation générale GITE : Gestion informatisée du traitement des épreuves SAGE : Sanction des études des adultes en formation générale SESAME : Sanction des études secondaires appliquée au ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport SIFCA : Système d information financière sur la clientèle adulte en formation générale SIGDEC : Système d information et de gestion des données concernant l effectif collégial GDEU : Gestion des données sur l effectif universitaire SYSEC : Système de sanction des études collégiales CONTACT : Système de l Aide financière aux études 3.6 Rôle de la Direction de la gestion des systèmes de collecte La DGSC a pour rôle d assurer la gestion des systèmes prioritaires de même que l intégrité, la qualité et la conformité des données recueillies dans le réseau scolaire et d en faciliter l accès. Pour les besoins des organismes scolaires, la DGSC a mis sur pied les deux services suivants. Service de pilotage des systèmes (SPS) Son rôle consiste à : assurer la gestion de certains systèmes prioritaires du Ministère (concernant les élèves et le personnel); coordonner les différentes collectes de données; certifier la qualité, l intégrité, l intégralité et la conformité des données; assurer une compréhension uniforme des données du Ministère. Service de l enregistrement et de la validation des données (SEVD) Son rôle consiste à : procéder à l enregistrement et à la validation des données en provenance des organismes scolaires publics, privés ou gouvernementaux, en particulier pour le système Ariane; assurer le suivi des demandes relatives au code permanent émises par les organismes scolaires; voir à respecter les délais fixés pour le règlement des demandes; répartir la charge de travail selon les priorités. 2007-11-14 7
3.7 Rôle du pilote du système Ariane Le rôle du pilote du système Ariane est le suivant : exprimer ses besoins comme client ainsi que coordonner les demandes des utilisateurs du système; concevoir les formulaires, les guides et les règles nécessaires au traitement des «demandes d attribution de code permanent» et des «demandes de modification de données d identification»; établir les instructions à suivre et s assurer qu elles sont connues de toutes les personnes impliquées; effectuer l implantation du système et assurer l intégration des changements occasionnels pour toutes les personnes intéressées; préparer et assurer la formation; diffuser l information pertinente lors de changements apportés au système; établir le plan annuel des activités et participer à l'élaboration du plan de développement du système; effectuer la vérification des différentes productions : durant le développement, prendre en considération la conception administrative, l analyse fonctionnelle, le modèle de données de même que les règles de traitement et participer aux tests; une fois le système implanté, approuver tous les extrants susceptibles d être communiqués aux organismes ou aux autres unités administratives du Ministère; procéder aux essais intégrés du système; approuver les améliorations ou les développements soumis par l'équipe de développement; approuver toute modification apportée au système en production; autoriser l exécution à l ordinateur de toutes les activités de production de données relatives au système; appliquer les normes de sécurité du Ministère qui relèvent de sa compétence; autoriser l accès aux données du système; appliquer au système les règles et l échéancier liés à la conservation des documents ordinolingues. 2007-11-14 8
4. TYPES DE DEMANDES L utilisation de types de demandes d identification vise à faciliter la gestion administrative et le traitement des demandes. Leur signification dans Ariane est influencée par la présence ou non du NIREC. Ces types de demandes sont les suivants : DESCRIPTION TYPE 11 TYPE 12 TYPE 21 TYPE 22 TYPE 30 «Demande d attribution de code permanent» avec NIREC L utilisateur doit inscrire le NIREC dans la demande. Il n a pas besoin de fournir ou de transmettre le certificat de naissance grand format du DEC au Ministère. «Demande d attribution de code permanent» sans NIREC L utilisateur n inscrit pas le NIREC dans la demande. Il doit transmettre un document officiel (autre que le certificat de naissance du DEC) lorsqu il envoie