Notice d utilisation de l Application Internet. Création d un compte Dépôts de candidatures

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1 Notice d utilisation de l Application Internet Création d un compte Dépôts de candidatures Bienvenue sur Candeo-EHPAD! Le présent document a pour but : - de vous aider dans l utilisation de Candeo-EHPAD, - de vous faire découvrir l ensemble des fonctionnalités, - de vous permettre de déposer une ou plusieurs candidatures en EHPAD de façon simple et rapide. Notice d utilisation de l application Internet Candeo-EHPAD Page 1 sur 14

2 Sommaire 1. GENERALITES QU EST CE QUE CANDEO-EHPAD? UTILITE DE CANDEO-EHPAD ACCES A CANDEO-EHPAD LES ETAPES LES PICTOGRAMMES DE NAVIGATION CREATION D UN COMPTE AVANT-PROPOS INSCRIPTION AUTHENTIFICATION DECOUVERTE DU TABLEAU DE BORD CREATION D UN NOUVEAU CANDIDAT CREATION ET CONSENTEMENT TABLEAU DE BORD DU CANDIDAT ACCES SAISIE DU DOSSIER ADMINISTRATIF AVANT-PROPOS LES 7 PAGES ACCES ET MODIFICATIONS CREATION ET DEPOT DE CANDIDATURE AVANT-PROPOS LA RECHERCHE D ETABLISSEMENTS LA DECOUVERTE DE CES ETABLISSEMENTS DEPOT DE CANDIDATURE LES ETABLISSEMENTS HORS RESEAU CANDEO-EHPAD SUIVI DES CANDIDATURES L ETAT DES CANDIDATURES LA MODIFICATION ET/OU ANNULATION D UNE CANDIDATURE L ACCEPTATION OU LE REFUS D UNE PLACE EN EHPAD LA GESTION DE DOCUMENTS L AJOUT ET L ENVOI LA CONSULTATION ET LA SUPPRESSION ACCES A UNE CANDIDATURE PAR UNE TIERCE PERSONNE LES TYPES D ACCES LE CHANGEMENT D ACCES Notice d utilisation de l application Internet Candeo-EHPAD Page 2 sur 14

3 1. Généralités 1.1. Qu est ce que Candeo-EHPAD? Candeo-EHPAD est une application internet qui permet de déposer, de suivre et de gérer les dossiers de demandes d admission en EHPAD. Toute personne peut s inscrire sur afin de déposer une ou plusieurs candidatures : - pour lui-même ou pour un tiers, - dans les établissements de son choix, gratuitement, - en remplissant un dossier unique de demande d admission. On peut alors suivre l évolution de ses candidatures, jusqu à l admission dans un EHPAD Utilité de Candeo-EHPAD Candeo-EHPAD simplifie le processus d admission en EHPAD en devenant l unique porte d'entrée pour tous les acteurs intervenant sur les candidatures : candidats, familles, médecins traitants, établissements, etc. Chacun peut accéder aux dossiers et aux informations depuis un ordinateur connecté à internet, et en particulier depuis son domicile Accès à Candeo-EHPAD Depuis tout ordinateur connecté à Internet, et à l aide d un navigateur (Internet explorer, Firefox, Safari, Chrome, ou encore Opera), rendez vous à l adresse suivante : Vous devez obligatoirement être en possession d une adresse valide. Aucun téléchargement n est nécessaire, et aucune installation sur votre ordinateur n est requise Les étapes Le dépôt d une candidature se fait en plusieurs étapes, qui sont détaillées dans la suite de ce document : - création d un compte d accès à Candeo-EHPAD, - présentation d un candidat (vous-même, membre de votre famille, ou toute personne dont vous avez reçu le consentement pour le dépôt de sa candidature en Maison de retraite), - saisie de son dossier administratif, - dépôt(s) de candidature(s) dans un ou plusieurs établissements. Candeo-EHPAD est simple et intuitif. Il n est pas nécessaire d avoir des connaissances avancées en informatique et internet pour utiliser l application. La création d un compte ne prend que quelques minutes. Notice d utilisation de l application Internet Candeo-EHPAD Page 3 sur 14

