Université de Picardie - Jules Verne UFR d'economie et de Gestion 23/09/2014 Excel 2003 - Base de données Avant d apparaitre dans de beaux tableaux synthétiques ou des graphiques, l information d une organisation se présente fréquemment sous la forme d une suite d informations élémentaires où chaque ligne décrit une «entité» particulière (un client, un produit, une vente, ) ; on parle alors de listes ou de bases de données. Pour faciliter l exploitation de ce type de données, Excel propose plusieurs fonctionnalités. Pour les illustrer, nous allons utiliser, dans le classeur «Excel2003_Demo.xls», la feuille «Inscriptions» ci-dessous qui permet d enregistrer les inscriptions des salariés aux sessions de formation organisées par l entreprise. Trier les données Les inscriptions ont été enregistrées au fur et à mesure de leur arrivée. Suivant la lecture que l on souhaite en faire, il peut être préférable de les ordonner d une autre manière. Par exemple nous souhaitons qu elles soient triées par formation, par session et par service. Après avoir sélectionné la matrice «A1:H8», cliquez sur le menu «Données» puis sur l option «Trier». Sélectionnez la colonne sur laquelle vous souhaitez effectuer le tri. Le tri des valeurs peut être croissant ou décroissant. Si la première ligne de la matrice contient l intitulé des colonnes, sélectionnez «oui». Alain Boitel Excel 2003 - Base de données p.1/5
Attention : avant de trier, il est important d avoir bien sélectionné l ensemble des colonnes de la base de données, sinon les informations seraient «mélangées» et donc incohérentes. On obtient le résultat suivant : Filtrer les données Dans cet ensemble d informations, la recherche de certaines d entre elles répondant à des critères précis n est pas facile. Par exemple nous souhaitons visualiser les inscriptions du service informatique pour une formation de niveau 2. Après avoir sélectionné la matrice «A1:H8», cliquez sur le menu «Données» puis sur «Filtrer» et choisissez l option «Filtre automatique». Un bouton de liste déroulante apparait dans chaque entête de colonne. En cliquant sur la liste déroulante du service, vous pouvez sélectionnez «Informatique». Développez ensuite la liste déroulante de «Formation» puis cliquez sur «(Personnalisé )». Sélectionnez l opérateur de comparaison. Saisissez la valeur de comparaison. Alain Boitel Excel 2003 - Base de données p.2/5
Les colonnes ayant servi pour filtrer ont le dessin du bouton en bleu. Bien évidemment, les lignes qui ne répondent pas à la sélection n ont pas été supprimées mais simplement masquées. Pour annuler le filtrage sur une colonne, cliquez sur sa liste déroulante puis sur «(Tous)». Pour supprimer l ensemble du filtrage, cliquez sur le menu «Données» puis sur «Filtrer» et choisissez l option «Filtre automatique». Filtre avancé Le filtrage automatique vu précédemment ne permet ni une sélection complexe, ni une exportation des données filtrées ; pour cela, il faut utiliser le filtrage avancé. Par exemple, nous souhaitons extraire les enregistrements du service Informatique où la durée est supérieure à 3 jours ainsi que ceux du service Commercial dont le tarif est supérieur à 500. Avant d utiliser le filtre élaboré, il faut élaborer la requête. Celle-ci doit être réalisée dans une matrice (ici la plage «J2:L4») où la première ligne contient les noms des colonnes qui vont servir à sélectionner les données. Les lignes du dessous contiennent les valeurs avec l opérateur de comparaison (inutile si =) pour exprimer la condition de sélection. Remarques : les différentes conditions sur une même ligne sont évaluées avec un «ET» logique, les différentes lignes sont évaluées avec un «OU» logique, un champ peut être utilisé dans plusieurs colonnes pour définir des fourchettes de valeurs. Après avoir sélectionné la matrice «A1:H8», cliquez sur le menu «Données» puis sur «Filtrer» et choisissez l option «Filtre élaboré». Matrice de la base de données Matrice de la requête Emplacement de copie des données en cas d exportation Alain Boitel Excel 2003 - Base de données p.3/5
Pour réafficher l ensemble des données, cliquez sur le menu «Données» puis sur «Filtrer» et choisissez l option «Afficher tout». Sous-totaux La base de données ne fournit toujours pour l instant que de l information de détail. Nous souhaitons maintenant connaitre les totaux de la durée et du tarif par service et par salarié (matricule). Attention : avant d effectuer les sous-totaux (ou le mode plan), il est important d avoir trié la base de données de manière cohérente. Ici nous devons trier la base de données sur le service et le matricule. Après avoir sélectionné la matrice «A1:H8», cliquez sur le menu «Données» puis sur «Sous-totaux». Sélectionnez la colonne de regroupement entrainant un sous-total. Sélectionnez la fonction à utiliser. Cochez les colonnes pour lesquelles vous souhaitez un sous-total. Recommencez l opération pour appliquer le sous-total par matricule (pensez à décocher «Remplacer les sous-totaux existants» pour ne pas supprimer les sous-totaux par service). Alain Boitel Excel 2003 - Base de données p.4/5
Un plan a été créé. Il définit des niveaux hiérarchiques de l information depuis le total général (niveau 1) jusqu à l information de détail (niveau 4) en passant par le total par service (niveau 2) et le total par matricule (niveau 3). Pour supprimer les sous-totaux (et le plan), cliquez sur le bouton «Supprimer tout» dans la fenêtre «Sous-total». Remarque : la création d un plan peut être réalisée indépendamment de la fonction «Sous-totaux» (cf support «Excel 2003 - Mode Plan»). Alain Boitel Excel 2003 - Base de données p.5/5