BCDI v. 2.5x. Récapitulatif des nouveautés et des évolutions. I. La gestion des fonds temporaires... 3

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1 BCDI v. 2.5x Récapitulatif des nouveautés et des évolutions I. La gestion des fonds temporaires... 3 Entrée d un fonds temporaire dans la base... 3 Le prêt des fonds temporaires... 5 Sortie d un fonds temporaire de la base... 6 Statistiques d un fonds temporaire de la base... 7 II. Gestion des nomenclatures : nouvelle interface... 9 III. Harmonisation de la base documentaire Un menu dans BCDI Un site compagnon IV. Autres évolutions et modifications apportées par la 2.5x La saisie des Langues La gestion des lettres de rappel La recherche gestionnaire Les macro-procédures en recherche gestionnaire Récolement par douchette Ecrans de recherche simplifiée Interface usagers Gestion des séries Désherbage Rendre anonyme Mise en cohérence Auteurs, Editeurs, Collections : Gestion financière V. Liste des nouveaux fichiers et champs ou des champs modifiés depuis la version 2.4x. 19 Nouveaux fichiers Nouveaux champs Champs modifiés VI. Autres points d information sur la mise à jour L aide contextuelle BCDI Web VII. Modifications apportées par la version

2 Corrections Lettre de rappel Catalogage et bulletinage Récolement par douchette Recherche usager Profils de prêts Harmonisation de la base Modifications, Améliorations Gestion d'un fonds temporaire et Désherbage

3 I. La gestion des fonds temporaires Cette nouvelle fonctionnalité permet de faire entrer et sortir simplement un fonds temporaire, type fonds BDP, et ainsi de pouvoir mettre en place un prêt informatisé pour ces documents. Ce menu est accessible depuis Gestion du prêt > Gestion d un fonds temporaire. Il propose 2 sous-entrées : Entrée Sortie Entrée d un fonds temporaire dans la base Ce menu permet d insérer le fichier Unimarc fourni par la BDP avec les notices concernant les documents prêtés. Il s agit d une insertion Unimarc classique (fichier.uni,.iso,.mrc,.pan ) avec la possibilité de mentionner certaines informations dans toutes les fiches Exemplaires qui vont être créées dans la base. Gestion du prêt > Gestion d un fonds temporaire > Entrée Dans la fenêtre Entrée d un fonds temporaire : Fichier unimarc : Sélectionnez le fichier unimarc en cliquant sur le bouton <>. Provenance du fonds : 3

4 Cette information peut constituer une clé de recherche intéressante (retrouver facilement ce fonds ou au contraire l exclure au moment de certaines recherches). Si vous laissez la Provenance vide, un message vous avertit que vous n avez rien saisi dans ce champ, mais vous pouvez tout de même insérer les fiches si vous le souhaitez. Emplacement des exemplaires ajoutés : Indiquez un emplacement si les documents en prêt sont rangés dans un endroit particulier du CDI. Insertion des fiches : o Option Toutes (cochée par défaut) : toutes les fiches sont insérées sans demande de confirmation. o Option Une par une : une confirmation est demandée à chaque fiche. Vous pouvez vérifier les premières fiches puis cliquer sur Oui pour tout, afin d insérer l ensemble des fiches restantes. Après l insertion, un message indique le nombre d exemplaires temporaires et de notices temporaires créés (fiches dont le champ Temporaire est à «Oui») : Un fichier récapitulatif des exemplaires créés est enregistré dans le fichier Temp/Fonds temporaire de BCDI, sous le nom : «Entrée_[Provenance]_[Date]_[Heure]» 4

5 Le prêt des fonds temporaires Vous pouvez désormais prêter ces exemplaires. Avec une utilisation du N Exemplaire pour le prêt des documents du CDI, dans le menu d Administration : - onglet Autorisations, - bouton Voir les autorisations d accès au menu, - onglet Gérer les autorisations, il faut que les 2 options Code exemplaire et Numéro exemplaire soient cochées. Ainsi vous pourrez prêter les documents de la BDP à l aide de leur Code exemplaire. Il est possible d éditer des statistiques spécifiques concernant le prêt de ces fonds temporaires. Des indicateurs vous sont proposés dans le menu Indicateurs d activité > Activité des publics > Fonds temporaires. Même après la suppression des fiches Exemplaires lors de la sortie du fonds, il sera toujours possible d éditer des statistiques sur les prêts effectués. Les prêts associés à ces exemplaires sont conservés dans une archive à part (fichier.csv enregistré dans un sous-répertoire «Fonds temporaires» du répertoire de la base sur le serveur). Il est donc possible d éditer des statistiques sur plusieurs années. 5

