TABLEAUX DE PLANIFICATION STRATÉGIQUE NOTICE EXPLICATIVE

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1 Annexe 5 TABLEAUX DE PLANIFICATION STRATÉGIQUE NOTICE EXPLICATIVE L Instrument de planification stratégique se compose d une série de tableaux qui aident à appréhender les changements à apporter et à planifier les activités nécessaires. On trouvera à la page suivante la liste des tableaux de planification stratégique. Pour chaque sujet inclus dans le plan stratégique, figurent : Une série de questions à poser; Les plans à établir par un processus de réflexion collective; Les mesures d application des plans; Les vérifications à effectuer; La réaction requise si les choses ne se déroulent pas comme prévu.

2 LISTE DES TABLEAUX DE PLANIFICATION STRATÉGIQUE Tableau 1 : Normes du Manuel de formation des Nations Unies Tableau 2 : Politiques et pratiques actuelles et exemples de bonnes pratiques Tableau 3 : Analyse des écarts entre les arrangements en place et les normes Tableau 4 : Vision à réaliser en 5 ans Tableau 5 : Plan d action et grandes étapes de réalisation de la vision Tableau 6 : Contraintes et aides Tableau 7 : Suivi et mesure des progrès Tableau 8 : Vérifications et réactions Amélioration continue : Répéter le cycle apporter les ajustements nécessaires au plan.

3 TABLEAUX DE PLANIFICATION STRATÉGIQUE : Vue synoptique Commencer par déterminer et fixer l orientation générale en définiss ant : La finalité, les valeurs, la vision Choisir ensuite un sujet/une norme et remplir les tableaux correspondants. NORMES ÉVALUATION PLAN EXÉCU- TION VÉRIFICATION ET RÉACTION TABLEAU 1 TABLEAU 2 TABLEAU 3 TABLEAU 4 TABLEAU 5 TABLEAU 6 TABLEAU 7 TABLEAU 8 Normes de l ONU Politiques et pratiques actuelles Analyse des écarts Vision Plan d action Contraintes et aides Suivi et mesure des progrès * Vérifications et réactions D après le Manuel de formation du HCDH Politiques et pratiques actuelles Exemples de bonnes pratiques actuelles Quel est l écart entre les pratiques actuelles et les normes de l ONU? Quel est l ordre de priorités pour l action? Où voulonsnous être d ici 5 ans? Fixer les objectifs et les cibles. Quelles sont les actions requises pour combler l écart? Qui en est chargé? D ici quelle date? Avec quelles ressources? Qu est-ce qui nous empêche de progresser? Qu est-ce qui/qui peut nous aider? Mesures à prendre Quelles seront les informations nécessaires pour assurer le suivi des progrès? ** Vérifier les données sommes -nous en train de réaliser notre Vision/nos objectifs/nos cibles? Réactions Félicitations et récompenses pour les résultats. Application de mesures correctives pour reprendre la bonne voie. Case 1 Case 2.1 Case 2.2 Case 3.1 Case 3.2 Case 4 Case 5.1 Case 5.2 Cases 5.3 & 5.4 Case 5.5 Cases Cases Cases Cases 8.5 & 8.6 *Exécution **Établissement des priorités et adoption des plans d action

4 Notes sur le contenu des tableaux de planification stratégiques Page de couverture. Objet : Expliquer aux lecteurs le contenu du Plan stratégique. Finalité, valeurs et vision Objet : Indiquer l orientation générale du Plan stratégique : i) la finalité du système pénitentiaire; ii) les valeurs qui énoncent comment le travail doit être accompli et comment le personnel doit se comporter; iii) la vision, à savoir un tableau de l état de la prison à l horizon de 5 ans tel que la direction le souhaite, fondé sur un examen attentif et une bonne compréhension des normes des Nations Unies. NORMES Tableau 1 Choisir des normes pour chaque chapitre du Manuel de formation aux droits de l homme à l intention du personnel pénitentiaire du HCDH. ÉVALUATION Tableau 2 Où en sommes-nous à présent? Politiques et pratiques actuelles Objet : Analyser et consigner les politiques, la réglementation et les pratiques du travail actuelles Case 2.1 : Description des politiques, de la réglementation et des pratiques actuelles. Case 2.2 : Exemples de bonnes pratiques, ce qui rappelle leur valeur aux cadres et les invite à faire fond sur elles.