ce type de demande au Ministère. «Demande de modification de données d identification» avec NIREC L utilisateur doit inscrire le NIREC dans la demande. Il n a pas à fournir ou à transmettre le certificat de naissance grand format du DEC au Ministère. «Demande de modification de données d identification» sans NIREC L utilisateur n inscrit pas le NIREC dans la demande. Il doit transmettre un document officiel (autre que le certificat de naissance du DEC) lorsqu il envoie ce type de demande au Ministère. Demande de recherche et de vérification Une demande de recherche permet de saisir certaines données particulières à un élève dont on ignore le code permanent dans le but de vérifier si un code permanent a déjà été attribué à cet élève. La vérification d un code permanent permet de vérifier les données de l élève afin de s assurer que ce code permanent correspond réellement à cet élève. 2007-11-14 9
5. PROCESSUS DE CHEMINEMENT ET DE TRAITEMENT DES DEMANDES Les organismes scolaires pourront faire parvenir au Ministère leurs demandes concernant les codes permanents de trois façons : envoi d une demande par télétransmission; envoi d une demande par transaction Web; envoi d une demande par la poste. Le processus de traitement de la demande varie selon le mode d envoi. Les schémas suivants présentent les principales actions à accomplir par les divers intervenants impliqués dans le traitement de la demande. 2007-11-14 10
Envoi d'une demande par télétransmission 1. Organisme scolaire Vérifier si le code permanent (CP) existe par une transaction interactive ou par l'envoi par télétransmission d'une demande de type 30. Ministère Directeur de l'état civil 2. Si requis, soumettre une demande d'attribution ou de modification de CP par télétransmission. Le processus diffère selon les documents officiels soumis au Ministère : Identifier le type de demande Type 12 ou 22 Type 11 ou 21 Traiter les demandes A. Doc. officiels numérisés B. Vérifier la lisibilité des documents officiels Doc. officiels papier Soumettre la demande par la transaction interactive Recueillir et imprimer le bordereau de transmission Documents officiels papier Produire le bordereau de transmission Documents officiels numérisés Insérer le document numérisé à l'intérieur de la demande Vérifier la lisibilité des documents officiels Trier les documents officiels dans le même ordre que le bordereau de transmission Recevoir le bordereau de transmission et les documents officiels Poster ou télécopier le bordereau de transmission en première page et les documents officiels à la suite sans page couverture Régler les demandes Oui Problème? Recueillir les réponses sur la structure d'accueil du Ministère ou consulter les réponses aux demandes par transaction interactive Produire les réponses Non «3. Inviter l élève ou l étudiant à envoyer au Ministère tout document officiel de sanction délivré par ce dernier pour qu un document 2007-11-14 portant les nouvelles données d identification puisse être produit 11
Envoi d'une demande par transaction interactive 1. Organisme scolaire Vérifier si le CP existe à l'aide d'une transaction interactive. Ministère Directeur de l'état civil 2. Si requis, soumettre une demande d'attribution ou de modification de code permanent : Identifier le type de demande Type 11 ou 21 Traiter les demandes Soumettre la demande par transaction interactive Type 12 ou 22 Recueillir et imprimer le bordereau de transmission Produire le bordereau de transmission Vérifier la lisibilité des documents officiels Recevoir le bordereau de transmission et les documents officiels Trier les documents officiels dans le même ordre que le bordereau de transmission Poster ou télécopier le bordereau de transmission en première page et les documents officiels à la suite sans page couverture de télécopie Régler les demandes Oui Problème? Consulter les réponses aux demandes par transaction interactive Produire les réponses Non 3. Inviter l élève ou l étudiant à envoyer au Ministère tout document officiel de sanction délivré par ce dernier pour qu un document portant les nouvelles données d identification puisse être produit 2007-11-14 12
