Gestion Électronique des Documents iconographiques au SICD de Strasbourg

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1 Formation initiale des bibliothécaires d État Projet Professionnel Personnel / octobre 2008 Gestion Électronique des Documents iconographiques au SICD de Strasbourg Gestion de projet Laurent Vila Sous la direction de Marie-Françoise Defosse, maître de conférence associé tuteur enssib Correspondant d établissement : Martine Kauffmann Responsable du Département des Collections, SICD de Strasbourg école nationale supérieure des sciences de l'information et des bibliothèques

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3 Remerciements Mes remerciements s adressent en premier lieu à Martine Kauffmann, responsable du Département des collections du SICD de Strasbourg, pour sa disponibilité, ainsi que pour tous les précieux renseignements et documents qu elle a généreusement mis à ma disposition. Je remercie également Marie-Françoise Defosse, tutrice de l enssib dans le cadre de ce travail, pour tous les conseils avisés qu elle m a prodigués. Je remercie Claude Lorentz, responsable du Département du patrimoine du SICD de Strasbourg et de la Bibliothèque de la MISHA, pour son aide et ses conseils. Merci aussi à Pascal Siegel, actuellement élève conservateur à l enssib et ancien personnel du SCD de l Université Marc Bloch, à mes camarades de promotion de la FIBE-R, à Vincent Chappuis, directeur adjoint du SICD, et à ma collègue Gordana Destouches, pour leur aide, conseils ou soutien. Je n oublie pas non plus Isabelle Westeel, conservatrice à la Bibliothèque Municipale de Lille, pour les deux stages sur la numérisation et les métadonnées qu elle a dirigés et dont j ai pu bénéficier. Enfin, merci à Beatrix pour son indéfectible soutien. VILA Laurent FIBE - CYCLE R Projet Professionnel Personnel octobre

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5 Résumé : Le SICD des universités de Strasbourg conserve un fonds iconographique original et riche provenant des bibliothèques spécialisées d instituts de la Kaiser- Wilhelms-Universität créée en Ce fonds témoigne d un patrimoine souvent disparu et constitue également une excellente source pour l histoire de la photographie. Le SICD souhaite valoriser ce fonds grâce à des projets de numérisation et le diffuser auprès d un public élargi grâce à la constitution d un véritable corpus virtuel consultable sur Internet en utilisant un outil de GED. Descripteurs : Documentation de bibliothèque -- Numérisation -- France -- Strasbourg (Bas-Rhin) Gestion électronique de documents Bibliothèques virtuelles -- France -- Strasbourg (Bas-Rhin) Traitement d images -- Techniques numériques Illustrations, images, etc. -- Catalogage Photographie en archéologie Photographie d architecture -- Europe centrale Droits d auteurs Toute reproduction sans accord exprès de l auteur à des fins autres que strictement personnelles est prohibée. VILA Laurent FIBE - CYCLE R Projet Professionnel Personnel octobre

6 Abstract: The libraries of the Strasbourg Universities own a quite rich and original collection of photographs coming from the Kaiser-Wilhelms-Universität, which was created in This collection gives evidence of an architectural heritage that has often disappeared and is an excellent source for the history of photography as well. The Universities are intending to highlight this collection thanks to digitalization and to spread it through the Internet in order to reach a larger audience by developing a document imaging system tool. Keywords: Library materials Digitalization -- France -- Strasbourg (Bas-Rhin) Document imaging systems Digital libraries -- France -- Strasbourg (Bas-Rhin) Image processing -- Digital techniques Cataloging of pictures Photography in archaeology Architectural photography -- Europe, Central VILA Laurent FIBE CYCLE R Projet Professionnel Personnel octobre