4 1.5. Les pictogrammes de navigation En haut à droite, et de façon permanente, se trouvent les boutons pictogrammes qui vous permettent de naviguer au sein de l application : Accueil Candidats Candidat Tableau de bord Liens avec le candidat Son dossier administratif Ses documents administratifs Ses candidatures Mon compte Mes coordonnées Changer mon mot de passe Changer mon adresse Déconnexion Et sur certaines pages, des pictogrammes supplémentaires peuvent apparaître pour : Aider à la compréhension d une page Créer un nouveau candidat / Créer une nouvelle candidature Notice d utilisation de l application Internet Candeo-EHPAD Page 4 sur 14

5 2. Création d un compte 2.1. Avant-propos C est vous, lecteur de ce document, qui allez créer votre compte d accès personnel à Candeo-EHPAD, et cela même si vous souhaitez déposer la candidature d un tiers. En effet, la personne qui crée un compte d accès à Candeo-EHPAD ne doit pas forcément être la personne qui souhaite intégrer un EHPAD. Par exemple, un membre de la famille d une personne âgée créera un compte d accès personnel à Candeo- EHPAD, avec les informations le concernant, puis remplira dans un second temps un dossier contenant les informations de la personne qui souhaite être admise en EHPAD Inscription Rendez-vous sur la page internet : Une fois sur la page d accueil, cliquez sur le bouton «Inscription». Dans la rubrique «Déposer vos candidatures», cliquez «Créez un compte». Remplissez alors le formulaire. Assurez-vous de disposer d une adresse valide et à laquelle vous pouvez avoir accès, elle vous servira à valider la création de votre compte. N oubliez pas de prendre connaissance des conditions générales d utilisation. Une fois le formulaire complété, cliquez sur «Enregistrer». Et rendez-vous dans votre messagerie (pensez à vérifier vos courriers indésirables ou SPAM). Un message de Candeo-EHPAD vous invite à cliquer sur un lien, qui vous ouvre une nouvelle page internet pour le choix de votre mot de passe et l activation de votre compte. Pour assurer une parfaite confidentialité et une facilité d'usage, votre mot de passe doit être sûr et difficile à trouver. Il doit en outre être composé d au moins 8 caractères. Ce mot de passe vous est strictement personnel, ne le divulguez à personne. Cliquez sur le bouton «activer votre compte». Votre compte d accès à Candeo-EHPAD est actif. Vous pouvez dès à présent accéder à nos services. Notice d utilisation de l application Internet Candeo-EHPAD Page 5 sur 14

6 2.3. Authentification Rendez-vous sur la page internet : Vous pouvez accéder à votre compte grâce au bouton «Connexion» prévu à cet effet, il est situé en haut à droite de la page. Saisissez l adresse et le mot de passe que vous avez utilisé et choisi lors la création de votre compte, et cliquez sur le bouton «se connecter» Découverte du tableau de bord Vous êtes connecté à votre compte Candeo-EHPAD. Vous pouvez dès à présent créer un nouveau candidat, puis déposer et suivre des candidatures dans différents établissements. A droite de l écran, vous trouverez : - un bouton «?», qui donne des détails sur les types d accès, - un bouton «+», qui permet la création d un nouveau candidat, comme expliqué à la page suivante. La croix rouge en haut à droite de l écran vous permet de déconnecter votre compte à tout moment. Vous devrez alors saisir à nouveau votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter à votre compte. Notice d utilisation de l application Internet Candeo-EHPAD Page 6 sur 14