6 Sortie d un fonds temporaire de la base Ce menu permet de sortir tout ou partie du fonds pour pouvoir le rendre à la BDP. Il s agit d un écran très proche de la fonctionnalité de Désherbage, mais avec une suppression des fiches Exemplaires. Gestion du prêt > Gestion d un fonds temporaire > Sortie Il est possible de sélectionner les exemplaires à sortir de la base de différentes manières. Pour sortir un lot entier prêté par la BDP : - rechercher par critères d Exemplaires en rédigeant une équation. Exemple : Provenance = BDP Ma ville et Date d importation = date d importation du fichier Unimarc Pour sortir une partie du lot : - saisir ou scanner à la douchette les exemplaires à sortir du fonds - sélectionner un fichier txt (N Exemplaires, Codes exemplaires scannés à la douchette) à l aide du bouton <>. - utiliser le bouton «Feuilleter» 6

7 Seuls les exemplaires cochés feront partie de la mise au pilon : les exemplaires trouvés sont cochés par défaut et peuvent être décochés si cela est nécessaire (en cas d erreur par exemple). Une fois la sélection opérée, vous cliquez sur le bouton Préparer la sortie : Vous pouvez enregistrer un Rapport détaillée de sortie si vous le souhaitez (fichier PDF qui contient le détail de tous les exemplaires de la liste, enregistré par défaut dans «Temp\Fonds temporaires»). Puis vous cliquez sur Sortir du fonds. Un message vous indique le nombre d exemplaires et de notices temporaires supprimés de la base. Seules les notices générales dont le champ Temporaire est à «Oui» et pour lesquelles il n y a plus aucun exemplaire dans la base sont supprimées. Un fichier récapitulatif des exemplaires supprimés est enregistré dans le fichier Temp/Fonds temporaire de BCDI, sous le nom : «Sortie_[Date]_[Heure]» Statistiques d un fonds temporaire de la base Des nouveaux Indicateurs d'activité, vous permettent d'effectuer des statistiques de prêts spécifiquement sur les fonds temporaires : 7

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9 II. Gestion des nomenclatures : nouvelle interface Il s agit de la fonction permettant de personnaliser la liste des Valeurs conseillées proposées dans BCDI pour les différents champs gérés avec Nomenclatures (valeurs conservées dans le fichier Autorité.txt), et non de la fonction permettant d harmoniser l index des existants Cette fonctionnalité permet d avoir une liste de références, non polluée par des valeurs mal saisies ou multiples comme on peut les trouver dans l index des existants, tout en étant adapté aux besoins locaux. Gestion du fonds > Nomenclatures (ancienne entrée Voir, sélectionner) Le menu est composé de 3 colonnes : - Liste conseillée : liste des valeurs conseillées fournie avec la logiciel BCDI (Autorite.txt conservé dans le répertoire Prog) - Liste personnalisée : liste des valeurs conseillées personnalisable (Autorite.txt conservé dans le répertoire de la base) - Liste des existants dans la base : liste des valeurs enregistrées dans la base et constituant les index. Les nomenclatures concernent les champs : Natures, Types nature, Genres, Langue, Fonctions, Publics, Disciplines, Niveaux, Situation (la nomenclature du champ Situation permet de faire fonctionner les relances en Gestion des commandes et ne doit donc pas être modifiée). Les valeurs apparaissant en rouge dans le tableau sont les formes qui ne sont pas présentes dans la liste des valeurs conseillées fournie avec BCDI. Le bouton Conseils d utilisation permet d afficher des documents PDF présentant à quoi sert la nomenclature, comment l utiliser et les valeurs qui la composent, accompagnées éventuellement de notes d applications. Dans la version BCDI 2.5x, certaines listes ont été mises à jour (par exemple en Natures de documentaires, la forme Reportage photographique a été ajoutée). Pour mettre à jour la Liste personnalisée, il faut cliquer sur le bouton Réinitialiser. Attention! Si vous aviez déjà personnalisé votre liste, les modifications faites seront perdues en réinitialisant. Cette fonction permet de personnaliser la liste des valeurs conseillées pour une base. Exemple pour le champ Fonctions (d auteurs) - En ajoutant des valeurs : Soit la forme est déjà présente dans les valeurs existantes : il suffit de sélectionner la valeur et d utiliser la flèche pour l ajouter à la Liste personnalisée. Exemple : Scénariste 9