7 Table des matières INTRODUCTION...9 I. LE PROJET DANS SON CONTEXTE UN PAYSAGE UNIVERSITAIRE STRASBOURGEOIS PARTICULIER Historique de l Université à Strasbourg Trois universités aujourd hui Strasbourg 1 (Université Louis Pasteur) Strasbourg 2 (Université Marc Bloch) Strasbourg 3 (Université Robert Schuman) et demain la fusion de 2009 et la future Université de Strasbourg La Bibliothèque Nationale et Universitaire LE SICD DES UNIVERSITÉS DE STRASBOURG Statuts et missions Partenariats et réseaux Bibliothèques et départements Départements thématiques et bibliothèques Services transversaux Ressources Budget et dépenses Équipements Ressources humaines et organisation du travail Collections et politique documentaire La carte documentaire d Alsace La documentation imprimée La documentation électronique Système d information documentaire Le système informatique du SICD Portails et bibliothèques virtuelles du SICD Publics et services Bilan de fonctionnement du SICD et opportunités pour les projets de GED...20 II. PRÉSENTATION ET DESCRIPTION DU PROJET ANALYSE DE L'EXISTANT ET DES PRATIQUES ACTUELLES Les projets de numérisation déjà conduits ou en cours au SICD La Gestion Électronique des Documents et le logiciel de GED du SICD Les collections traitées dans CONTENTdm LES FONDS À TRAITER L Institut d Archéologie, le fonds Michaelis et la bibliothèque de la MISHA De l Institut d Archéologie classique de la Kaiser Wilhelms Universität à la bibliothèque de la MISHA du SICD de Strasbourg La bibliothèque des Arts et le fonds iconographique à traiter LES ENJEUX Un enjeu patrimonial Un enjeu de coopération et de diffusion...31 III. RECHERCHE ET ANALYSE D EXPÉRIENCES EXTÉRIEURES SIMILAIRES EXEMPLES DE TRAITEMENT NUMÉRIQUE DE FONDS ICONOGRAPHIQUES Les collections de la bibliothèque numérique de l Institut de recherche du Getty La collection «Photographie ancienne en Grèce et en Méditerranée» Bases de données et vocabulaire contrôlé utilisés au Getty Le thésaurus Art et Architecture (AAT) Le fonds Léon Lefebvre de la BM de Lille Le contexte du projet La description bibliothéconomique des images Les problématiques de l indexation L indexation matières VILA Laurent FIBE - CYCLE R Projet Professionnel Personnel octobre

8 2. UN PROJET JAPONAIS DE BIBLIOTHÈQUE NUMÉRIQUE DE PHOTOGRAPHIES EN ARCHÉOLOGIE Problématique et objectif du projet Indexation et métadonnées Base de données et navigation LES LEÇONS À TIRER DE CES EXPÉRIENCES IV. MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DU PROJET. PERSPECTIVES LES CONTRAINTES ORGANISATIONNELLES Quantification du volume à traiter et des ressources disponibles Gestion du circuit de GED (workflow) LES DONNÉES TECHNIQUES Les paramètres et choix techniques Portabilité sur Internet et pérennité des données Mise en ligne et navigation Sauvegarde des données LE TRAITEMENT INTELLECTUEL ET DOCUMENTAIRE DES COLLECTIONS Catalogage et vocabulaire contrôlé Traitement dans le logiciel de GED LA DIFFUSION ET LA VALORISATION DES FONDS La question des droits Les étapes du projet et la communication Planification des étapes Communication et suivi du projet...52 CONCLUSION BIBLIOGRAPHIE TABLE DES ANNEXES INDEX VILA Laurent FIBE CYCLE R Projet Professionnel Personnel octobre