7 3. Création d un nouveau candidat 3.1. Création et consentement La création d un nouveau candidat se fait grâce au bouton : il est situé à l extrême droite de la page internet, dans la partie haute. Le bouton «créer un nouveau candidat» situé sous le tableau à la même fonction. Vous avez besoin du numéro de sécurité sociale de la personne pour qui vous souhaitez déposer une candidature. Remplissez le formulaire (civilité, nom et numéro de sécurité sociale de la personne) et cliquez sur enregistrer pour valider. Si vous utilisez Candeo-EHPAD pour le compte d un tiers et pour déposer sa candidature dans un établissement, vous devez recueillir et certifier que vous avez reçu son consentement. De cette façon, vous pouvez créer autant de candidats que vous le souhaitez ; vous pouvez par exemple créer une candidature pour chaque membre de votre famille qui souhaite entrer dans un établissement Tableau de bord du candidat Vous êtes dorénavant sur le tableau de bord de la personne pour qui vous souhaitez déposer une candidature. Depuis ce tableau de bord, vous avez accès : - au dossier administratif, que vous pouvez saisir ou modifier, - au suivi des candidatures déjà déposées, - aux documents éventuellement demandés par les EHPAD, - à la gestion de l accès des différentes personnes sur les candidatures Accès Après vous être authentifié sur vous accédez au tableau qui reprend l ensemble des personnes pour qui vous souhaitez déposer ou suivre une candidature. Un clic sur une des lignes vous amène directement sur le tableau de bord de cette personne. Notice d utilisation de l application Internet Candeo-EHPAD Page 7 sur 14

8 4. Saisie du dossier administratif 4.1. Avant-propos Le dossier administratif est la partie administrative du document cerfa 14732*01 mis en place par le Ministère des affaires sociales et de la santé. CE DOSSIER NE VAUT QUE POUR UNE INSCRIPTION SUR UNE LISTE D'ATTENTE ET N ÉQUIVAUT EN AUCUN CAS À UNE ADMISSION Les 7 pages Candeo-EHPAD reprend donc les éléments du document cerfa. Pour plus de simplicité, le dossier administratif est divisé en 7 pages : Etat civil Représentant légal Personne de confiance Contact n 1 Contact n 2 Aspects financiers Compléments Chacune de ces pages doit être complétée pour pouvoir passer à la suivante. Veillez à ne pas oublier de remplir tous les champs obligatoires, ceux-ci sont précisés dans la partie gauche de votre navigateur. Vous pouvez suivre votre progression à travers le pourcentage de remplissage indiqué lors de la validation de chaque page. Vous pouvez à tout moment enregistrer le dossier administratif, en cliquant sur le bouton prévu à cet effet en bas du formulaire, et revenir plus tard. Mais seul un dossier administratif complété à 100 % vous permettra de déposer des candidatures dans des établissements Accès et modifications Le dossier administratif est toujours modifiable, à votre convenance, même si vous avez déjà déposé des candidatures. En effet, si vous modifiez le dossier administratif, les établissements dans lesquels des candidatures ont été déposées, seront automatiquement et instantanément informés de ces changements. Il est important d actualiser le dossier administratif de façon régulière, afin que les établissements soient toujours informés de la réalité. Un est automatiquement envoyé chaque mois dans ce but ; si le dossier n a pas été consulté ou actualisé pendant 6 mois, la ou les candidatures sont alors archivées. Dans ce cas, une candidature devra être nouveau être déposée dans un établissement pour être prise en compte. IMPORTANT Pour pouvoir déposer une candidature dans un établissement, non seulement la partie administrative du document cerfa 14732*01 doit être remplie à 100%, mais aussi la partie médicale. Seul un médecin est habilité à remplir la partie médicale du dossier. Il faut donc que le candidat se rende chez son médecin traitant, et l invite à se connecter au site internet de l application En cas d hospitalisation, tout médecin peut effectuer cette démarche. Il pourra alors saisir la partie médicale du dossier, indispensable pour la création et le dépôt d une candidature dans un établissement. Notice d utilisation de l application Internet Candeo-EHPAD Page 8 sur 14