5 Tableau 3 Analyses d écarts et ordonnancement des priorités pour l action Objet : Mesurer les écarts qui existent entre les politiques et pratiques actuelles et les normes des Nations Unies. Case 3.1 : Indication des écarts qui existent entre le régime de travail actuel et les normes des Nations Unies. Case 3.2 : Début de classement par ordre de priorité des mesures visant à combler les écarts; on pourra à cette fin noter l importance des écarts sur une échelle de 1 à 5. PLAN Tableau 4 Vision Objet : Inscrire chaque norme dans le cadre global de la vision et rédiger un bref énoncé du résultat que l on souhaite obtenir pour chacune des normes. On indique ainsi la focalisation de l action pour les quelques années à venir. Case 4 : Énoncé de la vision de l organisation pour la norme considérée. Tableau 5 Plan d action : grandes étapes de la réalisation de la vision Objet : Identifier ce qu il faut faire pour réaliser la vision: Case 5.1 : Énoncé des grandes étapes/mesures qu il faudra prendre pour réaliser la vision; on les indiquera par ordre séquentiel. Case 5.2 : Nom du responsable principal et des autres personnes chargées de l exécution de chaque étape. Cases 5.3 et 5.4 : Dates de début et d achèvement de chaque étape. Case 5.5 : Liste détaillée des ressources qui seront nécessaires pour réaliser la vision ainsi que des modifications de l emploi actuel des ressources à cette fin. Tableau 6: Contraintes et aides Objet : Identifier : i) les facteurs susceptibles de freiner les progrès et les mesures à prendre pour lever les contraintes; ii) les facteurs susceptibles d appuyer les progrès et les mesures à prendre pour les mettre en jeu. Case 6.1 : Liste des contraintes qui font obstacle aux progrès. Case 6.2 : Liste des facteurs d appui possibles.

6 Case 6.3 : Liste (établie avec vos collègues) des mesures pouvant être prises pour réduire les contraintes et pour tirer parti des facteurs d appui. Tableau 7: Suivi et mesure des progrès Objet : Aider à déterminer quelles informations doivent être recueillies au cours de l application du plan d action afin de pouvoir mesurer les progrès pour chaque étape du plan énoncée au tableau 5. Case 7.1 : Report de la liste d étapes du tableau 5 (case 5.1). Case 7.2 : Identification de l information à recueillir de manière à connaître le taux de progrès en vue de la réalisation de la vision lors de l application du plan d action. Il peut s agir ici de données chiffrées à recueillir à divers points du calendrier d exécution du plan ou d autres informations/données. Case 7.3 : Personne/entité responsable du recueil des informations de suivi. Case 7.4 : Modalités du recueil des informations de suivi. Case 7.5 : Fréquence du recueil des informations de suivi. VÉRIFICATIONS ET RÉACTIONS Tableau 8 : Vérifications et réactions Objet : Consigner les vérifications des progrès accomplis pour c haque grande étape/mesure et déterminer les raisons des déviations ou du manque de progrès, puis définir les réactions, à savoir les mesures correctives à appliquer et, s il y a lieu, modifier le plan d action figurant au tableau 5, avec indication du numéro de la révision et de la date.

7 Feuille de couverture Plan stratégique pour Version nº : Date : Élaboré par : Autorisé par : Description sommaire de l établissement pénitentiaire comprenant : Historique Fonction et capacité Données sur les détenus : registre, classifications, durée des peines, domicile, nombre de détenus accueillis et libérés sur 12 mois, etc. Données sur le personnel : profil du personnel, grades, horaires des quarts de travail, etc. Infrastructure/Architecture : cellules/dortoirs, disposition/aménagement, unités spéciales, espaces ouverts/lieux de loisirs, etc. Sécurité matérielle : périmètre, caméras, etc. Relevé sur 12 mois des incidents, évasions, émeutes, infractions à la discipline, etc. Données relatives à la santé : tuberculose, VIH, etc. Programmes pour les détenus : travail, éducation, formation, religion, etc. Visites : fréquence, type, etc. Formalités d élargissement des détenus (y inclus les dates)

8 PLAN STRATÉGIQUE POUR : (Nom de l établissement pénitentiaire) Finalité, valeurs et vision Le plan stratégique établit notre orientation générale, de manière à ce que tout le monde sache bien pourquoi nous sommes ici, comment nous devons agir et ce que nous cherchons à accomplir. Notre finalité (pourquoi nous sommes ici notre «mission».) Nos valeurs (notre façon de faire les choses, de nous comporter.) Notre vision (représentation que nous nous faisons d une bonne prison, la nôtre, telle qu elle sera dans 5 ans; ce que nous visons à accomplir.)