9 Introduction Certaines bibliothèques universitaires, pour des raisons historiques, possèdent en leur sein un patrimoine documentaire souvent exceptionnel, et pourtant méconnu du grand public ou peu utilisé par les chercheurs. Ceci est notamment vrai pour les fonds iconographiques. La raison en est la difficulté d y accéder physiquement et le signalement dans les catalogues qui n a pas toujours pu être effectué. La numérisation des collections, associée au développement de l Internet et des techniques qui y sont liées, constitue une chance, non seulement pour la conservation et la sauvegarde des documents patrimoniaux, mais aussi un moyen de les diffuser auprès d un public plus large que le seul cercle des chercheurs. Ces derniers, par ailleurs, trouvent là des outils de recherche scientifique supplémentaires, tandis que les bibliothèques disposent d un moyen de proposer en ligne de véritables corpus de documents qui étaient auparavant disséminés au sein de leurs collections. Le Service Interétablissements de Coopération Documentaire (SICD) de Strasbourg s est engagé dans la voie de la numérisation pour valoriser l important et original patrimoine documentaire issu de l histoire tourmentée de l université à Strasbourg. La constitution du SICD en 2007 et la prochaine fusion des trois universités strasbourgeoises, si elles ont naturellement occasionné des difficultés d ordre administratif ou organisationnel, constituent aussi une chance pour la sauvegarde et la diffusion du patrimoine alsacien. L acquisition d un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) par l ancien Service Commun de la Documentation de l Université Louis Pasteur, par exemple, va permettre de numériser et de valoriser des collections provenant de l Université Marc Bloch, dont le remarquable fonds constitué entre 1872 et 1910 par Adolf Michaelis, premier directeur de l Institut d Archéologie classique de la Kaiser-Wilhelms- Universität Strassburg 1. C est à la mise en valeur d une partie de cette collection, ainsi que d un très intéressant fonds iconographique conservé dans la bibliothèque des Arts, que le présent «projet professionnel personnel» entend apporter sa contribution, sous la forme d une gestion de projet. Le traitement et la mise en ligne de ces collections à numériser sont en effet prévus autour de la rentrée universitaire et leur développement s inscrit dans le cadre du Contrat quadriennal Après une description du contexte particulier dans lequel évoluent ces projets de GED, le dossier présentera dans un deuxième temps les fonds et les enjeux concernés. Ensuite, trois expériences réussies de numérisation de documents iconographiques, en France et à l étranger, seront présentées et analysées, dans le but de confronter ces expériences avec les objectifs du SICD. Enfin, le dossier abordera la mise en œuvre concrète des projets de GED et les perspectives que l on peut en attendre. 1 Littéralement : «Université de l Empereur Guillaume» (du nom de l empereur allemand et roi de Prusse Guillaume I er, alors sur le trône). On peut également traduire par «Université impériale de Strasbourg». VILA Laurent FIBE - CYCLE R Projet Professionnel Personnel octobre

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11 I. Le projet dans son contexte I. Le projet dans son contexte Si l Alsace et Strasbourg ont connu une histoire mouvementée, l Université et ses collections n en ont pas été exemptes non plus. Le contexte historique est donc particulièrement important pour aborder la question des fonds qui constituent la matière de ce dossier. Les bouleversements et le contexte actuels ne sont pas moins à prendre en considération pour rendre compte de l aspect complexe et incertain, mais aussi du fort développement des projets de GED. 1. UN PAYSAGE UNIVERSITAIRE STRASBOURGEOIS PARTICULIER 1.1. Historique de l Université à Strasbourg On trouve la trace d une Haute École à Strasbourg dès la Renaissance, notamment avec le Gymnase fondé par Jean Sturm 2. Cependant, l événement majeur en ce qui concerne la constitution des fonds iconographiques est la création de la Kaiser-Wilhelms- Universität, université impériale, le 1 er mai 1872, alors que l Alsace est sous administration allemande. Des universitaires prestigieux viennent de tout l Empire allemand pour y enseigner, alors que les ressources matérielles consacrées au développement des collections imprimées et iconographiques sont considérables pour l époque. L Université de Strasbourg jouit d un prestige certain à la veille de la Première Guerre mondiale. À partir de cette date, elle va de nouveau subir les vicissitudes de l Histoire, l Alsace changeant encore trois fois de souveraineté nationale. Les gouvernants utilisent l Université tantôt comme un vecteur de germanisation tantôt comme un vecteur de diffusion de l «esprit français». Sous l administration française, d autres universitaires également prestigieux comme Maurice Halbwachs, Marc Bloch, Lucien Febvre, enseignent à Strasbourg. L Université est scindée en trois entités en 1971, dans un contexte de fort accroissement de la population étudiante et de remise en cause des structures traditionnelles Trois universités aujourd hui Strasbourg 1 (Université Louis Pasteur) L Université Louis Pasteur, université scientifique, technologique et médicale, se déploie sur quatre campus dans la Communauté urbaine de Strasbourg. Son offre de formation initiale couvre plus de 100 diplômes d État. Elle a enregistré inscriptions en , soit une perte de 3,9% de ses effectifs par rapport à l année 2 Jean Sturm, enseignant au Collège de France et réfugié à Strasbourg, fonde son Gymnase (collège où sont formés orateurs et citoyens) en Celui-ci acquiert le statut d Université en VILA Laurent FIBE - CYCLE R Projet Professionnel Personnel octobre