9 5. Création et dépôt de candidature La création et le dépôt d une candidature ne sont possibles que lorsque la partie administrative (par vous-même) ET la partie médicale (par un médecin) du dossier sont remplies à 100% 5.1. Avant-propos Avec Candeo-EHPAD, vous pouvez déposer des candidatures dans autant d établissements que vous le souhaitez. Les établissements proposés sont ceux qui sont aptes à vous accueillir, en fonction des informations contenues dans les dossiers précédemment remplis. Vous pouvez aussi déposer plusieurs candidatures dans un même établissement : pour un hébergement temporaire et pour un hébergement permanant, par exemple. Pour déposer une candidature dans un EHPAD, cliquez sur le bouton adéquat qui se trouve sur le tableau de bord. Cette page vous détaille l ensemble des candidatures qui ont été déposés, et l avancée de leur traitement. Pour saisir une nouvelle candidature, cliquer sur le bouton «+» : il est situé en haut, à l extrême droite de la page internet La recherche d établissements Après avoir choisi le type d hébergement souhaité (permanent ou temporaire), et la date d entrée souhaitée, vous pouvez rechercher les établissements d une commune, d un département, ou encore d une région ; saisissez alors : - soit en chiffre : le code postal de la commune, ou le numéro du département, - soit en lettres : le nom de la commune, du département ou de la région. Une liste déroulante s affiche, cliquer sur l information recherchée. Après avoir certifié que les données des dossiers sont exactes et à jour, vous pouvez lancer la recherche d établissements, en cliquant sur le bouton jaune prévu à cet effet La découverte de ces établissements Cette nouvelle page vous présente l ensemble des établissements (de la commune, du département ou de la région) dans lesquels vous pouvez déposer une candidature, et qui ont des critères compatibles avec les critères saisis. Vous avez accès à une description détaillée de l établissement en cliquant sur la flèche jaune dans le tableau : vous verrez ainsi les critères et la capacité d accueil, les tarifs journaliers, les coordonnées et la localisation géographique de l établissement. Si aucun établissement ne vous convient, vous pouvez refaire en recherche en cliquant sur le bouton jaune «page précédente» Dépôt de candidature Dans la partie droite du tableau, sélectionnez l établissement (ou plusieurs) dans lequel vous souhaitez déposer votre dossier de candidature ; cochez la case prévue à cet effet. Il ne vous reste à plus qu à valider votre choix en cliquer sur le bouton jaune «envoyer la candidature». ATTENTION, LORSQUE VOUS CLIQUEZ SUR CE BOUTON, VOTRE DOSSIER DE DEMANDE EST INSTANTANEMENT TRANSFERE À TOUS LES EHPAD CHOISIS. Vous pouvez répéter la procédure de recherche (5.2) pour déposer une candidature dans une autre commune, un autre département ou une autre région. Notice d utilisation de l application Internet Candeo-EHPAD Page 9 sur 14

10 5.5. Les établissements hors réseau Candeo-EHPAD Il se peut qu un établissement n appartienne pas au réseau Candeo-EHPAD. Il n apparaît donc pas dans le tableau de recherche d établissements (étape 5.2). Vous n avez alors pas la possibilité de transmettre votre candidature en ligne à cet établissement. Dans ce cas, une candidature papier est encore nécessaire. Vous pouvez accéder à la liste des EHPAD en cliquant sur le bouton "Etablissements hors réseau Candeo- EHPAD" en bas de page. Cette liste est filtrée selon les caractéristiques administratives et médicales du candidat. Ce bouton n'est visible que s'il y a des établissements correspondants. Un nouveau tableau apparaît alors, il contient les établissements hors réseau Candeo-EHPAD. Vous pouvez alors consulter la fiche de ces établissements, qui contient notamment leurs coordonnées. En dessus de ce tableau, vous trouverez un bouton qui vous permet de télécharger le volet administratif du document cerfa 14732*01, au format PDF, qui sera alors automatiquement rempli avec les informations que vous avez renseignées précédemment. Vous n avez plus qu à imprimer, à signer et à envoyer par la poste ce dossier aux EHPAD de votre choix. Par mesure de sécurité et de confidentialité des données de santé à caractère personnel, le volet médical n'est imprimable que par un médecin ayant reçu l'avis éclairé du candidat ou de son représentant légal. Toutefois, le médecin coordonnateur d'ehpad peut y accéder directement via le site Candeo-EHPAD et en saisissant le n de sécurité sociale du candidat. Vous n'êtes donc pas obligé de faire imprimer ce volet médical par votre médecin. Notice d utilisation de l application Internet Candeo-EHPAD Page 10 sur 14