Envoi d'une demande par formulaire Organisme scolaire Ministère Directeur de l'état civil 1. Envoyer une demande d'attribution ou de modification de code permanent : Recevoir la feuille de lot, les demandes et les documents officiels Saisir les demandes Type 11 ou 21 Traiter les demandes Remplir le formulaire de demande et la feuille de lot Type 12 ou 22 Vérifier la lisibilité des documents officiels Régler les demandes Oui Problème? Joindre à chaque demande les documents officiels correspondants Produire les réponses Non Poster les réponses Poster la feuille de lot, les demandes et les documents officiels 2. Inviter l élève ou l étudiant à envoyer au Ministère tout document officiel de sanction délivré par ce dernier pour qu un document portant les nouvelles données d identification puisse être produit 2007-11-14 13
6. INTERROGATION DES DOSSIERS D IDENTIFICATION BUT Effectuer en direct, selon les critères fournis par l utilisateur, une recherche d identification ou une vérification d existence du code permanent d un élève. L organisme scolaire peut transmettre un maximum de 9999 demandes d interrogation au Ministère dans un même lot. FRÉQUENCE D UTILISATION L organisme scolaire doit vérifier l existence d un code permanent avant toute «demande d attribution de code permanent» ou toute «demande de modification de données d identification». DOCUMENTS OFFICIELS REQUIS Aucun document officiel n est requis pour la vérification d un code permanent. 6.1 Explication administrative du processus de recherche d identification ou de vérification d un code permanent Le processus administratif diffère selon le mode de transmission. Par télétransmission : Dans un premier temps, la demande d interrogation en lot est traitée et transmise par le logiciel utilisé par l organisme scolaire. Dans un deuxième temps, le fichier constitué des demandes d interrogation (vérification ou recherche selon que le code permanent est présent ou non dans la demande) est reçu au Ministère. Le système Ariane traite chaque demande individuellement et, lorsque toutes les demandes sont traitées, le résultat de la recherche ou de la vérification est transmis à l organisme scolaire. Par consultation interactive* : L organisme scolaire se connecte directement au système Ariane à l aide d un lien Internet et effectue la recherche de données d identification ou la vérification d un code permanent. Chaque demande est traitée individuellement et non pas à l intérieur d un lot. La réponse est immédiatement accessible à l organisme scolaire par un des écrans de consultation. La présence du code permanent comme critère de recherche a une influence sur le fonctionnement de la recherche. Lorsque le code permanent n est pas fourni, il s agit Pour plus de détails, voir le Guide de télétransmission et le Guide des transactions interactives, qu on peut consulter sur le site Internet du système Ariane. 2007-11-14 14
d une recherche d identification. Lorsque le code permanent est fourni, il s agit d une vérification de code permanent. 6.1.1 Recherche d identification Cette fonction permet de rechercher le dossier d un élève en utilisant comme critères les données d identification. Les données fournies sont alors confrontées à celles de la banque et des messages sont émis selon la similitude des données. Cette recherche, qui comporte plusieurs étapes, vise à retrouver le dossier de l élève. Données essentielles lors de l interrogation Les données suivantes doivent être soumises pour que le système Ariane puisse effectuer une recherche : le nom légal de l élève; le prénom usuel de l élève; la date de naissance; le sexe; au moins une identité parentale (nom et prénom) complète et semblable à celle du système Ariane. Une demande contenant des données non conformes aux règles est rejetée. Processus de recherche Le processus de recherche s effectue en huit étapes successives. De nouvelles clés de recherche sont utilisées à chacune des étapes. Étape 1 : Recherche à l aide des données primaires de la demande. Étape 2 : Recherche par la décomposition du nom de l élève dans le cas d un nom composé. De nouvelles clés sont formées à partir des autres noms que contient le nom composé. Étape 3 : Recherche par la décomposition du prénom usuel de l élève dans le cas d un prénom composé. De nouvelles clés sont formées à partir des autres prénoms que contient le prénom composé. Étape 4 : Recherche à l aide des autres prénoms fournis dans la demande. Étape 5 : Recherche par l utilisation de prénoms familiers, par exemple «Bob» pour «Robert». 2007-11-14 15