9 LA SUPÉRIORITÉ DES PERFORMANCES dépend de plusieurs facteurs, et notamment : La clarté de la finalité, des valeurs et de la vision Finalité, valeurs et vision illustrées par des exemples du Royaume-Uni. 1. L expression claire de la finalité (mission) et l adhésion à cette finalité donnent un sens aux activités des cadres et du personne. La finalité doit avoir pour effet de motiver les gens de l organisation et de les amener à unir leurs efforts. C est un énoncé clairement formulé de «la raison de notre présence ici» et de certaines des valeurs et des normes clés à adopter. Exemple : Le Service pénitentiaire du Royaume-Uni «sert le public en assurant la garde des personnes qui lui sont remises par les tribunaux. Notre devoir est de les prendre en charge de manière humaine et de les aider à mener une vie s inscrivant dans la légalité et utile durant leur détention et après leur élargissement.» 2. Les valeurs énoncent clairement comment le personnel doit agir pour assurer la réalisation de la finalité de l organisation et quelles sont les attentes concernant sa conduite et son comportement. Exemple : Traiter les détenus et toutes les personnes avec lesquelles nous avons des rapports de manière équitable, ouverte et humaine; Oeuvrer de manière constructive avec les organismes de la justice pénale et les autres organisations; Obtenir la meilleure valeur possible des ressources disponibles. 3. La vision, image de l avenir, donne un sentiment de direction. C est la base du leadership. Elle motive les gens et appuie le parcours et l évolution de l organisation dans le temps. Exemple : Vision du ministère de l Intérieur du Royaume-Uni : «Bâtir une société sûre, juste et tolérante où les droits et les devoirs des personnes, des familles et des collectivités sont bien équilibrés et où sont assurées la protection et la sécurité du public». Il faut toutefois que la vision soit réalisable. Un service pénitentiaire pourra, par exemple, adopter la vision suivante : Tous nos établissements seront conformes aux normes internationales des droits de l homme et pourront être considérées comme des modèles d excellence.

10 Vision globale Vision de l établissement ou du service pénitentiaires, fondée sur un bonne compréhension de l ensemble des normes des Nations Unies : Problématique résultant de la vision :

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12 Service pénitentiaire PLAN STRATÉGIQUE pour (établissement ou autre service) Page Version nº Date : Élaboré par/e n consultation avec : Autorisé par : STANDARDS Quelle est la norme? (RÉFÉRENCE AU MANUEL): Section nº Titre : Chapitre nº Titre : Case 1 NORMES INTERNATIONALES NORMES Tableau nº 1 Titre : NORMES DES NATIONS UNIES Objet : Résumer les normes énoncées dans Les droits de l homme et les prisons (HCDH) en vue de leur application pour l évaluation et l analyse des écarts NORMES D APPUI (normes qui influent sur la pensée au cours de l analyse)

13 Service pénitentiaire PLAN STRATÉGIQUE pour (établissement ou autre ser vice) Page Version nº Date : Élaboré par/en consultation avec : Autorisé par : EVALUATE ÉVALUATION Quelle est la norme? Section nº Titre : Chapitre nº Titre : Case 2.1 POLITIQUES, RÉGLEMENTATION ET PRATIQUES ACTUELLES Tableau nº 2 Titre : POLITIQUES ET PRATIQUES ACTUELLES Objet : Consigner le point de départ, les arrangements en place et faire fond sur les bonnes pratiques en vigueur en reconnaissant leur valeur. Case 2.2 EXEMPLES DE BONNES PRATIQUES

14 Service pénitentiaire PLAN STRATÉGIQUE for (établissement ou autre service) Page Version nº Date : Élaboré par/en consultation avec : Autorisé par : EVALUATE ÉVALUATION Quelle est la norme? Section nº Titre : Chapitre nº Titre : Case 3.1 Quels sont les écarts entre les pratiques actuelles et les normes des Nations Unies? Tableau nº 3 Titre : ANALYSE DES ÉCARTS ET PRIORITÉS Objet : Mesurer les écarts entre les pratiques actuelles et les normes des Nations Unies et sérier les priorités pour combler les écarts. Case 3.2 Quelles sont, classées par ordre de priorité, les mesures à prendre?