12 I. Le projet dans son contexte précédente. Les étudiants se répartissent de la manière suivante : 37,7% en filière santé, 26,3% en sciences (biologie, chimie, mathématiques, physique, technologie), 23% en sciences humaines et sociales (géographie, sciences de l éducation), 7,6% en écoles d'ingénieurs et 5,4% en IUT Strasbourg 2 (Université Marc Bloch) L Université Marc Bloch (dont le nom actuel a été adopté en 1998) est une université consacrée aux Sciences Humaines et Sociales. Ses bâtiments sont situés sur le Campus de l Esplanade en centre-ville, ainsi que dans le Palais universitaire. Lors de la rentrée universitaire , l UMB, qui regroupe 10 composantes et propose 213 diplômes, a enregistré inscriptions, soit une diminution de 5,2% par rapport à l année précédente. Les étudiantes constituent 63,8% des inscrits, tandis que le pourcentage d étudiants étrangers s élève à 25,6% Strasbourg 3 (Université Robert Schuman) L'Université Robert Schuman, principalement implantée sur le campus de l Esplanade, couvre quatre grands domaines de formation (droit et études européennes, management, sciences politiques et sociales, sciences appliquées et technologies) et propose plus de 160 diplômes. Elle a accueilli en une population de étudiants, soit près de 150 étudiants supplémentaires par rapport à la rentrée précédente, une hausse particulièrement significative en première année de Licence dans la filière juridique et demain la fusion de 2009 et la future Université de Strasbourg Au total, les trois universités strasbourgeoises ont enregistré inscriptions étudiantes à la rentrée universitaire , ce qui représente une diminution par rapport à la rentrée universitaire précédente 4. Les effectifs des universités Louis Pasteur et Marc Bloch sont en baisse, tandis que ceux de l Université Robert Schuman ont progressé, du fait sans doute de l intérêt plus grand manifesté aujourd hui par les étudiants pour les diplômes professionnels. Le 26 février 2008, la décision officielle de créer une université unique à Strasbourg a été prise par les membres des conseils des trois universités. Au 1 er janvier 2009, ces dernières fusionneront donc pour donner naissance à l Université de Strasbourg (UdS). Cette démarche s inscrit bien sûr dans le contexte actuel des débats autour de la modernisation de l université et dans le cadre des réformes récentes concernant l enseignement supérieur et la recherche (LOLF, LRU et LMD 5 ). La création de l UdS 3 À titre de comparaison, la moyenne nationale est de 15% environ. 4 Les données chiffrées concernant les universités sont issues du rapport de l Observatoire régional de l Enseignement Supérieur et de l Insertion Professionnelle des Étudiants en Alsace «Les chiffres-clés des universités d Alsace », repris par le quotidien «Les Dernières Nouvelles d Alsace» dans son édition n 122 du dimanche 25 mai 2008, page 6. 5 LOLF : Loi organique n du 1 août 2001 relative aux lois de finances. LRU : Loi n du 10 août 2007 relative aux libertés et responsabilités des universités. LMD (Licence-Master-Doctorat) : Décret n du 8 avril 2002 portant application au système français d enseignement supérieur de la construction de l Espace européen de l enseignement supérieur. Ces textes sont disponibles sur : (consulté le 02 septembre 2008). VILA Laurent FIBE CYCLE R Projet Professionnel Personnel octobre