Étape 6 : Recherche par l inversion du jour et du mois de la date de naissance, si c'est possible. Étape 7 : Recherche par la variation du jour, du mois et de l année de la date de naissance. Chacun de ces champs varie un à la fois, soit de plus ou moins 15 pour le jour, de plus ou moins 6 pour le mois et de plus ou moins 3 pour l année. Étape 8 : Recherche par la modification du sexe de l élève dans le dossier. À chacune des étapes précédentes, le système peut retenir des dossiers contenant des données d identification pertinentes. Ces dossiers sont qualifiés d identiques ou d analogues selon la correspondance entre le contenu du dossier présent dans la banque des codes permanents et celui de la demande. Dossier identique ou dossier analogue Un dossier est qualifié d «identique» lorsque les données du dossier de la banque des codes permanents sont identiques aux données de la demande, à l exception des caractères spéciaux, qui peuvent être différents. Les caractères spéciaux acceptés sont l apostrophe ('), le trait d union (-) et le point (.). Un dossier est qualifié d «analogue» lorsque les données du dossier de la banque des codes permanents sont partiellement identiques aux données de la demande. Des données sont partiellement identiques si elles satisfont à l une des conditions suivantes : Données de même longueur dont l un des caractères diffère de celui de la position correspondante. Exemple : Line et Lyne. Données de longueurs différentes mais pour lesquelles on obtient des données identiques en retranchant le premier caractère différent du nom le plus long. Exemple : Jeanne et Janne. Données de longueurs différentes d au plus deux caractères, le terme le plus court étant inclus dans le terme plus long. Exemple : Carolle et Carol. Données de même longueur dont des lettres identiques sont inversées. Exemple : Marie et Maire. Données composées dont les noms ou les prénoms sont inversés ou formés de noms ou de prénoms en partie différents. Exemple : Jean-Paul et Paul-André. 2007-11-14 16
Le nom ou le prénom inscrit dans la banque des codes permanents compte vingt caractères et l une des conditions précédentes est remplie si l on ne considère que les vingt premiers caractères inscrits dans la demande. Exemple : Pierre-Paul-André et Pierre Paul And. Pour être considérés comme analogues, les dossiers doivent satisfaire aux règles de composition suivantes : Le nom et le prénom de l élève sont identiques ou partiellement identiques au nom et au prénom de l élève utilisés pour former la clé de recherche. Le nom et le prénom du père ainsi que le nom et le prénom de la mère sont identiques ou partiellement identiques au nom et au prénom de l élève utilisés pour former la clé de recherche. Résultat de la recherche d identification La réponse est déterminée selon le nombre et la qualité des dossiers retenus. S il y a un seul dossier identique, le système fournit une réponse, et ce, peu importe le nombre de dossiers analogues. S il y a plus d un dossier identique, le système refuse la demande, car il ne peut discriminer et isoler un seul dossier. S il n y a aucun dossier identique mais un seul dossier analogue, le système fournit une réponse. S il n y a aucun dossier identique mais plusieurs dossiers analogues, le système refuse la demande, car il ne peut discriminer et isoler un seul dossier. Si aucun dossier n a été retenu, le système refuse la demande. Si un dossier retenu est ancien, le système fournit le nouveau dossier. De même, s il a retenu plus d un dossier et que tous les dossiers qui ont été retenus sont liés à un seul et même nouveau dossier, il fournit celui-ci. Des messages précisent les différences entre la réponse donnée et la demande transmise de même que la variable qui a permis de trouver le dossier ou la raison du refus lorsque la demande n est pas acceptée. 2007-11-14 17