10 Soit en la créant : il faut saisir la forme à créer dans Valeur, puis cliquer sur Ajouter une nouvelle valeur. Exemple : Conseiller scientifique Il est possible d ajouter une note d application en complétant la case Utilisé pour et en cliquant sur Modifier le commentaire pour l enregistrer. Nota : Ce commentaire ne sera visible cependant que dans cet écran. - En supprimant des valeurs : Il suffit de sélectionner une forme puis de cliquer sur l icône «Poubelle». Exemple : Graphiste Nota : L icône «Poubelle» n est active que pour les valeurs de la Liste personnalisée. Pour rappel, cette fonction ne permet pas de supprimer des formes de la liste livrée avec BCDI, ni de corriger l index des existants, corrections qui peuvent être effectuées dans Harmonisation de la base > Mettre en cohérence > Nomenclatures. 10

11 Pour être conservées, toutes les modifications doivent être enregistrées en cliquant sur la disquette avant de quitter la liste (changement de nomenclature ou fermeture de la fonction). III. Harmonisation de la base documentaire Un menu dans BCDI Des fonctionnalités de mise en cohérence sont intégrées dans BCDI et permettent de corriger des lots de notices en quelques clics (Mettre en cohérence les Nomenclatures, les Auteurs, éditeurs, collections). Un module d harmonisation de la base documentaire vient compléter ces menus. L ensemble de ces fonctionnalités sont regroupées dans le menu Gestion du fonds > Harmonisation de la base : Le menu d harmonisation de la base documentaire est un menu sur le même principe que Diffusion, édition et Indicateurs d activité. Il donne accès à une série de macroprocédures (enregistrement d une équation, d options de classement, d un format d édition et désormais d un filtre de recherche). Il est composé de deux onglets : - Harmonisations automatisées (corrections lancées automatiquement) - Harmonisation manuelles (équations permettant de repérer les éventuels problèmes ou incohérences) Par défaut, le menu s ouvre sur l onglet Harmonisations manuelles. Cet onglet est structuré en rubriques : Liens Notices-Exemplaires, Tous documents, Périodiques, Fictions Nota : dans l installation de BCDI, dans le répertoire Macros, un répertoire Harmonisations manuelles est composé de sous-répertoires correspondant aux boutons-rubriques de l onglet. En sélectionnant une harmonisation, puis en cliquant sur l œil, l écran de recherche s ouvre avec l équation et le nombre de fiches trouvées. 11

12 Des rapports ont été créés spécifiquement pour pouvoir éditer facilement une liste imprimable. Par défaut l affichage est le format Fiche, avec la possibilité de choisir l option Fiche en ligne. Il est également possible de sélectionner le rapport associé en cliquant directement sur celui-ci dans la partie Format de l écran de Recherche gestionnaire : Nota : dans l installation de BCDI, dans le répertoire Rapports, un répertoire Harmonisations manuelles est composé de sous-répertoires correspondant aux boutons-rubriques de l onglet. A remarquer : même si un format d édition est enregistré dans la macro, la sortie par défaut reste le format Fiche. Ce comportement est circonscrit à ce menu. Un site compagnon Ce module est accompagné d un site en ligne, guide pour la mise en cohérence de la base : Chaque harmonisation est accompagnée d une fiche accessible depuis le point d interrogation du menu d Harmonisation (et non depuis l écran de recherche). L harmonisation de la base a été envisagée de manière globale et scénarisée : des préalables, des priorités, des étapes et des suites à donner. Le scénario proposé mêle les harmonisations manuelles et automatisées, l utilisation des menus intégrés de mise en cohérence (Nomenclatures, Auteurs, éditeurs, collection, changement par lot). Il donne des pistes et conseils de correction ainsi que des conseils de saisie. Des vidéos de démonstration accompagnent certaine fiches. 12

13 Des pistes pour (tenter de) maintenir la cohérence sont données. Le menu de BCDI a été structuré en fonction du scénario élaboré au préalable et des contraintes d interface logicielle (distinction harmonisations manuelles/automatisées, structure logicielle et fichiers). Les harmonisations manuelles ont été ordonnées afin de respecter dans la mesure du possible l ordre proposé dans le site compagnon. IV. Autres évolutions et modifications apportées par la 2.5x La saisie des Langues Il est désormais possible de saisir 4 langues : les espaces sont supprimés automatiquement à l enregistrement. La liste des Langues a été mise à jour pour correspondre à la version actuelle de la norme ISO 639. Dans les masques de saisie, la correspondance du code ISO est indiquée entre parenthèses : Lorsqu il n y a aucune correspondance entre parenthèses, cela signifie que la valeur saisie (ou importée) ne fait pas partie de la norme. Ce sont des valeurs à corriger. La gestion des lettres de rappel Il est désormais possible (directement à partir de BCDI) d éditer la lettre de rappel et d enregistrer plusieurs modèles si nécessaire (selon le degré de rappel). Gestion du prêt > Gestion des retards > Options 3 zones peuvent être modifiées : le nom de l'établissement, le texte du message et la signature. 13