13 I. Le projet dans son contexte vise à répondre aux attentes générées par ces réformes : autonomie, adéquation entre financements et objectifs, transparence des finances publiques. L'Université de Strasbourg, qui sera alors la plus grande université de France en nombre d étudiants inscrits, bénéficiera en janvier 2009 du cumul des budgets des universités actuelles et de la gestion des rémunérations des personnels. Son budget sera de 450 millions d euros, soit l équivalent des budgets des grandes universités européennes. Elle comptera environ 130 bâtiments, étudiants, 43 UFR et instituts, 86 unités de recherche et génèrera emplois. Par ailleurs, Strasbourg fait partie des dix sites universitaires français retenus pour l «Opération Campus» lancée en début d année 2008 par le ministère de l Enseignement supérieur et de la recherche 6. L UdS bénéficiera de 433 millions d euros supplémentaires pour financer des projets de rénovation et d amélioration des conditions de vie universitaire La Bibliothèque Nationale et Universitaire On ne peut pas évoquer le contexte universitaire alsacien sans mentionner l existence de la Bibliothèque Nationale et Universitaire de Strasbourg (BNUS). La création de l ancêtre de celle-ci, la Kaiserliche Landes- und Universitätsbibliothek zu Strassburg, en juin 1872, devait répondre à la volonté du récent Empire allemand de créer une vitrine régionale de la science allemande 7. Cette bibliothèque obtient rapidement des moyens financiers et des dons importants et emménage en 1889 dans le lieu qu elle occupe toujours aujourd hui, un bâtiment monumental dans le nouveau quartier allemand. Elle devient rapidement la troisième bibliothèque de l Empire en termes de volumes de documents détenus. Devenue aujourd hui «bibliothèque générale encyclopédique et de recherche», elle conserve plus de trois millions de volumes, dont incunables, ainsi que des dizaines de milliers de papyrus, médailles et monnaies, ostraca et tablettes cunéiformes 8. Il s agit d un établissement public de statut national sous tutelle du ministère de l enseignement supérieur et de la recherche. La BNU est en outre CADIST 9 dans deux domaines : sciences religieuses, d une part, et langues, littératures, civilisations germaniques, d autre part. Elle est également pôle d excellence en alsatique 10, questions européennes et sciences de l Antiquité. 6 D'après le ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche, l'opération campus vise «à rénover et à redynamiser les campus existants grâce à un investissement massif et ciblé, pour créer de véritables lieux de vie, fédérer les grands campus de demain et accroître leur visibilité internationale». Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche. Disponible sur : (consulté le 30 mai 2008). 7 Kaiserliche Landes- und Universitätsbibliothek zu Strassburg : Bibliothèque universitaire impériale et régionale de Strasbourg. Sur l histoire de la BNU, on pourra consulter le document suivant : DUBLED, Henri. Histoire de la Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg. Strasbourg : Publications de la Société Savante d Alsace et des régions de l Est, 1964, 54 p. 8 Voir Patrimoine des bibliothèques de France. Un guide des régions. Volume 4 : Alsace, Franche-Comté. Paris : Banques CIC pour le livre Fondation d entreprise, Ministère de la Culture, Payot, 1995, pp CADIST : Centre d Acquisition et de Diffusion de l Information Scientifique et Technique. 10 Alsatique : terme employé pour caractériser les écrits (historiques, géographiques, ou autres) sur l Alsace, qu ils soient en alsacien, en français ou en allemand. VILA Laurent FIBE - CYCLE R Projet Professionnel Personnel octobre

14 I. Le projet dans son contexte 2. LE SICD DES UNIVERSITÉS DE STRASBOURG Avec la fusion des trois universités strasbourgeoises en janvier 2009, le Service Interétablissements de Coopération Documentaire (SICD) deviendra le Service Commun de la Documentation (SCD) de l Université de Strasbourg Statuts et missions Les SCD des universités Louis Pasteur, Marc Bloch et Robert Schuman ont vu le jour en En décembre 2006, les conseils d administration des trois universités ont décidé de les fusionner, d adopter le statut administratif de SICD pour la nouvelle structure, l université unique n existant pas encore, et ont désigné la directrice du plus important des trois SCD pour mener à bien la fusion. Le SICD a donc vu le jour en janvier 2007, la documentation jouant ainsi le rôle de précurseur pour le futur regroupement des universités. Les trois universités entendaient ainsi développer une politique documentaire commune, rationaliser la gestion de la documentation, estimée à plus de deux millions de volumes, et mutualiser leurs moyens. Les missions du SICD, évolutives en fonction de la politique des universités, sont les suivantes : mise en œuvre de la politique documentaire des trois universités strasbourgeoises et coordination des moyens qui y sont alloués, acquisition, gestion et communication de l ensemble de la documentation des établissements, participation à la conception et à la diffusion de la recherche et de l information scientifique et technique, ainsi qu à des activités d animation, aide à la formation initiale et continue et participation à la formation des usagers en matière de nouvelles technologies pour améliorer l accès à la documentation scientifique et technique, coopération avec d autres bibliothèques (notamment en participant aux différents catalogues collectifs) et d autres organismes au niveau régional, national et européen, suivant les objectifs documentaires des universités. En matière de communication, le SICD s est rapidement doté d un site Internet, réalisé en interne par l équipe informatique début juillet 2007, pour remplacer les sites des trois anciens SCD 11. Il s agit d un site personnalisable, accessible aux personnes malvoyantes, et prenant en compte tous les types de navigateurs et environnements informatiques. Le coût de développement de ce site a été très faible, la charte graphique par exemple ayant été entièrement développée en interne. L ensemble des dispositifs de navigation sur un site Internet est proposé, à savoir : index, moteur de recherche, raccourcis, plan du site, blog, fils rss thématiques, etc. Par la suite, un Intranet a également été développé. 11 Accessible à l adresse suivante : Voir la page d accueil du site en annexe 1. VILA Laurent FIBE CYCLE R Projet Professionnel Personnel octobre