6.1.2 Vérification d un code permanent Cette fonction permet de vérifier un code permanent ou les données d identification relatives à un code permanent. Lorsqu un dossier est trouvé, le système affiche la réponse, sinon la demande est refusée. Des messages indiquent les différences entre la réponse donnée et la demande transmise, s il y a lieu, ou la raison du refus. Les différentes étapes suivies par la fonction «vérification» du système Ariane sont décrites ci-après. Validation de la demande Le code permanent est obligatoire pour sa vérification. L utilisateur doit compléter la vérification en inscrivant les données primaires suivantes : le nom légal de l élève; le prénom usuel de l élève; la date de naissance; le sexe de l élève. L utilisateur peut aussi inscrire les données suivantes : le nom de famille du père; le prénom du père; le nom de famille de la mère; le prénom de la mère; le lieu de naissance. Comparaison du dossier Les données d une demande valide sont comparées avec les données d identification contenues dans le dossier présent dans la banque des codes permanents. Résultat de la vérification Le système Ariane fournit le dossier complet de l élève en question et il confirme l exactitude ou l inexactitude des données d identification qui ont été comparées. 2007-11-14 18
6.2 Demande d interrogation par télétransmission (type 30) La télétransmission peut être utilisée par un organisme pour transmettre les demandes de vérification de code permanent ou de recherche de données d identification (type 30). Pour de plus amples renseignements concernant la télétransmission, veuillez consulter le Guide de télétransmission sur le site Internet du système Ariane ou le guide du système informatique utilisé par votre organisme. 6.3 Transactions de consultation interactives permettant de rechercher et de vérifier des données d identification Pour de plus amples renseignements concernant la consultation des transactions interactives, veuillez vous référer au Guide des transactions interactives, accessible sur le site Internet du système Ariane. 2007-11-14 19
7. DEMANDE D ATTRIBUTION DE CODE PERMANENT ET DEMANDE DE MODIFICATION DE DONNÉES D IDENTIFICATION 7.1 Demande d attribution de code permanent BUT Attribuer un code permanent à un élève désirant s inscrire dans un organisme scolaire. L organisme doit faire parvenir au Ministère une «demande d attribution de code permanent» pour tout élève qui fréquente pour la première fois le réseau scolaire québécois. Avant de transmettre cette demande au Ministère, l organisme a la responsabilité de s assurer qu aucun code permanent n a été précédemment attribué à l élève en effectuant une recherche (voir la section 6 Interrogation des dossiers d identification pour plus de détails). FRÉQUENCE D UTILISATION Les «demandes d attribution de code permanent» doivent être transmises au Ministère au fur et à mesure que les élèves s inscrivent dans l organisme scolaire. En respectant cette façon de procéder, l organisme s assure d avoir à temps tous les codes permanents de ses élèves pour effectuer la transmission des données au Ministère. Les «demandes d attribution de code permanent» pour un élève peuvent être effectuées par télétransmission, par saisie interactive ou par formulaire. 7.1.1 Procédures administratives Il existe deux types de «demandes d attribution de code permanent». Ces types de demandes doivent être utilisés seulement lorsqu un élève ne possède pas de code permanent. Type 11 : comprend les «demandes d attribution de code permanent» avec NIREC. Type 12 : comprend les «demandes d attribution de code permanent» sans NIREC. Rappel : Un document officiel est exigé pour l envoi des «demandes d attribution de code permanent» de type 12. Pour les «demandes d attribution de code permanent» de type 11, l organisme scolaire doit inscrire le NIREC dans sa demande, mais il n a pas à envoyer de document officiel. 2007-11-14 20