15 Service pénitentiaire PLAN STRATÉGIQUE pour (établissement ou autre service) Page Version nº Date : Élaboré par/en consultation avec : Autorisé par : PLAN PLAN Quelle est la norme? Section nº Titre : Chapitre nº Titre : Tableau nº 4 Titre : VISION pour cette norme Objet : Énoncer l état auquel nous voulons parvenir en tant qu organisation d ici 5 ans. Case 4 OÙ VOULONS-NOUS EN ÊTRE D ICI 5 ANS? VISION GLO BALE POUR L ÉTABLISSEMENT/LE SERVICE Comment ceci nous aidera-t-il à réaliser la vision globale?

16 Service pénitentiaire PLAN STRATÉGIQUE pour (établissement ou autre service) Page OHT Version nº Date : Élaboré par/en consultation avec : Autorisé par : PLAN Quelle est la norme? Section nº Titre : Chapitre nº Titre : Tableau nº 5 Titre : PLAN D ACTION : Grandes étapes de la réalisation de la vision. Objet : Identifier ce qu il faut faire, qui seront les responsables, quel est le calendrier et quelles sont les ressources nécessaires Case 5.1 (voir la feuille de travail nº1) Grandes étapes/mesures par ordre séquentiel. Numéroter chaque étape. Case 5.2 Personnes responsables? Case 5.3 Date de démarrage Case 5.4 Date d achèvement Case 5.5 Ressources nécessaires Responsable principal et autres 1) Frais d investissement Ex. : nouveaux bâtiments 2) Dépenses de fonctionnement annuelles 3) Emploi des bâtiments actuels 4) Frais d équipement et de matériel annuels 5) Effectifs et coûts 6) Formation du personnel 7) Équipe de planification Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5

17 Service pénitentiaire PLAN STRATÉGIQUE pour (établissement ou autre service) Page Version nº Date : Élaboré par/en consultation avec : Autorisé par : PLAN Quelle est la norme? Section nº Titre : Chapitre nº Titre : Tableau nº 6 Titre : CONTRAINTES ET AIDES Objet : Identifier i) les facteurs susceptibles de freiner les progrès et les mesures à prendre pour lever les contraintes; ii) les facteurs susceptibles d appuyer les progrès et les mesures à prendre pour les mettre en jeu Case 6.1 Contraintes : Quoi? Qui? Comment? Case 6.2 Aides/Facteurs d appui : Qui? Quoi? Comment? Case 6.3 Mesures : Pour lever les contraintes : Pour faire intervenir les facteurs d appui

18 Service pénitentiaire PLAN STRATÉGIQUE pour (établissement ou autre service) Page Version nº Date : Élaboré par/en consultation avec : Autorisé par : PLAN Quelle est la norme? Section nº Titre : Chapitre nº Titre : Tableau nº 7 Titre : SUIVI ET MESURE DES PROGRÈS Objet : Recueillir des informations au cours de l application du plan d action pour mesurer les progrès (voir tableau 5) Case 7.1 Case 7.2 Information à recueillir Indiquer le numéro de chaque étape (report de la case 5.1) Ex. Calendrier Date de démarrage Date d achèvement Quelles sont les mesures à relever? Ex. : température ambiante des cellules/dortoirs Remesurer la température et la consigner. Données numériques Données budgétaires Case 7.3 Responsable du recueil de l information? Case 7.4 Modalités du recueil de l information? Case 7.5 Fréquence du recueil de l information? Ex. : Mensuellement, trimestriellement