15 I. Le projet dans son contexte 2.2. Partenariats et réseaux Outre ses partenaires naturels comme le SCD de l Université de Haute Alsace (UHA) à Mulhouse et la BNU (notamment dans le cadre de la carte documentaire 12 ), le SICD participe, en tant que service commun des universités, au réseau EUCOR (Confédération Européenne des Universités du Rhin Supérieur) créé en 1989, dont sont membres, outre les trois universités strasbourgeoises et l UHA, les universités de Fribourg-en-Brisgau et de Karlsruhe en Allemagne et l université de Bâle en Suisse. L objectif de ce réseau est de favoriser la mobilité étudiante, l échange d'enseignants et de chercheurs, le développement de formations et de projets scientifiques communs. On peut également mentionner le Pôle universitaire européen de Strasbourg, qui associe universités et collectivités territoriales, ainsi que le Pôle européen d administration publique dont est membre l Université Robert Schuman Bibliothèques et départements Départements thématiques et bibliothèques Le SICD est constitué de quatre départements thématiques (Santé, Sciences, Lettres et sciences humaines, Sciences juridiques, politiques et économiques), qui regroupent les 26 bibliothèques intégrées des trois universités, tandis que 39 autres bibliothèques sont associées au SICD (elles n en dépendent pas administrativement mais en sont partenaires). Les responsables de ces départements thématiques coordonnent la gestion des collections et veillent à leur complémentarité et spécificité, dans le respect de la carte documentaire. Le département de la Santé est l unique structure de ce genre en Alsace. Les deux bibliothèques principales qui y sont rattachées (médecine et pharmacie) proposent des ressources documentaires dans les domaines de la médecine et des sciences biomédicales, de l histoire de la médecine, de la pharmacologie, de la clinique, de l éthique et de l odontologie. Le département des Sciences et Techniques et ses sept bibliothèques couvrent les thématiques suivantes : mathématiques, sciences de la terre et de l univers, sciences pour l ingénieur, sciences de la matière, sciences de la vie, informatique et histoire des sciences et des techniques. À ces disciplines, il convient d ajouter la psychologie, ainsi que la géographie. Le Département des Lettres et Sciences Humaines, qui nous intéresse particulièrement ici, comprend aujourd hui une dizaine de bibliothèques, dont toutes les bibliothèques de l ancien SCD de l UMB, elles-mêmes issues du regroupement d une quarantaine de bibliothèques d UFR. Les thèmes couverts sont les suivants : arts et histoire de l art, langues, lettres classiques et modernes, linguistique, musicologie, philosophie, sciences de l éducation, sciences historiques, sciences religieuses, sciences sociales, sciences de l Antiquité et sciences et techniques des activités physiques et sportives. 12 Voir plus loin le paragraphe consacré à la carte documentaire alsacienne. VILA Laurent FIBE - CYCLE R Projet Professionnel Personnel octobre