Demandes de type 11 1. Préparer les «demandes d attribution de code permanent». S assurer que chaque demande est accompagnée d un NIREC. Voir la section 7.3 Préparation des demandes pour plus de détails. 2. Former les lots. Voir la section 7.4 Formation des lots pour plus de détails. 3. Transmettre au Ministère les «demandes d attribution de code permanent». Voir la section 7.5 Transmission des demandes pour plus de détails. Demandes de type 12 1. Préparer les «demandes d attribution de code permanent». Voir la section 7.3 Préparation des demandes pour plus de détails. 2. S assurer que les documents officiels soient lisibles et valides. Voir la section 8 Documents officiels pour plus de détails. 3. Former les lots. Voir la section 7.4 Formation des lots pour plus de détails. 4. Transmettre au Ministère les «demandes d attribution de code permanent». Voir la section 7.5 Transmission des demandes pour plus de détails. 5. Transmettre les documents officiels en s assurant que le bordereau de transmission se trouve en première page, le cas échéant. Voir la section 7.6 Transmission des documents officiels pour plus de détails. 2007-11-14 21
7.2 Demande de modification de données d identification BUT Faire parvenir au Ministère une «demande de modification de données d identification» lorsqu une des situations suivantes se présente : L organisme constate que les données ayant servi à l attribution d un code permanent à un élève ne correspondent pas aux données inscrites dans un document officiel présenté par l'élève. Un élève a changé de nom ou de prénom. Le dossier d identification d un élève est incomplet. Par exemple, le nom du père est absent. Dans chacun de ces cas, l organisme doit faire parvenir au Ministère une «demande de modification de données d identification» afin de corriger les renseignements contenus dans la banque des codes permanents du système Ariane. FRÉQUENCE D UTILISATION Les «demandes de modification de données d identification» doivent être transmises au Ministère au fur et à mesure que les élèves s inscrivent dans l organisme scolaire ou que celui-ci apprend ou constate un changement dans les renseignements relatifs à l identité d un élève. En respectant cette façon de procéder, l organisme s assure d avoir à temps tous les codes permanents de ses élèves pour effectuer la transmission des données au Ministère. Les «demandes de modification de données d identification» pour un élève se font par télétransmission, par saisie interactive ou par formulaire. 7.2.1 Procédures administratives Il existe deux types de «demandes de modification de données d identification». Ces types de demandes doivent être utilisés seulement lorsqu un élève possède déjà un code permanent. Type 21 : comprend les «demandes de modification de données d identification» avec NIREC. Type 22 : comprend les «demandes de modification de données d identification» sans NIREC. 2007-11-14 22
Rappel : Un document officiel est exigé pour l envoi des «demandes de modification de données d identification» de type 22. Pour les «demandes de modification de données d identification» de type 21, l organisme scolaire doit inscrire le NIREC dans sa demande, mais il n a pas à envoyer de document officiel. Demandes de type 21 1. Préparer les «demandes de modification de données d identification». Voir la section 7.3 Préparation des demandes pour plus de détails. 2. Former les lots. Voir la section 7.4 Formation des lots pour plus de détails. 3. Transmettre au Ministère les «demandes de modification de données d identification». Voir la section 7.5 Transmission des demandes pour plus de détails. 4. Inviter l élève ou l étudiant à envoyer au Ministère tout document officiel de sanction délivré par ce dernier pour qu un document portant les nouvelles données d identification puisse être produit. Demandes de type 22 1. Préparer les «demandes de modification de données d identification». Voir la section 7.3 Préparation des demandes pour plus de détails. 2. S assurer que les documents officiels soient lisibles et valides. Voir la section 8 Documents officiels pour plus de détails. 3. Former les lots. Voir la section 7.4 Formation des lots pour plus de détails. 4. Transmettre les «demandes de modification de données d identification». Voir la section 7.5 Transmission des demandes pour plus de détails. 5. Transmettre les documents officiels en s assurant que le bordereau de transmission se trouve en première page, le cas échéant. Voir la section 7.6 Transmission des documents officiels pour plus de détails. 6. Inviter l élève ou l étudiant à envoyer au Ministère tout document officiel de sanction délivré par ce dernier pour qu un document portant les nouvelles données d identification puisse être produit. 2007-11-14 23