11 6. Suivi des candidatures 6.1. L état des candidatures A chaque connexion au site vous pouvez suivre l évolution des candidatures que vous avez déposées dans les établissements. Le tableau de bord, et plus précisément sa partie «2 - Ses candidatures», vous indique à l aide de pictogramme l état des candidatures déposées, ainsi que la date dans la dernière évolution sur une candidature. Les différents états d une candidature sont les suivants : Envoyée : l'établissement a été informé de votre dépôt de candidature. Eléments manquants : l'établissement demande au candidat de joindre un ou plusieurs documents administratifs. Sur liste d'attente : la candidature est en cours de traitement dans l'ehpad. Acceptée par l'ehpad : l'ehpad accepte le candidat dans son établissement. Reste au candidat à accepter ou refuser la proposition. Refusée par l'ehpad : l'ehpad a refusé la candidature, suite à l'incompatibilité de ses critères ou de sa capacité d'accueil avec le candidat. Acceptée par le candidat : suite à l'acceptation de l'établissement, le candidat accepte à son tour la place qui lui est proposée dans l'ehpad. Refusée par le candidat : malgré l'acceptation de l'établissement, le candidat refuse d'aller dans cet EHPAD. Annulée par le candidat : à tout moment, une candidature peut être annulée par le candidat. Acceptée dans un autre EHPAD : quand une candidature pour un hébergement permanent est acceptée par le candidat, les autres candidatures qu'il aura déposées passeront automatiquement à "Acceptée dans un autre EHPAD" avant d'être archivées. Révolue : les candidatures temporaires passent automatiquement dans cet état lorsqu'elles sont échues. Archivée : les candidatures aux états "Acceptée par le candidat", "Acceptée dans un autre EHPAD", "Refusée par l'ehpad", "Refusée par le candidat", "Annulée par le candidat" et "Révolue" passent automatiquement à l'état "Archivée" au bout d'un délai court ou manuellement par le candidat. Notice d utilisation de l application Internet Candeo-EHPAD Page 11 sur 14

12 6.2. La modification et/ou annulation d une candidature Depuis la liste des candidatures, vous pouvez sélectionner une candidature en particulier, afin d y apporter une modification sur la date d entrée par exemple. Vous pouvez aussi annuler cette candidature. Il vous est systématiquement demandé de motiver la modification ou l annulation d une candidature L acceptation ou le refus d une place en EHPAD Si un établissement répond favorablement à votre candidature, et que celle-ci passe du stade «Sur liste d attente» à «Acceptée par l EHPAD», vous devez alors confirmer votre volonté d intégrer cet établissement. En effet, tant que vous n avez pas répondu favorablement à l acceptation de votre candidature, l établissement n a pas la certitude que vous acceptez la place qui vous est proposée. Il faut donc que vous soyez vigilant, et que vous vous connectiez régulièrement à et que vous surveilliez votre messagerie électronique. En cas de refus, l établissement est informé de votre décision, et votre candidature est automatiquement archivée. Cependant, les autres candidatures restent valides. En cas d acceptation de votre part, toutes les autres candidatures sont archivées. 7. La gestion de documents 7.1. L ajout et l envoi Une fois une candidature reçue et étudiée par un établissement, il se peut que ce dernier vous demande des éléments complémentaires, et notamment des documents (relevé d impôts, pension de retraite, ou tout autre justificatif). Vous êtes alors automatiquement informé par , et votre candidature passe au stade «Eléments manquants». Pour envoyer des documents, rendez-vous sur Candeo-EHPAD, et depuis le tableau de bord, cliquez sur la partie relative à l envoi de documents. Une fois sur la page «Chargement d un nouveau document», et grâce au formulaire, indiquez le type d élément que vous souhaitez envoyer. Si la liste ne contient pas le type de document à envoyer, choisissez autre, et n hésitez pas à donner des précisions sur le document. Cliquez ensuite sur le bouton «Parcourir» et chargez le document. Enfin, validez l envoi à l aide du bouton «Charger ce document» La consultation et la suppression La liste des documents chargés est disponible après avoir cliqué sur le pictogramme depuis le tableau de bord. prévu à cet effet Vous pouvez supprimer les documents quand vous le souhaitez, si d autres documents plus récents ont été ajoutés par exemple. Notice d utilisation de l application Internet Candeo-EHPAD Page 12 sur 14