14 Dans Gestion des retards > Envoi de rappels, il est ensuite possible de sélectionner le modèle souhaité. Le dernier utilisé est sélectionné par défaut. Il est possible d éditer le modèle (pour éventuellement le modifier) directement à partir de la fenêtre d envoi en cliquant sur le bouton Editer. La recherche gestionnaire En Recherche gestionnaire, les boutons Liste ont été ajoutés dans les champs proposés dans les différents écrans de recherche. en Notices : Liste Notices, Liste Exemplaires, Liste Achats et Liste Réservations ; en Exemplaires : Liste Exemplaires et Liste Prêts ; en Auteurs : Liste Collections et Liste Notices ; en Editeurs : Liste Collections et Liste Notices ; en Collections : Liste Abonnements et Liste Notices ; en Prêts : Liste Prêts ; en Emprunteurs : Liste Prêts, Liste Propositions, Liste Réservations ; en Collectivités : Liste Emprunteurs ; en Abonnement : Liste Exemplaires ; En Fournisseurs : Liste Abonnements et Liste Achats ; En Ressources : Liste Emprunteurs, Liste Auteurs, Liste Editeurs, Liste Fournisseurs, Liste Collections, Liste Notices et Liste Exemplaires. Il est donc maintenant possible d'effectuer des recherches du type : En Recherche Gestionnaire > Notices Liste Exemplaires = Vide : pour retrouver la liste des notices n'ayant pas d'exemplaires A la place de Nb Ex = vide (résultats parfois faux, suite à des exemplaires supprimés) Support = ~Livre~ et Liste Notices >1 : pour retrouver la liste des livres qui possèdent des parties composantes En Recherche Gestionnaire > Exemplaires Liste Prêts >10 : pour retrouver la liste des exemplaires ayant plus de 10 prêts Les macro-procédures en recherche gestionnaire Lors de l'enregistrement d'équations de recherche, les fichiers macros (*.mac) sauvegardés enregistrent désormais toutes les options de recherche : l'équation, les tris et les filtres : 14

15 Récolement par douchette Il est possible de rédiger une équation complexe à l aide du bouton Recherche gestionnaire. Après avoir chargé le fichier de récolement (fichier avec les exemplaires scannés à la douchette), cliquer sur le bouton Recherche gestionnaire Exemple : Cote E. = 2- sauf (Support = ~DVD-vidéo~ ou Support = ~Valise, boîte~ ou Emplacement = ~Armoire Séries~) Le cas des exemplaires perdus dans la base mais présents dans le fonds a été ajouté. Ce cas est désormais traité dans la catégorie : «Exemplaires présents et non retournés ou perdus dans la base». Il s agit des documents considérés comme perdus à un moment donné et qui sont présents sur les étagères au moment du récolement. Ecrans de recherche simplifiée 15

16 Dans tous les écrans de recherche simple (Gestion des commandes et des abonnements, Catalogage, Récolement, Désherbage, et fonds temporaires), l'utilisation de l'opérateur booléen "OU" provoque maintenant l'apparition de parenthèses : Interface usagers Les interfaces de recherche Collège, Lycée et Spécial ne sont plus dépendantes des restrictions de sécurité d internet explorer. Gestion des séries Le cas des éditions différentes pour une même série est géré : une série peut désormais comporter des exemplaires de notices générales différentes, correspondant à des éditions différentes d un même titre. Par exemple, pour compléter la série du titre La perle, 5 exemplaires ont été achetés. Il y a désormais deux notices générales pour ce titre correspondant aux deux éditions. En partant de la notice générale reliée aux exemplaires de série, vous faites apparaître l exemplaire Tête de série, puis vous cliquez sur Gérer le contenu de la série. 16

17 Vous cochez la case Expert : un bouton Recherche gestionnaire apparaît. L écran de Recherche gestionnaire en Exemplaires s ouvre. Avec l équation : Titre = ~La perle~ et Série = ~Hors de série~ Ou avec la Date de saisie des nouveaux exemplaires (au moment de la création des exemplaires, vous reliez ces nouveaux exemplaires à la série suivant). Vous faites Retourner Il reste à cocher les exemplaires à intégrer à la série puis à faire Retourner à nouveau pour les relier à l exemplaire Tête de série. Désherbage Lors du désherbage, une option propose de vider le champ Emplacement : Rendre anonyme En Gestion du Prêt > Rendre anonyme > Prêts ou Réservations, un bouton Voir, Saisir permet 17