7.3 Préparation des demandes L organisme scolaire prépare ses «demandes d attribution de code permanent» et ses «demandes de modification de données d identification». L organisme scolaire qui transmet ses demandes par formulaire doit utiliser les formulaires «Demande d attribution de code permanent», «Demande de modification de données d identification» ainsi que «Feuille de lot» (voir la section 7.4 Formation des lots pour plus de détails). 7.3.1 Demande d attribution de code permanent BUT Le formulaire «Demande d attribution de code permanent» permet à l organisme de s assurer que tous les renseignements nécessaires au Ministère pour attribuer un code permanent à un élève sont présents. Ce formulaire ne doit jamais être utilisé lorsque l élève possède déjà un code permanent. Si l organisme veut seulement modifier l une des données d identification, il doit faire parvenir au Ministère une «demande de modification de données d identification». Un exemple du formulaire «Demande d attribution de code permanent» est fourni à la page suivante. 2007-11-14 24
DEMANDE D ATTRIBUTION DE CODE PERMANENT Remplir le formulaire en lettres moulées ou dactylographiées en ayant soin de mettre les accents et de faire ressortir les majuscules (francisées). Note Les données d identification de l élève doivent correspondre aux renseignements figurant dans les documents officiels (ex. : certificat de naissance). Numéro de demande Code d organisme client Données de gestion interne de l organisme Nom légal de l élève Prénom usuel de l élève Date de naissance Année Mois Jour Sexe Parents de même sexe (M ou F) (M ou F) Nom du père Prénom du père Raison d absence d identification du père (A ou N) Nom de la mère Prénom de la mère Raison d absence d identification de la mère (A ou N) Lieu de naissance de l élève Code du lieu de naissance Autres noms de l élève Autres prénoms de l élève Raison d absence d identification d autres prénoms (A ou N) NIREC 46-3584 2005-04-13
7.3.2 Demande de modification de données d identification BUT Le formulaire «Demande de modification de données d identification» permet à l organisme de fournir tous les renseignements nécessaires au Ministère pour effectuer la modification demandée. Ce formulaire doit être utilisé seulement si l élève possède déjà un code permanent et que des modifications doivent être apportées aux données d identification le concernant. Si l élève ne possède pas de code permanent, l organisme doit plutôt faire parvenir au Ministère une «demande d attribution de code permanent» afin d en obtenir un. Un exemple du formulaire «Demande de modification de données d identification» est fourni à la page suivante. 2007-11-14 26
DEMANDE DE MODIFICATION DE DONNÉES D IDENTIFICATION Remplir le formulaire en lettres moulées ou dactylographiées en ayant soin de mettre les accents et de faire ressortir les majuscules (francisées). Note Les données d identification de l élève doivent correspondre aux renseignements figurant dans les documents officiels (ex. : certificat de naissance). Numéro de demande Code d organisme client Code permanent actuel Données de gestion interne de l organisme Nom légal de l élève Prénom usuel de l élève Date de naissance Année Mois Jour Sexe Parents de même sexe (M ou F) (M ou F) Nom du père Prénom du père Nom de la mère Raison d absence d identification du père (A ou N) Prénom de la mère Raison d absence d identification de la mère (A ou N) Lieu de naissance de l élève Code du lieu de naissance Autres noms de l élève Autres prénoms de l élève Raison d absence d identification d autres prénoms (A ou N) NIREC Date du décès Année Mois Année Statut du décès (D ou C) (facultatif) 46-3584 2005-04-13
7.4 Formation des lots PAR TÉLÉTRANSMISSION Pour de plus amples renseignements concernant la formation des lots, veuillez consulter la documentation du système informatique utilisé par votre organisme scolaire et le Guide de télétransmission. PAR SAISIE INTERACTIVE La formation des lots se fait de façon implicite lorsque l organisme scolaire utilise la saisie interactive. Le système Ariane effectue certaines validations, par exemple autoriser uniquement un type de demande par lot et permettre d inscrire un maximum de 50 demandes. Pour de plus amples renseignements concernant la saisie des transactions interactives, veuillez vous référer