19 Service pénitentiaire PLAN STRATÉGIQUE pour (établissement ou autre service) Page Version nº Date : Élaboré par/en consultation avec : Autorisé par : VÉRIFICATIONS ET RÉACTIONS Quelle est la norme? Section nº Titre : Chapitre nº Titre : Tableau nº 8 Titre : VÉRIFICATIONS ET RÉACTIONS Objet : Consigner les vérifications des progrès accomplis pour chaque grande étape et déterminer les raisons des déviations/du manque de progrès, puis définir les réactions, à savoir les mesures correctives à appliquer et, s il y a lieu, modifier le plan d action. Case 8.1 Indiquer le numéro de chaque étape (report de la case 5.1) Case 8.2 Date cible (report de la case 5.4) Case 8.3 Cible atteinte? Oui/Non Case 8.4 Dans la négative, indiquer les raisons Case 8.5 Réaction : mesure à prendre pour progresser conformément au plan Case 8.6 Nouveau plan Tableau 5 révisé? Oui/Non

20 Analyse des normes et formulation d une vision globale pour l établissement ou le service Identification des grands problèmes/ grandes questions soulevées par la vision Examen et analyse détaillée de chaque norme (se servir des normes des Nations Unies) Planification des actions pour traiter les problèmes et progresser en vue la réalisation de la vision globale. Définition des objectifs et cibles. Mise en œuvre des mesures d application des plans Suivi et évaluation des progrès. Ajustement des plans compte tenu des constats. Les cadres subalternes, intermédiaires et supérieurs Emploient les systèmes d information de gestion et de supervision pour assurer le suivi; Veillent à ce que le processus de planification stratégique se déroule de manière efficace et dans les délais prévus; Arrêtent des mesures, au niveau des cadres intermédiaires et supérieurs pour appuyer l application du plan.

21 PLANIFICATION STRATÉGIQUE Techniques d aide à l analyse Métaphore Analyse STEEP Analyse SWOT Analyse des champs de force Définition des priorités plan Ordonnancement séquentiel plan Modèle causal analyse Diagrammes de Gannt plan Méthode du chemin critique (PERT) plan Tableau riche analyse Vidage de cerveau et ordonnancement des idées (boule de neige) Obje ctifs SMART mise en œuvre Arbre des causes et effets Diagramme de Pareto

22 LA VISUALISATION est un instrument important dans les ORGANISATIONS EFFICACES En quoi consiste-t-elle? La visualisation est un processus de gestion qui décrit l orientation de l organisation, son évolution et l état de celle-ci une fois les mesures prévues appliquées. Elle s exprime par : Une image mentale, ou Une image graphique/schématique sur papier, ou Une description par des mots. Le produit fini indique clairement : L aspect de l organisation dans l avenir, à 5 ans par exemple; Ses caractéristiques telles que les percevront les parties prenantes. Ce qu elle réalisera. Ce qui aura changé.

23 LES MANAGERS font usage de LA VISUALISATION Pour diriger Pour fixer des effets clairement définis Pour passer de la rhétorique à la réalité. Pour communiquer Pour indiquer clairement l orientation. Pour donner de la réalité aux idées. Pour négocier Pour inspirer Pour libérer Pour déléguer Pour demander : «Comment voulez-vous que le résultat final se présente?» Pour expliciter «ce que nous pouvons faire ensemble» Pour sortir des cadres de pensée et des méthodes administratives classiques. Pour préciser ce qui doit être accompli, en tant qu effet ou résultat ultime, puis pour confier à d autres la responsabilité de la définition de méthodes optimales et de la réalisation. Pour former une équipe Pour s assurer que tout le monde œuvre en vue de l obtention du même résultat ultime.

24 EN PLANIFICATION STRATÉGIQUE LA VISUALISATION est utilisée à deux niveaux - Pour créer un tableau en imaginant comment les choses pourraient être dans le futur : Un bon service pénitentiaire - de réinsertion - (changement progressif) Une bonne région Un bon établissement pénitentiaire - Pour innover par petites étapes portant sur des aspects discrets du service, et en y apportant des améliorations progressives au cours d une période donnée : Conformité aux diverses normes des droits de l homme dans la pratique quotidienne Transformation des processus d activité voir le diagramme ci-après Exemples : Accueil et élargissement Classification des détenus Alimentation Hygiène «Bon» aménagement des cellules/dortoirs Traitement des femmes et des détenus juvéniles Bonnes relations avec les détenus

25 TRANSFORMATION INTRANTS PROCESSUS EXTRANTS PERSONNEL SOUHAITÉS ÉQUIPEMENT FORMATION GARDE ET SOINS NON SOUHAITÉS COMPARAISON PAR RAPPORT AUX NORMES DE QUALITÉ REQUISES