13 8. Accès à une candidature par une tierce personne Ce chapitre ne vous concerne que si vous souhaitez qu un tiers puisse suivre l état des candidatures déjà déposées, ou qu il dépose lui aussi des candidatures. Cela peut vous intéresser que d autres personnes suivent la démarche d accueil en EHPAD (famille, mandataire judiciaire, assistante sociale, etc.) Les types d accès Il existe trois types d accès à une candidature : Suiveur, Contributeur, et Rédacteur. L accès en tant que Suiveur permet : - de consulter toutes les candidatures de la personne, sans possibilité de les modifier, - d'être alerté par de tout changement d'état sur les candidatures. Ce type d accès ne permet en aucun cas de déposer de candidature. L accès en tant que Contributeur permet : - de consulter toutes ses candidatures existantes, sans possibilité de les modifier, - d'être alerté par de tout changement d'état sur ses candidatures, - de déposer d autres candidatures pour la personne, et de les modifier par la suite, - de consulter le dossier administratif de la personne, sans possibilité de le modifier, - de joindre des documents, - d'être alerté par de tout changement sur le dossier administratif de la personne. L accès en tant que Rédacteur permet : - d effectuer les mêmes actions qu un contributeur, - d accéder et de modifier le dossier administratif de la personne. La personne ayant créé un compte sur pour déposer une candidature dans un ou plusieurs établissements, pour elle-même ou pour le compte de quelqu un d autre, sera automatiquement au statut de Rédacteur. En effet, c est cette personne qui se charge de saisir le dossier médical. Les autres personnes auront automatiquement le statut Suiveur. Actions possibles Suiveur Contributeur Rédacteur Consulter toutes les candidatures de la personne, sans possibilité de les modifier Être alerté par de tout changement d'état sur les candidatures Déposer des candidatures pour la personne, et pouvoir les modifier par la suite Consulter le dossier administratif de la personne, sans possibilité de le modifier Consulter et modifier le dossier administratif de la personne X X X X X X X X X X Joindre des documents X X Être alerté par de tout changement sur le dossier administratif de la personne X X Notice d utilisation de l application Internet Candeo-EHPAD Page 13 sur 14

14 8.2. Le changement d accès Depuis le tableau de bord, cliquez sur le pictogramme «Liens avec la candidate», vous avez alors accès à l interface de gestion de l accès. Pour passer de Suiveur à Contributeur, vous devez obligatoirement avoir reçu le consentement de la personne qui souhaite intégrer un EHPAD. L application vous impose alors de certifier sur l'honneur que vous avez reçu le consentement exprès de la part du candidat (ou de son représentant légal) pour effectuer la saisie de ses données à caractère personnel, et pour pouvoir déposer d autres candidatures. Le passage de Contributeur à Suiveur ne peut se faire que si aucune candidature n a été déposée par le contributeur, ou qu aucune n est en cours. Pour passer de Contributeur à Rédacteur, il faut que le Rédacteur actuel renonce à son statut. En effet, il ne peut y avoir qu un seul rédacteur pour un candidat. Les Contributeurs et Suiveurs sont alors automatiquement informés par que le Rédacteur souhaite renoncer à son statut. Libre à chacun de prendre la place de Rédacteur, en certifiant avoir reçu le consentement de la personne candidate. Le Rédacteur d origine prend donc automatiquement le statut de Contributeur (s il a déposé préalablement des candidatures) ou de Suiveur. Notice d utilisation de l application Internet Candeo-EHPAD Page 14 sur 14