au Guide des transactions interactives, accessible sur le site Internet du système Ariane. PAR FORMULAIRE Après avoir rempli et regroupé les formulaires «Demande d attribution de code permanent» et «Demande de modification de données d identification» par type de demande, la personne responsable doit : s assurer que les demandes soient bien remplies et que tous les renseignements nécessaires soient présents et lisibles; s assurer que le NIREC soit inscrit dans chacune des demandes de type 11 ou 21 et qu un document officiel accompagne chacune des demandes de type 12 ou 22; pour les demandes de type 12 ou 22, intégrer les documents officiels aux demandes; remplir le formulaire «Feuille de lot» : ne pas oublier de compter le nombre de formulaires par type et par lot et d inscrire ce nombre sur le formulaire «Feuille de lot»; s assurer que le nom de la personne responsable à joindre en cas de besoin et son numéro de téléphone figurent sur le formulaire «Feuille de lot». Rappel : Un lot doit contenir un maximum de 50 demandes, peu importe le type de «demande d attribution de code permanent» ou de «demande de modification de données d identification». Une feuille de lot doit accompagner chaque lot transmis par formulaire. Un exemple du formulaire «Feuille de lot» est fourni à la page suivante. 2007-11-14 28
FEUILLE DE LOT Remplir le formulaire en lettres moulées ou dactylographiées en ayant soin de mettre les accents et de faire ressortir les majuscules (francisées). L'organisme qui souhaite que le Ministère traite le lot en priorité doit inscrire O pour oui dans la case PRIORITAIRE. L'organisme doit indiquer au Ministère que le lot contient uniquement des demandes pour des élèves fréquentant un programme de formation de moins de 6 mois en inscrivant O pour oui dans la case PROGRAMME MOINS DE 6 MOIS. L organisme doit indiquer au Ministère que le lot concerne un programme en français, en inscrivant O pour oui dans la case COURS DE FRANÇAIS. L organisme doit indiquer au Ministère que le lot concerne un programme donné à l extérieur du Canada inscrivant O pour oui dans la case PROG. EXT. CANADA. Organisme transmis N o de lot Type de demandes Nombre de demandes Prioritaire Prog. moins de 6 mois Cours de français Prog. ext. Canada Nom de la personne à joindre en cas de besoin Numéro de téléphone Date Ind. rég. Téléphone Poste Année Mois Jour Adresse de courriel Remarques : Retourner à : MINISTÈRE DE L ÉDUCATION, DU LOISIR ET DU SPORT SERVICE DE L ENREGISTREMENT ET DE LA VALIDATION DES DONNÉES 1035, rue De La Chevrotière, 23 e étage Québec (Québec) G1R 5A5 2007-11-14 29
7.5 Transmission des demandes 7.5.1 Par télétransmission La télétransmission peut être utilisée par un organisme pour transmettre les «demandes d attribution de code permanent» (type 11 ou 12) et les «demandes de modification de données d identification» (type 21 ou 22). Dans un tel cas, ces demandes sont envoyées à partir du système informatique utilisé par l organisme. Sur réception des demandes, le Ministère délivre un bordereau de transmission pour les documents officiels. Voir la section 7.6 Transmission des documents officiels pour plus de détails. Lorsque toutes les demandes d un lot sont réglées, un courriel est envoyé à l organisme scolaire pour l aviser que le résultat est disponible dans la structure d accueil du Ministère. Pour de plus amples renseignements concernant la télétransmission, veuillez consulter le Guide de télétransmission sur le site Internet du système Ariane ou le guide du système informatique utilisé par votre organisme. 7.5.2 Par saisie interactive La saisie interactive peut être utilisée par un organisme pour transmettre les «demandes d attribution de code permanent» (type 11 ou 12) et les «demandes de modification de données d identification» (type 21 ou 22). Dans un tel cas, ces demandes sont envoyées à partir du site Internet du système Ariane. Lorsque l organisme transmet des demandes par saisie interactive, il peut en consulter le suivi et le résultat à l aide des transactions de consultation interactives. Pour de plus amples renseignements concernant la saisie des transactions interactives, veuillez consulter le Guide des transactions interactives sur le site Internet du système Ariane. 2007-11-14 30