18 maintenant de sélectionner précisément un emprunteur existant en passant par la fiche complète d'édition (par exemple en cas d'homonyme) afin de rendre ses prêts anonymes : Mise en cohérence Auteurs, Editeurs, Collections : En Gestion du fonds > Harmonisation de la base> Mise en cohérence > Auteurs, Editeurs, Collections, une nouvelle interface est proposée pour la mise en cohérence des Auteurs, Editeurs et Collections, sous forme de cases à cocher : Gestion financière Dans les versions BCDI Spécial pour les médiathèques, la gestion financière du prêt par profils de prêt fonctionne correctement : 18

19 V. Liste des nouveaux fichiers et champs ou des champs modifiés depuis la version 2.4x Nouveaux fichiers Fichiers Nom informatique Champs Taille Type de Prêts : TYPEPRTS.DAT 2 champs 40 c Profil de prêts PROFPRTS.DAT 4 champs 240 c Nouveaux champs Fichier Champs Type Valeurs Emprunteurs Suspendu Oui / non Valeur Oui/Non, renseigné à non par défaut. Si suspendu = oui, un message d alerte apparaît au moment du prêt Date de Date Date de la fin de la suspension de l emprunteur suspension Exemplaires Provenance Alphanumérique Utilisé dans la gestion des fonds temporaires 30c Réservations Point relais Champ actuellement caché Champs modifiés Fichier Champs Type Valeurs Emprunteurs Profil de prêt Ancien champ Droits 19

20 Champ de relation avec le fichier Profils de prêts Exemplaires Type de prêt Ancien champ Type de prêt Champ de relation avec le fichier Type de prêts Notices N de collection Alphanumérique Passe de 20 à 30 caractères Editeurs Champ de relation avec le fichier des Editeurs : il passe de 3 à 6 clés Auteurs Champ de relation avec le fichier des Auteurs : il passe de 3 à 6 clés Langues Allongé à 20 caractères VI. Autres points d information sur la mise à jour L aide contextuelle Les aides contextuelles de BCDI appelées par le bouton ont été adaptées à la nouvelle version. Elles sont maintenant accessibles via un navigateur internet. Si internet n est pas accessible, il est possible de «désactiver» cette aide en ligne pour continuer à accéder à l aide installée localement sur le poste : Ces aides étant très volumineuses (à cause des nombreuses copies d'écran), elles n'ont pas été intégrées à la mise à jour automatique. Il vous reste donc à les mettre à jour manuellement. Ces aides ne sont vraiment utiles que pour les stations clientes utilisées par les gestionnaires. 20

21 BCDI Web Il n y a pas de mise à jour de BCDI Web. La version 2.4x reste parfaitement compatible avec la version 2.5x de BCDI Client/Serveur. VII. Modifications apportées par la version 2.52 Corrections Lettre de rappel Dans Gestion du prêt >Gestion des retards > Options : La modification de la lettre de rappel avec l'ajout d'un tiret, ne provoque plus de saut de ligne lors de l'impression. Quand on ajoute une signature, le bloc "signature" n'est plus "collé" juste en dessous (sans espace donc) des prêts en retard. Catalogage et bulletinage Lors de l'affichage d'une notice générale ayant plusieurs notices de parties, l'oeil permettant l'affichage "fiche complète au format HTML" restitue bien la totalité des notices de parties. Récolement par douchette Les exemplaires de la catégorie «Exemplaires absents» sont maintenant corrects. Le résultat de la recherche après utilisation du bouton Recherche experte est maintenant trié par cote comme lors de l'utilisation de la recherche simplifiée. Recherche usager En cas de coupure d'internet, il n'y a plus de message d'erreur au lancement de l'interface de recherche usager. Pour les versions BCDI spécial uniquement : Profils de prêts Dans Gestion du Prêt> Paramètres de Prêts> Profils de prêts : la création d'un profil de prêt avec des paramètres de gestion financière ne provoque plus de message d'erreur. Harmonisation de la base Dans Gestion du Fonds> Harmonisation de la base : les macroprocédures qui ne présentaient pas de rapport de sortie préférentiel associé ont été corrigées. Modifications, Améliorations Gestion d'un fonds temporaire et Désherbage Dans Gestion du Prêt> Gestion d'un fonds temporaire> Sortie et dans Gestion du fonds> Désherbage : il est maintenant possible d'utiliser la touche F5 pour faire apparaître la date du jour. (si on veut faire par exemple : Date d'importation = Date du jour). 21