16 I. Le projet dans son contexte Enfin, le département des Sciences économiques, politiques et juridiques propose des documents dans ces différents domaines, mais également des ressources concernant la gestion, les sciences historiques, les sciences appliquées et les technologies. Il gère sept bibliothèques Services transversaux Parallèlement à ces départements thématiques, le SICD est organisé en six services transversaux : public, collections, système informatique, documentation électronique, formation, patrimoine. Le département du public est chargé de la rédaction et de la mise à jour du guide du lecteur et des plaquettes de communication et d information du SICD. Il est aussi en charge du règlement intérieur commun aux bibliothèques des trois universités, de la communication des documents et du Prêt entre Bibliothèques en Sciences Humaines et Sociales. Le département des collections s attache au traitement matériel et intellectuel des collections, au plan de développement des collections, à la rétroconversion et à la gestion des magasins. Il est également en charge des projets de Gestion Électronique de Documents (GED) 13. Le département du système informatique est responsable de l entretien et de l homogénéisation du parc informatique existant ou prévisionnel, matériel et logiciel. Il est aussi responsable du développement et de la mise à jour des sites Internet et Intranet du SICD, ainsi que du système d information documentaire. Le département de la documentation électronique gère les périodiques électroniques, les bases de données, les thèses et mémoires numériques, ainsi que les Archives Ouvertes. Le département de la formation, créé en 2007, coopère dans les actions de formation avec l URFIST 14 et gère la formation des utilisateurs, ainsi que la formation continue des personnels. Il est également l antenne alsacienne de MEDIAL, un des douze centres régionaux de formation en France. Le département du patrimoine a la charge de valoriser les collections anciennes des trois universités et de les diffuser sur Internet, afin de préserver les originaux en remplaçant leur communication par des éditions numérisées, et d encourager les travaux de recherche sur ces collections. 13 On trouvera en annexe 2 un organigramme concernant les projets de GED au sein du Département des Collections. 14 L Unité Régionale de Formation à l Information Scientifique et Technique (URFIST) a pour mission la formation aux pratiques de l information numérique. VILA Laurent FIBE CYCLE R Projet Professionnel Personnel octobre

17 I. Le projet dans son contexte 2.4. Ressources Budget et dépenses Le budget total du SICD pour 2008 s élève à euros, dont euros sont affectés à la documentation et euros à la rémunération des personnels. En 2007, les dépenses documentaires hors documentation électronique se sont chiffrées à euros ( euros pour l acquisition de monographies et euros pour les périodiques imprimés). Les dépenses en documentation électronique ont été de euros Équipements La surface totale des bibliothèques intégrées du SICD est de mètres carrés. On compte places assises et un total de 426 postes informatiques (dont plus de 250 sont des postes publics). 21 bibliothèques disposent du wifi, 7 mettent à disposition du public des scanners, 17 offrent l accès à des imprimantes et 16 possèdent au moins une salle de travail Ressources humaines et organisation du travail Les effectifs des bibliothèques intégrées sont de 127,84 Équivalents Temps Plein et se décomposent comme suit : les titulaires de la fonction publique de catégorie A issus de la filière bibliothèque constituent 14,35 ETP, ceux de catégorie B représentent 19,45 ETP et ceux de catégorie C représentent 38,28 ETP. Au total, le SICD compte environ 150 personnes correspondant à 140 ETP Collections et politique documentaire Si le SICD ne possède pas de charte documentaire ni de document formalisant les outils d acquisition ou de sélection des documents, deux documents fondamentaux déterminent sa politique documentaire : le contrat quadriennal 16 et la carte documentaire La carte documentaire d Alsace La carte documentaire alsacienne était inscrite dans les contrats quadriennaux des quatre universités de la Région et dans celui de la BNU. Son objectif est de renforcer la concertation et la lisibilité des ressources documentaires universitaires en Alsace. Une réunion de concertation entre les universités et la BNU a été organisée pour donner suite à une enquête d évaluation des acquisitions de ces établissements réalisée entre mai 2006 et juin Cette enquête a débouché sur une cartographie des pratiques et des types d acquisitions, avec pour objectif de fournir une base solide soit au maintien de la situation actuelle soit à des réorientations nécessaires. En ce qui concerne Strasbourg, les résultats de cette enquête ont montré la prédominance du SICD 15 Ces données sont issues de l Enquête Statistique Générale auprès des Bibliothèques Universitaires (ESGBU) pour l année civile 2007 et concernent 23 bibliothèques intégrées. 16 On évoquera le contrat quadriennal plus loin, notamment en ce qui concerne la GED. VILA Laurent FIBE - CYCLE R Projet Professionnel Personnel octobre

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